pobierz

Grodzisk Wlkp, dnia 14.03.2007r.
WK.0913-2/07
Powiatowy Urząd Pracy
ul Poznańska 15
62-065 Grodzisk Wlkp.
Wystąpienie pokontrolne
W dniach od 28.02 do 12.03 2007r. działając na podstawie upoważnienia nr
ORG. 0114-15/07 z dnia 27 lutego 2007 roku, wydanego przez Starostę Grodziskiego,
dokonałem kontroli prawidłowości stosowania zasad rachunkowości, przestrzegania
procedur kontroli, obrotu pieniężnego, dochodów i wydatków, celowości i zgodności z
prawem gospodarowania środkami budżetowymi, środkami Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych oraz przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach
publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w roku 2005.
W trakcie kontroli ustalono:
1. Rachunkowość prowadzona jest w oparciu o obowiązujące przepisy prawne.
2. Stosowane zasady rachunkowości spełniają wymogi art. 10 ustawy o
rachunkowości.
3. Zakładowy plan kont dostosowany jest do potrzeb jednostki .
4. W jednostce funkcjonuje zarządzenie nr 1 z dnia 07.01.2002r. kierownika
Powiatowego Urzędu Pracy w sprawie przyjętych zasad rachunkowości
zmienione zarządzeniem nr 13 z dnia 31.12.2003 w sprawie zmiany
dokumentacji i przyjętych zasad rachunkowości dla Powiatowego Urzędu
Pracy. Zarządzenie to do roku 2005 nie było aktualizowane.
5. Kontrolę wewnętrzną sprawowano w oparciu o zarządzenie kierownika
jednostki z 12.12.2001r.- nie aktualizowane do roku 2005.
6. Dokumenty źródłowe będące podstawą do zapisów w księgach rachunkowych
wykazują stosowanie w jednostce przepisów wewnętrznej kontroli finansowej.
Dokumenty dotyczące wydatków są opisane uzasadnieniem celowości
poniesionego wydatku oraz potwierdzeniami (odciski pieczęci) dokonanej
kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, opatrzone datami i podpisami
osób upoważnionych do kontroli. Każdy dokument zatwierdzony do wypłaty
jest zaklasyfikowany do ujęcia w księgach przez wskazanie kont księgi głównej
(dekretacja Księgowa) oraz klasyfikacji budżetowej.
7. W księgowości nie jest prowadzona ewidencja środków trwałych.
8. W jednostce nie występuje obrót gotówkowy i nie prowadzi się kasy. Wszystkie
operacje finansowe łącznie z rozliczeniem delegacji realizowane są za
pośrednictwem banku.
9. Osiągnięte dochody jednostka bezzwłocznie przekazuje na konto budżetu
Powiatu.
10. Środki budżetowe wydatkowane są zgodnie z przeznaczeniem wynikającym z
planu finansowego. O zmiany w tym planie na przestrzeni roku jednostka
1
występuje do Zarządu Powiatu i dokonuje zmian w planie zgodnie z
zawiadomieniami Zarządu Powiatu.
11. Sprawozdania sporządzane są na podstawie i zgodnie z ewidencją księgową.
12. Dokumenty posegregowane są i przechowywane w segregatorach w układzie
chronologicznym, natomiast brak ich powiązania (w roku kontrolowanym) z
księgą. Usterka została usunięta w trakcie kontroli poprzez opisanie
dokumentów numerami pod którymi zapisane są w księdze.
13. Naliczanie oraz wydatkowanie środków Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych jest zgodne z obowiązującymi przepisami a przelewy środków na
wyodrębnione konto ZFŚS dokonane zostały w obowiązujących terminach.
14. Jednostka prowadzi oszczędną gospodarkę finansową. Nie stwierdzono
wydatków nie celowych bądź nie uzasadnionych. Stosowanie przepisów ustawy
-prawo zamówień publicznych jest przestrzegane.
15. W obiegu wewnętrznym jednostki funkcjonują przepisy nie aktualizowane bądź
oparte na podstawach prawnych zdezaktualizowanych.
16. Jednostka w roku kontrolowanym nie posiadała uregulowanych spraw
związanych z gospodarką mieniem Urzędu.
17. Rachunkowość jednostki prowadzona jest ręcznie z częściowym
wykorzystaniem programu Excel. Jednostka posiada od roku 2005 program
finansowo księgowy, który jednak do dnia kontroli nie był wykorzystywany.
18. P.U.P. do dnia kontroli rozlicza się za energię elektryczną za pośrednictwem
GS- Samopomoc Chłopska- poprzedniego właściciela budynku.
19. W czasie kontroli stwierdzono obowiązywanie w jednostce nowego zarządzenia
Dyrektora P.U.P z dnia 01.07.2006r. nr 15/2006 z dnia 01.07. regulujące w
załącznikach kompleksowo wszystkie sprawy związane z mającymi
obowiązywać w P.U.P zasadami rachunkowości, procedurami obiegu i kontroli
dokumentów oraz gospodarki mieniem są to:
- Załącznik nr 1 „Instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.”
- Załącznik nr 2 „Zasady rachunkowości w Powiatowym Urzędzie Pracy.”
- Załącznik nr 3 „Zakładowy plan kont.”
- Załącznik nr 4 „Opis systemu informatycznego.”
- Załącznik nr 5 „Procedura zasad sporządzania dokumentów, obiegu i kontroli
dokumentów księgowych.”
- Załącznik nr 6 „Procedura kontroli gospodarowania mieniem P.U.P.”
Rozwiązanie to warte jest polecenia do zastosowania w pozostałych jednostkach
organizacyjnych Powiatu ze względu na fakt skupienia w jednym dokumencie
(zarządzeniu) wszystkich wewnętrznych uregulowań jakie zobowiązany jest wydać
w formie pisemnej kierownik jednostki w realizacji zapisu art. 47 ust. 3 ustawy z
30. 06. 2005r. o finansach publicznych – tekst jednolity Dz.U. nr 249 poz. 2104 z
2005r ze zmianami.
Zalecenia pokontrolne
1. Uznając wkład Dyrektora jednostki w opracowanie i wdrożenie dokumentu
o którym mowa w punkcie 19 wystąpienia, jednocześnie w oparciu o stan
prawny uregulowań wewnętrznych roku kontrolowanego (2005) stwierdza
się, że w jednostce nie dokonywano stosownej aktualizacji tej dokumentacji
w wyniku zmian prawa. Zaleca się bezwzględne, bieżące aktualizowanie
obowiązujących przepisów wewnętrznych odpowiednio do zmian w prawie
ogólnie obowiązującym.
2
2. Uzupełnić opis dokumentów źródłowych za lata do 2002 włącznie i na
bieżąco stosować zasadę powiązania dokumentów źródłowych z księgą
główną poprzez zapisanie w prawym górnym narożniku dokumentu numeru
pod którym jest zarejestrowany w księdze.
3. W roku kontrolowanym jednostka nie posiadała uregulowanych spraw
związanych z gospodarką mieniem P.U.P. W czasie kontroli stwierdzono, iż
aktualnie w P.U.P. środki trwałe przypisane są poszczególnym
pracownikom i kierownikom wydziałów, w pokojach znajdują się spisy
inwentarza a w aktach pracowników ich oświadczenia o przyjęciu
odpowiedzialności materialnej za powierzone i użytkowane przez nich
mienie. Zaleca się szczególny nadzór kierownika jednostki nad bieżącym
kontrolowaniem gospodarki mieniem P.U.P.
4. Zaprowadzić ewidencje środków trwałych wymaganą przepisem Art.16d
ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Prowadzona przez
jednostkę zarówno księga inwentarzowa jak i tabela umorzeń nie stanowią
spełnienia tego wymogu.
5. Podjąć działania zmierzające do aktualizacji i jak najszybszego
wprowadzenia posiadanego w jednostce programu księgowego
(księgowości elektronicznej).
6. Przerejestrować licznik energii elektrycznej zgodnie z obecnym stanem
własnościowym obiektu.
Władysław Chwalisz
3