system do zarządzania procesami i dokumentami w firmie

Paperless Office –
system do zarządzania procesami
i dokumentami w firmie
Biuro bez papierów? To łatwiejsze niż
myślisz.
System Paperless Office to rozwiązanie dzięki któremu będziesz w stanie usprawnić
działanie swojej firmy, obniżyć koszty jej prowadzania i co najważniejsze zaskoczyć
swoich klientów perfekcyjną obsługą.
System pozwala na elektronizację dowolnych procesów biznesowych. Te
najpopularniejsze jak np. obsługa korespondencji czy proces akceptacji faktur
kosztowych dostępne są już w bazie procesów Paperless. Katalog procesów cały czas
się rozwija – sprawdź, jakie procesy dostępne są aktualnie w ofercie Paperless.
W przypadku kiedy potrzebne są Ci procesy dedykowane to ich zamodelowanie
możesz zlecić specjalistom Paperless lub zrobić to samemu, dzięki intuicyjnemu
modelerowi graficznemu.
System pomoże Ci również w obsłudze korespondencji dowolnego rodzaju – bez
względu czy chodzi o listy papierowe czy maile. Dzięki systemowi będziesz w stanie
błyskawicznie zarejestrować korespondencję i przekazać ją elektronicznie do
właściwych odbiorców bez względu na fizyczne miejsce ich pracy. System zadba aby
każdy z odbiorców obsłużył swoje pisma na czas.
Paperless Office to również elektroniczne archiwum wszystkich Twoich dokumentów.
Od dziś możesz mieć sprawny dostęp do dokumentów bez względu gdzie jesteś i
kiedy chcesz zajrzeć do „elektronicznej szafy”. System dba całą dobę aby dostęp do
dokumentów był łatwy i zarazem w pełni bezpieczny dla Twoich danych.
Bądź Paperless – nie drukuj
Najważniejsze funkcje systemu
Baza procesów biznesowych
W ramach systemu dostępna jest baza popularnych procesów biznesowych, które
funkcjonują w większości firm. Wśród dostępnych procesów są m.in.:

proces przyjęcia/wysłania korespondencji papierowej i elektronicznej

proces obsługi zamówień

proces akceptacji faktur kosztowych

proces obsługi wniosków urlopowych

proces obsługi zgłoszeń
Każdy z procesów posiada zdefiniowane kroki procesowe, formularze danych i raporty.
Na bazie ankiet konfiguracyjnych uzupełnianych przez klienta (zawierających m.in. dane
użytkowników biorących udział w poszczególnych procesach) poszczególne procesy
uruchamiane są błyskawicznie.
Graficzny modeler procesów i formularzy
System Paperless Office posiada intuicyjny modeler graficzny, umożlwiający
modelowanie dowolnych procesów biznesowych za pomocą narzędzia "drag & drop"
("chwyć i puść").
odeler może być wykorzystywany przez przeszkolonych użytkowników biznesowych,
dzięki czemu w wielu projektach nie ma potrzeby angażowania zasobów IT na etapie
projektowania procesów biznesowych.
Moduł kancelaryjny
W przypadku organizacji przyjmujących i wysyłających duże ilości różnorodnej
korespondencji, która musi być obsłużona w ściśle określonym czasie, pomocnym
narzędziem jest aplikacja kancelaryjna.
Bądź Paperless – nie drukuj
Kancelaria umożliwia zautomatyzowaną rejestrację przesyłek i pism (jedna przesyłka
może zawierać wiele pism) oraz ich elektroniczne oraz fizyczne przekazywanie do
odbiorców. Aplikacja pomaga również w obsłudze korespondencji wychodzącej z firmy
(m.in. w obsłudze zleceń druku i wysyłek do odbiorców).
Dzięki powiązaniu aplikacji z zamodelowaną logiką procesową oraz wbudowanym
mechanizmom automatyzującym obsługa korespondencji jest bardzo szybka.
Zminimalizowane jest również ryzyko błędów ludzkich, które mogłyby wpłynąć na
przebieg procesu.
Skanowanie i OCR dokumentów
System Paperless Office gotowy jest do integracji z większością skanerów dostępnych
na rynku. Mogą to być zarówno urządzenia biurowe typu all-in-one lub też
wysokowydajne maszyny. Jeżeli nie wiesz, jaki skaner będzie odpowiedni w Twoim
projekcie to pomożemy Ci w jego wyborze.
W ramach integracji system umożliwia skanowanie i automatyczne rozpoznanie treści
(OCR) dowolnych dokumentów. W ramach konkretnych projektów Paperless OCR może
funkcjonować zarówno selektywnie (wg wcześniej przygotowanych szablonów),
jak i pełnotekstowo (rozpoznawane są wszystkie znaki na dokumencie). Optymalny
rodzaj OCR rekomendowany jest przez nas w ramach indywidualnej oferty Paperless.
System alertów i przypomnień
Użytkownicy pracujący w systemie mogą otrzymywać automatyczne powiadomienia o
przydzielonych zadaniach, oczekujących dokumentach czy upływającym terminie
obsłużenia sprawy.
Powiadomienia generowane są poprzez e-mail lub mogą być wysyłane poprzez SMS.
System umożliwia również eskalowanie komunikacji w przypadku określonych
parametrów (np. drugie przypomnienie, przekroczony termin).
Dzięki obsłudze alertów w procesach ryzyko „przeterminowania” sprawy jest
minimalizowane, dzięki czemu wzrasta jakość obsługi klienta (wewnętrznego i
zewnętrznego).
Bądź Paperless – nie drukuj
Silnik Workflow
System Paperless Office ma wbudowany silnik Workflow dbający o automatyczne
przekazywanie spraw między użytkownikami według zamodelowanych reguł.
Wydajność silnika jest na tyle duża, że umożliwia efektywną obsługę organizacji
procesujących tysiące spraw dziennie.
Moduł zastępstw
Platforma posiada wbudowany moduł zastępstw umożliwiający określanie uprawnień
osoby zastępującej w zakresie uprawnień osoby zastępowanej (do całości uprawnień
lub do wybranych procesów). Dzięki tej funkcjonalności ryzyko przestoju procesu jest
minimalizowane.
Elektroniczne podpisywanie dokumentów
W przypadku gdy w danym procesie występuje wydruk dokumentów do podpisania
przez strony, istnieje możliwość zastąpienia tego kroku możliwością podpisania
dokumentów elektronicznie
elektronicznego (OPE).
za
pomocą
technologii
odręcznego
podpisu
Technologia OPE łączy w sobie prostotę podpisu odręcznego z wyrafinowaną
technologią rejestracji danych biometrycznych podpisu, takich jak: styl podpisu, jego
nacisk czy szybkość składania. Dane te są na tyle unikalne dla każdego z nas, że mogą
służyć do autentykacji osób. Dodatkowymi danymi, które mogą być dołączone to
znacznik czasowy podpisu, geolokalizacja czy zdjęcie dokumentu tożsamości.
Rozwiązanie też jest zgodne z polskim prawem. Zastosowanie modułu OPE umożliwia
całkowitą eliminację papieru i kosztów z nim powiązanych (koszt papieru, druku,
logistyki dokumentów, czynności weryfikacyjnych itp.).
Bądź Paperless – nie drukuj
Elektroniczne archiwum dokumentów
W ramach systemu dostępne jest elektroniczne repozytorium dokumentów, które
umożliwia utworzenie dowolnej liczby elektronicznych archiwów. Dokumenty w każdym
z archiwów można wyszukiwać wg parametrów charakterystycznych dla danego
rodzaju dokumentów – np. w przypadku pism od klientów mogą to być nazwa klienta,
dane adresowe, data wpłynięcia pisma, nr przesyłki, dział zajmujący się danym klientem,
treść korespondencji.
System umożliwia również integrację z dostawcami usług archiwizacyjnych, dzięki
czemu osoby uprawnione mogą zamówić dostawę oryginału danego dokumentu.
Portal klienta i pracownika
W ramach systemu Paperless Office istnieje możliwość udostępnienia dedykowanego
portalu w formie strony internetowej, w ramach którego Twoi klienci czy pracownicy
będą mogli sprawdzić status swoich spraw (np. zamówień) czy uruchomić wybrany
proces (np. reklamacji). Funkcjonalność portalowa znacznie ułatwia kontakt z firmą
oraz redukuje czas poświęcany na obsługę klientów.
Bądź Paperless – nie drukuj
Korzyści
Wysoka jakość obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego
Możliwość dużej automatyzacji czynności w procesach biznesowych, wbudowany silnik
Workflow, integracja z obecnymi systemami IT oraz wysoka użyteczność i przyjazność
systemu powodują, że obsługa spraw nigdy nie była tak szybka. Twoi Klienci i
pracownicy z pewnością to docenią.
Niższe koszty procesów
Diametralne skrócenie czasu obsługi spraw, digitalizacja lub eliminacja papieru,
eliminacja niepotrzebnych czynności logistycznych i integracja z dowolnymi systemami
IT umożliwiają znaczne ograniczenie kosztów pracy oraz kosztów materiałowych.
Wysokie bezpieczeństwo informacji
Centralizacja danych i dokumentów, rejestracja każdej czynności w systemie oraz
rozbudowany system uprawnień dbają o najwyższe bezpieczeństwo informacji
firmowych.
Bądź Paperless – nie drukuj
Walcz z Chaosem.
Trzymaj papier w ryzach.
Paperless
Billennium Sp. z o.o.
www.paperless.pl
[email protected]
T.: +48 22 844 15 00
Ul. Tagore 3
02-647 Warszawa
Poland