Wsparcie obsługi kancelaryjnej i obiegu dokumentacji w firmie

Paperless BPM
Rozwiązanie:
Wsparcie obsługi
kancelaryjnej i obiegu
dokumentacji w firmie
Paperless Mailroom
Paperless Safe
Obsługa dowolnych
kanałów i typów
dokumentów
Zautomatyzowana
rejestracja
korespondencji
i skanowanie
Wsparcie archiwizacji
papierowej
i elektronicznej
Obsługa spraw
w dowolnym
czasie i miejscu
Kompleksowe
raportowanie
klienci
kontrahenci
szybka rejestracja danych
nadawcy i odbiorcy
archiwum
papierowe
www
skanowanie i OCR
e-archiwum
mobile
urzędy
placówki
własne
dokumenty
papierowe
dokumenty
elektroniczne
Bądź Paperless – nie drukuj
2
Automatyzacja pracy kancelarii firmowej
usprawnia obsługę wielu procesów
biznesowych w firmie.
Obsługa dużej ilości różnorodnej korespondencji przychodzącej i wychodzącej to duże wyzwanie
dla wielu dużych organizacji. Multikanałowość obsługi poczty, specyficzne wymagania
procesowe, brak lub nadmiar systemów informatycznych dodatkowo utrudnia to zadanie.
W wielu przypadkach korespondencja rejestrowana jest przez pracowników manualnie,
co przy ograniczonych zasobach ludzkich utrudnia pracę administracji. Papierowy obieg
dokumentacji może opóźniać procesy oraz generować ryzyko zagubienia dokumentacji
i powstawanie błędów ludzkich.
Jeżeli procesy obsługi korespondencji są skomplikowane, a w firmie brakuje odpowiedniego
rozwiązania technologicznego wspierającego ten obszar to wprowadzanie nowych
pracowników jest czasochłonne, a koszt szkolenia wysoki.
Bądź Paperless – nie drukuj
3
Manualna praca, fizyczne przenoszenie dokumentacji, brak wsparcia systemowego powoduje
najczęściej wzrost kosztów obsługi administracyjnej. Dodatkowym problemem, jaki pojawia
się w tego organizacjach obsługujących duży wolumen dokumentów jest problem komunikacyjny
między poszczególnymi zespołami, który czasami może doprowadzać do niepotrzebnych
konfliktów.
W ramach oferty Billennium Paperless dostępne jest rozwiązanie usprawniające pracę
kancelarii firmowej, w której swój przebieg najczęściej rozpoczyna wiele procesów biznesowych.
Rozwiązanie bazuje na produktach Paperless BPM, Paperless Mailroom i Paperless Safe.
Rejestracja korespondencji papierowej i elektronicznej
Moduł kancelaryjny rozwiązania Paperless umożliwia rejestrację zarówno korespondencji
papierowej (listy polecone, zwykłe, przesyłki kurierskie) jak i elektronicznej (maile, dane
z formularzy internetowych). W przypadku każdego typu korespondencji istnieje możliwość
ustawienia zadań automatycznych, które mają być wykonywane przez system po zarejestrowaniu
danego typu przesyłki – np. list polecony z Policji będzie kierowany specjalną ścieżką do
zdefiniowanych odbiorców bez jego otwierania.
Bądź Paperless – nie drukuj
4
Sekcyjny podział pracy kancelarii
W przypadku bardzo dużych wolumenów dokumentacji (kilka tysięcy przesyłek dziennie)
istnieje możliwość ustawienia w systemie dedykowanych sekcji pracy kancelarii, które sprzyjają
specjalizacji poszczególnych zespołów pracowników w obsłudze danego typu zadania
Przykładowymi sekcjami mogą być: rejestracja przesyłek, rejestracja pism (jedna przesyłka
może zawierać wiele pism), skanowanie dokumentów, obsługa zwrotów i ZPO.
Integracja z operatorami pocztowymi
Rozwiązanie może być zintegrowane z systemami popularnych operatorów pocztowych takich
jak Poczta Polska, InPost, DHL, DPD, dzięki czemu proces kontroli poczty i jej rejestracji
może zostać dodatkowo przyspieszony. Integracja polega na automatycznym przekazywaniu
danych nadawcy i danych odbiorcy do systemu Paperless jeszcze przed fizycznym dotarciem
korespondencji do organizacji.
Zautomatyzowana dekretacja pism
Rozwiązanie Paperless daje możliwość modelowania dowolnych procesów biznesowych,
które rozpoczynają się w kancelarii lub kancelaria jest jednym z ich etapów. Dzięki możliwości
zdefiniowania domyślnych kroków w procesie dla danego typu i rodzaju pisma (np. odbiorcą umów
serwisowych jest zawsze dział serwisu, umowa serwisowa archiwizowana jest 10 lat, umowa
serwisowa jest skanowana) proces rejestracji, dekretacji i kolejnych czynności związanych
z pismem (np. skanowanie i archiwizacja) jest automatyzowany co znacznie przyspiesza obsługę
kancelaryjną – pracownicy kancelarii nie muszą się zastanawiać gdzie dane pismo powinno
być przekazane.
Bądź Paperless – nie drukuj
5
Obsługa przesyłek specjalnych
Rozwiązanie Paperless umożliwia obsługę wybranych typów przesyłek w ramach wydzielonych
ścieżek, których przebieg może być definiowany niezależnie od standardowych przebiegów.
Wśród przesyłek specjalnych mogą być np. przesyłki z ważnych instytucji i urzędów (KNF, UOKiK,
ABW, Policja itp.) oraz do konkretnych odbiorców (Zarząd, Dział Prawny itp.). W ramach tego typu
ścieżek przesyłki zazwyczaj nie są otwierane, ani skanowane – pracownicy kancelarii przekazują
je bezpośrednio i niezwłocznie po przyjęciu do kancelarii.
Skanowanie i OCR dokumentów
Korespondencja papierowa trafiająca do kancelarii może być skanowana indywidualnie
w ramach danej rejestracji pisma lub masowo (w ramach wsadów dokumentacyjnych do
skanowania). Docelowy scenariusz digitalizacji uzgadniany jest najczęściej w ramach doradztwa
przedwdrożeniowego. System umożliwia obsługę dowolnej liczby szablonów OCR, które pozwalają
na precyzyjne rozpoznanie danych z danego typu skanowanego dokumentu. Dzięki zastosowaniu
szablonów OCR współczynnik prawidłowego rozpoznania danych dokumentów jest bardzo wysoki.
Archiwizacja papierowa i elektroniczna dokumentów
Rozwiązanie Paperless wspiera również archiwizację dokumentów i to na etapie jej digitalizacji.
W przypadku skanowania masowego istnieje możliwość powiązania kodów kreskowych pism
z kodem kreskowym pudła archiwizacyjnego, do którego są odkładane po skanowaniu.
Bądź Paperless – nie drukuj
6
System pilnuje aby wymagany okres archiwizacji dokumentu był zbieżny z okresem
archiwizacji całego pudła. Wszystkie dokumenty skanowane w czasie rejestracji zapisywane są
automatycznie do e-archiwum, do którego dostęp maja uprawnione osoby. Przegląd i dostęp do
zasobów archiwalnych może być zorganizowany wg ustalonych kryteriów – np. czasu, działów,
typów dokumentów, ID klienta itp.
Automatyczne powiadomienia o nadchodzącej korespondencji
System automatycznie powiadamia odbiorców korespondencji o przesyłkach, jakie są w drodze
do firmy i jakie zostały właśnie zarejestrowane. W przypadku kancelarii obsługujących masową
liczbę dokumentów informacja pozyskana wcześniej ułatwia zaplanowanie pracy zespołu w dniu,
w którym poczta pojawia się w organizacji.
Obsługa korespondencji przez działy biznesowe
Użytkownicy biznesowi po zalogowaniu się do systemu widzą sprawy, jakie są im automatycznie
lub ręcznie przydzielone. W ramach załączników dostępne są skany korespondencji, a wśród
danych te zarejestrowane w kancelarii. Pracownicy merytoryczni mają również łatwy dostęp
do archiwalnej dokumentacji elektronicznej dzięki czemu mogą szybko poznać kontekst danej
sprawy i obsłużyć ją na swoim etapie. System dba o to, aby każdy proces został zrealizowany
w zadanym czasie i kolejności – jeżeli pojawia się zagrożenie przeterminowania sprawy system
wysyła odpowiednie przypomnienia. Obsługa spraw może być realizowana zarówno na wersji
desktop systemu jak i w wersji mobilnej.
Bądź Paperless – nie drukuj
7
Integracja z innymi systemami w firmie
Rozwiązanie Paperless może zostać zintegrowane z innymi systemami w firmie – np. systemami
F-K, CRM, BPM, ECM, ERP czy systemami dziedzinowymi (np. system do obsługi reklamacji),
dzięki czemu eliminowana jest konieczność przepisywania danych między systemami i obsługa
spraw jest płynna i szybka.
Monitoring dokumentacji w wersji papierowej
Niektóre dokumenty w firmie muszą być przekazywane w formie papierowych oryginałów.
W takich przypadkach system Paperless umożliwia śledzenie fizycznego ruchu dokumentu
w organizacji poprzez wykorzystanie unikalnych barkodów identyfikujących dany dokument.
Wielowymiarowe raportowanie
Rozwiązanie Paperless pozwala na raportowanie czynności związanych z danym dokumentem
czy pulą dokumentów. Dane statystyczne dotyczące czynności kancelaryjnych są dodatkowo
wizualizowane, co ułatwia menedżerom wykrywanie „wąskich gardeł” w procesach i ich dalszą
optymalizację.
Bądź Paperless – nie drukuj
8
Doradztwo w obszarze organizacji pracy kancelarii
W ramach danego projektu Paperless analitycy Billennium są w stanie przeanalizować obecną
organizację pracy kancelarii oraz poszczególne kroki obsługiwanej korespondencji. Analitycy
przyglądają się pracy kancelarii oraz analizują istniejące opisy procesów biznesowych.
Na bazie zebranych informacji oraz dzięki znajomości najlepszych praktyk w innych
organizacjach są w stanie przedstawić rekomendację docelowego rozwiązania – zarówno
w zakresie organizacji pracy jak i optymalnych rozwiązań technologicznych.
Bądź Paperless – nie drukuj
9
Korzyści
Wykorzystanie rozwiązania Paperless do wsparcia obsługi kancelaryjnej w firmie pozwala
odnieść wiele korzyści takich jak:
Redukcja kosztu obsługi kancelarii i poszczególnych procesów.
Minimalizacja ryzyka zaginięcia dokumentu lub przeterminowania sprawy.
Minimalizacja współczynnika błędów ludzkich przy rejestracji i dekretacji korespondencji.
Usprawnienie zarządzania zasobami (gł. kosztami osobowymi) dzięki mechanizmom
monitorującym w czasie rzeczywistym efektywność realizacji poszczególnych procesów.
Budowanie pozytywnego wizerunku zarówno na zewnątrz firmy wśród klientów
i kontrahentów, jak i wewnątrz wśród innych działów.
Bądź Paperless – nie drukuj
10
Walcz z Chaosem.
Trzymaj papier w ryzach.
Paperless
Billennium Sp. z o.o.
www.paperless.pl
[email protected]
T: +48 22 844 15 00
Ul. Tagore 3
02-647 Warszawa
Polska