Korespondencja instrukcja - Witamy na stronie informatykamg.cba.pl

Korespondencja seryjna – MS Word 2007
Korespondencja seryjna – połączenie dwóch programów MS Word i MS Excela
1. Otwórz pusty dokument Word 2007, a następnie napisz w tym dokumencie następujący
tekst: „niniejszym informuje, że uczeń klasy jest zagrożony semestralna oceną
niedostateczną z informatyki” wychowawca klasy Stefan Majewski.
Zostawiamy wolna linijkę na imię i nazwisko. Tam gdzie jest napis klasa też pozostawiamy
puste miejsce.
2. W dokumencie IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx znajdują się bazy danych.
Naszym zadaniem jest połączenie po przez zakładkę korespondencja dwóch dokumentów MS
Word i MS Excel.
3. Klikamy na zakładkę korespondencja w uprzednio stworzonym dokumencie.
Kliknij na ikonkę rozpocznij korespondencje seryjną
4. Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku – wybieram ostatni element
[imię nazwisko] [klasa]
Strona 1 z 9
Korespondencja seryjna – MS Word 2007
5. Po wybraniu kreatora korespondencji seryjnej krok po kroku z boku dokumentu pojawi się
nowe okienko z napisem korespondencja seryjna.
Wybieram typ dokumentu będzie to list
6. Przechodzimy do następnego kroku korespondencji, zostajemy w bieżącym dokumencie
7. Następny krok to połączenie bieżącego dokumentu z bazą danych
IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx
[imię nazwisko] [klasa]
Strona 2 z 9
Korespondencja seryjna – MS Word 2007
8. Klikamy na napisz list i wybieramy bazę danych
IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx
Wybieramy Zagrożenia$
[imię nazwisko] [klasa]
Strona 3 z 9
Korespondencja seryjna – MS Word 2007
9. Baza została połączona z dokumentem pokazuje to boczny panel
10. Wstawiamy pole korespondencji seryjnej do dokumentu – umożliwi to nam przeglądnięcie
bazy danych.
[imię nazwisko] [klasa]
Strona 4 z 9
Korespondencja seryjna – MS Word 2007
11. Wstawiamy pola w odpowiednie miejsce tj. Imię, Nazwisko, Klasa.
12. Dzięki temu wstawiliśmy pola bazy, które łączą Word z Excelem – z bazy w Excelu będą
pobierane dane. Aby zobaczyć te dane należy nacisnąć przycisk w zakładce korespondencja –
podgląd wyników.
13. Stosowanie reguł – chcemy teraz wyeliminować sytuacje taką – w której jeżeli będzie
pojawiało się imię dziewczyny to w sformułowaniu „Niniejszym informuje, że uczennica….”, a
gdy uczeń to w sformułowaniu „Niniejszym informuje, że uczeń….”. Wcześniej usuwamy
słowo uczeń i w tym miejscu wstawiamy regułę.
[imię nazwisko] [klasa]
Strona 5 z 9
Korespondencja seryjna – MS Word 2007
Wybieram zakładkę korespondencja – reguły – jeśli…to….inaczej…
Wybieramy Nazwę pola: „Płeć” Porównanie: „Równe” Porównaj z: „K” Wstaw ten tekst
„uczennica” W przeciwnym razie wstaw ten tekst: „uczeń”.
[imię nazwisko] [klasa]
Strona 6 z 9
Korespondencja seryjna – MS Word 2007
14. Tak samo postąp w przypadku słowa zagrożony, zagrożona – zastosuj regułę.
Usuwamy słowo zagrożony i wstawiamy regułę.
15. List jednak zawiera poważny błąd, ponieważ wpisano tu wszystkich uczniów i tych
niezagrożonych.
Aby wybrać tych zagrożonych
[imię nazwisko] [klasa]
otworzy nam się powyższe okienko dialogowe.
Strona 7 z 9
Korespondencja seryjna – MS Word 2007
Klikamy na zagrożenia wybieramy filtr „tak”. Wybierając ten filtr pozostają tylko te osoby, które mają
zagrożenia.
16. Tak przygotowany tekst kopiujemy 4 razy na stronie, rozmieszczamy tak aby były jednakowe
odstępy pomiędzy tekstami, ponieważ było by to nie ekonomiczne jeżeli chcielibyśmy
poszczególne kartki drukować. Aby poszczególne dane nie powtarzały się (imiona, nazwiska
itp.) wstawiamy regułę przed 2, 3 i 4 kopią.
Za każdym razem wybieramy Następny rekord.
17. Ostatni etap to połączenie listu w całość do wydruku.
Wybieramy edytuj poszczególne dokumenty i wszystko.
I to jest ostatni etap tej części ćwiczenia.
[imię nazwisko] [klasa]
Strona 8 z 9
Korespondencja seryjna – MS Word 2007
Praca własna
Zadanie 1.
Poproszono Cię o przygotowanie dyplomów dla uczestników IV Wojewódzkiego Turnieju
Szkół Ponadgimnazjalnych w Unihokeju. Dane uczestników oraz zajęte przez nich miejsca zostały
umieszczone w arkuszu Dyplomy w pliku IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx.
Wzór dyplomu proszę opracować samodzielnie (ewentualnie można skorzystać z szablonu
oferowanego przez edytor tekstu).
Zadanie 2.
Jesteś pracownikiem Spółdzielni Mieszkaniowej Przytulny Domek. Twoim zadaniem jest wysyłanie
imiennej korespondencji do mieszkańców dotyczącej rachunku za wodę. Dane mieszkańców (imię,
nazwisko, płeć, adres) oraz dane dotyczące wysokości rachunku wraz z ilością m3 zużytej wody
znajdują się w arkuszu Rachunek w pliku IV.11.3.baza_danych_korespondencji_seryjnej.xlsx. W
zadaniu należy uwzględnić:

Na jednej kartce formatu A4 należy umieścić dwa różne rachunki;

Imię i nazwisko musi być poprzedzone formą grzecznościową pan lub pani w zależności od
płci;

Korespondencja będzie wysyłana wyłącznie do osób, które mają do zapłacenia jakąś kwotę
(rachunki opiewające na kwotę zero złotych nie mogą być drukowane.
[imię nazwisko] [klasa]
Strona 9 z 9