regulamin showroom - Fashion Week Poland

Regulamin dla Wystawców STREFY SHOWROOM
2– 4.12.2016
Organizator:
FashionPhilosophy Sp. z o.o.
ul. Siewna 15, Łódź
tel. (42) 636-36-76
www.fashionweek.pl
Nazwa: SHOWROOM zwany dalej Imprezą
Miejsce Imprezy: Soho Factory, ul. Mińska 25, Warszawa
Kontakt: [email protected]
Recepcja techniczna obsługuje Wystawców na terenie Soho Factory:
2.12.2016 w godz. 8.00-22.00
3.12.2016 w godz. 13.00-22.00
4.12.2016 w godz. 12.00-22.00
§1
Zasady obowiązujące podczas instalacji ekspozycji
1. Instalacja ekspozycji w STREFIE SHOWROOM odbywa się 2.12.2016 w godz. 8.00-16.00.
2. Wystawca zobowiązany jest do odebrania IDENTYFIKATORA SHOWROOM w Recepcji
Technicznej.
3. Wystawca nie może dokonywać zmian w stałych elementach hali i zabudowie stoiska.
Wprowadzenie dodatkowych elementów aranżacji stoiska przez Wystawcę możliwe jest tylko po
wcześniejszej konsultacji i za zgodą Organizatora.
4. Ekspozycja Wystawcy nie może zajmować miejsca poza wynajętą powierzchnią wystawienniczą, nie
może ingerować w przestrzeń wspólną lub przestrzeń innego wystawcy.
5. Wjazd pod wejście techniczne podczas instalowania ekspozycji, czyli w terminie i godzinach
wskazanych w § 1pkt 1 możliwy jest wyłącznie po uzgodnieniu z pracownikami Służby Porządkowej.
Czas przewidziany na rozładunek pod wejściem technicznym nie może przekroczyć 20 minut.
§2
Zasady obowiązujące podczas Imprezy
1. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania godzin otwarcia i zamknięcia hali w STREFIE
SHOWROOM, które ustalone są odpowiednio:
2.12.2016 – godz. 13.00-22.00 (lub godz. zakończenia ostatniego pokazu)
3.12.2016 – godz. 11.00-23.00 (lub godz. zakończenia ostatniego pokazu)
4.12.2016 – godz. 11.00-21.00 (lub godz. zakończenia ostatniego pokazu)
2.
3.
Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia korekty w tym zakresie, o czym Wystawca zostanie
powiadomiony drogą elektroniczną.
Godziny otwarcia STREFY SHOWROOM dla zwiedzających:
2.12.2016 w godz. 17.00-21.00 (lub godz. zakończenia ostatniego pokazu)
3.12.2016 w godz. 12.00-23.00 (lub godz. zakończenia ostatniego pokazu)
4.12.2016 w godz. 12.00-21.00 (lub godz. zakończenia ostatniego pokazu)
Wystawca jest zobowiązany do samodzielnego ubezpieczenia mienia znajdującego się w STREFIE
SHOWROOM we własnym zakresie od ryzyk związanych ze zniszczeniem, kradzieżą i zdarzeniami
losowymi (np. pożarów) w czasie trwania Imprezy. Zabezpieczenie STREFY SHOWROOM przez
Agencję polega na ustanowieniu na terenie SHOWROOM profesjonalnej ochrony obiektu i
monitoringu video. Agencja ubezpiecza wydarzenie od zdarzeń losowych (OC wykonawcy)
natomiast ubezpieczenie od ryzyka kradzieży odbywa się codziennie po godzinie wyznaczonej, jako
końcowa dla Wystawców w danym dniu. Agencja zabezpiecza tereny targowe w godzinach
4.
5.
6.
zaplombowania obiektu (zgodnie z harmonogramem dla Wystawców). Nieobecność Wystawcy przy
czynnościach otwarcia i zamknięcia wynajmowanej przez Wystawcę powierzchni zwalnia Agencję
od odpowiedzialności za mienie.
Podczas Imprezy hala podlega zamykaniu i otwieraniu zgodnie z harmonogramem jej dostępności
dla Wystawców. Wystawca ma obowiązek pozostać na swoim stoisku do czasu zamknięcia hali oraz
pojawić się na stoisku w momencie otwarcia hali.
Każdorazowo, przed opuszczeniem STREFY SHOWROOM, zgodnie z harmonogramem
wskazanym w § 2 pkt. 1, Wystawca ma obowiązek zabezpieczyć swoją ekspozycję.
Wystawcy zobowiązani są do dbania o estetykę i utrzymania porządku w obrębie wynajętej
przestrzeni w strefie SHOWROOM.
§ 3.
Zasady obowiązujące podczas demontażu ekspozycji.
1. Demontaż ekspozycji odbywa się 4.12.2016 w godz. 21.00-22.00
2. Wystawcy zobowiązani są do zdania powierzchni wynajętej w STREFIE SHOWROOM w stanie
identycznym do tego, w jakim została im ona przekazana, włączając w to usunięcie taśm, plakatów i
naklejek, jak również do zwrotu elementów wypożyczonych, jak: sztender, stolik, krzesła. Zdanie
powierzchni następuje na podstawie protokołu odbiorczego stoiska.
3. Opuszczenie stoiska przez wystawcę wraz z ekspozycją, możliwe jest wyłącznie na podstawie
protokołu odbiorczego stoiska podpisanego przez przedstawiciela Organizatora po otrzymaniu
przepustki wydanej przez przedstawiciela organizatora. Posiadanie protokołu odbiorczego stoiska
przepustki jest weryfikowane przez Służbę Porządkową przy wyjściu technicznym ze STREFY
SHOWROOM.
4. Wystawcy są zobowiązani do poddania się kontroli w zakresie wywożonej ekspozycji; uprawnienia
do przeprowadzenia kontroli posiada Służba Porządkowa usytuowana przy wyjściu technicznym ze
STREFY SHOWROOM.
5. Wcześniejszy niż określony w harmonogramie demontaż ekspozycji, możliwy jest wyłącznie w
przypadkach uzgodnionych z przedstawicielem organizatora. Samowolny wcześniejszy demontaż
powoduje restrykcje przewidziane umową z Organizatorem.
6. Podjazd pod wejście techniczne dla Wystawców możliwy jest wyłącznie po uzgodnieniu z
pracownikami Służby Porządkowej w czasie i kolejności przez nich wskazanym.
§4
Zasady bezpieczeństwa ppoż. i BHP
1. W trakcie trwania ekspozycji, wystawcy zobowiązani są do przestrzegania po stanowień umowy
zawartej z organizatorem, a także do przestrzegania przepisów BHP, porządkowych i
bezpieczeństwa, zarówno powszechnie obowiązujących, jak i obowiązujących na terenie obiektu, w
którym odbywa się Impreza i znajduje się SHOWROOM wraz z wynajętą powierzchnią.
2. Zabrania się używania i stosowania ognia otwartego.
3. Zakazuje się palenia tytoniu w całym obiekcie poza wyznaczonymi i oznakowanymi miejscami.
4. Włączanie do sieci energetycznej jakichkolwiek urządzeń elektroenergetycznych dozwolone jest
wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu z organizatorem.
5. Zabrania się blokowania dojść i wyjść ewakuacyjnych i przejezdności dróg wewnętrznych oraz dróg
ppoż. wokół nich.
6. Niedozwolone jest wnoszenia alkoholu na tereny obiektów Soho Factory, w której usytuowana jest
STREFA SHOWROOM.
7. Zabrania się wnoszenia na teren obiektów Wytwórni materiałów niebezpiecznych, zagrażających
bezpieczeństwu ogólnemu uczestników imprezy.
8. Używanie wyposażenia i dekoracji z elementów palnych jest zakazane. Do budowy wyposażenia i
dekoracji należy używać wyłącznie materiałów niepalnych, trudno-zapalnych bądź takich, które
zostały zabezpieczone przed ogniem. Nie wolno stosować takich materiałów jak bambus, sitowie itp.,
które palą się eksplodując.