Zawiercie 16

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik nr 1 do wzoru umowy
Zakres przedmiotu zamówienia
1. Przedmiot zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkolenia w zakresie „Pracownika obsługi
biurowej” w projekcie „Profesjonalnie i zawodowo” realizowanego w ramach Działania 6.1
Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie,
Poddziałanie 6.1.1 Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku
pracy.
Szkolenie przeznaczone jest dla 32 osób, podzielonych na 3 grupy, dwie po 11 osób i jedna
licząca 10 osób.
Zamawiający zastrzega, że wynagrodzenie ulegnie obniżeniu (w stosunku do całkowitego
wynagrodzenia brutto) maksymalnie o 20%, proporcjonalnie do liczby osób, które ukończą
szkolenie.
Na powyższe wpływa fakt, iż projekt przewiduje możliwość rezygnacji ok. 20% uczestników
z przyczyn niezależnych od Zamawiającego wynikających np. z uzyskania przez nich
zatrudnienia; dalszą przyczyną mogą być trudności w naborze potencjalnych uczestników
szkolenia.
Reasumując Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie przeprowadzone szkolenia,
ukończone przez uczestników, nie mniej jednak niż 80% wynagrodzenia całkowitego brutto.
Szkolenie zostanie przeprowadzone na terenie miasta Zawiercia.
Wykonawca zobowiązany będzie do osobistego stawienia się każdorazowo na bezpośrednie
wezwanie Lidera w biurze projektu lub innym wskazanym miejscu na terenie Zawiercia i
Katowic.
2. Cele szkolenia.
Zdobycie wiedzy z zakresu: obsługi pakietów biurowych, kontaktów interpersonalnych
i asertywności, metod archiwizacji, obsługi urządzeń biurowych orz zarządzanie czasem.
3. Metodyka szkolenia:
1) wykorzystywanie aktywnych form prowadzenia zajęć (łączenie wykładów,
ćwiczeń, dyskusji, "burze mózgów", odwoływanie się do doświadczeń
uczestników),
2) praca oparta na treningu interpersonalnym,
3) ćwiczenia indywidualne i grupowe, mające na celu zwiększyć wiarę w siebie i pomóc
w znalezieniu pracy.
4. Materiały dotyczące realizacji szkolenia.
Uczestnicy otrzymują komplet materiałów merytorycznych oraz certyfikat (zgodnie
z obowiązującym wzorem MEN) – z logo UE i EFS.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5. Harmonogram realizacji szkolenia dla poszczególnych grup.
Do przeszkolenia: 3 grupy - dwie składające się z 11 osób i jedna 10-osobowa. Szkolenie
trwa 100 godzin dydaktycznych dla każdej z grup. Zajęcia odbywają się trzy razy w tygodniu
(od poniedziałku do piątku, w możliwym przedziale godzinowym od 8.00-16.00) po 6 godzin
dydaktycznych.
Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu, w terminie 3 dni roboczych po
podpisaniu umowy szczegółowy harmonogram zajęć dostosowany do szczegółowego
programu szkolenia (zakresu tematycznego szkolenia).
Harmonogram ulega zmianie (po uzgodnieniach Wykonawcy z Zamawiającym) w czasie
trwania kursu (w terminie realizacji zamówienia) w niezbędnym zakresie - związanym z
dostosowaniem do naboru uczestników.
Realizacja usługi, stanowiącej przedmiot umowy nastąpi w terminie: od dnia podpisania
umowy do 31.08.2010 r.
6. Ramowy program szkolenia:
1) Prezentacja i sposób bycia. Biurowy savoir vivre;
2) Kontakty interpersonalne;
3) Asertywność;
4) Organizacja pracy nowoczesnego biura;
5) Korespondencja biurowa;
6) Metody archiwizacji;
7) Obsługa interesanta;
8) Obsługa urządzeń biurowych;
9) Zarządzanie czasem;
10) Sztuka skutecznego komunikowania się przez telefon;
11) Podstawy obsługi komputera (Windows);
12) Podstawy obsługi komputera (Word);
13) Podstawy obsługi komputera (Excel);
14) Komputerowe projektowanie prezentacji. PowerPoint;
15) Podstawy obsługi komputera (Internet Explorer, Outlook).
7. Szczegółowy program szkolenia:
Temat
Prezentacja i sposób bycia. Biurowy savoir vivre.
 Ważna postawa.
 Twarz mówi wszystko.
 Wygląd zewnętrzny równie ważny jak umiejętności.
Ilość
godzin
ogółem
6
Zajęcia
teoreTyczne
4
Zajęcia
praktyczne
2
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Odpowiednie ubranie, makijaż, uczesanie.
Co to znaczy „być dobrze ubranym”?
Talent organizacyjny.
Opanowanie.
Biurowy savoir-vivre.
Kto pierwszy mówi „dzień dobry” i podaje rękę.
Tytułowanie.
Kontakty interpersonalne.
 Komunikacja werbalna.
 Komunikacja niewerbalna.
 Umiejętność aktywnego słuchania.
 Efektywne pytania.
Asertywność.
 Czym jest asertywność.
 Postawa agresywna, bierna i asertywna.
 Stanowienie i obrona swoich praw i granic.
 Obrona swoich praw w sytuacjach społecznych.
 Asertywne przyjmowanie ocen.
 Reagowanie na krytykę i atak.
 Wyrażanie uczuć pozytywnych.
 Wyrażanie uczuć negatywnych.
 Wyrażanie własnych opinii i przekonań.
 Wybrane techniki asertywne.
 Autoakceptacja i pozytywne myślenie jako podstawa
bycia asertywnym.
Organizacja pracy nowoczesnego biura.
 Organizacja obiegu informacji w biurze.
 Systemy kancelaryjne.
 Klasyfikacja i przechowywanie informacji i
dokumentacji.
 Dziennik korespondencyjny.
 Przyjmowanie i sprawdzanie korespondencji.
 Adresowanie kopert.
 Pisma grzecznościowe (podziękowania, listy
gratulacyjne).
 Zebrania i protokoły.
 Upoważnienia.
Korespondencja biurowa.
 Informacje ogólne dotyczące korespondencji biurowej.
 Elementy pisma.
 Układ graficzny treści.
 Zasady redagowania pism.
 Jak pisać – język komunikacji w korespondencji
biurowej.
Metody archiwizacji.
 Prezentacja podstawowych aktów prawnych
określających postępowanie z dokumentacją.







6
4
2
6
4
2
12
8
4
6
1
5
6
1
5
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zasady klasyfikowania pism, korespondencji wg
obowiązujących w konkretnej firmie normatywów
kancelaryjnych.
 Instrukcja kancelaryjna.
 Ćwiczenia w zakresie sposobów formowania jednostek
kancelaryjnych (teczek, pudeł archiwizacyjnych) nadawanie im odpowiedniego porządku
wewnętrznego i opisu zewnętrznego.
 Warunki i czas przechowywania dokumentów w
biurze.
 Główne zasady i sposoby przekazywania dokumentacji
do archiwum zakładowego lub składnicy akt
(sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych).
 Tworzenie ELEKTRONICZNEGO ARCHIWUM
tradycyjnej, papierowej dokumentacji.
 Główne zasady przechowywania dokumentacji nie
archiwalnej oraz brakowania.
 Postępowanie z dokumentacją w przypadku
reorganizacji, likwidacji lub upadłości firmy.
Obsługa interesanta.
 Potrzeby klienta: potrzeby podstawowe i specyficzne,
różnorodność klientów.
 Komunikacja w procesie obsługi klienta: zasady i
etapy komunikacji z klientem, wywieranie
pozytywnego
wrażenia,
nawiązanie
kontaktu
z klientem.
 Aktywne słuchanie.
 Budowanie zaufania w relacjach z klientem
 Rozpoznanie potrzeb klienta, pomoc w podjęciu
decyzji.
 Postępowanie z trudnym klientem.
 Problem
klienta wspólnym celem, emocje,
formułowanie pytań i odpowiedzi.
Obsługa urządzeń biurowych.
 Zapoznanie z obsługą i konserwacją urządzeń
biurowych, takich jak: telefax, skaner, kserokopiarka,
urządzenie do niszczenia dokumentów, komputer,
drukarka, rzutnik folii, laptop, palmtop, fax-modem.
Umiejętność wysyłania korespondencji seryjnej
(drukowanie, faksowanie, korespondencja e-mail).
Zarządzanie czasem.
 Autoanaliza.
 Czas jako kapitał i jego „złodzieje”.
 Wymówki.
 Reguły związane z zarządzaniem czasem:
6
4
2
6
1
5
6
4
2
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Perspektywa czasowa w planowaniu i zasady
ustalania celów.
 Priorytety.
 Zyski i straty z wprowadzenia metod zarządzania
czasem - krzywa Seiwerta.
 Zysk i strata w planowaniu zadań i zasada Pareto.
 Niedoszacowanie i przeszacowanie czasu - zasada
Parkinsona.
 Aktywność dobowa i biorytmy.
 Rozwiązywanie problemów i podejmowanie
decyzji.
 Zasady delegowania zadań.
 Zasady realizacji zadań w ciągu dnia.
 Zasady postępowania z telefonem, dokumentami,
odwiedzającymi, materiałami do czytania, naradami,
korespondencją.
 System planowania czasu.
Sztuka skutecznego komunikowania się przez telefon.
 Efektywne wykorzystywanie telefonu jako narzędzia
pracy;
 Zasady prowadzenie rozmów telefonicznych;
 Komunikacja werbalna jak i niewerbalna (!) przez
telefon;
 Emisja głosu i dykcja.
 Poprawa komunikatywności: ćwiczenia umiejętności
parafrazowania, zadawania właściwych pytań,
unikania błędów atrybucyjnych;
 Dopasowanie
sposobu konwersacji do typu
rozmówcy;
 Techniki zdobywania informacji;
 Sposoby udzielania informacji z zachowaniem zasady
poufności;
 Sztuka taktownego przerywania i kończenia rozmowy.
Podstawy obsługi komputera (Windows).









Podstawowe operacje wykonywane na oknach.
Korzystanie z programów dostarczanych wraz z
systemem (menu Programy).
Wyszukiwanie i otwieranie ostatnio opracowywanych
dokumentów.
Mój Komputer, przeglądanie i korzystanie z zasobów
komputera: dyski, drukarka.
Eksplorator Windows.
Hierarchiczna struktura zasobów.
Pojęcie folderu, pliku.
Operacje na folderach i dokumentach.
Kosz, odzyskiwanie usuniętych dokumentów.
6
4
2
6
1
5
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Pojęcie skrótu.
Tworzenie skrótów do najczęściej wykorzystywanych
zasobów.
 Wielozadaniowość środowiska Windows XP.
 Pojęcie Schowka.
 Przenoszenie danych między programami.
Podstawy obsługi komputera (Word).
 Zasady korzystania z komputerowego edytora tekstu
Word.
 Podstawowe elementy programu (menu, paski
narzędziowe, linijka)
 Tworzenie nowego dokumentu.
 Praca nad dokumentem. Formatowanie tekstu.
 Sposoby poruszania się po dokumencie wprowadzanie i poprawianie tekstu, znaki specjalne.
 Przygotowanie dokumentu do wydruku, zmiana układu
dokumentu.
 Nagłówki i stopki.
 Podgląd i drukowanie sporządzonych dokumentów.
 Wstawianie tabel.
Podstawy obsługi komputera (Excel).
 Zapoznanie z pojęciami i środowiskiem programu
Excel.
 Korzystanie z Pomocy.
 Poruszanie się po skoroszycie.
 Praca nad układem arkusza.
 Wprowadzanie i edytowanie danych tekstowych i
liczbowych.
 Formatowanie liczbowe, walutowe, procentowe,
tekstowe.
 Obramowanie i cieniowanie komórek.
 Wykorzystanie Autoformatowania.
 Budowanie i edycja formuł.
Komputerowe projektowanie prezentacji. PowerPoint.
 Teoretyczne podstawy prowadzenia prezentacji
 Wybór miejsca prowadzenia prezentacji.
 Przygotowanie sali i ocena infrastruktury
pomieszczenia.
 Sprawdzenie i dobór sprzętu.
 Adresowanie prezentacji w zależności od grupy
odbiorców.
 Metody komunikacji pomiędzy prelegentem a
słuchaczami.
 Tworzenie nowej prezentacji. Wzorzec i
formatowanie. Praca z tłem.
 Wstawianie aktywnych pól nagłówka
 Data i numerowanie. Poziomy konspektu.


6
1
5
6
1
5
6
1
5
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wykorzystanie multimedialnych elementów w
prezentacji.
 Podstawowe informacje na temat kompresji plików
multimedialnych.
 Wykorzystanie narzędzi do samodzielnego rysowania.
 Animowanie obiektów.
 Synchronizacja animacji.
 Metody tworzenia wykresów i tabel.
 Import danych z programów MS Excel i MS Word.
 Drukowanie prezentacji oraz materiałów
informacyjnych.
Podstawy obsługi komputera (Internet Explorer, Outlook).
 www. URL (interfejs stron www, hipertekst).
 Nawigacja – adresy.
 Folder „ulubione”- tworzenie i organizowanie folderu.
 Internet jako narzędzie do wszechstronnej komunikacji
i nawiązywania kontaktów handlowych.
 Wyszukiwarki internetowe.
 Wykorzystywanie znalezionych informacji.
 Zapisywanie całych stron, fragmentów tekstowych i
graficznych.
 Poczta elektroniczna.
 Indywidualna nazwa skrzynki pocztowej każdego
użytkownika sieci.
 Adres e-mail.
 Zapoznanie się z programem pocztowym.
 Redagowanie nowej wiadomości.
 Odpowiedź na otrzymany list.
Egzamin
Razem

6
1
5
4
100
0
40
4
60
8. Dokumentacja szkoleń.
Wykonawca prowadzić będzie dzienniki zajęć, zawierające w szczególności listę obecności
(frekwencji) uczestników projektu oraz omawiane na szkoleniu tematy.
9. Koszt szkolenia dla 32 osób obejmuje w szczególności:
Wynagrodzenie trenerów;
Koszty materiałów szkoleniowych (do zajęć teoretycznych i praktycznych);
Koszt wynajmu sal szkoleniowych;
Poczęstunek (woda mineralna, kawa, herbata, ciasteczka) w czasie przerw kawowych dla
uczestników szkolenia;
5) Certyfikaty zgodnie z wzorem MEN, dyplomy powinny posiadać logo UE i EFS.
1)
2)
3)
4)