docAktualizacja procedur i kontrola ich przestrzegania
download 
Reklamacja Transkrypt
Aktualizacja procedur i kontrola ich przestrzegania
PP 1 Przejrzysta Polska Numer Aktualizacja procedur i kontrola ich przestrzegania Urząd Miasta Ciechanów 2 2005-09-01 Data edycji 2006-06-29 Edycja Data ostatniej zmiany I. Cel działania Celem procedury jest określenie zasad postępowania związanego z aktualizacją procedur obowiązujących w Urzędzie Miasta Ciechanów oraz prowadzeniem kontroli ich przestrzegania, zapewniających: 1) zgodność stosowanych procedur z obowiązującym prawem i wymaganiami; 2) formalną i merytoryczną spójność procedur; 3) sprawną realizację opracowania i rozpowszechniania procedur w Urzędzie Miasta Ciechanów; 4) przegląd i aktualizację procedur i zatwierdzanie zmian przed ich wydaniem; 5) nadzorowanie nieaktualnej dokumentacji w celu zapobieżenia jej niezamierzonemu użyciu; 6) właściwe zasady sporządzania, identyfikowania, zabezpieczania, wyszukiwania i przechowywania obowiązujących i wycofanych procedur 7) prowadzenie kontroli przestrzegania obowiązujących procedur II. Zakres podmiotowy procedury Niniejsza procedura odnosi się do wszystkich Wydziałów Urzędu Miasta Ciechanów. III. Zakres przedmiotowy procedury 1) Procedura określa sposób postępowania, uprawnienia i odpowiedzialność w zakresie: a) wprowadzania zmian i aktualizacji dokumentacji zgodnie z potrzebami i wymaganiami; b) nadzoru nad dokumentacją i zapisami; c) określenia statusu dokumentacji i zapisów oraz zasad ich archiwizacji 2) Procedurą aktualizacji i kontrolą przestrzegania objęte są wszystkie procedury obowiązujące w Urzędzie Miasta Ciechanów: 1/3 PP 1 Przejrzysta Polska Numer Urząd Miasta Ciechanów Aktualizacja procedur i kontrola ich przestrzegania 2005-09-01 2 Data edycji 2006-06-29 Edycja Data ostatniej zmiany IV. Odpowiedzialność i uprawnienia Poniżej przedstawiono zakres odpowiedzialności i uprawnień odnoszących się do wnioskowania aktualizacji, opracowywania zmian, zatwierdzania aktualizowanych procedur oraz prowadzenia kontroli ich przestrzegania. Koordynator akcji nadzoruje realizację działań opisanych w niniejszej procedurze, akceptuje projekty procedur pod względem ich zgodności, zapewnia ustanowienie, wprowadzenie i stosowanie procedur udokumentowanych i prowadzi archiwum dokumentów. Pracownicy odpowiedzialni za realizację procedur, w razie wystąpienia konieczności ich aktualizacji lub opracowania nowej procedury, składają wnioski zmian wraz z projektem, zgodne z wymaganiami. Prezydent Miasta zatwierdza procedury i wprowadza je w życie na mocy zarządzenia. V. Skróty i definicje Koordynator akcji – Sekretarz Miasta Dokumentacja – całość dokumentów, na których opiera się działalność Urzędu Procedura – zapis przebiegu realizacji powtarzalnego procesu VI. Opis postępowania Procedury obowiązujące w Urzędzie Miasta Ciechanów są projektowane, opiniowane, zatwierdzane i rozpowszechniane zgodnie z regulacjami wewnętrznymi Urzędu Miasta Ciechanów oraz niniejszą procedurą; Projekt zapisu realizowanego procesu w postaci procedury przygotowywany jest przez zespół realizujących go pracowników. Projekt procedury jest akceptowany – po naniesieniu koniecznych poprawek - przez Koordynatora akcji, a następnie zatwierdzany przez Prezydenta Miasta i w formie zarządzenia przekazywany do stosowania. 2/3 PP 1 Przejrzysta Polska Numer Urząd Miasta Ciechanów Kierownicy Aktualizacja procedur i kontrola ich przestrzegania wydziałów oraz pracownicy monitorują na 2 2005-09-01 Data edycji 2006-06-29 Edycja bieżąco Data ostatniej zmiany aktualność stosowanych procedur, a w razie wystąpienia konieczności wnioskują o ich aktualizację oraz przygotowują projekt zmian. Nieaktualne procedury w formie papierowej są przechowywane w odrębnych teczkach lub podteczkach i oznaczone literą „N” na pierwszej ich stronie, zaś w formie elektronicznej w katalogu zatytułowanym „Dokumenty nieaktualne”. Oryginały procedur są przechowywane przez Koordynatora akcji przez okres nie krótszy niż 5 lat licząc od daty ich wycofania. VII. Dokumenty związane 1) Procedury 2) Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Ciechanów 3) Instrukcje VIII. Załączniki, formularze Wzór procedury ........................................................ ........................................................ Opracował/Data Zatwierdził/Data Grażyna Czerwieńska / 29.06.2006 Prezydent Miasta / 29.06.2006 3/3
