wzór opisu teczki

WZÓR OPISU TECZKI
.........................................................................
nazwa jednostki organizacyjnej
.......................................................................
nazwa komórki organizacyjnej
...........................................
............................................
oznaczenie komórki
organizacyjnej i symbol
klasyfikacyjny z wykazu akt
kategoria archiwalna
.............................................................................................
tytuł teczki ( hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)
....................................................................................................................................................
uściślenie zawartości teczki
....................................................................................
daty skrajne dokumentacji zawartej w teczce
.............................................
numer tomu
WZÓR
WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO ODBIORCZYCH
Nr
spisu
Lata
wytworzenia akt
Data
przyjęcia
akt
Kat.
akt
Liczba
pozycji
spisu
Nazwa komórki przekazującej
akta
Miejsce przechowywania
akt
Uwagi
2
WZÓR
....................................................
miejscowość i data
.............................................................
nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej
SPIS ZDAWCZO - ODBIORCZY NR ........
Lp.
Znak
teczki
Tytuł teczki lub tomu
Daty
skrajne
od - do
Kat.
akt.
Liczba
teczek
Miejsce
przechowywania
akt w archiwum
zakładowym
1
2
3
4
5
6
7
Data
zniszczenia
lub
przekazania
do archiwum
państwowego
8
Rubryki 7 i 8 wypełnia archiwum zakładowe.
...................................................
.................................................
podpis osoby przekazującej akta
podpis osoby przyjmującej akta
3
WZÓR
.........................................
Nazwa i adres jednostki
przekazującej akta
............................ dnia ........................
( miejscowość )
SPIS ZDAWCZO – ODBIORCZY NR ............
Materiałów archiwalnych ............................................................................................................................
( nazwa komórki organizacyjnej )
przekazywanych do Archiwum Państwowego w ........................................................................................
Lp.
1
Znak teczki
( symbol
klasyfikacyjny z
wykazu akt ).
2
..............................................
podpis odbierającego
Tytuł teczki
( hasło klasyfikacyjne z wykazu akt )
Daty skrajne
od – do
Uwagi
3
4
5
.......................................
podpis przekazującego
4
WZÓR
................................................
miejscowość i data
......................................................
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
Protokół oceny
dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie : ( imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji )
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie
dokumentacji niearchiwalnej w ilości ........................ mb i stwierdziła, że stanowi ona
dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej,
oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie
akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
Przewodniczący Komisji .....................................
Członkowie Komisji
.....................................
.....................................
.....................................
Zał.
............. kart spisu
............. pozycji spisu
5
WZÓR
.................................................................
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ ( AKTOWEJ ) PRZEZNACZONEJ NA
MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE.
Lp.
1
Nr i pl.
spisu
Symbol z
zdawczo – wykazu akt
odbiorczeg
o
2
3
Tytuł teczki
4
Daty skrajne Liczba
tomów
5
6
Uwagi
7
6
WZÓR
.......................................................
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej)
przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Lp.
Sygnatura
dok. tech.
Nazwa obiektu,
lokalizacja i
tytuły jego
projektów
Branża
Stadium
1.
2.
3.
4.
5.
Ilość
Teczek Matryc
6.
7.
Nazwisko
projektanta
Data
zakończenia
opracowania
projektu
8.
9.
Uwagi
10.
Uwagi:
- Układ dokumentacji technicznej powinien uwzględniać lokalizację obiektu oraz podział na
obiekty i podobiekty ( typy i rodzaje ).
- Poszczególne stadia projektowe powinny być podzielone na branże, a w ramach każdej branży
powinien być zastosowany układ według elementów składowych projektu w następującej
kolejności : opisy techniczne i technologiczne, obliczenia statyczne, rysunki, kosztorysy,
analizy i zbiorcze zestawienia kosztów.
Wskazówki do wypełniania spisu:
Rub. 1 Lp. – kolejny numer obiektu
Rub. 2 Sygnatura dok. tech. – wcześniejsze sygnatury jednostki, znak teczki nadany w biurze
projektowym itp.
Rub. 3 Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów np. Zasadnicza Szkoła Zawodowa,
Warszawa, ul. Pankiewicza 4. Projekt instalacji elektrycznej.
Rub. 4 Branża – np. projekt architektoniczno – budowlany, obliczenia statyczne, projekt konstrukcyjny,
projekt instalacyjny sieci cw. co. i in. projekt technologiczny, projekt mechaniczny itp.
Rub. 5 – Stadium – np. dane wyjściowe do projektowania, projekt wstępny, projekt techniczny roboczy
( wykonawczy ) , założenia techniczno – ekonomiczne itp.
Rub. 6 i 7 Ilość teczek / matryc – ilość fizycznych jednostek
Rub. 8 Nazwisko projektanta - określenie twórcy dokumentacji
Rub. 9 Data zakończenia opracowania projektu – roczne oznaczenie zakończenia opracowania projektu
Rub. 10 Uwagi – określenie ilości kart, stanu zachowania, itp.
7
WZÓR
KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT NR ..................**)
..................................................
(pieczątka komórki organizacyjnej)
....................................................
(data )
............................................................**)
(termin zwrotu akt)
Proszę o udostępnienie*) – wypożyczenie *) akt powstałych w komórce organizacyjnej
....................................................................................................... z lat ......................................................
o znakach .....................................................................................................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania*) – odbioru *) p.................................................................................
( nazwisko i imię )
...................................................
( podpis)
Zezwalam na udostępnienie*) – wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt
......................................................
( data i podpis )
*) zbędne skreślić
**) wypełnia składnica akt
POTWIERDZAM ODBIÓR WYMIENIONYCH WYŻEJ
Akt – Tomów ............................................., kart ................................
...........................................................
.........................................................
(data )
( podpis)
Adnotacje o zwrocie akt
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
Akta zwrócono do składnicy
................................................dnia............................20.... r.
(podpis oddającego)
......................................................
(podpis odbierającego)
....................................................
(pieczęć jednostki organizacyjnej )
8
WZÓR
PROTOKÓŁ
Sporządzony dnia ........................................20... r. w sprawie zaginięcia*),
uszkodzenia*), sporządzenia braków*) akt wypożyczonych z archiwum zakładowego.
Akta nr ..................... tom ( teczka ) ...........................................................................................................,
z roku ................................., wypożyczona z archiwum dnia ...........................................20...... r. przez
......................................................................................................................................................................
( imię, nazwisko, tytuł służbowy, wydział )
1) zaginęły *)
2) uległy uszkodzeniu*) tj.
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
3) maja niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze akt *)
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
Dnia ...................... 20..... r.
..........................................................
.........................................................
(kierownik archiwum zakładowego)
(wypożyczający akta )
...................................................................
(bezpośredni zwierzchnik osoby
wypożyczającej akta )
*) niepotrzebne skreślić
9
WZÓR
SPIS SPRAW
.......
rok
Lp.
.......................... .......................
referent
oznacz. kom.
org.
SPRAWA
(krótka treść)
........................
oznacz. teczki .................................................................................................
tytuł teczki wg. wykazu akt
OD KOGO
DATA
UWAGI
WPŁYNĘŁA
(sposób
znak
z dnia wszczęcia ostateczne załatwienia)
pisma
sprawy
załatwienie
10