Uwagi do procedury przygotowania i wprowadzenia

Siemianowice Śląskie, 29.11.2010 r.
OR.AR - 0534/1/10
Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
ul. Batorego 5
02-591 Warszawa
Dotyczy: projektu Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
W związku z opublikowaniem w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych
i Administracji projektu Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Urząd Miasta
Siemianowice Śląskie (wymieniony w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia jako biorący udział w jego
przygotowywaniu) przedstawia własne stanowisko w sprawie przygotowanego rozporządzenia. Uwagi
kierujemy do Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego, uznając ją za właściwą do kierowania
uwag własnych samorządów, skoro została wymieniona w uzasadnieniu do rozporządzenia jako podmiot, do
którego projekt rozporządzenia zostanie skierowany do konsultacji społecznych.
W pracach nad rozporządzeniem, jako członek tzw. grupy roboczej (od maja 2009 w konsultacjach
e- mailowych, bez udziału w spotkaniach grupy w Warszawie) w imieniu naszego Urzędu brała udział Pani
Anna Skiba – kierownik Archiwum, pełniąca od kilku lat w Urzędzie funkcję koordynatora czynności
kancelaryjnych, którą to funkcję projekt nowej Instrukcji kancelaryjnej (§ 2 ust. 2-3) dopiero teraz formalnie
wprowadza. Przedstawione niżej uwagi Pani Anny Skiby, dotyczące zarówno procedury przygotowywania
rozporządzenia oraz konkretnych uwag do jego tekstu oraz załączników, Urząd uznaje za zasadne i przedstawia
Komisji celem zapoznania się i rozważenia wprowadzenia stosownych zmian w ramach prac i konsultacji nad
projektem rozporządzenia.
Uwagi do procedury przygotowania i wprowadzenia Rozporządzenia
−
Zespół przygotowujący rozporządzenie wykonał ogromną pracę przygotowując niezbędne dla pracy
urzędów projekty instrukcji, mających regulować postępowanie z dokumentacją w urzędach niezależnie od
jej postaci fizycznej i techniki wytwarzania. Niezmiernie ważne jest dla nas przesłanie ogólne
rozporządzenia, wskazujące, że sprawne zarządzanie dokumentacją jest podstawą zarządzania całym
podmiotem. Ważna jest również nowa rola archiwisty w podmiotach, która nie tylko docenia dotychczas
wykonywane przez archiwum, zadania lecz czyni z niego koordynatora czynności kancelaryjnych.
1
−
Prace nad tekstem Instrukcji kancelaryjnej trwały w różnym tempie, lecz stale od początku powołania grupy
roboczej. Grupa stworzyła i analizowała model postępowania z dokumentacją przy użyciu EZD, następnie
otrzymywała do analizy kolejne, udoskonalane wersje tekstu instrukcji. Zgłaszane uwagi otrzymywały od
koordynatorów zwrotny komentarz i prace miały charakter „zbiorowej dyskusji”. Ponadto były
przedstawiane na portalu ePUAP.
−
Prace nad Instrukcją archiwalną polegały na przedstawieniu grupie roboczej tekstu wyjściowego
w ostatnich dniach września 2010 z kilkudniowym terminem na przesłanie uwag. Następnym etapem było
już samo ogłoszenie tekstu w BIP, bez konsultacji proponowanej „ostatecznej wersji” z grupą roboczą.
−
Wykazy akt w pełnej wersji zostały przedstawione całej grupie roboczej dopiero w BIP.
−
Ogłoszenie w BIP MSWiA projektu rozporządzenia, które dotyczy w większości samorządów, w dniu 17
listopada, czyli kilka dni przed wyborami samorządowymi, z uwagi na zwiększone w tym okresie
obowiązki Urzędów przy organizacji wyborów, powoduje, że urzędy (które w ogóle o tym fakcie wiedzą)
nie mają korzystnych warunków do zapoznania się i przeanalizowania tekstów.
−
Uzasadnienie do rozporządzenia nie przewiduje przedstawienia rozporządzenia do szerokiej konsultacji
społecznej bezpośrednio urzędom, których dotyczy, a która powinna być obligatoryjna ze względu na
wynikające z niego praktyczne i formalne konsekwencje dla organizacji urzędów. Założenie, że
uczestnictwo wybranych urzędów w pracach nad tekstem można uznać za spełnienie wymogu konsultacji
urzędów jest błędne – zarówno z powodu faktycznego braku konsultacji części tekstów (opisanego w w/w
uwagach) jak i z uwagi na fakt, że nie każde stanowisko członka grupy zostało zaakceptowane przez
koordynatorów prac. Siemianowice są przykładem błędnego rozumienia konsultacji społecznych. Fakt, że
są wymienione jako uczestnik grupy roboczej nie oznacza, że zgadzają się ze wszystkimi zapisami
rozporządzenia. Konsultacje są niezbędne ponadto z powodu niewiedzy wielu urzędów, że zmiany (i jakie)
mają nastąpić. Jedynie Urzędy przez swoich przedstawicieli zaangażowane w prace są tego w pełni
świadome.
−
Uzasadnienie i ocena skutków regulacji w aspekcie przedstawienia kosztów i zmian jakie rozporządzenie
wniesie dla urzędów jest sporządzone tylko w odniesieniu do instrukcji kancelaryjnej. Wyraźnie
podkreślamy, że rozporządzenie jako całość to również wykazy akt i instrukcja archiwalna, tworzące
system powiązanych elementów z instrukcją kancelaryjną. Tym bardziej, że to wykazy akt i odnoszące się
do nich zapisy obu instrukcji oraz instrukcja archiwalna wnoszą najwięcej zmian.
−
Termin wejścia w życie rozporządzenia ustalony na dzień 1 stycznia 2011 jest niezasadny z powodu:
• ogłoszenia tekstu projektu rozporządzenia i rozpoczęcie społecznych konsultacji dopiero 1,5 miesiąca
przed datą, od której miałoby obowiązywać,
• braku konsultacji z urzędami, co nie daje szansy na doprecyzowanie zapisów poprzez wykorzystanie
doświadczenia wielu podmiotów,
• braku szerokiej świadomości w urzędach o jakości wprowadzanych zmian,
• niemożliwości formalnego i praktycznego przygotowania się do zmian na dzień 1.01.2011 (szczególnie
do wprowadzenia nowych wykazów akt z własnymi niezbędnymi uzupełnieniami i zatwierdzenie tych
zmian przez właściwe archiwum państwowe – czego wymaga samo rozporządzenie) z uwagi na bark
informacji kiedy i w jakiej ostatecznej wersji rozporządzenie zostanie podpisane. Od momentu ogłoszenia
rozporządzenia (poprzedzonego konsultacjami) urzędy potrzebują minimum pół roku, by realnie
wprowadzić wymagane nim zmiany zgodnie z procedurą (a data ich wprowadzenia to zawsze – ze
względów formalnych - 1 stycznia).
2
−
Wobec wiadomego grupie roboczej stanu prac nad rozporządzeniem w miesiącu lutym 2010 r., zapisy w § 3
Ustawy z dnia 12 lutego 2010 o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 40 z 2010r, poz. 230) określające dzień wejścia
w życie rozporządzenia określającego instrukcję kancelaryjną, wykazy akt i instrukcję archiwalną na dzień
1 stycznia 2011 r. jest niezrozumiałe i stawia urzędy przed faktem niemożliwości pełnego przygotowania
się do wprowadzenia zmian stanowionych rozporządzeniem.
Wnosimy o przedstawienie projektu rozporządzenia do konsultacji społecznej urzędów, by
skorzystać z doświadczenia urzędów do dopracowania zapisów wszystkich jego tekstów oraz umożliwić
urzędom przygotowanie się do zmian. Ponadto wnosimy o ustalenie obowiązywania rozporządzenia w
urzędach od daty 1.01.2012 r.
Poniżej przedstawiamy uwagi do zapisów tekstu rozporządzenia oraz jego załączników. Prosimy
o zwrócenie szczególnej uwagi na analizę wykazu akt (i zapisów jego dotyczących zawartych we wszystkich
tekstach rozporządzenia) i konsekwencji dla urzędów wynikających z wprowadzenia go w życie .
Uwagi do tekstu ogólnego rozporządzenia
Uwaga do § 1
Projekt rozporządzenia nie porusza tematu instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt i instrukcji archiwalnej
w samorządowych jednostkach organizacyjnych, co naszym zdaniem istotnie doprecyzowałoby zakres
obowiązywania rozporządzenia. Obecna instrukcja kancelaryjna dla gmin i związków międzygminnych (Dz.U.
Nr 112 z 1999r., poz. 1319 z późn. zm) ma zapis w § 2 "1. Instrukcja może być stosowana w gminnych
jednostkach organizacyjnych. 2. O wprowadzeniu Instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o
których mowa w ust.1, rozstrzyga wójt albo burmistrz (prezydent miasta)". Wiele samorządowych jednostek
organizacyjnych ma własne instrukcje i wykazy akt, zatwierdzone przez Archiwum Państwowe i taką sytuację
uznajemy formalnie i organizacyjnie za uzasadnioną. Wnosimy o wprowadzenie zapisu regulującego w/w
problem.
Uwaga do § 8 ust.2 „Wyboru, o którym mowa w ust. 1 [w jaki sposób komórka organizacyjna postępuje ze
sprawami niezakończonymi po wybraniu EZD], dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując
niezwłocznie informację archiwiście”. Proponujemy dodać: „... oraz do punktu kancelaryjnego”, ponieważ
w pracy bieżącej informacja niezbędna jest głównie kancelarii, która musi być poinformowana o ewentualnej
konieczności przekazywania komórce pism, a nie odkładaniu ich do składu chronologicznego.
Uwaga do § 9 ust. 3: „Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w podmiotach przed dniem wejścia w życie
niniejszego rozporządzenia, kwalifikowana według obowiązujących wówczas przepisów do kategorii
archiwalnych o wartości niższej niż wprowadzona niniejszym rozporządzeniem w wykazach akt, zaliczana jest
do kategorii archiwalnych określonych w tych wykazach akt.”
Dla czytelności zapisu proponujemy, by końcówka zapisu „...zaliczana jest do kategorii archiwalnych
określonych w tych wykazach akt” została doprecyzowana poprzez zmianę ”... zaliczana jest do kategorii
archiwalnych określonych w wykazach akt wprowadzanych rozporządzeniem” (analogicznie do zapisu w ust.
4). Jeżeli zapis jest przez nas błędnie rozumiany i powinna zostać dla już wytworzonych akt zachowana
kategoria archiwalna z wykazów dla niej właściwych, wnosimy tym bardziej o doprecyzowanie zapisu,
proponując „... zaliczana jest do kategorii archiwalnych określonych w wówczas obowiązujących wykazach
akt.”
3
Uwagi do tekstu Instrukcji kancelaryjnej
Uwaga do § 5
Na zasadach analogii do § 5, ust 5, który brzmi „Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element
znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki
organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie” wnosimy o analogiczny zapis (jako
kolejny punkt § 5) dotyczący wykazu akt: „Dla symbolu klasyfikacyjnego w wykazie akt obowiązującym
w podmiocie może być w danym roku kalendarzowym przyporządkowane tylko jedno hasło klasyfikacyjne
i jedna kategoria archiwalna”. Wymóg ustanowiony proponowanym zapisem jest niezbędny, by znak sprawy
był „stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy” (§ 5 ust. 2). Niedopuszczalne jest, by istniały dwie
różne sprawy o tym samym numerze (np. jedna rozpoczęta w styczniu, inna w maju), którego elementy
(oznaczenie komórki czy symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) oznaczałyby w każdym z tych przypadków inne
dane.
Uwaga do § 21 ust. 7 – proponujemy doprecyzować zapis:
„ Po zakończeniu sprawy
1)przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego,
przekazywane są do składu chronologicznego w miejsce zgodne z datą wpływu” (a nie wg daty zakończenia
sprawy i przekazania przesyłki do składu).
Uwaga do § 22 ust. 2 - proponujemy zmiany:
„W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników
danych, należy to udokumentować przez:
1) włożenie w ich miejsce włozyć karty zastępczej zawierającej znak sprawy, do której przynależy wypożyczana
dokumentacja, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego
dokumentację, względnie nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta dokumentację wysłano oraz
termin zwrotu, albo 2)....”
Uwaga do § 26 ust.2 - proponujemy doprecyzować:
„W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 1, przesyłkę dołącza do akt sprawy, w przypadku określonym w ust.1 pkt
2, na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do
systemu EZD wykazu akt.”
Uwaga do § 27 ust. 1 pkt 2
„System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:
1) ...
2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw:
a) liczbę porządkową,
b) kolejny numer sprawy
c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeśli nie jest to sprawa własna,
e) znak występujący na piśmie, jeśli nie jest to sprawa własna,
f) datę pisma występującą na piśmie, jeśli nie jest to sprawa własna,
g) datę wszczęcia sprawy,
h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,
i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę
j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeśli są istotne.”
4
Zarówno obecna jak i nowa instrukcja nie precyzuje, co w przypadku, gdy sprawy nie inicjuje pismo
z zewnątrz, lecz gdy to Urząd sam wszczyna sprawę z danym podmiotem (czyli przypadku rozumianym przez
nas jako sprawa własna urzędu). W naszym rozumieniu, załatwiając sprawę z podmiotem X, wpisujemy w
§ 27 ust. 1 pkt 2d podmiot X niezależnie od tego, czy jego pismo wszczęło sprawę, czy nasze pismo do niego
było pierwszym w sprawie. Proponujemy, by zapis § 27 ust. 1 pkt 2d brzmiał: nazwa podmiotu (podmiotów),
z którym załatwia się sprawę. Jeżeli w przypadku sprawy własnej (wszczętej przez siebie) § 27 ust. 1 pkt 2d
mielibyśmy pozostawić „pusty” - opis sprawy pozbawiony jest ważnej informacji (wiemy, co załatwiamy, od
kiedy i do kiedy itp., lecz nie wiemy z kim) i nie jest wskazane obligatoryjne miejsce do jej zapisu
(w domyśle”uwagi” - te jednak mają dotyczyć „sposobu załatwienia sprawy”). Przy tworzeniu raportu
założonych spraw dla wybranego podmiotu brak tej informacji spowoduje, że raport będzie niepełny. Ponadto
są sprawy, które załatwia się, ze względu na ich specyfikę, z kilkoma podmiotami jednocześnie (wymienienie
ich wszystkich tworzy pełną informację o sprawie).
Zapisy dotyczące znaku i daty pisma wszczynającego sprawę (§ 27 ust. 1 pkt 2 e,f) , sugerują, że gdy urząd sam
wszczyna sprawę, również tych danych nie uzupełniamy. O ile znak sprawy jest równoznaczny ze znakiem
naszego pisma, to data rozpoczęcia sprawy teoretycznie nie musi być identyczna z datą pierwszego pisma
(definicja „sprawy” w § 3 tekstu rozporządzenia stanowi, że sprawa to też np. zdarzenie, które może wystąpić
wcześniej niż sporządzamy pierwsze pismo). Dla kompletności danych spisu spraw, naszym zdaniem dane te
powinny być zawsze wypełniane.
Uwagi dotyczące § 27 ust. 1 pkt 2 odnoszą się również do § 53 ust. 1 pkt 2, który porusza te same zagadnienia
lecz dla systemu tradycyjnego.
Uwaga do § 27 - dodać proponowane ustępy 3 i 4 (analogiczne do tych, które są § 53 dla systemu
tradycyjnego):
3. Spis spraw zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.
4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw.
Uwaga do § 62 ust.2 pkt 6 – wprowadzić poprawki stylistyczne.
5
Uwagi do wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych
oraz urzędów obsługujących te organy i związki
Przedstawiamy analizę porównawczą obecnie obowiązującego wykazu akt i wykazu proponowanego projektem
rozporządzenia.
AKTUALNY WYKAZ AKT
PROPONOWANY WYKAZ
Aktualny jednolity rzeczowy wykaz
akt dla organów gmin i związków
międzygminnych
Dz. U. Nr 69 z 2003r., poz. 636
Proponowany jednolity rzeczowy wykaz
akt organów gminy
i związków międzygminnych
oraz urzędów obsługujących
te organy i związki
Ilość haseł
danej kategorii
w całym wykazie
Ilość % haseł danej
kategorii w całym
wykazie w stosunku do
wszystkich pozycji
Ilość haseł
Ilość % haseł danej kategorii
danej kategorii w całym wykazie w stosunku
w całym wykazie
do wszystkich pozycji
Ilość pozycji w całym
wykazie z określoną
kategorią archiwalną
1198
100 %
897
100 %
Ilość pozycji kat. A
239
19.95 %
352
39.24 %
Ilość pozycji kat. BE
(niezależnie od okresu
przechowywania)
75
6.26 %
274
30.54 %
Ilość pozycji kat. B-50
22
1.84 %
6
0.67 %
Ilość pozycji kat. B-40
-
-
1
0.11 %
Ilość pozycji kat. B-25
6
0.50 %
-
-
Ilość pozycji kat. B-20
6
0.50 %
-
-
Ilość pozycji kat. B-15
3
0.25 %
-
-
Ilość pozycji kat. B-10
146
12.19 %
88
9.81 %
Ilość pozycji kat. B-5
oraz B6, B3, B2, Bc
701
58.51 %
176
19.62 %
351
29,30 %
633
70.56 %
(w kom. macierzystej)
Ilość haseł kat. A,
wyższej niż B-10 i
wszystkich BE
Wyjaśniamy, że podajemy tu wyłącznie ilość pozycji z wykazu akt o danej kategorii archiwalnej. Na każdą
pozycję przypada różna ilość teczek (jedna, kilka lub kilkadziesiąt – dotychczas dla kat. B zazwyczaj grubszych
niż 5 cm).
−
Z przedstawionej wyżej analizy wynika, że:
Kwalifikacja archiwalna akt w nowym wykazie została wyraźnie zmieniona w kierunku dłuższego
przechowywania akt;
6
−
Dokumentacji przeznaczonej do wieczystego przechowywania w obecnym wykazie jest ok 20%,
w proponowanym ma być około 40% - ilość pracy poświęconej przygotowywaniu akt tej kategorii celem
przekazania ich do archiwum przez pracowników komórek organizacyjnych wzrośnie dwukrotnie;
−
Dokumentacji przeznaczonej do ekspertyzy archiwalnej przeprowadzanej przez pracownika Archiwum
Państwowego jest obecnie 6%, ma być 30%. Określone instrukcją archiwalną wymogi dotyczące sposobu
przygotowania tych akt celem przekazania do archiwum (§15 ust 4 pkt 1 Instrukcji archiwalnej) będą
wymagały zwiększonej ilości pracy od pracowników komórek organizacyjnych niż miało to miejsce
dotychczas. Ponadto znacząco zwiększona ilości akt do ekspertyzy zsumowana z wszystkich urzędów każe
spodziewać się wydłużonej procedury ekspertyzy.
−
Dokumentacji, która mogła podlegać w Urzędzie niszczeniu za zgodą Archiwum Państwowego po 5 latach
(i mniej) jest w obecnym wykazie ok. 60 %, w nowym ma być ok. 20%!
Z przedstawionych wyliczeń wynika, że Urząd po około pięcioletnim okresie przechowywania akt będzie
mógł dokonać zniszczenia jedynie 20 % akt – 80% przechowując dłużej (obecne proporcje: po 5 latach 60%
niszczymy, 40 % przechowujemy dłużej). W sposób istotny zaburzy to dotychczasową rotację akt
w magazynach archiwum – nie będzie zwalniać się miejsce na przyjmowanie nowych akt. Urzędy staną
przed problemem konieczności pilnej organizacji nowych magazynów, by sprostać dłuższemu
przechowywaniu akt – nie tylko akt, które dopiero powstaną, lecz – co bardzo istotne - również akt
dotychczas wytworzonych i zgromadzonych. Stanowi o tym § 9 projektu rozporządzenia, ust. 3:
Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w podmiotach przed dniem wejścia w życie niniejszego
rozporządzenia, kwalifikowana wedługg obowiązujących wówczas przepisów do kategorii archiwalnych o
wartości niższej niż wprowadzona niniejszym rozporządzeniem w wykazach akt, zaliczana jest do kategorii
archiwalnych określonych w tych wykazach akt.
−
Ilość haseł kat. A wyższej niż B-10 i wszystkich BE w nowym wykazie ma stanowić 70% - dla których
dokumentacja ma być umieszczana w teczki wiązane bezkwasowe o grubości nie przekraczającej 5 cm oraz
pakowana w pudła (logika nakazuje myśleć, że również w bezkwasowe – wnosimy o dookreślenie) zgodnie
z §15 ust 4 pkt 1 Instrukcji archiwalnej. Teczka bezkwasowa jest ok. 3-krotnie droższa od teczki zwykłej.
Wymóg 5-cm grzbietu spowoduje, że trzeba będzie ich kupować ogromne ilości (do tej pory akta kat. B
były oprócz teczek pakowane też w pudła, kartonowe okładki wiązane sznurkiem o szerszym grzbiecie). Do
tego dochodzi koszt pudeł – dla w/w 70% dokumentacji oraz dla akt o kategorii B-10 i niższej, która
zostanie przekazana do archiwum w zwykłych teczkach wiązanych (zgodnie z §15 ust 4 pkt 2 Instrukcji
archiwalnej).
Uważamy, że zakup teczek bezkwasowych i wymóg umieszczania teczek dodatkowo w pudłach dla
dokumentacji innej niż kat. A jest nieuzasadniony i spowoduje zbędne koszty dla Urzędu (w skali
wszystkich urzędów w kraju koszty będą ogromne, co naszym zdaniem jest marnowaniem środków
publicznych - koszt 1 pudła bezkwasowego: ok. 4zł netto). Przypuszczamy, że wiele teczek o kat. BE
zostanie mimo wszystko po ekspertyzie zakwalifikowana do niszczenia. Nawet pakując akta kat. A w teczki
bezkwasowe należy pamiętać, że przed przekazywaniem akt do Archiwum Państwowego i tak wymienia się
je na nowe. Dopiero na tym etapie procedury w pełni zasadny jest dla nas (praktykowany już obecnie)
wymóg umieszczenia akt w teczkach bezkwasowych. Ponadto uważamy, że przy prawidłowych warunkach
przechowywania akt w magazynach archiwum teczka bezkwasowa nie ma przed czym „chronić”, skoro
warunki są dobre. Jeśli w magazynie panują z różnych przyczyn złe warunki przechowywania akt, to sam
fakt umieszczenia akt w teczce i pudle z tektury bezkwasowej niewiele pomoże.
7
Pragniemy podkreślić, że nawet jeśli zmiany wszystkich kategorii archiwalnych na wyższe
w wykazie akt uznałoby się w pełni za uzasadnione, zastrzeżenia budzi fakt, że w uzasadnieniu do
rozporządzenia nie porusza się konsekwencji w/w faktów na organizację i finanse urzędów (nowe
magazyny na dłuższe przechowywanie akt, zwiększone wydatki na materiały biurowe, wydłużony czas
przygotowywania akt w komórkach celem przekazania do archiwum, który również jest kosztem).
Z punktu widzenia systemu EZD i archiwizacji dokumentacji elektronicznej wydłużenie okresów
przechowywania akt również wiąże się z ogromnymi kosztami. Wnosimy o ponowne przeanalizowanie
zasadności zmiany kategorii archiwalnych na wyższe.
Z wprowadzeniem wykazu akt w urzędzie w życie z dniem 1 stycznia 2011 wiąże się niemożność
dopełnienia w tym terminie procedury dotyczącej wprowadzenia wykazu, wskazanej samym rozporządzeniem.
Zapisy § 5 rozporządzenia stanowią:
ust.11: „Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym
zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań.”
ust.12: „Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje, w drodze
zarządzenia, kierownik podmiotu w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego,
z zastrzeżeniem ust. 13”.
ust. 13. W sprawach, o których mowa w ust.12, w imieniu organów zespolonej administracji rządowej
w województwie, na ich wniosek, działa wojewoda.”
Nowy wykaz akt ma mniej pozycji (słusznie), co jednak dla haseł o szerokim zakresie spowoduje
konieczność ich uszczegółowienia (uzasadnienie to przewiduje). Ze względu na różne potrzeby urzędów,
zazwyczaj wykaz akt podlega uzupełnieniu lub uszczegółowieniu, by dostosować go do praktycznego
zastosowania w danym Urzędzie. Ponadto komórki organizacyjne zgłaszają błędy, braki w wykazie lub
propozycje zmian (załączone do pisma). Sprostanie przedstawionej procedurze, zgodnej z dotychczas
obowiązującą, wymaga jednak od urzędu czasu na analizę wykazu i jego rozbudowę oraz sporządzenie
wniosku do Archiwum Państwowego o zatwierdzenie propozycji zmian. Biorąc pod uwagę masowo do
Archiwum Państwowego napływające wnioski od Urzędów (które mogą zostać wysłane dopiero po podpisaniu
rozporządzenia i poznaniu jego obowiązującej wersji!) otrzymanie akceptacji Archiwum Państwowego
i wprowadzenie nowego wykazu akt do pracy w Urzędzie z dniem 1 stycznia 2011 jest niemożliwe.
Z uwagi na procedurę wymaganą rozporządzeniem wnioskujemy o przedłużenie w rozporządzeniu
terminu wprowadzenia w podmiotach nowych wykazów akt na dzień 1 stycznia 2012. Z przyczyn
organizacyjnych i formalnych początek roku kalendarzowego jest jedynym korzystnym i możliwym punktem
wprowadzania zmian, a nie wybrana data w trakcie trwania roku. Wprowadzając nową numerację wg nowego
wykazu akt od dnia, np. 1 marca, spowodujemy, że zdublują się numery spraw dla wielu symboli wykazu.
Sytuacja taka byłaby sprzeczna z wymogiem, że znak sprawy ma być stałą cechą rozpoznawczą sprawy.
Z wymogu wynika , że nie powinny w danym roku kalendarzowym istnieć dwie sprawy o identycznym znaku,
dla których numer z wykazu, będący elementem znaku sprawy oznacza za każdym razem inne hasło..
Elektroniczny system obiegu dokumentów, który funkcjonuje w Urzędzie w ramach projektu SEKAP nie
umożliwi wprowadzenia nowego wykazu w trakcie roku, czyli przyporządkowania dla choć raz użytego do
założenia sprawy w danym roku kalendarzowym symbolu z wykazu akt nowego brzmienia jego hasła (co
naszym zdaniem jest prawidłowe).
Uwaga w przypisie do tytułu wykazu akt głosi: "Wszędzie tam, gdzie mowa jest o „gminie” rozumie się
odpowiednio „związek międzygminny” oraz miasto na prawach powiatu". Proponujemy uzupełnienie: „W
wykazach akt wprowadzanych w podmiotach stosuje się odpowiednie dla danego podmiotu brzmienie haseł
klasyfikacyjnych.” Proponowana zmiana zapisu precyzuje, że, przykładowo, dla hasła z wykazu 0002 „Sesje
rady gminy” Siemianowice w swoim wykazie akt wprowadziłyby adekwatne dla siebie brzmienie „Sesje rady
miasta”.
8
Uwagi do tekstu Instrukcji archiwalnej
Uwaga do § 1 „Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką
dokumentacją spraw zakończonych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.”
Instrukcja stanowi: „W podmiocie działa jedno archiwum zakładowe” (§ 4, ust. 1), które w systemie
tradycyjnym może posiadać filie (§4 ust. 5). Sygnalizujemy, że w Urzędzie funkcjonują również archiwa
wydziałowe, którego najbardziej typowym przykładem jest Urząd Stanu Cywilnego, za którego archiwum
odpowiedzialny jest Kierownik USC. Zgodnie z dotychczasową praktyką, w USC przeprowadzana jest odrębna
kontrola Archiwum Państwowego, odrębnie niż do archiwum zakładowego kierowane są zalecenia pokontrolne,
USC przekazuje akta kat. A do Archiwum Państwowego bez pośrednictwa archiwum zakładowego.
Wnosimy o zapis w instrukcji precyzujący, czy i w jakim zakresie zapisy instrukcji dotyczą również archiwów
wydziałowych i kompetencji archiwisty wobec nich. Naszym zdaniem pełną odpowiedzialność za archiwum
wydziałowe ponosi kierownik komórki organizacyjnej pod którą ono podlega.
Uwaga do § 4
ust. 3 „Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy, które podlega
odpowiednio sekretarzowi gminy, .....”
ust. 4 Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia
system EZD lub jego moduł.
Wnosimy o dodanie, jako kolejnego po ust. 4, zapisu: Wykonywanie zadań należących do archiwum
zakładowego, odnoszących się do dokumentacji elektronicznej, należy do archiwum zakładowego, określonego
§ 4 ust. 3 lub do powołanego przez kierownika jednostki w drodze zarządzenia, zespołu składającego się z
pracowników archiwum zakładowego oraz osób, będących administratorami systemu lub informatykami,
posiadającymi niezbędne kwalifikacje do wykonania zadań w stosunku do dokumentacji elektronicznej.
Powyższe uzasadniamy faktem, że tradycyjne archiwa w Urzędach nie są przygotowane do realizacji
wszystkich zadań archiwum zakładowego określonych w § 5, a dotyczących systemu EZD, który, zgodnie z § 4
ust.4 pełni dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum zakładowego. Pomoc administratora
systemu przy wykonywaniu zadania brakowania czy przekazywania dokumentacji elektronicznej do Archiwum
Państwowego jest niezbędna.
Ponadto w stosunku do dokumentacji elektronicznej:
− przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji (§ 5 pkt 2),
− przegląd informatycznych nośników danych i sporządzanie ich kopii (§ 19, ust. 1-5),
− chronienie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD przed zniszczeniem lub utratą stosując się do
polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez podmiot (§ 20)
wykonują w urzędach informatycy, posiadając niezbędne kwalifikacje i wiedzę. Przypisanie tych zadań
dotychczasowej komórce archiwum jest niemożliwe z powodu nieposiadania przez archiwistów wiedzy
informatycznej. Z kolei przeniesienie do komórki archiwum części składu Referatu Informatyki, by spełnić
zadość zapisom, jest niekorzystne z punktu widzenia organizacyjnego Urzędu. Sytuacją korzystną dla
Urzędu jest możliwość rozwiązania problemu „zespołu archiwalnego” w ramach własnej struktury i obsady
kadrowej.
W instrukcji archiwalnej brak informacji o wymaganym wykształceniu i przygotowaniu zawodowym
archiwisty.
Uwaga do § 6
„W lokalu archiwum zakładowego do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnia się
warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczać się przechowywaną w nim
dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Lokal powinien w szczególności:
1) być ...
2) być suchy, równomiernie ogrzewany w ciągu roku;
9
Uwaga do § 6 pkt 2 – zapis jest nieprecyzyjny (magazyny archiwum nie są w okresie letnim ogrzewane,
czasem wręcz powinny być schładzane i nawilżane) i wnioskujemy o jego usunięcie. Problem, na który
wskazuje ten zapis, został uregulowany w § 8 ust. 3 pkt 5: „należy utrzymywać warunki wilgotności
i temperatury, określone w załączniku nr 1 do instrukcji archiwalnej”.
Proponujemy § 8 ust. 3 włączyć do § 6, ponieważ stanowi ciąg dalszy wymogów, jakie ma spełniać
pomieszczenie magazynowe.
Uwaga do § 8 ust. 3 pkt 6: „Należy kontrolować codziennie warunki wilgotności i temperatury, a wyniki
kontroli rejestrować.” Codzienny odczyt temperatury jest zasadny tylko w przypadku wyposażenia
pomieszczeń magazynowych w klimatyzację – by móc natychmiast reagować. W przypadku standardowego
wyposażenia pomieszczeń w okna i centralne ogrzewanie, ewentualnie nawilżacze lub osuszacze powietrza,
odczyt jedno lub dwukrotny w tygodniu jest wystarczający dla rozeznania panujących w pomieszczeniach
warunków przechowywania. Dla prawidłowych magazynów jednokrotny odczyt temperatury jest
wystarczający. Dla złych – nawet codzienny nie wniesie sam w sobie poprawy.
Wnosimy o zmianę zapisu na: „Należy kontrolować przynajmniej raz w tygodniu warunki wilgotności i
temperatury, a wyniki kontroli rejestrować.” W przypadku zachowania już istniejącego zapisu, wnosimy
przynajmniej o zmianę z „codziennego odczytu” (co oznacza również odczyt w weekendy i święta) na „odczyt
w dni robocze”.
Uwaga do § 9
„Wstęp do pomieszczeń archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty”.
Wnioskujemy o dodanie „lub w szczególnie uzasadnionych przypadkach na polecenie kierownika jednostki lub
przełożonego archiwisty w obecności osoby trzeciej, z którego to przypadku powinna zostać spisana notatka
służbowa informująca o okolicznościach wejścia do magazynu i wykonanych w nim czynnościach.
Zmianę zapisu uzasadniamy faktem, że w przypadku, gdy funkcję archiwisty pełni w urzędzie jedna osoba, w
czasie jej nieobecności spowodowanej urlopem lub chorobą, urząd nie mógłby skorzystać z akt
przechowywanych w archiwum, gdyby zaszła taka konieczność. Zapis jest również bezzasadny, a nawet
szkodliwy z punktu widzenia wystąpienia ewentualnej awarii, pożaru w magazynach archiwum. Z wejścia do
plombowanych magazynów w czasie nieobecności archiwisty powinna jednak zostać spisana notatka służbowa.
Uwaga do § 10 ust. 1 w celu doprecyzowania: „Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego wiąże
się z jej uznaniem za część dokumentacji w archiwum zakładowegoym w momencie podpisania przez archiwistę
spisu zdawczo-odbiorczego akt.”
Uwaga do § 14 ust. 1 pkt 2g, stwierdzającego, że dla każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego należy podać:
„g) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu”. Proponujemy wykreślenie
zaznaczonej części oraz doprecyzowanie, czy zapis ten dotyczy również dokumentacji kat. A, dla której
dotychczas każda pojedyncza teczka stanowiła odrębną pozycję spisu zdawczo-odbiorczego, co uważamy za
bardzo istotne.
Uwaga do § 14 ust. 1 punkty 2 d,e,f, stwierdzających, że dla każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego
należy w aspekcie dat podać: rok założenia teczki aktowej (2d), rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeśli nie
jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej (2e) oraz rok najpóźniejszego pisma w teczce (2f). Prosimy o
przeanalizowanie zapisu, biorąc pod uwagę, że instrukcja kancelaryjna (§ 62 ust. 2 pkt 5) dla opisu
umieszczanego na teczce aktowej (który zostaje następnie „przepisany” do spisu zdawczo-odbiorczego)
podaje, że opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się m.in z „roku założenia teczki aktowej,
uzupełnionego – po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce – rokiem najpóźniejszego pisma
w teczce – pod tytułem” . Brak w cytowanym zapisie instrukcji kancelaryjnej wzmianki o „roku
najwcześniejszego pisma w teczce”. Naszym zdaniem zapisy obu instrukcji powinny być w obu tych punktach
10
jednolite.
Uwaga do § 15 ust. 3
Dla tematu uporządkowania dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum
zakładowego w punkcie 3 (dotyczącym opisu pudeł lub paczek) po punkcie 3a powinno zostać dodany zapis:
„informacją, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego pism wpływających czy wychodzących –
pod nazwą podmiotu”, skoro Instrukcja kancelaryjna nakazuje tworzenie odrębnych składów (§ 34 ust. 6).
Uwaga do § 15 ust. 4 pkt 1
Wymogi tego punktu w zakresie przygotowywania akt do archiwum powinny dotyczyć wyłącznie
dokumentacji: kat. A, BE-50 , B-50, B-40. W stosunku do wymienianej obecnie w tym punkcie dokumentacji
niearchiwalnej, o kategorii archiwalnej wyższej niż B10 oraz kategorii archiwalnej BE bez względu na okres
przechowywania zapis powoduje poświęcenie ogromnej ilości pracy na przygotowanie akt przed przekazaniem
do archiwum (wyłączanie z teczek zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism i usunięcie
z dokumentacji części metalowych i plastikowych - m.in. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki) oraz (poruszane
przy wykazie akt) ogromne koszty na umieszczanie tych akt w teczkach bezkwasowych (a następnie w
pudłach). W naszej ocenie wiele akt określonych w nowym wykazie jako kat. BE będzie po ekspertyzie
archiwalnej kwalifikowana do zniszczenia, a więc praca poświęcona na ich przygotowanie oraz zużyte
materiały biurowe okażą się zbędne.
Uwaga do § 17 pkt 2b – wnosimy o zmianę zapisu stwierdzającego, że archiwista rejestrując spis zdawczo
odbiorczy w wykazie spisów podaje „datę przekazania przejęcia dokumentacji do archiwum zakładowego”.
Przekazanie dokumentacji przez komórkę, nawet jej dosłowne przyniesienie do magazynu archiwum, nie
oznacza automatycznie jej przyjęcia. Uporządkowanie dokumentacji oraz sporządzenie jej spisu musi podlegać
sprawdzeniu, a w przypadku nieprawidłowego przygotowania akt archiwista może odmówić przejęcia
dokumentacji (§ 16 ust. 1-2).
Uwaga do § 39 dot. brakowania w systemie EZD
Przepis wydany na podstawie art 5 ust 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, czyli
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 206 z 2006r., poz. 1518) nie
precyzuje, co rozumiemy jako odrębną pozycję spisu do brakowania (co jest precyzyjnie określone dla spisu
zdawczo odbiorczego akt do archiwum państwowego: każdej pozycji spisu odpowiada jedna sprawa. - §17 ust
3 w/w rozporządzenia). Wnosimy zatem o dookreślenie tego zagadnienia w instrukcji archiwalnej. Różnica
pomiędzy tym, że jedną pozycją w spisie jest jedna sprawa (spis ma wtedy tysiące pozycji) a tym, że 1 pozycja
to „teczka” (na zasadach analogii ze spisem akt na nośniku papierowym) jest bardzo znacząca i dopuszczenie
dowolności rozwiązania tego zagadnienia w EZD naszym zdaniem nie jest korzystne.
Uwaga do § 40 punkt 2b stwierdzającego, że jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji
niearchiwalnej, właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za
materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany, w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej, do
„sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.” Procedura praktycznych aspektów sporządzania nowego
spisu (a więc nadania numeru nowemu spisowi, zmian sygnatur na teczkach, wycofywania akt ze spisów
dotychczasowych, ewentualnej zmiany pozycji spisu odnotowanej w wykazie akt ) jest dla nas niejasna
i wnosimy o jej dookreślenie.
Ponadto wnosimy o dodanie po § 40 kolejnego paragrafu, którego zapis ustali kolejny, zawsze wykonywany,
element procedury związanej z brakowaniem: Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji
niearchiwalnej, właściwe archiwum państwowe nakaże zachowanie części dokumentacji do ekspertyzy lub
wskaże dłuższy okres jej przechowywania, archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych zmiany
11
w kwalifikacji archiwalnej.
Uwaga do postępowania w archiwum zakładowym z dokumentami ze składu chronologicznego.
Instrukcja kancelaryjna zakłada przy wyborze systemu EZD jako podstawowego dla podmiotu, gromadzenie
dokumentacji na nośniku papierowym w składach chronologicznych (odrębnie dla pism wpływających i
wychodzących, odrębnie dla dokumentacji, dla której wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe i odrębnie dla
dokumentacji, dla której nie wykonano odwzorowania) w kolejności jej napływania do niego. Oznacza to, że
pod względem kategorii archiwalnej (kategorii A, B, BE) i okresów przechowywana (B5, B-10, B-50)
dokumenty zawarte w składzie chronologicznym są zupełnie wymieszane. Do archiwum zakładowego
dokumenty ze składu mają trafiać jako paczki o nienaruszonym wewnątrz układzie. Koncepcja składu byłaby
słuszna, jeśli papierowe dokumenty, dla których dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, uznane
zostałyby za „produkt uboczny” systemu EZD, który podmiot wybrał za podstawowy i ustalony zostałby dla
całych paczek z dokumentami składu okres ich przechowywania (po którym podlegałyby w całości
niszczeniu).
Instrukcja archiwalna podaje jednak następujące zasady postępowania ze składem w archiwum:
§ 41 „W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane można
równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych
nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.”
§ 44 „W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci
elektronicznej lub ich metadane przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze
składu informatycznych nośników danych, sporządzając ich spisy.”
Ze względów praktycznych ilość czasu, którą należałoby poświęcić dla ponownego przesegregowania
dokumentów z chronologicznie ułożonych ciągów dokumentów w grupy pod względem kategorii archiwalnej
i okresu przechowywania, czyni jego koncepcję bezzasadną (a tym samym z przyczyn praktycznych hamuje
przejście podmiotu na system EZD).
Uwaga do § 41 - wnosimy o zmianę „W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci
elektronicznej lub jej metadane można należy równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie
chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.”
Naszym zdaniem w momencie brakowania dokumentacji powinna zostać ona zniszczona w całości, ponieważ
jedynie to zapewnia formalnie jasną (dla celów organizacyjnych i kontrolnych) sytuację na temat dokumentacji,
jaką dysponuje podmiot.
Uwaga do § 44 „W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w
postaci elektronicznej lub ich metadane przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu
chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych, sporządzając ich spisy.” Ciąg dalszy
procedury nie został określony: czy przekazanie tych dokumentów ma następować w ich chronologicznym
układzie czy też należy je pogrupować w sprawy, których dotyczą.
Uwaga do § 45 ust. 1 „Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach
ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej
w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD” oraz do § 42 „Po wybrakowaniu
dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer
zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego
narzędzia dostępne w systemie EZD.”
Ze względów praktycznych, odnotowywanie dla dokumentacji papierowej przekazanej ze składu, jakie
dokumenty z każdej paczki (może to być jeden dokument lub sto) zostały wyjęte do niszczenia lub przekazania
do AP jest trudny do zrealizowania i bardzo czasochłonny.
12
Uwaga do § 45 ust. 1 „Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach
ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej
w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.” Urząd nie dysponuje jednak
wytycznymi dotyczącymi dalszego postępowania. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi (Dz. U. 206 z 2006r., poz. 1518) podaje:
§ 21, ust.2 „Do czasu uzyskania potwierdzenia , o którym mowa w ust.1 [przyjęcia materiałów archiwalnych
przez archiwum państwowe] podmioty obowiązane są przechowywać przekazane materiały archiwalne wraz z
ich metadanymi.” Brak jednoznacznego zapisu o dalszym postępowaniu. Czy podmiot potem może czy musi
dokumenty archiwalne nadal przechowywać? §6 w/w Rozporządzenia (Dz. U. 206 z 2006r., poz. 1518)
opisujący wymogi dla systemu teleinformatycznego stwierdza, że system (pkt.13d) „oznacza dokumenty
przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów
nieprzekazanych.” Wnosimy o dookreślenie w instrukcji, czy dokumenty archiwalne po przekazaniu do
archiwum państwowego mają w systemie pozostać tylko do czasu uzyskania potwierdzenia, że Archiwum
Państwowe je przyjęło, czy dłużej. Jeśli dłużej, wskazać, kto określa ten czas (kierownik podmiotu wg
uznania?).
−
−
−
Podsumowując uwagi, wnosimy o:
przedstawienie projektu rozporządzenia do konsultacji społecznej urzędów, których dotyczy,
rozpatrzenie przedstawionych przez nasz Urząd uwag do projektu rozporządzenia i jego załączników,
ustalenie daty obowiązywania rozporządzenia w urzędach od dnia 1.01.2012 roku.
Jeszcze raz podkreślamy, że jedynie rozważenie uwag różnych podmiotów do projektu rozporządzenia
sprawi, że tekst będzie w pełni dopracowany i spełni swoją funkcję – ujednolici w podmiotach sposób
postępowania z dokumentacją. Obecnie szczególnie Instrukcja archiwalna ma wiele zagadnień
niedookreślonych, co stanowi przeszkodę we wprowadzaniu w podmiotach systemu EZD, skoro ani podmiot
ani wykonawca systemu nie mają jasnych wytycznych, jak powinien on w wielu aspektach funkcjonować.
Ponownej analizie powinny zostać poddane również wykazy akt.
Licząc na przyczynienie się stanowiska naszego Urzędu do dopracowania projektu rozporządzenia,
łączymy wyrazy szacunku
13
Załącznik do pisma nr OR.AR - 0534/1/10
Uwagi do wykazu akt sugerowane przez komórki organizacyjne Urzędu
Uwagi po „pierwszym czytaniu”– ze względu na krótki czas przygotowywania uwag w celu szybkiego
wysłania stanowiska Urzędu do projektu rozporządzenia – mają charakter „roboczy”. Wnioskujemy o ich
rozpatrzenie przez osoby, które koordynowały przygotowanie wykazów akt.
Zmiany zebrane są wg kolejności numeracji wykazu, czasem jednak (dla czytelności odwołań w różne
miejsca wykazu) wg danej komórki. Zmiany nie zawierają szeregu niezbędnych dla naszego Urzędu
uszczegółowień klas czwartego rzędu na symbole pięciocyfrowe, o zatwierdzenie których Urząd wystąpi do
Archiwum Państwowego w Katowicach, lecz jedynie sugestie dotyczące całego wykazu.
NA CZERWONO (lub innym kolorem) hasła, o dodanie których Urząd wnioskuje (dla większości
proponujemy miejsce dodania) oraz uwagi.
WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY
Proponuje pozostać przy dotychczasowym podziale umocowań udzielanych przez Prezydenta Miasta tj. :
•
Upoważnienia
•
Pełnomocnictwa
Powyższe związane jest z faktem, iż upoważnienie i pełnomocnictwo nie są to instytucje tożsame, a przy tym
mają zupełnie odmienny charakter na gruncie przepisów prawa obowiązującego. Upoważnienie jest instytucją
prawno- administracyjną – oznacza ono prawo, a zarazem obowiązek załatwiania określonych spraw w imieniu
organu i na jego odpowiedzialność. Upoważnienie może być udzielane wyłącznie pracownikom, osobom
zatrudnionym na określonych stanowiskach- a więc jednostkom związanym stosunkiem służbowym z
podmiotem udzielającym upoważnienie Nie można zatem mówić o udzielaniu upoważnienia innym
podmiotom ( mam na myśli osoby z zewnątrz Urzędu), tak jak to zostało ujęte w nowym projekcie JRWA.
Natomiast chcę zwrócić uwagę, że pełnomocnictwo to instytucja uregulowana przez przepisy Kodeksu
cywilnego. Umocowanie to może nakładać jedynie prawo do działania w imieniu innego podmiotu, ale nie już
obowiązek, tak jak to ma miejsce w przypadku upoważnienia. Pełnomocnictwo w odróżnieniu do upoważnienia
może być przenoszone na inne osoby, może one być udzielane nie tylko pracownikom danego podmiotu, ale
także jednostkom z zewnątrz ( np. projektantom, kancelariom prawnym i itp.). Większość pełnomocnictw
rejestrowanych w Wydziale Organizacyjnym to pełnomocnictwa procesowe oraz pełnomocnictwa dla
projektantów i kierowników jednostek organizacyjnych miasta.
Wydaje się, że prowadzenie dwóch rejestrów w obecnym kształcie z wyraźnym podziałem na upoważnienia i
pełnomocnictwa jest bardziej przejrzyste. Poza tym za zachowaniem dotyczasowego podziału
przemawiają względy praktyczne, jak np. szybkie wyszukiwanie dla celów kontroli umocowań udzielonych
danej osobie wyłącznie w formie pełnomocnictwa .
14
0052
0053
pozostałe upoważnienia przy klasie 077
Upoważnianie osób (podmiotów) do
działania w imieniu wójta (burmistrza,
prezydenta) jako organu gminy i inne
upoważnienia
A
Pełnomocnictwa osób (podmiotów) do
działania w imieniu wójta (burmistrza,
prezydenta) jako organu gminy i inne
pełnomocnictwa
A
Kolegium (posiedzenie) wójta
(burmistrza, prezydenta)
A
m.in. zawiadomienia, stenogramy,
protokoły, materiały pod obrady, uchwały
Sugeruję zmianę zapisu. Powyższe
wynika z faktu, iż posiedzenia
prezydenckie zgodnie z regulacjami
prawnymi obowiązującymi wewnątrz
Urzędu Miasta nie są prowadzone w
formie kolegium – tj. spotkania
Najwyższego Kierownictwa Urzędu
Miasta, lecz jednoosobowo przez
Prezydenta Miasta.
Obowiązujące wewnętrzne uregulowania
UM nie przewidują na chwilę obecną
prowadzenia posiedzeń prezydenckich w
formie kolegium.
BE10
w tym ich rejestry; inne upoważnienia
przy klasie 0052
Wszystkie wydane pełnomocnictwa i
upoważnienia są:
1 egzemplarz – w ogólnym zbiorze
(rejestrze) pełnomocnictw/upoważnień,
2 egzemplarz – w aktach sprawy, której
dotyczą.
Prowadzenie odrębnych 2 rejestrów dla
upoważnień i 2 rejestrów dla
pełnomocnictw jest w praktyce
bezzasadne. Dlatego sugeruję, by temat
upoważnień i pełnomocnictw występował
w wykazie akt tylko raz w szerokim
zakresie: albo w dziale 005 albo 07.
077
Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory
podpisów, podpisy elektroniczne
034
Działalność gminy w sprawach
zagranicznych
0340
Programowanie, określanie strategii i
planów w zakresie współdziałania z
partnerami zagranicznymi
A
0341
Nawiązywanie kontaktów i określanie
zakresu współpracy gminy oraz jej
jednostek organizacyjnych w sprawach
zagranicznych
A
15
041
042
120
Współpraca z instytucjami i
organizacjami zagranicznymi
A
m. in. współpraca z ambasadami, Radą
Europy, Komisją Europejską
Współpraca z miastami partnerskimi
A
z możliwością tworzenia podteczek dla
każdego miasta partnerskiego
Administracyjna obsługa wyjazdów
przedstawicieli gminy za granicę i
przyjazdów gości z zagranicy
B-5
0342
Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli
gminy
A
w tym programy, sprawozdania
0343
Przyjmowanie przedstawicieli i gości z
zagranicy
A
Zbędny rozdział na przyjazdy-wyjazdy,
czasem to połączone w ramach
współpracy nad czymś
Wnioskowanie o udział w programach i
projektach finansowanych ze środków
zewnętrznych
A
Nasz obecny wykaz akt ma dla analogicznego
zagadnienia ustalone następujące uwagi, które
proponujemy podtrzymać:
Realizacja programów i projektów
finansowanych ze środków
zewnętrznych
Zbiory aktów normatywnych własnych
kierownictw urzędów
BE5
tzn. pisma dot. przygotowania diet,
delegacji, rezerwacji, zamówień, itp.
1. Kategoria archiwalna dla programów
zrealizowanych (z podpisaną umową) BE-5,
kategoria archiwalna dla programów
niezrealizowanych (tylko studium
wykonalności, wniosek, materiały
pomocnicze) – kategoria archiwalna B-5.
2. Okres przechowywania liczy się: dla
programów z podpisaną umową od daty
zakończenia archiwizacji dokumentacji
projektu określonej w umowie, dla programów
niezrealizowanych – od dat wytworzenia
dokumentacji.
3. Dla programów z podpisaną umową data
zakończenia archiwizacji dokumentacji
projektu określona w umowie jest stałym
elementem tytułu teczki.
A
BE-5
A
w tym ich audyt i kontrola
uwagi jak wyżej.
Akty normatywne organów gminy przy
klasach
komplet podpisanych zarządzeń, pism
okólnych, wytycznych, polecenia
służbowe i porządkowe, itp. oraz ich
rejestry.
Proponujemy uzupełnić uwagi o
„polecenia służbowe i porządkowe” lub
dodać je odrębnie jako hasło kolejne po
symbolu 120.
16
Postulaty i inicjatywy obywateli
A
Czy w tym również zawierają się dawne
„interwencje mieszkańców”, których jest
sporo? Proponujemy rozszerzyć hasło lub
dodać „interwencje” jako 153
1610
Urządzenia do rejestracji i
monitorowania obiegu przesyłek i pism
B5
Wyjaśnić w uwagach zakres
1636
Ekspertyzy akt
A
1637
Zagubienie lub utrata akt
A
1638
Harmonogram przekazywania akt do
archiwum
B5
Sprawy zezwoleń na odstąpienie od
stosowania przepisów ustawy o
zamówieniach publicznych
BE5
152
271
Postępowanie wyjaśniające
Ustawa nazywa się „Prawo zamówień
publicznych”. W treści ustawy nie
funkcjonuje pojęcie zezwolenia na
odstąpienie od jej stosowania.
Występujące tu „zezwolenia”
występowały kiedyś w nieaktualnej już
ustawie.
Hasło do likwidacji.
Umowy zawarte poza ustawą prawo
zamówień publicznych
B10
Brak wymienionego hasła.
Jest hasło: 032 Zawieranie umów w
zakresie realizacji zadań gminy i
monitorowanie ich wykonania – kat.A,
ale zakresem i kategorią tego nie
dotyczy. Jest hasło 3226 „Zobowiązania,
poręczenia – B5”, ale brakuje mu
„umów” - można by na przykład tu
dopisać. Najlepsze byłoby odrębne hasło
na umowy zawarte poza ustawą prawo
zamówień publicznych z kat. B-10. Jest
to w praktyce bardzo korzystne - na
zasadach analogii z zamówieniami
publicznymi (osobno dokumentacja z
postępowania, osobno umowa) – sama
umowa ma najczęściej dłuższy okres
przechowywania i obowiązywania
(gwarancje itp.) niż postępowanie
dotyczące jej zawarcia, czy nawet
zagadnienia z jej realizacji.
17
316
Egzekucja i windykacja
3160
Egzekucja należności pieniężnych
B5
3161
Egzekucja administracyjna
B5
Propozycja, by to wyciąć – nie
rozumiemy jaka jest różnica pomiędzy
tym hasłem a „egzekucją
administracyjną”. Wg nas jest to tożsame.
(3160)
3161
TEN PUNKT WPROWADZIĆ
Egzekucja administracyjna
kierowana do innych organów
egzekucyjnych
Egzekucję adm. przeprowadza tylko
część miast w Polsce, reszta musi
skierować do innego organu –
przeważnie do Urzędu Skarbowego.
My robimy część postępowań swoich,
część kierujemy dalej - stąd propozycja
odrębnego hasła.
Nie jest to również tożsame z
windykacją należności.
Byłoby to wtedy analogiczne do skarg i
wniosków – podział na to, co
załatwiamy sami i co przesyłamy do
załatwienia wg właściwości
323
Rozliczenia płac i wynagrodzeń
3230
Dokumentacja płac i potrąceń z płac
B5
3231
Listy płac
B50
3232
Kartoteki wynagrodzeń
B50
3233
Wypłaty diet radnym
B10
3234
Deklaracje podatkowe i rozliczenia
podatku dochodowego od osób
fizycznych
B5
3235
Rozliczenia składek na ubezpieczenie
społeczne
B50
3236
Dokumentacja wynagrodzeń z
bezosobowego funduszu płac
B50
3237
Refundacje wynagrodzeń – listy
zaliczek na wynagrodzenia
B5
3238
Deklaracje na PFRON
B5
3239
Zaświadczenia o zarobkach
Opiniowanie projektów adaptacyjnych i
Dotychczasowe hasło
nie obejmuje
zakresem całości
PIT-ów
Wnioski o refundację
wynagrodzeń z
załącznikami
Brak hasła (w obecnym wykazie akt jest).
18
52
modernizacyjnych obiektów
zabytkowych
Są tu też opinie o wyburzeniach
przybudówek wtórnych, chlewików,
starych garaży -czyli opinie nie
dotyczące zabytków wpisanych do
rejestru ale obiektów mających wartości
zabytkowe. Nie pokrywa się to zakresem
nowego 4125 "Prace konserwatorskie,
restauratorskie i roboty budowlane przy
zabytku" kat.A.
Działalność organizacji pożytku
publicznego oraz organizacji
prowadzących działalność pożytku
publicznego
Problem z przyporządkowaniem dotacji z
ustawy o sporcie. Miasto może przyznać
ze swojego budżetu dotacje klubom
sportowym, stowarzyszeniom (np. dla
PTTK) nie będącym organizacjom
pożytku publicznego ale prowadzocym
działalności pożytku publicznego!. Nie
zawiera się to w 3031 „Rozliczanie
dochodów, wydatków, subwencji i
dotacji...”
Zagadnienie jest analogiczne do
zagadnień dot. organizacji pożytku
publicznego. Trzeba ogłosić możliwość
pozyskania dotacji, zebrać wnioski,
przeanalizować, spisać umowę, transze,
sporządzić sprawozdawczość.
Jednak jest trudność z przypisaniem tych
tematów do haseł z „pożytku” ponieważ
dotyczą realizacji innej ustawy (ustawy o
sporcie a nie ustawy o „pożytku”).
Można by nazwać całość zagadnienia 52
szerzej niż „Działalność organizacji
pożytku publicznego” i dodać w tym
dziale kolejne hasło ujmujące powyższe
problemy albo rozszerzyć poszczególne
hasła analogicznie do tytułu całego
działu.
520
Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty
prawne dotyczące działalności
organizacji pożytku publicznego oraz
organizacji prowadzących działalność
pożytku publicznego
A
521
Gminna Rada działalności Pożytku
Publicznego
A
522
Wspólne zespoły doradcze i
opiniodawcze gminy i organizacji
pożytku publicznego oraz organizacji
prowadzących działalność pożytku
publicznego
A
523
Wymiana informacji o kierunkach
działalności organizacji pożytku
publicznego pomiędzy gminą i tymi
organizacjami pożytku publicznego
A
19
oraz organizacji prowadzących
działalność pożytku publicznego
524
Otwarte konkursy ofert w zakresie
działalności pożytku publicznego
BE5
525
Oferty z własnej inicjatywy organizacji
pożytku publicznego oraz organizacji
prowadzących działalność pożytku
publicznego na realizację zadań z
zakresu tej działalności
BE5
526
Realizacja zadań z zakresu działalności
pożytku publicznego przez organizacje
pożytku publicznego oraz organizacji
prowadzących działalność pożytku
publicznego
BE10
5315
Sprawy konsularne
B5
Dodać hasło, które jest w obecnym
wykazie
5316
Współdziałanie z organami ścigania
B5
Do tej pory było takie hasło
„Współdziałanie z organami ścigania i
wymiaru sprawiedliwości” stosowane
przez parę komórek w następujących
sprawach: Postanowienia, zarządzenia
sądowe, które urząd ma obowiązek
ogłosić publicznie na tablicy ogłoszeń –
dotyczące mieszkańców miasta, osób
nieznanych z miejsca pobytu a ostatnio
zamieszkałych w mieście - ,sprawy karne,
cywilne itp., informacje o prowadzonych
sprawach do wiadomości. Jest tego sporo.
Brak również obecnego hasła:
„Współdziałanie z organami ścigania w
sprawach zapobiegania przestępstwom”
Proponujemy dodać hasło proponowane
do wykazu lub o innym brzmieniu ale na
wymieniony zakres spraw. Albo jako
5316 albo gdzieś w tematach obsługi
prawnej działu 07.
i wymiaru sprawiedliwości
5345
Udostępnianie danych i
wydawanie zaświadczeń
z ewidencji ludności lub
dokumentacji wydanych
dowodów osobistych
B5
Propozycja zmiany nazwy:
Udostępnianie danych i wydawanie
zaświadczeń z rejestrów ewidencji
ludności lub dokumentacji związanej
z dowodami osobistymi
20
5430
BE10
Dopisać w uwagach do hasła: Akta
ewidencyjne zmarłych kierowców Okres przechowywania upływa wraz z
otrzymaniem aktu zgonu osoby, której
dotyczy Dz.U. 24. poz. 215/2004r.
Bezzasadne jest poddanie akt ekspertyzie
dopiero po 10 latach od zgonu.
Ewidencjonowanie kierowców
545
ZADANIE TYLKO POWIATU
Nowe zadanie powiatu
Dz.U.152/2010
Usuwanie pojazdów
5535
Zapobieganie i reagowanie w
sytuacjach nadzwyczajnych i
kryzysowych
A
5555
Zaopatrzenie ludności i zakładów pracy
w sprzęt obronny obrony cywilnej
5557
Popularyzacja obrony cywilnej oraz
szkolenia w tym zakresie
A
6140
Ochrona zwierząt gospodarskich, i
domowych oraz bezdomnych
BE5
Czy w tym się mieszczą również
zagadnienia związane z usuwaniem klęsk
żywiołowych, katastrof, awarii itp.?
Proponujemy rozszerzyć to hasło o
„usuwanie” lub dodać nowe
B10
Nie ma hasła dotyczącego szkoleń (i
popularyzacji) w zakresie szkoleń
obronnych, które wchodzą w zakres
działu 556 „sprawy obronne”. Są to inne
zagadnienia-szkolenia niż z obrony
cywilnej. Należy w dziale 556 dodać
hasło analogicznie jak w innych działach
są hasła: 5557, 5541
m.in. Informacje o zasadach hodowli
zwierząt, zapobieganie bezdomności,
rejestr psów agresywnych, odbieranie
zwierząt właścicielom
UZADADNIENIE: W ustawie z dnia
21.08.1997 roku o ochronie zwierząt w
art. 4 wprowadzono pojęcie „zwierząt
bezdomnych”, natomiast w Rozdziale 2
Zwierzęta domowe w art 11.1 zapisano,
że „zapewnienie opieki bezdomnych
zwierzętom oraz ich wyłapywanie należy
do zadań własnych gmin”
6233
Zezwalanie na prowadzenie
odzyskiwania, unieszkodliwiania,
zbierania, wytwarzania lub transportu
odpadów
B5
Są też pozwolenia na wytwarzanie
odpadów
21
6826
Służebności gruntowe
BE5
Przenieść do działu 684 jako ciąg dalszy
„zarządzania nieruchomościami”
Czy temat służebności przesyłu też się tu
zawiera?
6841
Oddawanie nieruchomości w
użytkowanie wieczyste
BE5
6845
Przekazywanie nieruchomości do
korzystania, w tym dzierżawę lub
wynajem
BE10
6846
Przekazywanie nieruchomości na cele
szczególne
BE10
Służebności gruntowe
BE5
685
721
A
Przenieść tutaj
Użyczenia nieruchomości
Powinna być szersza nazwa dla całego
działu, ponieważ hasła: 6851
”Udostępnienie nieruchomości pod
lokalizację nośników reklamowych” i
6852 „Zezwolenia na czasowe zajęcie
nieruchomości” nie pasują merytorycznie
pod użyczanie nieruchomości w naszym
rozumieniu
Pierwokup
Brak hasła, które występuje w obecnym
wykazie
Zarządzanie drogami
7210
Zaliczanie dróg do określonej kategorii
BE10
7211
Opinie w sprawie przebiegu dróg
BE10
7212
Zarządzanie siecią dróg
B-10
7245
Funkcjonowanie systemu
komunikacyjnego
modernizacja, remonty,
utrzymanie, ochrona sieci dróg i
chodników
Brak jest w proponowanym wykazie JRWA zagadnienia dotyczącego:
Deratyzacja – zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta do zadań Wydziału Gospodarki Komunalnej
należy „nadzór nad cyklicznym wyznaczaniem obszarów podlegających obowiązkowej deratyzacji i terminu jej
przeprowadzenia”. W ramach dokumentacji dot. deratyzacji gromadzone są w teczce następujące dokumenty: projekt
zarządzenia, zarządzenie prezydenta, obwieszczenia o obowiązkowej deratyzacji, pisma informujące o konieczności
przeprowadzenia akcji deratyzacji rozsyłane do Administracji, Sanepidu, Straży miejskiej. Natomiast kontrolującymi
przeprowadzenie akcji są Straż Miejska oraz Sanepid. Nie mieści się to w 7021, bo nie dotyczy tylko budynków i
obszarów komunalnych lecz całego miasta, wszystkich wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni mieszkaniowych itp.
Wszyscy to robią na swój koszt, po otrzymaniu od nas zarządzania.
22
GEODEZJA
Kolor żółty oznacza "usunąć", kolor niebieski "uzupełnić".
66
ZADANIE TYLKO POWIATU
Geodezja i kartografia
klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji z
państwowego zasobu geodezyjnego i
kartograficznego wynika z odrębnych
przepisów
660
Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty
prawne dotyczące geodezji i kartografii
A
ZADANIE TYLKO POWIATU
661
Programy, projekty, analizy, zestawienia
z zakresu geodezji i kartografii
A
ZADANIE TYLKO POWIATU
662
Ewidencja onowanie gruntów i
budynków
ZADANIE TYLKO POWIATU
BE10
ZADANIE TYLKO POWIATU
B5
ZADANIE TYLKO POWIATU
Uzgadnianie ewidencji z księgami
wieczystymi Zmiana formy użytkowania
gruntów
BE10
ZADANIE TYLKO POWIATU
Modernizacja ewidencji gruntów i
budynków Aktualizacja użytków
gruntowych
BE10
ZADANIE TYLKO POWIATU
6620
Aktualizacja Obsługa ewidencji gruntów
i budynków
6621
Informacje, wypisy oraz wyrysy z
operatu ewidencyjnego
6622
6623
Podziały nieruchomości
A
ZADANIE POWIATU I GMINY
Rozgraniczenia nieruchomości
A
ZADANIE TYLKO GMINY
Scalanie gruntów
A
ZADANIE TYLKO GMINY
Gleboznawcza klasyfikacja gruntów
A
ZADANIE TYLKO POWIATU
6624
Numeracja porządkowa nieruchomości
A
ZADANIE TYLKO GMINY POWIATU
6625
Nazewnictwo placów i ulic i placów
A
ZADANIE TYLKO GMINY POWIATU
663
ZADANIE TYLKO POWIATU
Sieć Inwentaryzacja i ewidencja sieci
uzbrojenia terenu
6630
Koordynacja usytuowania
projektowanych sieci uzbrojenia terenu
BE10
ZADANIE TYLKO POWIATU
6631
Nadzór pProwadzeniem prac związanych
z Geodezyjnej ewidencji siecią
uzbrojenia terenu
BE5
ZADANIE TYLKO POWIATU
BE10
ZADANIE TYLKO PAŃSTWA,
WOJEWÓDZTWA i POWIATU
664
Państwowy zasób geodezyjny i
kartograficzny
6640
Obsługa państwowego zasobu
geodezyjnego i kartograficznego
23
6641
Nadzór nad pracami geodezyjnymi i
kartograficznymi oraz zlecanie
prowadzenia prac geodezyjnych i
kartograficznych
B5
ZADANIE TYLKO PAŃSTWA,
WOJEWÓDZTWA i POWIATU
6642
Udostępnianie państwowego zasobu
geodezyjno-kartograficznego
geodezyjnego i kartograficznego
B5
ZADANIE TYLKO PAŃSTWA,
WOJEWÓDZTWA i POWIATU
Osnowy geodezyjne
A
ZADANIE PAŃSTWA I POWIATU
Ochrona znaków geodezyjnych,
grawimetrycznych i magnetycznych
B5
ZADANIE TYLKO POWIATU
6643
665
ZADANIE PAŃSTWA, WOJEWÓDZTWA i
POWIATU
Krajowy system informacji o terenie
683
Rozgraniczanie, scalanie i podział
nieruchomości
6830
Rozgraniczenia nieruchomości
A
6831
Podział nieruchomości
A
6832
Scalanie nieruchomości
A
6833
Odszkodowania za zajęcia
nieruchomości pod drogi publiczne
6133
Utrzymywanie zieleni
B5
7021
Utrzymanie i eksploatacja obiektów i
urządzeń komunalnych
BE5
Usunąć, ponieważ zaproponowano
przeniesienie tych haseł przed nr 6624
BE10
w tym utrzymanie, bieżące remonty i
eksploatacja terenów zieleni miejskiej,
komunikacyjnej, infrastruktury sportowej
i rekreacyjnej, lokali, budynków,
składowisk odpadów, ujęć wody, etc.;
zgłoszenia awarii wraz z rejestrem Zbyt
szeroki zakres hasła
WYDZIAŁ GOSPODARKI MIESZKANIOWEJ
Chcielibyśmy dla spraw ubezpieczeń korzystać z numeru 253, dodając do uwag dopisek :Ubezpieczenie
budynków należących do zasobów Gminy. Nasze wątpliwości budzi brzmienie hasła „25”, które jest
wąskie: wskazuje na „Administrowanie i eksploatowanie obiektów będących w dyspozycji urzędów”. Z kolei
brzmienie hasła „2” jest jednak szerokie „SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE
PRZEZ GMINĘ...” Sugerujemy brak w/w hasła.
m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży
253
Ubezpieczenia rzeczowe i majątkowe
B10
nieruchomości, ruchomości, środków
transportu, itp. Ubezpieczenie
budynków należących do zasobów
Gminy. Sprawy odszkodowań.
Okres przechowywania liczy się od daty
wygaśnięcia umowy
24
7021
Utrzymanie i eksploatacja obiektów i
urządzeń komunalnych
BE5
7022
Utrzymanie i eksploatacja lokali i
budynków komunalnych
7140
Ustalanie uprawnień do najmu lokali z
mieszkaniowego zasobu gminy
7148
Kaucje mieszkaniowe
B-5
7149
Zwrot budynków właścicielom
B-5
7154
Podnajem lokali użytkowych
B-5
7155
Ulgi czynszowe za lokale użytkowe
B-5
7156
Ustalanie stawek czynszu za lokale
użytkowe
B-5
7157
Kontrola wykorzystania lokali
użytkowych
B-5
w tym utrzymanie, bieżące remonty i
eksploatacja terenów zieleni miejskiej,
komunikacyjnej, infrastruktury
sportowej i rekreacyjnej, lokali,
budynków, składowisk odpadów, ujęć
wody, etc.; zgłoszenia awarii wraz z
rejestrem
PROPONUJEMY dodać odrębne hasło
(7021 wymienione wyżej jest tak
szerokie, że braknie symboli V stopnia,
by kilka wydziałów rozbudowało wg
swoich potrzeb)
BE10
m.in. wnioski, protokoły z wizji,
wywiady środowiskowe, projekty list
oczekujących, protesty oczekujących,
listy oczekujących, skierowania do
zawarcia umowy najmu, przyznawanie
lokali; także wynajem lokali o czynszu
wolnym (Przetargi na lokale mieszkalne)
ARCHITEKTURA
Jest problem z ustaleniem nowego numeru wg nowego JRWA, dla spraw oznaczanych dotychczas
następującymi numerami:
7359 - zaświadczenia (m in. zaświadczenia o samodzielności lokali wydawane na podstawie ustawy o
własności lokali lub zaświadczenia potwierdzające określone fakty lub stan prawny z zakresu spraw
administracji architektoniczno-budowlanej)
7358 - analizy i oceny ruchu budowlanego (nowy numer 065, 671)
Brak odrębnej kategorii dla pozwoleń na realizację inwestycji drogowych wydawanych na podstawie ustawy z
dnia 10.04.2003r. O szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych.
Pozwolenie to wykracza poza zakres "7353 (nowe - 6740 -pozwolenia na budowę") i obejmuje również
dotychczasowe "7043 - wywłaszczanie terenów pod budowę dróg, odszkodowania", "7430 „rozgraniczenia i
podziały nieruchomości"
25
ŚWIADCZENIA RODZINNE
Naszym zdaniem wykaz jest za bardzo rozbudowany. Zaświadczenie, informowanie policji, zgłoszenia do ZUS
prowadzi się zazwyczaj w aktach danego świadczenia/zasiłku przyznanego Janowi Kowalskiemu, skoro go
dotyczą. Na zielono hasła do wycięcia.
825
Realizacja świadczeń rodzinnych
8250
Zasiłki rodzinne i dodatki do zasiłków
rodzinnych
B10
8251
Zasiłki pielęgnacyjne
B10
8252
Świadczenia pielęgnacyjne
B10
8253
Jednorazowa zapomoga z tytułu
urodzenia się dziecka
B10
8254
Zapomoga finansowana ze środków
własnych gminy z tytułu urodzenia się
dziecka
B10
826
Teczki zbiorcze na dokumentację
wnioskodawców świadczeń pomocy
społecznej i świadczeń rodzinnych
BE5
827
Windykacja i egzekucja nienależnie
pobranych świadczeń pomocy
społecznej
B10
828
Obsługa osób korzystających ze
świadczeń i dodatków
83
8280
Informowanie jednostek zewnętrznych
o osobach korzystających ze świadczeń
lub dodatków
B5
8281
Zaświadczenia dla świadczeniobiorców
B5
8282
Listy wypłat świadczeń ze składką na
ZUS
B50
8283
Listy wypłat bez składki na ZUS
B5
8284
Rozliczenia składek na ZUS
B10
8285
Zgłoszenia świadczeniobiorców do
ZUS
B10
8286
Obsługa finansowa świadczeń
Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty
prawne dotyczące zagadnień z zakresu
pozostałych świadczeń
np. ZUS, Policję, urząd pracy
B5 B-10
U nas to robi urząd miasta, ponadto jest
to wykaz akt dla urzędu a nie ośrodka
pomocy społecznej
Obsługa pozostałych świadczeń przez
ośrodki pomocy społecznej
830
klasa może być wybrana jedynie w
systemie tradycyjnym
A
26
831
Nie ma już „zaliczki alimentacyjnej”
Zaliczka alimentacyjna Fundusz
alimentacyjny
8310
Planowanie i sprawozdawczość w
zakresie zaliczki alimentacyjnej
funduszu alimentacyjnego
A
8311
Zaliczka alimentacyjna Fundusz
alimentacyjny
B10
8312
Windykacja i egzekucja nienależnie
pobranegoj zaliczki alimentacyjnej
funduszu alimentacyjnego
B5
8313
Egzekucja zaliczki alimentacyjnej
funduszu alimentacyjnego od
dłużników alimentacyjnych
B10
8314
Zaświadczenia w sprawach zaliczki
alimentacyjnej funduszu
alimentacyjnego
B5
27