Nowa instrukcja kancelaryjna

Karta informacyjna szkolenia tematycznego realizowanego
przez Stowarzyszenie „Miasta w Internecie” w ramach projektu
„Nowoczesny samorząd = przejrzysty samorząd”
Tytuł
szkolenia
Liczba dni
szkoleniowych
Opis
szkolenia
Nowa instrukcja kancelaryjna
2 dni
Celem szkolenia jest przedstawienie zmian wprowadzonych w wyniku wejścia w życie
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych. Omówione zostaną zagadnienia objęte nowym rozporządzeniem, a zatem
zarówno wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym jak również
w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
Podczas szkolenia poruszone zostaną następujące zagadnienia:
1. Źródła prawa dotyczące postępowania z dokumentacją w podmiocie.
2. Rodzaje współczesnej dokumentacji.
3. Instrukcja kancelaryjna:
Zakres podmiotowy i przedmiotowy, słownik pojęć i ważne terminy, zarządzenie
wewnętrzne w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej
i jednolitego rzeczowego wykazu akt, wyjątki od podstawowego sposobu
dokumentowania spraw, koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w systemie
tradycyjnym i systemie EZD, interoperacyjność znaku sprawy, akta sprawy w systemie
tradycyjnymi EZD, metryka sprawy w systemie tradycyjnym i systemie EZD.
4. Jednolity rzeczowy wykaz akt.
5. Czynności kancelaryjne w systemie EZD.
6. Wymagania dla systemu EZD.
7. Sporządzanie procedur do wdrożenia EZD.
8. Współdziałanie, rozpowszechnianie i udostępnianie pism wewnątrz podmiotu.
9. Instrukcja kancelaryjna a projekt rozporządzenia w sprawie sporządzania pism w formie
dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz
udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.
10. Instrukcja kancelaryjna a przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.
11. Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego.
Szkolenie ma charakter praktyczny. Uczestnicy po zapoznaniu się z różnymi aspektami
zastosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej, samodzielnie wykonają zadania
polegające m.in. na:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Agenda
nadawaniu symbolu klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej z rzeczowego wykazu
akt,
zakładaniu i prowadzeniu spisu spraw,
prowadzeniu metryki sprawy,
zakładaniu teczek aktowych,
zakładaniu podteczek,
nadawaniu znaku sprawy z teczki aktowej,
nadawaniu znaku sprawy z podteczki,
opisaniu teczki i podteczki,
porządkowaniu teczek aktowych do przekazania do archiwum zakładowego,
porządkowaniu dokumentacji nie tworzącej akt spraw jak np. raporty kasowe, listy
płac itp.,
paginacji teczki aktowej kat. „A” i kat. wyższej niż B10,
sporządzaniu spisów zdawczo-odbiorczych, odrębnie dla kat. „A” i kat. „B”,
w układzie rzeczowym i chronologicznym,
uporządkowaniu akt osobowych i sporządzeniu dla nich spisu zdawczoodbiorczego,
wypełnieniu karty wypożyczeń ze składu chronologicznego,
wypełnieniu karty wypożyczenia i udostępnienia z archiwum zakładowego,
wypełnieniu protokołu zniszczenia lub zagubienia akt.
1 dzień
7:30 – 7:45
Rejestracja uczestników, przywitanie
7:45 – 9:30
Źródła prawa dotyczące postępowania z dokumentacją w podmiocie.
Rodzaje współczesnej dokumentacji.
Instrukcja kancelaryjna.
9:30 – 10:00
Przerwa
10:00 – 12:00
Jednolity rzeczowy wykaz akt.
System EZD – czynności kancelaryjne, wymagania, procedury do wdrożenia.
12:00 – 13:00
Przerwa
13:00 – 15:30
Współdziałanie, rozpowszechnianie i udostępnianie pism wewnątrz podmiotu.
Instrukcja kancelaryjna a inne akty prawne.
Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego.
Agenda
2 dzień
7:30 – 9:30
Warsztaty – cz. 1
9:30 – 10:00
Przerwa
10:00 – 12:00
Warsztaty – cz. 2
12:00 – 13:00
Przerwa
13:00 – 15:30
Warsztaty – cz. 3
Prelegent
Małgorzata Bieda
Prawnik, praktyk archiwista z uprawnieniami II-go stopnia. Urzędnik Służby Cywilnej. Od 15
lat kierownik Oddziału ds. Archiwum, Koordynator Czynności Kancelaryjnych, Członek
Zespołu Wdrożeniowego Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Lubelskim
Urzędzie Wojewódzkim. Trener prowadzący szkolenia w dziedzinie archiwum, instrukcji
kancelaryjnej i sekretariatu. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowym
www.archiwistyka.pl. Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.
UM Radlin
Liczba edycji
szkolenia
4
Liczba
uczestników
60 osób
UM Czechowice-Dziedzice
Daty edycji
8-9.X.2012
19-20.XI.2012
7-8.I.2013
11-12.II.2013
Liczba edycji
szkolenia
8
Liczba
uczestników
Daty edycji
120 osób
10-11.X.2012
21-22.XI.2012
10-11.XII.2012
12-13.XII.2012
9-10.I.2013
13-14.II.2013
25-26.II.2013
27-28.II.2013