Funkcjonalność aplikacji

Obieg Dokumentów swoją funkcjonalnością obejmuje następujący obszar pracy instytucji:
•
•
•
•
•
•
Obsługa pism przychodzących w kancelarii
Skanowanie i archiwizowanie elektronicznych wersji dokumentów.
Obsługa Rzeczowego Wykazu Akt.
Dekretacja czynności związanych z pismem oparta o moduł zarządzania procesami pracy.
Rejestracja decyzji i czynności wykonywanych w ramach procesu pracy
Obsługa pism wychodzących z urzędu
System posiada wygodny w obsłudze interfejs użytkownika może być oparty o przeglądarkę
internetową. Dzięki temu system jest wygodny w eksploatacji, możliwa jest praca na nim z
innych lokalizacji (z instytucji podległych, lub z komputerów przenośnych).
Funkcjonalność aplikacji
Proponowany System Obiegu Dokumentów posiada następującą funkcjonalność:
lp
funkcja
1. Archiwum dokumentów
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
3.
opis
Podstawą każdego systemu obiegu dokumentów jest moduł
archiwum. Pozwala on na bezpieczne przechowywanie
wszystkich dokumentów przetwarzanych w systemie.
Struktura dokumentów oparte o Mechanizm ten jest analogiczny do mechanizmu folderów
mechanizm folderów
Windows. Pozwala to na uporządkowany dostęp do
dokumentów, oraz bardziej elastyczne hierarchiczne
zarządzanie uprawnieniami do przechowywanych
dokumentów.
Mechanizm zarządzania
System pozwala na przydzielanie następujących uprawnień
uprawnieniami
do dokumentów:
• odczyt
• modyfikacja
• kasowanie
• tworzenie
Uprawnienia nadawane mogą być zarówno na poziomie
plików, jak i folderów.
Mechanizm wersjonowania
Z każdym dokumentem może być związana dowolna ilość
plików
plików (Załączników), mogą to być skanowane dokumenty,
pliki Worda etc. W momencie zmiany (edycji) takiego
załącznika jego starsze wersje są zapamiętywane i pozostają
dostępna dla użytkownika.
Dostęp do dokumentów
Archiwum zapewnia dostęp do dowolnego dokumentu (w
ramach przysługujących uprawnień), możliwość jego
przeglądu, modyfikowania oraz wprowadzania.
Zarządzanie użytkownikami
Moduł zarządzania użytkownikami do zarządzania kontami
użytkowników, ich uprawnieniami a także do przedstawienia
struktury instytucji.
Zarządzanie kontami
Funkcja ta obejmuje zakładanie, usuwanie i blokowanie konta
użytkowników
użytkownika.
Zarządzanie uprawnieniami do
Funkcja ta obejmuje nadawanie i odbieranie uprawnień do
folderów oraz dokumentów
folderów oraz dokumentów. Uprawnienia przypisane są do
użytkownika, lub grupy użytkowników
Przypisywanie użytkowników do Użytkownicy mogą należeć do dowolnej liczby grup (profili).
grup
Funkcja ta umożliwia przypisywanie oraz wykreślanie
użytkowników z grupy
Definiowanie struktury
Funkcja ta umożliwia definiowanie struktury instytucji, oraz
organizacji
przypisywanie użytkowników do stanowisk. Prawidłowe
odwzorowanie struktury jest warunkiem poprawnego działania
modułu zarządzania procesami pracy.
Rzeczowy Wykaz Akt
Moduł ten pozwala na zdefiniowanie typów dokumentów
obsługiwanych przez instytucje. RWA zawiera opis
dokumentu, dopuszczalny czas realizacji sprawy, definicje
procesu pracy. Do definicji RWA można dołączyć także inne
dokumenty związane ze sprawą (Akty prawne, regulaminy,
wytyczne)
4.
Obsługa kancelarii
4.1. Rejestracja pisma
przychodzącego
4.2. Tworzenie teczek pism
4.3. Obsługa pism wychodzących
4.4. Monitorowanie obsługi spraw
Moduł obsługuje pracę kancelarii.
Funkcja ta pozwala na zarejestrowanie pisma
przychodzącego (nadanie numeru, wprowadzenie danych,
skanowanie dokumentów), przypisanie mu właściwego kodu
RWA.
System umożliwia grupowanie pism w tzw. „teczki” czyli
zestaw pism (korespondencji) dotyczących danej sprawy
Ta funkcja pozwala na zarządzanie korespondencją
wychodzącą. Obejmuje ona rejestrowanie daty wysyłki pisma,
numeru listu poleconego, etc.
Funkcja ta umożliwia sprawdzanie stanu w jakim znajduje się
dane pismo. W ramach tej funkcji dostępne jest także
zestawienie pism dla których czas realizacji jest przekroczony.
5.
Obsługa procesów pracy
5.1. Definiowanie procesów pracy
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
Funkcja ta pozwala na definiowanie zasad przydzielania
zadań związanych z danym pismem.
Automatyczna dekretacja zadań System dekretuje zadania związane z danym pismem na
osoby zdefiniowane w opisie procesu pracy.
Realizacja zadań
Funkcja ta pozwala na rejestrację wykonania zadania przez
pracownika. Z wykonaniem zadania może być związany fakt
podjęcia decyzji.
Rejestrowanie wykonywanych
System rejestruje wykonywane czynności (ilość spraw, czas
zadań i podjętych decyzji
realizacji) oraz podjęte decyzje. Dane te dostępne będą
później w formie zestawień.
Lista zadań użytkownika
Każdy użytkownik po zalogowaniu się do systemu ma
możliwość sprawdzenia listy przydzielonych zadań.
Ręczna dekretacja zadania
Oprócz automatycznej dekretacji zadania użytkownik ma
prawo przekazać je innej osobie (np. w celach konsultacji).
Funkcje dodatkowe
Skanowanie dokumentów
System posiada oprogramowanie pozwalające na skanowanie
pisma i dodanie go do archiwum.
Wyszukiwanie pełnotekstowe
System umożliwia przeszukiwanie archiwum dokumentów w
oparciu o pełnotekstowe kryteria wyszukiwania
Integracja strony internetowej
System zintegrowany może być ze stroną internetową
instytucji Integracja ta obejmuje możliwość publikacji
wybranych dokumentów, a także dostępność informacji o
stanie realizacji spraw.
6.4
Integracja z faxem
Funkcja ta pozwala na zarejestrowanie pisma
przychodzącego lub wychodzącego faxem.
6.5
Integracja z pocztą
elektroniczną
Funkcja ta pozwala na traktowanie poczty elektronicznej
przychodzącej lub wychodzącej na równych prawach z
korespondencją tradycyjną
6.6
Integracja z SMS-em
Funkcja ta pozwala na powiadamianie interesantów o
konieczności uzupełnienia dokumentów sprawy w trybie
pilnym lub np. o możliwości odbioru decyzji.
Wnioski
Kompletność informacji która generowana jest z systemu jak również pewny dostęp do
właściwych dokumentów ma niejednokrotnie zasadnicze znaczenie dla pracownika i firmy. Tradycyjne
narzędzia powodują, że narastające zasoby informacji nie są możliwe do zarządzania nie mówiąc o
jakiejkolwiek analizie.
Celem pełniejszego poznania naszego produktu możemy umówić termin prezentacji systemu Obieg
Dokumentów lub udostępnić dla Państwa adres internetowy pod którym widoczny będzie np. moduł
archiwizujący dla badań i testów prowadzonych przez Państwa pracowników.
Zapraszamy do współpracy
2