Kryteria wyboru oprogramowania dla zarządcy nieruchomości

Informatyka
Kryteria wyboru oprogramowania
dla zarządcy nieruchomości
Firma Akces Obsługa Nieruchomościami z Katowic zarządza ponad 500 wspólnotami mieszkaniowymi. Oznacza to
tysiące dokumentów miesięcznie, które pracownicy muszą
analizować, przetwarzać i archiwizować. Z drugiej strony,
stwarza to możliwość różnorodnych rozwiązań księgowych
pomiędzy dostawcami usług , zarządcą i wspólnotami.
W skali roku to kilkadziesiąt tysięcy
dokumentów finansowych. Tak znacząca liczba nieruchomości i dokumentów powoduje, że oczekujemy
od oprogramowania maksymalnej
automatyzacji wielu prac i przepływu danych pomiędzy
księgowością naszej
spółki, a ewidencją
księgową wspólnot
– mówi Zenon Żelawski prezes zarządu.
Na zarządcy spoczywa także obowiązek przygotowania korespondencji związanej z zebraniami i uchwałami podejmowanymi przez wspólnoty
mieszkaniowe. System
Łatwej Obsługi Nieruchomości udostępnia taką funkcjonalność – nie jest już konieczne
sięganie po typowe oprogramowanie
biurowe. Co więcej, wszelka korespondencja dla właścicieli sięga do zawsze
aktualnych danych. Naszą działalność
prowadzimy w kilku biurach na terenie
miasta, nasi pracownicy korzystają w nich
z jednej, wspólnej bazy danych. Pozwala to na optymalny podział kompetencji,
a upoważnionym pracownikom umożliwia wgląd w zgromadzone przez system
informatyczny, kluczowe informacje
dotyczące wspólnot. Oprogramowanie
ma wspomagać nas w zagwaranto-
waniu naszym klientom,
iż wszelkie operacje są
realizowane zgodnie z obowiązującym prawem – dodaje. W firmie Akces poza obsługą księgowości spółki oraz wspólnot mieszkaniowych, wdrażany jest także moduł
Technicznej Obsługi Nieruchomości.
Dzięki temu każdy wydatek wspólnoty poniesiony na utrzymanie nieruchomości jest udokumentowany.
Każde zgłoszenie usterki jest ewi-
dencjonowane, zarządca dysponuje
historią zleceń, może kontrolować
własnych konserwatorów oraz firmy
zewnętrzne świadczące specjalistyczne usługi budowlane. Na wybór
firmy Mieszczanin jako dostawcy rozwiązań informatycznych zdecydowaliśmy
się wiedząc, że ich oprogramowanie
było tworzone od wielu lat na potrzeby
zarządzania zasobami mieszkaniowymi przy współpracy z doświadczonymi zarządcami i administratorami. Nie
bez znaczenia były także rekomendacje
zaprzyjaźnionych z nami administratorów – komentuje Zenon Żelawski.
Podobnego zdania jest Teresa Wojciechowska, prezes firmy
DOMUS Zarządzanie Nieruchomościami z Wrocławia obsługującej ponad 60 wspólnot – firma Mieszczanin
została nam zarekomendowana przez zarządców nieruchomości, z którymi utrzymujemy przyjazne stosunki, jako dostawca cieszący się zaufaniem wielu z nich.
Nasze oczekiwania pod adresem informatyki można streścić w jednym słowie
– funkcjonalność. Rzecz banalna jednak
niesłychanie rzadko spotykana w dzisiejszym oprogramowaniu, szczególnie tym
przeznaczonym dla obsługi wspólnot.
Sprawy bardzo istotne to prawidłowe
rozliczanie zaliczek na utrzymanie
nieruchomości, ze szczególnym naciskiem na rozliczanie opłat za media.
Na kilkunastu komputerach w firmie
DOMUS wdrażany jest także moduł
Zarządzania Obiegiem Dokumentów.
Jego celem jest zapanowanie nad tysiącami notatek, pism i odpowiedzi,
ma on wspomagać utrzymanie wysokiej jakości w obsłudze powierzonych
do zarządzania zasobów.
Andrzej Różański
czerwiec 2007 Wspólnota Mieszkaniowa
17