Strona 1 z 8 Załącznik nr 2 do projektu umowy - PGNiG

Załącznik nr 2 do projektu umowy
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
„Świadczenie usług promocyjno – informacyjnych w ramach Projektu
Rozbudowa PMG Husów”
CRZ: 2013/05/000305/OS/EP
część druga - organizacja cyklicznych oraz uroczystych konferencji
wraz z dostawą gadżetów
1.
Terminy oraz lokalizacje poszczególnych konferencji:
a)
Konferencja cykliczna nr 1
•
Termin realizacji – wrzesień 2013
•
Miejsce – PMG Husów
Konferencja cykliczna nr 2
•
Termin realizacji – marzec 2014
•
Miejsce – Sanok
Konferencja uroczysta nr 1 – otwierająca realizację Projektu
•
Termin realizacji – przełom lipca/sierpnia 2013
•
Sugerowane miejsce – Zamek Dubiecko nad Sanem
Konferencja uroczysta nr 2 – zamykająca realizację Projektu
•
Termin realizacji – wrzesień 2014
•
Sugerowane miejsce – Zamek w Łańcucie
b)
c)
d)
Uwagi:
1.
Zamawiający informuje, że ostateczne konkretne daty realizacji poszczególnych
konferencji, o których mowa w pkt 1 lit. a), b), c) i d) powyżej ustalone zostaną
z wyłonionym w postępowaniu przetargowym Wykonawcą.
2.
Zamawiający dopuszcza zmianę sugerowanych miejsc dla uroczystych konferencji,
o których mowa w pkt 1 c) i d) powyżej pod warunkiem, że zaproponowane miejsca
będą równoważne tj. nie będą odbiegały standardem oraz jakością świadczonych
usług od zaproponowanych – zmiana miejsca konferencji wymaga pisemnej
akceptacji Zamawiającego.
2.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla konferencji „cyklicznych”.
Liczba uczestników – w każdej z konferencji powinno uczestniczyć przynajmniej 60 osób.
Lista osób uczestniczących w konferencji zostanie przekazana Wykonawcy co najmniej
z miesięcznym wyprzedzeniem.
Czas trwania – 1 dzień
W ramach każdej z konferencji Wykonawca winien:
1.
Zapewnić właściwy przebieg konferencji i dołożyć wszelkich starań co do jej
organizacji (w szczególności zgodność z założonym scenariuszem, obsługa
sekretariatu i sprzętu multimedialnego).
Strona 1 z 8
2.
3.2.
4.3.
5.4.
6.5.
7.6.
8.7.
9.8.
10.9.
10.
11.
3.
Wynająć salę konferencyjną (w uzgodnionej lokalizacji) taką, aby wszyscy
uczestnicy mieli zapewnione miejsca siedzące. Wskazane jest, aby sala była
klimatyzowana.
Przygotować zaproszenia dla wskazanej liczby osób, rozesłać je, zebrać
potwierdzenia uczestnictwa (zaproszeń powinno być zawsze minimum 20 sztuk
więcej niż planowanych uczestników). Zaproszenia powinny również być
przygotowane w wersji elektronicznej.
Prowadzić rejestrację uczestników (tzw. sekretariat konferencji), przygotować
i wręczać identyfikatory (holdery imienne) i gadżety.
Zapewnić niezbędne narzędzia audiowizualne do przeprowadzenia prezentacji,
projektor multimedialny, ekran, nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy oraz
przewidzieć wynagrodzenie dla wskazanych przez Zamawiającego trzech
prelegentów na każdej konferencji.
Wykonać dokumentację fotograficzną przebiegu konferencji i przekazać ją na
nośniku multimedialnym do Zamawiającego bezpośrednio po konferencji.
Zapewnić miejsca parkingowe bezpośrednio przy obiekcie, w którym będzie
odbywać się konferencja. Zalecana ilość miejsc parkingowych – 20.
Oznakować miejsce konferencji; baner w sali, w której będą odbywać się
prezentacje, oraz baner przed/na budynku (z nazwą, datą konferencji i niezbędnymi
logotypami wymaganymi Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko 2007
– 2013).
Zapewnić obsługę medialną (media lokalne, regionalne), a następnie zebrać
materiały medialne i przekazać do Zamawiającego po konferencji.
Zapewnić catering – zgodnie z ofertą.
Gadżety konferencyjne dla konferencji cyklicznych winny zawierać logotypy
określone w wymaganiach określonych w rozdziale I pkt 7 SIWZ. Ostateczne
oznakowanie gadżetów konferencyjnych winno zostać uzgodnione przez realizacją
z Zamawiającym. Gadżety opisane są w pkt 5.
Zamawiający udostępni nieodpłatnie salę konferencyjną na terenie PMG Husów.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla konferencji uroczystej nr 1 –
otwierającej realizację Projektu.
Liczba uczestników – w konferencji powinno uczestniczyć przynajmniej 80 osób. Lista
osób uczestniczących w konferencji zostanie przekazana Wykonawcy, co najmniej
z miesięcznym wyprzedzeniem.
Czas trwania – 1 dzień.
W ramach organizacji konferencji Wykonawca winien:
1.
Zapewnić właściwy przebieg konferencji i dołożyć wszelkich starań do jej organizacji
(w szczególności zgodność z założonym scenariuszem, obsługa sekretariatu
i sprzętu multimedialnego).
2.
Zapewnić w wyznaczonym miejscu klimatyzowaną salę konferencyjną, taką aby
wszyscy uczestnicy mieli miejsca siedzące.
3.
Przygotować zaproszenia dla wskazanej liczby osób, rozesłać je, zebrać
potwierdzenia uczestnictwa (zaproszeń powinno być zawsze minimum 20 sztuk
więcej niż planowanych uczestników). Zaproszenia powinny również być
przygotowane w wersji elektronicznej.
4.
Prowadzić rejestrację uczestników (tzw. sekretariat konferencji), przygotować
i wręczać identyfikatory (holdery imienne) i gadżety.
5.
Zapewnić niezbędne narzędzia audiowizualne do przeprowadzenia prezentacji,
projektor multimedialny, ekran, nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy oraz
przewidzieć wynagrodzenie dla wskazanych przez Zamawiającego pięciu
prelegentów.
Strona 2 z 8
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
4.
Wykonać dokumentację fotograficzną przebiegu konferencji i przekazać ją na
nośniku multimedialnym do Zamawiającego bezpośrednio po konferencji.
Zapewnić miejsca parkingowe bezpośrednio przy obiekcie, w którym będzie
odbywać się konferencja. Zalecana ilość miejsc parkingowych – 20.
Oznakować miejsce konferencji; baner w sali, w której będą odbywać się
prezentacje, oraz baner przed/na budynku (z nazwą, datą konferencji i niezbędnymi
logotypami wymaganymi Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko 2007
– 2013).
Zapewnić obsługę medialną (media lokalne, regionalne, ogólnopolskie), a następnie
zebrać materiały medialne i przekazać do Zamawiającego po konferencji.
Zapewnić catering w miejscu konferencji zgodnie z ofertą.
Wykonawca przedstawi do wyboru Zamawiającemu minimum dwie propozycje
urozmaicenia konferencji w czasie wolnym np. po zakończeniu obrad. Zamawiający
skorzysta z jednej propozycji.
Gadżety konferencyjne dla przedmiotowej konferencji winny zawierać poniższe
logotypy określone w wymaganiach określonych w rozdziale I pkt 7 SIWZ.
Ostateczne oznakowanie gadżetów konferencyjnych winno zostać uzgodnione
przez realizacją z Zamawiającym. Gadżety opisane są w pkt 5.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla konferencji uroczystej nr 2 –
zamykającej realizację Projektu.
Liczba uczestników – w konferencji powinno uczestniczyć przynajmniej 100 osób. Lista
osób uczestniczących w konferencji zostanie przekazana Wykonawcy, co najmniej
z miesięcznym wyprzedzeniem.
Czas trwania – 2 dni, w tym:
9
Pierwszy dzień – seria wykładów oraz zwiedzanie PMG Husów
9
Drugi dzień – śniadanie i wyjazd uczestników.
W ramach organizacji konferencji Wykonawca winien:
1.
Zapewnić właściwy przebieg konferencji i dołożyć wszelkich starań do jej organizacji
(w szczególności zgodność z założonym scenariuszem, obsługa sekretariatu
i sprzętu multimedialnego).
2.
Zapewnić w wyznaczonym miejscu klimatyzowaną salę konferencyjną, taką aby
wszyscy uczestnicy mieli miejsca siedzące.
3.
Przygotować zaproszenia dla wskazanej liczby osób, rozesłać je, zebrać
potwierdzenia uczestnictwa wraz z informacją o ilości koniecznych noclegów
(zaproszeń powinno być zawsze minimum 20 sztuk więcej niż planowanych
uczestników). Zaproszenia powinny również być przygotowane w wersji
elektronicznej.
4.
Prowadzić rejestrację uczestników (tzw. sekretariat konferencji), przygotować
i wręczać identyfikatory (holdery imienne) i gadżety.
5.
Zapewnić niezbędne narzędzia audiowizualne do przeprowadzenia prezentacji,
projektor multimedialny, ekran, nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy oraz
przewidzieć wynagrodzenie dla wskazanych przez Zamawiającego pięciu
prelegentów.
6.
Wykonać dokumentację fotograficzną przebiegu konferencji i przekazać ją na
nośniku multimedialnym do Zamawiającego bezpośrednio po konferencji.
7.
Zapewnić miejsca parkingowe bezpośrednio przy obiekcie, w którym będzie
odbywać się konferencja. Zalecana ilość miejsc parkingowych – 40.
8.
Oznakować miejsce konferencji; baner w sali, w której będą odbywać się
prezentacje, oraz baner przed/na budynku (z nazwą, datą konferencji i niezbędnymi
logotypami wymaganymi Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko 2007
– 2013).
Strona 3 z 8
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Zapewnić obsługę medialną (media lokalne, regionalne, ogólnopolskie), a następnie
zebrać materiały medialne i przekazać do Zamawiającego po konferencji.
Zapewnić noclegi wraz ze śniadaniem (w ilości wynikającej z potwierdzeń, o których
mowa w pkt 3) wszystkim przyjezdnym w pokojach jednoosobowych w standardzie
przynajmniej 3***, najlepiej w miejscu/ okolicy konferencji (do 15 km od miejsca
konferencji).
Zapewnić catering w miejscu konferencji – zgodnie z ofertą.
Po obiedzie planowany jest wyjazd do PMG Husów. Dlatego, tez niezbędne jest
zapewnienie transportu dla uczestników konferencji (autokarów, busów).
W przypadku wyboru przez Wykonawcę lokalizacji wskazanej przez
Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zwiedzanie zamku.
Wykonawca przedstawi do wyboru Zamawiającemu minimum dwie propozycje
urozmaicenia konferencji w czasie wolnym np. po zwiedzaniu PMG Husów.
Zamawiający skorzysta z jednej propozycji.
W przypadku wyboru przez Wykonawcę równoważnej lokalizacji niż wskazana
przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawi do wyboru Zamawiającemu
minimum trzy propozycje urozmaicenia konferencji w czasie wolnym. Zamawiający
skorzysta z dwóch propozycji.
Wieczorem należy zorganizować uroczystą kolację dla uczestników konferencji
z udziałem zespołu muzycznego.
W trakcie i po kolacji powinien być zapewniony transport dla gości, jeśli noclegi
zapewnione będą poza miejscem konferencji.
Wykonawca zobowiązany jest we współpracy i akceptacji Zamawiającego
do przygotowania przed terminem uroczystej konferencji na zakończenie Projektu
krótkiego 10-15 min filmu multimedialnego. Film powinien obrazować rozbudowę
PMG Husów od rozpoczęcia do zakończenia realizacji projektu. Film powinien
zawierać również podstawowe wiadomości o podziemnym magazynowaniu gazu
ziemnego, wypowiedzi osób nadzorujących rozbudowę itp. Film powinien być
zaprezentowany na początku konferencji oraz przekazany wszystkim uczestnikom
na pamięci przenośnej stanowiącej gadżet. Film powinien stanowić podsumowanie
działań dotyczących rozbudowy i zawierać informacje o współfinansowaniu projektu
ze środków UE.
Szczegółowe wymagania w zakresie filmu multimedialnego:
•
przygotowanie scenariusza filmu w porozumieniu z Zamawiającym i jego
akceptacji,
•
2 dni zdjęciowe realizowane w technice HD 1080p,
•
dzień zdjęciowy z wykorzystaniem HEXACOPTERA – ujęcia lotnicze
realizowane przy odpowiedniej pogodzie,
•
postprodukcję obejmującą przygotowanie i naczytanie ewentualnych tekstów
lektorskich, przygotowanie grafik, komputerowy montaż całości oraz
przygotowanie materiału wyjściowego w dowolnym formacie i na dowolnym
nośniku wskazanym przez Zamawiającego (DVD, BluRay, HDD XDCAm).
Gadżety konferencyjne dla przedmiotowej konferencji winny zawierać poniższe
logotypy określone w wymaganiach określonych w rozdziale I pkt 7 SIWZ.
Ostateczne oznakowanie gadżetów konferencyjnych winno zostać uzgodnione
przez realizacją z Zamawiającym. Gadżety opisane są w pkt 5.
5.
Wymagane gadżety dla konferencji:
a)
Konferencja „cykliczna” – wrzesień 2013
9
Pamięć przenośna USB, 8GB, z obrotową głowicą i nadrukiem w jednym kolorze po
obu stronach – 80 sztuk
Strona 4 z 8
9
Zestaw grillowy 2in1, zapinana na zamek izotermiczna torba na artykuły spożywcze i
napoje ze zdejmowanym i regulowanym paskiem na ramię oraz zestaw 10 sztućców do
grilla. Torba posiada kieszeń na przodzie. Nadruk w jednym kolorze. Łącznie – 80 kpl.
b)
Konferencja „cykliczna” – marzec 2014
9
Kubek termiczny, mały termoizolowany kubek z uszczelnianym wieczkiem i otworem do
picia w wieczku, z uchem, 380 ml. Wymiary: 19,5 x Ø8 cm, grawer – 80 sztuk
9
Stacja pogodowa z wtyczką (również możliwość zasilania bateriami). Pokazuje
czas, temperaturę, poziom wilgotności powietrza oraz wykres ukazujący te
wskaźniki w przeciągu 12 poprzedzających godzin. Wymiary: 18,1 x 8 x 5,5 cm.
Nadruk w jednym kolorze – 80 sztuk
Strona 5 z 8
c)
Konferencja uroczysta 1
9
Scyzoryk + etui, preferowany Victorinox Mountaineer, logotypy grawerowane
laserowo na oprawie scyzoryka lub wykonane na etui – 100 sztuk
Parametry charakterystyczne:
Długość: 91mm
Oprawa: czerwona
Ilość warstw narzędzi: 4
1. duże ostrze
2. małe ostrze
3. korkociąg
4. otwieracz do puszek z:
5. - małym śrubokrętem (także do wkrętów gwiazdkowych)
6. otwieracz do kapsli ze:
7. - śrubokrętem
8. - przyrządem do zdejmowania izolacji
9. szpikulec-szydło
10. kółko
11. pęseta
12. wykałaczka
13. nożyczki
14. hak wielofunkcyjny
15. pilniczek do paznokci z:
16. - pilnikiem do metalu
17. - przyrządem do czyszczenia paznokci
18. - piłką do metalu
d)
Konferencja uroczysta 2
Strona 6 z 8
9
9
Pamięć przenośna 8 GB w formie karty USB zawierająca zdjęcie PMG Husów oraz
wymagane logotypy. Pamięć powinna mieć nagrany film zawarty w pkt. 14. Nadruk
full kolor – 200 sztuk
Walizka podróżna np. firmy PUCCINI kolor szary. Wysuwana teleskopowo rączka.
Uchwyt na górnej powierzchni walizki. Wewnątrz znajduje się jedna kieszeń zamykana na
suwak i elastyczne pasy zapobiegające przemieszczaniu się garderoby. Walizka
zamykana na zamek szyfrowy TSA. Nadruk logotypów w jednym kolorze – 105 sztuk
Parametry charakterystyczne: Wykonanie: Polipropylen, Wymiary: 55 x 28 x 38 cm,
Pojemność: 45 Litrów, Waga: 3.32 kg.
e)
9
Dla wszystkich konferencji Wykonawca dodatkowo zakupi poniższe gadżety,
które Wykonawca winien wręczać poszczególnym uczestnikom.
Notes, format A5, notes klejony (50 kartek), kratka z nadrukiem na każdej stronie,
full kolor, papier min 80 g (jak poniżej) – 400 sztuk
Strona 7 z 8
9
9
9
Długopis metalowy, kolor srebrny, długość 135mm, średnica 10mm, zadruk w
jednym kolorze, logotypy zgodnie z wymaganiami – 400 sztuk
Torba papierowa ekologiczna, nadruk jeden kolor, na jednej stronie, logotypy
zgodnie z wymaganiami, wymiary 30x10x40 – 400 sztuk
Smycz reklamowa wraz z plakietkami/holderami dla uczestników konferencji.
Plakietki powinny zawierać imię i nazwisko uczestnika, nazwę i datę konferencji
oraz zestaw logotypów UE, PGNiG i Programu Infrastruktura i Środowisko. Smycz w
kolorze granatowym/niebieskim z klamrą i karabińczykiem, zawierająca zestaw
logotypów, full kolor, szerokość do 20 mm – 400 sztuk
Uwaga:
Niewykorzystane gadżety z poszczególnych konferencji objętych przedmiotem
zamówienia należy przekazać Zamawiającemu za pisemnym potwierdzeniem.
Strona 8 z 8