wzór umowy

Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)
I. Wstęp
W dniach od 1 maja do 31 października 2015 roku w Mediolanie odbędzie się Wystawa Światowa
EXPO 2015 pod hasłem „Żywienie planety, energia dla życia”. Udział Polski w tym wydarzeniu
ma na celu budowę trwałego zaufania do marki POLSKA i Marki Polskiej Gospodarki. Pawilon
Polski zostanie zorganizowany w taki sposób, aby ukazywać wizerunek Polski jako nowoczesnego,
osiągającego sukces gospodarczy państwa oraz atrakcyjnego partnera biznesowego. Podczas
Wystawy, w dniach 15 – 21 czerwca br., odbędzie się Tydzień Technologii Kosmicznych, podczas
którego zostanie zorganizowana ekspozycja prezentująca polskie osiągnięcia w dziedzinie
technologii kosmicznych. W trakcie trwania Tygodnia Technologii Kosmicznych odbędą się także:
misja gospodarcza przedstawicieli polskiego sektora kosmicznego do Włoch oraz dwa spotkania
międzynarodowe z udziałem przedstawicieli polskiego i włoskiego sektora kosmicznego oraz
Europejskiej Agencji Kosmicznej.
Przedmiotowe zamówienie dotyczy kompleksowej organizacji Tygodnia Technologii Kosmicznych
podczas EXPO 2015 w Mediolanie. Zamówienie składa się z następujących części:
A. opracowanie graficzne i wydruk materiałów promocyjno-informacyjnych (plakatów
informacyjnych i plansz informacyjnych) oraz zapewnienie stojaków wystawowych na
czas trwania ekspozycji prezentującej polskie osiągnięcia w dziedzinie technologii
kosmicznych (zwanej w dalszej części OPZ „Ekspozycją”),
B. zapewnienie strojów dla 9 osób odpowiedzialnych za obsługę merytoryczną podczas
Ekspozycji,
C. odebranie elementów Ekspozycji (zwanych w dalszej części OPZ „Eksponatami”) i
innych towarów wskazanych przez Zamawiającego oraz ich zwrot po zakończeniu
Ekspozycji,
D. kompleksowa usługa spedycyjna na trasie Warszawa-Mediolan i Mediolan-Warszawa
oraz ubezpieczenie Eksponatów,
E. kompleksowe przygotowanie Ekspozycji oraz jej demontaż po zakończeniu Tygodnia
Technologii Kosmicznych,
F. obsługa techniczna i informacyjna Ekspozycji oraz nadzór nad prawidłowym
przebiegiem Tygodnia Technologii Kosmicznych,
G. organizacja konferencji międzynarodowej w dniu 15.06.2015 r. oraz seminarium
międzynarodowego w dniu 16.06.2015 r. podczas trwania Tygodnia Technologii
Kosmicznych oraz zapewnienie poczęstunku,
H. zapewnienie osób do obsługi merytorycznej Ekspozycji (tj. 4 osób wskazanych przez
Zamawiającego) oraz zapewnienie dostosowania technicznego i wizualnego jednego z
Eksponatów.
II. Szczegółowy zakres zadań
Część A: Opracowanie graficzne i wydruk materiałów promocyjno-informacyjnych
(plakatów informacyjnych i plansz informacyjnych) oraz zapewnienie stojaków
wystawowych na czas trwania Ekspozycji.
1. Zadaniem Wykonawcy jest:
a) opracowanie pod względem merytorycznym i graficznym 5 plakatów promocyjnoinformacyjnych oraz
b) opracowanie pod względem graficznym plansz informacyjnych na temat Eksponatów
oraz zapewnienie stojaków wystawowych, w których plansze zostaną umieszczone.
2. Do opracowania zawartości merytorycznej plakatów Wykonawca wykorzysta wiedzę w
zakresie technologii kosmicznych i technik satelitarnych oraz wiedzę na temat gospodarczej
sytuacji polskiego i światowego sektora kosmicznego, pozyskaną z wiarygodnych źródeł lub
od eksperta.
3. Plakaty powinny przedstawiać rozwój i osiągnięcia polskiego sektora kosmicznego.
Punktem wyjścia do opracowania zawartości merytorycznej plakatów powinna być broszura
informacyjno-promocyjna na temat polskiego sektora kosmicznego, która stanowi Załącznik
nr 1 do OPZ oraz strona internetowa http://tk.parp.gov.pl/.
4. Wykonawca opracuje projekt 5 plakatów:
a) w formacie „kinowym” (B1, 100 x 70 cm),
b) przy wykorzystaniu zdjęć/grafik związanych z tematyką kosmiczną i polskim sektorem
kosmicznym,
c) które będą czytelne dla zwiedzających (pod względem wielkości czcionki i grafiki),
d) zawierających logotypy Zamawiającego i Wystawy Światowej EXPO, które zostaną
przekazane przez Zamawiającego po podpisaniu Umowy,
e) w języku angielskim.
5. Wykonawca w ciągu 7 dni roboczych od podpisania Umowy przedstawi Zamawiającemu do
akceptacji projekt plakatów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag.
Wykonawca jest zobowiązany do wprowadzenia zmian w terminie 1 dnia roboczego od dnia
wniesienia uwag przez Zamawiającego.
6. Do przygotowania plansz informacyjnych, o których mowa w pkt 1 b) Zamawiający
przekaże Wykonawcy gotowe teksty. W terminie 5 dni roboczych od przekazania tekstów
Wykonawca przygotuje projekt graficzny plansz (w formacie A4), który powinien być
spójny wizualnie z plakatami.
7. Plakaty i plansze informacyjne po zaakceptowaniu przez Zamawiającego powinny zostać
wydrukowane na papierze o następujących parametrach: surowiec – kreda (mat); grubość –
min. 170 g/m2; druk 4+0.
8. Plakaty zostaną umieszczone w ramkach udostępnionych przez Zamawiającego.
9. Plansze informacyjne powinny zostać umieszczone w stojakach ekspozycyjnych
zapewnionych przez Wykonawcę. Stojaki ekspozycyjne podlegają akceptacji
Zamawiającego.
Część B: Zapewnienie strojów dla 9 osób odpowiedzialnych za obsługę merytoryczną podczas
Ekspozycji.
Zamówienie obejmuje odszycie, zakup tkanin i dodatków oraz dostawę pełnych kompletów strojów
dla 9 osób odpowiedzialnych za obsługę merytoryczną Ekspozycji. Według szacunkowej wyceny
koszt wykonania kompletu stroju dla jednej osoby (wraz z zakupem dodatków) nie powinien
przekroczyć kwoty 1500 zł brutto.
Zadania Wykonawcy będą obejmowały następujące elementy:
1.
Uszycie strojów, zgodnych z koncepcją strojów, które stanowią Załącznik nr 2 i 3:
a) wersja damska dla 5-6 kobiet: 1 sukienka, 1 marynarka (dla każdej osoby).
b) wersja męska dla 3-4 mężczyzn: 1 marynarka, 1 koszula, 1 para spodni, 1 krawat, 1 poszetka
(dla każdej osoby).
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Zakup we własnym zakresie wszelkich materiałów (zgodnych z koncepcją): tkanin, elementów
pasmanteryjnych itp. (w tym częściowo wykonanych na zamówienie – print drukowany na
tkaninach), niezbędnych do uszycia strojów.
Zakup dodatków do strojów (zgodnych z koncepcją), w tym:
a) wersja damska dla 5-6 kobiet: 1 para obuwia dla każdej osoby (obuwie wysokie lub niskie),
b) wersja męska dla 3-4 mężczyzn: 1 para obuwia, 1 pasek (dla każdej osoby).
Zdjęcie miar osób, o których mowa w pkt 1 oraz dokonywanie przymiarek w trakcie realizacji
usługi. Zdjęcie miar oraz przymiarki powinny być możliwe w dniach powszednich w
godzinach 08:00-18:00, w ustalonych miejscach na terenie Warszawy, w terminie
umożliwiającym wykonanie strojów zgodnie z wymaganiami Zamawiającego.
Dostarczenie gotowych strojów w ciągu 20 dni roboczych od podpisania Umowy, jednak nie
późnej niż w dniu 8 czerwca 2015 r. W tym terminie Wykonawca zrealizuje wszelkie
niezbędne czynności konieczne do prawidłowej realizacji usługi, uwzględniające konieczne
poprawki i przymiarki. Zamawiający zastrzega sobie prawo niezaakceptowania strojów jeśli
nie będą wykonane zgodnie z projektami Zamawiającego lub wymiarami.
Wykonanie przedmiotu zamówienia z należytą starannością (na profesjonalnych maszynach),
w celu zagwarantowania najwyższej jakości wykonania strojów odzieżowych.
Oznakowanie projektów wykonawczych strojów zgodnie z oznakowaniem znajdującym się na
prototypach strojów oraz w opisie technicznym (w tym m.in. haft znaku graficznego na
elemencie stroju, druk znaków graficznych na metce, druk na tkaninie).
Zadania Zamawiającego będą obejmowały następujące elementy:
1) Zamawiający przekaże Wykonawcy: pliki produkcyjne materiałów graficznych, opisy
techniczne strojów, formy w rozmiarach wyjściowych oraz prototypy strojów, które będą
pomocne do przygotowania strojów;
2) Zamawiający wskaże Wykonawcy osoby, dla których będę wykonywane stroje i z którymi
Wykonawca powinien kontaktować się w trakcie realizacji usługi.
Część C: Odebranie Eksponatów i innych towarów wskazanych przez Zamawiającego oraz
ich zwrot po zakończeniu Ekspozycji.
1. Wykonawca jest zobowiązany do odebrania Eksponatów i innych towarów określonych przez
Zamawiającego (zwanych dalej Innymi Towarami)z miejsc zlokalizowanych na terenie
Warszawy od podmiotów wskazanych przez Zamawiającego. Lista Eksponatów i Innych
Towarów, które powinny być odebrane przez Wykonawcę wraz ze wskazaniem ich wymiarów,
miejsca odbioru/zwrotu oraz wartości odtworzeniowej znajduje się w Załączniku nr 4. Nazwy
podmiotów (właścicieli Eksponatów) oraz ich adresy zostaną przekazane przez Zamawiającego
po podpisaniu Umowy.
2. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego harmonogram odbioru i zwrotu
Eksponatów i Innych Towarów, sporządzony na podstawie ustaleń z każdym z podmiotów, o
których mowa w pkt 1. Harmonogram powinien zostać przekazany Zamawiającemu nie później
niż na 10 dni roboczych przed terminem rozpoczęcia Ekspozycji.
3. Odbiór i zwrot poszczególnych Eksponatów i Innych Towarów powinien być dostosowany do
godzin pracy podmiotów - właścicieli Eksponatów/Innych Towarów.
4. Odbiór i zwrot każdego Eksponatu Wykonawca powinien udokumentować protokołem
zdawczo-odbiorczym, którego wzór stanowi Załącznik nr 5.
5. Wykonawca nie pokrywa kosztów związanych z wypożyczeniem Eksponatów/Innych Towarów
odpodmiotów, o których mowa w Załączniku nr 4.
6. Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu każdego Eksponatu w stanie nienaruszonym. Z chwilą
odebrania każdego Eksponatu od podmiotów, o których mowa w Załączniku nr 4, Wykonawca
przejmuje pełną odpowiedzialność za przekazane mienie i jego ewentualne szkody powstałe w
trakcie realizacji usługi. W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia
Eksponatów na cały czas trwania usługi, zgodnie z zasadami określonymi w części D.
Część D: Kompleksowa usługa spedycyjna na trasie Warszawa-Mediolan i MediolanWarszawa oraz ubezpieczenie Eksponatów.
1. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Eksponatów i Innych Towarów, o których mowa
w Części C:
a) do Polskiego Pawilonu na Wystawie Światowej EXPO 2015 najpóźniej w dniu 14 czerwca
2015 r. o godzinie 8:00 Ostateczna data zostanie potwierdzona przez Zamawiającego po
podpisaniu Umowy,
b) po zakończeniu Tygodnia Technologii Kosmicznych, do miejsc zlokalizowanych na terenie
Warszawy, zgodnie z harmonogramem, o którym mowa w Części C, pkt 2.
2. Wykonawca jest odpowiedzialny za realizację kompleksowej usługi spedycyjnej obejmującej
m.in:
a) odebranie Eksponatów i Innych Towarów zgodnie z zapisami zawartymi w Części C,
3.
4.
5.
6.
b) tymczasowe składowanie w zabezpieczonym miejscu, w przypadku gdy Eksponaty nie będą
przewożone do Mediolanu bezpośrednio po ich odebraniu od właścicieli, lub termin ich
zwrotu nie będzie następował bezpośrednio po przywiezieniu do Warszawy.
c) przygotowanie do transportu (pakowanie, zabezpieczenie) odpowiednie dla każdego
Eksponatu,
d) załadunek i wyładunek (jeśli konieczne: przeładunek),
e) przewóz na trasie Warszawa-Mediolan i Mediolan-Warszawa,
f) w Mediolanie: przeniesienie Eksponatów i Innych Towarów do miejsc w Polskim Pawilonie
na EXPO 2015, wskazanych przez Zamawiającego,
g) zwrot Eksponatów zgodnie z zapisami zawartymi w Części C,
h) ubezpieczenie Eksponatów.
Przy realizacji usługi spedycji Wykonawca jest zobowiązany stosować się Wytycznych
dotyczących logistyki podczas Wystawy Światowej EXPO 2015, które stanowią Załącznik nr 7.
Zgodnie z Wytycznymi na teren Wystawy EXPO może wjechać tylko przedsiębiorstwo
spedycyjne posiadające odpowiedni certyfikat.
Zgodnie z wiedzą Zamawiającego usługa spedycyjna może być zrealizowana na jeden z
poniższych sposobów:
a) realizacja usługi spedycyjnej za pośrednictwem przedsiębiorstwa posiadającego odpowiedni
certyfikat na całej trasie przejazdu,
b) realizacja usługi spedycyjnej za pośrednictwem przedsiębiorstwa, które nie posiada
certyfikatu i przeładunek w Mediolanie w celu skorzystania z usług przedsiębiorstwa, które
taki certyfikat posiada.
Wykonawca jest zobowiązany do dopełnienia wszelkich niezbędnych formalności spedycyjnych
(m.in. w zakresie przekraczania granic państw, przygotowania
i podpisania listów
przewozowych) oraz pokrycia wszelkich kosztów spedycyjnych (w tym związanych z odprawą
celną, ubezpieczeniem, opłatami parkingowymi, zatrudnieniem kierowców, dodatkowymi
opłatami tranzytowymi i innymi). Wszystkie koszty powinny być uwzględnione w cenie oferty.
W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca jest zobowiązany do
zapewnienia zastępczego pojazdu, który pozwoli na terminowe zrealizowanie usługi.
7. Wykonawca jest zobowiązany do ubezpieczenia wszystkich Eksponatów w systemie „all risks”
od ognia i innych zdarzeń losowych, od kradzieży i rabunku, zgodnie z wartościami
odtworzeniowymi określonymi w Załączniku nr 4.
8. Eksponaty muszą być objęte ubezpieczeniem od momentu rozpoczęcia usługi spedycyjnej (tj.
od momentu odebrania Eksponatów od ich właścicieli) do momentu zakończenia usługi
spedycyjnej (tj. do momentu zwrotu Eksponatów do ich właścicieli), wraz z ubezpieczeniem na
czas trwania Ekspozycji.
9. W przypadku jakichkolwiek szkód powstałych podczas realizacji usługi Wykonawca jest
zobowiązany pokryć w ramach ubezpieczenia wszelkie koszty związane z naprawą
uszkodzonych Eksponatów, a w przypadku ich utraty Wykonawca jest zobowiązany do
pokrycia właścicielom Eksponatów ich wartości odtworzeniowych, określonych w Załączniku
nr 4.
10. Ubezpieczenie Eksponatów w Polskim Pawilonie powinno być zgodne z minimalnymi
wymaganiami w zakresie ubezpieczenia i gwarancjami ubezpieczeniowymi obowiązującymi w
Republice Włoskiej oraz z warunkami określonymi przez Organizatora Wystawy (Expo 2015
S.p.A), w szczególności z: Special regulation no. 8 concerning insurance oraz Service
Communication on Insurance Requirements for Participants according to Special regulation n.
8, które są częściami Regulaminu Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie,
stanowiącego Załącznik nr 8.
Część E: Kompleksowe przygotowanie Ekspozycji oraz jej demontaż po zakończeniu
Tygodnia Technologii Kosmicznych.
1. Zadaniem Wykonawcy jest montaż Ekspozycji w Polskim Pawilonie zgodnie z wskazówkami
Zamawiającego.
2. Zamawiający zapewni postumenty i gabloty ekspozycyjne, w których będą ustawione
Eksponaty oraz ramki na plakaty.
3. Montaż i demontaż Ekspozycji będzie się odbywać w godzinach nocnych:
a) montaż Ekspozycji jest planowany w nocy z 14 na 15 czerwca 2015 r., od godziny 23:00 do
godziny 09:00,
b) demontaż Ekspozycji będzie prowadzony w nocy z 21 na 22 czerwca 2015 r., od godziny
23:00 (w możliwie najkrótszym czasie).
4. Wykonawca jest zobowiązany do wsparcia osób demontujących wystawę realizowaną
bezpośrednio przed Tygodniem Technologii Kosmicznych w celu przyspieszenia prac
związanych z przygotowaniem Ekspozycji.
5. Wykonawca jest zobowiązany do dokonania drobnych prac porządkowych w pomieszczeniu, w
którym umieszczona zostanie Ekspozycja, jeśli są one niezbędne do sprawnego montażu
Ekspozycji.
6. Wykonawca musi zachować należyte środki ostrożności przy obchodzeniu się z Eksponatami.
Część F: Obsługa techniczna i informacyjna Ekspozycji i nadzór nad prawidłowym
przebiegiem Tygodnia Technologii Kosmicznych.
1. Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę (koordynatora usługi), posługującą się językiem
angielskim w stopniu komunikatywnym, która będzie sprawować nadzór nad prawidłowym
przebiegiem Tygodnia Technologii Kosmicznych (w tym Ekspozycją), w godzinach otwarcia
Polskiego Pawilonu tj.: 10:00-23:00.
2. Zamawiający przekaże Wykonawcy merytoryczne informacje na temat Eksponatów. Zadaniem
Wykonawcy będzie ogólne informowanie zwiedzających o Ekspozycji i kierowanie
zwiedzających do Personelu Merytorycznego, o którym mowa w Części H.
3. Koordynator usługi będzie współpracował z przedstawicielami Zamawiającego,
przebywającymi w Pawilonie Polskim. Zamawiający powinien mieć możliwość stałego
kontaktu telefonicznego z koordynatorem usługi.
4. Polski Pawilon na EXPO 2015 będzie zamykany w godzinach nocnych oraz zapewniona będzie
ochrona. Wykonawca jest odpowiedzialny za pozostawienie Eksponatów odpowiednio
zabezpieczonych.
Część G: Organizacja konferencji międzynarodowej w dniu 15.06.2015 r. oraz seminarium
międzynarodowego w dniu 16.06.2015 r. podczas trwania Tygodnia Technologii
Kosmicznych wraz z zapewnieniem poczęstunku.
Organizacja konferencji i seminarium pod względem technicznym
1. Zadaniem Wykonawcy jest organizacja pod względem technicznym dwóch spotkań w Polskim
Pawilonie na EXPO 2015 w dniu:
a) 15 czerwca 2015 r. – konferencja międzynarodowa „Poland-Italy conference on industrial
cooperation within space sector”; planowany czas trwania konferencji: od godz. 11.30 do
godz. 18.00; wstępna liczba uczestników: 70 osób,
b) 16 czerwca 2015 r. – seminarium międzynarodowe „Poland-ESA seminar on Earth
Observation”; planowany czas trwania seminarium: od godziny 10.15 do 13.00; wstępna
liczba uczestników: 45 osób.
2. Liczba uczestników zostanie potwierdzona przez Zamawiającego nie później niż na 7 dni
roboczych przed każdym ze spotkań.
3. Zamawiający jest odpowiedzialny za przygotowanie programu obydwu spotkań oraz
zapewnienie sali konferencyjnej w Polskim Pawilonie na EXPO 2015 wraz z wyposażeniem (68
krzeseł, stół prezydialny, stoły do cateringu, nagłośnienie, rzutnik i laptop).
4. Wykonawca nie ponosi kosztów wynajmu sali.
5. Wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie personelu do organizacji obydwu spotkań pod
względem technicznym. Personel powinien posługiwać się językiem angielskim w stopniu
komunikatywnym.
6. Organizacja spotkań pod względem technicznym obejmuje:
a) przygotowanie sali konferencyjnej przed każdym spotkaniem zgodnie ze wskazówkami
Zamawiającego (odpowiednie ustawienie krzeseł, stołów;
sprawdzenie elementów
technicznych takich jak nagłośnienie, rzutnik, laptop),
b) przygotowanie i ustawienie na stole prezydialnym tabliczek informacyjnych dla każdego
prelegenta oraz szklanek i wody mineralnej,
c) przygotowanie 20 tabliczek z napisem „Reservation” do oznakowania krzeseł w pierwszych
rzędach,
d) rozstawienie banerów i innych materiałów informacyjnych (broszur, wydrukowanego
programu spotkań),
e) wydrukowanie programu spotkań w ilości odpowiadającej liczbie uczestników. Program
spotkań zostanie przekazany przez Zamawiającego najpóźniej w dniu roboczym
poprzedzającym dane spotkanie,
f) prowadzenie recepcji,
g) przekazywanie mikrofonu uczestnikom,
h) przygotowanie bufetu kawowego w sali konferencyjnej (ustawienie stołów cateringowych,
produktów spożywczych, naczyń, sztućców, chusteczek) adekwatnego do liczby
uczestników spotkań określonych w pkt 1.
Zapewnienie poczęstunku wraz z obsługą kelnerską podczas obydwu spotkań
7. Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie poczęstunku dla uczestników spotkań, zgodnie z liczbą
uczestników określoną w pkt 1, z zastrzeżeniem pkt 2.
8. Na poczęstunek składa się bufet kawowy oraz posiłek lunchowy.
9. Wykonawca przygotuje bufet kawowy w sali konferencyjnej. Bufet kawowy powinien być
dostępny przez cały czas trwania obydwu spotkań. Powinien być przygotowany co najmniej 30
minut przed rozpoczęciem każdego spotkania.
10. Bufet kawowy będzie uwzględniał:
a) napoje gorące: herbata, kawa z kawiarki lub ekspresu, dodatki: mleko, cytryna, cukier,
słodzik (1 porcja/os. - 240-250 ml.),
b) napoje zimne: minimum 2 rodzaje soków owocowych 100% (1 porcja/os. 240-250 ml),
woda mineralna - gazowana i niegazowana (1 butelka – 0,5 l na osobę),
c) owoce sezonowe: min. 3 rodzaje do wyboru (1 porcja/os. - 190-200 g.),
d) desery ciasta lub ciasteczka bankietowe ( przykładowo: sernik, ciasto marchewkowe,
szarlotka, ciasto-krówka), min. 4 rodzaje do wyboru (2 szt./os.; 1szt. - 50-60 g);
e) szampan: 1 kieliszek dla każdej osoby (dotyczy tylko spotkania, które odbędzie się 15
czerwca 2015r.).
11. Podczas trwania bufetów kawowych, Wykonawca jest zobowiązany do:
a) zapewnienia sprzętu gastronomicznego oraz zastawy ceramicznej, w tym: talerze, filiżanki,
szklanki, dzbanki, sztućce, serwetki papierowe i obrusy materiałowe bez ozdób oraz
zapewnienie koszy na śmieci,
b) zapewnienia obsługi kelnerskiej,
c) zbierania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych niezwłocznie po zakończeniu posiłku oraz
usuwania i utylizacji odpadków i śmieci.
12. Wykonawca zapewni posiłek lunchowy podczas konferencji, która jest zaplanowana na dzień
15.06.2015 r. Preferowanym miejscem realizacji lunchu jest restauracja w Polskim Pawilonie na
EXPO 2015. W przypadku, gdy nie będzie możliwości rezerwacji restauracji w Polskim
Pawilonie na EXPO 2015, Wykonawca jest zobowiązany do wskazania innej restauracji, w jak
najbliższej odległości od Polskiego Pawilonu na EXPO 2015. Wybór restauracji podlega
akceptacji Zamawiającego.
13. Wykonawca przekaże do akceptacji Zamawiającego propozycję menu na lunch, nie później niż
na 5 dni roboczych przed spotkaniem. Lunch będzie uwzględniał:
a) 3 dania gorące do wyboru (posiłek jednodaniowy o charakterze drugiego dania – 1
porcja/os. – 450-500 g), w tym jedno danie rybne, dwa dania mięsne (przykładowo łosoś z
pieczonymi ziemniakami i fasolką szparagową, pierś kurczaka w przyprawach z ryżem i
grillowanym warzywami, polędwiczki wieprzowe z oliwkami i papryką),
b) 2 rodzaje sałatek (1 porcja/os. 140 – 150 g), (przykładowo mieszane sałaty z serem feta,
pomidorami i ogórkiem zielonym, rukola z parmezanem i pomidorem suszonym),
c) pieczywo białe i ciemne – przykładowo bułeczki koktajlowe, chleb wieloziarnisty, bułeczki
grahamki,
d) zimne napoje: minimum 2 rodzaje soków owocowych 100% (1 porcja/os. 240 – 250 ml) i
woda mineralna – gazowania i niegazowana (1 butelka – 0,5 l/os.),
e) napoje gorące: herbata, kawa z kawiarki lub ekspresu, dodatki: mleko, cytryna, cukier,
słodzik (1 porcja/os. - 240-250 ml).
14. Wykonawca zapewni:
a) realizację poczęstunku wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości
produktów spożywczych,
b) przestrzeganie przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów
spożywczych [m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia
(Dz. U. z 2010 r. nr 136 poz. 914 z późn. zm.)],
Część H: Zapewnienie osób do obsługi merytorycznej Ekspozycji (tj. 4 osób wskazanych przez
Zamawiającego, zwanych w dalszej części OPZ Personelem Merytorycznym) oraz
zapewnienie dostosowania technicznego i wizualnego jednego z Eksponatów.
1. Ekspozycja będzie obsługiwana przez Personel Merytoryczny składający się z 4 osób
odpowiedzialnych za informowanie zwiedzających o poszczególnych Eksponatach oraz ich
obsługę. Zadaniem Wykonawcy jest koordynacja pracy Personelu Merytorycznego.
2. Po przekazaniu przez Zamawiającego informacji na temat osób wchodzących w skład Personelu
Merytorycznego, Wykonawca przygotuje grafik/listę obecności Personelu Merytorycznego tak
aby zapewnić sprawną obsługę podczas Ekspozycji.
3. Wykonawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z podróżą i pobytem w
Mediolanie Personelu Merytorycznego. Organizacja pobytu i podróży pozostaje po stronie
Personelu Merytorycznego. Wykonawca będzie zobowiązany do pokrycia tych kosztów po
zakończeniu Tygodnia Technologii Kosmicznych, lub wcześniej w zależności od decyzji
Zamawiającego.
4. Wysokość kwot związanych z podróżą i pobytem w Mediolanie 4 osób Personelu
Merytorycznego będzie uzależniona od liczby dni podczas, których osoby te będą obsługiwać
Ekspozycję, potwierdzonych podpisami na liście obecności, o której mowa w pkt 2.
5. Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu do akceptacji zestawienie kwot
związanych z podróżą i pobytem każdej osoby Personelu Merytorycznego wraz z numerem
rachunku, na który należy dokonać płatności.
6. Wysokość kwot, związanych z podróżą 4 osób Personelu Merytorycznego na trasie WarszawaMediolan-Warszawa nie może przekroczyć kwoty 2800 zł (łącznie dla 4 osób).
7. Wysokość kwot na pokrycie kosztów zakwaterowania i diet 4 osób Personelu Merytorycznego,
nie może przekroczyć równowartości w złotych kwoty 7104 euro (łącznie dla 4 osób).
8. Przeliczenie kwot w euro wskazanych w pkt 7, na polską walutę powinno odbyć się według
kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu ich wypłaty. W przypadku,
gdy średni kurs, o którym mowa w pierwszym zdaniu przekroczy kurs 4,2249 (tj. kurs zgodny z
rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do
euro) przeliczenie nastąpi według kursu 4,2249.
9. W przypadku, gdy faktycznie wypłacone kwoty (potwierdzone przez Zamawiającego) będą
niższe niż kwoty maksymalne określone w pkt 6, 7 i 9, Zamawiający wypłaci Wykonawcy
wynagrodzenie, o którym mowa w § 8, ust. 3 lit. d Umowy, w kwocie faktycznie poniesionej
przez Wykonawcę. Termin realizacji płatności, ostateczna wysokość kwot oraz części, w
których powinny zostać wypłacone podlegają akceptacji Zamawiającego.
10. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia dostosowania technicznego i wizualnego robota
mobilnego, o którym mowa w Załączniku nr 4. Dostosowanie techniczne i wizualne powinno
zostać dokonane przez osobę wskazaną przez Zamawiającego reprezentującą podmiot, który
jest właścicielem robota. Wykonawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z
dostosowaniem technicznym i wizualnym robota. Wysokość tych kosztów nie może
przekroczyć 17 000 zł brutto.
III Ogólne wymagania dotyczące wszystkich części zamówienia
1. Podczas realizacji przedmiotu Zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do:
a) ścisłej współpracy z Zamawiającym i wskazanymi przez niego podmiotami,
b) realizacji poszczególnych części zamówienia zgodnie z wymogami OPZ oraz ustaleniami
podjętymi wspólnie z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia,
c) działania z dochowaniem najwyższej staranności i zgodnie z obowiązującym stanem
prawnym oraz regulacjami organizacyjnymi i technicznymi organizatorów Wystawy EXPO
2015.
2. Wykonawca odpowiada za koordynację i nadzór nad wszystkimi działaniami podejmowanymi
w związku z realizacją zamówienia przez zatrudnionych przez siebie pracowników i
podwykonawców.
3. Wykonawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z wykonaniem przedmiotu
zamówienia przez swoich pracowników i podwykonawców. Wykonawca powinien uwzględnić
te koszty w Ofercie i nie ma prawa żądania zwrotu tych kosztów przez Zamawiającego.
Koszty, o których mowa w zdaniu pierwszym dotyczą m.in.:
a) zakupu biletów wstępu na teren Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie, na każdy
dzień, w którym wykonują oni obowiązki związane z przedmiotem zamówienia,
b) podróży i pobytu w Mediolanie.
4. Wykonawca przekaże Zamawiającemu dane osobowe wszystkich pracowników i
podwykonawców, którzy będą realizować usługę w Mediolanie nie później niż w terminie 21
dni przed datą rozpoczęcia Ekspozycji.
5. Na każdym etapie realizacji usługi Wykonawca jest zobowiązany działać zgodnie z
obowiązującym prawem.
6. Wszystkie ustalenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym poprzedzające Tydzień
Technologii Kosmicznych powinny być dokonywane drogą elektroniczną.
7. W trakcie trwania Umowy Wykonawca jest zobowiązany do kontaktu i współpracy z innymi
podmiotami wskazanymi przez Zamawiającego (m.in. podmiotami obsługującymi Polski
Pawilon).
8. Wykonawca zapewni, że wszystkie zadania związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia
będą realizowane przez osoby posiadające odpowiednie doświadczenie i wszelkie wymagane
uprawnienia.
Załączniki:
Załącznik nr 1 - Broszura „Sięgając gwiazd – polski sektor kosmiczny”
Załącznik nr 2 – Koncepcja stroju dla obsługi Ekspozycji (wersja damska)
Załącznik nr 3 – Koncepcja stroju dla obsługi Ekspozycji (wersja męska)
Załącznik nr 4 - Lista Eksponatów i innych towarów wraz ze wskazaniem ich wymiarów, miejsca
odbioru/zwrotu oraz wartości odtworzeniowej
Załącznik nr 5 - Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego
Załącznik nr 6 - Harmonogram prac w Polskim Pawilonie w godzinach nocnych
Załącznik nr 7 - Wytyczne dotyczące logistyki podczas Wystawy Światowej Expo 2015 w
Mediolanie
Załącznik nr 8 - Regulamin Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie
Załącznik nr 9 - Plan Polskiego Pawilonu na EXPO 2015 w Mediolanie