Wniosek MR wraz z opisem założeń projektu

MINISTERSTWO ROZWOJU
DEPARTAMENT
GOSPODARKI ELEKTRONICZNEJ
Warszawa, 24 maja 2016 r.
DGE-I-073-2/42/16
Pani Justyna Duszyńska
Sekretarz
Komitetu Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji
Dotyczy: Wydania opinii dla projektu Platformy Pośredniczącej elektronicznego
fakturowania dla sfery finansów publicznych
W związku z obowiązkiem wynikającym z §25 zarządzenia Nr 48 Prezesa Rady Ministrów z
dnia 12 kwietnia 2016 r. w sprawie Komitetu Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji (M.P. poz.
379), przedkładam wniosek o pozytywne zaopiniowanie realizacji projektu "Platforma
pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych", pod kątem
zgodności projektu ze strategicznymi kierunkami rozwoju w obszarze informatyzacji.
Projekt został złożony i uzyskał pozytywną ocenę formalną w konkursie o dofinansowanie w
ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, działanie 2.1. „Wysoka dostępność i jakość
e-usług publicznych” (nabór nr: POPC.02.01.00-IP.01-00-002/15).
W załączeniu przedkładam:
1. Podsumowanie najważniejszych informacji o projekcie,
2. Opis założeń projektu informatycznego zgodny co do treści i wymagań informacyjnych
z wzorem wniosku,
3. Plik PEF2-SWv110ZNaniesionaErrataPoOcenieFormalnej.pdf, zawierający treść Studium
wykonalności z naniesioną erratą powstałą w procesie oceny formalnej,
4. Plik Zal16a_Analiza_finansowa_v2.xlsx zawierający założenia finansowe włącznie
z Harmonogramem Rzeczowo-Finansowym projektu.
Z poważaniem
Sebastian Christow
Dyrektor
Departamentu Gospodarki Elektronicznej
/Podpisano elektronicznie/
Ministerstwo Rozwoju, Plac Trzech KrzyŜy 3/5, 00-507 Warszawa, tel. 22 693 59 13, fax 22 693 40 98, www.mr.gov.pl
Podsumowanie najważniejszych informacji o projekcie
1. Tytuł projektu:
Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych
2. Potrzeba realizacji projektu
Wynika z narzuconego wymaganiami dyrektywy 2014/55/WE Rady i Parlamentu
Europejskiego, obowiązku oraz konieczności standaryzacji e-fakturowania w procesach
obsługi zamówień publicznych (realizacji dostaw publicznych), w tym również w wymiarze
transgranicznym. Wykonanie Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) zdejmuje z
jednostek administracji publicznej większość kosztów związanych z dostosowaniem
systemów informatycznych oraz organizacyjnych do obowiązku posiadania gotowości
technicznej i organizacyjnej przyjmowania faktur w postaci elektronicznej po 27 listopada
2018 r. Zatem koszt implementacji wymagań jest globalnie dużo niższy w stosunku do
pozostawienia obowiązku dostosowania każdej z jednostek administracji publicznej we
własnym zakresie.
Realizacja projektu przygotowuje technicznie polskie jednostki publiczne do
implementacji prawa unijnego do prawa krajowego. Na obecnym etapie nie ma przeszkód
formalnych/legislacyjnych do realizacji projektu, gdyż na mocy ustawy o VAT już obecnie
dopuszczony jest elektroniczny sposób fakturowania.
3. Zgodność z celami strategicznymi
1. W Programie Zintegrowanej Informatyzacji Państwa „Platforma pośrednicząca
elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych” wymieniony jest
wprost wśród projektów ponadresortowych wskazanych do realizacji.
2. Działania zaplanowane w Projekcie wpisują się w realizację celu 5 Strategii „Sprawne
Państwo”, który zakłada efektywne świadczenie usług publicznych, w tym
standaryzację i zarządzanie usługami publicznymi, ze szczególnym uwzględnieniem
technologii cyfrowych (kierunek interwencji celu 5.5).
3. Potrzeba realizacji projektu wynika z Planu na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju w
Ministerstwie Rozwoju, w którym jako jeden z priorytetów strategicznych wskazano
sprawną, cyfrową administrację.
4. Wpisuje się również w zapisy określone w Strategii Innowacyjności i Efektywności
Gospodarki „Dynamiczna Polska 2020” a w szczególności Działanie 1.1.1.
Dostosowanie przepisów prawa w celu poprawy warunków wykonywania działalności
gospodarczej, w tym uproszczenie prawa i redukcja kosztów regulacyjnych.
5. Projekt realizuje wytyczne Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa oraz
Efektywnego i Sprawnego Państwa dla Długookresowej Strategii Rozwoju Kraju
2030 (DSRK - Polska 2030. Trzecia fala nowoczesności) i Średniookresowej Strategii
Rozwoju Kraju 2020 (ŚSRK),
6. Jest instrumentem realizacji zintegrowanych Strategii Sektorowych, w tym w
szczególności Strategii Innowacyjności i Efektywności Gospodarki „Dynamiczna
Polska 2020” oraz Strategii „Sprawne Państwo”.
7. Realizuje cele Europejskiej Agendy Cyfrowej w ramach Strategii Europa 2020.
2
4. Terminy i koszty
Zakładana jest realizacja projektu w okresie od 1.10.2016r. do 31.08.2019r. w tym pełne
wdrożenie, włącznie z wykonaną promocją projektu oraz szkoleniami pozwalającymi na
masowe wykorzystanie efektów przez urzędy w całej Polsce.
Całkowity koszt realizacji: 34 512 107,39 zł
5. Główne efekty
W wyniku realizacji Projektu zostanie udostępnionych siedem usług (sześć usług A2B/A2C
oraz jedna usługa A2A). Są to następujące usługi:
•
•
•
•
•
•
•
Usługa zamawiania dostawy (A2B/A2C)
Usługa awizowania dostawy (A2B/A2C)
Usługa potwierdzania odbioru (A2B/A2C)
Usługa fakturowania (A2B/A2C)
Usługa wystawiania faktury korygującej (A2B/A2C)
Usługa wystawiania noty księgowej (A2B/A2C)
Usługa generowania raportów i zestawień dla władz publicznych (A2A)
6. Podmiot odpowiedzialny i partnerzy.
Podmiot odpowiedzialny: Ministerstwo Rozwoju, Departament Gospodarki Elektronicznej,
Partner:
Instytut Logistyki i Magazynowania - instytut badawczy
Dostawcy usług:
Zostaną wyłonieni w drodze przetargu publicznego
7. Koncepcja projektu i sposób realizacji, zadania
Platforma Elektronicznego Fakturowania jest rozwiązaniem opartym o standard
OpenPEPPOL. Zakładane jest zamiast tworzenia własnego oprogramowania, precyzyjne
wyspecyfikowanie i zakup na wolnym rynku zestawu funkcjonalności związanych z
odbieraniem, przesyłaniem i konwersją dokumentów elektronicznych. Zakładane jest
tworzenie otwartych struktur komunikacji, pozwalających na skalowanie rozwiązanie i
wzajemne przejmowanie funkcji czyniąc całościowe rozwiązanie odpornym na zwiększone
obciążenia oraz
łatwym do marginalizacji udziału dostawców (Brokerów)
niewywiązujących się ze zobowiązań. Stąd zakładany jest od początku zakup funkcjonalności
od dwóch dostawców, każdy o pokryciu wydajnościowym 50% planowanego
zapotrzebowania. Funkcjonalność PEF udostępniona zostanie jednostkom administracji
publicznej nieodpłatnie.
Zadania projektu:
1. Standaryzacja fakturowania elektronicznego w administracji i biznesie z uwzględnieniem
normalizacji europejskiej.
2. Kompleksowa informatyzacja realizacji dostaw publicznych i fakturowania
elektronicznego z uwzględnieniem dorobku projektów wielkoskalowych Unii
Europejskiej.
3. Edukacja w zakresie informatyzacji realizacji dostaw publicznych i fakturowania
elektronicznego, w tym zewnętrzne usługi doradcze dla sektora IT.
3
4. Promocja w zakresie informatyzacji realizacji dostaw publicznych i fakturowania
elektronicznego.
8. Podsumowanie:
1. W opinii Ministerstwa Rozwoju projekt jest w pełni zgodny ze strategicznymi
kierunkami rozwoju w obszarze informatyzacji.
2. Projekt jest gotowy do wykonania (redy to do). Wyceny oraz terminy realizacji zostały
opracowane na podstawie analizy rynku - zapytania o wstępną wycenę,
przeprowadzonego w marcu 2016r. przez Ministerstwo Rozwoju.
3. Nie występują zagrożenia ze strony legislacyjnej, obecnie stan prawny pozwala na
przeprowadzenie projektu.
4. Doświadczenie Lider (między innymi projekty CEIDG, UEPA) oraz Partnera (między
innymi projekty UEPA i udział w projektach międzynarodowych Large scale pilots),
oraz profesjonalne podejście do zarządzania projektem gwarantują realizację
projektu w terminie, zakresie, i przewidzianym budżecie.
4
Opis założeń projektu informatycznego
1. Tytuł projektu
Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych.
2. Beneficjent projektu informatycznego/ podmiot odpowiedzialny za realizację projektu
Projekt finansowany ze środków europejskich (84,62%) oraz ze środków budżetu
państwa (15,38%). Beneficjentem projektu oraz podmiotem odpowiedzialnym za jego
realizację jest:
Ministerstwo Rozwoju
Departament Gospodarki Elektronicznej
Plac Trzech Krzyży 3/5
00-507 Warszawa
tel. (22) 273 70 00
e-mail: [email protected]
Podmiotami odpowiedzialnymi za faktyczną realizację projektu informatycznego są:
Ministerstwo Rozwoju i Instytut Logistyki i Magazynowania.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności
w rozdziale VII Analiza instytucjonalna, str. 173.
3. Partnerzy
Lider Projektu: Ministerstwo Rozwoju
Departament Gospodarki Elektronicznej
Plac Trzech Krzyży 3/5
00-507 Warszawa
tel. (22) 273 70 00
Najważniejsze zadania i obowiązki Lidera Projektu:
1. przygotowanie i inicjacja Projektu, określanie jego zasad organizacyjnych, prawnych i
administracyjnych funkcjonowania, zapewnienie sprawnej komunikacji pomiędzy
interesariuszami, rozliczanie projektu,
2. zarządzanie Projektem i reprezentowanie Stron w zakresie realizacji Projektu,
3. przeprowadzenie wybranych postępowań w celu zamówienia towarów i usług
niezbędnych dla realizacji Projektu.
Partner Projektu: Instytut Logistyki i Magazynowania - instytut badawczy
ul. Ewarysta Estkowskiego 6
61-755 Poznań
tel. (61) 850 48 90
Najważniejsze zadania i obowiązki Partnera
1. przygotowanie w uzgodnieniu z Liderem Partnerstwa szczegółowej koncepcji
realizacji Projektu, wniosku o dofinansowanie oraz studium wykonalności Projektu,
5
2. opracowanie Dokumentacji technicznej i Dokumentacji projektowej w zakresie
realizowanych zadań w ramach Projektu dotyczących Partnera, przygotowanie w
uzgodnieniu z Liderem Partnerstwa stosownych specyfikacji produktów Projektu,
3. przeprowadzanie, w uzgodnieniu z Liderem Partnerstwa, wybranych postępowań
w celu zamówienia towarów lub usług niezbędnych dla realizacji Projektu,
4. monitorowanie i podejmowanie działań w celu zapewnienia osiągnięcia założonych
wskaźników realizacji Projektu,
5. współpraca międzynarodowa, w porozumieniu z Liderem Partnerstwa, z jednostkami
właściwymi w ramach zadań Projektu.
Szczegółowy opis czynności stron związanych z realizacją Projektu został zapisany Umowie
partnerskiej oraz studium wykonalności.
Udział (i zaangażowanie na poziomie liczby etatów) w poszczególne zadania zarówno Lidera
jak i Partnera Projektu przedstawiony został w załączonym Studium Wykonalności w
rozdziale VIII.2.6 "Plan projektu" w tabeli VIII.2 "Harmonogram Projektu wraz z zasobami Układ tabelaryczny", str. 216.)
4. Odbiorcy rezultatów projektu informatycznego
Opis rezultatów projektu przedstawiono w pkt. 11, natomiast opis zidentyfikowanych
potrzeb odbiorców projektu – w pkt. 10 niniejszego dokumentu.
Odbiorcami rezultatów projektu informatycznego będą podmioty opisane poniżej.
− Grupa A (sfera finansów publicznych) – podmioty prawa publicznego (zamawiający w
trybie Prawa Zamówień Publicznych): administracja państwowa i rządowa szczebla
centralnego, jednostki administracji samorządowej, pozostałe instytucje stosujące
przepisy Ustawy PZP - w tym publiczna służba zdrowia, sąd i prokuratura, wojsko, policja,
straż graniczna, służba celna, szkoły i uczelnie oraz instytucje naukowo-badawcze, itp.
Liczebność grupy A: Według Sprawozdania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o
funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2014 r. liczba zamawiających wynosiła
36 796 jednostek (w roku 2013 – 37 557), z tego 16 106 zamawiających wskazało, ze
udzielało zamówień na podstawie procedur określonych w ustawie – Prawo zamówień
publicznych). "Największą grupę zamawiających stanowiła administracja samorządowa
(68,89% zamawiających). Kolejne grupy to administracja rządowa terenowa (3,47%) oraz
samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (2,48%)."1
− Grupa B (podmioty gospodarcze) – dostawcy dóbr i usług dla administracji publicznej w
kontraktach publicznych (Dostawcy), podmioty gospodarcze realizujące zamówienia
publiczne zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych dla administracji
publicznej.
Liczebność grupy B: w sprawozdaniu Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o
funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2012r. zawarto informację o liczbie
wykonawców kontraktów publicznych o wartości od 14.000 euro w roku 2012, która
wyniosłą w przybliżeniu ok. 82 tys. przedsiębiorstw.
1
Sprawozdanie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2014 r.,
http://uzp.bip.gov.pl/sprawozdania/sprawozdania-roczne-prezesa-uzp.html
6
− Grupa C (podmioty komercyjne usługowo-produkcyjne branży IT) – dostawcy e-usług,
systemów i aplikacji IT. Model biznesowy rynku zamówień i dostaw publicznych
przewiduje znaczący udział komercyjnych podmiotów branży IT, m.in.: dostawcy usług efakturowania (dzisiejsi dostawcy usług EDI), producenci i firmy wdrożeniowe w obszarze
aplikacji informatycznych i systemów ERP, dostawcy technologii usług internetowych (np.
aplikacji „w chmurze”), podmioty naukowo-badawcze i badawczo-rozwojowe.
Liczebność grupy C: Na podstawie listy „Najwięksi dostawcy rozwiązań i usług IT dla
sektora administracji publicznej w 2013 roku”, (Computerworld TOP200, Polski Rynek
Teleinformatyczny, Edycja 2014), liczebność grupy C ustalono w liczbie ponad 110
przedsiębiorstw – dostawców aplikacji i systemów informatycznych dla podmiotów sfery
publicznej, w dalszej kolejności – cała branża dostawców tych rozwiązań, również dla
biznesu.
Inne grupy odbiorców rezultatów projektu:
− Grupa D (inne podmioty komercyjne) – dla których Platforma będzie źródłem informacji,
wiedzy i dobrych praktyk w zakresie elektronicznej obsługi dostaw publicznych krajowych
i w UE: firmy doradztwa prawnego, podatkowego, biznesowego, transakcyjnego, firmy
edukacyjne.
− Grupa E (inne podmioty publiczne) – organy skarbowe, Ministerstwo Finansów, Sąd,
Prokuratura i Policja, Urząd Zamówień Publicznych, Główny Urząd Statystyczny, inne
upoważnione instytucje centralne.
Szczegółowy opis odbiorców projektu został przedstawiony w załączonym Studium
Wykonalności w rozdziale V.2 "Odbiorcy projektu", str. 144.)
5. Współpraca z interesariuszami
Do przeprowadzenia projektu niezbędne jest zaangażowanie następujących podmiotów:
− Ministerstwa Rozwoju – Lidera Projektu,
− Instytutu Logistyki i Magazynowania (jednostki wyspecjalizowanej i doświadczonej w
pracach standaryzacyjnych oraz wdrożeniowych),
− Dostawcy usług PEF wybranego w postępowaniu przetargowym,
− Współpraca z międzynarodową organizacją OpenPEPPOL,
− Centrum Projektów Polska Cyfrowa.
Ministerstwo Rozwoju posiada podpisaną z Instytutem Logistyki i Magazynowania Umowę
partnerską (dołączoną do wniosku o dofinansowanie projektu), która została podpisana po
przeprowadzeniu publicznego naboru partnerów do projektu zgodnie z wymaganiami
opisanymi w konkursie Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa.
Dostawcy usług zostaną wyłonieni w ramach procedury przetargowej w trakcie trwania
projektu. Postępowanie będzie prowadzone zgodnie z wymaganiami ustawy Prawo
zamówień
publicznych.
Po wyłonieniu dostawców usług zostaną podpisane stosowne umowy na dostawę usług.
Ministerstwo Rozwoju podpisze w trakcie realizacji projektu umowę o przystąpieniu do
międzynarodowej organizacji OpenPEPPOL, stając się jednocześnie przedstawicielem
OpenPEPPOL w Polsce.
Do realizacji projektu niezbędne jest podpisanie umowy o dofinansowanie projektu z
Centrum Projektów Polska Cyfrowa.
7
Poza wskazanymi powyżej przypadkami, nie ma potrzeby podpisywania dodatkowych umów
lub porozumień, które warunkowałyby realizację projektu. Mimo to będzie prowadzona
współpraca, konsultacje i badania z opisanymi poniżej grupami interesariuszy:
• Grupa A (sfera finansów publicznych) – podmioty prawa publicznego (Zamawiający),
Prowadzone będą konsultacje w trybie roboczym z wybranymi przedstawicielami grupy
(jednostki rządowe, samorządowe, instytucje stosujące Prawo Zamówień publicznych) w
zakresie potrzeb dostosowania funkcjonalnego do istniejących systemów
informatycznych i wewnętrznego obiegu dokumentów, a także w zakresie user
experience przygotowywanego rozwiązania.
• Grupa B (podmioty gospodarcze) – dostawcy dóbr i usług dla administracji publicznej w
kontraktach publicznych (Dostawcy),
Prowadzone będą konsultacje w trybie roboczym z wybranymi przedstawicielami grupy
(wybrane podmioty gospodarcze realizujące zamówienia publiczne zgodnie z PZP) w
zakresie oczekiwań dostosowania funkcjonalnego integracji PEF z posiadanymi
systemami informatycznymi, a także w zakresie user experience przygotowywanego
rozwiązania.
• Grupa C (podmioty komercyjne usługowo-produkcyjne branży IT) – dostawcy e-usług,
systemów i aplikacji IT,
Prowadzone będą konsultacje i ustalenia w trybie roboczym z wybranymi
przedstawicielami grupy (dostawcy usług e-fakturowania/EDI, producenci i firmy
wdrożeniowe systemów informatycznych dla jednostek publicznych, w tym systemów
ERP itp.) w zakresie potrzeb i wymagań dostosowania wytwarzanych przez te firmy
systemów IT do wymogów przepisów prawa i standardu e-fakturowania wprowadzonego
przez Komisję Europejską we wszystkich krajach wspólnoty.
• Grupa D (inne podmioty komercyjne) – dla których Platforma będzie źródłem informacji,
wiedzy i dobrych praktyk w zakresie elektronicznej obsługi dostaw publicznych krajowych
i w UE,
Do grupy tej zaliczają się między innymi firmy doradztwa prawnego i firmy szkoleniowe. Z
tą grupą nie będą prowadzone konsultacje, czy uzgodnienia, jednak dostarczana będzie
wiedza i dokumentacja systemu oraz aktualne wymagania, standardy i przepisy w celu
dalszej dysyminacji wiedzy.
• Grupa E (inne podmioty publiczne) – korzystające z rejestrowanych i archiwowanych
danych dotyczących realizacji zamówienia publicznego (w tym e-faktury, e-faktury
korygujące, noty księgowe, dokumenty dostawy, e-płatności, statusy transakcji),
− Prowadzone będą konsultacje i ustalenia w trybie roboczym w celu dostosowania
systemu do potrzeb informacyjnych i sprawozdawczych tych podmiotów tj. organów
skarbowych, Ministerstwa Finansów, sądów, prokuratury i policji, Urzędu Zamówień
Publicznych, Głównego Urzędu Statystycznego oraz innych upoważnionych do
dostępu do danych o e-prowadzonym fakturowaniu instytucjach centralnych.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale V.2
"Odbiorcy projektu", str. 144.)
8
Przewidywany termin realizacji projektu informatycznego
Zakładane jest, że projekt rozpocznie się 1.10.2016 r. i zostanie zakończony do dnia
31.08.2019 r. pełnym wdrożeniem, włącznie z wykonaną promocją projektu oraz szkoleniami
pozwalającymi na masowe wykorzystanie efektów przez urzędy w całej Polsce.
Terminami przełomowymi są:
2017-02-28: Przygotowanie organizacyjne i przystąpienie strony polskiej (Ministerstwa
Rozwoju) do międzynarodowej organizacji OpenPEPPOL (Pan-European Public
Procurement Online), umożliwiającej wymianę e-faktur w UE.
2017-04-30: Przygotowanie dokumentacji i wyłonienie dwóch niezależnych dostawców usług
platformy e-fakturowania (PEF),
2017-05-31: Udział strony polskiej (przedstawicieli projektu) w pracach nad standardem
eFakturowania, opublikowanie przez Komisję Europejską ostatecznej postaci
standardu,
2018-02-01: Udostępnienie do użytku pierwszych dwóch głównych usług e-faktura
i e-zamówienie,
2018-09-01: Uruchomienie wszystkich pozostałych usług PEF (awizo dostawy, potwierdzenie
odbioru, faktura korygująca, nota księgowa, generowanie raportów i zestawień dla
władz publicznych)m,
2018-08-31 do 2019-08-31: Wdrożenia systemu, dzięki którym efekty projektu będą
faktycznie wykorzystywane przez jednostki publiczne jeszcze przed zakończeniem
projektu, w tym działania edukacyjne, szkoleniowe i promocyjne,
2019-08-31: Zakończenie wdrażania rozwiązań PEPPOL,
Harmonogram projektu został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w
rozdziale VIII.2.6 "Plan projektu", str. 204-222.)
6. Koszt projektu informatycznego
Dofinansowanie w ramach Projektu wynosi 100% kosztów kwalifikowanych, z czego 84,62%
(29 204 145,28 zł) kwoty stanowią środki UE (EFRR), a 15,38% (5 307 962,12 zł) to
współfinansowanie krajowe z budżetu państwa.
Na podstawie przeprowadzonego przez Lidera Projektu rozeznania rynku w marcu 2016 roku
(zapytania o szacunkową wycenę) i uzyskanych odpowiedzi przewiduje się maksymalny koszt
utrzymania PEF na poziomie łącznie do 10 mln złotych/rok za udostępnienie funkcjonalności
przez dwóch niezależnych dostawców usług (Brokerów), plus koszt 900 tys. zł związany z
utrzymaniem zespołu koordynującego, nadzorującego i rozwijającego wymagania
funkcjonalne oraz wdrożenia (wykorzystanie) PEF. Przedstawiony koszt jest wariantem
pesymistycznym, czyli najdroższym z zakładanych. Po czterech latach funkcjonowania PEF,
czyli w okresie już po zakończeniu realizacji projektu przewiduje się ogłoszenie kolejnego
przetargu i ponowny wybór Brokerów dostarczających funkcjonalności PEF. Zakładane jest,
że do tego czasu usługi PEF staną się powszechne, między innymi w związku z
przewidywanym wejściem w życie obowiązku przyjmowania faktur w postaci elektronicznych
przez administrację publiczną, a także powszechnym do tego czasu wykorzystaniem
elektronicznego fakturowania w sektorze B2B. Powszechność tych usług na wolnym rynku,
jak również ugruntowane do tego czasu sposoby przetwarzania i wykorzystania standardu
elektronicznego fakturowania poważnie wpłynie na obniżenie cen. Szacuje się, że koszt
9
utrzymania PEF może spaść do około 3 mln zł/rok (wariant optymistyczny), lub wartości
pośredniej rzędu 4-5 mln zł /rok. Ze względu na fakt, że model funkcjonowania PEF oparty
jest o najęcie funkcjonalności (outsourcing) i zarządzanie przez Lidera Projektu, a nie na
fizycznym wytworzeniu oprogramowania ciężar związany z aktualizacją oprogramowania,
licencji, wymianą sprzętu IT (serwerów) leży po stronie dostawców funkcjonalności. Zatem
poza stałą opłatą nie ma potrzeby przewidywania dodatkowych nakładów odtworzeniowych
dla infrastruktury. Dostawcy funkcjonalności (Brokerzy), w ramach obowiązków i
otrzymywanych opłat będą zobligowani do utrzymania aktualności systemu i zapewnienia
aktualności funkcjonalności rozumianej jako utrzymania zgodności z wymaganiami
obowiązujących norm i przepisów. Zatem ewentualne korekty wprowadzane do standardu
dokumentów elektronicznych oraz rozwój funkcjonalności PEF będzie zapewniony w ramach
opłaty wynikającej ze złożonej oferty w ramach przetargu, natomiast kierunek i faktyczna
realizacja zmian będzie nadzorowana przez zespół nadzorujący utrzymywany przez
Ministerstwo Rozwoju po zakończeniu projektu. Należy zauważyć, że PEF zakłada
udostępnienie i regulację podstawowych kanałów transferu dokumentów elektronicznych
oraz udostępni oprogramowanie klienckie do łączenia się z Brokerami. Nie ogranicza jednak
dostępu do tych samych podstawowych kanałów transferu dokumentów elektronicznych
podmiotom niezależnym. Dzięki temu, z dużym prawdopodobieństwem, po uruchomieniu
PEF pojawią się niezależne konkurencyjne rozwiązania klienckie, które będą się rozwijały
niezależnie od usług klienckich PEF. Dzięki temu PEF nie zawłaszczy, nie ograniczy rynku, a co
najważniejsze nie będzie też hamował rozwoju usług klienckich poprzez swoją
monopolistyczną pozycję. Dzięki temu jednostki publiczne będą miały wybór między
dedykowanymi im bezpłatnymi rozwiązaniami klienckimi PEF, a rozwiązaniami klienckimi
pojawiającymi się na wolnym rynku, które będą łączyły się z PEF w sposób narzucony
(regulowany) w minimalnym wymaganym zakresie - transferu i routingu dokumentów
elektronicznych. Dzięki takiemu modelowi zakłada się, że usługi budowane wokół PEF
dostępne na wolnym rynku będą mogły rozwijać się dużo szybciej niż usługi platformy PEF, a
być może po wielu latach finansowanie samej platformy PEF ze środków budżetu państwa
przestanie być konieczne.
Koszty utrzymania trwałości efektów Projektu pokryte będą ze środków budżetu państwa w
funduszy przyznanych Ministerstwu Rozwoju.
7. Uzasadnienie poszczególnych pozycji kosztowych
W ramach Projektu przewiduje się wydatki na poziomie 34,5 mln zł w 4 zadaniach w
następujących kategoriach i podkategoriach określonych w Zasadach kwalifikowania
wydatków w ramach II osi priorytetowej Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata
2014-2020:
• wynagrodzenia pracowników wykonujących merytoryczne zadania bezpośrednio
związane z głównymi celami i produktami projektu,
• środki trwałe i wartości niematerialne i prawne:
− oprogramowanie,
− sprzęt informatyczny,
• usługi zewnętrzne:
− usługi informatyczne,
10
• szkolenia,
• informacja i promocja,
• wydatki poniesione na pokrycie kosztów pośrednich.
Podział wydatków na zadania oraz poszczególne kategorie wydatków został zawarty
w haromonogramie rzeczowo-finansowym, załączonym w postaci elektronicznej pliku
"Zal16a_Analiza_finansowa_v2.xlsx". Wszystkie wydatki związane są z realizacją głównych
celów Projektu i stworzenia nowych usług elektronicznego fakturowania, których nie ma na
rynku.
W Projekcie przewiduje się także szereg zadań wykonywanych bezpośrednio przez
pracowników Partnerów. Do tych prac można głównie zaliczyć:
•
Zadanie 1: Standaryzacja fakturowania elektronicznego w administracji i biznesie z
uwzględnieniem normalizacji europejskiej
•
Zadanie 2: Kompleksowa informatyzacja realizacji dostaw publicznych i fakturowania
elektronicznego z uwzględnieniem dorobku projektów wielkoskalowych Unii
Europejskiej
•
Zadanie 3: Edukacja w zakresie informatyzacji realizacji dostaw publicznych i
fakturowania elektronicznego, w tym zewnętrzne usługi doradcze dla sektora IT
•
Zadanie 4: Promocja w zakresie informatyzacji realizacji dostaw publicznych i
fakturowania elektronicznego
Łączne koszty wynagrodzeń wynoszą 9,1 mln zł. Opis zakresu poszczególnych zadań
przedstawiony został w Studium Wykonalności w Rozdziale VIII.2.6 Plan Projektu (str. 204).
Wskazuje on jednoznacznie, że zaplanowane wydatki w Projekcie służą realizacji celów
projektu. Szacując zapotrzebowanie na pracę kierowano się doświadczeniem Partnerów w
realizacji podobnych prac, które zostały wymienione w Rozdziale VII.3 Doświadczenie stron
projektu. Koszty wynagrodzeń poszczególnych Partnerów Projektu zostały skalkulowane na
bazie stawek funkcjonujących u danego podmiotu, przy uwzględnieniu charakteru i
złożoności planowanej do wykonania pracy. Zastosowano więc zróżnicowane stawki w
zależności od kwalifikacji pracowników i przydzielono zasoby do zadań zgodnie z
odpowiadającą kwalifikacją.
W ramach Projektu przewiduje się zakup następujących środków trwałych: 10 laptopów (2
MR + 8 ILiM) oraz 5 urządzeń mobilnych (1 MR + 4ILiM) dla pracowników bezpośrednio
realizujących zadania w Projekcie. Urządzenia mobilne niezbędne są do testów usług PEF. W
przypadku laptopów założono dwie klasy cenowe laptopów, dla urządzeń mobilnych
założono zakup zarówno telefonów jak i tabletów o różnych systemach operacyjnych
(android oraz iOS). Bazowano na cenach rynkowych weryfikowanych w Internecie. Łączne
koszty środków trwałych wynoszą 70,9 tys. zł.
W ramach Projektu przewiduje się zakup następującego oprogramowania niezbędnego do
realizacji celów Projektu, których łączny koszt wynosi 192,8 tys. zł:
•
pakiet oprogramowania typu office do laptopów, ceny przyjęto na bazie analizy cen
rynkowych dostępnych w Internecie dla tego rodzaju oprogramowania (10 licencji, 1
licencja 1200 zł netto),
•
1 licencja za oprogramowanie do tworzenia filmów instruktażowych oraz materiałów
multimedialnych (14 000 zł, kwota ta została oszacowana w wyniku konsultacji
telefonicznej z przedstawicielami oferującymi wyżej wymienione licencje), jedna
11
licencja oprogramowania umożliwiającego prowadzenie webinarów (10000 zł na 1
rok, w Projekcie przewidziano 3 lata – 30 000 zł, kwota ta została oszacowana na
podstawie
analizy
dostępnych
licencji
na
stronach
www.adobe.com/pl/products/adobeconnect.html, www.clickmeeting.pl),
•
licencje do oprogramowania graficznego – planuje się zakup po jednej licencji
dostępu do narzędzi umożliwiających tworzenia prezentacji PREZI (rocznie 634 zł
brutto)2, do obróbki grafik i tworzenia aplikacji typu Adobe CC (rocznie 5228 zł
brutto)3, oraz do tworzenia prostych infografik (rocznie 722 zł brutto)4. Cenę
skalkulowana na bazie analizy cenowej dostępnych na rynku narzędzi graficznych,
•
licencje oprogramowania do modelowania w BPMN, przewidziano zakup dwóch
licencji (dla ILiM 1 licencja na 3 użytkowników – cena 27 000 zł netto), cenę
skalkulowano na bazie referencyjnego oprogramowania Igrafx Process 20155,
•
licencje oprogramowania do modelowania w XML, przewidziano zakup czterech
licencji (1 licencja – 9730 zł netto), cenę skalkulowano na bazie referencyjnego
oprogramowania Altova® MissionKit 2016 Enterprise Edition6.
W kategorii usług zewnętrznych przewiduje się wydatkowanie w ramach podkategorii „usługi
informatyczne”, których łączny koszt wynosi 20 mln zł. Planuje się zakup funkcjonalności PEF.
W celu oszacowania kosztów uruchomienia funkcjonalności usług PEF przez brokerów
dokonano rozpoznania rynkowego wśród trzech firm, potencjalnych dostawców
funkcjonalności przewidywanych w Projekcie. Wysłano zapytanie o cenę systemu opisanego
w Studium Wykonalności. Otrzymano odpowiedzi od trzech firm: Comarch SA, EdiSon oraz
Data Interchange. Na podstawie analizy odpowiedzi ustalono cenę za usługi jednego Brokera
na poziomie 10 mln zł w okresie naznaczonym w zapytaniu. W ten sposób ustalona cena
systemu złożonego z usług dwóch brokerów wynosi 20 mln zł.
W ramach podkategorii „usługi wspomagające realizację projektu” przewiduje się usługi
związane z badaniem użyteczności, bezpieczeństwa i dostępności usług na poziome 286 400
zł. Cena została skalkulowana w wyniku badań rynku oraz pozyskania informacji o faktycznie
świadczonych usługach (ceny łączne za dwie edycje w każdym badaniu):
− badanie użyteczności i dostępności interfejsów GUI – 160 000 zł,
− przeprowadzenie testów bezpieczeństwa – 100 000 zł,
− monitoring usługi dostępności PEF – 26 400 zł,
W ramach Projektu przewiduje się także koszty szkoleń. Sfinansowane zostaną niezbędne
szkolenia dla członków zespołu projektowego, wśród których przewiduje się specjalistyczne
szkolenia w zadaniu 3. Planuje się udział w szkoleniu osób związanych z przygotowaniem
szkoleń e-learning (16 000zł). Szkolenia dotyczą możliwości graficznych programów. Koszty
oszacowano
na
podstawie
dostępnych
szkoleń
(http://g-media.pl/
http://www.cortland.pl/adobe-premiere-pro-cc-profesjonalna-postprodukcja.html),
koszt
szkolenia dla 3 osób w trzech dwudniowych szkoleniach.
https://prezi.com/pricing
https://creative.adobe.com/pl/plans
4 https://venngage.com/pricing/
5 http://sites.fastspring.com/igrafx/product/lppr16?action=adds
6 https://shop.altova.com/Store/BA/E
2
3
12
Ponadto przewiduje się koszty realizacji szkoleń stacjonarnych, webinariów i e-learningu dla
głównych interesariuszy Projektu (910,1 tys. zł). W tym obszarze planuje się następujące
koszty:
•
wybór doradców MR w standaryzacji rozwiązań IT - doradcy MR przeszkolą firmy IT
w zakresie standaryzacji funkcjonalności e-fakturowania w systemach
informatycznych w trakcie 160 jednodniowych szkoleń: 1 osoba szkoląca x stawka
dzienna (średnio 3,5 tys. dziennie z dojazdem) x 160 = 560 000 zł (688 800 brutto)
•
koszt obsługi szkoleń stacjonarnych (163 590 zł) - Koszty związane z wynajęciem sal
szkoleniowych z komputerami i dostępem do Internetu na cele realizacji 40 szkoleń.
W koszcie tym zawarto również obsługę cateringu oraz wyposażenie uczestników
szkoleń w materiały piśmiennicze (notatnik i długopis). Wycenę dokonano poprzez
analizę dostępnych na stronach www ofert sal szkoleniowych w dużych miastach w
Polsce. Jak również bazując na wcześniejszych przesłanych ofertach za wynajęcie sal i
obsługę cateringu. Koszt jednego szkolenia oszacowano na kwotę 4 089,75 zł
•
Podróże służbowe Trenera szkoleń stacjonarnych (58 530,80 zł) – kalkulacja kosztów
podróży służbowej trenera na 40 szkoleń zawiera: koszty przejazdu, noclegu oraz
delegacji. Kwoty uśredniono i przyjęto, iż w ramach zadań w jednym szkoleniu bierze
udział nie miniej niż 2 trenerów. Przyjęto koszt dla jednej delegacji na poziomie
1463,27
Wydatki na informację i promocję wynoszą 678,5 tys. zł i nie przekraczają 3% kosztów
kwalifikowanych Projektu, stanowią 2% kosztów kwalifikowanych. Wśród kosztów na
informacje i promocję przewidziano m.in.:
•
domena i hosting strony internetowej Projektu – poza kosztami wynagrodzenia
związanymi z budową strony przewiduje się koszty wykupienia domeny i hosting.
Kwota została oszacowana na podstawie porównania ofert hostingu strony, o
odpowiednich parametrach (przewidziano 100 zł na miesiąc), natomiast koszt
wykupienie domeny – ok. 100 zł rok (np. https://domeny.pl/cennik-uslug-idomen.html#domeny);
•
zakup grafik i materiałów audio-wizualnych na cele promocji (3 000 zł)– grafiki i
materiały audiowizualne konieczne będą do przygotowania materiałów
informacyjnych, animacji czy strony internetowej. Kwota ta została oszacowana w
wyniku analizy cenowej portali oferujących ww. materiały (np. fotolia, shutterstock,
przykład: pl.fotolia.com/Info/Subscription) oraz potrzeb projektu w zakresie
produkcji materiałów informacyjno-promocyjnych;
•
produkcja materiałów promocyjno – informacyjnych (np. roll-upy, ulotki/broszury,
długopisy) (15 000zł) - w wyniku analizy rynku oszacowano kwotę niezbędną na
produkcję ww. materiałów. Pozwoli to na produkcję roll-upów oraz podstawowych
ulotek/broszur (dla administracji oraz przedsiębiorców) oraz drobnych materiałów
promocyjnych, które dystrybuowane będą podczas spotkań z odbiorcami. Kwota
została oszacowana na podstawie analizy oferty będącej załącznikiem do umowy
pomiędzy ILIM a agencją świadczącą ww. usługi, wybraną w drodze przetargu;
•
artykuły sponsorowane (240 000 zł) – planuje się publikację artykułów
przedstawiających PEF, których celem jest zainteresowanie odbiorców tworzoną
platformą. Teksty publikowane będą w prasie oraz na portalach internetowych
skierowanych dla głównych odbiorców tj. administracji i przedsiębiorców. Koszty
13
publikacji różnią się w zależności od popularności czy nakładu danego magazynu, a
oferty ceneowe przygotowywane są indywidualnie w zależności m.in. od długości
tekstu. Zaplanowana kwota umożliwi publikację kilku artykułów sponsorowanych;
•
promocja w Internecie (m.in. banery reklamowe, Adwords) – (224 000 zł) – koszty
obejmują różne formy marketingu internetowego. Kwota została oszacowana na
podstawie kalkulacji cen oraz szacowanej ilości akcji reklamowych które zostaną
przeprowadzone (przykładowa oferta: www.adyourwords.com/cennik.php);
•
materiały informacyjne (druk plakatu, tablicy pamiątkowej) (1 500 zł). Kwota została
skalkulowana
na
podstawie
porównania
cen
rynkowych
(np.
http://tabliceunijne.info/);
•
uczestnictwo w płatnych konferencjach/targach/kongresach (12 000 zł)
uczestnictwo w niektórych wydarzeniach wymaga określonych opłat. Sytuacja ta
może dotyczyć zarówno uczestnictwa w roli słuchacza lub wystawcy. Opłaty różnią
się znacząco w zależności od prestiżu konferencji, organizatora czy też wielkości
stoiska i formy promocji. Kwota (15 000 zł) została oszacowana na podstawie
porównania opłat konferencyjnych i pozwoli na uczestnictwo w kilku wydarzeniach
w trakcie trwania projektu (przykładowa cena 600zł/osobę - uczestnictwo
http://20.kmwi.pl/zgloszenie/oplata-konferencyjna);
•
konferencje i seminaria (179 155,59 zł) – koszty organizacji 2 konferencji obejmują
wynajęcie sali konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem (rzutnik, mikrofony
itp.), catering dla uczestników, przygotowanie ‘ścianki’ promocyjnej, materiały dla
uczestników, transport materiałów. Koszty zostały skalkulowane na podstawie
porównania doświadczeń ILIM w organizacji podobnych konferencji (konferencja eAdministracja dla Biznesu 2015). Podczas analizy kosztów zakładano liczbę
uczestników około 300 osób, seminaria natomiast dla odbiorców projektu
zorganizowane będą w miastach wojewódzkich. Zakłada się przeprowadzenie trzech
seminariów z odbiorcami. Koszty obejmują wynajęcie sali oraz poczęstunek dla
uczestników, które zostały oszacowane podczas porównania cen usług
cateringowych oraz wynajmu sal w miastach wojewódzkich (przykładowe oferty:
http://masterscatering.pl/#, http://www.centrumzielna.pl/pl/oferta). Zakłada się
organizację 3 spotkań, w każdym przewiduje się udział każdorazowo około 60 osób.
W ramach kosztów pośrednich (3,2 mln zł) uwzględniono koszty poszczególnych Partnerów
Projektu związane z zaangażowaniem pracowników wykonujących czynności nie związane
bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie, w tym m.in. koszty wynagrodzeń personelu
zarządzającego, koszty wynagrodzeń osób kierujących zespołami projektowymi
u poszczególnych Partnerów oraz wynagrodzenie personelu wsparcia Projektu. Ponadto
w ramach tej kategorii kosztów zaklasyfikowano koszty przygotowania studium
wykonalności przez ILiM.
8. Strategiczny charakter projektu informatycznego
Projekt „Platforma Pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów
publicznych” jest zgodny z następującymi, obszarowymi dokumentami strategicznymi:
9.1 Priorytetowy obszar POPC – zgodność z celami:
a) II. osi priorytetowej E-administracja i otwarty rząd, poprzez Działanie 2.1 Wysoka
dostępność i jakość e-usług publicznych
14
− Jako cel szczegółowy 2. Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 –
Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych, w szczególności z celem: efektywne
i przyjazne użytkownikom e-usługi publiczne oraz stale rosnący poziom kompetencji
cyfrowych społeczeństwa.
− prowadzenie działalności gospodarczej wskazanym – wystawianie i przesyłanie przez
przedsiębiorców elektronicznych faktur do wszystkich podmiotów publicznych
Poprzez utworzenie platformy umożliwiającej obrót elektronicznymi fakturami
między przedsiębiorcami a podmiotami sfery finansów publicznych, organy
administracji będą miały możliwość odbierania e-faktur oraz ich integrację z
systemami finansowo-księgowymi.
− poprawa warunków otoczenia biznesu poprzez: redukcję kosztów rozpoczynania i
prowadzenia działalności gospodarczej, w tym e-fakturowanie
− zwiększenie odsetka osób odsyłających dokumenty elektroniczne.
b) projekt podejmowany w kluczowych obszarach wskazanych w POPC, w szczególności
w obszary realizacji zamówień publicznych, prowadzenia działalności gospodarczej
oraz obszar podatków ze względu na przyjęty w koncepcji platformy e-fakturowania
model procesowy, realizujący elementy kontroli biznesowych stanowiących element
kontrolny w rozliczaniu podatku VAT.
c) Zgodnie ze wskazaniami merytorycznych kryteriów wyboru projektów dla działania
2.1 Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych Programu Operacyjnego Polska
Cyfrowa na lata 2014-2020 dla projektów typu I. Tworzenie lub rozwój e-usług
publicznych (A2B, A2C), Projekt wpłynie na realizację obligatoryjnego wskaźnika
rezultatu bezpośredniego „Liczba załatwionych spraw poprzez udostępnioną on-line
usługę publiczną”. Sprawami załatwianymi przez udostępnione on-line usługi
publiczne Platformy elektronicznego fakturowania będą działania opisane w pkt. 15.
E-usługi dla obywateli i przedsiębiorców.
9.2. Dokumenty strategiczne wskazujące potrzebę realizacji projektu
Potrzeba realizacji projektu wynika z Planu na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju
opracowanego w Ministerstwie Rozwoju, w którym jako jeden z priorytetów
strategicznych wskazano sprawną, cyfrową administrację. Wskazane założenia dotyczące
Inicjatywy Paperless Poland oraz Cashless Poland wyraźnie wskazują na konieczność
wdrożenia elektronicznych faktur, jako czynnika usprawniającego działanie administracji
publicznej i biznesu. Dokument odwołuje się również do celów strategii zintegrowanych
m.in. Strategii Innowacyjności i Efektywności Gospodarki „Dynamiczna Polska 2020” a w
szczególności Działanie 1.1.1. Dostosowanie przepisów prawa w celu poprawy warunków
wykonywania działalności gospodarczej, w tym uproszczenie prawa i redukcja kosztów
regulacyjnych oraz Strategii „Sprawne Państwo 2020”.
Ponadto, ze względu na praktyczne zastosowanie tworzonej platformy e-fakturowania w
dostawach publicznych, projekt uzupełnia działania Urzędu Zamówień Publicznych w
obszarze priorytetu „zamówienia publiczne”, zgodnie z celem pełnej elektronizacji
procesu zamówień publicznych wynikających z treści Komunikatu Komisji Europejskiej
„End-to-end e-procurement to modernise public administration” (COM(2013) 453 final).
W modelu procesowym zamówień publicznych faza obsługi kontraktów publicznych (po
udzieleniu zamówienia, obejmująca e-fakturowanie dostaw) jest jedną z dwóch faz całego
procesu realizacji zamówień publicznych.
Z punktu widzenia planowania działań i programów wdrażania elektronicznego
fakturowania, w krajach członkowskich UE pojawiły się dwa nowe elementy:
obowiązkowość odbioru przez administrację publiczną i europejski wzór semantyczny efaktury. W Polsce dotyczy to także planów objętych Strategicznym Programem Rozwoju
15
Elektronicznego Fakturowania w Polsce 2014–2020 utworzonym w ramach prac
Krajowego Forum Elektronicznego Fakturowania.
Krajowe dokumenty strategiczne wskazujące potrzebę realizacji projektu:
a) Program Operacyjny Polska Cyfrowa oraz Efektywne i Sprawne Państwo dla
Długookresowej Strategii Rozwoju Kraju 2030 (DSRK - Polska 2030. Trzecia fala
nowoczesności) i Średniookresowa Strategia Rozwoju Kraju 2020 (ŚSRK) - pełna
elektronizacja procesów zamówień i dostaw publicznych (w których Platforma PEF
jest elementem składowym środowiska informatyzacji zamówień publicznych w fazie
po udzieleniu zamówienia) jest spełnieniem warunku transparentności i sprawności
działań administracji publicznej.
b) Strategia Innowacyjności i Efektywności Gospodarki „Dynamiczna Polska 2020” oraz
Strategia „Sprawne Państwo” - w tym kontekście Platforma PEF jest instrumentem
realizacji zintegrowanych Strategii Sektorowych, w tym w szczególności osiągnięcie w
2020 roku stanu, w którym fakturowanie elektroniczne będzie dominującą formą
fakturowania i standardem przy zamówieniach publicznych, co wynika z realizacji
celów Europejskiej Agendy Cyfrowej w ramach Strategii Europa 2020.
Sformułowane cele strategiczne utworzenia Platformy PEF w procesie kompleksowej
informatyzacji realizacji zamówień publicznych w polskiej administracji publicznej i
gospodarce umożliwiają osiągnięcie szeregu celów pośrednich wynikających ze Strategii
Sektorowych Innowacyjności i Efektywności Gospodarki oraz Sprawne Państwo:
• osiągnięcie przez gospodarkę i administrację publiczną co najmniej średniego poziomu
miar statystycznych UE w obszarze elektronicznego fakturowania w kraju i w relacjach
ponadgranicznych – wzrost konkurencyjności (COM (2013) 453 final),
• obniżenie kosztów fakturowania w skali całej gospodarki, promocja efektywniejszych
metod zarządzania przepływami finansowymi, przepływem dóbr i usług – wzrost
efektywności (COM (2013) 453 final),
• stymulacja rozwoju nowych usług i produktów rynku e-fakturowania w obrocie krajowym
i ponadgranicznym – wzrost innowacyjności (COM (2013) 453 final),
• rozwój nowych scenariuszy i instrumentów polityki budżetowej oraz fiskalnej Państwa
(wprowadzenie metod i narzędzi kontroli fiskalnej, w tym w obszarze unikania podatków,
przyśpieszenia płatności i zmniejszenie zatorów finansowych w gospodarce),
• poprawa efektywności ekonomicznej działań administracji publicznej i obniżenie kosztów
budżetowych Państwa (wsparcie zakupów i opatrzenia administracji publicznej) (COM
(2013) 453 final),
• zwiększenie udziału w rynku zamówień publicznych (krajowym i UE) podmiotów z sektora
MSP, w tym także mikroprzedsiębiorstw (Impact Assessment – SWD(2013) 222 final),
zgodnie z celem strategicznym cyfryzacji i reform obszaru zamówień publicznych, w tym
elektronicznego fakturowania.
Działania zaplanowane w Projekcie wpisują się również w realizację celu 5 Strategii „Sprawne
Państwo”, który zakłada efektywne świadczenie usług publicznych, w tym standaryzację i
zarządzanie usługami publicznymi, ze szczególnym uwzględnieniem technologii cyfrowych
(kierunek interwencji celu 5.5).
9.3 Zapisy prawa wspólnotowego obligujące państwa członkowskie do wdrożenia
konkretnych rozwiązań
16
a) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE o elektronicznym
fakturowaniu w dostawach publicznych, która została opublikowana w dn. 16 kwietnia
2014 r. i weszła w życie 27 maja tego roku. Realizacja projektu wprost ułatwia
wywiązanie się państwa polskiego z obowiązku zapisanego w Dyrektywie.
Dyrektywa 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w dostawach publicznych:
− wprowadza obowiązek dla kupujących (administracji publicznej) przyjmowania faktur
w postaci elektronicznej zgodnych z Normą Europejską i krótką listą standardów
(wymaganie techniczne). Termin wdrożenia obowiązku: organy centralne do dnia 27
listopada 2018 r. , organy subcentralne – koniec 2019 r.
− wprowadza pojęcie i nakazuje utworzenie Normy Europejskiej (modelu semantycznego
i krótkiej listy standardów akceptowanych przez administrację publiczną) –
wykonawca: CEN, termin: do 27 maja 2017 r.
Zakres działania Dyrektywy:
• wyłącznie faktury do dostaw objętych Dyrektywami o zamówieniach publicznych,
• wyłącznie faktury wysyłane do sektora publicznego,
• obejmuje wszystkie poziomy administracji publicznej (krajowe, regionalne, lokalne), we
wszystkich Państwach Członkowskich UE.
Zadaniem postawionym przed Polską i innymi państwami członkowskimi UE jest
wdrożenie postanowień Dyrektywy nie później niż do 27 listopada 2018 r. (termin
transpozycji do przepisów krajowych), a po tym terminie administracja publiczna
wszystkich szczebli jest zobowiązana do akceptowania faktur w postaci elektronicznej
zgodnych z Normą Europejską e-faktury, w rozliczeniach dostaw objętych zamówieniami
publicznymi. Środowisko informatyzacji Platformy PEF umożliwi realizację obowiązku
odbioru przez instytucje publiczne faktur od dostawców, przesłanych w postaci
elektronicznej i spełniających wymagania Normy Europejskiej dla faktury elektronicznej w
postaci ustrukturyzowanej, zgodnych z jednym z zalecanych przez Komisję standardów.
b) Inne, kluczowe dokumenty UE i Komisji Europejskiej dla realizacji Projektu :
• Komunikat COM(2013) 453, Kompleksowe e-zamówienia jako środek modernizacji
administracji publicznej (End-to-end e-procurement to modernise public
administration – COM(2013) 453 final ),
• dokument oceny wpływu propozycji Dyrektywy 2014/55/UE (Impact Assessment SWD(2013) 222 final) zawiera analizę i uzasadnienie decyzji zamieszczonych w tym
dokumencie,
• Dyrektywa 2014/24/UE dot. zamówień publicznych,
• Dyrektywa 2014/25/UE dot. udzielania zamówień przez podmioty działające w
sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych,
• wytyczne realizacji Aktu o Jednolitym Rynku 2 (Single Market Act 2) ,
• „Europa 2020 Strategia na rzecz inteligentnego i zrównoważonego rozwoju
sprzyjającego włączeniu społecznemu” , COM (2010) 2020,
• Europejska Agenda Cyfrowa – w obszarach strategicznych Europejskiej Agendy
Cyfrowej wskazano korzyści z technologii teleinformatycznych dla obywateli UE, w tym
administrację elektroniczną. Tak, więc realizacja projektu poprzez działania mające na
celu elektronizację fakturowania wpisuje się w ten obszar,
• Zalecenia Rady UE w sprawie krajowego programu reform Polski z 2014 r. oraz
zawierające opinię Rady na temat przedstawionego przez Polskę programu
konwergencji na lata 2012–2016.
17
9.4. Zalecenia Rady EU w sprawie krajowego programu reform Polski na 2014 r.
W „Zaleceniach” Rada UE stwierdza, że „pomimo wysiłków podejmowanych w ostatnim
czasie, Polska wciąż pozostaje znacząco w tyle za innymi państwami członkowskimi w
zakresie wykorzystania potencjału rozwoju TIK”. Rada wskazała m.in. na:
• względnie niską sprawność administracji publicznej,
• względnie niski poziom wykorzystania e-administracji.
Realizacja Projektu przyczyni się do poprawy sytuacji w ww. obszarach. Zwiększy się
zakres spraw, które obywatele i przedsiębiorcy będą mogli załatwić drogą elektroniczną.
Przełoży się to na większe wykorzystanie rozwiązań dla e-administracji a także, zgodnie z
dokumentem „Europa 2020 Strategia na rzecz inteligentnego i zrównoważonego rozwoju
sprzyjającego włączeniu społecznemu”, umożliwi walkę ze zjawiskiem wykluczenia
cyfrowego.
Dodatkowo, cele społeczne realizacji projektu wdrożenia Platformy e-Fakturowania, są
zgodne z art. 43 i 49 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, gdyż odnoszą się
do poprawy warunków funkcjonowania przedsiębiorców i zapewnienia im podstawowych
swobód gwarantowanych przez Traktat – swobody przedsiębiorczości i swobody
świadczenia usług transgranicznych.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale IV.7
Spójność celów Projektu z celami dokumentów strategicznych, str. 113.
9. Zaspokajanie potrzeb odbiorców rezultatów projektu informatycznego
Wyniki badań przedstawiane przez Główny Urząd Statystyczny oraz raporty Urzędu
Zamówień Publicznych wskazują, że jednostki sfery publicznej nie wykazują w większości
gotowości do odbioru i przetwarzania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Jednakże
problem ten dotyczy w dużym stopniu także przedsiębiorstw. Pomimo tego, że 89,9% ogółu
przedsiębiorstw wysyła faktury do jednostek administracji publicznej, jedynie tylko 13,7% z
nich tworzy i przesyła faktury elektroniczne posiadające ustandaryzowaną strukturę
umożliwiającą ich automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne jednostek sfery
publicznej lub przedsiębiorstw. Należy zaznaczyć, że w 2013 roku na 1,5 mld faktur
wystawionych w całej polskiej gospodarce, zaledwie około 10% miało postać elektroniczną
(daje to nam 16 miejsce w Europie).
Stosowanie faktur w formatach PDF i innych nieustrukturyzowanych wywołuje konieczność
manualnego wprowadzania danych z tych faktur do systemów informatycznych, identycznie
jak w przypadku faktur papierowych, powodując znaczące koszty, w tym koszty obsługi
powstałych błędów oraz ich skutków. Brak możliwości automatycznego przetwarzania
danych uniemożliwia automatyczną kontrolę transakcji, a tym samym także poprawę
efektywności innych procesów administracyjnych i biznesowych prowadzonych drogą
elektroniczną.
Kluczowe dla zapewnienia poprawności realizacji zamówienia publicznego jest
uwzględnienie całości cyklu transakcyjnego dostaw realizowanych w ramach publicznych
kontraktów między jednostkami sfery publicznej i jej dostawcami. Z tego względu
uruchomione zostaną także pozwalające na wymianę pozostałych dokumentów w ramach
realizacji zamówienia publicznego. W efekcie sprawy obsługiwane on-line przez Platformę
elektronicznego fakturowania będą następujące:
• zamawianie (zlecenia) dostawy,
• awizowanie dostawy,
• potwierdzanie odbioru,
18
•
•
•
fakturowanie,
wystawianie faktury korygującej,
wystawianie noty księgowej.
Dodatkową kwestią, którą należy mieć na uwadze jest fakt, że Komisja Europejska nałożyła
na Polskę oraz inne kraje członkowskie Unii Europejskiej obowiązku wdrożenia Dyrektywy
2014/55/UE Rady i Parlamentu Europejskiego o elektronicznym fakturowaniu w dostawach
publicznych. Instrumentem wdrożenia obowiązku odbioru faktur elektronicznych będzie
wykorzystanie funkcjonalności Platformy e-Fakturowania. Jednocześnie należy zauważyć, że
zgodnie z Dziennikiem Urzędowym Unii Europejskiej w postępowaniach o wartościach
powyżej progów unijnych w roku 2014 polskim wykonawcom udzielono na rynkach
zagranicznych zaledwie 82 zamówienia publiczne (w roku 2013 – 89; w 2012 – 53; w 2011 –
50).7 Taka niewielka ilość zamówień zagranicznych udzielona polskim firmom jest m.in.
spowodowana niewystarczającym przystosowaniem polskich przedsiębiorstw do
konkurowania na rynkach zagranicznych. Utworzenie Platformy, której działanie
wykorzystuje międzynarodowe standardy e-fakturowania (w tym dostęp do sieci
OpenPEPPOL) powinno przyczynić się do poprawy sytuacji polskich przedsiębiorstw pod tym
względem. W efekcie pozwoli to na wsparcie administracji publicznej i przedsiębiorstw w
Polsce w osiągnięciu organizacyjnej i technicznej gotowości do realizacji trans-granicznych
procesów gospodarczych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, a także umożliwienie
uczestnictwa jednostek administracji sfery finansów publicznych i przedsiębiorstw (zwłaszcza
sektora MSP) w unijnym rynku zamówień publicznych oraz dostosowania metod współpracy
wspieranych przez Unię Europejską.
Usługi elektroniczne oraz funkcjonalności platformy e-fakturowania w końcowym efekcie
będą dotyczyły wszystkich organów i instytucji (jednostek sfery finansów publicznych)
udzielających zamówienia publicznego w Polsce. Ponadto, zgodnie z wymaganiami UE,
platforma PEF będzie elementem europejskiego, transgranicznego systemu
ustandaryzowanych usług elektronicznych wspierających procesy dostaw publicznych oraz
ułatwiających dostęp przedsiębiorców do rynków zamówień publicznych w innych
państwach członkowskich Unii Europejskiej. W pkt. 4.
„Odbiorcy rezultatów projektu
informatycznego” głównych odbiorców projektu informatycznego scharakteryzowano w 5
grupach. Poniżej przedstawiono potrzeby dla poszczególnych grup użytkowników.
• Grupa A (sfera finansów publicznych) – podmioty prawa publicznego (Zamawiający)
Realizowane potrzeby interesariuszy grupy A:
o wykonanie przepisów prawa wynikającego z nowej Dyrektywy 2014/55/UE –
wiodącą funkcją platformy będzie umożliwienie odbioru e-faktur od
dostawców,
o elektroniczne wsparcie wykonania całego cyklu realizacji zamówienia
publicznego („End-to-end e-procurement to modernise public administration”
(COM(2013) 453 final) – zamawianie dostawy publicznej , awizacja i
potwierdzanie odbioru,
o automatyzacja procesu obsługi zamówienia publicznego (w tym efakturowania), która pozwoli zmniejszyć pracochłonność i koszty obsługi
administracyjnej w jednostkach sfery finansów publicznych, usprawnić i
ułatwić działania oraz monitorować realizację dostaw publicznych,
7
Urząd Zamówień Publicznych, Sprawozdanie o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2014 roku.
19
•
•
•
•
o spójność i integracja procesów realizacji zamówienia publicznego
umożliwiająca:
eliminowanie błędów w realizacji poszczególnych etapów zamówienia
publicznego oraz fakturowania i płatności,
pilnowanie terminów realizacji zamówień i skuteczne przeciwdziałanie
opóźnieniem,
kompletowanie dokumentacji i jej kompletność,
pełną transparentność i kontrolę procesu realizacji zamówień
publicznych.
Grupa B (podmioty gospodarcze) – dostawcy dóbr i usług dla administracji publicznej
w kontraktach publicznych (Dostawcy)
Realizowane potrzeby interesariuszy grupy B:
o możliwość utworzenia i przesłania do odbiorcy publicznego faktury w postaci
elektronicznej (w formacie ustrukturyzowanym zgodnym z Normą
Europejską), wymaganej przez nowe przepisy i wymagania sfery finansów
publicznych – niezależnie od stanu przygotowania organizacyjno-technicznego
przedsiębiorcy do obsługi zamówienia publicznego,
o dostęp do jednolitego rynku cyfrowego i zamówień publicznych UE,
wypełnienie standardów transgranicznej realizacji dostaw publicznych, wzrost
konkurencyjności na rynku UE,
o automatyzacja procesu obsługi zamówienia publicznego (w tym efakturowania), która pozwoli zmniejszyć pracochłonność i koszty obsługi
administracyjnej w przedsiębiorstwach, skrócić czas oraz usprawnić i ułatwić
działania,
Grupa C (podmioty komercyjne usługowo-produkcyjne branży IT) – dostawcy e-usług,
systemów i aplikacji IT. Model biznesowy rynku zamówień i dostaw publicznych
przewiduje znaczący udział komercyjnych podmiotów branży IT, m.in.:
Realizowane potrzeby interesariuszy grupy C:
o dostosowanie produktów IT do wymagań interoperacyjności wg Normy
Europejskiej,
o edukacja w zakresie wymagań Normy Europejskiej i standardów, rozwiązań
systemowych interoperacyjnej komunikacji z systemami zamówień
publicznych w UE, konwersji i walidacji dokumentów procesu zamówień
publicznych (w tym e-faktur),
o integracja oferowanych e-usług i systemów przedsiębiorstw branży IT z
platformą e-fakturowania,
o promocja standardów e-fakturowania wśród przedsiębiorstw – wykonawców
zamówień publicznych i jednocześnie klientów dla przedsiębiorstw branży IT,
Grupa D (inne podmioty komercyjne) – dla których Platforma będzie źródłem
informacji, wiedzy i dobrych praktyk w zakresie elektronicznej obsługi dostaw
publicznych krajowych i w UE:
Grupa E (inne podmioty publiczne) – korzystające z rejestrowanych i archiwowanych
danych dotyczących realizacji zamówienia publicznego (w tym e-faktury, e-faktury
korygujące, rachunki, noty księgowe, dokumenty dostawy, e-płatności, statusy
transakcji):
Realizowane potrzeby interesariuszy grupy E:
o umożliwienie e-monitorowania i e-kontroli biznesowych transakcji w obrocie
publicznym oraz raportowania (tworzenia raportów dla organów kontrolnych,
20
zarówno na podstawie transakcji i przesyłanych dokumentów, jak i treści
dokumentów),
o umożliwienie wykonania elektronicznych kontroli krzyżowych.
Na wstępie analizy poziomu wykorzystania udostępnianych usług należy zaznaczyć, że
zgodnie z kryteriami merytorycznymi dla konkursu w ramach Działania 2.1 POPC osiągnięcie
określonego poziomu wykorzystania usług wpływa na możliwą do zdobycia liczbę punktów,
jednakże nie jest dyskryminujące.
Kluczowym czynnikiem wpływającym na prognozowane wykorzystanie zrealizowanych usług
publicznych jest fakt, że obecnym stanie prawnym nie ma obowiązku przesyłania faktur w
postaci elektronicznej.
Zgodnie z analizami przedstawionymi w rozdziale X Studium Wykonalności (Analiza popytu)
w 2014 r. zamówień na podstawie procedur określonych w ustawie – Prawo zamówień
publicznych udzielało około 16 tys. zamawiających (grupa A). Do tego należy doliczyć grupę
około 82 tys. wykonawców, którzy w 2012 roku realizowali zamówienia publiczne (grupa B).
Sumarycznie liczebność usługobiorców można określić na około 98 tys. podmiotów. Należy
zaznaczyć, że o ile liczebność grupy zamawiających nie powinna podlegać gwałtownym
znacznym zmianom (przy założeniu stałości przepisów prawa), to liczebność grupy
wykonawców uzależniona jest od ich aktywności i jakości oferty (jeden wykonawca może
realizować wiele zamówień dla wielu zamawiających).
Najczęściej obsługiwaną sprawą przez platformę będzie wystawienie faktury – liczba
uruchomień tej usługi będzie równoznaczna z liczbą załatwionych spraw,
Według sprawozdania o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych Urzędu Zamówień
Publicznych w 2014 roku udzielono około 175 tys. zamówień publicznych. Często w ramach
jednego zamówienia publicznego rozliczanych jest kilka faktur.
Przyjmując minimalne założenie, że do każdego udzielonego zamówienia jest wystawiana
jedna faktura, otrzymujemy liczbę 175 tys. faktur wystawianych rocznie. Zgodnie z danymi
UZP zamówienia publiczne w roku 2012 otrzymało około 82 tys. wykonawców . Można
zatem przyjąć, że jest to docelowa grupa odbiorców usługi. Wskazana w kryterium
merytorycznym oceny wniosku poziom 20% oznacza grupę około 16 500 wykonawców usług.
Jednocześnie z tych samych danych wynika, że podmiotów zamawiających w 2014 r. było
około 16 000. Oznacza to, że przy założeniu wystawiania jednej faktury do jednego kontraktu
dla grupy docelowej wykonawców usług, możliwe jest wystawienie rocznie maksymalnie ok.
16 000 faktur elektronicznych. Usługa e-fakturowania zostanie więc w ciągu dwóch lat po jej
uruchomieniu wykonana ok. 32 000 razy. Jednakże uwzględniając prognozowany poziom
wykorzystania faktur elektronicznych na poziomie 30 %, prognozowana liczba faktur
tworzonych i przekazywanych za pośrednictwem PEF wyniesie ok. 11 tys. w ciągu dwóch lat
od uruchomienia usługi.
Wynikająca stąd wartość obligatoryjnego wskaźnika rezultatu bezpośredniego projektu
„Liczba załatwionych spraw poprzez udostępnioną on-line usługę publiczną” ustalona jest w
liczbie 11 000.
Na każdym etapie projektu (w trakcie jego trwania oraz po zakończeniu jego realizacji będzie
się odbywała stała weryfikacja zgodności wyników projektu z potrzebami użytkowników.
W obszarze związanym z oczekiwaną przez użytkowników funkcjonalnością będzie
następowała nieustanna weryfikacja obowiązujących przepisów prawa oraz praktyk
gospodarczych tak aby powstające rozwiązanie było w pełni z nimi zgodne.
Należy zaznaczyć, że w ramach Projektu zostanie stworzony model, który będzie umożliwiał
dołączanie do Platformy PEF niezależnych aplikacji, które będą również umożliwiały
21
przesyłanie dokumentów elektronicznych (zgodnych z normą europejską oraz wymaganiami
Platformy PEF). Pozwoli to na stopniowe zwiększanie użyteczności dostępnych aplikacji i
zwiększy wybór dostępny dla użytkowników.
Natomiast w ramach procesu analizy interakcji użytkowników z platformą usług oraz dla
zapewnienia, że proponowane rozwiązania będą intuicyjne i łatwe w obsłudze dla
użytkowników zostanie zrealizowane:
• Zbudowanie zespołu ekspertów w obszarze analizy i usprawniania użyteczności z
kompetencjami potwierdzonymi certyfikatem IBUQ (ang. International Board for
Usability Qualification) a także osób posiadające doświadczenie w pracy w urzędach
administracji publicznej, doświadczenie w realizacji zadań związanych z utrzymaniem
systemów IT, doświadczenie w fakturowaniu elektronicznym. Osoby z tymi
kompetencjami będą wchodzić w skład zespołu analityków, co pozwoli na
wykonywane ocen eksperckich na różnych etapach realizacji prac (ze szczególnym
uwzględnieniem projektowania i prototypowania).
• Wytypowanie reprezentatywnych grup użytkowników usług z pośród głównych
interesariuszy.
• Współpraca z reprezentantami grup użytkowników w czasie tworzenia prototypów
usług, oceny ich funkcjonalności oraz usuwania błędów:
o wspólna praca z deweloperami w trakcie określania wymaganych
funkcjonalności,
o uczestniczenie w testach gotowych prototypów, wyszukiwanie błędów,
• Zaprojektowanie modelu informacyjnego w oparciu o priorytet wysokiej użyteczności
dla ww. grup użytkowników.
• Wykorzystanie metodyki projektowania interakcji, w której użytkownicy są od
początku angażowani w proces monitoringu użyteczności. Zakłada się również
tworzenie projektów każdej z usług (oraz powtarzalnych komponentów, z których
usługi będą agregowane), w tym: tworzenie prototypów projektów interfejsów
użytkownika, przeprowadzanie ocen eksperckich użyteczności (zawierającej również
weryfikację implementacji wytycznych dla ułatwień skierowanych do użytkowników o
różnym rodzaju niepełnosprawności), uruchamianie prototypowych wersji usług i
udostępnianie wybranym użytkownikom w środowisku testowym, zbieranie opinii
użytkowników testowych i analiza statystyk ruchowych.
• Monitoring i doskonalenie użyteczności wdrożonych usług. W ramach weryfikacji
zgodności projektu z potrzebami użytkowników i łatwości obsługi po zakończeniu
projektu zakłada się następujące działania:
o zbieranie opinii i propozycji użytkowników dotyczących poprawy użyteczności
o analiza liczby i rodzaju zgłoszeń helpdesk w kontekście każdej z usług oraz
funkcjonalności systemu,
o analiza statystyk ruchowych usług dostępnych na środowisku produkcyjnym
o analiza statystyk dostarczanych przez narzędzia Google Analytics,
o minimum dwa testy użyteczności realizowane przez specjalistyczne firmy
zewnętrzne. Wykonane w momencie 70% zaawansowania prac oraz na
moment końcowych prac nad projektem.
• Tworzenie projektów usług będzie odbywać się w cyklu:
o Określenie kontekstu użycia usługi (wraz z analizą interesariuszy),
o Sprecyzowanie wymagań (z uwzględnieniem opinii użytkowników) i
stworzenie dokumentu wymagań,
22
o Tworzenie prototypów projektów (na które będą się składać projekty
interfejsów graficznych, diagramy przepływów) ,
o Przeprowadzenie oceny eksperckiej użyteczności (zawierającej również
weryfikację implementacji wytycznych WCAG 2.0 uwzględniających potrzeby
użytkowników o różnym stopniu niepełnosprawności) przygotowanych
projektów i wprowadzenie ewentualnych modyfikacji,
o Uruchomienie prototypowych wersji usług i udostępnienie ich wybranym
użytkownikom na środowisku testowym,
o Zebranie opinii użytkowników testowych i analiza statystyk ruchowych
środowiska testowego,
o Uwzględnienie uwag i wdrożenie produkcyjne usług.
Od wykonawców wybranych do realizacji prac oczekiwane będzie przyjęcie iteracyjnej i
przyrostowej metodyki wytwórczej.
Wyniki powyższych analiz uwzględnione zostaną przy opracowywaniu wymagań specyfikacji
przetargowej w wyniku, której wybrani będą dostawy rozwiązań. Wyniki analogicznych analiz
realizowanych już w czasie funkcjonowania i dopracowywania PEF pozwolą na podniesienie
jakości użytkowej PEF.
Dzięki tym wszystkim działaniom zapewnione zostanie powstanie usług adekwatnych do
oczekiwań poszczególnych grup interesariuszy Platformy PEF.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IX.1.1"Potrzeby użytkowników", str. 259.
10. Cele projektu informatycznego
Strategicznym celem projektu jest uruchomienie i wykorzystanie nowych metod
gospodarowania oraz nowoczesnych narzędzi ich wsparcia na rzecz rozwoju polskiej
administracji i gospodarki. Cel zostanie osiągnięty poprzez uproszczenia procesów obsługi
dostaw publicznych i ich elektronizację oraz ułatwienia w realizacji tych procesów dla ich
wykonawców.
Celem głównym projektu jest wsparcie we wdrożeniu obowiązkowego odbioru faktur
elektronicznych przez administrację publiczną. Cel ten wynika z wypełnienia nałożonego na
Polskę i inne kraje członkowskie Unii Europejskiej obowiązku wdrożenia Dyrektywy
2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w dostawach publicznych.
Instrumentem wdrożenia tego obowiązku będzie wykorzystanie funkcjonalności Platformy eFakturowania (PEF) wspierającej proces wdrożenia i realizacji obowiązku odbioru e-faktur
przez administrację.
Cele szczegółowe proponowanego w projekcie rozwiązania to:
1. wsparcie procesu przystosowania jednostek sfery publicznej w zakresie
organizacyjnym oraz technicznym (adaptacja standardów odbioru i przetwarzania
faktury elektronicznej w systemach informatycznych jednostek) - realizowane w
Zadaniu 1 (Standaryzacja fakturowania elektronicznego w administracji i biznesie z
uwzględnieniem normalizacji europejskiej) i 3 (Edukacja w zakresie informatyzacji
realizacji dostaw publicznych i fakturowania elektronicznego) projektu,
23
2. wsparcie procesu udostępnienia i utrzymania wielokanałowego systemu komunikacji
elektronicznej między wystawcami i odbiorcami faktur elektronicznych - realizowane
w Zadaniu 2 projektu (Kompleksowa informatyzacja realizacji dostaw publicznych i
fakturowania elektronicznego z uwzględnieniem dorobku projektów wielkoskalowych
Unii Europejskiej),
3. wsparcie procesu adaptacji nałożonych Dyrektywą standardów e-fakturowania u
producentów i dystrybutorów aplikacji i systemów informatycznych stosowanych w
jednostkach sfery publicznej - realizowane w Zadaniu 1 (Standaryzacja fakturowania
elektronicznego w administracji i biznesie z uwzględnieniem normalizacji
europejskiej) i 3 (Edukacja w zakresie informatyzacji realizacji dostaw publicznych i
fakturowania elektronicznego) projektu,
4. objęcie wsparciem elektronicznym całego procesu obsługi dostaw publicznych (od
zamawiania poszczególnych partii dostaw do fakturowania) - Zadanie 2 projektu
(Kompleksowa informatyzacja realizacji dostaw publicznych i fakturowania
elektronicznego z uwzględnieniem dorobku projektów wielkoskalowych Unii
Europejskiej).
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IV.6, str. 108.
Przyjęto następujące wartości wskaźników produktu projektu:
Poziom
Poziom
bazowy
docelowy
Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu
dojrzałości 3 – pobranie / wypełnienie formularza i odesłanie
dokumentu elektronicznego
0
0
Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu
dojrzałości co najmniej 4 – transakcja
0
6
Liczba udostępnionych usług wewnątrz-administracyjnych
0
1
Wskaźniki produktu projektu
oraz następujące wartości wskaźników rezultatu projektu:
Wskaźnik rezultatu projektu
Obligatoryjny wskaźnik rezultatu
bezpośredniego
Liczba załatwionych spraw poprzez
udostępnioną on-line usługę publiczną
Rezultat bezpośredni specyficzny dla
projektu
Liczba podmiotów publicznych
odbierających e-faktury od dostawców (na
koniec projektu)
Wartość
bazowa
(2016)
Wartość Źródło danych
docelowa (pomiaru
(2019)
wskaźnika)
0
11 000
0
80
Protokoły zdawczo
odbiorcze realizacji
usług platformy
statystyki
platformy efakturowania
24
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale IV.8
i IV.9, str. 119 i 124.
Zgodnie ze wskazaniami merytorycznych kryteriów wyboru projektów dla działania 2.1
Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na
lata 2014-2020 dla projektów typu I. Tworzenie lub rozwój e-usług publicznych (A2B, A2C),
zadaniem wnioskodawcy jest wykazanie realizacji obligatoryjnego wskaźnika rezultatu
bezpośredniego „Liczba załatwionych spraw poprzez udostępnioną on-line usługę publiczną”
projektu.
Wydzielone sprawy obsługiwane on-line przez platformę elektronicznego fakturowania są
następujące:
1. wystawienie zamówienia (zlecenia) dostawy,
2. wystawienie awizo dostawy (awizacja),
3. potwierdzanie odbioru,
4. wystawianie faktury,
5. wystawianie faktury korygującej,
6. wystawianie noty księgowej.
Najczęściej obsługiwaną sprawą przez platformę będzie wystawienie faktury – liczba
uruchomień tej usługi będzie równoznaczna z liczbą załatwionych spraw. Wynikająca stąd
wartość obligatoryjnego wskaźnika rezultatu bezpośredniego projektu „Liczba załatwionych
spraw poprzez udostępnioną on-line usługę publiczną” ustalona jest w liczbie 11 000.
Inne wskaźniki nie zostały określone w projekcie. Uzasadnienie takiej decyzji znajduje się w
załączonym Studium Wykonalności, w rozdziale IV.8, str. 123.
W „Szczegółowym opisie osi priorytetowych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata
2014–2020”, dla II osi priorytetowej, Działanie 2.1, wprost wskazano, że spośród projektów
dziedzinowych szczególne preferencje uzyskają projekty realizujące zalecenia Rady w
sprawie krajowego programu reform Polski, tj. poprawy warunków otoczenia biznesu
poprzez: redukcję kosztów rozpoczynania i prowadzenia działalności gospodarczej, w tym
e-fakturowanie. Projekt PEF pozwoli na osiągnięcie celu strategicznego POPC poprzez
zwiększenie odsetka osób odsyłających dokumenty elektroniczne. Szczegółowa analiza
przedstawiona w Studium Wykonalności, wskazuje, że liczba przesyłanych dokumentów
elektronicznych dla usługi fakturowania wyniesie co najmniej 11 tysięcy w ciągu 2 lat od
uruchomienia usługi.
Celem strategicznym pełnej elektronizacji procesów zamówień i dostaw publicznych (w
których Platforma PEF jest elementem składowym środowiska informatyzacji zamówień
publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia) jest spełnienie warunku transparentności i
sprawności działań administracji publicznej, wynikającego ze strategicznych założeń
Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa oraz Efektywnego i Sprawnego Państwa dla
Długookresowej Strategii Rozwoju Kraju 2030 (DSRK - Polska 2030. Trzecia fala
nowoczesności) i Średniookresowej Strategii Rozwoju Kraju 2020 (ŚSRK). W tym kontekście
Platforma PEF jest instrumentem realizacji zintegrowanych Strategii Sektorowych, w tym w
szczególności Strategii Innowacyjności i Efektywności Gospodarki „Dynamiczna Polska
2020”oraz Strategii „Sprawne Państwo”. Osiągnięcie w 2020 roku stanu, w którym
fakturowanie elektroniczne będzie dominującą formą fakturowania i standardem przy
25
zamówieniach publicznych, wynika z realizacji celów Europejskiej Agendy Cyfrowej w
ramach Strategii Europa 2020.
W Programie Zintegrowanej Informatyzacji Państwa Projekt „Platforma pośrednicząca
elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych” wymieniony jest wprost
wśród projektów ponadresortowych wskazanych do realizacji. W rozdziale 6.1.1 PZIP
Rekomendacje do katalogu podstawowych e-usług publicznych do wdrożenia na poziomie
centralnym, w pkt. 6 Prowadzenie działalności gospodarczej, w tym zamówienia publiczne
PZIP, przewiduje się:
•
elektroniczne fakturowanie w administracji publicznej – udostępnienie platformy
umożliwiającej przedsiębiorcom wystawianie elektronicznych faktur dla administracji,
a administracji odbieranie takich faktur i integrację z systemami finansowoksięgowymi;
•
pełny elektroniczny wgląd w akta spraw podatkowych – wprowadzenie
elektronicznych wzorów raportów danych dla ksiąg podatkowych i dokumentów
księgowych (w tym e-fakturowania) dla wszystkich rodzajów podmiotów
gospodarczych. Rozwiązanie takie przyczyni się również do skrócenia czasu kontroli
podatkowej i skarbowej oraz zmniejszy ich uciążliwość. Przedsiębiorcy zyskają także
możliwość elektronicznego wglądu w akta sprawy oraz sprawnej komunikacji z
organami skarbowymi.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IV.7, str. 113-118.
11. Główne zadania przewidziane w projekcie
W projekcie wydzielono następujące zadania:
Zadanie 1. Standaryzacja fakturowania elektronicznego w administracji i gospodarce z
uwzględnieniem normalizacji europejskiej.
Okres realizacji: od 2016-10-01 do 2019-08-31, szczegółowy harmonogram został
przedstawiony w
Załączonym Studium Wykonalności w rozdziale VIII.2.6, na stronie 215217).
Produkty zadania:
− Standardy elektronicznego fakturowania dla dokumentów elektronicznych,
Opis zadania:
Działania standaryzacyjne mają na celu implementację wypracowanych, uzgodnionych
i zatwierdzonych przez Radę i Parlament UE standardów dot. realizacji procesu zamówień
publicznych (w tym e-fakturowania) na Platformie PEF. Tworzą podstawę merytoryczną
zapewnienia interoperacyjności Platformy PEF w ponadgranicznej realizacji zamówień
publicznych na wspólnym unijnym rynku i Jednolitym Rynku Cyfrowym UE. Zadanie pierwsze
przygotowuje polskie jednostki do przyjęcia wymagań Dyrektywy 2014/55/UE. W obecnym
stanie prawnym, nie istnieją przeszkody prawne by prowadzić działania wyprzedzające przed
wprowadzeniem formalnego wymogu, dlatego standardem eFaktury wdrażanym w
pierwszym etapie projektu będzie standard opracowany w projekcie OpenPEPPOL (do czasu
publikacji krótkiej listy standardów w dostawach publicznych, co nastąpi w maju 2017r.).
W ramach działań standaryzacji fakturowania elektronicznego planowane są zadania:
• (Zadanie 1.1) Uczestnictwo w pracach standaryzacyjnych Krajowego Wielostronnego
Forum Elektronicznego Fakturowania (KWFeI) i Europejskiego Wielostronnego Forum
Elektronicznego Fakturowania (EMSFeI).
26
•
•
(Zadanie 1.2) Uczestnictwo w pracach standaryzacyjnych CEN/PC 434 i PKN/KT 271 ,
CEN TC440
(Zadanie 1.3) Uruchomienie Projektu OpenPEPPOL w Polsce.
Zadanie 2. Kompleksowa informatyzacja realizacji dostaw publicznych i fakturowania
elektronicznego z uwzględnieniem dorobku projektów wielkoskalowych Unii Europejskiej.
Okres realizacji: od 2016-10-01 do 2019-08-31, szczegółowy harmonogram został
przedstawiony w
Załączonym Studium Wykonalności w rozdziale VIII.2.6, na stronie 215217.
Produkty zadania:
1.Usługi
− Usługa zamawiania dostawy,
− Usługa awizowania dostawy,
− Usługa potwierdzania odbioru,
− Usługa fakturowania,
− Usługa wystawiania faktury korygującej,
− Usługa wystawiania noty księgowej,
− Usługa generowania raportów i zestawień dla władz publicznych.
2.Warstwa informatyczna PEF,
− Specyfikacja wymagań PEF,
− Dokumentacja przetargowa PEF,
− Platforma Elektronicznego Fakturowania,
− Dokumentacja techniczna PEF,
− Portal PEF,
− Dokumentacja techniczna Portalu PEF.
3.Badania stanu e-fakturowania w administracji publicznej.
4.Dokumentacja przetargowa badań użyteczności bezpieczeństwa i dostępności usług.
5.Badania użyteczności bezpieczeństwa i dostępności usług.
Opis zadania:
Istotą planowanych w zadaniu działań jest udostępnienie funkcjonalności Platformy
Elektronicznego Fakturowania służących do dokumentowania procesu realizacji przez
zamawiających i wykonawców dostaw publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia oraz
wymiany faktur elektronicznych.
Koncepcja architektury logicznej i informatycznej oraz interoperacyjności procesowej
i standaryzacji danych Platformy PEF, zapewni wykorzystanie dorobku i zgodność projektu
z wymaganiami projektów wielkoskalowych UE, w szczególności projektu PEPPOL.
W ramach planowanych działań zostaną przeprowadzone badania i analizy w Polsce
i UE najlepszych praktyk informatyzacji procesów zamówień publicznych, konsultacje
i uzgodnienia w środowiskach administracji publicznej, przedsiębiorstw, dostawców
rozwiązań informatycznych, instytucji i organizacji właściwych merytorycznie dla procesów
elektronizacji fakturowania, w celu realizacji odpowiedniego modelu organizacyjnego
systemu e-fakturowania w Polsce.
Informatyzacja realizacji dostaw publicznych i fakturowania elektronicznego wg przyjętych w
zadaniu standaryzacji założeń i wymagań funkcjonalnych platformy PEF obejmuje realizację
zadań:
27
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
(Zadanie 2.1) Wykonanie analizy stanu informatyzacji jednostek administracji sfery
finansów publicznych oraz audytu szczegółowych potrzeb kompleksowej
elektronizacji i standaryzacji procesów realizacji zamówień publicznych fakturowania
elektronicznego. Opracowanie rekomendacji dla e-usług platformy PEF do integracji z
administracją publiczną wraz z planowaniem i kontrolą poziomu jakości.
(Zadanie 2.2) Badanie stanu e-fakturowania w administracji publicznej przygotowanie badania, narzędzi badawczych oraz metodyki, przeprowadzenie
cyklicznego badania mającego na celu pomiar postępu we wdrażaniu rozwiązań
Projektu,
(Zadanie 2.3) Opracowanie krajowej wersji elektronicznego wzoru standardu
ustrukturyzowanej e-faktury dla komunikacji platformy PEF z administracją publiczną,
na okres do opublikowania Normy Europejskiej e-faktury. Adaptacja listy wybranych
formatów krajowych e-faktury. Opracowanie wzorów pozostałych elektronicznych
dokumentów procesu obsługi dostaw publicznych (w tym: zamówienia,
potwierdzenia zamówienia, awizo dostawy, protokołu Z-O, faktury korygującej, noty
księgowej).
(Zadanie 2.4) Opracowanie szczegółowej koncepcji funkcjonalno-organizacyjnej,
użytkowej, informacyjnej i informatycznej Platformy PEF, opracowanie koncepcji
szczegółowych komponentów funkcjonalnych Platformy PEF wraz z planowaniem i
kontrolą poziomu jakości. Współpraca z wybranymi Brokerami w fazie uruchamiania
systemu.
(Zadanie 2.5) Opracowanie wymagań integracji Platformy PEF z systemami
finansowo-księgowymi jednostek administracji sfery finansów publicznych ,
opracowanie koncepcji i projektów: portalu PEF (Krajowe Forum e-Fakturowania oraz
działania Help Desku Platformy PEF (w tym założeń dotyczących interaktywnych
poradników oraz udostępnianych szkoleń e-learningowych).
(Zadanie 2.6) Opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) dla
przeprowadzenia postępowania w procesie zamówień publicznych wyłonienia
brokerów Platformy PEF. Udział w organizacji przetargu publicznego w celu
wyłonienia Brokerów PEF
(Zadanie 2.7) Analizy funkcjonalne, testy integracyjne i akceptacyjne w procesie
odbioru od wykonawcy/operatora wytworzonej Platformy PEF wraz z planowaniem i
kontrolą poziomu jakości.
(Zadanie 2.8) Opracowanie wymagań integracji Platformy PEF z systemami i
platformami zewnętrznymi wraz z planowaniem i kontrolą poziomu jakości (dotyczy
ewentualnej wymiany danych w JPK (Jednolitym Pliku Kontrolnym) Ministerstwa
Finansów, opracowania wytycznych dla ewentualnej przyszłej integracji z systemem
e-Zamówienia oraz specyfikacji interfejsu dla zapytań raportowych),
(Zadanie 2.9) Opracowanie koncepcji informatyzacji dla projektu OpenPEPPOL
i e-PRIOR Supplier Portal, wsparcie działań Władz Krajowych w realizacji projektu
OpenPEPPOL
(Zadanie 2.10) Wsparcie krajowego wdrożenia rozwiązań PEPPOL
(Zadanie 2.11) Analiza implementacyjna usług Platformy PEF w trzech jednostkach
administracji centralnej sfery finansów publicznych - badanie procesów współpracy
administracji z platformą PEF.
(Zadanie 2.12) Monitorowanie funkcjonowania Platformy PEF i kontrola jakości
obsługi użytkowników Platformy PEF po ogłoszeniu Normy Europejskiej e-faktury
wraz z weryfikacją planu kontroli poziomu jakości.
28
Zadanie 3. Edukacja w zakresie informatyzacji realizacji dostaw publicznych i fakturowania
elektronicznego.
Okres realizacji: od 2016-10-01 do 2019-08-31, szczegółowy harmonogram został
przedstawiony w
Załączonym Studium Wykonalności w rozdziale VIII.2.6, na stronie 215217).
Produkty zadania:
1.Dokumentacja przetargowa związana z obsługą zadań szkoleniowych.
2.Dokumentacja przetargowa dot. wyboru doradców MR w zakresie standaryzacji
rozwiązań IT.
3.Szkolenia i doradztwo.
Opis zadania:
W ramach zadania przeprowadzone zostaną szkolenia, w celu stałego podnoszenia
kompetencji cyfrowych oraz wsparcia merytorycznego pracowników jednostek administracji
publicznej wszystkich szczebli, dotyczących funkcjonowania e-administracji, w tym
efektywnego wykorzystania Platformy Elektronicznego Fakturowania w administracji
publicznej.
Zadanie 4. Promocja w zakresie informatyzacji realizacji dostaw publicznych i fakturowania
elektronicznego
Okres realizacji: od 2016-10-01 do 2019-08-31, szczegółowy harmonogram został
przedstawiony w
Załączonym Studium Wykonalności w rozdziale VIII.2.6, na stronie 215217).
Opis zadania:
Istotą planowanych działań promocyjnych jest komunikowanie wyników prac w zakresie
informatyzacji realizacji dostaw publicznych i e-fakturowania w ramach projektu wśród
jednostek sfery finansów publicznych oraz w przedsiębiorstwach. Działania obejmą także
komunikację nowych obowiązków dla wybranych grup podmiotów wynikających z
przygotowania do wdrażania Dyrektywy 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu
w dostawach publicznych.
Szczegółowy opis zadań, harmonogram oraz diagram produktów został przedstawiony w
załączonym Studium Wykonalności w rozdziale VIII.2.6 "Plan projektu", str. 204.
Zadanie X. Zarządzanie projektem - zgodnie z wymaganiami konkursu niewykazane w
harmonogramie, jednak przywołane ze względu na wymaganie wniosku przypisania
produktów projektu do zadań.
Okres realizacji: od 2016-10-01 do 2019-08-31, szczegółowy harmonogram został
przedstawiony w
Załączonym Studium Wykonalności w rozdziale VIII.2.6, na stronie 215217).
Produkty zadania:
Dokumentacja Zarządcza:
− Plan Projektu,
• Plan Jakości Projektu
• Rejestr Ryzyka,
• Plan komunikacji,
− Rejestr Zagadnień Projektowych,
− Rejestr Jakości,
− Plany Etapów,
29
• Plany Jakości Etapu,
− Raporty z realizacji Etapów.
12. Uproszczenie procedur
Platforma pozwoli na automatyczną komunikację pomiędzy systemami teleinformatycznymi
przedsiębiorców i systemami organów i instytucji zamawiających upraszczając i
przyśpieszając proces wymiany danych w stosunku do wartości obecnie obserwowanych w
obrocie gospodarczym. Wyeliminowany zostanie czasochłonny i kosztowny proces
przesyłania papierowych faktur, które w większości wypadków są drukowane z systemów
finansowo-księgowych przez przedsiębiorców, a następnie wprowadzane manualnie do
takich systemów przez klientów instytucjonalnych. Wykorzystanie standardowych
dokumentów elektronicznych pozwoli również na przeprowadzanie automatycznych kontroli
biznesowych dokumentów przesyłanych w trakcie realizacji zamówienia publicznego i
znaczne skrócenie procesów decyzyjnych i akceptacyjnych.
Wydajne zarządzanie procesem zamówień publicznych może w znacznym stopniu poprawić
ogólną efektywność wydatków publicznych, a wyniki badań Banku Światowego wskazują, że
w pełni elektroniczna obsługa zamówień publicznych może przyczynić się do istotnej
poprawy ich efektywności i uzyskania oszczędności w wysokości do 13% łącznych wydatków
na zamówienia publiczne.
Analiza wpływu systemu e-fakturowania na procesy zamówień publicznych wykazała, że
rozwiązanie to może przynieść wielorakie korzyści:
• obniżenie kosztów obsługi zamówień publicznych w przedsiębiorstwach i jednostkach
sfery finansów publicznych,
• obniżenie wartości kalkulowanych zamówień i zwiększenie efektywności
wydatkowania środków publicznych,
• poprawę sprawności operacyjnej i niezawodności działania,
• gotowość technologiczną i standaryzacyjną do współpracy transgranicznej –
oddziałującą bezpośrednio na konkurencyjność polskich przedsiębiorstw i
administracji.
13. Przewidywane korzyści dla obywateli /przedsiębiorców wynikające z realizacji projektu
informatycznego
Korzyścią bezpośrednią identyfikowaną z rezultatem specyficznym dla Projektu
elektronicznego fakturowania w dostawach publicznych będzie pojawienie się w jednostkach
sfery publicznej techniczno-organizacyjnej gotowości do odbioru faktur elektronicznych
zgodnych z nałożonymi standardami. Obecnie tej gotowości jednostki publiczne nie
posiadają, dlatego miarą jej pojawienia się będzie liczba podmiotów publicznych (80), które
będą odbierały faktury elektroniczne zgodne z nałożonymi przepisami o fakturowaniu
elektronicznym w dostawach publicznych. Na potrzeby monitorowania i pomiaru rezultatów
Projektu, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi kryteriów merytorycznych wyboru projektów,
mierzalnym wskaźnikiem bezpośrednim rezultatu, specyficznym dla projektu będzie liczba
podmiotów publicznych odbierających elektroniczne faktury od dostawców (wymagania te
definiują warunek określenia maksymalnie jednego, autorskiego wskaźnika rezultatu
bezpośredniego projektu). Pomiar osiągania tego wskaźnika będzie realizowany w trakcie
projektu a po jego zakończeniu jego wartość będzie mogła być monitorowana na podstawie
30
wskaźników realizacji procesu fakturowania przez platformę, z częstotliwością jednego roku
lub wyższą.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale IV.7
Spójność celów Projektu z celami dokumentów strategicznych, str. 114; w rozdziale IV.8
Wskaźniki rezultatu Projektu, str. 119 oraz w rozdziale IV.9 Wskaźniki produktu Projektu, str.
124
W „Szczegółowym opisie osi priorytetowych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata
2014–2020”, dla II osi priorytetowej, Działanie 2.1, wprost wskazano, że spośród projektów
dziedzinowych szczególne preferencje uzyskają projekty realizujące zalecenia Rady w
sprawie krajowego programu reform Polski, tj. poprawy warunków otoczenia biznesu
poprzez: redukcję kosztów rozpoczynania i prowadzenia działalności gospodarczej, w tym
e-fakturowanie. Projekt PEF pozwoli na osiągnięcie celu strategicznego POPC poprzez
zwiększenie odsetka osób odsyłających dokumenty elektroniczne. Szczegółowa analiza
przedstawiona w rozdziale IV.8 Wskaźniki rezultatu Projektu, wskazuje, że liczba
przesyłanych dokumentów elektronicznych dla usługi fakturowania wyniesie co najmniej 11
tysięcy w ciągu 2 lat od uruchomienia usługi. Pomiar tego wskaźnika będzie realizowany na
podstawie wskaźników realizacji procesu fakturowania przez platformę, z częstotliwością
dowolną, w okresie realizacji projektu co pół roku.
Zgodnie ze wskazaniami merytorycznych kryteriów wyboru projektów dla działania 2.1
Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na
lata 2014-2020 dla projektów typu I. Tworzenie lub rozwój e-usług publicznych (A2B, A2C),
Projekt wpłynie na realizację obligatoryjnego wskaźnika rezultatu bezpośredniego „Liczba
załatwionych spraw poprzez udostępnioną on-line usługę publiczną”. Sprawami
załatwianymi przez udostępnione on-line usługi publiczne Platformy elektronicznego
fakturowania będą działania ujęte w cykl transakcyjny dostaw realizowanych w ramach
publicznych kontraktów między jednostkami sfery publicznej i jej dostawcami. Pomiar
realizacji wskaźnika zostanie dokonany zgodnie z harmonogramem projektu, ostatecznie w
terminie końca jego realizacji.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale IV.7
Spójność celów Projektu z celami dokumentów strategicznych, str. 113
Wydajne zarządzanie procesem zamówień publicznych może w znacznym stopniu poprawić
ogólną efektywność wydatków publicznych, a wyniki badań Banku Światowego wskazują, że
w pełni elektroniczna obsługa zamówień publicznych może przyczynić się do istotnej
poprawy ich efektywności i uzyskania oszczędności w wysokości do 13% łącznych wydatków
na zamówienia publiczne8.
Analiza9 wpływu systemu e-fakturowania na procesy zamówień publicznych wykazała, że
rozwiązanie to może przynieść wielorakie korzyści:
•
8
9
obniżenie kosztów obsługi zamówień publicznych w przedsiębiorstwach i jednostkach
sfery finansów publicznych,
End-to-end e-procurement to modernise public administration, Communication COM(2013) 453 Final, s. 2.
H. Daniel, D. Hemple, N. Srinivasan, A model of value assessment in collaborative R&D programs, „Industrial Marketing
Management” 2002, Vol. 31, No. 8, s. 653–664, http://dx.doi.org/10.1016/S0019-8501(01)00173-0; J.L.C. Cheng, The Role of
Cross-national Research in Organizational Inquiry: A Review and Proposal, „Academy of Management Proceedings” 1984, s. 90–
94, http://dx.doi.org/ 10.5465/AMBPP.1984.4978264.
31
•
obniżenie wartości kalkulowanych
wydatkowania środków publicznych,
•
poprawę sprawności operacyjnej i niezawodności działania,
zamówień
i
zwiększenie
efektywności
•
gotowość technologiczną i standaryzacyjną do współpracy transgranicznej –
oddziałującą bezpośrednio na konkurencyjność polskich przedsiębiorstw i
administracji.
Proces informatyzacji obsługi transakcji gospodarczych (w tym e-fakturowania i obsługi
pozostałych e-dokumentów) jest ukierunkowany na wygenerowanie znacznych oszczędności
w wydatkach na zamówienia publiczne10, co tworzy impuls dla wzrostu gospodarczego dzięki
otwarciu rynku wewnętrznego na jednolity rynek cyfrowy UE w publicznym obrocie
gospodarczym oraz wspieraniu uproszczeń i ograniczaniu obciążeń administracyjnych.
Automatyzacja przetwarzania danych ustrukturyzowanych wpłynie na znaczną redukcję
kosztów wielu procesów obsługi finansowo-księgowej w urzędach i pozwoli wykorzystać
efekt standaryzacji przetwarzania danych finansowo-księgowych z zastosowaniem
Państwowej Chmury Obliczeniowej11. Umożliwi to wyeliminowanie błędów w dokumentach i
pozwoli znacząco zredukować czas pracowników poświęcony na ich kontrolę i korektę.
Elektroniczna rejestracja i e-buforowanie zarówno transakcji, jak i dokumentów przyniesie
pełną transparentność wydatkowania środków budżetowych oraz umożliwi monitorowanie
danych wymaganych przez administrację rządową i dostęp do nich, a także ułatwi
prowadzenie kontroli biznesowych12 pod względem podmiotowym, przedmiotowym,
ilościowym i wartościowym. Zwiększy się precyzja, zgodność i prawidłowość postępowania
stron zamówienia publicznego, a kontrole biznesowe zamówień publicznych ograniczą
możliwość wystąpienia korupcji i oszustw podatkowych, zwiększając bezpieczeństwo danych
i ograniczając liczbę sporów sądowych13.
Przyjmując przedstawione w Studium Wykonalności założenia operacyjne, wykonano
szacunkową kalkulację kosztów ponoszonych obecnie i po wdrożeniu kompleksowej
informatyzacji obsługi zamówień publicznych powyżej obowiązującego progu 14 000 EUR w
jednostkach sfery finansów publicznych i w przedsiębiorstwach – dla okresu 10 lat (Tabela
poniżej).
Bank Światowy szacuje, że kompleksowe e-zamówienia mogą przyczynić się do uzyskania oszczędności rzędu 6–13,5 proc.
łącznych wydatków na zamówienia publiczne. Por. End-to-end e-procurement to modernise public administration,
Communication COM(2013) 453 Final, s. 2.
11 Zgodnie z założeniami Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, pkt. 6.3.6.
12 Kontrole biznesowe – przepisy dotyczące zakresu fakturowania, oznaczające stosowanie procedur, które gwarantują
autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w
sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu
lub organowi kontroli skarbowej).
13 Dane jednostki zakupowej obsługującej zakupy publiczne w Lombardii wskazują, że w wyniku wprowadzenia e-zamówień liczba
sporów sądowych zmniejszyła się o 88 procent. Por. COM(2013) 453 Final, s. 4.
10
32
Tabela: Kalkulacja efektywności (według wskaźnika redukcji kosztów) jednostek sfery finansów
publicznych w wyniku elektronizacji obsługi zamówień publicznych
Liczba jednostek
administracji
publicznej –
podmiotów
udzielających
zamówienia
publicznego
Liczba
Stawka
godzin
godzinow
Liczba
Analizow
/obsługa
a
zamówień
any okres
zamówieni
publicznych/r
/liczba
Wartość
a
ok
lat/
jednostko
publiczneg
wa
o/
Stan obecny
Koszty
773 088 000
PLN
19 327 200
16 106
6
1
20 PLN
10
PLN
792 415 200
Razem koszty stanu obecnego
PLN
Stan po wdrożeniu systemu e-fakturowania w zamówieniach publicznych
154 617 600
16 106
6
4
40 PLN
10
PLN
Redukcja kosztów (bezwzględna wartość oszczędności) obsługi
637 797 600
zamówień publicznych
PLN
Wzrost efektywności według wskaźnika względnej zmiany kosztów obsługi
80,49%
zamówień publicznych
16 106
6
20
40 PLN
10
Źródło: opracowanie własne ILiM
Przewidywane korzyści związane z wdrożeniem systemu e-fakturowania w zamówieniach
publicznych mogą być znacznie wyższe, biorąc pod uwagę pozostałe wartości zamówień
poniżej progu określonego w ustawie Prawo zamówień publicznych (PZP). Wzrost
efektywności14 kosztowej w prognozowanym okresie 10 lat w wyniku elektronizacji obsługi
zamówień publicznych w jednostkach sfery finansów publicznych, szacowany na podstawie
względnej zmiany kosztów odniesionej do stanu obecnego, wynosi 80,49%.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IV.13 Korzyści i oddziaływanie, str. 130
14. E-usługi dla obywateli i przedsiębiorców
W wyniku realizacji Projektu zostanie udostępnionych siedem usług (sześć usług A2B/A2C
oraz jedna usługa A2A). Są to następujące usługi:
• Usługa zamawiania dostawy (A2B/A2C)
• Usługa awizowania dostawy (A2B/A2C)
• Usługa potwierdzania odbioru (A2B/A2C)
• Usługa fakturowania (A2B/A2C)
• Usługa wystawiania faktury korygującej (A2B/A2C)
14
B. Śliwczyński, Controlling operacyjny łańcucha dostaw w zarządzaniu wartością produktu, Wydawnictwo Uniwersytetu
Ekonomicznego w Poznaniu, Poznań 2011, s. 103–110.
33
• Usługa wystawiania noty księgowej (A2B/A2C)
• Usługa generowania raportów i zestawień dla władz publicznych (A2A)
Poniżej przedstawiono opisy poszczególnych usług:
U1: Usługa zamawiania dostawy (A2B/A2C)
Usługa zamawiania dostawy polega na obsłudze procesów związanych z generowaniem
i przesyłaniem zamówień dostawy dla realizacji dostaw w ramach zamówienia publicznego.
Usługa pozwala na przyjęcie przez Dostawcę dokumentu zamówienia dostawy (zlecenia
dostawy) wysłanego przez Zamawiającego. Jedną z kluczowych zalet usługi jest możliwość
przeprowadzenia kontroli technicznej zlecenia dostawy (na zgodność ze standardami
Platformy).
Potrzeby, które zaspokaja e-usługa i sposób ewaluacji:
Usługa zapewnia możliwość automatyzacji i elektronicznej obsługi dokumentów zamówień
dostaw w ramach kontraktów publicznych. Jednostki sfery publicznej mogą wygenerować i
przesłać, a przedsiębiorcy mogą otrzymać dokument zamówienia dostawy w standardowym
formacie zgodnym z normą europejską. Taki dokument może być następnie automatycznie
przetwarzany przez aplikacje biznesowe przedsiębiorcy. Dane z zamówienia mogą zostać
wykorzystane do przeprowadzania kontroli biznesowych pozostałych dokumentów
przesyłanych w ramach realizacji zamówienia publicznego.
W celu ewaluacji potrzeb zaspokajanych przez usługę stale będzie weryfikowana jej
zgodność z aktualnym stanem prawnym i praktyką gospodarczą. Ponadto będą realizowane
działania związane z monitoringiem i doskonaleniem użyteczności wdrożonych usług
opisanych w pkt. 10 „Zaspokajanie potrzeb odbiorców rezultatów projektu
informatycznego”.
Opis kluczowego scenariusza użycia e-usługi:
Kluczowym scenariuszem użycia e-usługi jest związany z utworzeniem, wysłaniem, a
następnie odebraniem dokumentu zlecenia dostawy. Główne kroki scenariusza
przedstawiają się następująco:
1. W przypadku, jeśli Zamawiający wystawia dokument zlecenia dostawy poprzez
aplikację internetową (webform), udostępniany jest formularz do wypełnienia
danymi, który będzie stanowił podstawę do wygenerowania wystandaryzowanego
dokumentu zlecenia dostawy. Dokument zlecenia dostawy może zostać również
utworzony w aplikacji desktopowej Zamawiającego. Dokument ten może zostać także
wygenerowany bezpośrednio z systemu f-k/ERP Zamawiającego.
2. Jeżeli dokument zlecenia dostawy jest przygotowany zgodnie ze przyjętymi
standardami dokumentów elektronicznych w procesie zamówień publicznych, można
go wysłać bezpośrednio na Platformę. Jeżeli elektroniczny dokument zlecenia
dostawy nie został przygotowany zgodnie ze standardami, musi on zostać
odpowiednio skonwertowany.
3. Zlecenie dostawy zostanie następnie udostępnione Dostawcy. Może to się odbyć za
pomocą interfejsów API lub poprzez aplikację internetową lub desktopową.
W pierwszym przypadku zlecenie dostawy może zostać automatycznie
zaimportowane do systemu ERP/f-k Dostawcy (lub innego alternatywnego systemu
informatycznego obsługującego standard dokumentów elektronicznych stosowanych
w procesach realizacji zamówień publicznych). Jeżeli zlecenie dostawy odbierane jest
przez aplikację internetową lub desktopową użytkownik może wyeksportować
dokument lub przepisać dane ręcznie do systemu f-k/ERP Dostawcy.
34
4. Po wprowadzeniu danych ze zlecenia dostawy do systemu f-k lub ERP Dostawcy (w
sposób ręczny lub poprzez import wyeksportowanego dokumentu) będą one mogły
stanowić podstawę zapisów księgowych.
Dodatkowy scenariusz związany jest z wymianą dokumentów z podmiotami, z których co
najmniej jeden jest zagraniczny. W tym przypadku scenariusz powyżej może zostać
zmodyfikowany w następujący sposób:
1. W przypadku Dostawców zagranicznych dokumenty zlecenia dostawy będą
przesyłane we właściwym standardzie poprzez środowisko OpenPEPPOL.
Infrastruktura OpenPEPPOL będzie odpowiedzialna za dalsze przekazywanie zlecenia
dostawy do Dostawcy z zagranicy.
2. Zamawiający zagraniczni przesyłają zlecenia dostawy również poprzez środowisko
OpenPEPPOL. Takie zlecenie dostawy będzie już zgodne ze standardami określonymi
dla Platformy Elektronicznego Fakturowania i w tym przypadku nie zachodzi
konieczność konwersji zlecenia dostawy.
Poziom dojrzałości usługi
Usługa znajduje się na piątym (personalizacja) poziomie dojrzałości. Użytkownik
(Zamawiający) ma możliwość przeprowadzenia pełnej transakcji związanej z koniecznością
przesłania zlecenia w postaci elektronicznej do Dostawcy. Użytkownik (Zamawiający) może
uruchomić formularz webform (w aplikacji internetowej) lub odpowiednią formatkę w
aplikacji desktopowej, w którym wprowadza właściwe dane, a na tej podstawie generowany
jest dokument ustrukturyzowanego zlecenia dostawy. Dokument jest przesyłany do
odbiorcy, co kończy transakcję i zamyka proces. Nie ma potrzeby przesyłania żadnych
dodatkowych papierowych dokumentów. Dodatkowo cały proces jest głęboko
spersonalizowany. Formularz aplikacji internetowej oraz aplikacja desktopowa zwierają dane
pobrane z profilu Zamawiającego.
Punkty styku i stopień integracji e-usługi z innymi systemami dziedzinowymi
Kluczowym celem realizacji usługi jest umożliwienie wymiany dokumentów zlecenia dostawy
i jego automatyczne przetwarzanie przez systemy wykorzystywane przez jednostki sfery
publicznej i podmioty gospodarcze. Do tego niezbędne jest zapewnienie możliwości
integracji pomiędzy e-usługą a systemami f-k lub ERP wykorzystywanymi przez te podmioty.
Należy podkreślić, że wymieniane będą dokumenty oparte na tzw. normie europejskiej,
dzięki czemu integracja pomiędzy systemami akceptującymi odpowiednie standardy
dokumentów będzie bardzo prosta.
Punkty styku e-usługi z kanałami niecyfrowymi
Ze względu na brak obowiązku składania zamówienia dostawy w sposób elektroniczny, nadal
będzie istniała możliwość wykorzystania kanału niecyfrowego. W takiej sytuacji konieczne
będzie wygenerowanie i przekazanie zamówienia dostawy w sposób tradycyjny (np.
papierowy), a dostawca będzie musiał ręcznie wprowadzić zamówienie do swojego systemu
informatycznego.
Planowany sposób udostępnienia e-usługi odbiorcom
Usługa zamawiania dostawy będzie dostępna za pomocą:
• Aplikacji internetowej (webowej) – Aplikacja ta dostępna jest za pomocą przeglądarki
internetowej (tzw. „cienki klient”). Pozwoli ona na utworzenie i przesłanie w
odpowiednim standardzie dokumentu zlecenia dostawy.
35
•
•
Aplikacji desktopowej – Aplikacja ta jest zainstalowana lokalnie na komputerze
użytkownika (tzw. „gruby klient”). Aplikacja również pozwoli na przygotowanie i
przesłanie w odpowiednim standardzie dokumentu zlecenia dostawy.
Interfejsów API – Interfejsy API pozwolą na skorzystanie z usługi bezpośrednio z
systemu ERP lub aplikacji f-k użytkownika. W tych systemach zostanie wygenerowany
odpowiedni dokument, który następnie zostanie przesłany poprzez usługę do
odpowiedniego odbiorcy.
Sposób elektronicznej identyfikacji użytkownika w e-usłudze, jeśli ma to zastosowanie dla
danej e-usługi
W Projekcie zakładane jest uwierzytelnianie za pomocą mechanizmu pojedynczego
logowania SSO (ang. Single Sign-On) do Platformy PEF. Pozwoli to użytkownikom na dostęp
do wszystkich usług Platformy PEF już po uwierzytelnieniu w jednym, dowolnym z modułów.
Analizując ryzyko związane z uwierzytelnianiem w systemie Platformy PEF należy rozważyć
następujące aspekty:
• Dostęp do danych użytkownika, które sam wprowadził w procesie realizacji
e-procedur (e-zamówienia, e-fakturowanie itp.) – użytkownik zostaje
zidentyfikowany w systemie na podstawie login i hasła PEF.
• Przesyłanie dokumentów elektronicznych w procesach (kolejnych fazach) realizacji
zamówień i dostaw publicznych docelowo nie będzie wymagało stosowania podpisu
elektronicznego
• Dostęp do edycji dokumentów i danych uczestników zamówień publicznych
przechowywanych w podsystemach Platformy lub aplikacji klienckiej –
uwierzytelnianie następuje za pomocą indywidualnego login i hasła.
Zakres usług zaufania wykorzystywanych na Platformie PEF jest określony przez założenia
standardów i infrastruktury OpenPEPPOL. Zakłada się zakup usług u Brokerów, którzy
zapewnią zgodność z wymaganiami eIDAS i współpracę z OpenPEPPOL.
Planowane jest umożliwienie korzystania również z następujących usług zaufania (w
nawiasach podano nazwę usługi zgodnie z definicjami ww. rozporządzenia):
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji
podpisów elektronicznych).
• Profil Zaufany ePUAP (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji podpisów
elektronicznych).
• Kwalifikowane certyfikaty bezpieczeństwa np. z wykorzystaniem protokołu SSL
(Uwierzytelnianie witryn internetowych).
U2: Usługa awizowania dostawy (A2B/A2C)
Usługa polega na obsłudze procesów związanych z generowaniem i przesyłaniem awizo
dostawy dla realizacji dostaw w ramach zamówienia publicznego. Usługa pozwala na
przyjęcie przez Zamawiającego dokumentu awizo dostawy wysłanego przez Dostawcę. Jedną
z kluczowych zalet usługi jest możliwość przeprowadzenia kontroli technicznej awiza
dostawy (na zgodność ze standardami Platformy) oraz kontroli biznesowej (na zgodność
procesową z przesłanymi wcześniej dokumentami zlecenia dostawy w ramach realizacji
zamówienia publicznego).
Potrzeby, które zaspokaja e-usługa i sposób ewaluacji:
Usługa zapewnia możliwość automatyzacji i elektronicznej obsługi dokumentów awiza
dostawy w ramach realizacji kontraktów publicznych. Podmioty gospodarcze mogą
36
wygenerować i przesłać, a jednostki sfery publicznej mogą otrzymać dokument awiza
dostawy w standardowym formacie zgodnym z normą europejską. Taki dokument może być
następnie automatycznie przetwarzany przez aplikacje biznesowe wykorzystywane w
jednostce sfery publicznej. Dane ze zlecenia dostawy mogą zostać wykorzystane do
przeprowadzania kontroli biznesowych awiza dostawy przesyłanych w ramach realizacji
zamówienia publicznego.
W celu ewaluacji potrzeb zaspokajanych przez usługę stale będzie weryfikowana jej
zgodność z aktualnym stanem prawnym i praktyką gospodarczą. Ponadto będą realizowane
działania związane z monitoringiem i doskonaleniem użyteczności wdrożonych usług
opisanych w pkt. 10 „Zaspokajanie potrzeb odbiorców rezultatów projektu
informatycznego”.
Opis kluczowego scenariusza użycia e-usługi:
Kluczowym scenariuszem użycia e-usługi jest związany z utworzeniem, wysłaniem, a
następnie odebraniem dokumentu awiza dostawy. Główne kroki scenariusza przedstawiają
się następująco:
1. W przypadku, jeśli Dostawca wystawia dokument awiza dostawy poprzez aplikację
internetową (webform) udostępniany jest formularz do wypełnienia danymi, który
będzie stanowił podstawę do wygenerowania wystandaryzowanego dokumentu
awiza dostawy. Dokument awiza dostawy może zostać również utworzony w aplikacji
desktopowej Dostawcy.
2. W celu weryfikacji poprawności wystawianego dokumentu awiza dostawy nastąpi
weryfikacja danych znajdujących się w dokumentach poprzedzających (jeżeli zostały
wystawione), przy czym nowy dokument może zostać już częściowo automatycznie
uzupełniony. Pozwoli uzyskać to pewność, że awizo dostawy odpowiada danym
przekazanym w zleceniu dostawy. Dzięki temu Zamawiający otrzyma dokument w
postaci elektronicznej wstępnie już sprawdzony. Po pozytywnej weryfikacji, zostanie
wygenerowane awizo dostawy zgodne z przyjętym dla Platformy standardem tego
dokumentu.
3. Dokument ten może zostać wygenerowany także bezpośrednio z systemu f-k/ERP
Dostawcy. Jeżeli dokument awiza dostawy jest przygotowany zgodnie z przyjętymi
standardami dokumentów elektronicznych w procesie zamówień publicznych można
go wysłać bezpośrednio na Platformę. Jeżeli elektroniczny dokument awiza dostawy
nie został przygotowany zgodnie ze standardami, musi on zostać odpowiednio
skonwertowany.
4. Awizo dostawy zostanie następnie udostępnione Zamawiającemu. Może to się odbyć
za pomocą interfejsów API lub poprzez aplikację internetową lub desktopową.
5. W pierwszym przypadku awizo dostawy może zostać automatycznie zaimportowane
do systemu ERP/f-k Zamawiającego (lub innego alternatywnego systemu
informatycznego obsługującego standard dokumentów elektronicznych stosowanych
w procesach realizacji zamówień publicznych).
6. Jeżeli awizo dostawy odbierane jest przez aplikację internetową lub desktopową
użytkownik może wyeksportować dokument lub przepisać dane ręcznie do systemu fk/ERP Zamawiającego. Dokument zostanie również zweryfikowany pod kątem
zgodności z danymi znajdującymi się w dokumentach poprzedzających (jeżeli zostały
wystawione). Po wprowadzeniu danych z awiza dostawy do systemu f-k lub ERP
Zamawiającego (w sposób ręczny lub poprzez import wyeksportowanego
dokumentu) będą one mogły stanowić podstawę zapisów księgowych.
37
Dodatkowy scenariusz związany jest z wymianą dokumentów z podmiotami, z których co
najmniej jeden jest zagraniczny. W tym przypadku scenariusz powyżej może zostać
zmodyfikowany w następujący sposób:
1. W przypadku Zamawiających zagranicznych dokumenty awiza dostawy będą
przesyłane we właściwym standardzie poprzez środowisko OpenPEPPOL.
Infrastruktura OpenPEPPOL będzie odpowiedzialna za dalsze przekazywanie awiza
dostawy do Zamawiającego z zagranicy.
2. Dostawcy zagraniczni przesyłają awiza dostawy również poprzez środowisko
OpenPEPPOL. Takie awizo dostawy będzie już zgodne ze standardami określonymi dla
Platformy Elektronicznego Fakturowania i w tym przypadku nie zachodzi konieczność
konwersji awiza dostawy.
Poziom dojrzałości usługi
Usługa znajduje się na piątym (personalizacja) poziomie dojrzałości. Użytkownik (Dostawca)
ma możliwość przeprowadzenia pełnej transakcji związanej z koniecznością przesłania awiza
dostawy w postaci elektronicznej do Zamawiającego. Użytkownik (Dostawca) może
uruchomić formularz webform (w aplikacji internetowej) lub odpowiednią formatkę w
aplikacji desktopowej, w których wprowadza odpowiednie dane, a na tej podstawie
generowany jest dokument ustrukturyzowanego awiza dostawy. Dokument jest przesyłany
do odbiorcy, co kończy transakcję i zamyka proces. Nie ma potrzeby przesyłania żadnych
dodatkowych papierowych dokumentów. Dodatkowo cały proces jest głęboko
spersonalizowany. Formularz aplikacji internetowej oraz aplikacja desktopowa zwierają dane
pobrane z profilu Dostawcy. Co więcej, dokument awiza dostawy może zostać
wygenerowany na podstawie otrzymanego od Zamawiającego dokumentu zlecenia dostawy.
Podstawowe dane z dokumentu zlecenia zostaną umieszczone w dokumencie awiza dostawy
w momencie jego wypełniania. Dzięki temu będzie istniała możliwość weryfikacji biznesowej
danych znajdujących się w dokumencie ustrukturyzowanego elektronicznego awiza dostawy.
Punkty styku i stopień integracji e-usługi z innymi systemami dziedzinowymi
Kluczowym celem realizacji usługi jest umożliwienie wymiany dokumentów awiza dostawy i
jego automatyczne przetwarzanie przez systemy wykorzystywane przez jednostki sfery
publicznej i podmioty gospodarcze. Do tego niezbędne jest zapewnienie możliwości
integracji pomiędzy e-usługą a systemami f-k lub ERP wykorzystywanymi przez te podmioty.
Należy podkreślić, że wymieniane będą dokumenty oparte na tzw. normie europejskiej,
dzięki czemu integracja pomiędzy systemami akceptującymi odpowiednie standardy
dokumentów będzie bardzo prosta.
Punkty styku e-usługi z kanałami niecyfrowymi
Ze względu na brak obowiązku przesyłania awiza dostawy w sposób elektroniczny, nadal
będzie istniała możliwość wykorzystania kanału niecyfrowego. W takiej sytuacji konieczne
będzie wygenerowanie i przekazanie awiza dostawy w sposób tradycyjny (np. papierowy), a
odbiorca będzie musiał ręcznie wprowadzić informację o planowanej realizacji dostawy
(awizie) do swojego systemu informatycznego.
Planowany sposób udostępnienia e-usługi odbiorcom
Usługa awiza dostawy będzie dostępna za pomocą:
• Aplikacji internetowej (webowej) – Aplikacja ta dostępna jest za pomocą przeglądarki
internetowej (tzw. „cienki klient”). Pozwoli ona na utworzenie i przesłanie w
odpowiednim standardzie dokumentu awiza dostawy.
38
•
•
Aplikacji desktopowej – Aplikacja ta jest zainstalowana lokalnie na komputerze
użytkownika (tzw. „gruby klient”). Aplikacja również pozwoli na przygotowanie i
przesłanie w odpowiednim standardzie dokumentu awiza dostawy.
Interfejsów API – Interfejsy API pozwolą na skorzystanie z usługi bezpośrednio z
systemu ERP lub aplikacji f-k użytkownika. W tych systemach zostanie wygenerowany
odpowiedni dokument, który następnie zostanie przesłany poprzez usługę do
odpowiedniego odbiorcy.
Sposób elektronicznej identyfikacji użytkownika w e-usłudze, jeśli ma to zastosowanie dla
danej e-usługi
W Projekcie zakładane jest uwierzytelnianie za pomocą mechanizmu pojedynczego
logowania SSO (ang. Single Sign-On) do Platformy PEF. Pozwoli to użytkownikom na dostęp
do wszystkich usług Platformy PEF już po uwierzytelnieniu w jednym, dowolnym z modułów.
Analizując ryzyko związane z uwierzytelnianiem w systemie Platformy PEF należy rozważyć
następujące aspekty:
• Dostęp do danych użytkownika, które sam wprowadził w procesie realizacji
e-procedur (e-zamówienia, e-fakturowanie itp.) – użytkownik zostaje
zidentyfikowany w systemie na podstawie login i hasła PEF.
• Przesyłanie dokumentów elektronicznych w procesach (kolejnych fazach) realizacji
zamówień i dostaw publicznych docelowo nie będzie wymagało stosowania podpisu
elektronicznego
• Dostęp do edycji dokumentów i danych uczestników zamówień publicznych
przechowywanych w podsystemie Platformy lub aplikacji klienckiej – uwierzytelnianie
następuje za pomocą indywidualnego login i hasła.
Zakres usług zaufania wykorzystywanych na Platformie PEF jest określony przez założenia
standardów i infrastruktury OpenPEPPOL. Zakłada się zakup usług u Brokerów, którzy
zapewnią zgodność z wymaganiami eIDAS i współpracę z OpenPEPPOL.
Planowane jest umożliwienie korzystania również z następujących usług zaufania (w
nawiasach podano nazwę usługi zgodnie z definicjami ww. rozporządzenia):
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji
podpisów elektronicznych).
• Profil Zaufany ePUAP (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji podpisów
elektronicznych).
• Kwalifikowane certyfikaty bezpieczeństwa np. z wykorzystaniem protokołu SSL
(Uwierzytelnianie witryn internetowych).
U3: Usługa potwierdzania odbioru (A2B/A2C)
Usługa polega na obsłudze procesów związanych z generowaniem i przesyłaniem
potwierdzeniem odbioru dla realizacji dostaw w ramach zamówienia publicznego. Usługa
pozwala na przyjęcie przez Dostawcę potwierdzenia odbioru wysłanego przez
Zamawiającego. Jedną z kluczowych zalet usługi jest możliwość przeprowadzenia kontroli
technicznej potwierdzenia odbioru (na zgodność ze standardami Platformy) oraz kontroli
biznesowej (na zgodność procesową z przesłanymi wcześniej dokumentami zlecenia dostawy
i/lub awizo wysyłki).
Potrzeby, które zaspokaja e-usługa i sposób ewaluacji:
Usługa zapewnia możliwość automatyzacji i elektronicznej obsługi dokumentów
potwierdzenia odbioru związanych ze zrealizowanym zleceniem (zamówieniem) dostawy.
39
Jednostki sektora publicznego mogą wygenerować i przesłać, a przedsiębiorcy mogą
otrzymać dokument potwierdzenia odbioru w standardowym formacie zgodnym z normą
europejską. Taki dokument może być następnie automatycznie przetwarzany przez aplikacje
biznesowe przedsiębiorcy. Dane z pozostałych dokumentów przesyłanych w ramach
realizacji zamówienia publicznego mogą zostać wykorzystane do przeprowadzania kontroli
biznesowych potwierdzenia odbioru.
W celu ewaluacji potrzeb zaspokajanych przez usługę stale będzie weryfikowana jej
zgodność z aktualnym stanem prawnym i praktyką gospodarczą. Ponadto będą realizowane
działania związane z monitoringiem i doskonaleniem użyteczności wdrożonych usług
opisanych w pkt. 10 „Zaspokajanie potrzeb odbiorców rezultatów projektu
informatycznego”.
Opis kluczowego scenariusza użycia e-usługi:
Kluczowym scenariuszem użycia e-usługi jest związany z utworzeniem, wysłaniem, a
następnie odebraniem dokumentu potwierdzenia odbioru. Główne kroki scenariusza
przedstawiają się następująco:
1. W przypadku, jeśli Zamawiający wystawia dokument potwierdzenia odbioru poprzez
aplikację internetową udostępniany jest formularz do wypełnienia danymi, który
będzie stanowił podstawę do wygenerowania wystandaryzowanego dokumentu
potwierdzenia odbioru. Dokument potwierdzenia odbioru może zostać również
utworzony w aplikacji desktopowej Zamawiającego.
2. W celu weryfikacji poprawności wystawianego dokumentu potwierdzenia odbioru
nastąpi weryfikacja danych znajdujących się w dokumentach poprzedzających (jeżeli
zostały wystawione), przy czym nowy dokument może zostać już częściowo
automatycznie uzupełniony. Pozwoli uzyskać to pewność, że potwierdzenie odbioru
odpowiada danym przekazanym w awizie dostawy. Dzięki temu Dostawca otrzyma
dokument w postaci elektronicznej wstępnie już sprawdzony. Po pozytywnej
weryfikacji, zostanie wygenerowane potwierdzenie odbioru zgodne z przyjętym dla
Platformy standardem tego dokumentu.
3. Dokument potwierdzenia odbioru może zostać także wygenerowany bezpośrednio z
systemu f-k/ERP Zamawiającego. Jeżeli dokument potwierdzenia odbioru jest
przygotowany zgodnie ze przyjętymi standardami dokumentów elektronicznych w
procesie zamówień publicznych można go wysłać bezpośrednio na Platformę. Jeżeli
elektroniczny dokument potwierdzenia odbioru nie został przygotowany zgodnie ze
standardami, musi on zostać odpowiednio skonwertowany.
4. Potwierdzenie odbioru zostanie następnie udostępnione Dostawcy. Może to się
odbyć za pomocą interfejsów API lub poprzez aplikację internetową oraz
desktopową.
5. W pierwszym przypadku potwierdzenie odbioru może zostać automatycznie
zaimportowane do systemu ERP/f-k Dostawcy (lub innego alternatywnego systemu
informatycznego obsługującego standard dokumentów elektronicznych stosowanych
w procesach realizacji zamówień publicznych). Jeżeli potwierdzenie odbioru
odbierane jest przez aplikację internetową lub desktopową, użytkownik może
wyeksportowany dokument lub przepisać dane ręcznie do systemu f-k/ERP
Dostawcy. Dokument zostanie również zweryfikowany pod kątem zgodności z danymi
znajdującymi się w dokumentach poprzedzających (jeżeli zostały wystawione).
6. Po wprowadzeniu danych ze zlecenia dostawy do systemu f-k lub ERP Dostawcy (w
sposób ręczny lub poprzez import wyeksportowanego dokumentu) będą one mogły
stanowić podstawę zapisów księgowych.
40
Dodatkowy scenariusz związany jest z wymianą dokumentów z podmiotami, z których co
najmniej jeden jest zagraniczny. W tym przypadku scenariusz powyżej może zostać
zmodyfikowany w następujący sposób:
1. W przypadku Dostawców zagranicznych dokumenty potwierdzenia odbioru będą
przesyłane we właściwym standardzie poprzez środowisko OpenPEPPOL.
Infrastruktura OpenPEPPOL będzie odpowiedzialna za dalsze przekazywanie
potwierdzenia odbioru do Dostawcy z zagranicy. Jeżeli Zamawiający nie jest w stanie
wygenerować potwierdzenia odbioru zgodnie ze standardami OpenPEPPOL, może
skorzystać z usług innych podmiotów, które pozwolą na odpowiednie dostosowanie
dokumentu i przesłanie go do odpowiedniego punktu dostępowego środowiska
OpenPEPPOL.
2. Zamawiający zagraniczni przesyłają potwierdzenia odbioru również poprzez
środowisko OpenPEPPOL. Taki dokument będzie już zgodny ze standardami
określonymi dla Platformy Elektronicznego Fakturowania i w tym przypadku nie
zachodzi konieczność konwersji potwierdzenia odbioru.
Poziom dojrzałości usługi
Usługa znajduje się na piątym (personalizacja) poziomie dojrzałości. Użytkownik
(Zamawiający) ma możliwość przeprowadzenia pełnej transakcji związanej z koniecznością
przesłania potwierdzenia odbioru w postaci elektronicznej do Dostawcy. Użytkownik
(Zamawiający) może uruchomić formularz webform (w aplikacji internetowej) lub
odpowiednią formatkę w aplikacji desktopowej, w którym wprowadza odpowiednie dane, a
na tej podstawie generowany jest dokument ustrukturyzowanego potwierdzenia odbioru.
Dokument jest przesyłany do odbiorcy, co kończy transakcję i zamyka proces. Nie ma
potrzeby przesyłania żadnych dodatkowych papierowych dokumentów. Dodatkowo cały
proces jest głęboko spersonalizowany. Formularz aplikacji internetowej oraz aplikacja
desktopowa zwierają dane pobrane z profilu Dostawcy. Co więcej, dokument potwierdzenia
odbioru może zostać wygenerowany na podstawie otrzymanego od Dostawcy dokumentu
awizo dostawy. Podstawowe dane z dokumentu awiza dostawy zostaną umieszczone w
dokumencie potwierdzenia odbioru w momencie jego wypełniania. Dzięki temu będzie
istniała możliwość weryfikacji biznesowej danych znajdujących się w dokumencie
ustrukturyzowanego elektronicznego potwierdzenia odbioru.
Punkty styku i stopień integracji e-usługi z innymi systemami dziedzinowymi
Kluczowym celem realizacji usługi jest umożliwienie wymiany dokumentów potwierdzenia
odbioru i jego automatyczne przetwarzanie przez systemy wykorzystywane przez jednostki
sfery publicznej i podmioty gospodarcze. Do tego niezbędne jest zapewnienie możliwości
integracji pomiędzy e-usługą a systemami f-k lub ERP wykorzystywanymi przez te podmioty.
Należy podkreślić, że wymieniane będą dokumenty oparte na tzw. normie europejskiej,
dzięki czemu integracja pomiędzy systemami akceptującymi odpowiednie standardy
dokumentów będzie bardzo prosta.
Punkty styku e-usługi z kanałami niecyfrowymi
Ze względu na brak obowiązku przesyłania potwierdzenia odbioru w sposób elektroniczny,
nadal będzie istniała możliwość wykorzystania kanału niecyfrowego. W takiej sytuacji
konieczne będzie wygenerowanie i przekazanie potwierdzenia odbioru w sposób tradycyjny
(np. papierowy), a dostawca będzie musiał ręcznie wprowadzić informację związaną z
potwierdzeniem odbioru do swojego systemu informatycznego.
41
Planowany sposób udostępnienia e-usługi odbiorcom
Usługa potwierdzenia odbioru będzie dostępna za pomocą:
• Aplikacji internetowej (webowej) – Aplikacja ta dostępna jest za pomocą przeglądarki
internetowej (tzw. „cienki klient”). Pozwoli ona na utworzenie i przesłanie w
odpowiednim standardzie dokumentu potwierdzenia odbioru.
• Aplikacji desktopowej – Aplikacja ta jest zainstalowana lokalnie na komputerze
użytkownika (tzw. „gruby klient”). Aplikacja również pozwoli na przygotowanie i
przesłanie w odpowiednim standardzie dokumentu potwierdzenia odbioru.
• Interfejsów API – Interfejsy API pozwolą na skorzystanie z usługi bezpośrednio z
systemu ERP lub aplikacji f-k użytkownika. W tych systemach zostanie wygenerowany
odpowiedni dokument, który następnie zostanie przesłany poprzez usługę do
odpowiedniego odbiorcy.
Sposób elektronicznej identyfikacji użytkownika w e-usłudze, jeśli ma to zastosowanie dla
danej e-usługi
W Projekcie zakładane jest uwierzytelnianie za pomocą mechanizmu pojedynczego
logowania SSO (ang. Single Sign-On) do Platformy PEF. Pozwoli to użytkownikom na dostęp
do wszystkich usług Platformy PEF już po uwierzytelnieniu w jednym, dowolnym z modułów.
Analizując ryzyko związane z uwierzytelnianiem w systemie Platformy PEF należy rozważyć
następujące aspekty:
• Dostęp do danych użytkownika, które sam wprowadził w procesie realizacji
e-procedur (e-zamówienia, e-fakturowanie itp.) – użytkownik zostaje
zidentyfikowany w systemie na podstawie login i hasła PEF.
• Przesyłanie dokumentów elektronicznych w procesach (kolejnych fazach) realizacji
zamówień i dostaw publicznych docelowo nie będzie wymagało stosowania podpisu
elektronicznego.
• Dostęp do edycji dokumentów i danych uczestników zamówień publicznych
przechowywanych w podsystemie Platformy lub aplikacji klienckiej – uwierzytelnianie
następuje za pomocą indywidualnego login i hasła.
Zakres usług zaufania wykorzystywanych na Platformie PEF jest określony przez założenia
standardów i infrastruktury OpenPEPPOL. Zakłada się zakup usług u Brokerów, którzy
zapewnią zgodność z wymaganiami eIDAS i współpracę z OpenPEPPOL.
Planowane jest umożliwienie korzystania również z następujących usług zaufania (w
nawiasach podano nazwę usługi zgodnie z definicjami ww. rozporządzenia):
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji
podpisów elektronicznych).
• Profil Zaufany ePUAP (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji podpisów
elektronicznych).
• Kwalifikowane certyfikaty bezpieczeństwa np. z wykorzystaniem protokołu SSL
(Uwierzytelnianie witryn internetowych).
U4: Usługa fakturowania (A2B/A2C)
Usługa polega na możliwości wysłania faktury elektronicznej do Zamawiającego za
zrealizowane zamówienie. Jedną z kluczowych zalet usługi jest możliwość przeprowadzenia
kontroli technicznej faktury (na zgodność ze standardami Platformy) oraz kontroli
biznesowej (na zgodność procesową z danymi przesłanych wcześniej innych dokumentów w
ramach realizacji zamówienia publicznego).
42
Potrzeby, które zaspokaja e-usługa i sposób ewaluacji:
Usługa zapewnia możliwość automatyzacji i elektronicznej obsługi faktur elektronicznych
związanych z realizowanym kontraktem publicznym. Podmioty gospodarcze mogą
wygenerować i przesłać, a jednostki sektora publicznego mogą otrzymać dokument faktury
dostawy w standardowym formacie zgodnym z normą europejską. Taki dokument może być
następnie automatycznie przetwarzany przez aplikacje biznesowe wykorzystywane w
jednostce sfery publicznej. Dane z pozostałych dokumentów przesyłanych w ramach
realizacji zamówienia publicznego mogą zostać wykorzystane do przeprowadzania kontroli
biznesowych faktury.
Usługa e-fakturowania wypełnia również nałożony na Polskę i inne kraje członkowskie
obowiązek wdrożenia Dyrektywy 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w dostawach
publicznych.
W celu ewaluacji potrzeb zaspokajanych przez usługę stale będzie weryfikowana jej
zgodność z aktualnym stanem prawnym i praktyką gospodarczą. Ponadto będą realizowane
działania związane z monitoringiem i doskonaleniem użyteczności wdrożonych usług
opisanych w pkt. 10 „Zaspokajanie potrzeb odbiorców rezultatów projektu
informatycznego”.
Opis kluczowego scenariusza użycia e-usługi:
Kluczowym scenariuszem użycia e-usługi jest związany z utworzeniem, wysłaniem, a
następnie odebraniem dokumentu faktury. Główne kroki scenariusza przedstawiają się
następująco:
1. W przypadku, jeśli Dostawca wystawia dokument faktury poprzez aplikację
internetową (webform) udostępniany jest formularz do wypełnienia danymi, który
będzie stanowił podstawę do wygenerowania wystandaryzowanego dokumentu
faktury. Dokument faktury może zostać również utworzony w aplikacji desktopowej
Dostawcy.
2. W celu weryfikacji poprawności wystawianego dokumentu faktury elektronicznej
nastąpi weryfikacja danych znajdujących się w dokumentach poprzedzających (jeżeli
zostały wystawione), przy czym nowy dokument może zostać już częściowo
automatycznie uzupełniony. Pozwoli uzyskać to pewność, że faktura odpowiada
danym przekazanym w zleceniu lub awizie dostawy. Dzięki temu Zamawiający
otrzyma dokument w postaci elektronicznej wstępnie już sprawdzony. Po pozytywnej
weryfikacji, zostanie wygenerowana faktura zgodne z przyjętym dla Platformy
standardem tego dokumentu.
3. Dokument ten może zostać wygenerowany także bezpośrednio z systemu f-k/ERP
Dostawcy. Jeżeli dokument faktury jest przygotowany zgodnie z przyjętymi
standardami dokumentów elektronicznych w procesie zamówień publicznych można
go wysłać bezpośrednio na Platformę. Jeżeli elektroniczny dokument faktury nie
został przygotowany zgodnie ze standardami, musi on zostać odpowiednio
skonwertowany.
4. Faktura elektroniczna zostanie następnie udostępniona Zamawiającemu. Może to się
odbyć za pomocą interfejsów API lub poprzez aplikację internetową lub desktopową.
5. W pierwszym przypadku faktura może zostać automatycznie zaimportowana do
systemu ERP/f-k Zamawiającego (lub innego alternatywnego systemu
informatycznego obsługującego standard dokumentów elektronicznych stosowanych
w procesach realizacji zamówień publicznych).
6. Jeżeli faktura odbierana jest przez aplikację internetową lub desktopową użytkownik
może wyeksportować dokument lub przepisać dane ręcznie do systemu f-k/ERP
43
Zamawiającego. Po wprowadzeniu danych z faktury do systemu f-k lub ERP
Zamawiającego (w sposób ręczny lub poprzez import wyeksportowanego
dokumentu) będą one mogły stanowić podstawę zapisów księgowych.
Dodatkowy scenariusz związany jest z wymianą dokumentów z podmiotami, z których co
najmniej jeden jest zagraniczny. W tym przypadku scenariusz powyżej może zostać
zmodyfikowany w następujący sposób:
1. W przypadku Zamawiających zagranicznych dokumenty faktury będą przesyłane we
właściwym standardzie poprzez środowisko OpenPEPPOL. Infrastruktura
OpenPEPPOL będzie odpowiedzialna za dalsze przekazywanie faktury do
Zamawiającego z zagranicy.
2. Dostawcy zagraniczni przesyłają faktury również poprzez środowisko OpenPEPPOL.
Taka faktura będzie już zgodna ze standardami określonymi dla Platformy
Elektronicznego Fakturowania i w tym przypadku nie zachodzi konieczność konwersji
faktury.
Poziom dojrzałości usługi
Usługa znajduje się na piątym (personalizacja) poziomie dojrzałości. Użytkownik (Dostawca)
ma możliwość przeprowadzenia pełnej transakcji związanej z koniecznością przesłania
faktury w postaci elektronicznej do Zamawiającego. Użytkownik (Dostawca) może uruchomić
formularz webform (w aplikacji internetowej) lub odpowiednią formatkę w aplikacji
desktopowej, w którym wprowadza odpowiednie dane, a na tej podstawie generowany jest
dokument ustrukturyzowanej faktury. Dokument jest przesyłany do odbiorcy, co kończy
transakcję i zamyka proces. Nie ma potrzeby przesyłania żadnych dodatkowych papierowych
dokumentów. Dodatkowo cały proces jest głęboko spersonalizowany. Formularz aplikacji
internetowej oraz aplikacja desktopowa zwierają dane pobrane z profilu Dostawcy. Co
więcej, dokument faktury może zostać wygenerowany na podstawie dokumentów wcześniej
otrzymanych od Zamawiającego (np. zlecenia dostawy, potwierdzenia odbioru). Podstawowe
dane z wcześniejszego dokumentu zostaną umieszczone w dokumencie faktury w momencie
jej wypełniania. Dzięki temu będzie istniała możliwość weryfikacji biznesowej danych
znajdujących się w dokumencie ustrukturyzowanej elektronicznej faktury.
Punkty styku i stopień integracji e-usługi z innymi systemami dziedzinowymi
Kluczowym celem realizacji usługi jest umożliwienie wymiany faktury elektronicznej i jej
automatyczne przetwarzanie przez systemy wykorzystywane przez jednostki sfery publicznej
i podmioty gospodarcze. Do tego niezbędne jest zapewnienie możliwości integracji pomiędzy
e-usługą a systemami f-k lub ERP wykorzystywanymi przez te podmioty. Należy podkreślić, że
wymieniane będą dokumenty oparte na tzw. normie europejskiej, dzięki czemu integracja
pomiędzy systemami akceptującymi odpowiednie standardy dokumentów będzie bardzo
prosta.
Punkty styku e-usługi z kanałami niecyfrowymi
Dyrektywa 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w dostawach publicznych nakłada na
jednostki sektora publicznego obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych w ramach
zamówień publicznych. W związku z tym, jednostki te nie będą mogły żądać faktur w postaci
papierowej i będzie istniała konieczność udostępnienia podmiotom gospodarczym
funkcjonalności związanych z przyjmowaniem i przetwarzaniem faktur w postaci
elektronicznej. Należy jednak zauważyć, że podmioty gospodarcze nie będą jeszcze miały
obowiązku składania faktur w postaci elektronicznej i wciąż będzie dostępny kanał nie
44
cyfrowy. Odpowiedź na zasadność wprowadzenia takiego obowiązku ma dać analiza ex-post
przeprowadzona po zakończeniu projektu.
Planowany sposób udostępnienia e-usługi odbiorcom
Usługa faktury elektronicznej będzie dostępna za pomocą:
• Aplikacji internetowej (webowej) – Aplikacja ta dostępna jest za pomocą przeglądarki
internetowej (tzw. „cienki klient”). Pozwoli ona na utworzenie i przesłanie w
odpowiednim standardzie faktury elektronicznej.
• Aplikacji desktopowej – Aplikacja ta jest zainstalowana lokalnie na komputerze
użytkownika (tzw. „gruby klient”). Aplikacja również pozwoli na przygotowanie i
przesłanie w odpowiednim standardzie faktury elektronicznej.
• Interfejsów API – Interfejsy API pozwolą na skorzystanie z usługi bezpośrednio z
systemu ERP lub aplikacji f-k użytkownika. W tych systemach zostanie wygenerowany
odpowiedni dokument, który następnie zostanie przesłany poprzez usługę do
odpowiedniego odbiorcy.
Sposób elektronicznej identyfikacji użytkownika w e-usłudze, jeśli ma to zastosowanie dla
danej e-usługi
W Projekcie zakładane jest uwierzytelnianie za pomocą mechanizmu pojedynczego
logowania SSO (ang. Single Sign-On) do Platformy PEF. Pozwoli to użytkownikom na dostęp
do wszystkich usług Platformy PEF już po uwierzytelnieniu w jednym, dowolnym z modułów.
Analizując ryzyko związane z uwierzytelnianiem w systemie Platformy PEF należy rozważyć
następujące aspekty:
• Dostęp do danych użytkownika, które sam wprowadził w procesie realizacji
e-procedur (e-zamówienia, e-fakturowanie itp.) – użytkownik zostaje
zidentyfikowany w systemie na podstawie login i hasła PEF.
• Przesyłanie dokumentów elektronicznych w procesach (kolejnych fazach) realizacji
zamówień i dostaw publicznych docelowo nie będzie wymagało stosowania podpisu
elektronicznego
• Dostęp do edycji dokumentów i danych uczestników zamówień publicznych
przechowywanych w podsystemie Platformy lub aplikacji klienckiej – uwierzytelnianie
następuje za pomocą indywidualnego login i hasła.
Zakres usług zaufania wykorzystywanych na Platformie PEF jest określony przez założenia
standardów i infrastruktury OpenPEPPOL. Zakłada się zakup usług u Brokerów, którzy
zapewnią zgodność z wymaganiami eIDAS i współpracę z OpenPEPPOL.
Planowane jest umożliwienie korzystania również z następujących usług zaufania (w
nawiasach podano nazwę usługi zgodnie z definicjami ww. rozporządzenia):
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji
podpisów elektronicznych).
• Profil Zaufany ePUAP (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji podpisów
elektronicznych).
• Kwalifikowane certyfikaty bezpieczeństwa np. z wykorzystaniem protokołu SSL
(Uwierzytelnianie witryn internetowych).
U5: Usługa wystawiania faktury korygującej (A2B/A2C)
Usługa polega na możliwości wysłania faktury korygującej do Zamawiającego w ramach
realizowanego zamówienia. Jedną z kluczowych zalet usługi jest możliwość przeprowadzenia
kontroli technicznej faktury korygującej (na zgodność ze standardami Platformy) oraz
45
kontroli biznesowej (na zgodność procesową z danymi przesłanych wcześniej innych
dokumentów w ramach realizacji zamówienia publicznego).
Potrzeby, które zaspokaja e-usługa i sposób ewaluacji:
Usługa zapewnia możliwość automatyzacji i elektronicznej obsługi faktur korygujących
związanych z realizowanym kontraktem publicznym. Podmioty gospodarcze mogą
wygenerować i przesłać, a jednostki sfery publicznej mogą otrzymać dokument faktury
korygującej w standardowym formacie zgodnym z normą europejską. Taki dokument może
być następnie automatycznie przetwarzany przez aplikacje biznesowe wykorzystywane w
jednostce sfery publicznej. Dane z pozostałych dokumentów przesyłanych w ramach
realizacji zamówienia publicznego mogą zostać wykorzystane do przeprowadzania kontroli
biznesowych faktury korygującej.
W celu ewaluacji potrzeb zaspokajanych przez usługę stale będzie weryfikowana jej
zgodność z aktualnym stanem prawnym i praktyką gospodarczą. Ponadto będą realizowane
działania związane z monitoringiem i doskonaleniem użyteczności wdrożonych usług
opisanych w pkt. 10 „Zaspokajanie potrzeb odbiorców rezultatów projektu
informatycznego”.
Opis kluczowego scenariusza użycia e-usługi:
Kluczowym scenariuszem użycia e-usługi jest związany z utworzeniem, wysłaniem, a
następnie odebraniem dokumentu faktury korygującej. Główne kroki scenariusza
przedstawiają się następująco:
1. W przypadku, jeśli Dostawca wystawia dokument faktury korygującej poprzez
aplikację internetową (webform) udostępniany jest formularz do wypełnienia
danymi, który będzie stanowił podstawę do wygenerowania wystandaryzowanego
dokumentu faktury korygującej. Dokument faktury korygującej może zostać również
utworzony w aplikacji desktopowej Dostawcy.
2. W celu weryfikacji poprawności wystawianego dokumentu elektronicznej faktury
korygującej nastąpi sprawdzenie danych znajdujących się w dokumentach
poprzedzających (jeżeli zostały wystawione), przy czym nowy dokument może zostać
już częściowo automatycznie uzupełniony. Pozwoli uzyskać to pewność, że faktura
korygująca odpowiada rzeczywistej sytuacji. Dzięki temu Zamawiający otrzyma
dokument w postaci elektronicznej wstępnie już sprawdzony. Po pozytywnej
weryfikacji, zostanie wygenerowana faktura korygująca zgodna z przyjętym dla
Platformy standardem tego dokumentu.
3. Dokument ten może zostać wygenerowany także bezpośrednio z systemu f-k/ERP
Dostawcy. Jeżeli dokument faktury korygującej jest przygotowany zgodnie z
przyjętymi standardami dokumentów elektronicznych w procesie zamówień
publicznych można go wysłać bezpośrednio na Platformę. Jeżeli elektroniczny
dokument faktury korygującej nie został przygotowany zgodnie ze standardami, musi
on zostać odpowiednio skonwertowany.
4. Elektroniczna faktura korygująca zostanie następnie udostępniona Zamawiającemu.
Może to się odbyć za pomocą interfejsów API lub poprzez aplikację internetową lub
desktopową.
5. W pierwszym przypadku faktura korygująca może zostać automatycznie
zaimportowana do systemu ERP/f-k Zamawiającego (lub innego alternatywnego
systemu informatycznego obsługującego standard dokumentów elektronicznych
stosowanych w procesach realizacji zamówień publicznych).
46
6. Jeżeli faktura korygująca odbierana jest przez aplikację internetową lub desktopową
użytkownik może wyeksportować dokument lub przepisać dane ręcznie do systemu fk/ERP Zamawiającego. Dokument zostanie również zweryfikowany pod kątem
zgodności z danymi znajdującymi się w dokumentach poprzedzających (jeżeli zostały
wystawione). Po wprowadzeniu danych z faktury korygującej do systemu f-k lub ERP
Zamawiającego (w sposób ręczny lub poprzez import wyeksportowanego
dokumentu) będą one mogły stanowić podstawę zapisów księgowych.
Dodatkowy scenariusz związany jest z wymianą dokumentów z podmiotami, z których co
najmniej jeden jest zagraniczny. W tym przypadku scenariusz powyżej może zostać
zmodyfikowany w następujący sposób:
1. W przypadku Zamawiających zagranicznych dokument faktury korygującej będzie
przesyłany we właściwym standardzie poprzez środowisko OpenPEPPOL.
Infrastruktura OpenPEPPOL będzie odpowiedzialna za dalsze przekazywanie faktury
korygującej do Zamawiającego z zagranicy.
2. Dostawcy zagraniczni przesyłają faktury korygujące również poprzez środowisko
OpenPEPPOL. Taka faktura korygująca będzie już zgodna ze standardami określonymi
dla Platformy Elektronicznego Fakturowania i w tym przypadku nie zachodzi
konieczność konwersji faktury korygującej.
Poziom dojrzałości usługi
Usługa znajduje się na piątym (personalizacja) poziomie dojrzałości. Użytkownik (Dostawca)
ma możliwość przeprowadzenia pełnej transakcji związanej z koniecznością przesłania
faktury korygującej w postaci elektronicznej do Zamawiającego. Użytkownik (Dostawca)
może uruchomić formularz webform (w aplikacji internetowej) lub odpowiednią formatkę w
aplikacji desktopowej, w którym wprowadza odpowiednie dane, a na tej podstawie
generowany jest dokument ustrukturyzowanej faktury korygującej. Dokument jest
przesyłany do odbiorcy, co kończy transakcję i zamyka proces. Nie ma potrzeby przesyłania
żadnych dodatkowych papierowych dokumentów. Dodatkowo cały proces jest głęboko
spersonalizowany. Formularz aplikacji internetowej oraz aplikacja desktopowa zwierają dane
pobrane z profilu Dostawcy. Co więcej, dokument faktury korygującej może zostać
wygenerowany na podstawie dokumentów wcześniej otrzymanych od Zamawiającego (np.
zlecenia dostawy, potwierdzenia odbioru, faktury). Podstawowe dane z wcześniejszego
dokumentu zostaną umieszczone w dokumencie faktury korygującej w momencie jej
wypełniania. Dzięki temu będzie istniała możliwość weryfikacji biznesowej danych
znajdujących się w dokumencie ustrukturyzowanej elektronicznej faktury korygującej.
Punkty styku i stopień integracji e-usługi z innymi systemami dziedzinowymi
Kluczowym celem realizacji usługi jest umożliwienie wymiany faktury korygującej i jej
automatyczne przetwarzanie przez systemy wykorzystywane przez jednostki sfery publicznej
i podmioty gospodarcze. Do tego niezbędne jest zapewnienie możliwości integracji pomiędzy
e-usługą a systemami f-k lub ERP wykorzystywanymi przez te podmioty. Należy podkreślić, że
wymieniane będą dokumenty oparte na tzw. normie europejskiej, dzięki czemu integracja
pomiędzy systemami akceptującymi odpowiednie standardy dokumentów będzie bardzo
prosta.
Punkty styku e-usługi z kanałami niecyfrowymi
Ze względu na brak obowiązku przesyłania faktur korygujących w sposób elektroniczny,
nadal będzie istniała możliwość wykorzystania kanału niecyfrowego. W takiej sytuacji
konieczne będzie wygenerowanie i przekazanie faktury korygującej w sposób tradycyjny (np.
47
papierowy), a odbiorca będzie musiał ręcznie wprowadzić informację związaną z fakturą
korygującą do swojego systemu informatycznego.
Planowany sposób udostępnienia e-usługi odbiorcom
Usługa e-faktury korygującej będzie dostępna za pomocą:
• Aplikacji internetowej (webowej) – Aplikacja ta dostępna jest za pomocą przeglądarki
internetowej (tzw. „cienki klient”). Pozwoli ona na utworzenie i przesłanie w
odpowiednim standardzie e-faktury korygującej.
• Aplikacji desktopowej – Aplikacja ta jest zainstalowana lokalnie na komputerze
użytkownika (tzw. „gruby klient”). Aplikacja również pozwoli na przygotowanie i
przesłanie w odpowiednim standardzie e-faktury korygującej.
• Interfejsów API – Interfejsy API pozwolą na skorzystanie z usługi bezpośrednio z
systemu ERP lub aplikacji f-k użytkownika. W tych systemach zostanie wygenerowany
odpowiedni dokument, który następnie zostanie przesłany poprzez usługę do
odpowiedniego odbiorcy.
Sposób elektronicznej identyfikacji użytkownika w e-usłudze, jeśli ma to zastosowanie dla
danej e-usługi
W Projekcie zakładane jest uwierzytelnianie za pomocą mechanizmu pojedynczego
logowania SSO (ang. Single Sign-On) do Platformy PEF. Pozwoli to użytkownikom na dostęp
do wszystkich usług Platformy PEF już po uwierzytelnieniu w jednym, dowolnym z modułów.
Analizując ryzyko związane z uwierzytelnianiem w systemie Platformy PEF należy rozważyć
następujące aspekty:
• Dostęp do danych użytkownika, które sam wprowadził w procesie realizacji
e-procedur (e-zamówienia, e-fakturowanie itp.) – użytkownik zostaje
zidentyfikowany w systemie na podstawie login i hasła PEF.
• Przesyłanie dokumentów elektronicznych w procesach (kolejnych fazach) realizacji
zamówień i dostaw publicznych docelowo nie będzie wymagało stosowania podpisu
elektronicznego.
• Dostęp do edycji dokumentów i danych uczestników zamówień publicznych
przechowywanych w podsystemie Platformy lub aplikacji klienckiej – uwierzytelnianie
następuje za pomocą indywidualnego login i hasła.
Zakres usług zaufania wykorzystywanych na Platformie PEF jest określony przez założenia
standardów i infrastruktury OpenPEPPOL. Zakłada się zakup usług u Brokerów, którzy
zapewnią zgodność z wymaganiami eIDAS i współpracę z OpenPEPPOL.
Planowane jest umożliwienie korzystania również z następujących usług zaufania (w
nawiasach podano nazwę usługi zgodnie z definicjami ww. rozporządzenia):
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji
podpisów elektronicznych).
• Profil Zaufany ePUAP (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji podpisów
elektronicznych).
• Kwalifikowane certyfikaty bezpieczeństwa np. z wykorzystaniem protokołu SSL
(Uwierzytelnianie witryn internetowych).
U6: Usługa wystawiania noty księgowej (A2B/A2C)
Usługa polega na możliwości wysłania noty księgowej do innej jednostki sektora finansów
publicznych lub do Dostawcy. Jedną z kluczowych zalet usługi jest możliwość
przeprowadzenia kontroli technicznej noty księgowej (na zgodność ze standardami
48
Platformy) oraz kontroli biznesowej (na zgodność procesową z danymi z przesłanych
wcześniej innych dokumentów w ramach realizacji zamówienia publicznego).
Potrzeby, które zaspokaja e-usługa i sposób ewaluacji:
Usługa zapewnia możliwość automatyzacji i elektronicznej obsługi not księgowych
związanych z realizowanym kontraktem publicznym. Jednostki sektora publicznego mogą
wygenerować i przesłać, a inne jednostki sektora publicznego lub dostawcy mogą otrzymać
dokument noty księgowej w standardowym formacie zgodnym z normą europejską. Taki
dokument może być następnie automatycznie przetwarzany przez aplikacje biznesowe
wykorzystywane przez podmioty.
W celu ewaluacji potrzeb zaspokajanych przez usługę stale będzie weryfikowana jej
zgodność z aktualnym stanem prawnym i praktyką gospodarczą. Ponadto będą realizowane
działania związane z monitoringiem i doskonaleniem użyteczności wdrożonych usług
opisanych w pkt. 10 „Zaspokajanie potrzeb odbiorców rezultatów projektu
informatycznego”.
Opis kluczowego scenariusza użycia e-usługi:
Kluczowym scenariuszem użycia e-usługi jest związany z utworzeniem, wysłaniem, a
następnie odebraniem dokumentu noty księgowej. Główne kroki scenariusza przedstawiają
się następująco:
1. W przypadku, jeśli podmiot należący do sektora finansów publicznych w Polsce
wystawia dokument noty księgowej poprzez aplikację internetową udostępniany jest
formularz do wypełnienia danymi, który będzie stanowił podstawę do
wygenerowania wystandaryzowanego dokumentu noty księgowej. Dokument noty
księgowej może zostać również utworzony w aplikacji desktopowej podmiotu
publicznego.
2. W celu sprawdzenia poprawności wystawianego dokumentu noty księgowej nastąpi
weryfikacja danych znajdujących się w dokumentach poprzedzających (jeżeli zostały
wystawione), przy czym nowy dokument może zostać już częściowo automatycznie
uzupełniony. Dzięki temu odbiorca noty księgowej otrzyma dokument w postaci
elektronicznej już wstępnie sprawdzony.
3. Nota księgowa może zostać również wygenerowana bezpośrednio z systemu f-k/ERP
jednostki będącej wystawcą noty księgowej. Jeżeli nota księgowa jest przygotowana
zgodnie ze przyjętymi standardami dokumentów elektronicznych w procesie
zamówień publicznych można ją wysłać bezpośrednio na Platformę. Jeżeli dokument
noty księgowej nie został przygotowany zgodnie ze standardami, nota księgowa musi
zostać odpowiednio skonwertowana.
4. Elektroniczna nota księgowa zostanie następnie udostępniona organizacji, która jest
odbiorcą noty. Może to się odbyć za pomocą interfejsów API lub poprzez aplikację
internetową oraz desktopową.
5. W pierwszym przypadku nota księgowa może zostać automatycznie zaimportowana
do systemu ERP/f-k podmiotu będącego odbiorcą noty (lub innego alternatywnego
systemu informatycznego obsługującego standard dokumentów elektronicznych
stosowanych w procesach realizacji zamówień publicznych).
6. Jeżeli nota księgowa odbierana jest przez aplikację internetową lub desktopową
użytkownik może wyeksportować dokument lub przepisać dane ręcznie do systemu fk/ERP odbiorcy noty. Dokument zostanie również zweryfikowany pod kątem
zgodności z danymi znajdującymi się w dokumentach poprzedzających (jeżeli zostały
wystawione). Po wprowadzeniu danych z noty księgowej do systemu f-k lub ERP
49
odbiorcy (w sposób ręczny lub poprzez import wyeksportowanego dokumentu) będą
one mogły stanowić podstawę zapisów księgowych.
Dodatkowy scenariusz związany jest z wymianą dokumentów z podmiotami, z których co
najmniej jeden jest zagraniczny. W tym przypadku scenariusz powyżej może zostać
zmodyfikowany w następujący sposób:
1. W przypadku zagranicznych odbiorców noty księgowe będą przesyłane we
właściwym standardzie poprzez środowisko OpenPEPPOL. Infrastruktura
OpenPEPPOL będzie odpowiedzialna za dalsze przekazywanie noty księgowej do
podmiotu z zagranicy.
2. Podmioty zagraniczne przesyłają noty księgowe również poprzez środowisko
OpenPEPPOL. Taka nota księgowa będzie już zgoda ze standardami określonymi dla
Platformy Elektronicznego Fakturowania i w tym przypadku nie zachodzi konieczność
konwersji noty księgowej. Z tego względu może ona zostać wykorzystana
bezpośrednio w dalszej części procesu i zostać zweryfikowana pod kątem zgodności z
Kontraktem.
Poziom dojrzałości usługi
Usługa znajduje się na piątym (personalizacja) poziomie dojrzałości. Jednostka administracji
publicznej ma możliwość przeprowadzenia pełnej transakcji związanej z koniecznością
wysłania noty księgowej do innej jednostki sektora finansów publicznych lub w określonych
sytuacjach do Dostawcy. Użytkownik (jednostka sektora finansów publicznych wystawiająca
notę księgową) może uruchomić formularz webform (w aplikacji internetowej) lub
odpowiednią formatkę w aplikacji desktopowej, w którym wprowadza odpowiednie dane, a
na tej podstawie generowany jest dokument ustrukturyzowanej noty księgowej. Dokument
jest przesyłany do odbiorcy noty księgowej (inna jednostka sektora finansów publicznych lub
Dostawca), co kończy transakcję i zamyka proces. Nie ma potrzeby przesyłania dodatkowych
papierowych dokumentów. Dodatkowo cały proces jest głęboko spersonalizowany.
Formularz webform zwiera nie tylko dane pobrane z profilu podmiotu wystawiającego notę
księgową, ale będzie wygenerowany na podstawie obowiązującego kontraktu. Podstawowe
dane z kontraktu zostaną umieszczone już w formularzu w momencie jego wypełniania.
Dzięki będzie istniała możliwość weryfikacji biznesowej danych znajdujących się w
dokumencie ustrukturyzowanej noty księgowej.
Punkty styku i stopień integracji e-usługi z innymi systemami dziedzinowymi
Kluczowym celem realizacji usługi jest umożliwienie wymiany dokumentów noty księgowej i
jego automatyczne przetwarzanie przez systemy wykorzystywane przez jednostki sfery
publicznej i podmioty gospodarcze. Do tego niezbędne jest zapewnienie możliwości
integracji pomiędzy e-usługą a systemami f-k lub ERP wykorzystywanymi przez te podmioty.
Należy podkreślić, że wymieniane będą dokumenty oparte na tzw. normie europejskiej,
dzięki czemu integracja pomiędzy systemami akceptującymi odpowiednie standardy
dokumentów będzie bardzo prosta.
Punkty styku e-usługi z kanałami niecyfrowymi
Ze względu na brak obowiązku przesyłania noty księgowej w sposób elektroniczny, nadal
będzie istniała możliwość wykorzystania kanału niecyfrowego. W takiej sytuacji konieczne
będzie wygenerowanie i przekazanie noty księgowej w sposób tradycyjny (np. papierowy), a
dostawca będzie musiał ręcznie wprowadzić informację związaną z dokumentem do swojego
systemu informatycznego.
50
Planowany sposób udostępnienia e-usługi odbiorcom
Usługa będzie dostępna za pomocą:
• Aplikacji internetowej (webowej) – Aplikacja ta dostępna jest za pomocą przeglądarki
internetowej (tzw. „cienki klient”). Pozwoli ona na utworzenie i przesłanie w
odpowiednim standardzie noty księgowej.
• Aplikacji desktopowej – Aplikacja ta jest zainstalowana lokalnie na komputerze
użytkownika (tzw. „gruby klient”). Aplikacja również pozwoli na przygotowanie i
przesłanie w odpowiednim standardzie noty księgowej.
• Interfejsów API – Interfejsy API pozwolą na skorzystanie z usługi bezpośrednio z
systemu ERP lub aplikacji f-k użytkownika. W tych systemach zostanie wygenerowany
odpowiedni dokument, który następnie zostanie przesłany poprzez usługę do
odpowiedniego odbiorcy.
Sposób elektronicznej identyfikacji użytkownika w e-usłudze, jeśli ma to zastosowanie dla
danej e-usługi
W Projekcie zakładane jest uwierzytelnianie za pomocą mechanizmu pojedynczego
logowania SSO (ang. Single Sign-On) do Platformy PEF. Pozwoli to użytkownikom na dostęp
do wszystkich usług Platformy PEF już po uwierzytelnieniu w jednym, dowolnym z modułów.
Analizując ryzyko związane z uwierzytelnianiem w systemie Platformy PEF należy rozważyć
następujące aspekty:
• Dostęp do danych użytkownika, które sam wprowadził w procesie realizacji
e-procedur (e-zamówienia, e-fakturowanie itp.) – użytkownik zostaje
zidentyfikowany w systemie na podstawie login i hasła PEF.
• Przesyłanie dokumentów elektronicznych w procesach (kolejnych fazach) realizacji
zamówień i dostaw publicznych docelowo nie będzie wymagało stosowania podpisu
elektronicznego
• Dostęp do edycji dokumentów i danych uczestników zamówień publicznych
przechowywanych w podsystemie Platformy lub aplikacji klienckiej – uwierzytelnianie
następuje za pomocą indywidualnego login i hasła.
Zakres usług zaufania wykorzystywanych na Platformie PEF jest określony przez założenia
standardów i infrastruktury OpenPEPPOL. Zakłada się zakup usług u Brokerów, którzy
zapewnią zgodność z wymaganiami eIDAS i współpracę z OpenPEPPOL.
Planowane jest umożliwienie korzystania również z następujących usług zaufania (w
nawiasach podano nazwę usługi zgodnie z definicjami ww. rozporządzenia):
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji
podpisów elektronicznych).
• Profil Zaufany ePUAP (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji podpisów
elektronicznych).
• Kwalifikowane certyfikaty bezpieczeństwa np. z wykorzystaniem protokołu SSL
(Uwierzytelnianie witryn internetowych).
U7: Usługa generowania raportów i zestawień dla władz publicznych (A2A)
Usługa polega na możliwości udostępniania danych na bazie utrzymywanych zasobów w
buforach brokerów danych transakcyjnych instytucjom uprawnionym (w tym Ministerstwu
Finansów, urzędom i izbom skarbowym, policji i prokuraturze, urzędom statystycznym, itd.).
51
Potrzeby, które zaspokaja e-usługa i sposób ewaluacji:
Specyfika funkcji kontrolnych i zarządczych w państwie, przypisanych do poszczególnych
instytucji, wymaga od systemu PEF umożliwienia uprawnionym użytkownikom z tych
instytucji korzystania zestawu predefiniowanych raportów, opracowanych w oparciu o
regulacje prawne krajowe i unijne oraz definiowania własnych raportów i kierowania
zapytań do bazy danych systemu PEF. Docelowo usługa zapewni kompleksową analizę
obszaru zamówień publicznych i przyczyni się do sprawnego reagowania w przypadku
wykrytych nieprawidłowości. Drugą ważną kwestią jest możliwość wsparcia proponowanych
zmian legislacyjnych wiarygodnymi danymi statystycznymi, uzyskanymi z systemu PEF.
W celu ewaluacji potrzeb zaspokajanych przez usługę stale będzie weryfikowana jej
zgodność z aktualnym stanem prawnym i praktyką gospodarczą. Ponadto będą realizowane
działania związane z monitoringiem i doskonaleniem użyteczności wdrożonych usług
opisanych w pkt. 10 „Zaspokajanie potrzeb odbiorców rezultatów projektu
informatycznego”.
Opis kluczowego scenariusza użycia e-usługi:
Kluczowym scenariuszem użycia e-usługi jest związany z utworzeniem, wysłaniem, a
następnie odebraniem dokumentu potwierdzenia odbioru. Główne kroki scenariusza
przedstawiają się następująco:
1. Podmiot sfery publicznej uprawniony do pozyskania danych dotyczących realizacji
zamówień publicznych określa zakres niezbędnych danych, które mają znaleźć się w
raporcie.
2. Po pozytywnej weryfikacji, dane zgodne z parametrami zlecenia zostaną pobrane z
buforów utrzymywanych przez brokerów. Pozyskane z buforów dane poddane
zostaną następnie procedurze obliczeń statystycznych. Wyniki działań przekazane
zostaną zlecającemu wygenerowanie raportu.
3. W przypadku udostępnienia danych z zasobów na Platformie Elektronicznego
Fakturowania, Zlecający będący instytucją nadzoru lub kontroli będzie korzystał z
tych danych na zasadach określonych w odrębnych przepisach, uwzględnionych w
systemie uprawnień platformy PEF.
4. Zlecającemu udostępniona zostanie funkcjonalność definiowania własnych raportów i
pytań ad-hoc do bazy danych systemu PEF.
Poziom dojrzałości usługi
Jest to usługa A2A, dla której nie określa się poziomu dojrzałości.
Punkty styku i stopień integracji e-usługi z innymi systemami dziedzinowymi
Usługa będzie udostępniana poprzez odpowiednie API. Dzięki niemu będzie istniała
możliwość integracji z systemami dziedzinowymi uprawnionych podmiotów publicznych.
Punkty styku e-usługi z kanałami niecyfrowymi
Nie przewiduje się możliwości realizacji usługi w sposób nie cyfrowy.
Planowany sposób udostępnienia e-usługi odbiorcom
Dostęp do tej usługi będzie możliwy za pomocą:
• Aplikacji internetowej (webowej) – Aplikacja ta dostępna jest za pomocą przeglądarki
internetowej (tzw. „cienki klient”). Pozwoli ona na zdefiniowanie zakresu
wymaganych danych w raporcie i wyświetlenie oraz pobranie wyników zapytania.
52
•
Interfejsów API – Interfejsy API pozwolą na skorzystanie z usługi bezpośrednio z
systemu informatycznego zlecającego wygenerowanie raportu.
Sposób elektronicznej identyfikacji użytkownika w e-usłudze, jeśli ma to zastosowanie dla
danej e-usługi
W Projekcie zakładane jest uwierzytelnianie za pomocą mechanizmu pojedynczego
logowania SSO (ang. Single Sign-On) do Platformy PEF. Pozwoli to użytkownikom na dostęp
do wszystkich usług Platformy PEF już po uwierzytelnieniu w jednym, dowolnym z modułów.
Planowane jest umożliwienie korzystania również z następujących usług zaufania (w
nawiasach podano nazwę usługi zgodnie z definicjami ww. rozporządzenia):
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji
podpisów elektronicznych).
• Profil Zaufany ePUAP (usługa tworzenia, weryfikacji i walidacji podpisów
elektronicznych).
• Kwalifikowane certyfikaty bezpieczeństwa np. z wykorzystaniem protokołu SSL
(Uwierzytelnianie witryn internetowych).
Szczegółowy, opis usług wraz z ich analizą procesową został przedstawiony w załączonym
Studium Wykonalności w rozdziale IV.3
Usługi objęte Projektem, str. 40).
15. Komplementarność projektu informatycznego z innymi projektami, w tym
wykorzystanie istniejących zasobów
Projekt Platformy PEF nie jest bezpośrednią kontynuacją lub uzupełnieniem innych
projektów. Projekt jest autonomiczny, a jego powodzenie nie zależy od innych projektów.
Projekt jest jedynym w zakresie elektronizacji środowiska e-fakturowania w Polsce i nie
dubluje prac innych projektów.
Brak zależności od innych projektów powoduje, że z tego względu nie występuje ryzyko dla
realizacji projektu Platformy PEF.
Natomiast od powodzenia i terminowej realizacji wdrożenia e-usług fakturowania
elektronicznego dla jednostek sfery finansów publicznych zależy skuteczne wykonanie
obowiązku osiągnięcia e-gotowości odbioru od wykonawców zamówień publicznych
ustrukturyzowanych faktur elektronicznych zgodnych z normą UE. Tym samym realizacja
Projektu spowoduje skuteczne wdrożenie wymagań dyrektywnych UE.
Platforma PEF wspiera implementację Dyrektywy 2014/55/WE o e-fakturowaniu
w dostawach publicznych, zapewniając gotowość odbioru przez jednostki sfery finansów
publicznych ustrukturyzowanych faktur elektronicznych zgodnych z normą UE. Dyrektywa
wprowadza pojęcie normy europejskiej dla faktury elektronicznej oraz nakazuje jej
opracowanie, wyznaczając tym samym obowiązek stosowania określonych
standardów(organizacją odpowiedzialną za realizację opracowania normy europejskiej i listy
standardów jest Europejski Komitet Standaryzacyjny CEN –European Committee for
Standardization). Platforma PEF będzie komplementarna z wymaganiami normy europejskiej
o e-fakturowaniu w zamówieniach publicznych.
Obecnie brak jest krajowych i europejskich standardów e-faktur i innych e-dokumentów
dostaw publicznych (zdefiniowanej struktury dokumentu, zakresu i kolejności danych oraz
formatu dla poszczególnych danych w dokumencie). Osiągnięcie na Platformie PEF
53
zgodności zastosowanych standardów krajowych z normą UE zapewni interoperacyjność
komunikacji, przetwarzania i przesyłania informacji w spójny sposób pomiędzy systemami
informatycznymi przedsiębiorstw i administracji publicznej w Polsce i w operacjach
transgranicznych UE, niezależnie od wykorzystywanych przez nie technologii. Zdolność do
współdziałania zostanie osiągnięta na trzech różnych poziomach: pod względem treści
faktury (aspekt semantyczny), stosowanego formatu lub języka (aspekt syntaktyczny) oraz
metody przesyłania (interoperacyjności transmisyjnej). Interoperacyjność transmisyjna PEF
na rynku cyfrowym UE zostanie osiągnięta poprzez utworzenie na platformie PEF punktu
dostępowego (Access Point) do systemu PEPPOL.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IV.12, str. 127.
16. Unikatowy charakter projektu
Zgodnie z opisem zawartym w pkt. 16, projekt Platformy PEF jest jedynym w zakresie
elektronizacji środowiska e-fakturowania w Polsce. Jest projektem innowacyjnym,
niepowiązanym z żadnym innym projektem, stąd planowane do realizacji w wyniku projektu
produkty/usługi nie powielają rozwiązań oferowanych lub już realizowanych przez inne
instytucje publiczne. Stanowi to gwarancję, że wydatki zaplanowane w projekcie nie będą
dublować się z kosztami innych działań w podobnym zakresie.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IV.12 Komplementarność z innymi działaniami, str. 127.
17. Otwarte standardy i technologie
Procesy i funkcje e-fakturowania (np. zintegrowane w ramach systemów finansowoksięgowych oraz e-płatności) wymagane dla przedsiębiorstw realizujących zamówienia
publiczne (dostawców) i jednostek sfery finansów publicznych (zamawiających), będą
obsługiwane przez komercyjne rozwiązania informatyczne. Rozwiązania i usługi komercyjne
w łączności z platformą PEF wykorzystywać będą otwarte standardy zatwierdzone przez
Komisję Europejską (wszystkie z krótkiej listy towarzyszącej opublikowanej Normie
Europejskiej faktury elektronicznej). Wymaganiem jest, aby wszystkie komponenty
komercyjne spełniały wymagania integracji z platformą pośredniczącą PEF, która integruje
się z siecią szkieletową OpenPEPPOL zbudowaną z zastosowaniem otwartych standardów i
niezależnych technologicznie specyfikacji kompleksowej informatyzacji systemów zamówień
publicznych.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale:
"Wstęp", str. 10.
18. Opis ryzyk związanych z realizacją projektu informatycznego
Na etapie planowania projektu, przeprowadzono bazową analizę ryzyk oraz szans projektu.
Na jej podstawie wyznaczono ryzyka , których wartość można było obniżyć już na etapie
planowania Projektu. W wybranych zadaniach obarczonych dużym ryzykiem dokonano
modyfikacji harmonogramu (przyspieszono czas rozpoczęcia zadań lub wydłużono czas
54
realizacji), by utworzyć bufor na ewentualne opóźnienia związane z obsługą wystąpienia
ryzyka.
Ponowna analiza ryzyk wykazała, że podjęte działania wpłynęły na obniżenie wartości oceny
wpływu ryzyka na powodzenie Projektu. Z tego powodu obecnie większość ryzyk posiada
niewysoki szacowany wpływ na Projekt lub ma małe prawdopodobieństwo wystąpienia.
Wybrane, zidentyfikowanym ryzyka o najwyższej wartości:
− Ryzyko opóźnienia dostarczenia wymaganych funkcjonalności Platformy PEF przez
podwykonawców (ID ryzyka R.II.3). Przyjęto strategię łagodzenia ryzyka polegającą na
głębokiej współpracy z dostawcą - żądaniu regularnego przekazywania efektów
cząstkowych, wymagania
bieżącego dostępu do efektów prac
(możliwość
monitorowania postępu) oraz wprowadzenie kar umownych. W przypadku
zidentyfikowania wyznaczonego etapu prac przewidywane jest zaangażowanie Lidera i
partnera projektu w stworzenie i realizację planu naprawczego.
− Brak bieżącego rozliczania transz płatności przez instytucję finansującą - wpływ na
płynność finansową (ID ryzyka R.II.5). Przyjęto strategię łagodzenia ryzyka poprzez
bieżące rozliczanie projektu i przygotowanie wniosków o płatność, bieżące nadzorowanie
rozliczeń projektu, wystąpienie do CPPC o audyt projektu na wczesnym etapie realizacji
w celu wychwycenia ewentualnych nieprawidłowości, które powtarzane latami mogą
doprowadzić do trudności w rozliczeniach.
Jako
plan
awaryjny
przyjęto
poinformowanie instytucji finansującej o zagrożeniu związanym z koniecznością
tymczasowego wstrzymania prac w projekcie. Zaciągnięcie kredytu na pokrycie
niezbędnych wydatków.
− Przekroczenie budżetu (np. pracochłonności) w realizacji któregokolwiek z zadań (ID
ryzyka R.III.5). Przyjęto strategię łagodzenia ryzyka poprzez szczegółową analizę kosztów
– szczególnie w pierwszej fazie projektu, w celu wczesnego wykrycia niedoszacowania
kosztów, Intensywny nadzór nad efektywnością pracy. Jako plan awaryjny przyjęto
wprowadzenie procedury zarządzania zmianą w określonym obszarze (zmiana zakresu –
eliminacja zadań o mniejszym znaczeniu, przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu),
− Oferty złożone w przetargu na udostępnienie funkcjonalności platformy przekraczają
budżet przewidziany na to zadanie. (ID ryzyka R.III.6). Przyjęto strategię łagodzenia
ryzyka poprzez precyzyjne określenie funkcjonalności systemu z wykorzystaniem metody
priorytetyzacji "MoSCoW" używanej w analizie biznesowej z podziałem na
funkcjonalność wymaganą.
Jako plan awaryjny przyjęto rewizję wymagań
funkcjonalnych i ograniczenie wymagań niepriorytetowych, lub zamówienie platform
usług platformy u mniejszej liczby dostawców (brokerów) - w projekcie zakładane jest
wybranie jednocześnie dwóch konkurujących ze sobą brokerów, dających łączne pokrycie
zapotrzebowania wydajnościowego systemu - pod taki elastyczny model współpracy
przygotowana została architektura systemu.
Projekt nie jest powiązany z innymi toczącymi się projektami lub projektami planowanymi do
realizacji, stąd nie występują ryzyka wynikające z zagrożeń realizacji innych projektów
informatycznych.
Projekt realizowany jest na bazie istniejących przepisów prawnych - ustawa o VAT obecnie
dopuszcza elektroniczny sposób fakturowania. Zatem nie występuje zagrożenie związane z
koniecznością przeprowadzenia zmian legislacyjnych.
W celu minimalizacji ryzyk związanych z potencjalnymi problemami podczas zarządzania
projektem (metazadanie), ustalono, iż projekt będzie zarządzany metodycznie - z
uwzględnieniem metodyki podejścia projektowego stosowaną w Ministerstwie Rozwoju –
Lidera Projektu, która oparta jest o wymagania PRINCE2. W uzasadnionych przypadkach
55
metodyka dominująca będzie uzupełniana stosowanymi dobrymi praktykami zarządzania
opisanych przez Project Management Institute w PMBOK® (Project Management Body of
Knowledge). W wybranych obszarach realizacji Projektu, wymagających elastycznego
podejścia oraz szybkiego dostarczenia wartości użytkowej – w szczególności podczas prac
związanych uruchamianiem funkcjonalności platformy stosowane będą zwinne metodyki
zarządzania bazujących na manifeście Agile. Szczegóły zarządzania projektem zostały opisane
w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale VIII.2. "Organizacja wdrożenia i późniejszej
eksploatacji projektu", str. 187.
W trakcie trwania Projektu, zgodnie z przyjętą metodyką, prowadzony będzie proces
zarządzania ryzykiem szczegółowo opisany w załączonym Studium wykonalności w rozdziale
VIII.2.7 "Zarządzanie ryzykiem", str. 223.
19. Uzasadnienie wykonalności projektu informatycznego
Platforma elektronicznego fakturowania będzie funkcjonowała w granicach i na podstawie
istniejących przepisów prawa, w tym przede wszystkim ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o
podatku od towarów i usług (t. j., Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 , z późn. zm.). Na gruncie
obowiązującego prawa nie ma przeszkód formalno-prawnych do uruchomienia i skutecznego
przeprowadzenia projektu.
Na podstawie przeprowadzonego w marcu 2016 roku przez Ministerstwo Rozwoju
rozeznania rynku w procedurze zapytania o wstępną wycenę, stwierdzam, że zarówno czas
jak i zaplanowane środki są wystarczające dla potencjalnych dostawców. Ewentualne
oszczędności z tytułu obniżenia kosztów realizacji PEF wynikające z uzyskania niższych cen w
postępowaniach przetargowych zostaną zwrócone do Centrum Projektów Polska Cyfrowa.
Projekt jest wykonalny pod względem technicznym, technologicznym i finansowym w
zakładanym terminie 35 miesięcy. Funkcjonalności PEF zostaną dostarczone przez
zewnętrznych dostawców wyłonionych zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych. Na
przygotowanie dokumentacji przetargowej zaplanowano 4 miesiące pracy. Dodatkowo
zaplanowano 3 miesiące na przeprowadzenie procedury przetargowej, co pozwoli na
udzielenie odpowiedzi na pytania potencjalnych oferentów oraz zapewnia bufor czasowy na
nieprzewidziane problemy. Na dostarczenie pierwszych funkcjonalności PEF zaplanowano 10
miesięcy. Dodatkowo po uruchomieniu PEF zaplanowano czas na wdrożenia rozwiązania
elektronicznego fakturowania. W przypadku opóźnień w dostarczeniu funkcjonalności czas
wdrożeń może częściowo posłużyć jako bufor wydłużając czas dostarczenia funkcjonalności
platformy. Na podstawie analizy punktów krytycznych i punktów ostatecznych oraz analizy
harmonogramu (Studium wykonalności rozdział VIII.2.6 Plan projektu, tabela VIII.3
"Kamienie Milowe" str. 217), widoczne jest, że Realizacja projektu w okresie 35 miesięcy jest
realna nawet w przypadku konieczności wprowadzenia i zmian do projektu zgodnie z
przyjętą i opisaną w Studium wykonalności procedurą zarządzania zamianą (SW, punkt
VIII.2.9).
Za realizację Projektu odpowiada Ministerstwo Rozwoju (Lider Projektu), które ma
doświadczenie w realizacji projektów o podobnej skali i o podobnym charakterze. Lider i
Partner Projektu posiadają doświadczenie w realizacji technicznej i organizacji prac, takich
jak CEIDG czy UEPA. Posiadają także doświadczenie w pracach badawczo-rozwojowych, w
tym we współpracy międzynarodowej, co jest wymaganiem niezbędnym do wykonywania
zadania związanego ze standaryzacją fakturowania elektronicznego oraz wdrożeniem
współpracy z systemem OpenPEPPOL. Partner Projektu bierze udział i terminowo wywiązuje
56
się z zadań wykonywanych na rzecz dużych, międzynarodowych projektów "Large Scale
Pilots", co podwyższa zaufanie do terminowej realizacji projektu PEF.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale VIII
"Wykonalność i trwałość instytucjonalna przedsięwzięcia", str. 185.
20. Projekt jest realizowany zgodnie z wymaganiami w zakresie interoperacyjności
Podstawą koncepcji architektury systemowej Platformy PEF jest model zorientowany na
usługi (ang. Service Oriented Architecture – SOA).
W ramach modelu usługowego SOA będą wydzielone warstwy dostępu do danych, logiki
biznesowej e-usług oraz warstwy prezentacji dla użytkowników. System teleinformatyczny
Platformy PEF oparty jest na modelu usługowym zgodnie z wymaganiami rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności,
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci
elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U.
2016 poz. 113). Zarządzanie usługami realizowanymi przez system teleinformatyczny
Platformy PEF ma na celu dostarczanie tych usług na deklarowanym poziomie dostępności
i odbywać się będzie w oparciu o udokumentowane procedury.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IX.2.4. "Model usługowy", str. 295
Pełna dostępność do interfejsów usług sieciowych zostanie osiągnięta poprzez:
− opis usług sieciowych wg standardu opisu WSDL (ang. Web Services Description
Language),
− udostępnianie interfejsu usług sieciowych na określonym dla usługi poziomie jej
dostępności (szczegóły dotyczące sposobów zapewnienia wymaganego poziomu
dostępności opisane są w rozdziale IX.1.3 Dostępność usług) ,
− cykliczne udostępnianie informacji potwierdzających poziom dostępności usług,
realizowane także w formie usługi Platformy PEF – raporty dostępności usług (wynik
monitoringu dostępności usług) brokerzy będą zobowiązani publikować w swoich
serwisach informacyjnych ,
− udostępnienie informacji: o usługach oraz niezbędnych danych technicznych
wymaganych do korzystania z usług (m.in. opisy struktur danych, klas obiektów i
specyfikacji protokołów komunikacyjnych) – zestawienia świadczonych przez siebie
usługach brokerzy będą zobowiązani publikować w swoich serwisach informacyjnych,
− automatyzację wymiany danych usług Platformy PEF z innymi usługami oraz procesy
zarządzania tą wymianą.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IX.2.4 . "Model usługowy", str. 295
Zaplanowano cykliczne udostępnianie informacji potwierdzających poziom dostępności
usług, realizowane także w formie usługi Platformy PEF – raporty dostępności usług (wynik
monitoringu dostępności usług) brokerzy będą zobowiązani publikować w swoich serwisach
informacyjnych .
57
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IX.1.4. "Monitorowanie usług", str. 269
W komunikacji platformy PEF z jednostkami sfery finansów publicznych w fazie po udzieleniu
zamówienia stosowany jest jeden standard (z listy opublikowanej przez KE, do momentu
ogłoszenia listy postulowany jest standard PEPPOL BIS jako najbliższy wytycznym KE
zawartym w zleceniu dla CEN). Zastosowanie jednego standardu w łączności platformy
centralnej z jednostkami sfery finansów publicznych pozwoli na uproszczenie procesu
wdrażania nowych reguł i metod odbioru faktur, integracji systemów oraz wdrażania
standardu w aplikacjach informatycznych wykorzystywanych w tych jednostkach. Takie
podejście zapewni także najniższe koszty implementacji zmian po stronie jednostek sfery
finansów publicznych, w tym koszty wdrożenia standardu e-fakturowania.
Komisja Europejska przyjęła wniosek dotyczący cyfryzacji procesu zamówień publicznych w
fazie po uzyskaniu zamówienia – (po udzieleniu zamówienia publicznego) a w 2014 roku
ogłosiła Dyrektywę 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach
publicznych. Występujące w tej fazie realizacji zamówień publicznych e-płatności są już w
dużym stopniu uregulowane przepisami dotyczącymi jednolitego obszaru płatności SEPA
(Single Euro Payments Area). Wszystkie podejmowane działania mają na celu
maksymalizowanie korzyści dla gospodarki UE oraz umożliwienie przedsiębiorstwom
i instytucjom zamawiającym państw członkowskich UE wykorzystanie w pełni korzyści
jednolitego rynku cyfrowego.
Zgodnie z wymaganiami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie
fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, interoperacyjność osiągnięta
będzie poprzez umożliwienie przedstawiania i przetwarzania informacji w spójny sposób
pomiędzy systemami informatycznymi instytucji zamawiających, podmiotów zamawiających
i wykonawców z państw członkowskich, niezależnie od wykorzystywanych przez nie
technologii, aplikacji lub platform. Interoperacyjność rozwiązań platformy PEF pozwoli na
udostępnianie usług szerokiemu kręgowi jednostek sfery finansów publicznych
i przedsiębiorstw oraz jednocześnie pozwoli zapobiec redundancji i niespójności danych
uczestników na Jednolitym Rynku Cyfrowym UE i danych dotyczących obowiązujących
procedur realizacji zamówień publicznych.
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale:
IX.2. str 287; IX.2.4. "Model usługowy", str. 295
W ramach prac standaryzacyjnych CEN PC434 definiowany jest referencyjny proces realizacji
zamówień publicznych (fazy po udzieleniu zamówienia publicznego) zaimplementowany na
platformie PEF oraz wymagania jego integracji (w tym e-fakturowania) z systemami
finansowo-księgowymi administracji publicznej (zamawiających) i przedsiębiorstw
(dostawców).
Standaryzacją na platformie PEF objęte będą struktury danych i zasady komunikacji,
wymagania organizacyjno-prawne i komponenty architektury systemowej, co pozwoli
na komunikację elektroniczną przedsiębiorstw z dowolną europejską instytucją rządową
w procesach dostaw publicznych.
Należy zauważyć, że zgodnie z Art. 2 cyt. „podstawowe elementy faktury elektronicznej”
oznaczają zbiór podstawowych komponentów informacji, które faktura elektroniczna musi
58
zawierać, aby umożliwić interoperacyjność transgraniczną, w tym informacje niezbędne do
zapewnienia zgodności z przepisami prawa. Według danych dostępnych autorom niniejszego
opracowania, w ramach prac Europejskiego Wielostronnego Forum Elektronicznego
Fakturowania powstały rekomendacje dla Komisji Europejskiej, aby w ramach jej uprawnień
(dotyczących kształtowania brzmienia Normy Europejskiej faktury) uwzględnić model
europejski interoperacyjności – tzw. EIF15 (European Interoperability Framework),
przewidujący pięć jej poziomów. Stanowić to może potencjalną konieczność dostosowania
platformy PEF do tych wymagań, co zostanie zbadane i ewentualnie wykonane w trakcie
realizacji projektu (zadanie 1 oraz 2 w zakresie działań związanych z badaniem Normy
Europejskiej i krótkiej listy standardów opublikowanych przez Komisję Europejską zgodnie z
Dyrektywą 2014/55/UE).
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IX.2.1. "Podstawa prawna", str. 287
Interfejsy systemów teleinformatycznych w zakresie weryfikacji danych będą bazowały na
uregulowaniach na poziomie europejskim. Norma europejska dotycząca fakturowania
elektronicznego będzie opierać się co najmniej na istniejących specyfikacjach technicznych
opracowanych w ramach prac europejskich organizacji normalizacyjnych, takich jak CEN
(CWA 16356-MUG oraz CWA 16562-CEN BII) oraz uwzględniać inne stosowne specyfikacje
techniczne opracowane w ramach międzynarodowych organizacji normalizacyjnych, takich
jak UN/CEFACT (CII wersja 2.0) oraz ISO (w specyfikacji faktury finansowej opartej na
metodologii określonej w normie ISO 20022).
Ponadto w ramach interoperacyjności na poziomie technologicznym przyjęto założenia:
1. projektowanie, wdrażanie, eksploatowanie, monitorowanie, przeglądanie,
utrzymanie i udoskonalanie zarządzania usługami Platformy PEF realizującej zadanie
obsługi dostaw publicznych będzie się odbywać z uwzględnieniem Polskich Norm: PNISO/IEC 20000-1 i PN-ISO/IEC 20000-2,
2. architektura systemu Platformy PEF będzie oparta o model usługowy SOA16
z wydzieleniem warstwy dostępu do danych, logiki biznesowej e-usług oraz warstwy
prezentacji dla użytkowników,
usługi
będą
bazowały
na
udokumentowanych
3. realizowane
i wystandaryzowanych procesach i regułach zarządzania danymi, zawierających
reguły kontroli, korekty, anonimizacji, wprowadzania i synchronizacji oraz integracji
danych, których celem jest zapewnienie kompletności, spójności i jednolitości
danych,
4. wymagania systemowe Platformy PEF będą zgodne z normą europejską
elektronicznego fakturowania w celu uniknięcia ewentualnych zakłóceń konkurencji
oraz zapobieżenia sytuacjom, w których dostawcy z państw trzecich napotykają
techniczne przeszkody w dostępie do polskiego rynku zamówień publicznych i w celu
ułatwienia europejskim dostawcom przesyłania faktur elektronicznych nabywcom
w państwach trzecich,
15 COM(2010) 744 final of 16/12/2010 "Towards interoperability for European public services" – Annex 2
16 SOA (ang. Service Oriented Architecture) - model zorientowany na usługi
59
5. szyfrowanie danych wymienianych z zewnętrznymi systemami informatycznymi
(systemami F/K jednostek sfery finansów publicznych i przedsiębiorstw) będzie
realizowane z wykorzystaniem protokołu SSL w wersji 3.0,
Szczegółowy opis został przedstawiony w załączonym Studium Wykonalności w rozdziale
IX.2.5. "Interoperacyjność systemów", str. 298.
60