Samochód bez kierowcy

ZARZĄDZANIE
Michał Mieszczanin
współtwórca oprogramowania do zarządzania
nieruchomościami, lic. nr 20215
Czy i jak dalece informatyka
może pomóc czy wręcz zastąpić
człowieka, którego zadania
koncentrują się wokół zarządzania
nieruchomościami?
A
merykański stan Nevada wydał niedawno pierwszą licencję dla samochodu
bez kierowcy. To zmodernizowana przez
firmę Google Toyota, w której zmysły kierowcy
zastąpiono kamerami oraz elektroniką. Większość wypadków drogowych jest spowodowana ludzkim błędem, więc badania informatycznego giganta wychodzą nam naprzeciw,
czyniąc realnymi scenariusze znane z filmów
SF. A zatem czy i jak dalece informatyka może
pomóc czy wręcz zastąpić człowieka, którego
zadania koncentrują się wokół zarządzania nieruchomościami?
Kluczowe znaczenie dla funkcjonalności
oprogramowania służącego zarządcom ma
sposób władania tymi nieruchomościami. Pomimo bardzo wielu cech wspólnych to przede
wszystkim głos właścicieli decyduje o tym jakie
ich życzenia ma spełniać informatyka.
Samochód bez kierowcy
Według danych GUS za 2011 rok – w całym kraju jest bez mała 450 tys. budynków
wielorodzinnych, a w nich prawie 8 mln
mieszkań.
Znaczący odsetek krajowych zasobów mieszkaniowych stanowi majątek gmin, a w nim coraz
więcej lokali we wspólnotach mieszkaniowych
zwykle zarządzanych przez niezależne od gminy
podmioty. Zarządzający zasobami komunalnymi oczekują, iż oprogramowanie pomoże im
w skutecznej kontroli rachunków, którymi gminę obciążają wspólnoty. Ze względu na różne
perturbacje związane z przekazywaniem danych
(sprzedaż lokali, zmiany liczby osób, montaż i odczyty wodomierzy itp.), niezbędne jest zweryfikowanie tych obciążeń. Dzięki oprogramowaniu
reprezentanci gminy mogą odnaleźć nieścisłości i skorygować je, wyjaśniając z zarządcami
wspólnot. Rozwiązanie wydaje się banalne. Zarządca wspólnoty przesyła dodatkowe elektroniczne dane do reprezentanta gminy, a ten drugi
w swym programie komputerowym zderza je
z własnymi wyliczeniami. Tym samym gmina ma
szansę uniknięcia nieuzasadnionych strat, gdyż
część swych obciążeń we wspólnocie prawidłowo przeniesie na swych najemców.
Ze smutkiem trzeba przyznać, że w skali kraju
elektroniczna wymiana jakichkolwiek danych
pomiędzy zarządcą zasobów komunalnych
a zarządcami wspólnot mieszkaniowych praktycznie nie istnieje. Z jednej strony nie dziwi to
– wszak dostawcami oprogramowania dla obu
zarządców zwykle są konkurujące ze sobą firmy
informatyczne, które piętrzą wówczas iluzoryczne trudności. Z drugiej – w interesie wszystkich
powinno leżeć możliwie jak największe zminimalizowanie ryzyka rozbieżności w obliczeniach po
obu stronach i koncentrowanie się na funkcjonalności programów komputerowych innej niż
służącej szukaniu cudzych błędów. Znam kilka
perełek gdzie, na podstawie takich właśnie elektronicznych danych o obciążeniu, realizowane
są prawie automatyczne polecenia przelewu na
rachunki funduszu remontowego i opłat eksploatacyjnych.
Ustawodawca w poprzedniej kadencji rozpoczął prace na nowelizacją ustawy zmieniającej zasady funkcjonowania spółdzielni
mieszkaniowych. Są one kontynuowane
w bieżącej kadencji.
Coraz więcej spółdzielni mieszkaniowych
nie czeka biernie na decyzje zapadające przy
ul. Wiejskiej w Warszawie. Same zaczynają
zarządzać wspólnotami mieszkaniowymi – nawet jeśli te nie powstały z majątku spółdzielni
w oparciu o obowiązujące już dzisiaj prawo.
Jeśli spółdzielnia jest jedynie dostawcą usług
dla wspólnoty mieszkaniowej wówczas zadania
jakie ma realizować oprogramowanie stosowane w spółdzielni nie odbiegają od tych, których
oczekują zarządcy wspólnot. Finezja pojawia się
wtedy, gdy spółdzielnia jest jednym z właścicieli we wspólnocie mieszkaniowej, którą jednocześnie zarządza. Wówczas poprzeczka dla
oprogramowania jest ustawiana znacznie wyżej.
36
www.administrator24.info
ZARZĄDZANIE
Bowiem wśród właścicieli tej wspólnoty poza
samą spółdzielnią mogą być jej członkowie. I tu
oprogramowanie musi pogodzić dwie niezależne od siebie ewidencje ekonomiczno-księgowe
oraz dwa rozliczenia – jedne wewnątrz wspólnoty
– pomiędzy nią a wszystkimi właścicielami oraz
drugie – pomiędzy spółdzielnią i jej członkami.
Opłaty dla właścicieli we wspólnocie wynikają
z jej uchwał, podczas gdy członkowie spółdzielni
partycypują w dochodach spółdzielni nawet jeśli
nie mieszkają w jej zasobach.
Na rynku można czasem spotkać interesujące
przypadki hybrydowych połączeń. Otóż czasem
funkcjonujące w spółdzielni oprogramowanie nie
oferuje odpowiedniej jakości rozwiązań dla zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi. Spółdzielnia nie decyduje się na wymianę całości oprogramowania, kupuje jedynie niezbędne moduły
– lecz u innego dostawcy. Tego typu rozwiązania
mają się dobrze i nie szkodzi im nawet wzajemna niechęć konkurujących ze sobą dostawców
oprogramowania.
W wielu atrakcyjnych miejscowościach
w kraju powstają bardzo luksusowe apartamenty mieszkaniowe, które funkcjonują
w oparciu o Ustawę o własności lokali.
Ceny za 1 m2 powierzchni w takich nieruchomościach często przewyższają kilkukrotnie
średnie ceny w mieście. Jednakże standard tych
budynków bardzo odbiega od tego co zwykle
kojarzy się nam ze wspólnotą mieszkaniową. Dla
oprogramowania to kolejna wysoko ustawiona
poprzeczka. Praktykowane tam są często rozliczenia w cyklach miesięcznych dla wszystkich
świadczeń i mediów z jakich korzysta właściciel
(znam regulaminy, które precyzują do 30 różnorodnych pozycji, każda ze swym algorytmem
38
partycypacji w kosztach). A są to m.in. dostawa
chłodu do mieszkań, korzystanie z siłowni lub
klubu fitness regulowane kartą magnetyczną
i uzależnione od braku zaległości w opłatach
itp. Skala oczekiwań stawianych przez zarządcę
takiej wspólnoty pod adresem oprogramowania
jest olbrzymia. Poza elastycznością i możliwością
samodzielnego (!) skonfigurowania programu na
potrzeby specyficznych rozliczeń, istotnym czynnikiem jest ergonomia pracy z tym programem.
W bardzo krótkim czasie trzeba zarejestrować
wszystkie koszty i zapłaty, rozliczyć koszty pomiędzy właścicieli (a tych bywają setki w jednej
wspólnocie) i wydrukować komplet zawiadomień. I tak co miesiąc, 12 razy w roku.
Pikanterii tym wspólnotom dodaje fakt, iż czasem kilka z nich korzysta np. ze wspólnej drogi
dojazdowej czy placu zabaw. Z formalnego punktu
widzenia jest to klasyczna współwłasność oparta
o zasady Kodeksu Cywilnego. To kolejne wyzwanie dla oprogramowania, które z jednej strony
musi traktować wspólnoty w klasyczny sposób
(zgodnie z UWL), a z drugiej te właśnie wspólnoty
są współwłaścicielami np. placu zabaw. Zwykle
w te wzajemne rozliczenia włączony jest jeszcze
zarządca i jego księgowość co powoduje, że
całość potrójnej ewidencji księgowo-podatkowej jawi się jak wieża Babel, nad którą góruje
dominujące oczekiwanie zarządcy – jak najmniej
faktur, faktur korygujących i kompensat.
Specyficzne rozwiązania wynikające z różnych
form własności oraz relacji pomiędzy zarządcą
a właścicielem nieruchomości, to tylko część zadań jakie muszą pokonać programy komputerowe.
Dostawcy programów oferują zwykle pakiety spełniające wszystkie te oczekiwania, a przynajmniej
tak można odczytać ich komunikaty reklamowe.
Dominujące zastosowanie informatyki w zarzą-
dzaniu nieruchomościami koncentruje się nadal
wokół spraw operacyjnych – elementarz ekonomiczno-księgowy, masowa korespondencja i wykorzystanie Internetu jako współczesnego środka
komunikacji z mieszkańcami.
Każdy remont to dziesiątki dokumentów,
setki kartek zwykle w różnych działach i segregatorach. Jedno centralne, elektroniczne
archiwum tych dokumentów gwarantuje
efektywne zarządzanie nimi i skuteczny
nadzór nad inwestycjami.
Bez względu na wiek nieruchomości wszystkie z nich wymagają mniejszych lub większych
remontów. Każdy remont to tony papieru i potrzeba szczegółowej kontroli całego procesu inwestycyjnego. Program komputerowy, któremu
powierzy się zarządzanie dokumentacją przetargową oraz zawartymi umowami o roboty
budowlane, w każdej chwili udziela odpowiedzi
na pytanie o skalę przyszłych oraz zaangażowanych już środków finansowych. W każdej chwili
ostrzeże o przekroczeniu zaplanowanych wydatków i uchroni kierownika jednostki lub zarządcę
przed naruszeniem dyscypliny budżetowej. Pozwoli także bezzwłocznie odszukać zeskanowaną
umowę z wykonawcą czy protokół odbioru prac,
by sprawdzić np. czy otrzymana od niego faktura
jest zgodna z zapisami tej umowy.
Komputer nie zastąpi inspektora nadzoru
budowlanego i nie oceni stanu budynku nawet
jeśli podłączymy do niego kamery i czujniki, lecz
bez trudu wskaże te roboty, na które gwarancja
wkrótce wygaśnie. I dzięki temu inspektor efektywnie wykorzysta swój czas na kontrolę tylko
tych nieruchomości, w których być może wykonawca – jeszcze w ramach gwarancji – musi
usunąć zauważone w porę usterki.
www.administrator24.info
ZARZĄDZANIE
W przeciwieństwie do najbardziej natężonego ruchu drogowego, obsługa nieruchomości mieszkaniowych charakteryzuje się
znaczącą skalą bezpośrednich kontaktów
międzyludzkich, których w świecie maszyn
brakuje.
Nieruchomości mieszkaniowe to tysiące
osób, które wiele spraw związanych ze swym
dachem nad głową chcą lub muszą wyjaśniać
lub rozwiązywać wspólnie z zarządcą. I ta właściwość nieruchomości rzutuje na oczekiwania
zarządców jakie stawiają oni oprogramowaniu.
Historycznie przed kilkoma laty pierwszymi na
rynku były rozwiązania informatyczne, których
celem było przeniesienie bezpośredniej komunikacji mieszkańca z pracownikiem zarządcy z jego
biura do Internetu. Korzyść oczywista – oszczędność czasu zarządcy i całodobowy dostęp do
informacji dla mieszkańca. Firm świadczących
usługi udostępniające internetową komunikację
z zarządcą jest wiele, co najmniej kilkanaście. Na
rynku funkcjonują dwie strategie.
Pierwsza, która zainicjowała te rozwiązania
przed wielu laty, zakłada, że wszystkie dane są
gromadzone i przetwarzane na komputerach
w biurze zarządcy przy pomocy stacjonarnego oprogramowania, a użytkownicy lokali
mogą w przeglądarce internetowej zobaczyć
jedynie wybrany ich fragment. Ta strategia jest
wynikiem naturalnej ewolucji oprogramowania
uruchamianego na komputerach w biurze.
W czasie minionych 8–9 lat kolejni producenci
oferowali zarządcom uzupełnienie swych pro-
40
gramów o prezentację danych w Internecie.
Dzisiaj praktycznie wszyscy liczący się na krajowym rynku producenci oprogramowania takie
rozwiązania posiadają.
Druga strategia zakłada, że całe oprogramowanie i dane są zgromadzone poza biurem
zarządcy. A jego komputery – gdziekolwiek by
nie były – przy pomocy przeglądarki internetowej pozwalają na wprowadzanie i przetwarzanie
informacji o zasobach, ekonomii i finansach
nieruchomości oraz użytkowników lokali. Hipotetycznie – można zlikwidować biuro (wzorem
innych ciąć własne koszty) i przetwarzać dane
korzystając z laptopa – wszędzie tam, gdzie
mamy dostęp do szybkiego Internetu.
Jak grzyby po deszczu wyrastają nowi
dostawcy podobnych usług, które w różnym
stopniu usprawniają komunikację zarządcy
z jego klientami i mieszkańcami – naprawdę jest
w czym wybierać. Ten deszcz to – jak przystało
na kraj członkowski Unii Europejskiej – deszcz
unijnych funduszy celowych na innowacyjną
gospodarkę. Cieszy fakt, że nowi przedsiębiorcy
sięgają po te środki i próbują zdobyć na rynku
oprogramowania dla zarządzania nieruchomościami własną pozycję. Dla zarządców nie
może być nic lepszego – tak znaczący wybór
konkurencyjnych ofert oznacza możliwość wydania pieniędzy tylko na to co faktycznie jest mu
potrzebne, i co pozwoli skutecznie zwiększyć
efektywność pracy jego biura i konkurencyjność
własnej firmy.
Jest jeszcze trzecia droga, która łączy w sobie
gromadzenie i przetwarzanie danych gdzieś na
serwerach dostawcy i oprogramowanie działające w środowisku przeglądarki internetowej
z funkcjonalnością biura rachunkowego. Cóż to
takiego? Zarządca skanuje faktury zakupu, np.
te trafiające do wspólnoty, i przesyła ich obrazy
do usługodawcy, który korzystając z własnego
oprogramowania księguje je w swej siedzibie.
Zarządca znów tnie własne koszty – oszczędza
na wykwalifikowanej kadrze księgowych, a mimo
to w każdej chwili może sprawdzić stan finansów
wspólnoty i rozliczenia z właścicielami.
Jak znaleźć producentów tych rozwiązań?
Wydaje się to proste – prasa branżowa jest pełna ich reklam, a w wyszukiwarce internetowej
wystarczy napisać kilka magicznych słów dobrze
ze sobą sąsiadujących i czasem odmienionych
przez przypadki – portal, mieszkaniec, lokator,
kartoteka, Internet, elektroniczne biuro obsługi,
itp. Zapewniam czytelników Administratora, iż
ból głowy jest gwarantowany – tak wiele jest rozwiązań, i tak bardzo między sobą się różnią. I nic
na to nie można poradzić – gospodarka wolnorynkowa oznacza swobodny wybór dostawców,
a ryzyko jak zwykle spoczywa na kupującym.
Pozostawiam czytelnikom do refleksji pytanie
– czy za przykładem firmy Google biuro zarządcy nieruchomości ma ewoluować w kierunku
automatów całkowicie wyręczających ludzi?
A może scena znana z czarno-białych, dawnych
filmów (Puk, puk w drzwi. Kto tam? Administrator, i po chwili uśmiechnięta twarz w otwartych
drzwiach mówi ciepłym głosem: dzień dobry
panie administratorze) nie przejdzie zupełnie
do historii międzyludzkich relacji?
www.administrator24.info