więcej - Mieszczanin

WSZYSTKO POD KONTROLĄ
O OPROGRAMOWANIU DLA ZARZĄDCÓW NIERUCHOMOŚCI
„W moim biurze stoi 6 komputerów, a mimo to na biurkach pracowników zalegają stosy dokumentów, tak jakby w szafach było dla nich za mało miejsca. Gdy proszę
o jakiekolwiek sprawozdanie, zawsze słyszę, że będzie
gotowe następnego dnia rano. Lokator lub członek zarządu wspólnoty, wyjaśniając swoje sprawy, spędza u nas
średnio 40 minut. Czasem «zaiskrzy» w dyskusji i muszę
gasić emocje jej uczestników. Zastanawiam się, czy osiem
kolejnych nieruchomości, którymi mam od nowego roku
zarządzać, nie sparaliżuje mojej firmy. Czy już mam zacząć proces rekrutacji i gdzie dać ogłoszenie? W lokalnej
gazecie czy w Irlandii? To musi być jakiś zły sen, przecież
nie po to kupowałem komputery!”
Trudno przyznać rację przedsiębiorcy, którego kłopoty
opisano we wstępie. Komputer to przecież tylko narzędzie,
które każdy z nas powinien dobrać wedle własnych potrzeb
i wymagań. Aby spełnić coraz wyższe oczekiwania właścicieli nieruchomości i mieszkańców nie mnożąc etatów,
trzeba zdecydowanie sięgnąć po informatykę. Współczesne możliwości oprogramowania zadowolą każdego.
Manufaktura czy profesjonalizm
Wspólnota mieszkaniowa, która zdecydowała się na zarząd właścicielski, ma do wyboru arkusz kalkulacyjny lub
specjalistyczny program komputerowy. Rzetelne rozliczenie opłat za dostawę mediów, rozliczenie kosztów nieruchomości wspólnej, pilnowanie terminowych zapłat dla
dostawców i analiza zadłużenia właścicieli, kilka wzorów
korespondencji to praktyczne minimum. Potrzeby i możliwości finansowe wspólnoty na ogół idą w parze z jej wielkością, a klasyczne porzekadło o apetycie dotyczy jak najbardziej także tego, co można jeszcze „wydusić” z komputera. Bez względu na to, czy program służy tylko jednej
wspólnocie czy zarządcy wielu nieruchomości, przyświeca
im jeden cel – im więcej wiem, tym mniejsze są moje
koszty.
Wspomniane na wstępie „iskrzenie” może mieć wiele
przyczyn. Z pewnością jedną z nich jest rozliczenie opłat
za media dostarczane do lokali. Czytelnicy prasy branżowej mogą pełnymi garściami czerpać z publikowanych tam
analiz i sugestii. Program komputerowy musi radzić sobie
ze wszystkimi przypadkami, bez względu na to, jak są zawiłe zasady, czy jak bardzo pokręcone są rury w budynku.
Każdy z mieszkańców żąda pełnej informacji o własnym
zużyciu i uzasadnienia dopłaty z tytułu niedoborów. A jeśli liczniki oszalały i zamiast niedoborów były zwroty, także trzeba je rzetelnie rozliczyć. Ktoś może powiedzieć:
„nie korzystam z ogródka obok budynku, nie zamierzam
28
ponosić kosztów jego podlewania” – i to także są zadania,
które bez trudu rozwiązuje profesjonalna informatyka.
Informacja zawsze pod ręką
Jeśli stoimy zbyt długo w korku lub czekamy w kolejce, nasze tętno przyspiesza, a ciśnienie gwałtownie rośnie. Podobnie dzieje się z lokatorem, który zbyt długo oczekuje
na wyjaśnienie interesujących go spraw. Program komputerowy musi przy pomocy zaledwie kilku ruchów myszy pokazać na ekranie komplet danych, o które pyta interesant.
Kolejne kliknięcie i odszukane informacje muszą trafić do
drukarki lub na adres poczty elektronicznej mieszkańca,
znany programowi. Pracownik, który udziela informacji
przez telefon, ma jedną rękę zajętą trzymaniem słuchawki.
Stawia to przed oprogramowaniem olbrzymie wyzwanie.
Wśród internautów krąży film, na którym młody mężczyzna jedną dłonią układa kostkę Rubika w czasie 29 sekund! Można pozazdrościć i zapytać, czy w podobnym czasie potrafimy przekazać informacje, po które zainteresowany telefonuje do biura zarządcy.
W dobie powszechnego Internetu coraz większa część
naszego społeczeństwa traktuje go jak każdy inny środek
komunikacji. Mając w domu lub w pracy dostęp do komputera, wystarczy kilka minut, by zapoznać się z rozliczeniami w nieruchomości. Zamiast dzwonić do zarządcy lub
umawiać się na odczyt liczników w mieszkaniu, można je
przecież podać przez Internet. Nawet głosowanie nad
uchwałą we wspólnocie mieszkaniowej, poza zebraniem,
też może być prowadzone w ten sposób. I wcale nie trzeba
się biedzić nad skonfigurowaniem poczty elektronicznej.
Po prostu podobnie jak witryny banków, tak i te należące
do zarządców zapraszają do korzystania z przygotowanych
dla mieszkańców informacji. Wysokość opłat, zapłaty,
elektroniczna tablica ogłoszeń, regulaminy i uchwały – to
wszystko jest dostępne i bezpieczne w Internecie. Takie
rozwiązania informatyczne już istnieją i dzięki nim zarówno mieszkaniec, jak i zarządca, mogą oszczędzić swój czas,
a tym samym i pieniądze.
Widzieć więcej
Oczekiwania właścicieli nieruchomości stale rosną i nie
wystarcza już dzisiaj jednorazowe podsumowanie przy
okazji rocznego zebrania. Program komputerowy umożliwia opracowanie i analizę planu finansowego z podziałem
na miesiące, a na życzenie w kilka sekund pokazuje gotowy wynik. Ktoś zapyta: dlaczego plan finansowy ma być tak
aptekarski i po co taka dłubanina? Spójrzmy zatem na
przykładowy wynik: 30% rocznych wydatków poniesionych
w pierwszym półroczu dotyczy kosztów przeglądów instaADMINISTRATOR 10/2007
lacji i urządzeń w budynku. Nie znaczy to wcale, że coś
udało się zrobić taniej. Może to tylko zbieg okoliczności
i większość prac jest zaplanowana na jesień. Jednak najgorsze, co może się zdarzyć, to brak środków finansowych
na zapłatę dla dostawców usług. Oznacza to wstrzymanie
planowanych zleceń i ryzyko wystąpienia zagrożeń budowlanych. A wypłata odszkodowania z OC nie zawsze zrekompensuje straty, jakie mogą mieć miejsce.
Elektroniczny detektyw
Jak czytamy w codziennych gazetach, nasza gospodarka
ma się coraz lepiej. Jednak nadal istnieje ryzyko utraty
pracy przez lokatora lub przedłużającego się procesu przyznawania mu dodatku mieszkaniowego. Jeśli w budżecie
nieruchomości przewidziano wpływy z tytułu wynajmu części wspólnych, to kłopoty finansowe kontrahenta, z którym
podpisano umowę, przekładają się bezpośrednio na kłopoty wspólnoty mieszkaniowej. Program komputerowy nie
może ograniczać się tylko do analizy wykonania planowanych kosztów i przychodów. Comiesięczna analiza przepływów finansowych oraz wolnych środków pieniężnych pozwala na śledzenie potencjalnych zagrożeń. Zwłaszcza
w sytuacji, gdy wspólnota zaciągnęła kredyt bankowy.
Komputerowa analiza dłużników, zarówno wśród właścicieli wspólnoty, jak i najemców pożytków, musi przedstawiać precyzyjny obraz ich kondycji finansowej. Jakie jest
opóźnienie w terminowym realizowaniu wpłat, zarówno
w skali całej wspólnoty, jak i każdego z dłużników? Ile dni
czy miesięcy płacą oni po terminie, czy opóźnienie w zapłatach rośnie czy maleje? To system informatyczny ma uruchomić żółty lub czerwony alarm do podjęcia profilaktycznych działań zapobiegających dalszemu narastaniu zadłużenia. Można od niego oczekiwać jeszcze więcej, można
zmusić oprogramowanie do automatycznej analizy dłużników, np. po zakończeniu każdego miesiąca obrachunkowego. Dla tych, których zadłużenie zostanie uznane za niedopuszczalne, program samodzielnie przygotuje wydruk
monitów lub wezwań, jednocześnie informując odpowiedzialnego pracownika o potrzebie włączenia drukarki.
Sterty papierów precz
Zarządca, przygotowując budżet nieruchomości na kolejny
rok, może zarzucić papierami swoje biurko, niczym w opowiedzianej na wstępie historii. A przecież skomplikowanego budżetu nie przygotuje w osiem godzin. Co się stanie
z jego biurkiem, gdy po południu sprzątaczka odwiedzi pokój? Czy rano wszystkie dokumenty będą na swoim miejscu? Ten scenariusz wcale nie musi się spełnić. Zamiast
wertować dziesiątki czy setki zleceń, kart pracy, protokołów itp., zarządca może skorzystać z oprogramowania.
Lecz nie po to, by wybrane wartości w arkuszu kalkulacyjnym pomnożyć przez przewidywany procent przyszłorocznej inflacji. Plan finansowy, jak z jego nazwy literalnie wynika, jest zadaniem typowo planistycznym. Nie można poADMINISTRATOR 10/2007
przestać na stosowaniu tylko operacji arytmetycznych tam,
gdzie skala zagadnień związanych z utrzymaniem nieruchomości bije na głowę banalność informacji o stopach
procentowych ustalanych przez Radę Polityki Pieniężnej
i marżach bankowych razem wziętych.
Mając na ekranie komputera dostęp do wykonania planów finansowych z minionych lat, możemy rozpocząć pracę nad przyszłym budżetem. Oprogramowanie powinno
dostarczyć także informacji o zdarzeniach, które w przeszłości miały miejsce we wspólnocie. Jeśli z tych danych
wynika, że np. przez trzy kolejne lata wydawano podobne
kwoty na bieżące naprawy instalacji elektrycznej w części
wspólnej, to jakże nieocenioną pomoc daje ten sam program, pozwalając zajrzeć do historii prac konserwacyjno-remontowych budynku. Jeśli z opisu wykonanych przez
elektryków prac wynika, że wymieniona została praktycznie cała instalacja na klatce schodowej i w piwnicy, to można przyjąć znaczące zmniejszenie planowanych wydatków
na ten rodzaj robót w przyszłym roku. Podobnie, jeśli program komputerowy przedstawi nam informację o upływie
gwarancji na konkretne urządzenie w budynku, a ze statystyk dla podobnych urządzeń w innych budynkach będzie
wynikać, że w skali roku występują średnio cztery usterki,
to z łatwością oszacujemy koszty ich likwidacji. I to wszystko można zrobić, nie odchodząc od własnego biurka.
Rzetelne planowanie
Każdy z nas jest samozwańczym lekarzem, mechanikiem
samochodowym, a także doradcą w dziesiątkach zagadnień. Gdy spotykamy się czasem na klatce schodowej lub
ławce przed budynkiem, często rozważamy, co w naszym
budynku należy zmienić lub naprawić. Z pewnością nie wyręczymy w tym inspektora nadzoru budowlanego, który
dysponuje rzetelną wiedzą i dobrym oprogramowaniem.
Szacuje koszty planowanych remontów, a ich realizację
może przesuwać pomiędzy kwartałami i latami. Pozwala to
łatwo określić potrzeby opłat miesięcznych na fundusz remontowy. Zmiana planu i symulacja obliczeń trwają sekundy. Można opracować wiele wariantów i poddać je później
pod głosowanie. Każda faktura wprowadzana do systemu
informatycznego może być powiązana z konkretnym remontem. W każdej chwili można odczytać, jakie środki finansowe są jeszcze potrzebne, by dokończyć podjęte już
prace. Program informuje o faktycznych oszczędnościach
lub przekroczeniach kosztorysów. Jeśli zarządca obsługuje
wiele nieruchomości, wówczas oprogramowanie pozwoli
mu na analizę wydatków na rzecz wybranego wykonawcy
w określonym czasie. Zyskuje on dzięki temu możliwość
porównania różnych dostawców, ma argumenty do negocjacji przyszłych cen. Jeśli nawet bezpośrednio nie przyniesie mu to oszczędności, to znajdzie tańsze rozwiązania dla
swoich klientów. A to z pewnością umocni renomę jego firmy.
W moim samochodzie, tuż po uruchomieniu silnika, je-
29
stem bombardowany informacją z kokpitu o liczbie kilometrów, jakie pozostały do wymaganego, niestety już płatnego, przeglądu. Czasem się zastanawiam, dlaczego tak
jest i czy to na pewno dla mojego dobra. Wiem jedno, że
gwarancja straci ważność, jeśli przyjadę do serwisu po czasie. Zarządca mający w swym portfelu wiele nieruchomości musi dbać o setki różnych urządzeń w nich zlokalizowanych. Trudno byłoby zapanować nad datami tak licznych
przeglądów, nie dysponując programem komputerowym.
Listy urządzeń, instalacji, przeglądów pięcioletnich, liczników do legalizacji i podobne mogą być przedstawiane za
dowolne okresy: roku, kwartału czy miesiąca. Program
komputerowy czuwa także nad terminami uznanymi wcześniej za krytyczne. Może on kierować przypomnienia do
odpowiedzialnych pracowników o zbliżających się terminach, a gdy zostaną one przekroczone, wówczas wiadomość o tym fakcie może zostać wysłana do przełożonych.
Elektroniczny strażnik
Henry Ford w 1912 roku wpadł na genialny wówczas pomysł: wymyślił taśmę produkcyjną. Każdy z pracowników
dostaje cząstkę pracy do wykonania, a końcowy efekt
opuszcza fabrykę w postaci kompletnego produktu. Do takiej taśmy można przyrównać system informatyczny, któremu pracownicy powierzają swoją wiedzę, dzielą się z nim
każdą istotną informacją, a korzystać z tego zbioru danych
mogą później wszyscy. Informacje zgromadzone w programie, w połączeniu z wynikiem rocznego przeglądu nieruchomości, pozwalają na ocenę ryzyka i potencjalnych zagrożeń budowlanych. Analiza częstotliwości występowania
usterek i awarii oraz historia ich likwidacji to cenna pomoc
przy planowaniu różnych prac budowlanych. Dla kadry
kierowniczej firmy zarządzającej nieruchomościami ważne
jest, w jakim czasie są usuwane zgłoszone usterki. Oprogramowanie, które pozwala na takie analizy, daje menedżerom skuteczne narzędzie do podejmowania kluczowych decyzji, mających wpływ na zwiększenie jakości obsługi technicznej zasobów.
Zwyczajowo przyjmuje się, że odpowiedź na pismo powinna pojawić się w terminie do 30 dni. Lecz im bardziej
skomplikowana sprawa, tym dłużej się ciągnie i tym więcej
pracowników jest w nią zaangażowanych. Pismo krąży po
firmie, a nierzadko kilka jego kserokopii. Czas odejść od
tradycyjnego obiegu dokumentów i zaufać informatyce.
Zarządca, który to zrobi, zyskuje niespotykany wcześniej
oręż do kontroli tego, co dzieje się w jego firmie. W każdej
chwili może w kilka sekund odnaleźć ślad pisma i odczytać
z ekranu, co do tej pory wydarzyło się w konkretnej sprawie. Każda trafiająca do sekretariatu sprawa może otrzymać ustalony termin realizacji. Od tej pory to oprogramowanie czuwa nad realizacją określonych procedur i powiadomi nas o zbliżającym się terminie. Przygotowując odpowiedź na skierowane do nas pismo, nie musimy sięgać do
szaf, odszukiwać wcześniejszej korespondencji. Wszystko
jest na ekranie. Możemy nawet nauczyć program, aby czuwał nad kończącymi się umowami i kierował elektroniczne
powiadomienia do wybranych pracowników.
Nowoczesne biuro
Sekretariat firmy coraz częściej jest miejscem, w którym
rozdzielane są bieżące zadania. To stąd przychodzące pisma są kierowane dalej do kompetentnych osób. Sekretarka dba także o terminy spotkań kierownictwa, na potrzeby
zebrań koordynuje kalendarze wielu pracowników. Z pomocą znów przychodzi oprogramowanie, a wraz z nim
elektroniczne kalendarze. Można w nich znaleźć planowane spotkania, urlopy, a nawet zwolnienia lekarskie, wszystko pod ręką i w jednym miejscu. System informatyczny pozwala na uporządkowanie korespondencji i dbałość o jednolity wygląd naszych pism – można opracować kilkanaście wzorcowych dokumentów, które będą służyć pracownikom do przygotowania odpowiedzi na trafiające do firmy pisma. I wreszcie na koniec możemy skorzystać z oprogramowania, które wydrukuje naklejki z adresami naszych
wspólnot, gdy będziemy wysyłać noworoczne życzenia.
A gdy przebrzmią echa powitań Nowego Roku, trzeba zasiąść przy komputerach, by wydrukować sprawozdania, bilanse, powiadomienia o rocznym zebraniu, projekty uchwał
i karty do głosowania. Wówczas znów będzie pomocne dedykowane zarządcom nieruchomości oprogramowanie, dzięki
któremu w kilkadziesiąt minut wykonamy całość prac.
Inwestycja w informatykę okazała się opłacalna, a prawdę mówiąc, nie było innego wyboru. Elektroniczne zarządzanie nieruchomościami pozwala sprostać oczekiwaniom
klientów, pomaga wyprzedzić konkurencję.
Michał Mieszczanin
Autor jest informatykiem, współtwórcą
oprogramowania dla zarządców nieruchomości.
[email protected]
Już czas przedłużyć prenumeratę
ADMINISTRATORA na 2008 rok!
Wystarczy zadzwonić – tel. (022) 522-89-24
lub wysłać e-mail: [email protected]
30
ADMINISTRATOR 10/2007