Wytyczne IZ MRPO w zakresie kontroli i monitorowania projektów

Załącznik do Uchwały Nr 948/15
Zarządu Województwa Małopolskiego
z dnia 21.07.2015 r.
Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO
„
w zakresie kontroli i monitorowania projektów”
Dotyczy Osi priorytetowej I – VIII i Działania 9.3 z wyłączeniem osi II
Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013
Kraków lipiec 2015 r.
Spis treści
Podstawy prawne .................................................................................................................................. 5
CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO .................................................................. 6
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów ............................................................... 6
2. Cele kontroli ................................................................................................................................... 6
3. Zakres kontroli ............................................................................................................................... 6
3.1. Kontrola merytoryczna projektu. ......................................................................................... 6
3.2. Kontrola zamówień publicznych .......................................................................................... 8
3.3. Kontrola finansowa projektu .............................................................................................. 11
Kontrola finansowa obejmuje: ....................................................................................................... 11
4. Korekty finansowe ....................................................................................................................... 11
5. Uprawnienia kontrolujących ....................................................................................................... 12
6. Obowiązki Beneficjenta ............................................................................................................... 12
7. Zasady prowadzenia kontroli ..................................................................................................... 13
7.1. Powiadomienie o kontroli ................................................................................................... 13
7.2. Prowadzenie kontroli ........................................................................................................... 13
7.3. Informacja pokontrolna ....................................................................................................... 13
7.4. Zalecenia pokontrolne ......................................................................................................... 14
7.5. Wyniki kontroli ..................................................................................................................... 15
CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE TRWAŁOŚCI
............................................................................................................................................................... 16
Obowiązki Beneficjenta .................................................................................................................. 16
1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU ............................................................................... 18
1. Zakres stosowania ....................................................................................................................... 18
2. Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości – INSTRUKCJA .... 19
2.1. Obszar I: Informacje ogólne ................................................................................................ 19
2.2. Obszar II: Promocja projektu .............................................................................................. 19
2.3. Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu ............................................................................ 20
2.4. Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT ....................................................................... 21
2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie ................................................................. 22
2.5.1. Opis procedury ................................................................................................................. 22
2.5.2. Monitorowanie projektu generującego dochód. ............................................................ 23
2.5.3 Sposób aktualizacji analizy finansowej ........................................................................... 26
2.6. Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi .......................................... 27
2.7. Obszar VII: Archiwizacja...................................................................................................... 27
2.8. Obszar VIII: Wskazanie aktualnych danych kontaktowych ............................................ 28
2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI ..................................................................... 29
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli w okresie trwałości projektów .......................... 29
2. Cel kontroli w okresie trwałości ................................................................................................ 29
3. Zakres kontroli............................................................................................................................. 30
4. Korekty finansowe. ...................................................................................................................... 30
5. Zasady prowadzenia kontroli ..................................................................................................... 30
5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwałości .................................................................. 30
5.2. Powiadomienie o kontroli o okresie trwałości projektu .................................................. 31
5.3. Prowadzenie kontroli ........................................................................................................... 31
5.4. Informacja pokontrolna ....................................................................................................... 31
5.5. Zalecenia pokontrolne ......................................................................................................... 31
5.6. Wyniki kontroli ..................................................................................................................... 31
Strona 2 z 31
Wyniki kontroli w okresie trwałości informują o utrzymaniu/ nieutrzymaniu trwałości
projektu. ....................................................................................................................................... 31
Załączniki do Wytycznych
1. SPRAWOZDANIE W ZAKRESIE MONITOROWANIA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI
1 a. Ankieta do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT
1 b. Ankieta NFZ
1 c. Ankieta dotycząca wykorzystania infrastruktury powstałej w ramach projektów
realizowanych przez Uczelnie Wyższe
1 d. Ankieta dotycząca Stref Aktywności Gospodarczej
1 e. Oświadczenie w zakresie przeglądów gwarancyjnych
2. Metodyka doboru projektów do kontroli w okresie trwałości
Strona 3 z 31
Wstęp
Poniższe Wytyczne obejmują zasady przeprowadzania kontroli na miejscu lub w siedzibie Instytucji
Zarządzającej MRPO (zwaną dalej IZ) z zakresu merytorycznego, finansowego i zamówień
publicznych oraz określają zasady monitorowania projektu w trakcie realizacji oraz po jego
zakończeniu w myśl art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm
Wytyczne opisują sposób w jaki Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli w okresie trwałości
projektu w okresie 5 lat od dnia zakończenia realizacji (lub 3 lat w przypadku beneficjentów będących
MŚP) pod kątem przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm.
Strona 4 z 31
Podstawy prawne
1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne
dotyczące
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego,
Europejskiego
Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie 1260/1999 (Dz. Urz. UE L
z 2006r., Nr 210, s. 25 ze zm.),
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r.
ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego
na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego
oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego
i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. L 347
z 20.12.2013)
3. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r.
w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE)
nr 1783/1999 (Dz. U. z 2006r., Nr 210, s. 1 ze zm.),
4. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe
zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego,
Europejskiego
Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. z
2006r., Nr 371, s.1 ze zm.),
5. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r. poz.
1649),
6. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn.
zm.),
7. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013r., poz. 907 z
późn. zm.),
8. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów
publicznych (t.j. Dz.U.2013.168),
9. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U.2013.330 z późn. zm.),
10. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2013r., poz. 1409 z późn. zm.),
11. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2014r., poz. 121 z późn. zm.),
12. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych
z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód,
13. Wytyczne IZ dotyczące przygotowania studium wykonalności w poszczególnych projektach
realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 20072013 (MRPO).
Strona 5 z 31
CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów
1. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzona jest na zakończenie realizacji, po przedstawieniu
przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową i po weryfikacji dokumentu przez IZ.
2. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się możliwość kontroli na miejscu lub w siedzibie IZ.
3. Kontrola projektu może obejmować:
a) kontrolę merytoryczną projektu w zakresie rzeczowej realizacji projektu zgodnie z zapisami
umowy o dofinansowanie;
b) kontrolę finansową projektu w zakresie finansowej realizacji projektu zgodnie z zapisami
umowy o dofinansowanie,
c) kontrolę zamówień publicznych w zakresie stosowania prawa wspólnotowego i polskiego,
w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych z późn.
zm.,
4. Kontrola projektu może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym
z realizacją projektu.
5. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli poddawany jest Lider
projektu.
6. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu.
7. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego
(zwanych w dalszej części Wytycznych „Kontrolującymi”) na podstawie pisemnego upoważnienia
do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ.
8. Kontrola projektów przyjmuje postać kontroli planowej, która może być przeprowadzona
na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ w trakcie realizacji projektu z zakresu zamówień
publicznych. Dodatkowo IZ może przeprowadzać kontrole doraźne w trakcie realizacji projektu.
2. Cele kontroli
Kontrola projektu ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu z warunkami umowy,
w szczególności potwierdzenie, że:
a) współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone,
b) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione,
c) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami
wspólnotowymi i krajowymi.
3. Zakres kontroli
3.1. Kontrola merytoryczna projektu.
Kontrola merytoryczna obejmuje:
Strona 6 z 31
1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie rzeczowej realizacji projektu z zapisami
umowy o dofinansowanie (w szczególności z wnioskiem aplikacyjnym)
2. ustalenie
stopnia
wykonania
wskaźników
monitoringowych
zapisanych
we
wniosku
o dofinansowanie,
3. ocenę sposobu przechowywania dokumentacji,
4. weryfikację prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.
W celu ustalenia stopnia wykonania wskaźników założonych w projekcie, Beneficjent każdorazowo raz
do roku, w terminie do
31 marca kolejnego roku, wypełnia „Sprawozdanie w zakresie
monitorowania projektu w okresie trwałości w którym winien poinformować IZ o utrzymaniu
wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu w kolejnych latach zgodnie z zapisami
wniosku o dofinansowanie.
W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji
projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień
jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie.
Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzenia
kontroli w okresie trwałości projektów.
Szczegółowe informacje w ww. zakresie zawarto w części II niniejszych Wytycznych.
Ocena sposobu przechowywania dokumentacji oparta jest na zapisach Wytycznych Instytucji
Zarządzającej MRPO w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją
projektów. W szczególności, kontrola w tym zakresie ma na celu potwierdzenie, iż przyjęte przez
Beneficjenta,
w
wewnętrznych
aktach
prawnych,
zasady
archiwizacji
zapewniają
przechowywanie/archiwizowanie dokumentacji związanej z projektem w wymaganym okresie,
określonym w szczególności, w umowie o dofinansowanie.
Podczas weryfikacji prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projekt jest kontrolowany pod
kątem przestrzegania przez Beneficjenta wymogów promocyjnych i informacyjnych związanych
z zamieszczeniem we wszystkich dokumentach, które są związane z realizacją projektu, informacji
o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczenia dokumentów i miejsca
realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego oraz Programu. Dodatkowo weryfikowana jest zgodność zrealizowanych działań
informacyjnych i promocyjnych z działaniami zadeklarowanymi przez Beneficjenta we wniosku
aplikacyjnym.
Dodatkowo, podczas kontroli merytorycznej weryfikowana jest zgodność z zasadami pomocy
publicznej w przypadkach projektów, w których zasady mają zastosowanie.
Strona 7 z 31
3.2. Kontrola zamówień publicznych
Kontrola zamówień publicznych obejmuje ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie
przestrzegania przepisów prawa wspólnotowego oraz polskiego w szczególności Ustawy z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych z późn. zm. oraz przestrzegania zachowania
ponoszenia wydatków zgodnie z zasadą konkurencyjności.
Zgodnie z zapisami umowy Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do stosowania przepisów
o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim Ustawa ma zastosowanie do Beneficjentów lub
projektu. W pozostałych przypadkach Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą
starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie,
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami
przewidzianymi w ramach MRPO oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową
realizację
projektu
oraz
osiągnięcie
celów
i
wskaźników
zakładanych
we
wniosku
o dofinansowanie projektu.
Przeprowadzając kontrolę zamówień publicznych IZ ma prawo do nałożenia korekt finansowych,
zgodnie z „Taryfikatorem” – dokumentem pn. „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie
prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków
funduszy UE” wydanym przez Instytucję Koordynującą RPO. Dodatkowo IZ może nałożyć korektę
za inne naruszenia niż te wskazane w Taryfikatorze.
W przypadku naruszeń prawa zamówień publicznych poziom korekty ustala się kierując się zapisami
Taryfikatora.
Poza
wymierzeniem
korekty
finansowej,
w
przypadku
uzasadnionego
przypuszczenia,
że w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów ustawy prawo zamówień
publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania, IZ powiadamia odpowiednie organy
o stwierdzonych naruszeniach.
IZ dopuszcza możliwość weryfikacji dokumentacji przetargowej na każdym etapie realizacji projektu.
Beneficjentów obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą realizacja zamówień dotyczących dostaw,
usług lub robót budowlanych powinna być udzielona w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie
ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania. Przestrzeganie tej
zasady polega również na jednakowym traktowaniu podmiotów poprzez stawianie jednakowych
wymagań dla wszystkich. Jednocześnie Beneficjent zobowiązany jest do dołożenia wszelkich starań
w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy
wyłanianiu wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego
projektu. W razie wątpliwości co do zastosowania ww. zasady ciężar dowodu
zachowania
bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu wykonawcy każdorazowo spoczywa na Beneficjencie.
Gwarancją jawności i przejrzystości jest wymóg stosowania trybu pisemnego, który powoduje,
że wszelkie oświadczenia stron winny być sporządzane w formie pisemnej. Beneficjent ma obowiązek
racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię
wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest możliwość
wyboru pomiędzy różnymi wariantami rozwiązań, a także sprecyzowane kryteria wyboru.
Strona 8 z 31
Zasada konkurencyjności dotyczy wydatków ponoszonych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP
przez Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych oraz do
wydatków ponoszonych przez Beneficjentów niezobowiązanych do stosowania ustawy prawo
zamówień publicznych.
KONTROLA WYDATKÓW PONIESIONYCH W OPARCIU O ZASADY KONKURENCYJNOŚCI
W REALIZOWANYCH PROJEKTACH:
BENEFICJENCI
ZOBOWIĄZANI
DO
STOSOWANIA
USTAWY
PRAWO
ZAMÓWIEŃ
PUBLICZNYCH
W odniesieniu do Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych
wydatki na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP winny być ponoszone zgodnie z następującymi
zasadami:
WYDATKI DO WARTOŚCI 20 000 PLN NETTO
Wydatki winny być poniesione w sposób oszczędny, racjonalny, rzetelny, celowy, uzyskujący
najlepsze efekty z danych nakładów w sposób optymalnego doboru metod i środków służących
osiągnięciu założonych celów. Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta
oświadczeniu o dokonaniu wydatków z oparciu o ww. zasady.
WYDATKI O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ 20 000 PLN NETTO
W przypadku gdy Beneficjent posiada wewnętrzne uregulowania dotyczące ponoszenia wydatków na
podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP, jest zobowiązany do ponoszenia wydatków zgodnie
z wewnętrznymi uregulowaniami. Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta
oświadczeniu o ponoszeniu wydatku zgodnie z ustanowionym procedurami wraz z dokumentem
stanowiącym wewnętrzne uregulowania.
Natomiast, w przypadku gdy Beneficjent nie posiada wewnętrznych uregulowań dotyczących
ponoszenia wydatków na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP, Beneficjent zobowiązany jest do
udokumentowania w sposób możliwy do weryfikacji, że wartość danego zamówienia dotyczącego
ponoszonego wydatku nie przekracza jego wartości rynkowej (np. rozesłanie co najmniej 2 zapytań
ofertowych do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których zostaną określone parametry/
cechy/ funkcjonalności, danego świadczenia, a następnie dokona się wyboru w sposób zgodny
z przyjętymi kryteriami). Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta
oświadczeniu o przeprowadzonych czynnościach skutkujących wyborem danego wykonawcy
zawierającym krótki opis przeprowadzonych czynności. Instytucja kontrolująca może żądać pełnej
dokumentacji w tym zakresie.
BENEFICJENCI
NIEZOBOWIĄZANI
DO
STOSOWANIA
USTAWY
PRAWO
ZAMÓWIEŃ
PUBLICZNYCH
W odniesieniu do Beneficjentów niezobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień
publicznych obowiązują następujące zasady:
Strona 9 z 31
WYDATKI DO WARTOŚCI 20 000 PLN NETTO
Wydatki winny być poniesione w sposób oszczędny, racjonalny, rzetelny, celowy, uzyskujący
najlepsze efekty z danych nakładów w sposób optymalnego doboru metod i środków służących
osiągnięciu założonych celów. Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta
oświadczeniu o dokonaniu wydatków z oparciu o ww. zasady.
WYDATKI PONIESIONE PONAD WARTOŚĆ 20 000 PLN NETTO
Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania w sposób możliwy do weryfikacji, że wartość
danego zamówienia dotyczącego ponoszonego wydatku nie przekracza jego wartości rynkowej (np.
rozesłanie co najmniej 2 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których
zostaną określone parametry/ cechy/ funkcjonalności danego świadczenia, a następnie dokona się
zakupu w sposób zgodny z przyjętymi kryteriami). Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym
przez beneficjenta oświadczeniu o przeprowadzonych czynnościach skutkujących wyborem danego
wykonawcy zawierającym krótki opis przeprowadzonych czynności. Instytucja kontrolująca może
żądać pełnej dokumentacji w tym zakresie.
W odniesieniu do wszystkich wyżej wymienionych Beneficjentów, w przypadku dóbr powszechnie
dostępnych dopuszcza się możliwość rozeznania rynku na podstawie własnej informacji uzyskanej
w punktach sprzedaży.
W
sytuacji
uzasadnionego
przypuszczenia,
że
w postępowaniu
o
udzielenie
zamówienia
publicznego bądź przy ponoszeniu wydatków na podstawie zasady konkurencyjności doszło do
naruszenia ww. zasad, a jednocześnie Beneficjent nie będzie w stanie udowodnić dochowania
obowiązków z nich wynikających, Instytucja Zarządzająca MRPO wskaże na niekwalifikowalność
kosztów (w całości lub w części) kontrolowanego zamówienia w zakresie objętym ww. naruszeniem.
Strona 10 z 31
3.3. Kontrola finansowa projektu
Kontrola finansowa obejmuje:
1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie finansowej realizacji projektu z zapisami
umowy o dofinansowanie,
2. weryfikację dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu,
3. weryfikację planowania i realizacji wydatków oraz dochodów budżetowych dotyczących
projektu,
4. weryfikację prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu.
Podczas kontroli weryfikowana jest dokumentacja finansowa projektu, którą Beneficjent powinien
prowadzić zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej MRPO dotyczącymi zasad rozliczania
i poświadczania poniesionych wydatków.
Beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO 2007
– 2013 na podstawie Umowy
o dofinansowanie projektu są zobligowani do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej
w ramach projektu. Wytyczne Instytucji Zarządzającej MRPO w zakresie zasad prowadzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej określają sposób ujmowania operacji gospodarczych przez
Beneficjentów dla wydatków ponoszonych w ramach realizowanych projektów w zależności od rodzaju
prowadzonej ewidencji księgowej, zarówno przed jak i po podpisaniu Umowy o dofinansowanie
projektu.
Kontrola finansowa obejmuje również weryfikację zasadności kwalifikowania podatku VAT. IZ
zastrzega, iż w sytuacjach, w których kwalifikowalność podatku VAT może budzić wątpliwość, IZ może
zobowiązać beneficjenta o wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową.
Podczas kontroli finansowej kontrolujący potwierdzają całkowitą wartość projektu. W przypadku
projektów, których całkowita wartość zmieniła się w stosunku do wartości zadeklarowanej w wniosku
o płatność końcową istnieje konieczność ponownej aktualizacji i przedłożenia analizy finansowej (nie
dotyczy projektów objętych pomocą publiczną (w tym pomoc de minimis) oraz projektów, których
wartość całkowita projektu na zakończenie realizacji projektu nie przekracza równowartości 1 mln
euro).
4. Korekty finansowe
W przypadkach, w których nie wypracowano dokumentów o charakterze taryfikatora, w sytuacji,
w której uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia,
za niekwalifikowalne należy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada
kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny.
Strona 11 z 31
5.
Uprawnienia kontrolujących
1. W trakcie kontroli Kontrolujący ma prawo do:
a) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskania
przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę
państwową,
b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki
kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów o tajemnicy
chronionej prawem),
c) wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki
kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli,
d) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym
kontroli,
e) żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od Beneficjenta w sprawach dotyczących
przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący
sporządza adnotację, którą zamieszcza w informacji pokontrolnej),
f)
zabezpieczania materiałów dowodowych,
g) żądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których prawdziwość
potwierdza Beneficjent,
h) sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym kontroli,
i)
sporządzania adnotacji na skontrolowanych dokumentach,
j)
przyjmowania oświadczeń.
Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu
z materiałami
i dokumentami
ustawowo
chronionymi
obowiązującymi
w
danej
jednostce
kontrolowanej.
6.
Obowiązki Beneficjenta
Obowiązkiem Beneficjenta w zakresie kontroli jest:
a) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli,
b) przedstawianie na żądanie kontrolującego, w ustalonym przez niego terminie dokumentów
i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,
c) sporządzanie
lub
przekazywanie
uwierzytelnionych
kopii,
odpisów
i wyciągów
z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,
d) zapewnienie terminowego udzielania ustnych i
pisemnych wyjaśnień w sprawach
dotyczących przedmiotu kontroli,
e) zapewnienie
nienaruszalności
zabezpieczonych
przez
kontrolujących
i materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej.
Strona 12 z 31
dokumentów
7.
Zasady prowadzenia kontroli
7.1. Powiadomienie o kontroli
1. O terminie oraz zakresie planowanej kontroli powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej
5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Beneficjent ma możliwość jednokrotnej zmiany
terminu wyznaczonego w powiadomieniu o czym musi poinformować IZ pisemnie wraz z podaniem
uzasadnienia. Zmiana terminu wyznaczonego w drugim powiadomieniu traktowana będzie jako
odmowa poddania się kontroli.
2. O terminie oraz zakresi
3.
4.
5.
6. e kontroli doraźnej powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej 3 dni robocze przed
rozpoczęciem kontroli.
7.2. Prowadzenie kontroli
1. Kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na podstawie oględzin oraz zebranych w toku
kontroli dowodów.
Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, pisemne wyjaśnienia
i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy.
2. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na żądanie kontrolującego, oryginały
dokumentów
związanych
z
przedmiotem
kontroli
w
szczególności:
dowody
księgowe
potwierdzające poniesione wydatki wraz z potwierdzeniami dokonania płatności, wniosek
o dofinansowanie, korespondencję, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu oraz
udzielić szczegółowych wyjaśnień.
3. W przypadku odmowy przedstawienia dokumentu lub wyjaśnień, nie będą uwzględnione
ewentualne zastrzeżenia złożone w tym zakresie do informacji pokontrolnej.
4. Sporządzone w trakcie kontroli dokumenty stanowiące dowód uchybień lub nieprawidłowości
podpisują kontrolujący wchodzący w skład zespołu kontrolującego.
5. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio
zabezpieczają, w szczególności poprzez:
a) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, Beneficjentowi,
b) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu.
7.3. Informacja pokontrolna
1. W terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych Zespół kontrolujący
sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję Informacji pokontrolnej i wysyła do
jednostki kontrolowanej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Informacja pokontrolna zawiera
opis stanu faktycznego ze wskazaniem obowiązku Beneficjenta w zakresie monitorowania dalszej
realizacji projektu na etapie trwałości projektu.
Strona 13 z 31
2. Jeżeli sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym
mowa w pkt. 1 zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień.
3. O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 2 Beneficjent jest pisemnie informowany.
4. Informacja
pokontrolna
podpisywana
jest
przez
członków Zespołu
kontrolującego
oraz
Beneficjenta.
5. Beneficjent może zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej
zastrzeżenia do treści zawartych w Informacji.
6. Zastrzeżenia do Informacji pokontrolnej i ich uzasadnienie wraz z jednym egzemplarzem
niepodpisanej Informacji pokontrolnej Beneficjent przesyła do IZ.
7. Jeżeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej, Beneficjent podpisuje
przesłane Informacje pokontrolne i przesyła jeden egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych
od dnia otrzymania tej Informacji. Podpisanie pierwszej, roboczej wersji Informacji pokontrolnej
sprawia, iż staje się ona ostateczną wersją Informacji pokontrolnej.
8. W przypadku przekroczenia terminu określonego w pkt. 5, zgłoszone zastrzeżenia nie będą
uwzględnione z wyjątkiem sytuacji, gdy sporządzenie zastrzeżeń przez Beneficjenta wymaga
dodatkowych wyjaśnień i Beneficjent uzyska zgodę IZ na wydłużenie tego terminu.
9. Kontrolujący analizują zastrzeżenia w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania od
Beneficjenta. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu
ustalenia zasadności zastrzeżeń.
10.Jeżeli odpowiedź na zastrzeżenia wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt.9
zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień.
11.O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 10 Beneficjent jest pisemnie informowany.
12.W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń Kontrolujący zmieniają lub
uzupełniają część Informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeżenia, a następnie przesyłają
poprawioną Informację pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta. Wersja ta jest ostateczną
wersją Informacji pokontrolnej.
13.W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, w całości lub części, Kontrolujący
przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do Beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa
egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji
pokontrolnej.
14.Beneficjent w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji Informacji
pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przesyła w formie pisemnej
uzasadnienie odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wraz z jednym
egzemplarzem niepodpisanej ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej.
15.Odmowa
podpisania
ostatecznej
informacji
pokontrolnej
nie
wstrzymuje
sporządzenia
i przekazania zaleceń pokontrolnych.
7.4. Zalecenia pokontrolne
1. Instytucja Zarządzająca w uzasadnionych przypadkach, w terminie do 15 dni roboczych od
otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania ostatecznej
Strona 14 z 31
wersji Informacji pokontrolnej, formułuje Zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je
Beneficjentowi.
2. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności:
a. podstawę prawną sformułowania zaleceń,
b. informację o kontroli, do której się odnoszą,
c.
uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli
uchybień i nieprawidłowości.
3. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 7 dni roboczych, do poinformowania o działaniach
podjętych w celu uwzględniania uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku
niepodjęcia takich działań – o przyczynach takiego postępowania.
7.5. Wyniki kontroli
Wyniki
kontroli
potwierdzające
i nieprawidłowości wskazanych w
prawidłową
realizację
projektu
lub
informacji pokontrolnej, zgodnie z
usunięcie
wydanymi Zaleceniami
pokontrolnymi, są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta.
Strona 15 z 31
uchybień
CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE
TRWAŁOŚCI
Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu, w tym dokonali rozliczenia końcowego,
są zobligowani do corocznego sporządzania i składania do IZ sprawozdania w zakresie
monitorowania projektu w okresie trwałości, z zastrzeżeniem zapisów punktu 2. Obowiązki
Beneficjenta.
Obowiązki Beneficjenta
1. Beneficjenci sporządzają i składają do IZ sprawozdania za okres trwałości projektu,
tj. za okres 5 lat (3 lat w przypadku projektów realizowanych przez MŚP) od dnia ostatniej
płatności na rzecz projektu, a w przypadku projektów, które nie miały wypłaconej płatności
końcowej od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową (liczony od dnia obciążenia
rachunku
IZ
lub
od
dnia
zatwierdzenia
wniosku
o
płatność
końcową).
IK NSRO poinformowała jednocześnie, że możliwe jest odstąpienie od spełnienia warunku
dotyczącego wypłacenia beneficjentowi wkładu publicznego, jeżeli opóźnienie w wypłaceniu
tego wkładu nie nastąpiło z winy beneficjenta. Decyzję w powyższym zakresie podejmuje
IZ i informuje pisemnie beneficjenta o podjętej decyzji.
2. Każde sprawozdanie winno być przedłożone najpóźniej do dnia 31 marca, z zastrzeżeniem,
że sprawozdanie dla ostatniego roku okresu trwałości należy złożyć w terminie do 25 dni od
daty, w której upływa okres trwałości projektu.
3. Dane zawarte w sprawozdaniach winny się odnosić do pełnych, zamkniętych lat
kalendarzowych. Przy czym w zakresie sprawozdania za pierwszy rok okresu trwałości
dane należy przedstawić za okres licząc od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu do
końca roku. Równocześnie w zakresie stopnia realizacji wskaźników rezultatu możliwe jest
wykazanie danych odnoszących się do całego roku kalendarzowego, w którym nastąpiła
płatność końcowa. Należy wówczas zaznaczyć ten fakt w kolumnie „uwagi” w punkcie III.2
sprawozdania. W przypadku ostatniego roku okresu trwałości dane należy wykazać od
początku danego roku kalendarzowego do upływu daty okresu trwałości.
4. Sprawozdanie należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do
niniejszych Wytycznych. Z uwagi na planowany termin zamknięcia MRPO na lata 2007-2013
IZ może dokonać dodatkowego monitoringu obszarów ryzykownych projektów w terminie
wskazanym przez IZ.
5. Sprawozdanie wraz z załącznikami należy sporządzić w Systemie Elektronicznym e-RPO.
Sprawozdanie może zostać złożone jedynie w wersji elektronicznej poprzez system
(pod warunkiem podpisania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub
podpisanej wersji papierowej (wydruk utworzonej wersji elektronicznej w systemie).
W przypadku konieczności złożenia zaktualizowanej analizy finansowej stanowiącej załącznik
do sprawozdania wymagana jest wersja elektroniczna analizy.
Strona 16 z 31
IZ zaleca przesyłanie sprawozdania wraz z właściwymi załącznikami wyłącznie w wersji
elektronicznej
poprzez
system
e-RPO,
opatrzonych
kwalifikowanym
podpisem
elektronicznym.
W przypadku braku funkcjonalności systemu elektronicznego e-RPO IZ zamieszcza na stronie
internetowej www.fundusze20072013.malopolska.pl/mrpo komunikat zawierający informację
o sposobie składania Sprawozdania.
Dokumenty stanowiące załączniki do sprawozdania, wymagane w zależności od charakteru
projektu (o których mowa w sprawozdaniu):

ankieta do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT (zgodnie z załącznikiem
nr 1a do niniejszych wytycznych);

zaktualizowana analiza finansowa;

kopia deklaracji VAT za styczeń lub za I kwartał roku, w którym jest składane
sprawozdanie;

kopia indywidualnej interpretacji Izby Skarbowej w zakresie kwalifikowalności podatku
VAT;

oświadczenie, w którym Beneficjent zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania
IZ o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na
treść przedstawionej Interpretacji podatkowej Dyrektora Izby Skarbowej;

kopie dokumentów potwierdzających realizację wskaźników rezultatu;

wyciąg z wyników kontroli przeprowadzonych przez inne instytucje w zakresie
projektu;

ankieta NFZ (dotyczy jedynie ZOZ realizujących projekty w ramach działania 5.2,
6.3.a oraz 1.2 w zakresie dotyczącym sprzętu medycznego, zgodnie z załącznikiem
nr 1b do niniejszych wytycznych);

Ankieta dotycząca wykorzystania infrastruktury powstałej w ramach projektów
realizowanych
przez
Uczelnie
Wyższe
(dotyczy
jedynie
Uczelni
Wyższych
realizujących projekty w zakresie dotyczącym budowy/modernizacji infrastruktury oraz
zakupionego wyposażenia/sprzętu, zgodnie z załącznikiem nr 1c do niniejszych
wytycznych);

Ankieta dotycząca Stref Aktywności Gospodarczej (dotyczy projektów realizowanych
w ramach Działania 4.3. Tworzenie i rozwój stref aktywności gospodarczej, zgodnie
z załącznikiem nr 1d do niniejszych wytycznych);

Aktualne
zdjęcie
tablic/tablicy
promocyjnej,
informującej
o
udziale
UE
we
współfinansowaniu projektu;

Oświadczenie w zakresie przeglądów gwarancyjnych, zgodnie z załącznikiem nr 1e
do niniejszych wytycznych;

Dokument potwierdzający fakt posiadania procedur zapewniających przechowywanie
dokumentacji projektowej, zgodnie z wytycznymi IZ;

inne.
Strona 17 z 31
6. Sprawozdanie należy złożyć w siedzibie IZ w Krakowie, z wyjątkiem sprawozdań składach
w systemie w wersji elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
7. IZ dokonuje weryfikacji złożonych sprawozdań. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności
w
przedłożonym
sprawozdaniu
IZ
wzywa
Beneficjenta
do
złożenia
poprawionego
sprawozdania oraz do uzupełnień lub dodatkowych wyjaśnień w terminie wskazanym
przez IZ.
8.
Informacje zawarte w sprawozdaniu stanowią podstawę do przeprowadzenia monitoringu
i kontroli w okresie trwałości projektu, o której mowa poniżej.
1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU
Każdy Beneficjent zobligowany jest do utrzymania trwałości projektu, zgodnie z ramami prawnymi
ustalonymi przez Unię Europejską. Monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji (ostatniej
płatności) obejmuje w szczególności następujące obszary:

I: Informacje ogólne;

II: Promocja projektu;

III: Wskaźniki realizacji projektu;

IV: Kwalifikowalność podatku VAT;

V: Generowanie dochodu w projekcie;

VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi;

VII: Archiwizacja
1. Zakres stosowania
Monitorowaniem projektu w okresie trwałości objęte są wszystkie projekty, które uzyskały
dofinansowanie w ramach MRPO oraz zostały zakończone i prawidłowo rozliczone.
Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy :
1) Projekt zostanie rzeczowo zakończony;
2) Projekt zostanie finansowo zakończony;
3) Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ;
a więc co do zasady za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień przekazania
Beneficjentowi środków ostatniej płatności na rzecz projektu przez IZ (liczony od dnia
obciążenia rachunku IZ).
Wyjątek stanowi sytuacja gdy Beneficjent nie otrzymuje płatności końcowej od IZ, wówczas za
datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.
Pozostałe przesłanki 1 i 2 muszą być spełnione. O dacie zatwierdzenia wniosku Beneficjent zostaje
poinformowany.
W ramach MRPO, monitorowaniem dochodu (obszar V) objęte zostaną projekty, których wartość
całkowita po realizacji przekracza równowartość 1 mln euro, z wyłączeniem projektów:

objętych zasadami pomocy publicznej (m.in. regionalna pomoc inwestycyjna, pomoc de
minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu),
Strona 18 z 31

realizowanych w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej (oraz projektów
drogowych realizowanych w ramach innych działań MRPO),
Działania 7.4 Poprawa
bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych oraz
Działania 9.3 Przygotowanie inwestycji strategicznych.
Zgodnie z zapisami art. 55 ust.4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z poźn. zm. IZ, niezależnie
od okresu trwałości danego projektu, zobowiązana jest do prowadzenia monitoringu dochodowości
projektów i korygowania dotacji w terminie do dnia 31.03.2017 r.
Monitorowanie w kolejnych latach sprawozdawczych będzie prowadzone na podstawie bieżących
zaleceń IZ.
2. Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości – INSTRUKCJA
2.1. Obszar I: Informacje ogólne
Pytania zawarte w części I sprawozdania mają na celu weryfikację, czy od zakończenia realizacji
projektu zaszły zasadnicze modyfikacje na mocy art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006.
Zgodnie z przytoczonym przepisem jako zasadnicze modyfikacje uznaje się modyfikacje wynikające
ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej
i mające wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodujące uzyskanie
nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny.
Ponadto w niniejszej części sprawozdania należy udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące
eksploatacji infrastruktury powstałej w ramach projektu oraz zakupionych środków trwałych. Należy
dołączyć wymagane załączniki.
2.2. Obszar II: Promocja projektu
Beneficjent winien potwierdzić, że nadal stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu
zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz wymienić instrumenty informacji i promocji projektu,
których używał realizując projekt. Instrumentami promocji są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice
pamiątkowe, naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd.
IZ przypomina o obowiązku zamieszczania we wszystkich dokumentach, które Beneficjent
przygotowuje w okresie trwałości w zakresie zrealizowanego projektu, informacji o udziale Unii
Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczania dokumentów i miejsca realizacji projektu
logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz
Programu.
Ponadto do sprawozdania należy dołączyć aktualne zdjęcie tablic/tablicy promocyjnej, informującej
o udziale UE we współfinansowaniu projektu.
Strona 19 z 31
2.3. Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu
W zakresie pytania nr 1, tj. Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki
produktu zostały utrzymane? możliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO/NIE DOTYCZY
Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o wartość docelową na zakończenie projektu
określoną na dzień przeprowadzenia kontroli końcowej projektu oraz potwierdzić stan obecny,
wpisując „utrzymane” w przypadku braku modyfikacji lub „zmodyfikowane” w przypadku zmian.
W przypadku odpowiedzi „NIE” lub „CZĘŚCIOWO” należy opisać odstępstwa w zakresie wartości
osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałe zmiany.
Odpowiedzi „NIE DOTYCZY” można udzielić w przypadku projektów nieinfrastrukturalnych,
realizowanych m.in. w ramach Działań 8.1 i 8.2.
W zakresie pytania nr 2, tj. Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu
realizacji projektu zostały osiągnięte? możliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO/NIE
DOTYCZY
Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku o dofinansowanie będącego
załącznikiem do umowy/aneksu bądź wynikające z dotychczasowej zgody IZ, podając wartość
docelową na rok sprawozdawczy, a następnie wskazać rzeczywistą wartość osiągniętą w roku,
za który składa sprawozdanie.
W przypadku zmian w osiągniętej wartości wskaźnika rezultatu w stosunku do założonej wartości
docelowej na rok sprawozdawczy, w kolumnie „uwagi” w tabeli w pkt III.2 należy opisać powody
powstałych rozbieżności.
Należy dostarczyć kopie dokumentów bezpośrednio potwierdzających osiągnięcie wskaźników
rezultatu (np. faktury, umowy o pracę, zdjęcia, listy obecności itp.) lub zestawienie zbiorcze, spis
dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźnika. W przypadku zestawienia, spisu, każdy
dokument w nim wymieniony powinien zostać opisany w sposób umożliwiający weryfikację wskaźnika
(np. w przypadku miejsca pracy należy wskazać przede wszystkim stanowisko, datę zawarcia umowy
/w przypadku umów zawartych na czas określony daty graniczne zatrudnienia/ i wymiar etatu).
W przypadku jeżeli osiągnięte wartości wskaźników w danym roku sprawozdawczym są takie same,
jak ustalono w toku kontroli na zakończenie realizacji projektu, wówczas nie ma konieczności
przedkładania kopii dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźników (np. w przypadku
wskaźnika pn. Liczba stałych miejsc pracy utworzonych w wyniku realizacji projektu lub wskaźnika pn.
Moc zainstalowana).
Odpowiedzi „NIE DOTYCZY” można udzielić w przypadku projektów nieinfrastrukturalnych,
realizowanych m.in. w ramach Działań 8.1 i 8.2.
Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu ma miejsce podczas przeprowadzenia kontroli
w okresie trwałości projektów.
Strona 20 z 31
2.4. Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT
Część IV składa się z pięciu pytań, w szczególności:
W zakresie pytania nr 1, tj. Czy w projekcie podatek VAT był kwalifikowalny lub
niekwalifikowalny?
Jeżeli podatek VAT stanowił w projekcie wydatek kwalifikowalny, Beneficjent wypełnia cały obszar IV
oraz Ankietę dotyczącą kwalifikowalności podatku VAT.
W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym, Beneficjent nie ma obowiązku wypełniania
dalszej części sprawozdania w tym obszarze.
W zakresie pytania nr 2, tj. Czy Beneficjent/Realizator projektu jest czynnym podatnikiem VAT?
możliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/ZWOLNIONY
Jeżeli Beneficjent/Realizator projektu zaznaczy w pyt. 1 i 2 sprawozdania odp. „NIE” nie wypełnia
dalszej części Sprawozdania w zakresie kwalifikowalności podatku VAT.
Jeżeli Beneficjent/Realizator projektu zaznaczy w pyt. 1 i 2 sprawozdania odp. „TAK” lub
„ZWOLNIONY” zobligowany jest do sporządzenia Ankiety (zgodnie z załącznikiem nr 1a do
niniejszych Wytycznych) oraz załączenia jej do Sprawozdania.
Ankietę wypełnia podmiot, na który były wystawione faktury, rozliczone w ramach zrealizowanego
projektu. W przypadku, gdy faktury były wystawione na kilka podmiotów, każdy z nich przedkłada
ankietę.
W zakresie pytania nr 1.1 z załącznika 1a tj. Ankiety do oświadczenia o kwalifikowalności
podatku VAT: Czy beneficjent posiada indywidualną interpretację podatkową przedstawiającą
faktyczny, aktualny stan w zakresie realizowanego projektu? możliwe są odpowiedzi: TAK/NIE
W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie, a Beneficjent posiada
indywidualną Interpretację Dyrektora Izby Skarbowej działającego z upoważnienia Ministra Finansów
i jednocześnie
Interpretacja
dotyczy
całego
okresu
realizacji
projektu,
winien
dostarczyć
do IZ interpretację wraz z wypełnionym sprawozdaniem.
Beneficjenci którzy posiadają interpretację zwolnieni są z obowiązku składania wraz z wypełnionym
sprawozdaniem kserokopii deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku) przez cały okres
trwałości projektu. Natomiast wymagane jest, by Beneficjent wraz z wypełnionym sprawozdaniem
złożył oświadczenie, w którym zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania IZ o zmianie swojej
sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji
Dyrektora Izby Skarbowej.
Brak jest konieczności przedkładania tej samej interpretacji z każdym kolejnym sprawozdaniem.
Należy wskazać, z którym sprawozdaniem złożono ww. dokument. W omawianej sytuacji niezbędne
jest składanie z każdym sprawozdaniem oświadczenia, w którym Beneficjent zobowiąże się do
Strona 21 z 31
niezwłocznego poinformowania IZ o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany
miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej.
Zaznaczenie odpowiedzi „TAK” zwalnia Beneficjenta z wypełnienia dalszej części pytań w tym
obszarze.
W zakresie pytania nr 5 sprawozdania, tj. Czy dokonano korekty deklaracji VAT związanej z
wydatkami objętymi projektem za okres, w którym przysługiwało prawo do obniżenia podatku
należnego w związku z realizacją projektu? możliwe są odpowiedzi: TAK/NIE
W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „TAK” należy określić kwotę korekty VAT oraz opisać
z jakiego powodu dokonano korekty.
Dodatkowo Beneficjent zobowiązany jest dostarczać wraz z wypełnionym sprawozdaniem kserokopię
deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku), za każdy rok okresu trwałości projektu. Jeżeli
ww. deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego i niniejsza korekta dotyczy wydatków
poniesionych w ramach niniejszego projektu, Beneficjent zobowiązany jest dostarczyć dodatkowo
szczegółowe wyliczenia korekty.
2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie
2.5.1. Opis procedury
1. Celem niniejszej procedury jest potwierdzenie poziomu dofinansowania projektów o całkowitej
wartości przekraczającej 1 mln euro, nie objętych pomocą publiczną, a generujących przychody
w rozumieniu art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, tj. projektów obejmujących
inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez
korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaż gruntu lub budynków lub
dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług
w których po okresie realizacji wystąpiły nowe źródła przychodów lub/i nastąpiła zmiana
polityki taryfowej.
2. Procedurę oparto na zapisach artykułu 55 ust. 4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz
Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych
z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód z dnia
10.05.2013 r.
3. Realizacja niniejszej procedury obejmować będzie okres do momentu przedłożenia do Komisji
Europejskiej dokumentów zamknięcia Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na
lata 2007-2013 (MRPO).
4. Na mocy niniejszej procedury Beneficjenci zobowiązani będą do corocznego wypełniania części V
sprawozdania w zakresie Generowania dochodu w projekcie, z zastrzeżeniem zapisów
niniejszych Wytycznych dotyczących ostatniego roku sprawozdawczego.
Strona 22 z 31
5. Sprawozdanie winno być sporządzone za kolejne lata okresu trwałości, a przedstawione w nim
dane winny odnosić się do ww. okresów. Tym samym kolejne sprawozdania zawierać będę
informacje z następujących po sobie 5 lat okresu trwałości.
6. W przypadku pojawienia się nowych źródeł przychodów lub/i zmiany polityki taryfowej,
Beneficjent zobowiązany jest do opisania zmian w powyższym zakresie w pkt.V.2 i/lub w pkt. V.3
sprawozdania. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ
może
zobowiązać beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy finansowej, w celu weryfikacji
przyznanego poziomu dofinansowania. Aktualizację analizy należy sporządzić zgodnie z zapisami
pkt. 2.5.3. - Sposób aktualizacji analizy finansowej.
7. Aktualizacja
analizy
finansowej
podlegać
będzie
sprawdzeniu.
W
razie
wystąpienia
błędów/niejasności w przedłożonej przez Beneficjenta dokumentacji istnieje możliwość jej poprawy
lub/i uzupełnienia. Poprawiona dokumentacja podlegać będzie ponownemu sprawdzeniu.
8. W przypadku, gdy wskaźnik luki w finansowaniu będzie niższy od wskaźnika luki ex ante
(ustalonego na etapie aplikowania lub realizacji) 1, wystąpi konieczność zmniejszenia poziomu
dofinansowania poprzez zwrot nadwyżki. Zwrot o którym mowa odpowiadać będzie różnicy
pomiędzy dofinansowaniem ex ante, a nowym poziomem obliczonym przy uwzględnieniu
okoliczności wynikających z monitorowania.
9. W sytuacji, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu o których mowa w pkt. 8, IZ podejmować będzie
czynności zmierzające do odzyskania nadmiernie pobranego dofinansowania z wykorzystaniem
dostępnych środków prawnych. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o których
mowa powyżej, obciążają Beneficjenta.
10. W przypadku wystąpienia wątpliwości w zakresie danych prezentowanych w aktualizacji analizy
finansowej, uniemożliwiających ustalenie właściwego poziomu dofinansowania, IZ zastrzega sobie
prawo przeprowadzenia wizyty monitorującej.
2.5.2. Monitorowanie projektu generującego dochód.
Pytanie nr 1 składa się z czterech części. Udzielając odpowiedzi na niniejsze pytanie należy odnieść
się do czterech aspektów, tj. „Czy projekt był realizowany w ramach Działań 7.4 lub 9.3 MRPO?”,
„Czy projekt był realizowany w ramach Działania 4.1 lub stanowił projekt drogowy, realizowany
w ramach innego działania MRPO?” Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej? oraz
„Czy całkowity koszt projektu jest mniejszy lub równy 1 mln euro?”.
Czy projekt:
a) był realizowany w ramach Działań 7.4 Poprawa bezpieczeństwa
ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych lub 9.3
Przygotowanie inwestycji strategicznych MRPO?
 TAK
 NIE
W przypadku projektów, które poprzednio nie generowały przychodów i tym samym nie liczyły wskaźnika luki jego wartość ex
ante traktuje się jako 100%.
1
Strona 23 z 31
b) był realizowany w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej
lub był projektem drogowym, realizowanym w ramach innego działania
MRPO?
 TAK
 NIE
c) był objęty zasadami pomocy publicznej?
 TAK
 NIE
d) jest mniejszy lub równy 1 mln euro?
 TAK
 NIE
Przy czym w zakresie aspektu oznaczonego lit.:

„b)” „Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej?” odpowiedź „TAK” należy
zaznaczyć w przypadku, gdy projekt podlegał zasadom pomocy publicznej (m.in. Regionalna
Pomoc Inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla
instytucji otoczenia biznesu).

„c” „Czy całkowity koszt projektu jest mniejszy lub równy 1 mln euro?” odpowiedź „TAK”
należy zaznaczyć w przypadku, gdy całkowita wartość projektu rozumiana jako suma kosztów
kwalifikowanych i niekwalifikowanych wraz z podatkiem VAT jest mniejsza lub równa 1 mln euro.
Przy czym w celu określenia, czy całkowita wartość projektu jest mniejsza lub równa 1 mln euro,
stosuje się kurs wymiany euro/pln stanowiący średnią miesięczną obrachunkowych kursów
stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia
wniosku o dofinansowanie (kurs publikowany na stronie: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/
index.cfm?fuseaction=currency_historique&currency=153&Language=en) 2.
W przypadku trzykrotnego udzielenia odpowiedzi ”NIE” na pytanie nr 1 należy przejść do
kolejnych pytań, tj. pytań nr 2 i nr 3.
W pozostałych przypadkach udzielanie odpowiedzi na kolejne pytania (nr 2 i 3) nie jest
wymagane z uwagi na fakt, iż projekty:
 realizowane w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej (oraz projekty drogowe
realizowane w ramach innych działań MRPO), Działania 7.4 Poprawa bezpieczeństwa
ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych lub Działania 9.3 Przygotowanie
inwestycji
strategicznych
z
reguły
nie
generują
przychodów
lub
generują
przychody
niewspółmierne do kosztów, tym samym na mocy niniejszych Wytycznych wyłącza się je
z procedury monitorowanie dochodu w projekcie.
 objęte pomocą publiczną na mocy artykułu 55 ust. 6 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 są
wyłączone z procedury monitorowania dochodów.
 których całkowita wartość nie przekracza równowartości 1 mln euro na mocy artykułu 55 ust. 5
Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, są wyłączone z procedury monitorowania dochodów.
2
Ponadto należy mieć na uwadze, iż wartość kursu nie ulega zmianie w czasie i jest wykorzystywana do sprawdzenia wartości
progowej na kolejnych etapach weryfikacji, wdrażania i monitorowania projektu.
Strona 24 z 31
Pytanie nr 2 Czy w ramach projektu pojawiły się inne lub/i nowe źródła przychodów, o których
mowa w art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006?
Możliwe odpowiedzi: TAK/NIE
Odpowiadając na powyższe pytanie należy mieć na uwadze, iż:
-
w myśl art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, projekt generujący dochód
oznacza jakąkolwiek operację obejmującą inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega
opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą
za sobą sprzedaż gruntu lub budynków lub dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek
inne odpłatne świadczenie usług. Tym samym dokonując odpowiedzi na powyższe pytanie należy
dokonać analizy projektu pod kątem występowania ww. przychodów. Przy czym za nowe źródło
przychodów rozumie się np. wynajęcie powierzchni, gdy wcześniej tego nie planowano, lub
zwiększenie powierzchni wynajmowanej (wynajem dodatkowych pomieszczeń).
-
punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano
dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji zweryfikowanej przez IZ.
-
zmiany mogą zajść w toku prowadzonej działalności przez Beneficjenta lub/i Operatora,
w zależności który z podmiotów korzystać będzie z powstałej w wyniku realizacji projektu
infrastruktury. Tym samym analizę w zakresie innych lub/i nowych źródeł przychodów należy
przeprowadzić z punktu widzenia ww. sposobu korzystania z infrastruktury.
-
odnosi się ono również do tych projektów, które do tej pory nie deklarowały żadnych przychodów,
tym samym przy ustalaniu poziomu dofinansowanie nie liczyły wskaźnika luki w finansowaniu.
W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjent winien przedstawić inne lub/i nowe
źródła przychodów. Należy je wymienić oraz wskazać ich wartość. Przy weryfikacji
sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia
IZ może zobowiązać beneficjenta
do dokonania aktualizacji analizy finansowej, w celu weryfikacji przyznanego poziomu
dofinansowania.
W przypadku wątpliwości w ww. zakresie IZ może prosić Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub/i
złożenie aktualizacji analizy finansowej.
Po dokonaniu odpowiedzi na niniejsze pytanie należy przejść do pytania nr 3.
Pytanie nr 3 Czy nastąpiły istotne zmiany w stosowanej dotychczas polityce taryfowej
(cenowej)?
Możliwe odpowiedzi: TAK/NIE
Odpowiadając na powyższe pytanie należy wziąć pod uwagę, iż:
Strona 25 z 31
-
zmiany w polityce taryfowej (cenowej) dotyczą sytuacji, w której stosowane obecnie ceny
w znaczący sposób odbiegają od cen planowych do tej pory, zmian tych nie da się wyjaśnić
w sposób obiektywny i nie są one wynikiem zmian czynników zewnętrznych, niezależnych od
Beneficjenta (np. wzrost cen w gospodarce).
-
zmiany winno się rozpatrywać m.in. pod kątem:
o sposobu konstrukcji taryf (np. włączenie do kalkulacji taryf dodatkowych kosztów, które
wcześniej nie były traktowane jako koszty cenotwórcze np. amortyzacja lub zmiany elementów
składowych opłaty np. zmiana taryfy jednoczłonowej na dwuczłonową),
o w stosownym systemie ulg (np. rezygnacja z części ulg) czy wielkości dopłat,
-
punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano
dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji zweryfikowanej przez IZ.
-
zmiany mogą zajść w toku prowadzonej działalności przez Beneficjenta lub/i Operatora
w zależności który z podmiotów korzystać będzie z powstałej w wyniku realizacji projektu
infrastruktury. Tym samym analizę w zakresie zmian polityki taryfowej należy przeprowadzić
z punktu widzenia ww. podmiotów.
-
udzielenie odpowiedzi „NIE” będzie oznaczać, że nie nastąpiły zmiany w polityce cenowej lub
zmiany są mało istotne lub też wynikają wyłącznie z czynników zewnętrznych (np. wzrost cen
w gospodarce).
W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjent winien dokładnie uzasadnić, co rozumie
przez tę zmianę. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ może
zobowiązać Beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy finansowej w celu weryfikacji
przyznanego poziomu dofinansowania.
W przypadku wątpliwości w ww. zakresie IZ może prosić Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub/i
złożenie aktualizacji analizy finansowej.
Inne aspekty, takie jak stwierdzone różnice pomiędzy faktycznym a oszacowanym ex ante z należytą
starannością popytem na dobra i usługi dostarczane przez projekt lub zmiany innych zewnętrznych
czynników ekonomicznych, np. znaczący wzrost cen w gospodarce, których nie można było
przewidzieć na etapie analizy ex ante, nie będą traktowane jako przesłanki do żądania zwrotu części
dofinansowania od Beneficjenta.
2.5.3 Sposób aktualizacji analizy finansowej
1. Aktualizację analizy finansowej należy przygotować w oparciu o zapisy Wytycznych do studium
wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego
Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, zgodnie z wersją obowiązującą na dzień sporządzania
aktualizacji.
Strona 26 z 31
2. Aktualizację analizy finansowej należy przygotować w formacie Excel na załączniku nr 1 lub 2 do
ww. Wytycznych do studium wykonalności.
3. Aktualizacja winna dotyczyć obliczeń analizy finansowej, w związku z powyższym pozostałe
projekcje np. tabele dotyczące analizy ekonomicznej, czy analizy wrażliwości nie są wymagane.
4. Aktualizacja analizy finansowej winna uwzględniać okoliczności określone w pytaniu 2 i 3.
5. Dane finansowe dla zamkniętych okresów sprawozdawczych winny zostać zaktualizowane, m.in.
nakłady inwestycyjne winny być ujęte w wysokości zgodnej z rozliczeniem końcowym projektu.
Pozostałe dane w analizie finansowej należy dostosować do obecnie uzyskiwanych lub/i
planowanych do uzyskiwania wielkości. Prognozy mogą zostać przygotowane w cenach stałych lub
zmiennych, przy zastosowaniu odpowiedniej stopy dyskontowej (5 lub 8%).
6. Każda zmiana założeń lub obliczeń wymaga uzasadnienia, które winno wskazywać
merytoryczną przyczynę zmian w stosunku do wartości ex ante poprzez podanie czynników, które
ją spowodowały.
7. W ramach aktualizacji analizy finansowej należy przedłożyć następujące dokumenty:
 pismo przewodnie,
 aneks do studium zawierający: wykaz i uzasadnienie zmian oraz jednolitą treść zmienionych
rozdziałów (najczęściej wstęp oraz analizę finansową),
 zaktualizowane obliczenia analizy finansowej (w edytowalnym formacie Excel, zgodnym
z załącznikiem nr 1 lub 2 do Wytycznych do studium wykonalności).
2.6. Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi
Beneficjent winien wskazać czy zrealizowany projekt jest nadal zgodny z politykami horyzontalnymi
określonymi we wniosku aplikacyjnym.
2.7. Obszar VII: Archiwizacja
Beneficjent winien wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem oraz
potwierdzić czy przechowuje dokumentację zgodnie z wytycznymi IZ oraz zapewnić, że zgodnie z
umową o dofinansowanie posiada procedury, które zapewnią przechowywanie dokumentacji
związanej z realizacją projektu przez okres trzech lat od daty zamknięcia programu.
Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną, jest zobowiązany
do przechowywania dokumentów przez okres 10 lat od dnia zawarcia niniejszej Umowy lecz nie krócej
niż do trzech lat od zamknięcia programu.
Informacja o dacie zamknięcia programu zostanie zamieszczona na stronie internetowej IZ.
W przypadku, gdy zawarta umowa o dofinansowanie projektu i sporządzone do niej aneksy nie
zawierają zapisów wskazujących na obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z realizacją
projektu przez okres trzech lat od daty zamknięcia programu i/lub jeżeli potwierdzenie powyższego
okresu archiwizacji nie zostało wskazane w informacji pokontrolnej, Beneficjent jest zobowiązany do
jednokrotnego przedłożenia kopii dokumentu (np. wewnętrznego zarządzenia) wskazującego na
Strona 27 z 31
właściwy okres przechowywania dokumentacji oraz stosowanie wytycznych IZ w zakresie zasad
archiwizacji.
2.8. Obszar VIII: Wskazanie aktualnych danych kontaktowych
Beneficjent winien wskazać aktualne dane kontaktowe (tj. adres do korespondencji, nr tel., nr fax,
adres e-mail – również osoby sporządzającej sprawozdanie) w celu ułatwienia IZ kontaktu
z Beneficjentem.
Strona 28 z 31
2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI
Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli w okresie trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat
w przypadku projektów, realizowanych przez MŚP) od dnia zakończenia realizacji pod kątem
przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady
(WE) 1260/1999.
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli w okresie trwałości projektów
a. Kontrola w okresie trwałości projektów prowadzona jest w oparciu o „Metodykę doboru
projektów do kontroli w okresie trwałości MRPO”, stanowiącą Załącznik nr 2 do Wytycznych.
b. Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy:

projekt zostanie rzeczowo zakończony;

projekt zostanie finansowo zakończony;

Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ;
a więc co do zasady za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień przekazania
Beneficjentowi środków ostatniej płatności na rzecz projektu przez IZ (liczony od dnia obciążenia
rachunku IZ). Wyjątek stanowi sytuacja gdy Beneficjent nie otrzymuje płatności końcowej od IZ,
wówczas za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień zatwierdzenia wniosku o
płatność końcową. Pozostałe przesłanki 1 i 2 muszą być spełnione. O dacie zatwierdzenia wniosku
Beneficjent zostaje poinformowany.
c.
Kontrola w okresie trwałości projektu może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio
związanym z realizacją projektu.
d. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli w okresie trwałości
poddawany jest Lider projektu.
e. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu.
f.
Kontrola w okresie trwałości projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu
kontrolującego
na
podstawie
pisemnego
upoważnienia
do
przeprowadzenia
czynności
kontrolnych, wystawianego przez IZ.
2. Cel kontroli w okresie trwałości
Celem głównym kontroli w okresie trwałości jest ocena zachowania trwałości projektów zgodnie z art.
57 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
Państwo członkowskie lub instytucja zarządzająca zapewniają, aby operacja obejmująca inwestycje
w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne zachowała wkład funduszy, wyłącznie jeżeli w terminie
pięciu lat od jej zakończenia (trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji przez małe
i średnie przedsiębiorstwa) nie zostanie poddana zasadniczej modyfikacji wynikającej ze zmiany
charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i mającej
Strona 29 z 31
wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej
korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny.
3. Zakres kontroli
Kontrola w okresie trwałości projektów potwierdza, czy:

w projekcie nie nastąpiły zasadnicze modyfikacje w rozumieniu art. 57 Rozporządzenia Rady
(WE) nr 1083/2006 oraz dodatkowo czy

projekt jest zgodny z wnioskiem o dofinansowanie i zawartą umową,

cel projektu został zachowany,

Beneficjent wypełnia obowiązki wynikające z umowy w zakresie promocji dla projektu;

system archiwizacji akt istnieje i jest odpowiedni,

Beneficjent wywiązał się z obowiązków kontrolnych,

nie nastąpiły zmiany związane z kwalifikowalnością podatku VAT,

projekt generuje dochód.
4. Korekty finansowe.
W przypadku wystąpienia znaczącej modyfikacji w projekcie, wydatki związane z elementami projektu
poddanymi modyfikacji traktowane są jako nieprawidłowość, podlegają korekcie finansowej.
W przypadku naruszenia zasady trwałości stosuje się korektę finansową proporcjonalną do charakteru
i wagi naruszenia za okres, w którym doszło do naruszenia zasad określonych w art. 57
Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006. Wysokość korekty finansowej uwzględnia, w jakim stopniu
Beneficjent wypełnił zobowiązanie utrzymania inwestycji w okresie trwałości. W sytuacji, w której w
okresie trwałości projektu uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do
wagi naruszenia, za niekwalifikowalny należy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej
sytuacji IZ posiada kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny.
5. Zasady prowadzenia kontroli
5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwałości
1. Pierwszym etapem jest zweryfikowanie zobowiązań Beneficjenta dotyczących finansowania
i zarządzania projektem po zakończeniu okresu realizacji poprzez weryfikację sprawozdania
w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości, o którym mowa w części II
Wytycznych.
2. IZ przeprowadza kontrole trwałości w oparciu o metodykę doboru projektów do kontroli
w okresie trwałości.
3. Kontrola w okresie trwałości projektów przybiera charakter wizyt monitorujących.
4. Kontrola w okresie trwałości projektów przeprowadzana jest przez pracowników Zespołu ds.
Kontroli projektów RPO. W uzasadnionych przypadkach członkami Zespołu kontrolującego
Strona 30 z 31
mogą
być
pracownicy
innych
Zespołów
Departamentu
Funduszy
Europejskich/
Departamentów UMWM/instytucji zewnętrznych.
5.2. Powiadomienie o kontroli o okresie trwałości projektu
IZ informuje Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia kontroli co najmniej na 3 dni przed planowaną
kontrolą. Termin wizyty monitorującej może zostać ustalony telefonicznie przez pracowników IZ.
5.3. Prowadzenie kontroli
Przeprowadzenie czynności kontrolnych jest tożsame z czynnościami kontrolnymi opisanymi w pkt.
8.2 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.
5.4. Informacja pokontrolna
Proces opracowania informacji pokontrolnej, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są tożsame
z zapisami pkt. 8.3 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.
5.5. Zalecenia pokontrolne
Proces opracowania zaleceń pokontrolnych, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są tożsame
z zapisami pkt. 8.4 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.
5.6. Wyniki kontroli
Wyniki kontroli w okresie trwałości informują o utrzymaniu/ nieutrzymaniu trwałości projektu.
Strona 31 z 31