Zagadnienia omawiane podczas spotkania Poniedzia³ki

Zagadnienia omawiane podczas spotkania Poniedziałki pod Królami w dniu 7 września 2015 r. ,,60
minut o strategii zarządzania czasem'' to temat pierwszego, powakacyjnego spotkania z cyklu Poniedziałki
pod Królami. Odbyło się ono w siedzibie naszego Stowarzyszenia w dniu 7 września i choć pogoda nie
sprzyjała, na sali pojawiło się grono ciekawych tematu słuchaczy.
Któż z nas nie chciałby znać odpowiedzi na pytanie jak ustalić priorytety i jak nimi zarządzać? Które sposoby
zarządzania czasem są skuteczne? Czy czas można zaoszczędzić? Jak efektywnie zaplanować swój dzień?
Właśnie na te i inne pytania szukaliśmy odpowiedzi.
Każdego dnia otrzymujemy 24 godziny to jest 1440 minuty, co daje nam 86400 sekund. Nie mniej i nie
więcej. Niezależnie od tego ile mamy lat, w jakiej strefie klimatycznej żyjemy, jaki mamy zawód, otrzymujemy
dokładnie tyle samo. Od nas zależy jak otrzymany czas wykorzystamy.
Jaka jest wartość czasu? Benjamin Franklin powiedział: ,,Czas to pieniądz''. Czy rzeczywiście miał rację?
Czasu nie da się zatrzymać, zmagazynować, pomnożyć, odłożyć na konto i uzyskać odsetek. Mija
bezpowrotnie. Wydaje się zatem, że jest to nasze najbardziej ograniczone dobro, znacznie cenniejsze niż
pieniądz.
Paradoks czasu polega na tym, że niezwykle mało poświęcamy mu uwagi, rzadko zastanawiamy się w jaki
sposób go spędzamy. Ważkość tematu dotyka nas przy okazjach doniosłych, ważnych czy nieoczekiwanych
dla nas wydarzeń.
,,Jeśli kochasz swoje życie nie trać czasu, ponieważ czas to materiał, z którego jest ono zrobione'' powiedział
Benjamin Franklin.
Chorobą współczesności jest epidemia nadmiaru obowiązków. Cierpi na nią znaczna część społeczeństwa.
Najczęściej powtarzanym argumentem jest: ,,Nie mam czasu''. Jak to zmienić? Od czego zacząć? Od
podstaw. Jednym z pierwszych kroków niech będzie remanent naszych codziennych działań, celów jakie
chcemy osiągnąć, wartości jakie w naszym życiu cenimy. Już Platon powiedział: ,,Żaden wiatr nie jest dobry
dla kapitana okrętu, który nie wie, dokąd zmierza''.
,,Każdy jest kowalem swojego losu'' i dlatego powinniśmy z wyjątkową uwagą i skupieniem organizować swój
czas. Kroki do podjęcia wydają się proste:
1. Określ swój cel.
2. Zaplanuj realizację.
3. Podejmij decyzję.
4. Przystąp do realizacji.
5. Kontroluj postępy.
6. Informuj o nich.
1/5
Jeśli jest to tylko 6 kroków, 6 zasad do zastosowania, to czemu jest to takie trudne? Bo wymaga
samodyscypliny, poświęcenia, rozwoju własnego, cierpliwości i wytrwałości. Bo wymaga podjęcia wielu
decyzji, zmiany nawyków i wysokiej motywacji.
Ważne jest zidentyfikowanie ,,pożeraczy czasu'', czyli tego co nas rozprasza, odciąga uwagę, dekoncentruje.
Może to być brak priorytetów, próba robienia wszystkiego naraz, czy niedostateczna znajomość
powierzonych nam zadań. Inne to zły rozkład dnia, niezaplanowane telefony, zła koordynacja pracy
zespołowej czy brak samodyscypliny.
Każdy ma swoje ,,pożeracze czasu'', każdego rozprasza coś innego. Czy wiesz, że statystyczny Polak
spędza 13 lat swojego życia na oglądaniu telewizji? Czy też , że spożywanie zbyt dużej ilości cukru osłabia
pracę mózgu, a statystycznie spożywamy go 39 kg?
A jakie są twoje ,,pożeracze czasu''? Ile czasu dziennie spędzasz w Internecie, na portalach
społecznościowych, czytając o sobie, sprawdzając pocztę, plotkując ze znajomymi? Zastanawiałeś się kiedyś
nad tym?
Jakie zasady pozwolą nam skutecznie organizować czas? Podstawą i punktem wyjścia jest określenie
priorytetów, czyli tego co powinno uzyskać pierwszeństwo w naszym życiu, w realizacji, w perspektywie
długoterminowej, a także krótkoterminowej. Jest to zasada pierwsza i dla każdego taka sama. Pozostałe
zasady są już propozycjami, które należy dobrać do indywidualnego stylu pracy i własnych predyspozycji.
Można planować dzień od tyłu, czyli od efektu który chcemy osiągnąć. Można również przestawić zegarek o
5 minut do przodu tworząc własną rezerwę czasową. Możesz zacząć od spraw najtrudniejszych, technika ta
zwana jest ,,niemiecką kanapką'', a jej przeciwieństwem jest ,,kanapka rosyjska'', czyli zaczynanie od spraw
lekkich i przyjemnych, tak by nabrać siły na trudniejsze działania. Innym praktycznym rozwiązaniem jest
zaczynanie od spraw najbardziej czasochłonnych, czyli od tzw. ,,dużych kamieni''.
Swoje działania możemy również podzielić na ,,zadania dla maszyny'' i ,,zadania dla Leonarda''. Zadania
powtarzalne, bardziej mechaniczne mogą być doskonałym przerywnikiem w działaniach twórczych i
kreatywnych, które zazwyczaj wymagają spokoju.
Niezwykle ważna jest zasada ,,kosza'', czyli systematyczne niszczenie niepotrzebnych papierów,
dokumentów i pozbywanie się niepotrzebnych informacji. Porządkuje to przestrzeń wokół nas, stwarza
dodatkową przestrzeń do zagospodarowania.
Wskazane jest, byśmy starali się zachować odpowiedni rytm działania odpowiadający naszemu rozkładowi
energii w ciągu dnia.
Oczywiście zalecane jest wykorzystanie bardziej zaawansowanych narzędzi jak Diagram Eisenhowera, który
pokazuje zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami do wykonania dzieląc je na zadania ważne i pilne,
nieważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i niepilne. Niemniej wymienione powyżej zasady w znaczący i
prosty sposób pomagają nam zorganizować czas.
Zasadą o jakiej nie powinniśmy zapominać jest zasada Pareto, inaczej zwana regułą 80/20. Mówi ona o tym,
że 80% zużytego czasu poświęcane jest na rozwiązywanie mało istotnych problemów, przez co daje tylko
20% wyników. Zaś 20% zużytego czasu na rozwiązywanie zasadniczych spraw przynosi 80% wyników.
Wniosek jest następujący: pracę rozpoczynać powinniśmy od zasadniczych problemów, a dopiero potem
przechodzić do zadań łatwiejszych, bardziej interesujących, czy wymagających mniej czasu. Kolejność zadań
powinna być określana przez ich ważność i znaczenie.
Każdego dnia zalewa nas lawina myśli, natłok informacji. Napięty grafik zadań do wykonania, spotkań, które
należy odbyć. Zadajemy sobie pytanie jak mądrzej pracować, jak się lepiej skupiać, jak być bardziej
2/5
produktywnym i zachować chłodny umysł w sytuacjach podbramkowych? W uzyskaniu odpowiedzi na te
pytania pomocna może okazać się wiedza na temat funkcjonowania naszego mózgu, a konkretnie zdanie
sobie sprawy z biologicznych ograniczeń naszej wydajności umysłowej. Jeśli chcemy podjąć decyzję i
równocześnie rozwiązać jakiś problem, nasz umysł wykazuje zaskakujące ograniczenia.
Biologicznym siedliskiem naszych świadomych decyzji i interakcji ze światem jest kora przedczołowa. Jest to
zewnętrzna, pofałdowana szara część mózgu o grubości ok. 3 mm, stanowiąca zaledwie 3-5% objętości
mózgu. Odpowiada ona za myślenie i podejmowanie decyzji, za naszą kreację. Ewolucyjnie jest najmłodszą
częścią mózgu i do funkcjonowania potrzebuje dużo energii. Oznacza to, że świadome czynności umysłowe
wymagają energii, swego rodzaju paliwa, czyli glukozy i tlenu.
Już ta wiedza potwierdza nam, że mając ograniczone zasoby, w pierwszej kolejności powinniśmy zajmować
się rzeczami ważnymi, naszymi priorytetami, koncentrując się na istotnych dla nas elementach. Im mniejszą
ilością informacji operujemy w jednej chwili, tym dla nas lepiej.
W toku badań i obserwacji stwierdzono, że przenoszenie uwagi z jednej czynności umysłowej na drugą może
zwiększyć liczbę popełnianych błędów, gdyż pochłania dużo energii, a równoczesne wykonywanie zadań
wymagających pełnej świadomości obniża ich dokładność i wydłuża czas wykonywania.
Powyższe informacje dają również odpowiedź na pytanie, dlaczego ludzie częściej myślą o problemach, a
nie o rozwiązaniach. Dzieje się tak dlatego, że łatwiej myśli się o tym, co już się widziało i co się zna.
Ważne jest by pamiętać, że energia która umożliwia nam podejmowanie decyzji nie jest niewyczerpana.
Energia, która pozwala nam kreować jest zasobem mierzalnym, ograniczonym. Warto zatem swój czas
podzielić na bloki czasowo ? tematyczne wymagające różnych sposobów myślenia. Czynności umysłowe,
które wymagają największej uwagi wykonywać wtedy, gdy nasz umysł jest wypoczęty, świeży i czujny.
Wykształcenie prawidłowych nawyków pozowali nam na efektywne wykorzystanie danego nam czasu. Co
ważne, zmiana nawyków jest możliwa i może być nawet ekscytująca. Choć należy pamiętać, by zmiany
wprowadzać pojedynczo, ewentualnie 2 - 3 naraz. Nie ma potrzeby robić rewolucji i ryzykować
niepowodzenia.
David Allen powiedział: ,,Odczuwany przez ludzi stres w znacznej mierze bierze się nie z nadmiaru
obowiązków, tylko niedokończenia tego, co się zaczęło.'' Wśród nawyków, które pozwolą nam na lepsze
zarządzanie czasem wymienić można:
- Kolekcjonowanie, czyli gromadzenie w usystematyzowany sposób informacji, pomysłów, spraw do
załatwienia. Praktycznym rozwiązaniem jest na przykład notowanie przychodzących do głowy pomysłów, czy
systematyczne opróżnianie skrzynki odbiorczej.
- Przetwarzanie uzyskanych informacji. Sposoby są różne, od zrobienia samemu, przez przekazanie dalej,
usunięcie, zarchiwizowanie. Ważne, by sprawa została załatwiona.
- Planowanie. Musi to być działanie systematyczne, służące ustalaniu nie tylko priorytetów, ale i kolejnych
kroków mających służyć ich realizacji.
- Działanie. To de facto najważniejsza aktywność. Określa się, że działanie ma pierwszeństwo przed
wszelkimi systemami, narzędziami, planami i listami zadań do wykonania. Przysłowie chińskie mówi: ,,Od
gadania ryż się nie ugotuje''. Aby podjąć działanie, należy wybrać zadanie do wykonania i na nim się
skoncentrować. Zlikwidować wszelkie rozpraszacze i powstrzymać się przed pokusami, na przykład przed
sprawdzaniem maili.
Niezwykle pomocną techniką służącą podjęciu zadania jest... po prostu zacząć. Wyszukiwanie pozytywnych
3/5
aspektów naszej pracy, system nagradzania się, szukanie ekscytujących elementów, poczucie
odpowiedzialności za wykonane działanie, wyznaczanie czasookresów wykonywania określonego działania ?
są to skuteczne techniki wykonania zadania, którego się podjęliśmy.
,,Nigdy nie myl ruchu z działaniem'' powiedział Ernest Hemingway.
- Przeglądanie, czyli sprawdzanie postępu prac. Jest to również szansa na skupienie koncentracji na tym, co
dla nas ważne, by jak najszybciej wrócić ,,na właściwe tory''. Ponowne zastanowienie się nad celami długo i
krótkoterminowymi, przejrzenie kalendarza, listy spraw do załatwienia, wyznaczenie działań na nadchodzący
tydzień. Wszystko to są działania, które zwiększają naszą skuteczność w zarządzaniu czasem.
- Tworzenie rytuałów, gdyż one nadają naszym dniom, tygodniom, miesiącom i latom strukturę. Upraszczają
zarówno życie osobiste jak i zawodowe.
Podsumowując nasze rozważania warto przedstawić następujące wnioski:
- Czas to nasze życie.
- Czasu nie da się zaoszczędzić, można go jedynie przeznaczyć na coś innego.
- Czas jest niezastąpiony. Jeśli jest nam potrzebny nie zastąpimy go żadnym innym dobrem.
- Czas jest konieczny do osiągnięcia wyników.
- Zarządzanie czasem, to zarządzanie sobą, swoim życiem. To UMIEJĘTNOŚĆ, której można się nauczyć,
którą zdobywamy przez praktykę.
- Zarządzanie czasem wymaga samodyscypliny i zaangażowania, często zmiany nawyków.
- Patrz perspektywicznie. Planuj z wyprzedzeniem.
- Ćwiczenie czyni mistrza. Wybierz jedną kwestię i ćwicz ją przez miesiąc. Nie dokonuj rewolucji, a jak się
potkniesz nie rezygnuj.
Już dziś warto podjąć działania mające na celu bardziej świadome i efektywne wykorzystanie bezcennego
zasobu jakim jest czas. Dlaczego właśnie dziś?
Bo " 'Nie dziś' rychło zaczyna znaczyć 'Nigdy' ". Martin Luter.
Bibliografia:
,,Zen do Done'' - Leo Babauta wyd. Sensus.
,,Paradoks Czasu'' - Philip G. Zimbardo, John Boyd Wyd. Naukowe PWN.
,,Twój mózg w działaniu'' - David Rock Dom Wydawniczy Rebis sp. z o.o.
,,Strategie zarządzania czasem'' - Brian Tracy wykłady.
,,Zarządzanie czasem'' Brian Tracy wyd. Muza
4/5
,,7 nawyków skitecznego działania'' Stephen R. Covey Dom Wydawniczy Rebis sp z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone 2017 ZAiKS / data wygenerowania strony 03.03.2017 22:16:36
PDF ze strony:
http://www.zaiks.org.pl/1015,111,zagadnienia_omawiane_podczas_spotkania_poniedzialki_pod_krolami_w_dniu_7_
5/5