Rola głównego księgowego w organizacji rachunkowości

Rola głównego księgowego w organizacji rachunkowości
Wpisany przez dr Ewa Hellich
Czynności ewidencyjne należy pojmować dość szeroko, zaliczając do nich również
dokumentację, obieg dokumentów oraz wewnętrzną kontrolę finansowo-księgową.
Współcześnie obserwuje się duży postęp w dziedzinie teorii rachunkowości. Na tle procesów
globalizacji analizowany jest cel i zakres harmonizacji, podkreślane są: funkcja informacyjna
wspomagająca zarządzanie oraz relacje między rachunkowością jednostkową
a poszczególnymi systemami rachunków narodowych. Znajduje to swój wyraz w pracach
naukowych oraz stanowionych aktach prawnych. Mimo to pomożemy zauważyć „białe plamy".
Dotyczy to w szczególności teorii organizacji rachunkowości.
Przez pojęcie rachunkowości należy rozumieć takie powiązanie ze sobą różnych sposobów
wykonywania czynności ewidencyjnych, które daje najlepszy efekt ekonomiczny przy
najmniejszym zużyciu pracy poszczególnych materiałów. Czynności ewidencyjne należy
pojmować dość szeroko zaliczając do nich również dokumentację, obieg dokumentów oraz
wewnętrzną kontrolę finansowo-księgową.
Należy nadmienić, iż organizacja rachunkowości nie jest celem samym w sobie. Służy ona do
osiągnięcia określonego efektu ekonomicznego, którym są dane liczbowe stanowiące podstawę
kierowania gospodarką publiczną poprzez jednostki organizacyjne.
Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość
gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w
zakresie kontroli finansowej.
W świetle przepisów ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność
za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z
tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie
rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w
formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.
Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej
1/5
Rola głównego księgowego w organizacji rachunkowości
Wpisany przez dr Ewa Hellich
(podpisanie umowy o pracę na stanowisku głównego księgowego resortu w świetle wcześniej
przytoczonych regulacji spełnia to wymaganie). W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest
organ wieloosobowy, a nie wskazana została osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność
ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu
kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
1. prowadzenia rachunkowości jednostki,
2. wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
3. dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z
planem finansowym,
4. dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności poszczególnych dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
Dla realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo:
1. żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie
ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu
dokumentów poszczególnych wyliczeń będących źródłem tych informacji,
2. wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być
wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia
prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów
sprawozdawczości finansowej.
Efektywne prowadzenie działalności wymaga odpowiedniej organizacji. Wobec określonego
2/5
Rola głównego księgowego w organizacji rachunkowości
Wpisany przez dr Ewa Hellich
zakresu działania głównego księgowego należy rozważyć zasady organizacji rachunkowości.
W poszczególnych jednostkach organizacja rachunkowości ma do spełnienia różne zadania.
Dotyczą one zwłaszcza:
1. stworzenia warunków najefektywniejszego wykonywania funkcji ewidencyjnych przez
uzyskiwanie danych:
1. wysokiej jakości,
2. terminowo (możliwie najszybciej),
3. według wymagań kierownictwa jednostki, dysponenta głównego lub zarządu jednostki
samorządu terytorialnego;
4.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
wprowadzenia najlepszych metod pracy przez:
planowanie czynności ewidencyjnych (harmonogramy),
właściwy dobór pracowników działu rachunkowości,
szkolenia i instruowanie personelu,
racjonalny podział pracy pomiędzy pracowników,
równomierne rozłożenie pracy w czasie,
właściwe wykorzystanie środków i przedmiotów pracy,
zastosowanie odpowiedniej techniki rachunkowości,
podniesienie wydajności pracy ewidencyjnej.
Organizacja pracy w wydziałach rachunkowości jest elementem składowym rachunkowości w
jednostce i ma na celu uzyskiwanie coraz sprawniejszego i doskonalszego funkcjonowania
rachunkowości przez ustalenie niezbędnej liczby pracowników oraz ich kwalifikacje, prawidłowy
podział pracy.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości - rachunkowość jednostki obejmuje:
3/5
Rola głównego księgowego w organizacji rachunkowości
Wpisany przez dr Ewa Hellich
1. przyjęte zasady (politykę rachunkowości),
2. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących
zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i
pasywów,
4. wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
5. sporządzanie sprawozdań finansowych,
6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji
przewidzianej ustawą.
Jednostka może w ramach przyjętych zasad stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to
istotnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
Przy organizowaniu rachunkowości niezbędne są:
- znajomość obowiązujących przepisów, ustalających jednolite zasady rachunkowości dla
całej gospodarki narodowej oraz rozwiązania szczególne dla jednostek sektora publicznego,
- znajomość sektora finansów publicznych i jego jednostek organizacyjnych oraz form
prawnych, źródeł finansowania, klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i
rozchodów, zakresu sprawozdawczości,
- ustalenie charakteru, rodzaju, zakresu, ilości i odbiorców informacji księgowych,
niezbędnych do kierowania pracą poszczególnych komórek i całej jednostki, jednostki
samorządu terytorialnego, sektorem publicznym i całą gospodarką narodową,
- ścisłe określenie przedmiotu ewidencji,
- znajomość form i technik księgowości,
- znajomość podstaw organizacji pracy w dziale księgowości.
Organizacja rachunkowości wiąże się ściśle z organizacją całej jednostki. Przejawia się to
przede wszystkim w tym, że:
- struktura jednostki wytycza tryb sporządzania dokumentacji źródłowej, obiegu
dokumentów między poszczególnymi komórkami, sposób opracowywania dokumentów
4/5
Rola głównego księgowego w organizacji rachunkowości
Wpisany przez dr Ewa Hellich
pierwotnych i wtórnych itp.,
- poszczególne formy organizacyjno-prawne (środki specjalne, gospodarstwo pomocnicze,
fundusze celowe) pozostają w określonej łączności gospodarczej, co z kolei wpływa na zakres
prowadzonej przez nie ewidencji oraz na jej powiązanie z księgowością główną,
- szczególne cechy systemu zaopatrzenia, charakter zadań publicznych, źródła
finansowania, zakres odpłatności, wymagają dostosowania dokumentacji źródłowej, wpływają
na wybór metody kalkulacji itp.,
- czynności ewidencyjne wykonują nie tylko księgowi, lecz również inni pracownicy
jednostki,
- kierownictwo jednostki oraz pracownicy odpowiedzialni za gospodarkę finansową i
majątkową muszą w codziennej pracy posługiwać się licznymi danymi finansowo-księgowymi.
Podejmując działania w zakresie organizacji rachunkowości należy jednoznacznie określić:
1. co, w jakiej postaci, od kogo i kiedy ma dział księgowości otrzymywać,
2. co, w jakiej postaci, w jaki sposób i kiedy na tej podstawie wykonać,
3. co, w jakiej postaci, komu i kiedy ze swej strony dostarczać.
5/5