więcej - Mieszczanin

Informatyka
Rzetelna informacja
zawsze pod ręką
Oczekiwania kierowane pod adresem informatyki rosną
wraz z wielkością zasobów powierzonych zarządcy nieruchomości. Zmiany obowiązujących przepisów potęgują te
oczekiwania i stawiają przed producentami oprogramowania
coraz wyższe wymagania.
Krynicka Spółdzielnia Mieszkaniowa zarządza 46 budynkami z około 1700 mieszkań. Wszystkie rozliczenia z mieszkańcami realizuje System
Łatwej Obsługi Nieruchomości i towarzyszące mu programy firmy Mieszczanin. Wpłaty rejestrowane w kasie
natychmiast trafiają do kartotek księgowych lokatorów. – Od września 2006
wykorzystujemy program Banki i płatności masowe. Wdrożenie systemu rozpoczęliśmy od mieszkańców płacących
za czynsz przy pomocy rachunków rozliczeniowych – mówi Andrzej Dobrzański,
główny księgowy spółdzielni. Program
umożliwia wydruk tzw. wizytówek, które
lokator może wykorzystać zmieniając treść
zlecenia stałego we własnym banku. Nowe
książeczki opłat przystosowane do płatności masowych stosujemy od stycznia tego roku. Każda wpłata lokatora, czy
to z kasy czy z banku, aktualizuje stan
jego indywidualnych rozliczeń. Spółdzielnia dysponuje bieżącymi saldami każdego dnia, co pozwala na jeszcze skuteczniejsze działania windykacyjne.
Indywidualne rozliczenia z lokatorem to tylko jedno z zadań spółdzielni.
Regulacje prawa spółdzielczego stawiają przed kierownictwem kolejne
zadania. – Z początkiem 2005 roku wdrożyliśmy nowe rozwiązania w ewidencji księgowej spółdzielni. Dysponujemy
indywidualnymi planami wydatków z funduszu remontowego dla wszystkich nieruchomości. Program Finanse i Księgowość
pozwala nam na pełną kontrolę bieżących
wydatków i śledzenie stanu środków pozostających do dyspozycji nieruchomości,
a także rozliczenia pomiędzy funduszem
ogólnym spółdzielni, a funduszami każdej
z nieruchomości. W dowolnym momencie
możemy przedstawić kompletne rozliczenie zgodnie z potrzebami rady nadzorczej
i grup członkowskich – dodaje.
Częstą praktyką jest współpraca zarządcy z dostawcami polegająca na tym, że na potrzeby bieżących
konserwacji zasobów, upoważniony
pracownik pobiera materiał i dostarcza go bezpośrednio do nieruchomości. Pobranie materiału jest dokumentowane WZ-ką ze sklepu lub firmy,
a na koniec miesiąca wystawiana jest
jedna faktura. Część materiałów jest
utrzymywana w magazynie podręcznym brygady konserwatorów.
Do pełnego rozliczenia kosztów nieruchomości trzeba jeszcze analizować
czas ich pracy. Zadania ewidencji zleceń, zakupu i wykorzystania materiałów oraz czasu pracy, zwykle są
rozdzielone pomiędzy kilku pracowników. Najczęściej wykorzystują
oni do tego własnoręcznie opracowane arkusze Excela. Informatyka służy po trosze każdemu z nich.
Jednak końcowa analiza dla kadry
zarządzającej jest zwykle wynikiem
przepisywania raportów z jednego działu przez kolejny, który dodaje
swoje wskaźniki.
Program Techniczna obsługa nieruchomości jest odpowiedzią firmy
Mieszczanin na te potrzeby zarząd-
ców. Wszystkie prace wykonywane
przez konserwatorów są dokumentowane przez ewidencję zleceń. To tutaj
użytkownik programu wprowadza informacje o zgłoszeniu awarii,
stąd może otrzymać zestawienie prac
do wykonania. Nie ma już obawy,
że jakaś usterka zapisana w zeszycie
pozostanie bez reakcji, że zostanie
„zasypana” przez następne kartki zapisywane kolejnymi zgłoszeniami.
Z firmą Mieszczanin współpracujemy
już piąty rok – komentuje Andrzej
Dobrzański. – Wprowadzając teraz oprogramowanie dla Technicznej obsługi nieruchomości oczekujemy wzrostu efektywności w dokumentowaniu oraz analizie
zużytych materiałów i czasu pracy konserwatorów na rzecz każdej z nieruchomości.
Bieżąca rejestracja zdarzeń – bez oczekiwania na miesięczną fakturę od dostawcy
lub ze sklepu – pozwoli na zmianę organizacji pracy. Dzięki temu rozliczenie zleceń
i komplet wyników z działu GZM trafi do działu księgowości na wiele dni przed
wymaganym terminem miesięcznych
sprawozdań.
Każdy pracownik, który ma dostęp do programu, uzupełnia swoją
cząstkę danych, a program działa jak taśma produkcyjna, prezentując
oczekiwane analizy – już bez żmudnego przepisywania lub wklejania arkuszy. Zlecenie jest w programie
kwalifikowane jako prace remontowe
lub bieżąca konserwacja. Przy zamknięciu zlecenia poza faktycznym
czasem pracy konserwatorów można wprowadzić informację o zużytych
materiałach. Dzięki takiemu rozwiązaniu, w każdej chwili przy pomocy
kilku kliknięć, można uzyskać komplet analiz czasu pracy. Dla każdej
nieruchomości uzyskujemy podobne
analizy, które zawsze na czas trafiają
do kadry kierowniczej.
z2779
marzec 2007 Wspólnota Mieszkaniowa
17