Regulamin naboru kandydatów na wolne stanowiska pracy w

Załącznik
do zarządzenia nr 23 /2015
Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku
z dnia 3.09.2015 r.
Regulamin naboru kandydatów na wolne stanowiska pracy
w korpusie służby cywilnej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku
§ 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) urzędzie – należy przez to rozumieć Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku;
2) Dyrektorze Generalnym – należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku;
3) dyrektorze wydziału – należy przez to rozumieć dyrektora wydziału, biura oraz
kierującego zespołem wchodzącym w skład urzędu;
4) kierowniku oddziału – należy przez to rozumieć kierownika oddziału urzędu.
§ 2. Proces naboru składa się z następujących etapów:
1) sporządzenie i publikacja ogłoszenia oraz zebranie dokumentów aplikacyjnych;
2) przeprowadzenie selekcji kandydatów;
3) ustalenie końcowego wyniku prac komisji oraz wyłonienie lub niewyłonienie
najlepszego kandydata.
§ 3. 1. Decyzję o wszczęciu naboru podejmuje Dyrektor Generalny na podstawie złożonego
przez dyrektora wydziału wniosku o wszczęcie procedury naboru.
2. Decyzja o wszczęciu naboru poprzedzana jest analizą kadrowo-płacową urzędu.
3. Dyrektor Generalny podejmuje decyzję o organizacji naboru w formie wewnętrznej lub
zewnętrznej na podstawie propozycji dyrektora wydziału zawartej we wniosku, o którym mowa
w ust. 1.
4. Przed ogłoszeniem naboru zewnętrznego Dyrektor Generalny wystosowuje do Szefa Służby
Cywilnej wniosek o wyrażenie zgody na upowszechnienie informacji o wolnym stanowisku
pracy, o które mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego,
zgodnie z art. 5 ustawy o służbie cywilnej.
§ 4. 1. W celu przeprowadzenia naboru Dyrektor Generalny powołuje komisję składającą się
z minimum trzech osób, których wiedza i doświadczenie dają rękojmię wyłonienia najlepszych
kandydatów, w tym:
1) dyrektora wydziału lub osobę reprezentującą dyrektora wydziału, do którego
prowadzony jest nabór – jako przewodniczącego komisji, który odpowiada za realizację
przyjętego w regulaminie toku postępowania oraz za sprawdzenie spełnienia przez
kandydatów wymagań niezbędnych i dodatkowych określonych w ogłoszeniu;
2) kierownika oddziału lub innego przedstawiciela komórki organizacyjnej, do której
prowadzony jest nabór;
3) przedstawiciela Biura Kadr i Organizacji;
4) inne osoby, w przypadku gdy dla oceny kompetencji kandydata niezbędna jest
specjalistyczna wiedza i/lub umiejętności.
Załącznik
do zarządzenia nr 23 /2015
Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku
z dnia 3.09.2015 r.
2. W uzasadnionych przypadkach, czynności osób, o których mowa w ust. 1, mogą wykonywać
osoby je zastępujące.
3. Prace komisji odbywają się z zachowaniem zasad:
1) równego traktowania kandydatów;
2) stałości wymagań i kryteriów oceny;
3) bezstronności i niezależności każdego członka;
4) profesjonalizmu członków komisji;
5) przejrzystości polegającej na dokumentowaniu procesu.
4. Dyrektor Generalny może osobiście uczestniczyć w pracach komisji.
5. Obsługę komisji zapewnia Biuro Kadr i Organizacji.
§ 5. 1. Z udziału w pracach komisji wyłącza się osoby, wobec których istnieją uzasadnione
wątpliwości co do ich bezstronności, w szczególności w związku z istnieniem stosunku
pokrewieństwa, powinowactwa lub pozostawaniem w związku małżeńskim z kandydatem
biorącym udział w naborze.
2. Członkowie komisji obowiązani są do zachowania w tajemnicy informacji o kandydatach,
uzyskanych w trakcie naboru.
3. Przed przystąpieniem do pracy członkowie komisji mają obowiązek posiadać upoważnienie
do przetwarzania danych osobowych.
§ 6. 1. Treść ogłoszenia o naborze jest ustalana na podstawie opisu stanowiska pracy.
2. Ogłoszenie o naborze, w jednolitej treści i formie, publikowane jest:
1) w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Biuletynie
Informacji Publicznej urzędu, a także w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie
urzędu w przypadku naboru zewnętrznego kandydatów;
2) na stronie intranetowej „Aktualności”, a także w miejscu powszechnie dostępnym
w siedzibie urzędu w przypadku naboru wewnętrznego kandydatów.
3. Termin składania ofert kandydatów, określony w ogłoszeniu o naborze, wynosi:
1) w przypadku naboru zewnętrznego: 10 dni kalendarzowych, a dla ogłoszeń w celu
zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej - 7 dni kalendarzowych,
od dnia opublikowania ogłoszenia.
2) w przypadku naboru wewnętrznego: 5 dni roboczych od dnia opublikowania ogłoszenia.
§ 7. 1. Każdy z wymogów niezbędnych oraz dodatkowych zawartych w opisie stanowiska pracy
podlega weryfikacji podczas jednego z etapów selekcji.
2. Selekcja kandydatów przeprowadzana jest w oparciu o następujące metody:
1) selekcja ofert złożonych przez kandydatów pod kątem spełnienia wymagań formalnych
zawartych w ogłoszeniu;
2) pisemny test wiedzy merytorycznej lub ustny sprawdzian;
3) pisemny lub ustny sprawdzian językowy (w przypadku gdy umiejętność posługiwania
się językiem obcym stanowi wymóg niezbędny zawarty w ogłoszeniu);
Załącznik
do zarządzenia nr 23 /2015
Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku
z dnia 3.09.2015 r.
4) sprawdzian umiejętności praktycznych oraz kompetencji interpersonalnych;
5) pisemny test psychologiczny i/lub rozmowa z psychologiem i/lub rozwiązywanie zadań
praktycznych (opcjonalnie przeprowadzany przez psychologa, w przypadku stanowisk
kierowniczych);
6) rozmowa kwalifikacyjna.
§ 8. 1. Kandydat przystępujący do naboru składa wymagane w ogłoszeniu dokumenty:
1) w Zespole Obsługi Klienta urzędu lub przesyła listownie na adres wskazany
w ogłoszeniu w przypadku naboru zewnętrznego;
2) w sekretariacie Biura Kadr i Organizacji w przypadku naboru wewnętrznego.
2. W przypadku wysyłania dokumentów listownie, za datę ich złożenia w terminie uważa
się datę nadania.
3. Każde oświadczenie wymagane w ogłoszeniu powinno być zgodne z treścią ujętą
w ogłoszeniu, opatrzone datą oraz uwiarygodnione podpisem kandydata; uchybienie temu
obowiązkowi narusza zasadę spełniania wymagań formalnych.
4. Oferty pracy, które wpływają do urzędu, a nie stanowią odpowiedzi na aktualne publikowane
ogłoszenia o naborze, nie podlegają rozpatrzeniu w ramach niniejszego regulaminu.
5. Wszyscy kandydaci spełniający wymagania formalne zawarte w ogłoszeniu, zapraszani
są do kolejnego etapu naboru, następującego po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej ofert.
§ 9. 1 Wiedzę merytoryczną sprawdza się w formie testu wiedzy lub podczas rozmowy
kwalifikacyjnej.
2. Test wiedzy przeprowadza się w przypadku, gdy więcej niż 10 kandydatów kwalifikuje się do
tego etapu. Jeżeli 10 lub mniej kandydatów spełniło warunki formalne, wiedzę merytoryczną
sprawdza się podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
3. Test wiedzy składa się z 20 pytań jednokrotnego wyboru, z których 5 pytań dotyczy wiedzy
ogólnej z zakresu: ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie oraz ustawy
o służbie cywilnej, zaś kolejnych 15 pytań - wiedzy specjalistycznej z zakresu wynikającego
z opisu stanowiska pracy podanego w ogłoszeniu.
4. Jeżeli w opisie stanowiska pracy nie wskazano zakresu wiedzy specjalistycznej, sprawdzian
wiedzy składa się z pytań ogólnych, o których mowa w ust. 3.
5. Pytania specjalistyczne wraz z odpowiedziami przygotowywane są w komórce
organizacyjnej, do której prowadzony jest nabór, natomiast pytania ogólne oraz ostateczna
wersja testu przygotowywana jest w Oddziale Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr
i Organizacji;
6. Czas przeznaczony na rozwiązanie sprawdzianu wiedzy wynosi 20 minut.
7. Warunkiem pozytywnego zaliczenia testu wiedzy jest uzyskanie 60% punktów możliwych
do zdobycia. Za każdą poprawną odpowiedź przyznaje się 1 punkt.
8. Z grona kandydatów, którzy uzyskali pozytywny wynik, do kolejnego etapu selekcji zaprasza
się 10 najlepszych kandydatów.
Załącznik
do zarządzenia nr 23 /2015
Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku
z dnia 3.09.2015 r.
9. W przypadku uzyskania przez kandydatów równej liczby punktów, dopuszcza się możliwość
zaproszenia więcej niż 10 kandydatów.
10. Nabór uznaje się za nierozstrzygnięty, jeżeli żaden z kandydatów nie osiągnie wymaganej
liczby punktów.
11. Dopuszcza się możliwość nadzoru nad prawidłowym przebiegiem testu wiedzy przez
dwóch członków komisji.
§ 10. 1. Sprawdzian językowy może zostać przeprowadzony w formie testu językowego
lub rozmowy w języku obcym w celu sprawdzenia znajomości języka obcego.
2. Test językowy, o którym mowa w ust. 1, składa się z 20 pytań jednokrotnego wyboru;
za każdą poprawną odpowiedź przyznaje się 1 punkt. Czas przeznaczony na rozwiązanie testu
językowego wynosi 20 minut.
3. Pytania przygotowywane są w komórce organizacyjnej, do której prowadzony jest nabór.
4. Znajomość języka obcego, sprawdzana podczas rozmowy, o której mowa w ust. 1, jest
oceniana według następujących kryteriów:
1) stosowanie adekwatnego słownictwa w stosunku do wykonywanych zadań;
2) rozumienie wypowiedzi w języku obcym;
3) jasność i precyzyjność formułowania komunikatów w języku obcym.
5. Każde z kryteriów wymienione w ust. 3 jest oceniane w skali od 0 do 5 punktów przez osobę
sprawdzającą znajomość języka obcego.
6. O wyborze formy sprawdzenia umiejętności posługiwania się językiem obcym, decyduje
dyrektor wydziału we wniosku o wszczęciu procedury naboru.
7. Informacja o formie sprawdzenia umiejętności posługiwania się językiem obcym jest
umieszczana w ogłoszeniu o naborze.
8. Warunkiem pozytywnego zaliczenia sprawdzianu językowego jest uzyskanie minimum 60%
punktów możliwych do zdobycia.
§ 11. 1. Ocena poziomu kompetencji niezbędnych na stanowisku pracy przeprowadzana jest
podczas wykonywania zadań lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
2. Zadania pozwalające na ocenę pożądanych kompetencji opracowane są przez pracowników
Biura Kadr i Organizacji.
3. Każda kompetencja oceniana jest przez każdego członka komisji w skali od 0 do 3 punktów.
4. Kandydat, który uzyskał minimum 60% możliwych punktów za każdą ocenianą kompetencję
(po wyliczeniu średniej arytmetycznej z punktów przyznanych przez każdego członka komisji),
przechodzi do kolejnego etapu selekcji.
§ 12. 1. Etap oceny kompetencji kierowniczych (w przypadku stanowisk kierowniczych)
obejmuje test psychologiczny i/lub rozmowę i/lub zadanie praktyczne.
2. Ocenę kompetencji kierowniczych przeprowadza psycholog, badając posiadanie
kompetencji tj. skuteczna komunikacja, umiejętność współpracy, zarządzanie personelem,
podejmowanie decyzji i odpowiedzialność oraz zarządzanie strategiczne.
Załącznik
do zarządzenia nr 23 /2015
Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku
z dnia 3.09.2015 r.
3. Psycholog stwierdza posiadanie lub nieposiadanie przez kandydata kompetencji
kierowniczych w formie raportu, w którym ocenia poszczególne kompetencje w skali od 0 do 3
punktów.
4. Warunkiem zakwalifikowania kandydata do kolejnego etapu selekcji jest uzyskanie
minimum 60% punktów za każdą ocenianą kompetencję.
§ 13. 1. Komisja przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną w formie ustrukturyzowanego
wywiadu, zgodnie z zestawem pytań i/lub zadań przygotowanym po wynikach weryfikacji
formalnej.
2. Komisja dokonując oceny umiejętności/ kompetencji kandydatów przyznaje punkty w skali
od 0 do 3, za każdą wymaganą kompetencję lub umiejętność.
3. Kandydat musi uzyskać minimum 60% punktów za każdą sprawdzaną kompetencję
lub umiejętność (po wyliczeniu średniej arytmetycznej z punktów przyznanych przez każdego
członka komisji).
4. W przypadku weryfikacji wiedzy merytorycznej podczas rozmowy kwalifikacyjnej, komisja
ocenia każde pytanie w skali od 0 do 3 punktów. Liczba pytań dotycząca wiedzy merytorycznej
powinna zawierać się w przedziale 5-8 pytań.
5. Warunkiem pozytywnego zaliczenia sprawdzianu wiedzy jest uzyskanie minimum 60%
punktów możliwych do zdobycia za posiadaną wiedzę merytoryczną (po wyliczeniu średniej
arytmetycznej z punktów uzyskanych ze wszystkich pytań dot. wiedzy merytorycznej,
przyznanych przez każdego członka komisji).
§ 14. 1. Komisja sprawdza wymagania dodatkowe określone w ogłoszeniu o naborze,
przyznając za spełnienie każdego z nich po 1 punkcie.
2. Sprawdzenie wymagań dodatkowych może zostać przeprowadzone na podstawie
dokumentów złożonych przez kandydata.
3. Wiedza, umiejętności oraz kompetencje określone w wymaganiach dodatkowych
sprawdzane są podczas rozmowy kwalifikacyjnej, zgodnie z § 13 ust. 1-5.
§ 15. 1. Wynik końcowy przeprowadzonej selekcji stanowi suma punktów uzyskanych z:
1) wiedzy merytorycznej,
2) języka obcego (jeżeli był wymagany w ogłoszeniu o naborze),
3) każdej umiejętności i kompetencji interpersonalnej (sprawdzanej poprzez zadania lub
w rozmowie kwalifikacyjnej),
4) kompetencji kierowniczych (wyłącznie dla stanowisk kierowniczych).
5) wymagań dodatkowych.
2. Komisja przedstawia Dyrektorowi Generalnemu wraz z protokołem nie więcej niż pięciu
najlepszych kandydatów uszeregowanych według poziomu spełnienia przez nich wymagań
określonych w ogłoszeniu o naborze, celem wybrania kandydata do zatrudnienia albo
przedstawia informację o niewyłonieniu kandydatów.
Załącznik
do zarządzenia nr 23 /2015
Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku
z dnia 3.09.2015 r.
§ 16. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek okoliczności uniemożliwiających stawienie
się zaproszonego kandydata na kolejny etap naboru, nie wyznacza się dodatkowego terminu
uczestnictwa w tym etapie.
§ 17. Informacje o zakwalifikowaniu/niezakwalifikowaniu się do kolejnego etapu naboru,
przekazywane są pocztą elektroniczną.
§ 18. 1. Oferty odrzucone, złożone przez kandydatów, mogą być odbierane w terminie
1 miesiąca od dnia publikacji informacji o wynikach naboru.
2. Odbiór ofert następuje osobiście przez kandydata lub przez osobę pisemnie upoważnioną
przez kandydata za okazaniem dowodu osobistego.
3. Po upływie 3 miesięcy od dnia zatrudnienia na wolnym stanowisku pracy, na który
przeprowadzany był nabór, oferty pracy podlegają komisyjnemu zniszczeniu. W przypadku
nierozstrzygnięcia naboru, oferty pracy niszczone są po upływie 1 miesiąca od dnia publikacji
informacji o wynikach naboru.
4. W niszczeniu ofert pracy, o którym mowa w ust. 3 uczestniczy przynajmniej dwóch
pracowników Oddziału Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji.
§ 19. 1. Posiedzenia komisji, ze szczególnym uwzględnieniem przeprowadzonych rozmów
kwalifikacyjnych z kandydatami, mogą być rejestrowane przy pomocy urządzeń rejestrujących
dźwięk lub obraz.
2. Po upływie 3 miesięcy od zakończenia naboru na wolne stanowisku pracy, nośniki
z nagraniami podlegają komisyjnemu zniszczeniu.
§ 20. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy ustawy
z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014, poz. 1111 t.j.).
2. W przypadku organizacji naboru w formie wewnętrznej przepisu ust. 1 nie stosuje się.