instrukcja wypełniania w języku polskim

Instrukcja wypełniania
Sprawozdania końcowego z realizacji
projektu/programu/grantu blokowego
FM0027-GDL-00041-EV11
14 grudnia 2007r.
2
FM0027-GDL-00034-E-V12
1 Wprowadzenie
Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu/programu/grantu blokowego jest raportem w
formacie opracowanym przez Biuro Mechanizmów Finansowych (BMF), wypełnianym przez
Beneficjenta projektu oraz Krajowy Punkt Kontaktowy.
NiezaleŜnie od typu wniosku (tj. pojedynczy projekt, program lub grant blokowy) naleŜy
stosować ten sam format Sprawozdania końcowego. W przypadku, jeśli projekt jest
finansowany ze środków zarówno Mechanizmu Finansowego EOG jak i Norweskiego
Mechanizmu Finansowego naleŜy wypełnić tylko jedno Sprawozdanie końcowe.
Zgodnie z ramami prawnymi Mechanizmów Finansowych Sprawozdanie końcowe z realizacji
projektu/programu/grantu blokowego stanowi integralną część struktury planowania i
sprawozdawczości projektu, zgodnie z poniŜszym diagramem.
Od lewej:
Wniosek aplikacyjny;
Umowa Finansowa i Plan WdraŜania Projektu (PWP);
Sprawozdanie okresowe z realizacji projektu = wniosek o płatność;
Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu
Rys. 1: struktura planowania i sprawozdawczości projektu
Wypełnione Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu/programu/grantu blokowego składa
się z dwóch części: jedna jest wypełniana przez beneficjenta projektu, a druga przez Krajowy
Punkt Kontaktowy. Sprawozdanie końcowe słuŜy równieŜ jako punkt wyjścia do ewaluacji
osiągnięć/dokonań projektu, co do jego celów ogólnych, celowości oraz rezultatów.
Informacje zawarte w Sprawozdaniu końcowym będą porównywane z danymi
przedstawionymi w Planie WdraŜania Projektu (PIP) oraz informacjami zawartymi we
Wnioskach o płatność (PIR). Sprawozdanie to słuŜy takŜe jako punkt wyjścia do wypłaty
kwoty środków zatrzymanych, jak zdefiniowano w Umowie finansowej.
BMF stworzy matrycę Sprawozdania końcowego z realizacji dla kaŜdego projektu i przekaŜe
ją elektronicznie beneficjentowi za pośrednictwem Krajowego Punktu Kontaktowego w ciągu
10 dni roboczych po akceptacji przez nich ostatniego wniosku o płatność dla danego projektu.
Beneficjent projektu wypełnia Sprawozdanie końcowe i odsyła je, wraz z wersją papierową,
drogą elektroniczną do Krajowego Punktu Kontaktowego.
Krajowy Punkt Kontaktowy podpisuje Sprawozdanie końcowe i przekazuje jego wersję
elektroniczną i papierową do Instytucji Płatniczej. Instytucja Płatnicza podpisuje
sprawozdanie, poświadczając wniesienie współfinansowania z ostatniego wniosku o płatność
i przesyła wniosek o wypłacenie kwot zatrzymanych do Biura Mechanizmów Finansowych.
Biuro Mechanizmów Finansowych, 12/16, Rue Joseph II, 1000 Bruksela, Belgia. Tel: +32 (0)2 286 1701 .
Faks: +32 (0)2 286 1789 . Poczta elektroniczna: [email protected] . www.eeagrants.org
3
FM0027-GDL-00034-E-V12
Podpisany przez beneficjenta oraz potwierdzony przez KPK oraz Instytucję Płatniczą
Sprawozdanie końcowe zostaje dołączone do wniosku o przekazanie środków (list przewodni)
i wysłane do BMF. Ponadto, wersja elektroniczna Sprawozdania końcowego, identyczna z
wysłaną wersją papierową, musi zostać wysłana na odpowiedni adres mailowy BMF przez
Instytucję Płatniczą. Instytucja Płatnicza nie musi wysyłać innych, dodatkowych dokumentów
do BMF.
Dalsze informacje dotyczące raportowania oraz monitorowania moŜna znaleźć w Wytycznych
państw-darczyńców dot. raportowania i monitorowania, które są dostępne na stronie
internetowej: www.eeagrants.org.
Niniejsza Instrukcja zawiera szczegółowy opis wypełniania Sprawozdania końcowego i
określa informacje wymagane w poszczególnych polach.
2 Ogólne uwagi w zakresie wypełniania Sprawozdania końcowego z realizacji
Przy wypełnianiu Sprawozdania końcowego z realizacji projektu/programu/grantu
blokowego naleŜy wziąć pod uwagę i rozwaŜyć poniŜsze punkty:
- Sprawozdanie końcowe jest arkuszem Microsoft Excel. Jest zgodne z wersjami tego
oprogramowania począwszy od Excel 97, chociaŜ zaleca się stosowanie wersji nowszych
niŜ Excel 2000;
- Sprawozdanie końcowe nie zawiera Ŝadnych makr Excela;
- Komórki, które moŜna edytować są wyróŜnione na jasnoniebiesko, wszystkie inne są
zablokowane i nie mogą być edytowane przez uŜytkownika.
- Prosimy NIE uŜywać funkcji wytnij/wklej do przenoszenia danych z jednej części
formularza do drugiej, gdyŜ zaburza to jego strukturę;
- Z tego samego powodu prosimy NIE przeciągać całych komórek wybierając margines;
- Aby skopiować dane z innego arkusza /innego pola w tym samym arkuszu naleŜy:
• skopiować dane z arkusza źródłowego (ctrl-C)
• wybrać komórki docelowe i uŜyć opcji „Wklejanie specjalne”, gdzie zaznaczone
powinno być pole „Wartości”.
Aby wkleić dane:
Biuro Mechanizmów Finansowych, 12/16, Rue Joseph II, 1000 Bruksela, Belgia. Tel: +32 (0)2 286 1701 .
Faks: +32 (0)2 286 1789 . Poczta elektroniczna: [email protected] . www.eeagrants.org
4
FM0027-GDL-00034-E-V12
Dozwolone jest rozciąganie danych z jednej komórki do innej przez przeciąganie prawego
dolnego naroŜnika ramki.
3. Szczegółowy opis pól Sprawozdania końcowego
Ta część instrukcji wypełniania Sprawozdania końcowego opisuje po kolei rodzaj informacji
zawartych/do uzupełnienia w odpowiednich polach tego sprawozdania. Dane te pochodzą z
trzech źródeł i są:
- wprowadzane przez Beneficjenta Projektu,
- zebrane przez BMF z wniosku aplikacyjnego, Planu WdraŜania Projektu (PWP) oraz
Wniosków o płatność (PIRs)
- obliczone informacje dla Beneficjenta (pole zablokowane zawierające formuły)
3.0 Beneficjent projektu
Ta sekcja Sprawozdania końcowego ma charakter informacyjny. Nie wymaga ona wkładu ze
strony Beneficjenta projektu, gdyŜ dane w tej sekcji są generowane automatycznie. Jeśli
jakiekolwiek szczegóły w tej sekcji są niepoprawne, Beneficjent projektu powinien
bezzwłocznie powiadomić Krajowy Punkt Kontaktowy.
[0.1] Pełna nazwa wnioskodawcy
Pole zawiera informacje podane we wniosku aplikacyjnym.
Dane kontaktowe
[0.2] Osoba do kontaktu
Imię i nazwisko osoby do kontaktu wyznaczonej na potrzeby projektu. Zdecydowana
większość korespondencji pomiędzy Beneficjentem a BMF odbywać się będzie za
pośrednictwem Krajowego Punktu Kontaktowego, a korespondencja bezpośrednio
skierowana z BMF do Beneficjenta projektu będzie adresowana do tej osoby.
[0.3] Stanowisko
Nazwa stanowiska osoby podanej w [0.2]
[0.4] Instytucja/Firma
Biuro Mechanizmów Finansowych, 12/16, Rue Joseph II, 1000 Bruksela, Belgia. Tel: +32 (0)2 286 1701 .
Faks: +32 (0)2 286 1789 . Poczta elektroniczna: [email protected] . www.eeagrants.org
5
FM0027-GDL-00034-E-V12
Nazwa instytucji/firmy, dla której pracuje osoba podana w [0.2]. W wielu przypadkach będzie
to dział w ramach instytucji/firmy Beneficjenta podanej w [0.1], ale moŜe być to teŜ osobny
podmiot, jeśli osoba do kontaktów nie naleŜy do tej instytucji/firmy.
[0.5] Adres
Adres korespondencyjny osoby podanej w [0.2].
[0.6] Telefon stacjonarny
Numer telefonu stacjonarnego do osoby podanej w [0.2].
[0.7] Telefon komórkowy
Numer telefonu komórkowego do osoby podanej w [0.2].
[0.8] Faks
Numer faksu do osoby podanej w [0.2].
[0.9] E-mail
Adres poczty elektronicznej osoby podanej w [0.2].
3.1 Część I: Skrócony opis projektu
Ta sekcja Sprawozdania końcowego podsumowuje wdraŜanie całego projektu, od
rzeczywistej daty rozpoczęcia realizacji do rzeczywistej daty końcowej.
[1.1] Tytuł projektu
Tytuł projektu zgodny z podanym we wniosku aplikacyjnym.
[1.2] Numer projektu
Numer projektu przypisany przez BMF z chwilą rejestracji wniosku aplikacyjnego. Wszelka
korespondencja związana z danym projektem musi zawierać przywołanie tego numeru.
[1.3] Przyznany grant (%)
Stosunek dofinansowania przyznanego przez Komitet Mechanizmu Finansowego (KMF) i/lub
Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych (NMSZ) do całkowitych wydatków
kwalifikowanych w projekcie, jakie zostały określone w Umowie finansowej (dotyczy pola
[1.14] w Planie WdraŜania Projektu).
[1.4] Przyznana kwota grantu
Całkowite dofinansowanie przyznane w ramach jednego lub obydwu Mechanizmów
Finansowych, jakie określono w Umowie finansowej (dotyczy pola [1.12] w Planie
WdraŜania Projektu).
[1.5] Całkowita kwota zatrzymana do czasu zatwierdzenia Sprawozdania końcowego
Całkowita kwota zatrzymana przez Biuro Mechanizmów Finansowych, która będzie
wypłacona po zatwierdzeniu Sprawozdania końcowego (dotyczy pola [2.19] w Planie
WdraŜania Projektu).
[1.6] Rzeczywiste całkowite wydatki, wskazane w ostatnim Wniosku o płatność
Dotychczasowe całkowite wydatki kwalifikowane (dotyczy pola [2.15] we Wniosku o
płatność – w kolumnie „narastająco do końca okresu sprawozdawczego”).
Biuro Mechanizmów Finansowych, 12/16, Rue Joseph II, 1000 Bruksela, Belgia. Tel: +32 (0)2 286 1701 .
Faks: +32 (0)2 286 1789 . Poczta elektroniczna: [email protected] . www.eeagrants.org
6
FM0027-GDL-00034-E-V12
[1.7] Rzeczywista data rozpoczęcia realizacji projektu
Miesiąc, w którym rozpoczęła się realizacja projektu.
[1.8] Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu
Miesiąc, w którym planowane było rozpoczęcie realizacji projektu, zgodny z podanym w polu
[1.6] Planu WdraŜania Projektu.
[1.9] Rzeczywista data zakończenia realizacji projektu
Miesiąc, w którym ostatni Wniosek o płatność został dostarczony do BMF.
[1.10] Planowana data zakończenia realizacji projektu
Miesiąc, w którym planowane było zakończenie realizacja projektu, zgodny z podanym w
polu [1.7] PWP.
3.2 Cześć II: Współfinansowanie pienięŜne
Ta część jest wypełniana przez Instytucje Płatniczą, która potwierdza, Ŝe współfinansowanie
pienięŜne wskazane w ostatnim Wniosku o płatność (pola [3.6] i [3.7]), zostało poniesione w
projekcie.
[2.1] Data początkowa okresu sprawozdawczego
Odnosi się do daty początkowej ostatniego okresu sprawozdawczego (ostatni Wniosek o
płatność)
[2.2] Data końcowa okresu sprawozdawczego
Odnosi się do daty końcowej ostatniego okresu sprawozdawczego (ostatni Wniosek o
płatność)
[2.3] Współfinansowanie pienięŜne projektu: środki jednostek sektora finansów publicznych
Zgodne z polem [3.6] ostatniego Wniosku o płatność.
[2.4] Współfinansowanie pienięŜne projektu: środki jednostek niepublicznych
Zgodne z polem [3.7] ostatniego Wniosku o płatność.
Podpis.
Instytucja Płatnicza poświadcza, Ŝe współfinansowanie pienięŜne wskazane w ostatnim
Wniosku o płatność, zostało poniesione.
3.3 Część III: Zaawansowanie finansowe
Ta sekcja Sprawozdania końcowego podsumowuje ukończenie finansowe w realizacji
projektu. Dane finansowe dotyczą wydatków w euro, w podziale na kategorie budŜetowe.
Dane porównywane są w sprawozdaniu w odniesieniu do planu zawartego w Planie
WdraŜania Projektu (PWP).
Zarówno tabela „PienięŜne wydatki kwalifikowalne” jak i „Przychody” mają taką samą
strukturę, która jest przedstawiona poniŜej przy opisie zawartości tabeli „PienięŜne wydatki
kwalifikowalne”.
Biuro Mechanizmów Finansowych, 12/16, Rue Joseph II, 1000 Bruksela, Belgia. Tel: +32 (0)2 286 1701 .
Faks: +32 (0)2 286 1789 . Poczta elektroniczna: [email protected] . www.eeagrants.org
7
FM0027-GDL-00034-E-V12
PienięŜne wydatki kwalifikowane – tabela „kategorie budŜetowe” pokazuje aktualną
wysokość wydatków w projekcie, w porównaniu do planu:
- planowany postęp finansowy (wyraŜone w wartościach euro i procentowo)
- aktualny postęp finansowy (wyraŜone w wartościach euro i procentowo)
W kolumnie „planowany postęp finansowy” generowane są wartości planowane postępu
finansowego projektu, zgodne z przedstawionymi w Planie WdraŜania Projektu.
W kolumnie ”aktualny postęp finansowy” naleŜy wpisać pienięŜne wydatki kwalifikowane (w
euro), w podziale na kategorie budŜetowe, poniesione w trakcie realizacji całego projektu, aŜ
do momentu jego zakończenia. Kolumna ta jest uzupełniana przez beneficjenta projektu, przy
pomocy kursów wymiany dostarczanych przez BMF i wskazanych w części XI sprawozdania.
Wydatki niekwalifikowalne nie są refundowane ze środków Mechanizmów Finansowych,
więc nie powinny więc być ujęte w tej tabeli.
PienięŜne wydatki kwalifikowalne
[3.1] PienięŜne wydatki kwalifikowalne – pozycje budŜetowe
Kategorie wydatków w danym projekcie, które zostały zdefiniowane w aktualnym Planie
WdraŜania Projektu. JednakŜe, mogą nastąpić pewne zmiany w odniesieniu do aktualnego
PWP, w przypadku gdy beneficjent wprowadzi nowe kategorie wydatków (wybierane z
rozwijalnej listy lub samodzielnie definiowane).
[3.2] Całkowite kwalifikowane wydatki środków pienięŜnych
Całkowite wydatki kwalifikowane, poniesione podczas realizacji projektu, zsumowane we
wszystkich kategoriach wydatków.
Przychody
Tabela „Przychody” pojawi się jedynie w Sprawozdaniu końcowym dla projektów, które
generują przychody netto.
[3.3] Standardowa marŜa zysku %
NaleŜy wpisać standardową marŜę zysku, jaka została zdefiniowana w Planie WdraŜania
Projektu.
Tabela ta pokazuje rzeczywistą wartość przychodów w projekcie oraz wysokość kosztów
operacyjnych, w odniesieniu do planowanych:
- planowane (jak wskazane w Planie WdraŜania Projektu),
- rzeczywiste (wyraŜone w euro, obliczone przy uŜyciu kursów wymiany dostarczonych
przez BMF).
Przychód
Całkowita suma przychodów, jakie zostały osiągnięte w kaŜdym roku kalendarzowym, aŜ do
czasu zakończenia projektu. Informację tę przedstawia beneficjent projektu.
Koszty operacyjne
Całkowita suma kosztów operacyjnych, jakie zostały poniesione w kaŜdym roku
kalendarzowym, aŜ do czasu zakończenia projektu. Informację tę przedstawia beneficjent
projektu.
Biuro Mechanizmów Finansowych, 12/16, Rue Joseph II, 1000 Bruksela, Belgia. Tel: +32 (0)2 286 1701 .
Faks: +32 (0)2 286 1789 . Poczta elektroniczna: [email protected] . www.eeagrants.org
8
FM0027-GDL-00034-E-V12
Krótki opis postępu finansowego w porównaniu do planowanego.
Krótki opis postępu finansowego w projekcie i jego rezultatów, w porównaniu do wartości
planowanych.
3.4 Część IV: Wskaźniki projektu
Ta cześć jest wypełniania przez beneficjenta projektu i przedstawia w skrócie główne
osiągnięcia w odniesieniu do planowanych wartości wskaźników projektu, zdefiniowanych w
umowie finansowej (załącznik II – Plan WdraŜania Projektu) oraz rzeczywistych rezultatów
projektu.
W kolumnie „rezultaty projektu” tabel (pola [4.3], [4.7] i [4.11]) naleŜy wpisać ilościowo
jakie rezultaty zostały osiągnięte na zakończenie projektu, w porównaniu z wartościami
generowanymi w kolumnie „wartość bazowa” tabel (pola [4.2], [4.6] i [4.10]) i wartościami w
kolumnie „wartość docelowa” tabel (pola [4.4], [4.8] i 4.12]).
Informacje dodatkowe
W polu tym beneficjent projektu powinien przedstawić krótki komentarz dotyczący
rzeczywistych osiągnięć projektu, gdy porównywalne są one z planowanymi. Informacje te
powinny podkreślać/wskazywać na osiągnięcie wskaźników projektu.
Jakiekolwiek odchylenie od wartości docelowych (pola [4.4], [4.8] i [4.12]) powiino być
opisane i wyjaśnione.
3.5 Część V: Zagadnienia horyzontalne
Beneficjent projektu opisując zakończenie realizacji projektu powinien wziąć pod uwagę
oddziaływanie tego projektu na realizację zagadnień horyzontalnych. Beneficjent projektu
powinien opisać realizacje tylko tych polityk horyzontalnych, które są wskazane w tabeli
pomocniczej w dwóch kolumnach:
- waŜne dla realizacji projektu,
- kluczowe dla realizacji projektu.
3.6 Część VI: Warunki ogólne przyznania dofinansowania oraz warunki po zakończeniu
realizacji projektu
W tej części beneficjent projektu powinien opisać, w jaki sposób spełnił i raportował o
ogólnych warunkach przyznania dofinansowania, wskazanych w Umowie finansowej (jeśli
dotyczy) oraz w jaki sposób wypełnił warunki przed zakończeniem realizacji projektu,
wskazane w Umowie finansowej.
3.7 Część VII: Wnioski i zalecenia
W tej części beneficjent projektu powinien opisać, czego nauczył się podczas wdraŜania
projektu i wskazać zalecenia co do przyszłych działań, które powinny być podjęte.
3.8 Część VIII: Podpis beneficjenta
Podpis beneficjenta, który potwierdza prawidłowość i rzetelność informacji przedstawionych
w Sprawozdaniu końcowym.
3.9 Część IX: Podsumowanie Krajowego Punktu Kontaktowego
W polu tym Krajowy Punkt Kontaktowy podsumowuje całą realizację projekt, szczególnie w
odniesieniu do zarządzania i ogólnie jego wdraŜania.
3.10 Część X: Podpis - Krajowy Punkt Kontaktowy
Podpis Krajowego Punktu Kontaktowego, który potwierdza, Ŝe przestawione w Sprawozdaniu
końcowym informacje są właściwe.
Biuro Mechanizmów Finansowych, 12/16, Rue Joseph II, 1000 Bruksela, Belgia. Tel: +32 (0)2 286 1701 .
Faks: +32 (0)2 286 1789 . Poczta elektroniczna: [email protected] . www.eeagrants.org
9
FM0027-GDL-00034-E-V12
3.11 Część XI: Kursy wymiany
Beneficjent projektu wypełnia Sprawozdanie końcowe w euro, przeliczając poniesione
wydatki z waluty krajowej na euro. Przeliczenie musi być dokonane na podstawie
poszczególnych miesięcznych kursów wymiany, wskazanych w wytycznych państwdarczyńców w sprawie wydatkowania. Tabela „kurs wymiany” przedstawia kursy wymiany
dla kaŜdego miesiąca realizacji projektu (aŜ do czasu jego zakończenia). Ponadto, te same
miesięczne kursy pojawiały się we wnioskach o płatność, co zapewnia porównywalność tych
dokumentów.
Biuro Mechanizmów Finansowych, 12/16, Rue Joseph II, 1000 Bruksela, Belgia. Tel: +32 (0)2 286 1701 .
Faks: +32 (0)2 286 1789 . Poczta elektroniczna: [email protected] . www.eeagrants.org