HMP HMF - Monity

Program MONITY
Program MONITY śledzi w programie Symfonia Handel Forte należności kontrahentów i wysyła zalegającym z
płatnościami kontrahentom kolejne monity upominające.
Monity wysyłane są pocztą elektroniczną, adresy wysyłkowe pobierane są z danych kontrahentów w programie
Symfonia Handel Forte.
Moment wysyłania kolejnych monitów i ich treść zależy od stopnia przeterminowania należności. Określone są
przedziały czasowe (opóźnienia płatności liczone w dniach od terminu płatności); należność, która w bieżącym dniu
„wpada” w kolejny przedział czasowy, zostaje oznaczona stosownym znacznikiem i powoduje wysłanie stosownego
monitu do zalegającego z płatnościami kontrahenta. Ewentualny kolejny monit związany z tą należnością zostanie
wysłany w dniu przekroczenia granicy kolejnego przedziału czasowego (można określić od jednego do dziewięciu
przedziałów czasowych o dowolnej rozpiętości liczonej w dniach opóźnienia płatności).
Kontrahentom którzy mają kilka przeterminowanych zobowiązań wysyłany jest w danej sesji jeden monit o treści
zdeterminowanej przez najbardziej opóźniony rozrachunek. W treści takiego monitu możliwe jest umieszczenie
zestawienia wszystkich niezapłaconych należności.
Instalacja
Program MONITY jest dokumentem SBC i nie wymaga specjalnej instalacji. Wystarczy skopiować plik Monity.sbc w
dowolne miejsce na dysku (program uruchamia się poprzez otwarcie tego pliku w programie Symfonia Handel Forte
poleceniem Otwórz dokument SBC w menu VBA).
Aktywacja
Po pierwszym uruchomieniu programu MONITY, pojawia się okno umożliwiające jego aktywację (wprowadzenie
kodu aktywacji uzyskanego od dystrybutora programu).
Pominięcie procesu aktywacji powoduje, że program będzie pracować w trybie demonstracyjnym. Tryb
demonstracyjny wymusza działanie głównej funkcji programu (monitowanie) tylko w trybie testowym – tryb testowy
monitowania nie powoduje wysyłania rzeczywistych e-maili do kontrahentów tylko zasymulowanie tego procesu i
pokazanie wyników w pliku tekstowym.
Konfiguracja
Aby program mógł wykonać swoją główną funkcję konieczna jest jego skonfigurowanie. Przy uruchamianiu programu
nieskonfigurowanego pojawiają się okna umożliwiające konfigurację poczty i ustawienia monitów.
Konfiguracja poczty
W konfiguracji poczty należy określić dostęp do serwera SMTP (nazwa, użytkownik i hasło), adres nadawcy
wysyłanych monitów (Od) i opcjonalnie adresy DW i UDW odbiorców wysyłanych monitów (główne adresy
odbiorców (Do) wysyłanych monitów pobierane są z danych kontrahentów w programie Symfonia Handel Forte).
Ustawienia monitów
W ustawieniach monitów możemy przyciskiem Dodaj zakres określać kolejne przedziały czasowe (liczone w dniach
opóźnienia od terminu płatności). „Wpadnięcie” przeterminowanej należności w określony zakres opóźnienia
płatności, skutkować będzie wysłaniem monitu o wpisanym temacie i treści dla danego zakresu. Wysłanie monitu dla
należności skutkuje dodatkowo oznaczeniem (w programie Symfonia Handel Forte) tej należności znacznikiem o
numerze zgodnym z liczbą porządkową zakresu na liście zdefiniowanych zakresów.
W ustawieniach monitów można również określić znaczniki wyjątków (kontrahenta i należności). Oznaczenie w
programie Symfonia Handel Forte kontrahenta i/lub należności określonym znacznikiem skutkuje wyłączeniem
oznaczonych danych z procesu monitowania.
Okno główne programu
Po uruchomieniu programu pokazuje się główne okno programu.
Pole Tryb testowy (zaznaczone i nieaktywne w trybie demonstracyjnym) określenie sposobu wykonania głównej
funkcji programu (wysłanie wiadomości lub symulacja)
Pola Pokaż raport i Wyślij raport do umożliwiają obejrzenie na ekranie i/lub wysłanie do określonego adresata
raportu z wysyłki monitów. W raporcie są informacje o wysłanych monitach i ewentualnych błędach (np. informacje
o brakujących lub błędnych adresach e-mail kontrahentów).
Przyciski Ustawienia monitów i Konfiguracja poczty umożliwiają zrekonfigurowanie programu
Przycisk O programie pokazuje informację w wersji programu.
Przycisk OK uruchamia główną funkcję w programie – monitowanie należności.
Informacje dodatkowe
Każdorazowe uruchomienie funkcji monitowania (w trybie nie testowym!) aktualizuje datę i godziną wykonania
monitowania w pliku ustawień programu (wpis DATE w sekcji INFO). Plik ustawień programu znajduje się w folderze
z oknami SBC właściwym dla uruchamianej instancji programu Symfonia Handel Forte. Nazwa pliku ustawień to
XXX-Monity.ini (gdzie XXX jest skrótem nazwy firmy dla której uruchomiony był program).
Informację o dacie ostatniego monitowania można wykorzystać np. w raporcie przypominającym o konieczności
codziennego uruchamiania programu MONITY.