Podręcznik wdrażania dla beneficjentów X osi priorytetowej

MINISTERSTWO ROZWOJU
Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym
Infrastruktura i Środowisko 2014-2020
Departament Programów Infrastrukturalnych
Podręcznik wdrażania dla beneficjentów
X osi priorytetowej - Pomoc Techniczna
w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko na lata 2014-2020
Marcin Szymański
Zastępca Dyrektora
Departament Programów Infrastrukturalnych
(ZATWIERDZAM)
Warszawa, 26 sierpnia 2016 r.
SPIS TREŚCI
1. WPROWADZENIE .................................................................................................................. 3
2. WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE ........................... 3
3. CEL I ZAKRES WSPARCIA .................................................................................................. 6
4. KOORDYNACJA POMOCY TECHNICZNEJ W PERSPEKTYWIE 2014-2020 ........... 7
4.1 System teleinformatyczny ................................................................................................ 7
5. PODZIAŁ ŚRODKÓW ............................................................................................................ 8
6. BENEFICJENCI POMOCY TECHNICZNEJ POIiŚ .......................................................... 8
7. TRYB I KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW PT POIiŚ ................................................ 9
7.1 Zasady dotyczące wyboru i zatwierdzenia Planów Działań ............................................ 9
8. SEKTOROWE PLANY DZIALAŃ ...................................................................................... 10
8.1 Zakres informacji zawartych w PD ................................................................................ 12
8.1.1 Plany Działań na lata 2014-2016 ................................................................................ 12
8.1.1.1 Plany Działań na lata 2014-2016 w sektorze transportu, środowiska i energetyki .. 12
8.1.2 Plany Działań na lata 2017-2018 oraz lata kolejne ..................................................... 13
8.1.2.1 Plany Działań na lata 2017-2018 oraz lata kolejne w sektorze transportu,
środowiska i energetyki ........................................................................................................ 13
8.2 PD PT a PT CEF ............................................................................................................ 14
8.3 Wnioski o płatność ......................................................................................................... 14
8.4 Sprawozdawczość w ramach PD.................................................................................... 14
9. USZCZEGÓŁOWIENIE ZASAD DOT. ZAKUPU SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO 14
10. PLANY DZIAŁAŃ PT a ROCZNE PLANY DZIAŁAŃ INFORMACYJNOPROMOCYJNYCH .................................................................................................................... 15
11. WAŻNE DOKUMENTY...................................................................................................... 15
12. ZAŁĄCZNIKI ....................................................................................................................... 16
2
1. WPROWADZENIE
Niniejszy dokument opisuje założenia systemu realizacji Pomocy Technicznej w ramach
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014–2020. Wskazane w nim
zostały podmioty współuczestniczące w systemie, jak również najważniejsze cechy systemu
i kluczowe procesy zachodzące podczas realizacji pomocy technicznej. Ma on na celu
ułatwienie przygotowania dokumentacji i planowania działań związanych z realizacją
projektów, a także przedstawienie odniesień do dokumentów, w których regulowane są
kwestie w zakresie wdrażania pomocy technicznej POIiŚ 2014-2020.
2. WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE
1) Wykaz skrótów:

CEF – Instrument „Łącząc Europę” (ang. Connecting Europe Facility)

FS – Fundusz Spójności,

GDDKiA – Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad,

IK PT – Instytucja Koordynująca w zakresie pomocy technicznej,

IW –Instytucja Wdrażająca POIiŚ,

IP - Instytucja Pośrednicząca POIiŚ,

IZ – Instytucja Zarządzająca POIiŚ,

KE – Komisja Europejska,

KM - Komitet Monitorujący,

KPO – krajowe programy operacyjne,

MR – Ministerstwo Rozwoju,

PD – Plan Działań tj. projekt w ramach pomocy technicznej POIiŚ,

PKP PLK S.A. – PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.,

PO – Program Operacyjny,

POIiŚ – Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2014-2020,

POPT – Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2014-2020,

PT – Pomoc Techniczna

PT POIiŚ – Pomoc Techniczna w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko 2014-2020,
3

SZOOP POIiŚ – Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych POIiŚ 2014-2020,

UoD – Umowa o dofinasowanie

WND – Wniosek o dofinasowanie.
2) Najważniejsze pojęcia:

Beneficjent - podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy wdrożeniowej.

Decyzja o dofinansowaniu – dokument stanowiący podstawę dofinansowania projektu,
o którym mowa w art. 2 pkt 2 ustawy wdrożeniowej.

Kategoria wydatku – w ramach Planów Działań przewidziano następujące kategorie
wydatków:
o
zatrudnienie (tylko umowy o pracę)1,
o
podnoszenie kwalifikacji pracowników,
o
wsparcie eksperckie i prawne (analizy, ekspertyzy/doradztwo, wynagrodzenie ekspertów
w oparciu o umowy cywilno-prawne),
o
ewaluacja,
o
kontrola,
o
wsparcie procesu realizacji,
o
informacja i promocja,
o
koszty organizacyjne, techniczne i administracyjne2,
o
wsparcie beneficjentów Programu,
o
inne.
 Kryteria wyboru projektu – kryteria określone w załączniku nr 3 do Szczegółowego Opisu
Osi Priorytetowych POIiŚ 2014-2020, na podstawie których dokonywana jest ocena
projektów. Ocena projektów pomocy technicznej odbywa się na podstawie przyjętych przez
KM POIiŚ kryteriów formalnych i kryteriów merytorycznych. Tryb i zasady wyboru
projektów PT POIiŚ został wskazany w załączniku nr 6 do SZOOP.
 Plan Działań (PD) – projekt (zgodnie z Wytycznymi w zakresie wykorzystania środków
pomocy technicznej na lata 2014-2020 forma wniosku o dofinansowanie) finansowany ze
środków pomocy technicznej POIiŚ, sporządzony przez IP/IZ, obejmujący zapotrzebowanie
na środki pomocy technicznej we wskazanym okresie wszystkich beneficjentów pomocy
technicznej w danym sektorze/IZ, podlegający ocenie oraz zatwierdzeniu przez IZ.
1
2
W ramach PT POIiŚ finansowane są wyłącznie wydatki na zatrudnienie pracowników GDDKiA i PKP PLK S.A.
Nie dotyczy IZ POIiŚ, tego rodzaju wydatki IZ POIiŚ finansowane są w ramach POPT 2014-2020.
4
W ramach poszczególnych sektorów PD przygotowywane są przez Instytucje Pośredniczące
i obejmują działania planowane do realizacji przez IP i IW w ramach danego sektora
(w przypadku sektora transportu również przez GDDKiA oraz PKP PLK S.A.) w okresie, co
do zasady dwóch lat budżetowych (IZ POIiŚ w uzasadnionych sytuacjach może podjąć
decyzję o zmianie czasu realizacji projektów). Instytucja Zarządzająca przygotowuje,
a następnie realizuje Plan Działań pomocy technicznej dla Instytucji Zarządzającej.
Co do zasady nie przewiduje się możliwości przedłużenia terminu realizacji PD na prośbę
IP/IZ.

Projekt pozakonkursowy – w rozumieniu art. 38 ust. 1 pkt 3 ustawy wdrożeniowej.

Rozporządzenie ogólne – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne
przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju
Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz
ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu
Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006;

Plan Ewaluacji – dokument przygotowywany zgodnie z Wytycznymi w zakresie ewaluacji
polityki spójności na lata 2014-2020. Plan Ewaluacji przygotowany jest dla każdego
programu operacyjnego na cały okres programowania.

Strategia komunikacji – dokument opisujący założenia oraz cele efektywnej komunikacji na
temat Funduszy Europejskich. Strategia komunikacji POIiŚ na lata 2014-2020 stanowi
podstawę działań informacyjnych i promocyjnych instytucji w systemie realizacji programu.

Umowa o dofinansowanie (UoD) – umowa o dofinansowanie, o której mowa w art. 2 pkt 26
ustawy wdrożeniowej. Umowa ta jest zawarta pomiędzy IZ a IP w danym sektorze lub
pomiędzy IP a pozostałymi beneficjentami PT w danym sektorze, na podstawie której
realizowany jest projekt współfinansowany z pomocy technicznej.

Ustawa wdrożeniowa – ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w
zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U.
z 2016 r. poz. 217).

Wnioskodawca – podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 28 ustawy wdrożeniowej.

Wniosek o dofinansowanie (WND) – należy przez to rozumieć wniosek złożony w SL2014PT przez IZ/IP/IW/GDDKiA/PKP PLK S.A. obejmujący zapotrzebowanie na środki pomocy
technicznej we wskazanym okresie, tj.
o WND złożony przez IP w sektorach energetyki, środowiska i transportu zawiera w
załączniku całe zapotrzebowanie danego sektora (tj. wydatki IP, IW w sektorach
energetyki i środowiska oraz GDDKiA i PKP PLK. S.A. w sektorze transportu) na
środki pomocy technicznej w danym okresie.
5
o
WND złożony przez IZ, IP w sektorach zdrowia i kultury, IW, beneficjentów
GDDKiA, PKP PLK S.A, obejmuje zapotrzebowanie na środki pomocy technicznej
dla danej instytucji we wskazanym okresie.

Wniosek o płatność – należy przez to rozumieć wniosek o płatność, o którym mowa w
Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta PT w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020.

Wydatek kwalifikowalny – wydatek lub koszt poniesiony zgodnie z zasadami
obowiązującymi w Wytycznych w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata
2014-2020 oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności w okresie programowania na lata 2014-2020, który kwalifikuje się do
refundacji ze środków pomocy technicznej.

Wydatek niekwalifikowalny – wydatek niekwalifikujący się do refundacji ze środków
przeznaczonych na pomoc techniczną.
3. CEL I ZAKRES WSPARCIA

Pomoc techniczna dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata
2014 – 2020 realizowana będzie w ramach X Osi priorytetowej: Pomoc techniczna (działanie
10.1 Pomoc techniczna).

Alokacja ze środków Funduszu Spójności przeznaczona na realizację zadań w ramach
PT POIiŚ to 330 mln euro.

Cele Osi priorytetowej Pomoc techniczna to:
 utrzymanie niezbędnych warunków pracy oraz potencjału instytucji realizujących POIiŚ
oraz instytucji mających znaczący wpływ na wdrażanie POIiŚ, gwarantujących skuteczne
wykonywanie obowiązków związanych z realizacją POIiŚ;
 zapewnienie sprawnego systemu realizacji POIiŚ;
 wzmocnienie potencjału beneficjentów i potencjalnych beneficjentów POIiŚ,
ze szczególnym uwzględnieniem Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych Autostrad oraz
PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. oraz instytucji mających znaczący wpływ na potencjał
beneficjentów POIiŚ;
 skuteczna i efektywna informacja i promocja POIiŚ.

W ramach X osi priorytetowej finansowane będą wydatki niezbędne dla prawidłowego
wdrażania POIiŚ, z wyłączeniem kosztów wynagrodzeń instytucji pełniących w ramach POIiŚ
funkcje IZ, IP oraz IW oraz kosztów organizacyjnych, technicznych i administracyjnych IZ.
Szczegółowe informacje na temat podziału zakresu działań możliwych do finansowania przez
poszczególne instytucje w ramach PT POIiŚ 2014-2020 oraz POPT 2014-2020 lub innych
KPO zostały przedstawione w załączniku nr 2 do Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna
2014-2020.
6

Przykładowe rodzaje wydatków możliwych do sfinansowania w ramach PT POIiŚ 2014-2020
zostały wskazane w SZOOP POIiŚ 2014-2020.

Maksymalny udział środków Unii Europejskiej w wydatkach kwalifikowalnych ponoszonych
w ramach projektu pomocy technicznej POIiŚ wynosi 85%.
4. KOORDYNACJA POMOCY TECHNICZNEJ W PERSPEKTYWIE
2014-2020
Realizacja pomocy technicznej w perspektywie 2014 - 2020 odbywa się pod koordynacją ministra
właściwego ds. rozwoju regionalnego. Funkcję IK PT pełni IZ POPT 2014-2020, co ma się
przyczynić do zapewnienia jednolitych zasad i standardów realizacji projektów.
W tym celu m.in.:
o
opracowano wspólne zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach projektów
pomocy technicznej, które zostały wskazane w Wytycznych w zakresie wykorzystania
środków pomocy technicznej na lata 2014-2020,
o
w celu monitorowania realizacji projektów PT opracowano wspólną listę wskaźników
produktu, które zostały wpisane na Wspólną Listę Wskaźników Kluczowych 2014-2020
(WLWK) oraz wskaźników rezultatu. WLWK stanowi załącznik do Wytycznych w zakresie
monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020.
Informacja w zakresie wskaźników możliwych do monitorowania w odniesieniu do
projektów PT wraz ze wskazaniem ich sposobu pomiaru znajduje się w Wytycznych
w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020. Natomiast
wskaźniki przewidziane do monitorowania w ramach X osi priorytetowej zostały
wyszczególnione w POIiŚ 2014-2020.
o
dla programów krajowych opracowano np. jednolity wzór wniosków o dofinansowanie,
o
stworzono aplikację SL2014-PT do obsługi projektów PT w KPO,
o
powołano Grupę Sterującą ds. Pomocy technicznej, w skład której wchodzą m.in.
przedstawiciele IZ KPO i RPO (Regionalnych Programów Operacyjnych) oraz
przedstawiciele instytucji koordynujących.
4.1 System teleinformatyczny
W perspektywie 2014-2020 stworzono centralny system teleinformatyczny, o którym mowa
w rozdziale 16 ustawy wdrożeniowej, wspierający realizację programów operacyjnych. Aplikacja
główna centralnego systemu informatycznego to SL2014. Natomiast zgodnie z Wytycznymi w zakresie
warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 SL 2014-PT to aplikacja wspierająca procesy związane z rozliczaniem projektów pomocy technicznej
realizowanych w ramach krajowych programów operacyjnych.
SL2014-PT zapewnia funkcjonowanie wystandaryzowanych formularzy, obsługę i komunikację
w zakresie gromadzenia i przesyłania danych dotyczących m.in.: wniosków o dofinansowanie, umów
o dofinansowanie/decyzji o dofinansowanie, wniosków o płatność, kontroli oraz korespondencje
pomiędzy instytucjami i beneficjentami.
7
5. PODZIAŁ ŚRODKÓW
W oparciu o zgłoszone przez IP oraz IZ zapotrzebowanie, IZ dokonała indykatywnego podziału
środków PT pomiędzy poszczególne sektory/IZ. Informacja w zakresie przyznanej alokacji została
przekazana do sektorów oraz IZ.
Instytucja Zarządzająca monitoruje wykorzystanie alokacji przyznanej dla poszczególnych sektorów.
Mając na uwadze, że w puli środków została nierozdysponowana kwota, pozostawiono ją w czasowej
dyspozycji IZ.
Zastrzega się, że IZ w uzasadnionych przypadkach tzn. np. po uwzględnieniu zgłoszonego
zapotrzebowania, zadań przewidzianych do realizacji oraz dotychczasowego stopnia wykorzystania
środków pomocy technicznej może dokonać modyfikacji wysokości alokacji przyznanej dla
poszczególnych sektorów/IZ.
Po zakończeniu realizacji danego projektu IP/IZ dokonuje systematycznej aktualizacji podziału
alokacji na poszczególne lata. Podział alokacji może zostać również zmodyfikowany przez IP/IZ
w związku z np. aktualizacją Wieloletniego Planu Finansowego Budżetu Państwa.
Równocześnie zgodnie z art. 11. ust. 1. pkt 3) ustawy wdrożeniowej w przypadku nieprawidłowej
realizacji przez instytucję pośredniczącą lub instytucję wdrażającą zadań powierzonych zgodnie
z art. 10. ust. 1 lub 2, nieprzestrzegania przez te instytucje przepisów prawa lub działanie niezgodne
z systemem realizacji programu operacyjnego, a także zaistnienia okoliczności, o których mowa
w art. 144 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, instytucja powierzająca zadania lub instytucja zarządzająca
może wstrzymać albo wycofać część albo całość dofinansowania z pomocy technicznej dla instytucji,
która dopuściła się uchybień, nie usunęła ich w terminie lub nie wykonała działań naprawczych.
6. BENEFICJENCI POMOCY TECHNICZNEJ POIiŚ
Schemat: Beneficjenci PT POIiŚ
8
Wsparcie w ramach X osi priorytetowej udzielane będzie instytucjom uczestniczącym
w systemie realizacji Programu, tj. IZ, IP oraz IW, a także GDDKiA i PKP PLK S.A. – tj. dwóm
największym beneficjentom POIiŚ.
7. TRYB I KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW PT POIiŚ

Projekty PT są wybierane w trybie pozakonkursowym, ze względu na fakt, że
wnioskodawcami tych projektów są jednoznacznie określone podmioty realizujące zadania
publiczne, polegające na wypełnianiu obowiązków wynikających z ustawy.

Informacje ogólne dotyczące trybów wyboru projektów w perspektywie 2014-2020 zostały
wskazane w Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020.

Natomiast szczegółowe zasady wyboru projektów w ramach POIiŚ, w tym w ramach działania
10.1 określono w Systemie oceny i wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, stanowiącym załącznik nr 6 do SZOOP.
7.1 Zasady dotyczące wyboru i zatwierdzenia Planów Działań

Identyfikacja projektów pomocy technicznej następuje poprzez opracowanie, zgodnie
z Załącznikiem nr 5 do SZOOP, tabeli projektów planowanych do realizacji w kolejnych
latach.

Instytucja Zarządzająca, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 48 ust. 1 ustawy o zasadach
realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej
2014-2020 wzywa IZ i IP do złożenia PD w SL2014-PT w wyznaczonym terminie.
W przypadku niezłożenia PD w wyznaczonym przez IZ terminie, IZ wzywa IZ/IP do złożenia
PD wyznaczając ostateczny termin. W przypadku bezskutecznego upływu ostatecznego
terminu IZ niezwłocznie wykreśla projekt z wykazu projektów zidentyfikowanych.

PD przygotowane przez IZ oraz IP są oceniane przez IZ zgodnie z kryteriami wyboru
projektów (załącznik nr 3 do SZOOP) w ramach priorytetu X. zatwierdzonymi przez KM
POIiŚ oraz z informacją zawartą w dokumencie System oceny i wyboru projektów w ramach
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 (załącznik nr 6 do SZOOP).

W przypadku stwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą błędów lub konieczności
uzupełnienia brakujących informacji w przekazanym PD, IZ zwraca się do IZ/IP z prośbą o
dokonanie zmian, uzupełnień lub o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień związanych z
przedłożonym PD. IZ/IP zobowiązana jest do dokonania stosownych zmian, uzupełnień lub
przesłania dodatkowych wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez IZ. Możliwe jest złożenie
przez IZ/IP autokorekty PD przed zatwierdzeniem tego dokumentu przez IZ.

W przypadku pozytywnej oceny przedłożonych PD, IZ zatwierdza dany projekt
do dofinansowania i przekazuje informację o tym fakcie do właściwej Instytucji
Pośredniczącej. Informacja taka stanowi podstawę do podpisania umów o dofinansowanie
między IZ a IP, na podstawie których będą realizowane Plany Działań poszczególnych
sektorów.
9
PD Instytucji Zarządzającej będzie realizowany w oparciu o decyzję o przyznaniu
dofinansowania wydaną przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.
SCHEMAT: Przygotowanie i zatwierdzenie Planów Działań
8. SEKTOROWE PLANY DZIALAŃ

Wydatki w ramach priorytetu PT POIiŚ są realizowane w oparciu o tzw. sektorowe
Plany Działań (PD).

Plan Działań jest realizowany, co do zasady w okresie dwuletnim (z wyłączeniem pierwszego
i ostatniego projektu, które mogą być realizowane w okresach dłuższych lub krótszych,
zgodnie z informacją przekazaną przez IZ).

Planowanie środków w ramach PT POIiŚ jest powiązane z procesem planowania
budżetowego. Opracowując PD należy mieć na uwadze wydatki uprzednio zaplanowane
w Wieloletnim Planie Finansowym Budżetu Państwa oraz limit alokacji przyznanej dla
sektora.
Instytucje powinny tak planować środki, aby zapewnić prawidłową realizację projektów
do końca 2023 roku.

W Planie Działań powinny zostać ujęte wydatki, które beneficjenci planują ponieść
w okresie objętym projektem. Plan Działań powinien obejmować wszystkie planowane
wydatki niezależnie od źródła ich finansowania oraz od tego, czy środki te są dostępne
w chwili opracowywania Planu (dot. środków z rezerwy celowej).
10

Okres kwalifikowania wydatków w ramach PD rozpoczyna się 1 stycznia roku n i kończy się
w dniu 31 grudnia roku n+1 lub zgodnie z informacją wskazaną przez IZ.

Wydatki poniesione poza okresem kwalifikowania
za kwalifikowalne, w ramach danego PD.

Należy zaznaczyć, iż sam fakt poniesienia wydatków w okresie ich kwalifikowania nie
oznacza, że wydatki poniesione przed podpisaniem umowy należy uznać, jako
kwalifikowalne. Podobnie ocena, że dany projekt kwalifikuje się do wsparcia
w ramach POIiŚ nie oznacza jeszcze, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego
projektu będą uznane za kwalifikowalne. Bieżąca weryfikacja merytoryczna ww. wydatków
nastąpi podczas weryfikacji wniosków o płatność. Również w trakcie kontroli PD, o których
mowa w Wytycznych w zakresie kontroli dla POIiŚ 2014-2020 wydanych przez ministra
właściwego do spraw rozwoju regionalnego, będzie weryfikowana poprawność merytoryczna
wydatków. Wymagana jest zgoda IZ w przypadku zlecania przez IP kontroli podmiotom
zewnętrznym.

Beneficjenci PT POIiŚ na mocy postanowień umowy o dofinansowanie, a IZ POIiŚ na mocy
postanowień decyzji o dofinansowaniu realizują PD w oparciu o procedury znajdujące się
w poszczególnych instrukcjach wykonawczych. GDDKiA oraz PKP PLK S.A., jako
beneficjenci POIiŚ, nie podlegają obowiązkowi sporządzania instrukcji wykonawczych,
niemniej jednak w zakresie, w jakim korzystają ze środków pomocy technicznej POIiŚ,
sporządzają opis procedur realizacji projektów pomocy technicznej i przedstawiają IP łącznie
z zapotrzebowaniem do PD. Opis procedur podlega zatwierdzeniu przez IP.

IZ/IP składa PD w formie i terminie wyznaczonym przez IZ, zgodnie ze wzorem
wynikającym z SL2014-PT, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu.
Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu pomocy technicznej stanowi
załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu.

W przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi środki na
wydatki w ramach PT są zarezerwowane w budżecie tych jednostek. W przypadku
pozostałych beneficjentów PT będą oni otrzymywali środki na realizację projektów od IP
w formie dotacji celowej.

W przypadku PKP PLK S.A. oraz GDDKiA (zgodnie z zapisami POIiŚ 2014-2020) szczegółowe zasady wydatkowania środków w związku z wprowadzeniem systemu
pozwalającego na powiązanie dostępności części środków w ramach pomocy technicznej
POIiŚ z postępami w realizacji projektów transportowych (odpowiednio drogowych
i kolejowych) będą uregulowane w umowie o dofinansowanie PD.

Obsługa projektów pomocy technicznej POIiŚ odbywa się przy wsparciu aplikacji
SL2014-PT, stanowiącej część centralnego systemu teleinformatycznego. Aplikacja
ta zapewnia obsługę projektów pomocy technicznej, w szczególności obsługę takich procesów
jak: wnioskowanie o dofinansowanie, podpisywanie umowy o dofinansowanie/decyzji
o dofinansowanie, wnioskowanie o płatność, kontrola projektów. W przypadku, gdy z
powodów technicznych obsługa powyższych procesów za pośrednictwem aplikacji SL2014PT nie jest możliwa, dokumenty składane są w sposób wskazany przez IZ POIiŚ. Instytucja
11
wydatków
nie
będą
uznane
jest zobowiązana do wprowadzenia odpowiednich dokumentów do SL2014-PT niezwłocznie
po przywróceniu działania tego systemu.
8.1 Zakres informacji zawartych w PD
PD składane przez IP zawierają informacje na temat zadań planowanych do sfinansowania ze środków
PT POIiŚ przez instytucje uprawnione do korzystania z pomocy technicznej w ramach danego sektora
w określonym czasie.
W związku z powyższym Instytucja Pośrednicząca, przed przygotowaniem PD dla danego sektora,
zwraca się do właściwych Instytucji Wdrażających (jeśli takie w danym sektorze zostały powołane)
a w sektorze transportu do GDDKIA i PKP PLK S.A. o przekazanie właściwych danych
i dokumentów.
Wniosek o dofinansowanie dot. danego sektora powinien zostać przekazany przez IP/IZ do IZ
w terminie i formie wskazanej przez IZ. Co do zasady wnioski o dofinansowanie składane są przez
aplikację SL2014-PT. Niemniej przewiduje się, że w uzasadnionej sytuacji (tj. np. awaria aplikacji
SL2014-PT) wnioski o dofinansowanie PD wraz z niezbędnymi załącznikami będą składane do IZ
w formie papierowej. Natomiast forma oraz termin, do którego IW a w sektorze transportu GDDKiA i
PKP PLK S.A. są zobowiązane do przesłania ww. informacji do IP, powinna zostać uzgodniona
pomiędzy tymi instytucjami.
Załączniki określone przez IZ POIiŚ w załączniku nr 2 do Podręcznika wdrażania stanowią integralną
część wniosku o dofinansowanie.
8.1.1 Plany Działań na lata 2014-2016
Pierwszy Plan Działań w ramach PT POIiŚ realizowany jest w okresie 2014-2016, w oparciu o zasady
wynikające z postanowień umów o dofinansowanie oraz w odniesieniu do projektu IZ – decyzji
o dofinansowaniu. Okres kwalifikowania wydatków w ramach tego projektu rozpoczyna się 1 stycznia
2014 r., a kończy 31 grudnia 2016 r.
8.1.1.1 Plany Działań na lata 2014-2016 w sektorze transportu, środowiska i energetyki
Mając na uwadze trwające w 2015 r. prace nad aplikacją do obsługi projektów pomocy technicznej
w krajowych programach operacyjnych w perspektywie 2014-2020 (SL2014-PT) konieczne okazało
się określenie odmiennych zasad realizacji pierwszych sektorowych projektów PT POIiŚ (dot.
wyłącznie sektorów: transport, środowisko i energetyka).
Wniosek o dofinansowanie w ramach Planu Działań na lata 2014-2016 dla tych sektorów wypełniany
przez IP w SL2014-PT zawiera informacje w zakresie całego sektora (bez podziału na poszczególne
instytucje). Natomiast dane w podziale na poszczególne instytucje w sektorze są wskazane
w załączniku do wniosku (zgodnie ze wzorem opracowanym przez IZ).
W odniesieniu do tego projektu obowiązują odmienne zasady w zakresie wnioskowania o płatność.
Właściwe dla sektora IW lub GDDKiA i PKP PLK S.A. składają do IP wnioski o płatność w zakresie
poniesionych wydatków. IP dokonuje weryfikacji ww. wniosków i zatwierdzenia wydatków.
Następnie uprzednio zweryfikowane przez IP wydatki są ujmowane w sektorowym wniosku
o płatność składanym przez IP do IZ za pomocą SL2014-PT.
12
W przypadku instytucji (tj. niektóre IW/PKP PLK S.A.), którym środki są przekazywane na podstawie
refundacji wydatków rozliczonych we wnioskach o płatność, refundacja środków jest dokonywana
po zatwierdzeniu wydatków przez IP w danym sektorze.
8.1.2 Plany Działań na lata 2017-2018 oraz lata kolejne
IP/IZ składa PD za pomocą SL2014-PT w terminie wskazanym przez IZ. IZ ocenia PD i następnie
zatwierdza PD. Po zatwierdzeniu PD zawierane są UoD pomiędzy IZ a IP (dla IZ wydana jest
decyzja). Czynności te są realizowane w SL2014-PT.
Schemat nadawania numeracji dokumentom związanym z realizacją projektów PT POIiŚ w ramach
PD na lata 2017-2018 oraz lata kolejne jest wskazany w załączniku nr 4.
8.1.2.1 Plany Działań na lata 2017-2018 oraz lata kolejne w sektorze transportu,
środowiska i energetyki
IP składa PD za pomocą SL2014-PT w terminie wskazanym przez IZ. Wniosek ten zawiera w
sekcjach 1-5 dane dotyczące IP, natomiast dane (obejmujące również zapotrzebowanie na środki PT
całego sektora energetyki/środowiska/transportu) w podziale na poszczególne instytucje w sektorze, w
tym IP, są wskazane w załączniku nr 5 do wniosku (zgodnie ze wzorem opracowanym przez IZ).
IZ ocenia PD złożony przez IP, wraz z zapotrzebowaniem na środki PT całego sektora
energetyki/środowiska/transportu wskazanym w załączniku nr 5 do WND i następnie zatwierdza PD.
Po zatwierdzeniu PD zawierane są UoD pomiędzy IZ a IP. Czynności te są realizowane w SL2014PT.
UoD zawarta pomiędzy IZ a IP będzie zawierała postanowienia odnośnie możliwości zatwierdzenia
przez IP WND złożonych przez IW/GDDKiA/PKP PLK S.A w SL2014-PT.
IW/GDDKiA/PKP PLK S.A. mogą przygotować WND w SL2014-PT przed zawarciem UoD
pomiędzy IZ a IP, niemniej IP może zaakceptować WND IW/ GDDKiA/PKP PLK S.A. w SL2014PT dopiero po podpisaniu UoD pomiędzy IZ a IP (musi być zgodny z zatwierdzonym przez IZ PD).
Po zawarciu UoD pomiędzy IZ a IP, IP sprawdza czy WND wprowadzone do SL2014-PT przez
odpowiednią instytucję jest zgodny z zatwierdzonym przez IZ PD (lista sprawdzająca stosowana przez
IP stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Podręcznika). W przypadku gdy wniosek taki będzie zgodny
z PD zatwierdzonym przez IZ, IP będzie mogła go zatwierdzić w SL2014-PT i zawrzeć UoD
w SL2014-PT z odpowiednią instytucją.
IP określa zasady i formę składania przez IW/GDDKiA/PKP PLK S.A. zapotrzebowania na środki PT.
Zapotrzebowanie na środki PT może zostać przekazane do IP na formularzu zgodnym z załącznikiem
nr 1 wzorem wniosku o dofinasowanie projektu pomocy technicznej lub innym określonym przez IP
(we wniosku o dofinasowanie od IP do IZ zapotrzebowanie dla całego sektora jest ujmowane zgodnie
ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do WND).
13
8.2 PD PT a PT CEF
W odniesieniu do instytucji - beneficjentów PT POIiŚ realizujących projekty PT CEF ustalono nw.
podział pomiędzy zadaniami możliwymi do sfinansowania z projektów PT POIiŚ i POPT a PT CEF.
Co do zasady z PT CEF finansowane są wszystkie zadania realizowane przez uprawnione instytucje
(IZ POIiŚ, CUPT oraz PKP PLK S.A.) przewidziane do realizacji we wniosku o dofinansowanie
złożonym i zatwierdzonym przez KE (w tym wydatki na zatrudnienie osób zaangażowanych w 100%
w realizację CEF).
Z projektów POPT, zgodnie z linią demarkacyjną pomiędzy KPO a POPT, współfinansowane są
wydatki na zatrudnienie pracowników IZ POIiŚ oraz CUPT zaangażowanych w realizację CEF, o ile
nie jest możliwe ich finansowanie z PT CEF.
Zaś z projektu PT POIiŚ, zgodnie z linią demarkacyjną pomiędzy KPO a POPT, współfinansowane są
wydatki na zatrudnienie pracowników PKP PLK S.A. i GDDKiA zaangażowanych w realizację CEF,
oraz wydatki inne niż na zatrudnienie poniesione przez IZ POIiŚ, CUPT, PKP PLK S.A. i GDDKiA w
związku z realizacją CEF, o ile nie jest możliwe ich finansowanie z PT CEF i o ile spełniają zasady
kwalifikowalności w ramach PT POIiŚ.
8.3 Wnioski o płatność
W ramach PD instytucje składają wnioski o płatność, zgodnie z zasadami ustalonymi przez IZ POIiŚ
określonymi w umowie o dofinansowanie Projektu oraz wskazanymi w Zaleceniach w zakresie wzoru
wniosku o płatność beneficjenta PT w ramach programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
2014-2020.
8.4 Sprawozdawczość w ramach PD
Obowiązki IP w zakresie sprawozdawczości w ramach PD
o dofinansowanie.
9. USZCZEGÓŁOWIENIE
KOMPUTEROWEGO
ZASAD
DOT.
są określane w umowie
ZAKUPU
SPRZĘTU

Na etapie składania wniosku o dofinansowanie IP POIiŚ powinna wystąpić do IZ POIiŚ
z prośbą o wyrażenie zgody na zakup sprzętu w określonej ilości.

Wydatki na sprzęt zakupiony ponad liczbę zaakceptowaną przez IZ zostaną uznane
za niekwalifikowalne.

Decydując się na zakup przenośnego sprzętu komputerowego beneficjent powinien wziąć pod
uwagę rzeczywiste potrzeby, tak by funkcjonalność sprzętu była adekwatna do potrzeb
pracowników.

Niezbędnym warunkiem uznania za kwalifikowalne wydatków związanych z zakupem sprzętu
jest, aby zakupiony sprzęt był wykorzystywany przez pracowników, którzy wykonują,
w części zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ.
14
10. PLANY DZIAŁAŃ PT a ROCZNE
INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH
PLANY
DZIAŁAŃ

Roczne plany działań informacyjnych i promocyjnych
wykonawczymi Strategii komunikacji POIiŚ na lata 2014-2020.

Sektorowe RPD są przygotowywane przez właściwe instytucje według wzoru określonego
w załączniku nr 1 do Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych
polityki spójności na lata 2014-2020, zgodnie z zaleceniami i we wskazanym terminie. Na ich
podstawie zgodnie z ww. wytycznymi, sporządzany jest RPD na dany rok dla POIiŚ 20142020.

RPD powinny być przygotowywane i aktualizowane we współpracy z wydziałami
odpowiedzialnymi za PD PT, w celu zapewnienia środków finansowych na realizację zadań
przedstawianych w składanych RPD. Zaleca się również, aby informacje wskazywane w PD
PT dot. informacji i promocji, ze względu na dłuższy okres realizacji projektu, były możliwie
jak najbardziej ogólne.

RPD są dokumentami rocznymi, szczegółowo opisującymi działania w zakresie informacji
i promocji wskazane w PD PT danego sektora.

Mając na uwadze, że jednym z kryteriów merytorycznych oceny projektów PT POIiŚ jest
zgodność z założeniami dot. prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych, konieczne jest
zapewnienie spójności informacji przekazywanych w PD PT i RPD. W przypadku jednak
wskaźników monitorowanych w PD PT i RPD, zachowanie pełniej zgodności informacji nie
jest możliwe z uwagi na różny horyzont czasowy tych dwóch dokumentów oraz różnice
w ilości wykazywanych wskaźników (w RPD nie są wykazywane 2 wskaźniki PD PT).
Zasadniczo wartość docelowa wskaźników w PD PT na dane lata powinna być zbliżona do
sumy wartości docelowych wskaźników z odpowiednich RPD.

Natomiast wartość wydatków planowanych w RPD nie może przewyższać wartości wydatków
kwalifikowalnych przewidzianych na realizację działań informacyjno-promocyjnych
w ramach danego PD PT.

Informacje wskazywane w sprawozdaniach dot. działań informacyjno-promocyjnych
zrealizowanych w danym okresie powinny być tożsame z informacjami przekazywanymi
przez beneficjentów we wnioskach o płatność dot. tego okresu.
(RPD)
są
dokumentami
11. WAŻNE DOKUMENTY
Szczegółowe zasady w zakresie:
- przepływów finansowych oraz odzyskiwania kwot nieprawidłowo wydatkowanych dla środków
wydatkowanych w ramach PT POIiŚ,
- sprawozdawczości w ramach projektów PT,
- kontroli i nieprawidłowości,
- informacji i promocji
15
zostały określone w umowie o dofinansowaniu, właściwych dokumentach wydanych przez IZ POIiŚ
lub wytycznych horyzontalnych.
Instrukcja obsługi SL2014-PT została wskazana w Dokumentacji użytkownika końcowego SL2014-PT.
Dokumenty
można
znaleźć
na
stronie
internetowej
Funduszy
Europejskich,
POIiŚ
(http://www.pois.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/#) lub na portalu Baza wiedzy o Funduszach
Europejskich (https://bazawiedzy.funduszeeuropejskie.gov.pl/).
12. ZAŁĄCZNIKI
Niniejsze załączniki stosuje się do Planów Działań na lata 2017-2018 oraz lata kolejne, chyba że
podczas ogłaszania kolejnych naborów podana zostanie informacja o zmianie tych
załączników.
1. Wzór wniosku o dofinansowanie projektu pomocy technicznej Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020
2. Wzory załączników do wniosków o dofinansowanie
3. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu pomocy technicznej POIiŚ 20142020
4. Schemat nadawania numeracji dokumentom związanym z realizacją projektów PT POIiŚ w
ramach PD na lata 2017-2018 oraz lata kolejne
5. Lista sprawdzająca stosowana przez IP do oceny WND instytucji (tj. IW/GDDKiA/PKP PLK
S.A.).
Do planów działań na lata 2014-2016 zastosowanie mają załączniki wskazane w Podręczniku
wdrażania dla beneficjentów X osi priorytetowej - Pomoc Techniczna w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020 zatwierdzonym
21 sierpnia 2015 r.
16