Warsztat: Trwałość rezultatów

Akademia Erasmus+
Spotkanie z cyklu „Na ważny temat”:
Skuteczna promocja rezultatów projektów
w programie Erasmus+
Warszawa, 16 grudnia 2014 r.
Warsztat 3
Trwałość rezultatów
Tadeusz Wojciechowski
Zespół Upowszechniania Rezultatów i Analiz Programowych RFSE
Marcin Podogrocki
Kierownik biura międzynarodowych projektów edukacyjnych Uniwersytetu Łódzkiego
Plan warsztatu
1. Wprowadzenie
2. Identyfikacja problemów/wyzwań związanych z trwałością rezultatów
3. Ogólne wymogi jakościowe w zakresie upowszechniania i wykorzystywania
rezultatów projektów
4. Cechy charakteryzujące trwałość rezultatów/produktów projektu
5. Pojęcia, które pozwalają określić trwałość rezultatów/produktów projektu
6. Analiza przypadku – przykłady trwałości rezultatów/produktów
zrealizowanych projektów
7. Kroki zapewniające trwałość rezultatów projektu
8. Podsumowanie, zebranie wyników pracy, rekomendacje
Wprowadzenie, czyli dlaczego TRWAŁOŚĆ
1. Zapewnienie trwałości projektu i jego rezultatów to jedno z największych
wyzwań podczas realizacji projektów, szczególnie tzw. projektów
„miękkich” jakimi są projekty edukacyjne.
2. Aby osiągnąć sukces należy pamiętać o tym już na etapie planowania
działań, należy określić warunki i możliwe ścieżki zapewnienia trwałości
rezultatów czyli wykorzystywania rezultatów po zakończeniu projektu.
3. Niezwykle istotne jest właściwe rozumienie pojęć, które pozwalają określić
trwałość, takich jak: kontynuacja, zastosowanie, transfer, akredytacja,
przeniesienie, komercjalizacji i networking.
4. Dla obecnych i przyszłych beneficjentów programu Erasmus+ ważne są
przykłady dobrej praktyki oraz możliwe źródła wiedzy do samodzielnego
studiowania i okrywania nowych możliwości.
5. Potrzebujemy też odpowiedzieć na pytanie jak mierzyć trwałość czyli
określenia wskaźników trwałości czyli zwracamy uwagę na jakość i wartość
rezultatu, które są istotnymi przesłankami zapewniającymi trwałość
rezultatów projektu.
Zasady współpracy
Lista „TŁAMSICIELI”
morderczych zwrotów, których unikamy w podczas warsztatu!
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pan/Pani nie rozumie naszej (specyficznej) sytuacji
Pan/Pani po prostu nie rozumie, na czym polega nasz problem
Już nad tym pracowaliśmy
Zbyt teoretyczne
To nie nasza sprawa
Za późno na to
Nie …
Nigdy …
To się nie uda!
Pamiętajmy!
Pracujemy razem żeby wiedzieć
• Co zrobić, aby …. czyli konstruktywna krytyka
• Co zrobić, aby …. osiągnąć wspólne
cele/dzieło
Identyfikacja problemów
Wyzwania i problemy,
z którymi spotykamy się w praktyce
w odniesieniu do zagadnienia
trwałości efektu/rezultatu/produktu projektu
Wyzwania i problemy trwałości
efektów/rezultatów/produktów projektu
zidentyfikowane przez uczestników warsztatu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Wymagania trwałości - co oznacza, że efekt/rezultat/produkt
projektu jest trwały
Określenie trwałych efektów mobilności
Mierzalność efektów/rezultatów/produktów projektu
Motywacja i zachęcanie do wykorzystywania
efektów/rezultatów/produktów projektu
Problemy z zakresem i rozumieniem pojęć dotyczących trwałości
Czas, ludzie, środki finansowe zabezpieczające trwałość
Udokumentowanie, udowodnienie trwałości
efektów/rezultatów/produktów projektu
Uwarunkowania instytucjonalne
Ogólne wymogi jakościowe
w zakresie trwałości rezultatów projektów
Zapewnienie trwałości
Oddziaływanie
Rezultaty
JAKOŚĆ
Jakość jest to pewien stopień doskonałości (Platon)
Jakość to stopień, w jakim zbiór inherentnych
właściwości spełnia wymagania - wg PN-EN 9000:2001
Jakość to zgodność z wymaganiami - Crosby
REZULTAT – STRUKTURA TRWAŁOŚCI
analiza
potrzeb
działania po
zakończeniu
realizacji
projektu
realizacja i
wdrożenie
projektowanie
i wykonalność
planowanie
działań
Ogólne wymogi jakościowe
w zakresie trwałości rezultatów projektów
Jakie działania związane
z zapewnieniem jakości efektów/rezultatów
projektu należy podjąć?
Kiedy należy je podjąć?
Działania związane
z zapewnieniem jakości rezultatów
Oddziaływanie to efekt i rezultat jaki przeprowadzane działania mają na ludzi,
organizacje i systemy. Korzyści dla innych podmiotów także powinny zostać
uwzględnione aby oddziaływanie projektu było jak najszersze.
Zapewnienie trwałości zakłada takie zaprojektowanie projektu, aby jego efekty były
trwale i ciągle wykorzystywane po zakończeniu okresu jego finansowania. Rezultaty
projektu mogą zostać wykorzystane i upowszechnione w dłuższej perspektywie,
wykorzystując środki komercyjne czy akredytację. Ważne jest, aby postrzegać
upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów jako kontynuację, która rozciąga się także
poza czas trwania projektu.
Upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów stanowią nieodłączną część
projektów finansowanych ze środków programu Erasmus+ na wszystkich etapach ich
realizacji: począwszy od pomysłu, poprzez fazę realizacji a nawet po jego zakończeniu.
Należy określić harmonogram działań wraz z zaangażowanymi partnerami i zaplanować
adekwatny budżet i środki. Planowanie powinno (wraz z partnerami) zakładać:
• realne cele i terminy tak, aby monitorować postępy działań;
• działania
upowszechniające
i
wykorzystujące
rezultaty
odpowiednio
do
poszczególnych etapów projektu;
• odpowiednią elastyczność aby odpowiadać na potrzeby grup docelowych i aby
wpływać na tworzenie polityk i działań.
Charakterystyka cech w odniesieniu
do trwałości rezultatów/produktów projektu
Projekt jest trwały (uznaje się za trwały), jeśli nawet
po zakończeniu okresu finansowania w dalszym ciągu
przynosi rezultaty i korzyści swym odbiorcom i/lub innym
podmiotom.
ogólne warunki trwałości rezultatów projektu:
•
przesłanki realizacji projektu edukacyjnego,
•
proces wytworzenia produktów projektu,
•
jakość produktu i jego przeznaczenie,
•
forma, zastosowanie produktu.
Charakterystyka cech w odniesieniu do wykorzystania i trwałości:
•
warunki użytkowania,
•
komercjalizacja,
•
zagadnienia praw (IPR).
Dwa poziomy trwałości:
•
w odniesieniu do produktu/rezultatu,
•
W odniesieniu do zakładanego oddziaływania.
Charakterystyka cech w odniesieniu
do trwałości rezultatów/produktów projektu
Cechy trwałości rezultatu/produktu:
• Jakość,
• użyteczność, czyli musi odpowiadać na potrzeby,
• dostępność,
• możliwość adaptacji,
• mierzalność,
• musi mieć opiekuna, ludzi, którzy będą dbać o
aktualizacje i podtrzymanie,
• …
POJĘCIA
które pozwalają określić trwałość
rezultatów/produktów projektu









kontynuacja
zastosowanie
transfer
akredytacja
przeniesienie
multiplikacja
komercjalizacja
networking
…
Analiza przypadku,
analiza porównawcza
1. Na ile realizacja projektu wynikała z potrzeb
odbiorców, czy i w jaki sposób zbadano potrzeby?
2. W jaki sposób działania w projekcie były
zorientowane na osiągnięcie rezultatu?
3. Jak można scharakteryzować produkt/rezultat
osiągnięty w wyniku realizacji projektu?
4. W jaki sposób produkt/rezultat znalazł zastosowanie,
czy został osiągnięty efekt działań?
5. Jakie cechy świadczą o trwałości
produktów/rezultatów projektu?
Potencjalne problemy - brak
rzeczywistej trwałości rezultatów
Dlaczego trwałość rezultatów projektu po jego zakończeniu
i komercjalizacja rezultatów pozostają często papierową fikcją?
 Projekty jest utożsamiany tylko z fazą realizacji.
 Nie starcza czasu w końcowej fazie projektu.
 Rezultat - piękna forma – brak treści
 Partnerzy nie wykazują zainteresowania zapewnieniem
trwałości (odpowiednie zobowiązania umowne, zabezpieczenie
środków, aktualizacja, prawa własności, ….).
 Umowa między partnerami o komercjalizacji rezultatów
pozostaje martwym, formalnym zapisem, bez praktycznych
działań po zakończeniu projektu.
 Beneficjent nie zaplanował zasobów na zapewnienie trwałości.
Uwaga: AN, EACEA i eksperci zwracają baczną uwagę na aspekt
trwałości rezultatów – jest to bardzo ważnym elementem oceny
końcowej. Brak skutkuje wyraźnym obniżeniem punktacji.
Jak mierzyć skuteczność?
Ocena skuteczności jest bardzo ważną częścią projektu. Ocenia
bowiem osiągnięcia i tworzy zalecenia dla przyszłych przedsięwzięć.
W celu mierzenia postępów i osiągania celów można zastosować
różnorodne wskaźniki, które pomogą mierzyć skuteczność działań.
Wskaźniki mogą być ilościowe, odnoszące się do liczb czy procentów
oraz jakościowe, oceniające jakość projektu.
Kwestionariusze, wywiady, obserwacje i oceny także mogą być użyte
do mierzenia oddziaływania projektu.
Określenie wskaźników dotyczących poszczególnych działań projektu
powinno być przewidziane na jego początku i stanowić część planu
upowszechniania.
Jak mierzyć skuteczność?
Przykłady:
o

o
o

o

o

o

fakty i liczby dotyczące strony internetowej organizatorów projektu
(aktualizowanie, odsłony, odwiedziny, linkowanie);
liczba spotkań z kluczowymi podmiotami;
liczba uczestników dyskusji czy sesji informacyjnych (warsztatów,
seminariów, ewaluacji rówieśniczych);
działania następujące po zakończeniu projektu;
produkcja i obrót produktami;
obecność w mediach (artykuły w prasie branżowej, newslettery, informacje
prasowe, wywiady itd.);
widoczność w mediach społecznościowych;
uczestnictwo w wydarzeniach publicznych;
odniesienia do istniejących sieci i międzynarodowych partnerstw, transfer
informacji i wiedzy praktycznej;
wpływ na polityki regionalne, krajowe i unijne;
komentarze i sugestie od odbiorców, rówieśników, decydentów i innych
podmiotów.
Rekomendacje
Kroki zapewniające trwałość rezultatów projektu
Aby
zabezpieczyć
trwałość
rezultatów/produktów
należy
zwrócić
szczególna uwagę na:
•
specyfikę rezultatów danego projektu,
•
trwałość powinna być wpisana w cele, plany i działania w projekcie
•
rezultat/produkt powinien charakteryzować się wspólnymi cechami
trwałości takim jak jakość, użyteczność, dostępność, możliwość
adaptacji, mierzalność oraz aktualizacje i podtrzymanie
•
analizę
ryzyka
funkcjonowania
rezultatów/produktów
w
dłuższej
perspektywie czasowej,
•
określenie
w
jaki
rezultatów/produktów
sposób
projektu
będzie
np.
zabezpieczona
ludzie
,
środki,
trwałość
umowy
komercjalizacyjne, otwarte licencje, partnerzy stowarzyszeniu itp.