pobierz plik

Systemy ewidencji zdarzeń gospodarczych a rozwiązania dla kontrolingu
Rozwiązania informatyczne stosowane przez przedsiębiorstwa można podzielić na te, których
głównym zadaniem jest wspomaganie prowadzenia ewidencji operacji, usprawnienie
przepływów informacyjnych oraz na zastosowania mające na celu dostarczanie informacji
użytecznych w podejmowaniu decyzji na różnych szczeblach zarządzania.
Do rozwiązań pierwszego typu należą systemy ewidencyjno-sprawozdawcze, systemy
biurowe, systemy usprawniające przepływ informacji. Obecnie stosowanie systemów
ewidencyjno-sprawozdawczych jest uznawane za konieczność dla każdego średniego i
dużego przedsiębiorstwa. Zapewniają one zbieranie informacji o całości przebiegu działań
operacyjnych w postaci transakcji odzwierciedlających poszczególne czynności w procesie
gospodarczym. Zastosowane w nich metody oraz informacja pozwalają uczestnikom
(wykonawcom) procesu gospodarczego na podejmowanie właściwych decyzji operacyjnych.
Informacja ta jest złożona , bardzo dokładna, często związana z konkretną czynnością lub
etapem procesu (np. informacja o limicie kredytowym kontrahenta wykorzystywana podczas
przyjmowania nowego zamówienia).
Rozwiązania ewidencyjne spełniają swoje podstawowe zadanie tj.: gromadzenie informacji o
operacjach gospodarczych, które później są wykorzystywane do sporządzenia wymaganych
przepisami sprawozdań i raportów (np. sprawozdanie finansowe, deklaracje podatkowe,
statystyczne). W związku z tym, systemy ewidencyjne są nastawione na przechowywanie
dokładnej informacji oraz odciążenie pracowników od żmudnych, czasochłonnych czynności
obliczeniowych (np. naliczenie listy płac) oraz przyspieszenie rutynowych czynności (np.
wystawienie dokumentu).
Drugi typ rozwiązań informatycznych dotyczy systemów analitycznych, które umożliwiają
raportowanie, wspomagają podejmowanie decyzji poprzez wielowymiarowe analizy oraz
dostarczają informacji eksperckich opartych na bazach wiedzy. Oczywiście o efektywności
zastosowań systemów drugiego typu decyduje fakt, czy uzyskane informacje zostaną
właściwie wykorzystane, tzn. czy na podstawie dostarczonych danych zostaną podjęte
odpowiednie decyzje i czy te decyzje przekształcą się w działania poprawiające analizowaną
sytuację.
Jak obecnie rozwiązania informatyczne mogą wspomagać biznes?
Według ocen analityków ilość danych biznesowych przechowywanych w firmach rośnie z
roku na rok (szacuje się, że nawet o 100% rocznie). Dokładne i rozbudowane dane
gromadzona w systemach ewidencyjnych są mozolnie przetwarzane na potrzeby osób
zarządzających, które potrzebują odpowiednio zagregowanych i wybranych informacji. Próby
wypełnienia luk informacyjnych prowadzą do powstawania sterty arkuszy i innych
skomplikowanych raportów. W związku z tym przedsiębiorstwa, w których wdrożono
zintegrowane systemy ewidencji zdarzeń gospodarczych poszukują dodatkowych rozwiązań
biznesowych, które pozwoliłyby na wykorzystanie większej liczby danych. W ostatnim czasie
odpowiedzią na te potrzeby przedsiębiorstw są rozwiązania typu Business Intelligence (BI),
traktowane jako informatyczne wsparcie dla kadry zarządzającej, które pozwala na
kontrolowanie kluczowych parametrów funkcjonowania firmy oraz monitoring rynku, na
którym ona działa.
Coraz częściej zarządzający stają przed problemem szerszego wykorzystania zasobów i
technologii informatycznych do wspomagania prowadzonego biznesu. Wówczas pojawia się
pytanie, czy warto inwestować w bardziej zaawansowane rozwiązania analityczne typu
Business Intelligence (BI), i jak inwestować w tym obszarze, by uzyskać możliwie najlepsze
efekty. Kluczowe jest tu stwierdzenie, że efektywność rozwiązania informatycznego w
obszarze wspomagania decyzji zależy w ogromnym stopniu od wagi i rodzaju wymaganej
informacji. Oznacza to, że najpierw należy ustalić, jakie informacje są ważne dla
zarządzających, a następnie wybrać odpowiednią metodę ich pozyskania. Istotne jest, że
uzyskana informacja powinna być wiarygodna i w sposób możliwie wierny odzwierciedlać
ekonomiczne realia prowadzonej działalności.
Jedną z cenniejszych danych dla zarządzających jest informacja o kosztach produktów, a
także klientów, kanałów dystrybucji i rynków zbytu oraz ich prawdziwej rentowności.
Informacja o rentowności produktów ma kluczowe znaczenie dla podejmowania decyzji
dotyczących struktury asortymentowej wytwarzanych wyrobów i oferowanych usług. W
oparciu o nią ustala się ranking produktów, który jest z kolei konfrontowany ze strukturą
przychodów ze sprzedaży. Stanowi to podstawę dla decyzji o zmianie bądź utrzymaniu
obecnej struktury sprzedaży.
Rozwiązania informatyczne są jednym z narzędzi do zarządzania poprzez kontroling i w
związku z tym powinny umożliwiać realizację funkcji doradczej kontrolingu dla osób
podejmujących decyzje. Zarządzający potrzebują możliwości symulowania skutków decyzji,
skonfrontowania bieżących zasobów firmy z realizacją zamierzonych działań, analizowania
rozbieżności wykonania od założonych planów i wyjaśnienia przyczyn ich powstania.
Zadania te mogą być spełnione poprzez dostarczenie odpowiednich informacji – innych niż
te, które są wykorzystywane w systemach ewidencyjnych do sporządzenia wymaganych
sprawozdań.
Nie należy jednak zapominać, że jakość danych dla rozwiązania wpierającego podejmowanie
decyzji jest ściśle związana z odpowiednią ewidencją operacji gospodarczych czyli
gromadzeniem wartości wykonania dla założonych planów. Podstawą rozwiązania dla
kontrolingu jest zbudowanie wspólnego systemu informacyjnego zgodnego z potrzebami
zarządzających, który będzie decydował o sposobie planowania, tworzenia budżetów, ale
również zbierania informacji o danych rzeczywistych i badania odchyleń wykonania od
planów. Aby uzyskać wielowymiarowe analizy – w systemie informacyjnym powinny być
określone odpowiednie przekroje tj.: ośrodki odpowiedzialności, obiekty grupowania kosztów
i przychodów, pozycje budżetowe określające badane wielkości zarówno finansowe (np.
koszt wynagrodzeń) jak i w jednostkach naturalnych (np. liczba wyprodukowanych sztuk
wyrobu, liczba przepracowanych godzin).
W związku z powyższym nasuwa się wniosek, że nowoczesne rozwiązanie informatyczne
wspierające prowadzenie biznesu to zintegrowany system oparty na wielowymiarowym
‘szkielecie informacyjnym’, będącym wspólną częścią mechanizmów planowania, symulacji
podejmowanych decyzji oraz ewidencji zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie. Wśród
najważniejszych cech takiego rozwiązania są:
wieloprzekrojowe analizy dostosowane do indywidualnych potrzeb różnych poziomów
kierownictwa przedsiębiorstwa,
objęcie pomiarem wszystkich kluczowych obszarów działalności przedsiębiorstwa,
podniesienie wiarygodności informacji dzięki wprowadzeniu ich do systemu w miejscu
powstawiania, a w związku z tym kontrolowanie kosztów w oparciu o ich pomiar w
miejscu powstawania,
symulowanie budżetowe i analizy finansowe, prognozy zarówno krótko jak i
długoterminowe.
To podstawowy i wystarczający dla większości przedsiębiorstw zakres rozwiązań klasy BI w
dziedzinie kontrolingu. Z naszych doświadczeń wynika, że na polskim rynku rozwiązania
tego typu staja się narzędziem niezbędnym, poszukiwanym i wymaganym do rentownego
funkcjonowania na rynku. Stosowanie ich staje się już zjawiskiem powszechnym. Głównym
powodem, dla którego polskie przedsiębiorstwa interesują się wdrożeniem systemu
kontrolingowego, jest obecna sytuacja gospodarcza, a szczególnie duża konkurencja w
każdym sektorze. Przedsiębiorstwa, z którymi współpracujemy w zakresie kontrolingu to
organizacje, które wprost wymieniają zarządzanie przez kontroling jako jeden z elementów
przyczyniających się do sukcesu rynkowego. Przyłączamy się do tej opinii.
Autorem artykułu jest Renata Łukasik, Szef Produktu FINANSE w firmie Macrologic
Kontakt:
Renata.Ł[email protected]
Macrologic SA
+48 22 511 8 115
www.macrologic.pl