Regulamin konkursu Reklama

REGULAMIN KONKURSU OFERT WRAZ Z NEGOCJACJAMI
NA DZIERśAWĘ POWIERZCHNI REKLAMOWEJ
W NOWYM TERMINALU PORTU LOTNICZEGO WROCŁAW
postępowanie dwuetapowe:
ETAP I – KONKURS
ETAP II – NEGOCJACJE
ETAP I
1.
Organizator
Konkurs wraz negocjacjami organizowany jest przez Port Lotniczy Wrocław S.A
(zwanym teŜ: WydzierŜawiający)
2.
Miejsce przeprowadzenia konkursu
Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Portu Lotniczego Wrocław S.A ul.
SkarŜyńskiego 36, 54-530 Wrocław
3.
Terminy konkursu
1. Oferty na dzierŜawę powierzchni reklamowej naleŜy złoŜyć w miejscu i w dniach
wskazanych w ogłoszeniu oraz nn. regulaminie konkursu. Oferty nie będą przyjmowane
po upływie terminu wskazanego w ogłoszeniu.
2. Oferent moŜe zmienić lub wycofać ofertę przed upływem końcowego terminu składania
ofert.
W przypadku wycofania oferty Oferentowi przysługuje moŜliwość zwrotu wadium
wpłaconego
w związku z planowanym udziałem w konkursie ofert.
3. Oferty naleŜy składać do dn. 2.12.2011r godz. 16:00 w siedzibie WydzierŜawiającego,
sekretariat na I piętrze budynku administracyjnego.
4. WydzierŜawiający nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert.
4.
Warunki uczestnictwa w konkursie
1. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest:
a) wniesienie wadium,
b) złoŜenie oferty,
c) spełnienie wymagań określonych w pkt. 1 i 2 załącznika nr 1 do niniejszego
regulaminu.
2. Oferta powinna być złoŜona w zamkniętym, nie przezroczystym opakowaniu (kopercie).
Na kopercie umieszcza się napis „OFERTA” oraz nazwę Oferenta.
1
5.
Oferta
1.
Oferta powinna zawierać:
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
Imię i nazwisko, oraz adres Oferenta albo nazwę lub firmę oraz siedzibę, jeŜeli
Oferentem jest osoba prawna lub inny podmiot, adres do korespondencji, telefon
kontaktowy.
Koncepcję zarządzania powierzchnią reklamową w Porcie Lotniczym we Wrocławiu z
uwzględnieniem:
a) koncepcji aranŜacji powierzchni reklamowej, w tym:
• opis form nośników reklamowych,
• dokumentacja techniczna nośników, z uwzględnieniem narzuconych przez
WydzierŜawiającego załoŜeń określonych w Załączniku nr 2 do
Regulaminu
• wizualizacji kaŜdej lokalizacji z nośnikiem;
b) Opisu planowanej strategii sprzedaŜy reklam, w tym m.in.:
• stosowane marŜe i przewidywany obrót,
• grupy klientów,
• system kształtowania cen (proponowany cennik bazowy),
• warunki udostępniania WydzierŜawiającemu nośników będących w
uŜytkowaniu Oferenta w celu zamieszczania reklam produktów i usług
związanych z promocją lotniska i regionu,
• warunki udostępniania nośników będących w uŜytkowaniu Oferenta obecnym
klientom portu lotniczego,
• itp.
Uproszczony biznesplan zawierający: przybliŜoną wartość nakładów związanych z
adaptacją powierzchni, przewidywany okres trwania prac adaptacyjnych, szacunkowe
koszty produkcji, montaŜu i eksploatacji nośników reklamowych, zakładane koszty
pozyskiwania reklamodawców, wstępne załoŜenia dotyczące wysokości czynszu za
dzierŜawę powierzchni reklamowej od WydzierŜawiającego itp.
Wstępną wysokość minimalnej gwarantowanej stawki czynszu miesięcznego netto
(podaną jednoznacznie, bez tzw. „przedziałów” i innych wariantów).
Wstępną wysokość prowizji od osiąganych obrotów rozumianych jako miesięczna
wartość sprzedaŜy netto.
Listę referencyjną i referencje portów lotniczych lub innych obiektów uŜyteczności
publicznej, w których Oferent (lub podmiot od niego zaleŜny) lub jego podmiot
dominujący (lub podmiot zaleŜny od podmiotu dominującego) zarządza od co
najmniej 3 lat powierzchniami reklamowymi, z podaniem informacji, w jakim
zakresie i od jakiego czasu działalność ta jest prowadzona – naleŜy dołączyć
dokumentację fotograficzną wybranej/wybranych lokalizacji.
Wymagane oświadczenia i dokumenty.
Określenie sposobu zwrotu wadium.
Podpis Oferenta i datę sporządzenia oferty.
Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w innym
języku powinny być załączone wraz z tłumaczeniem.
3. Informacje określone w punktach 1.1, 1.4 i 1.5 §5 ust 1 niniejszego regulaminu, naleŜy
podać wypełniając nieścieralnym atramentem formularz oferty, którego wzór stanowi
2.
2
Załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Za waŜną uznaje się jedynie ofertę złoŜoną na
powyŜszym formularzu.
4. Do oferty naleŜy załączyć obowiązkowo wymienione niŜej oświadczenia i dokumenty:
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
5.
6.
Oświadczenie Oferenta wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego
regulaminu.
Kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem, dokumentu potwierdzającego
prowadzenie działalności gospodarczej z datą wystawienia nie przekraczającą 3
miesięcy przed datą złoŜenia oferty (zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności
gospodarczej
lub
odpisu
z KRS, itp.).
Kopie potwierdzone za zgodność z oryginałami Decyzji o nadaniu nr REGON i NIP.
W przypadku osób fizycznych rozliczających się w formie spółki cywilnej – aktualna
umowa spółki cywilnej.
Aktualne zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o nie zaleganiu z płatnościami z
datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złoŜenia oferty lub
oświadczenia
o braku zaległości w ww. opłatach wraz z pisemnym zobowiązaniem się do
dostarczenia zaświadczeń przed podpisaniem umowy.
Oryginał lub kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem, pełnomocnictwa
udzielonego w formie pisemnej w przypadku umocowania pełnomocnika do zawarcia
umowy, złoŜenia oferty, prowadzenia negocjacji lub innych czynności – zgodnie z
umocowaniem.
Dowód wpłaty wadium na rachunek WydzierŜawiającego nr 12 1240 6292 1111 0010
3888 3575 (BANK PEKAO SA o/Warszawa). Wadium winno być wniesione na cały
okres związania ofertą.
Oferty i dokumenty załączone do oferty nie podlegają zwrotowi.
Dane zawarte w ofertach słuŜą wyłącznie do wyłonienia najkorzystniejszej z nich.
WydzierŜawiający zobowiązuje się nie ujawniać ich treści osobom trzecim.
6.
Związanie ofertą
1. Oferent jest związany ofertą w ciągu 90 dni od dnia otwarcia ofert.
2. W tym czasie WydzierŜawiający:
a) oceni oferty konkursowe i porówna ich punktacje,
b) zaprosi co najmniej trzech najwyŜej ocenionych Oferentów do wspólnej analizy ofert i
złoŜenia bardziej szczegółowych ofert finansowych w oparciu o ostateczne kryteria
ustalone podczas analizy ofert.
c) oceni szczegółowe oferty finansowe i porówna ich punktacje,
d) zaprosi do negocjacji (ETAP II) dwóch najwyŜej ocenionych Oferentów,
e) przeprowadzi negocjacje oraz zawrze umowę z wybranym w postępowaniu
Oferentem.
3
7.
WaŜność konkursu
Konkurs uwaŜa się za waŜny, o ile wpłynie przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i
warunki konkursu.
8.
Wadium
1. Kwota wadium wynosi 50 000 zł.
2. Wadium wpłacone przez Oferenta, który wygrał konkurs i został zaproszony do zawarcia
umowy po negocjacjach, na wniosek Oferenta moŜe zostać zaliczone na poczet kaucji,
o której mowa w §15 ust. 4 regulaminu.
3. Wadium nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy z przyczyn leŜących po stronie
Oferenta, Oferent, który wygrał konkurs i negocjacje nie zawarł umowy dzierŜawy.
4. Połowa wadium nie podlega zwrotowi w przypadku gdy Oferent, który wygrał konkurs tj.
zakwalifikował się do II etapu, wycofa się z postępowania i nie przystąpi do negocjacji.
5. Oferentom, których oferty nie zakwalifikowały się do etapu II, wadium zostanie zwrócone
w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach konkursu, na wskazany w ofercie
adres/nr konta.
6. Oferentom, którzy zakwalifikowali się do etapu II ale nie zostali wybrani do zawarcia
umowy wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach
negocjacji, na wskazany w ofercie adres/nr konta.
7. W przypadku przekroczenia 7-dniowego terminu zwrotu z winy PLW S.A. wadium
zwraca się wraz z odsetkami w wysokości ustawowej.
9.
Publikacja i dostęp do dokumentacji
1. Niniejszy „Regulamin konkursu ofert wraz z negocjacjami”, w tym wszystkie załączniki
niezbędne do przygotowania oferty, jest dostępny na stronie internetowej PLW S.A.:
www.airport.wroclaw.pl.
2. Oferenci winni pobrać dokumentację ze strony internetowej PLW S.A. jak równieŜ
monitorować stronę przez cały okres Etapu I (konkursu). W razie jakichkolwiek zmian w
zakresie czy formule dokumentacji, WydzierŜawiający udostępni nową treść na stronie
internetowej.
3. Przed złoŜeniem oferty Oferent moŜe zwrócić się do WydzierŜawiającego o wyjaśnienia
dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z warunkami postępowania. Osobą
upowaŜnioną do udzielania wyjaśnień jest Pani Anna Menc tel. 071 35 81 329, e-mail:
[email protected].
10.
Ocena ofert konkursowych
1. Oferty oceniane będą wg tych samych (opisanych poniŜej) kryteriów.
2. Oferty złoŜone po upływie terminu podanego w §3 ust. 3, a takŜe nie spełniające
wymogów określonych w §5 nie będą rozpatrywane.
3. Szczegółowy zakres i tryb pracy komisji określa regulamin komisji obowiązujący w PLW
S.A.
4
4. Przy wyborze finałowej dwójki Oferentów pierwszego etapu konkursu, WydzierŜawiający
będzie oceniał głównie koncepcję zarządzania powierzchnią reklamową (patrz § 5 ust. 1
pkt. 1.2 i 1.3 niniejszego regulaminu), w tym:
a) aranŜację powierzchni reklamowej wraz z wizualizacją – maksymalnie 10 punktów
b) opis planowanej strategii sprzedaŜy reklam – maksymalnie 15 punktów
c) uproszczony biznesplan – maksymalnie 5 punktów
Przyjmuje się, Ŝe najwyŜszą łączną liczbę punktów dla tego kryterium (tj. 30) moŜe otrzymać
Oferent, który przedstawi wiarygodną koncepcję działalności łączącej wysoką jakość usług z
kreatywnością w doborze form reklamy oraz efektywnością w pozyskiwaniu klientów i
gospodarowaniu zasobami finansowymi, tym samym gwarantującą wysokie przychody.
KaŜde z kryteriów cząstkowych 4a-4c będzie oceniane osobno. Składnik cenowy oferty
będzie miał na tym etapie konkursu znaczenie pomocnicze, potwierdzające spójność oferty.
5. Przy wyborze dwóch Oferentów, którzy zostaną zaproszeni do drugiego etapu konkursu,
WydzierŜawiający, oprócz kryterium opisanego w ustępie 4 niniejszego paragrafu,
uwzględni szczegółowa ofertę finansową przedstawioną przez wybranych Oferentów
zgodnie z § 6 ust. 2 pkt. b) niniejszego regulaminu, w tym:
a) czynsz minimalny – maksymalnie 35 punktów
b) prowizja – maksymalnie 35 punktów
Szczegółowe zasady przyznawania punktów w ramach tego kryterium zostaną udostępnione
jedynie trzem Oferentom, których koncepcje zarządzania powierzchnią reklamową oceniono
najwyŜej.
6. WydzierŜawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyskała najwyŜszą liczbę
punktów łącznie za wszystkie kryteria – maksymalnie 100 punktów.
11.
Wyniki oceny i zakończenie pierwszego etapu
1. Komunikat o zakończeniu prac Komisji i ocenie ofert zawierający nazwy/nazwiska
Oferentów zakwalifikowanych do negocjacji (ETAP II) zostanie opublikowany na stronie
internetowej WydzierŜawiającego: www.airport.wroclaw.pl. KaŜdy z Oferentów moŜe
uzyskać informacje o łącznej liczbie punktów przyznanych poszczególnym Oferentom.
2. W terminie 3 dni roboczych od daty wywieszenia komunikatu o zamknięciu konkursu
uczestnik konkursu moŜe wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem
konkursu do Prezesa PLW S.A.
3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania.
Do czasu rozpatrzenia skargi dalsze czynności związane z procedurą zostaną wstrzymane.
4. Skargę naleŜy wnieść faxem na nr +48 71 35 73 973 za potwierdzeniem na piśmie.
Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą.
5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę (w stosunku do danego lokalu) podjęte będą dalsze
czynności zmierzające do wyboru DzierŜawcy lub powtórzone zostaną czynności
zaskarŜone
–
w zaleŜności od rozstrzygnięcia.
5
ETAP II
12.
Zaproszenie do negocjacji
1. Zgodnie z §6 ust 2, punkt d) powyŜej, WydzierŜawiający zaprosi do negocjacji dwóch
najwyŜej ocenionych Oferentów.
2. Zaproszenia skierowane zostaną indywidualnie na piśmie (faksem) z wyznaczeniem
terminu negocjacji nie krótszym niŜ 5 dni od dnia przekazania zaproszenia.
3. Dopuszcza się moŜliwość jednokrotnego przesunięcia terminu negocjacji na pisemny
wniosek Oferenta. Z uwagi na termin związania ofertą, przesuniecie negocjacji moŜe
nastąpić maksymalnie o 7 dni za zgodą WydzierŜawiającego.
4. Nie stawienie się na negocjacje w wyznaczonym terminie zostanie uznane automatycznie
za odstąpienie od procedury.
5. Po stronie WydzierŜawiającego negocjacje prowadzić będzie Zespół Negocjacyjny w
składzie: Zarząd PLW S.A (bądź wyznaczeni pełnomocnicy) oraz Przewodniczący
Komisji powołanej do przeprowadzenia etapu I.
6. Negocjacje mogą, na wniosek Zespołu Negocjacyjnego zostać uzupełnione aukcją
elektroniczną, jeśli oferty będą bardzo zbliŜone pod kątem wybranych parametrów.
13.
Przedmiot negocjacji
Rozmowy negocjacyjne z Oferentami wyłonionymi w I etapie postępowania będą
obejmowały przede wszystkim:
1) elementy przedstawionych koncepcji - uszczegółowienie,
2) propozycje warunków finansowych,
3) istotne postanowienia umowy najmu.
14.
Wyniki negocjacji
1. Komunikat o zakończeniu prac Zespołu Negocjacyjnego
wraz z podaniem
nazwy/nazwiska Oferenta z którym zawarta zostanie umowa dzierŜawy powierzchni
reklamowej zostanie opublikowany na stronie internetowej WydzierŜawiającego:
www.airport.wroclaw.pl. Jednocześnie informacja ta zostanie przekazana na piśmie drogą fax wszystkim uczestnikom negocjacji.
2. W terminie 3 dni roboczych od daty przekazania komunikatu o zamknięciu negocjacji
uczestnik negocjacji moŜe wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem
konkursu do Prezesa PLW S.A.
3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania.
Do czasu rozpatrzenia skargi zawarcie umowy zostanie wstrzymane.
4. Skargę naleŜy wnieść faxem na nr +48 71 35 73 973 za potwierdzeniem na piśmie.
Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą.
5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do
zawarcia umowy lub powtórzone zostaną czynności zaskarŜone – w zaleŜności od
rozstrzygnięcia.
6
6. Wszystkim uczestnikom procedury przysługuje skarga do sądu właściwego dla siedziby
WydzierŜawiającego, na zasadach ogólnych.
15.
Umowa
1. Umowę dzierŜawy z Oferentem, którego oferta została wybrana, zawiera Zarząd PLW
S.A. lub osoba upowaŜniona do działania w jego imieniu.
2. Oferent, którego oferta została wybrana, jest zobowiązany do podpisania umowy
w wyznaczonym przez WydzierŜawiającego terminie.
3. Jeśli wybrany Oferent nie podpisze umowy w wyznaczonym terminie, WydzierŜawiający
moŜe wytypować drugiego w kolejności na liście wyboru Oferenta lub przeprowadzić
ponownie II etap postępowania z udziałem następnego w kolejności uczestnika I etapu.
4. Przy podpisaniu umowy dzierŜawy (najpóźniej w dniu podpisania umowy) Oferent
zobowiązany jest okazać dowód wpłaty kaucji w wysokości odpowiadającej trzykrotnemu
miesięcznemu minimalnemu czynszowi dzierŜawnemu netto.
Kaucja stanowi
zabezpieczenie roszczeń WydzierŜawiającego, które mogą powstać w trakcie realizacji
umowy, w tym w efekcie opóźnienia lub odstąpienia przez Oferenta od prowadzenia
przedmiotowej działalności.
16.
Prawa organizatora
PLW S.A. zastrzega sobie prawo wycofania powierzchni wystawionych do konkursu oraz
uniewaŜnienia konkursu w całości lub w części bez względu na etap procedury.
17.
Wykaz załączników
Integralną cześć niniejszego regulaminu stanowią załączniki:
Załącznik nr 1 – informacje waŜne dla Oferenta
Załącznik nr 2 – wykaz powierzchni
Załącznik nr 3 – formularz oferty
Załącznik nr 4 – oświadczenie Oferenta
Załącznik nr 5 – wstępny projekt umowy
7