Regulamin konkursu kantory

REGULAMIN KONKURSU OFERT WRAZ Z NEGOCJACJAMI
NA NAJEM POWIERZCHNI PRZEZNACZONEJ NA DZIAŁALNOŚĆ TYPU KANTOR WYMIANY
WALUT W NOWYM TERMINALU PORTU LOTNICZEGO WROCŁAW
postępowanie dwuetapowe:
ETAP I – KONKURS
ETAP II – NEGOCJACJE
ETAP I
1.
Organizator
Konkurs wraz negocjacjami organizowany jest przez Port Lotniczy Wrocław S.A
(zwanym teŜ: Wynajmujący)
2.
Miejsce przeprowadzenia konkursu
Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Portu Lotniczego Wrocław S.A ul. SkarŜyńskiego 36,
54-530 Wrocław
3.
Terminy konkursu
1. Oferty na najem lokali naleŜy złoŜyć w miejscu i w dniach wskazanych w ogłoszeniu oraz nn.
regulaminie konkursu. Oferty nie będą przyjmowane po upływie terminu wskazanego
w ogłoszeniu.
2. Oferent moŜe zmienić lub wycofać ofertę przed upływem końcowego terminu składania ofert.
W przypadku wycofania oferty Oferentowi przysługuje moŜliwość zwrotu wadium wpłaconego
w związku z planowanym udziałem w konkursie ofert.
3. Oferty naleŜy składać do dn. 19.12.2011r godz. 09:00 w siedzibie Wynajmującego, sekretariat na
I piętrze budynku administracyjnego.
4. Wynajmujący nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert.
4.
Warunki uczestnictwa w konkursie
1. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest:
1) wniesienie wadium,
2) złoŜenie oferty,
3) spełnienie wymagań określonych w pkt. 1 i 2 załącznika nr 1 do niniejszego regulaminu.
2. Oferta powinna być złoŜona w zamkniętym, nie przezroczystym opakowaniu (kopercie).
Na kopercie umieszcza się napis „OFERTA” oraz informacje:
− numer lokalu, którego oferta dotyczy (wykaz lokali zawiera załącznik nr 2 do niniejszego
regulaminu),
− nazwa Oferenta.
3. Oferent moŜe złoŜyć niezaleŜne oferty na kaŜdy z lokali osobno lub/i na oba lokale łącznie.
1
5.
Oferta
1.
Oferta powinna zawierać:
1.1. Imię i nazwisko oraz adres Oferenta albo nazwę lub firmę oraz siedzibę, jeŜeli Oferentem
jest osoba prawna lub inny podmiot, adres do korespondencji, telefon kontaktowy.
1.2. Wskazanie lokalu, o który ubiega się Oferent.
1.3. Oferowaną wysokość minimalnej gwarantowanej stawki czynszu miesięcznego netto (podaną
jednoznacznie, bez tzw. „przedziałów” i innych wariantów), przy czym oferowana stawka nie
moŜe być niŜsza niŜ 250 zł netto miesięcznie za kaŜdy metr kwadratowy wynajmowanej
powierzchni.
1.4. Oferowaną wysokość stawki prowizji od obrotów osiąganych w przedmiocie najmu
rozumianych jako miesięczna wartość transakcji netto ze skupu i sprzedaŜy walut obcych w
punkcie wymiany walut znajdującym się na lotnisku, przy czym oferowana stawka nie moŜe
być niŜsza niŜ 1%
1.5. Proponowany model i oferowaną wysokość opłat (opłata stała, prowizja ....) z tytułu:
a) usługi „zamów i odbierz”,
b) działalności dodatkowej
1.6. Opis koncepcji prowadzenia działalności, w tym m.in.:
a) szczegółowy opis świadczonych usług,
b) system kształtowania cen,
oraz
uproszczony biznesplan zawierający przewidywany obrót z tytułu działalności podstawowej
oraz przewidywany obrót z tytułu działalności dodatkowej, stosowane marŜe, szacunkowe
koszty; działalność podstawowa i dodatkowa została zdefiniowana w Załączniku nr 2 do
regulaminu.
1.7. Listę referencyjną i referencje właścicieli lub zarządców lokali, w których Oferent (lub podmiot
od niego zaleŜny) lub jego podmiot dominujący (lub podmiot zaleŜny od podmiotu
dominującego) prowadził swoją działalność ze szczególnym uwzględnieniem portów
lotniczych.
1.8. Wymagane oświadczenia i dokumenty.
1.9. Określenie sposobu zwrotu wadium.
1.10. Podpis Oferenta i datę sporządzenia oferty.
2.
Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w innym języku
powinny być załączone wraz z tłumaczeniem.
3.
Informacje określone w punktach 1.1-1.4 §5 ust 1 niniejszego regulaminu, naleŜy podać
wypełniając
nieścieralnym atramentem właściwy formularz oferty, którego wzór stanowi
załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Za waŜną uznaje się jedynie ofertę złoŜoną na
powyŜszym formularzu.
4.
Do oferty naleŜy załączyć obowiązkowo wymienione niŜej oświadczenia i dokumenty:
4.1. Oświadczenie Oferenta wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu.
4.2. Kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem, dokumentu potwierdzającego prowadzenie
działalności gospodarczej z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą
złoŜenia oferty (zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu
z KRS, itp.).
4.3. Kopie potwierdzone za zgodność z oryginałami Decyzji o nadaniu nr REGON i NIP.
4.4. W przypadku osób fizycznych rozliczających się w formie spółki cywilnej – aktualna umowa
spółki cywilnej.
4.5. Aktualne zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o nie zaleganiu z płatnościami z datą
wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złoŜenia oferty lub oświadczenia
o braku zaległości w ww. opłatach wraz z pisemnym zobowiązaniem się do dostarczenia
zaświadczeń przed podpisaniem umowy.
2
4.6. Oryginał lub kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, pełnomocnictwa udzielonego w
formie pisemnej w przypadku umocowania pełnomocnika do zawarcia umowy, złoŜenia oferty,
prowadzenia negocjacji lub innych czynności – zgodnie z umocowaniem.
4.7. Dowód wpłaty wadium na rachunek Wynajmującego nr 12 1240 6292 1111 0010 3888 3575
(PEKAO SA o/Warszawa). Wadium winno być wniesione na cały okres związania ofertą.
5.
6.
Oferty i dokumenty załączone do oferty nie podlegają zwrotowi.
Dane zawarte w ofertach słuŜą wyłącznie do wyłonienia najkorzystniejszej z nich. Wynajmujący
zobowiązuje się nie ujawniać ich treści osobom trzecim.
6.
Związanie ofertą
1. Oferent jest związany ofertą w ciągu 90 dni od dnia otwarcia ofert.
2. W tym czasie Wynajmujący:
a) oceni oferty konkursowe i porówna ich punktacje,
b) zdecyduje, czy lokale 1 i 2 zostaną wynajęte jednemu Oferentowi czy dwóm róŜnym
Oferentom,
c) w zaleŜności od decyzji podjętej zgodnie z §6 ust.2 p. b) zaprosi do negocjacji (ETAP II)
dwóch najwyŜej ocenionych Oferentów dla kaŜdego lokalu bądź dwóch lokali łącznie.
d) przeprowadzi negocjacje oraz zawrze umowy z wybranymi w postępowaniu Oferentami /
Oferentem.
7.
WaŜność konkursu
Konkurs uwaŜa się za waŜny, o ile wpłynie przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i warunki
konkursu dla przynajmniej jednego lokalu.
8.
Wadium
1. Kwota wadium dla jednego lokalu wynosi 7 000 zł.
2. W przypadku złoŜenia osobnych ofert na dwa lokale uŜytkowe lub/i oferty na dwa lokale łącznie,
Oferent zobowiązany jest do wniesienia wadium w kwocie 14 000 zł
3. Wadium wpłacone przez Oferenta, który wygrał konkurs i został zaproszony do zawarcia umowy
po negocjacjach, na wniosek Oferenta moŜe zostać zaliczone na poczet kaucji, o której mowa
w §15 ust. 4 regulaminu.
4. Wadium nie podlega zwrotowi w przypadku, gdy z przyczyn leŜących po stronie Oferenta, Oferent,
który wygrał konkurs i negocjacje nie zawarł umowy najmu.
5. Połowa wadium nie podlega zwrotowi w przypadku gdy Oferent, który wygrał konkurs tj.
zakwalifikował się do II etapu, wycofa się z postępowania i nie przystąpi do negocjacji.
6. Oferentom, których oferty nie zakwalifikowały się do etapu II, wadium zostanie zwrócone w ciągu
7 dni od przekazania informacji o wynikach konkursu, na wskazany w ofercie adres/nr konta.
6. Oferentom, którzy zakwalifikowali się do etapu II ale nie zostali wybrani do zawarcia umowy
wadium zostanie zwrócone w ciągu 7 dni od przekazania informacji o wynikach negocjacji, na
wskazany w ofercie adres/nr konta.
7. W przypadku przekroczenia 7-dniowego terminu zwrotu z winy PLW S.A. wadium zwraca się wraz
z odsetkami w wysokości ustawowej.
9.
Publikacja i dostęp do dokumentacji
1. Niniejszy „Regulamin konkursu ofert wraz z negocjacjami”, w tym wszystkie załączniki niezbędne
do przygotowania oferty, jest dostępny na stronie internetowej PLW S.A.: www.airport.wroclaw.pl.
3
2. Oferenci winni pobrać dokumentację ze strony internetowej PLW S.A. jak równieŜ monitorować
stronę przez cały okres Etapu I (konkursu). W razie jakichkolwiek zmian w zakresie czy formule
dokumentacji, Wynajmujący udostępni nową treść na stronie internetowej.
3. Przed złoŜeniem oferty Oferent moŜe zwrócić się do Wynajmującego o wyjaśnienia dotyczące
wszelkich wątpliwości związanych z warunkami postępowania. Osobą upowaŜnioną do udzielania
wyjaśnień jest Pani Anna Menc tel.071 35 81 329, e-mail: [email protected].
10.
Ocena ofert konkursowych
1. Komisja dokonuje oceny ofert odrębnie dla kaŜdego lokalu.
2. Oferty dla wszystkich lokali oceniane będą wg tych samych (opisanych poniŜej) kryteriów.
3. Oferty złoŜone po upływie terminu podanego w §3 ust. 3, a takŜe nie spełniające wymogów
określonych w §5 nie będą rozpatrywane.
4. Szczegółowy zakres i tryb pracy komisji określa regulamin komisji obowiązujący w PLW S.A.
5. Kryteria oceny ofert i zasady przyznawania punktów:
Przy wyborze najkorzystniejszych ofert, Wynajmujący będzie się kierował następującymi kryteriami:
1) Cena:
a. czynsz minimalny – maksymalnie 45 punktów
b. prowizja – maksymalnie 25 punktów
c. opłata z tytułu usługi „zamów i odbierz” oraz opłata z tytułu działalności dodatkowej –
maksymalnie 10 punktów
2) Koncepcja i biznesplan – maksymalnie 10 punktów
3) Doświadczenie w działalności na lotnisku – maksymalnie 10 punktów
Punkty dla poszczególnych kryteriów przyznawane będą wg następujących zasad:
Ad. 1 a).
• Przyjmuje się, Ŝe najwyŜszą liczbę punktów AX, tj. 45 otrzyma Oferent, który zaproponuje
najwyŜszą stawkę czynszu minimalnego za 1 m2 wynajmowanej powierzchni,
• Liczba punktów w pozostałych ofertach będzie ustalana w oparciu o następujący wzór:
Ax =
C x − C min
x 45
C max − C min
Gdzie:
AX – liczba punktów przyznana ofercie „x” za kryterium ceny – czynsz minimalny
Cmax – najwyŜszy czynsz minimalny wśród cen zawartych w ofertach
Cmin – najniŜszy dopuszczony przez Wynajmującego czynsz minimalny równy 250 zł
netto/m2
Cx – czynsz minimalny zawarty w ofercie „x”
Ad. 1 b).
• Przyjmuje się, Ŝe najwyŜszą liczbę punktów BX, tj. 25 otrzyma Oferent, który zaproponuje
najwyŜszy poziom prowizji
•
Liczba punktów w pozostałych ofertach będzie ustalana w oparciu o następujący wzór:
Bx =
Px − Pmin
x 25
Pmax − Pmin
gdzie:
Bx – liczba punktów przyznana ofercie „x” za kryterium ceny - prowizja
Pmax – najwyŜsza prowizja wśród prowizji wynikających z ofert
4
Pmin – najniŜsza dopuszczona przez Wynajmującego prowizja równa 1%
Px – prowizja wynikająca z oferty „x”
Wynajmujący zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, której cena, biorąc pod uwagę średnią
wartość innych ofert lub szacunkowe kalkulacje Wynajmującego, będzie raŜąco niska lub raŜąco
wysoka tj. nie będzie wiarygodna ekonomicznie.
Ad. 1 c).
• Przyjmuje się, Ŝe najwyŜszą liczbę punktów CX, tj. 10 otrzyma Oferent, który zaproponuje
najbardziej korzystną, z ekonomicznego punktu widzenia, wysokość opłaty z tytułu usługi
„zamów i odbierz” oraz opłaty z tytułu działalności dodatkowej.
Ad. 2.
• Przyjmuje się, Ŝe najwyŜszą liczbę punktów dla tego kryterium DX, tj. 10 moŜe otrzymać
Oferent, który przedstawi wiarygodną koncepcję działalności łączącej szeroki wachlarz
oferowanych usług, atrakcyjne kursy walut oraz bezpieczeństwo transakcji, tym samym
gwarantującą wysokie obroty.
Ad. 3.
Punkty przyznawane będą zgodnie z poniŜszą tabelą:
Liczba lokali o podobnym charakterze
prowadzonych na lotniskach
Liczba punktów – EX
0
1-2
3 i więcej
0
5
10
ŁĄCZNA OCENA OFERTY:
Wynajmujący uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyskała najwyŜszą liczbę punktów za wszystkie
kryteria według następującego wzoru:
W(x)=A(x)+B(x) +C(x) +D(x) + E(X)
11.
Wyniki oceny i zakończenie pierwszego etapu
1. Komunikat o zakończeniu prac Komisji i ocenie ofert zawierający nazwy/nazwiska Oferentów
zakwalifikowanych do negocjacji (ETAP II) zostanie opublikowany na stronie internetowej
Wynajmującego: www.airport.wroclaw.pl. KaŜdy z Oferentów moŜe uzyskać informacje o łącznej
liczbie punktów przyznanych poszczególnym Oferentom.
2. W terminie 3 dni roboczych od daty wywieszenia komunikatu o zamknięciu konkursu uczestnik
konkursu moŜe wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa
PLW S.A.
3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu
rozpatrzenia skargi dalsze czynności związane z procedurą (w stosunku do danego lokalu) zostaną
wstrzymane.
4. Skargę naleŜy wnieść faxem na nr +48 71 35 73 973 za potwierdzeniem na piśmie. Odpowiedź na
skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą.
5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę (w stosunku do danego lokalu) podjęte będą dalsze
czynności zmierzające do wyboru Najemcy lub powtórzone zostaną czynności zaskarŜone –
w zaleŜności od rozstrzygnięcia.
5
ETAP II
12.
Zaproszenie do negocjacji
1. Zgodnie z §6 ust 2, punkt b) powyŜej, Wynajmujący zaprosi do negocjacji dwóch najwyŜej
ocenionych Oferentów dla kaŜdego lokalu lub dla dwóch lokali łącznie.
2. Zaproszenia skierowane zostaną indywidualnie na piśmie (faksem) z wyznaczeniem terminu
negocjacji nie krótszym niŜ 5 dni od dnia przekazania zaproszenia.
3. Dopuszcza się moŜliwość jednokrotnego przesunięcia terminu negocjacji na pisemny wniosek
Oferenta. Z uwagi na termin związania ofertą, przesuniecie negocjacji moŜe nastąpić maksymalnie
o 7 dni za zgodą Wynajmującego.
4. Nie stawienie się na negocjacje w wyznaczonym terminie zostanie uznane automatycznie za
odstąpienie od procedury.
5. Po stronie Wynajmującego negocjacje prowadzić będzie Zespół Negocjacyjny w składzie:
Zarząd PLW S.A (bądź wyznaczeni pełnomocnicy) oraz Przewodniczący Komisji powołanej do
przeprowadzenia etapu I.
6. Negocjacje mogą, na wniosek Zespołu Negocjacyjnego zostać uzupełnione aukcją elektroniczną,
jeśli oferty będą bardzo zbliŜone pod kątem wybranych parametrów.
13.
Przedmiot negocjacji
Negocjacyjne z Oferentami wyłonionymi w I etapie postępowania będą obejmowały przede
wszystkim:
1) elementy przedstawionych koncepcji - uszczegółowienie,
2) propozycje warunków finansowych,
3) istotne postanowienia umowy najmu.
14.
Wyniki negocjacji
1. Komunikat o zakończeniu prac Zespołu Negocjacyjnego wraz z podaniem nazwy/nazwiska
Oferenta, z którym zawarta zostanie umowa najmu i określeniem lokalu zostanie opublikowany na
stronie internetowej Wynajmującego: www.airport.wroclaw.pl. Jednocześnie informacja ta
zostanie przekazana na piśmie - drogą fax wszystkim uczestnikom negocjacji (odpowiednio dla
lokalu).
2. W terminie 3 dni roboczych od daty przekazania komunikatu o zamknięciu negocjacji uczestnik
negocjacji moŜe wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa
PLW S.A.
3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu
rozpatrzenia skargi zawarcie umowy ( w stosunku do danego lokalu) zostanie wstrzymane.
4. Skargę naleŜy wnieść faxem na nr +48 71 35 73 973 za potwierdzeniem na piśmie. Odpowiedź na
skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą.
5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę (w stosunku do danego lokalu) podjęte będą dalsze
czynności zmierzające do zawarcia umowy lub powtórzone zostaną czynności zaskarŜone –
w zaleŜności od rozstrzygnięcia.
6. Wszystkim uczestnikom procedury przysługuje skarga do sądu właściwego dla siedziby
Wynajmującego, na zasadach ogólnych.
15.
Umowa
1. Umowę najmu z Oferentem, którego oferta została wybrana, zawiera Zarząd PLW S.A. lub osoba
upowaŜniona do działania w jego imieniu.
6
2. Oferent, którego oferta została wybrana, jest zobowiązany do podpisania umowy w wyznaczonym
przez Wynajmującego terminie.
3. Jeśli wybrany Oferent nie podpisze umowy w wyznaczonym terminie, Wynajmujący moŜe
wytypować drugiego w kolejności na liście wyboru Najemcę lub przeprowadzić ponownie II etap
postępowania z udziałem następnego w kolejności uczestnika I etapu.
4. Przy podpisaniu umowy najmu (najpóźniej w dniu podpisania umowy) Oferent zobowiązany jest
okazać dowód wpłaty kaucji w wysokości odpowiadającej trzykrotnemu miesięcznemu
minimalnemu czynszowi najmu netto. Kaucja stanowi zabezpieczenie roszczeń Wynajmującego,
które mogą powstać w trakcie realizacji umowy, w tym w efekcie opóźnienia lub odstąpienia przez
Oferenta od prowadzenia działalności w przedmiocie najmu.
16.
Prawa organizatora
PLW S.A. zastrzega sobie prawo wycofania lokalu/lokali wystawionego do konkursu oraz
uniewaŜnienia konkursu w całości lub w części bez względu na etap procedury.
17.
Wykaz załączników
Integralną cześć niniejszego regulaminu stanowią załączniki:
Załącznik
Załącznik
Załącznik
Załącznik
Załącznik
nr
nr
nr
nr
nr
1
2
3
4
5
–
–
–
–
–
informacje waŜne dla Oferenta
wykaz lokali
formularz oferty
oświadczenie Oferenta
wstępny projekt umowy
7