Wykład 1 - MS Word - Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy
Transkrypt
Wykład 1 - MS Word - Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy
Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy Systemy informacyjne Zarządzanie SDS, sem. 1 MS Excel cz. 2 formatowanie warunkowe Grzegorz Bazydło Cel wykładu Celem wykładu jest omówienie wybranych zagadnień dotyczących stosowania formatowania warunkowego w programie MS Excel. Główne źródło informacji: pomoc programu MS Excel i praktyka, praktyka, praktyka... Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 2 Dane w komórce Wprowadzane dane (liczby, tekst) składają się z faktycznej treści oraz formatu. Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 3 1 Formatowanie warunkowe Formatowanie warunkowe – formatowanie, które MS Excel automatycznie stosuje do komórek, jeśli jest spełniony określony warunek (reguła). MS Excel 2000, 2003 (2 ; 2,5) czy <2 ; 2,5> ? MS Excel 2007 Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 4 Przykład zastosowania (1) ujemne salda wyróżnione są czerwonym tłem oraz białą i pogrubioną czcionką Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy zielonym tłem wyróżniono maksymalną, a różowym minimalną wartość salda 5 Przykład zastosowania (2) Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy naprzemienne cieniowanie wierszy (zwiększenie czytelności danych) 6 2 Przykład zastosowania (3) wyróżnienie ocen niedostatecznych wizualna kontrola opłaconych składek (czarny kolor – pełna składka, szary kolor – niepełna składka) Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 7 Ilość reguł W programie MS Excel w wersji 2000, 2003 maksymalna ilość warunków (reguł) w formatowaniu warunkowym została ograniczona do 3. W programie MS Excel w wersji 2007 można użyć dowolnej liczby reguł. Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 8 Formatowanie warunkowe Aby użyć wartości w zaznaczonych komórkach jako kryteriów formatowania, kliknij opcję Wartość komórki jest, zaznacz wyrażenie porównania, a następnie wpisz wartość stałej lub formułę. W przypadku wprowadzania formuły należy ją poprzedzić znakiem równości (=). Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 9 3 Formatowanie warunkowe Aby użyć formuły jako kryterium formatowania (w celu oszacowania danych lub warunku innego niż wartości w zaznaczonych komórkach), kliknij opcję Formuła jest i wprowadź formułę. Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 10 Formuła jako reguła Używana w warunku formuła musi w wyniku swojego działania dać wartość logiczną: PRAWDA lub FAŁSZ. Przykłady: = A3>0 = B2=3 FAŁSZ 0 = C1>=5 = suma(A1:C3) PRAWDA(?)różne od 0 = suma(A1:C3) <= 12 iloczyn logiczny = mod(B1;2)=1 (koniunkcja) = oraz(A1>2;A1<5) = lub(A2>0;A3>0) suma logiczna (alternatywa) wynik formuły: FAŁSZ FAŁSZ PRAWDA PRAWDA FAŁSZ PRAWDA FAŁSZ PRAWDA Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 11 Kolejność reguł Problem: Które reguły zostaną zastosowane i jak będzie wyglądał arkusz po zaakceptowaniu formatowania? Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 12 4 Kolejność reguł Wynik: Jeśli co najmniej jedna reguła (warunek) jest prawdziwa, program Excel stosuje tylko formaty pierwszej prawdziwej reguły, nawet jeśli prawdziwych reguł jest więcej. Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 13 Kopiowanie formatowania Do szybkiego skopiowania formatowania (także warunkowego) można wykorzystać Malarza formatów. Na pasku narzędzi Formatowanie kliknij przycisk , a następnie zaznacz komórki, które mają zostać sformatowane. Aby szybko usunąć formatowanie warunkowe (a także inne formaty) w menu Edycja wybierz polecenie Wyczyść, a następnie wskaż polecenie Formaty. Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 14 Wybrane funkcje – wiersz() =wiersz(odwołanie) • Funkcja zwraca numer wiersza odpowiadający podanemu odwołaniu. • Jeżeli nie podamy żadnego odwołania, funkcja zwróci numer tego wiersza, w którym znajduje się bieżąca komórka. • Przykład: =wiersz(B4) Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy =wiersz() 15 5 Wybrane funkcje – nr.kolumny() =nr.kolumny(odwołanie) • Funkcja zwraca numer kolumny odpowiadający podanemu odwołaniu. • Jeżeli nie podamy żadnego odwołania, funkcja zwróci numer tej kolumny, w której znajduje się bieżąca komórka. • Przykład: =nr.kolumny(F7) =nr.kolumny() Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 16 Wybrane funkcje – mod() =mod( liczba; dzielnik ) • Funkcja zwraca resztę z dzielenia całkowitego liczby przez dzielnik (dzielenie modulo). • Przykład: =mod(7;2) =mod(A5;3) Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 17 Podsumowanie • Formatowanie warunkowe umożliwia automatyczne formatowanie komórek na podstawie ich zawartości. • Możliwe jest także zdefiniowanie własnych reguł formatowania warunkowego (odwołania do innych komórek, obliczenia itp.). • Kolejność podawanych reguł ma znaczenie. • Zastosowanie formatowania warunkowego pozwala w łatwy sposób wizualnie zaakcentować wybrane aspekty danych arkusza (np. ujemne saldo, oceny niedostateczne) oraz poprawia ich czytelność (np. naprzemienne kolorowanie wierszy). Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 18 6 Koniec „Nie wściekaj się na ludzi, którzy wiedzą więcej od ciebie, to nie ich wina.” Wojciech Cejrowski Wyższa Szkoła Menedżerska w Legnicy 19 7