Wystąpienie -

LSZ – 4100-01-08/2014
P/14/001
tekst ujednolicony
WYSTĄPIENIE
POKONTROLNE
I. Dane identyfikacyjne kontroli
Numer i tytuł kontroli
Jednostka
przeprowadzająca
kontrolę
P/14/001 – Wykonanie budżetu państwa w 2013 r. w części 29 – Obrona narodowa
Najwyższa Izba Kontroli
Delegatura w Szczecinie
Kontrolerzy
1. Małgorzata Chabiniak, starszy inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli
nr 87927 z dnia 17.01.2014 r.
2. Małgorzata Wejwer starszy inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli
nr 87928 z dnia 17.01.2014 r.
3. Artur Matejko, starszy inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 87939
z dnia 17.02.2014 r.
(dowód: akta kontroli str. 1-6)
Jednostka 1. R Rejonowy Zarząd Infrastruktury w Szczecinie
kontrolowana 2. ul ul. Narutowicza 17B, 70-240 Szczecin1
Kierownik jednostki
kontrolowanej
Płk Piotr Czorna Szef Zarządu.
(dowód: akta kontroli str. 7-8)
II. Ocena kontrolowanej działalności
Ocena ogólna
Uzasadnienie
oceny ogólnej
Najwyższa Izba Kontroli2 ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości3,
realizację przez Rejonowy Zarząd Infrastruktury planu finansowego w ramach wykonania
w 2013 r. budżetu państwa, w części 29 – Obrona narodowa oraz ocenia negatywnie
wiarygodność ksiąg rachunkowych.
Pozytywną ocenę ogólną uzasadnia w szczególności:
- rzetelne zaplanowane oraz w sposób celowy i gospodarny zrealizowanie wydatków na
kwotę 205.702 tys. zł, co stanowiło 100% planu, z wyjątkiem wydatków poniesionych na
udzielanie zaliczek wykonawcom w ostatnim miesiącu roku budżetowego; ocena została
sformułowana po zbadaniu 44,5% wydatków poniesionych w 2013 r. oraz na podstawie
badania analitycznego ksiąg rachunkowych,
- ocena pozytywna rocznych sprawozdań budżetowych i kwartalnych sprawozdań
w zakresie operacji finansowych oraz zgodność kwot wydatków ujętych w sprawozdaniu
z wykonania wydatków budżetu państwa w układzie zadaniowym z ewidencją księgową.
Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości polegały m.in. na:
– zaniżeniu w rocznym sprawozdaniu Rb-Z1 pierwotnego planu wydatków RZI
(ustalonego według ustawy budżetowej) o kwotę o 22.952,4 tys. zł, niezgodnie
z ewidencją księgową,
– wyksięgowaniu z ewidencji bilansowej nieruchomości o wartości 762.694,6 tys. zł nadal
pozostających w trwałym zarządzie RZI na mocy obowiązujących decyzji
administracyjnych,
– nieokreśleniu w zasadach rachunkowości wszystkich elementów określonych w art. 10
ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (uor)4.
NIK pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenia poprawność formalną
dowodów i zapisów księgowych (badanie zgodności), natomiast ocenia negatywnie
wiarygodność ksiąg rachunkowych RZI. Ocena ta wynika z nierzetelnego prowadzenia
Dalej: RZI.
Dalej: NIK.
3 W kontroli wykonania budżetu państwa w 2013 r. Najwyższa Izba Kontroli, stosuje 3-stopniową skalę ocen:
pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna.
4 Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.
1
2
2
ksiąg rachunkowych, polegającego na: nieujmowaniu dowodów księgowych we właściwych
okresach sprawozdawczych, nierejestrowaniu wszystkich zdarzeń w księdze głównej
i zastępowaniu księgi głównej księgą pomocniczą, błędnych zapisach w zakresie dat
operacji gospodarczych i wskazania okresu księgowania. W wyniku ujmowania w księgach
rachunkowych dowodów księgowych wydatków w ujęciu kasowym, a nie memoriałowym:
– zniżono w sprawozdaniu rocznym Rb-28 za 2012 rok zobowiązania niewymagalne na
kwotę 287.330 zł,
– ujęto do niewłaściwych okresów sprawozdawczych 4 dowody księgowe na łączną kwotę
1.078.315 zł, przez co nie wykazano ich w zobowiązaniach w sprawozdaniach
miesięcznych Rb-28 (nie miało to wpływu na sprawozdawczość roczną).
III. Wyniki kontroli
1. Dochody budżetowe
Opis stanu
faktycznego
Zgodnie z założeniami przyjętymi do kontroli wykonania budżetu państwa w 2013 r.,
kontrola dochodów budżetowych została ograniczona do przeprowadzenia analizy
porównawczej danych ujętych w rocznych sprawozdaniach budżetowych Rb-27
z wykonania planu dochodów budżetowych w 2012 i 2013 r.
RZI w 2013 r. zrealizował dochody w wysokości 3.219,5 tys. zł, tj. 133,2% kwoty planowanej
(2.416,8 tys. zł), głównie z tytułu wpływów z różnych dochodów (§ 097), takich jak: zwrot
nienależnie naliczonych i pobranych opłat za energię elektryczną za lata 2005-2013, sprzedaż
mediów, z tytułu kar umownych wyegzekwowanych od kontrahentów za niewłaściwą realizację
umów. Wykonanie dochodów w 2013 r. w porównaniu do 2012 r. było niższe o 33%.
(dowód: akta kontroli str. 9-22)
Główny Księgowy RZI Stanisław Trubicki (dalej: Główny Księgowy) wyjaśnił, że przyczyną
spadku wykonania dochodów w stosunku do 2012 r. było przekazanie do Wojskowych
Oddziałów Gospodarczych5 zadań związanych z obsługą mediów oraz usług komunalnych.
(dowód: akta kontroli str.28-31)
Na koniec 2013 r. w RZI wystąpiły należności pozostałe do zapłaty w kwocie 585,4 tys. zł,
w tym zaległości stanowiły 549,1 tys. zł. W porównaniu do 2012 r. należności ogółem były
niższe o 133,1 tys. zł, a zaległości netto niższe o 148,7 tys. zł (tj. odpowiednio o 18,5%
i 21,3%). Zmniejszenie kwoty zaległości w 2013 r. wynikało m.in. z poprawy działań
windykacyjnych oraz przeksięgowania kwoty 757,8 tys. zł z należności na roszczenia
sporne. W 2013 r. RZI nie stosował ulg w spłacie należności. a należności wymagalne na
ten dzień w kwocie 232,5 tys. zł były objęte postępowaniem windykacyjnym.
(dowód: akta kontroli str. 23-27)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności RZI dotyczącej dochodów budżetowych nie stwierdzono nieprawidłowości.
2. Wydatki budżetu państwa
2.1.
Opis stanu
faktycznego
Planowanie wydatków budżetowych
Wydatki RZI w 2013 r. zaplanowano w wysokości 259.611 tys. zł. W stosunku do wykonania
2012 r. plan wydatków był niższy o 3,3% (tj. o 8.891 tys. zł). Wydatki zaplanowane zostały
w układzie klasyfikacji budżetowej z uwzględnieniem założeń przyjętych do planowania
budżetu resortu obrony narodowej6 oraz wytycznych Szefa Inspektoratu Wsparcia Sił
Zbrojnych (IWSZ) w sprawie planowania budżetowego na 2013 rok. Wydatki na zadania RZI
zaplanowało z uwzględnieniem kryteriów wg rodzaju zadania:
– własne (status „W”) i wydatki bieżące - na poziomie wydatków roku poprzedniego,
– zlecone (status „C”)” ustalane na szczeblu IWSZ i Rodzaju Sił Zbrojnych przez
koordynatorów zamierzeń,
5
6
Dalej: WOG.
Decyzja Nr 342/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2012 r.
3
– dyrektywne (status „D”) ujęte w Centralnym Planie Rzeczowym, zaplanowane przez
Zarząd P8 Sztabu Generalnego Wojska Polskiego i przekazane RZI do realizacji
decentralnej.
W okresie od 1.01. do 25.02.2013 r., tj. do czasu zatwierdzenia planu finansowego7,
podstawę gospodarki finansowej RZI stanowił projekt planu finansowego, zatwierdzony
przez Szefa RZI 26.11.2012 r. Kwoty wydatków ujęte w projekcie planu i planie finansowym
zapewniały zabezpieczenie wydatków w zakresie funkcjonowania RZI.
(dowód: akta kontroli str. 79-80, 124-174)
W trakcie roku 69 decyzjami Szef IWSZ dokonał zmian w planie finansowym RZI, wskutek
czego plan wydatków zmniejszono do kwoty 205.702 tys. zł, tj. o 53.909 tys. zł (z tego o kwotę
22.952,4 tys. zł wynikającą z nowelizacji ustawy budżetowej8). Zmniejszenia dotyczyły głównie
wydatków ujmowanych w §§ 4270 i 6050. Szef RZI, w ramach posiadanego upoważnienia9,
dokonywał zmian w planie wydatków polegających na przeniesieniu kwot w obrębie
rozdziałów 75204 i 75220 pomiędzy poszczególnymi paragrafami klasyfikacji budżetowej (na
podstawie 118 korekt wewnętrznych). W 2013 r. RZI nie otrzymał środków z rezerw
budżetowych (ogólnej i celowej). Szczegółowe badanie zmian w planie finansowym
obejmujących zwiększenia na kwotę 7.293 tys. zł i zmniejszenia na kwotę 59.941,7 tys. zł
wykazało, że zmiany w planie były celowe i wprowadzone zostały zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
(dowód: akta kontroli str. 124-128, 155-158, 164-169, 175, 826-848)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności RZI w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.
2.2.
Opis stanu
faktycznego
Realizacja wydatków budżetu państwa
Zrealizowane przez RZI w 2013 r. wydatki (w układzie tradycyjnym i zadaniowym) wyniosły
205.702 tys. zł i stanowiły (79% planu wg ustawy budżetowej) 100% planu po zmianach,
z tego w rozdziałach: 7520410 - 116.705 tys. zł i 7522011 - 88.997 tys. zł (co stanowiło
odpowiednio 57% i 43% wydatków w dziale 752). W porównaniu do roku poprzedniego były
one niższe o 23%.
(dowód: akta kontroli str. 124-126, 164-166)
Wydatki, wykonane we wszystkich paragrafach w 100% planu po zmianach, w podziale na
grupy ekonomiczne przedstawiały się następująco:
a) Świadczenia na rzecz osób fizycznych
W RZI zrealizowano wydatki w kwocie 107 tys. zł (0,05% wydatków jednostki), co stanowiło
53% planu wg ustawy budżetowej (201 tys. zł), w tym:
na wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń (w § 3020) w kwocie 53 tys. zł
(44% planu wg ustawy budżetowej),
na wydatki osobowe niezaliczane do uposażeń wypłacane żołnierzom
i funkcjonariuszom (§ 3070) w kwocie 46 tys. zł (65% planu wg ustawy
budżetowej).
b) Wydatki bieżące
W RZI zrealizowano wydatki w kwocie 104.509 tys. zł (51% wydatków jednostki), co stanowiło
73% planu wg ustawy budżetowej (143.896 tys. zł), w tym:
na wynagrodzenia (w §§ 4010, 4040, 4050, 4060, 4070) w kwocie 8.241 tys. zł (98%
planu wg ustawy budżetowej),
na pochodne od wynagrodzeń (w §§ 4110, 4120, 4140) w kwocie 1.468 tys. zł (95%
planu wg ustawy budżetowej),
Szef RZI zatwierdził 25.02.2014 r. plan finansowy na rok 2013.
ustawa z dnia 27 września 2013 r. o zmianie ustawy budżetowej na rok 2013 (Dz.U. z 2013 r., poz. 1212).
9 Rozkazy Szefa IWSZ z dn. 21.02.2013 r.: nr 41 w sprawie procedur prowadzenia gospodarki finansowej przez
dysponentów środków budżetu państwa trzeciego stopnia podległych Szefowi IWSZ na podstawie projektów
i planów i planów finansowych, dalej: Rozkaz nr 41 oraz rozkaz oraz nr 42 w sprawie realizacji planu
finansowego IWSZ w 2013 roku, dalej: Rozkaz nr 42.
10 Centralne Wsparcie.
11 Zabezpieczenie Wojska.
7
8
4
na zakup materiałów i wyposażenia oraz zakup energii (w §§ 4210, 4260) w kwocie
28.581 tys. zł (91% planu wg ustawy budżetowej),
na zakup usług remontowych (w § 4270) w kwocie 15.746 tys. zł (31,1% planu wg
ustawy budżetowej),
na podatki i opłaty (w §§ 4400, 4480, 4510, 4520) w kwocie 48.072 tys. zł (100,2%
planu wg ustawy budżetowej).
c) Wydatki majątkowe
W RZI zrealizowano wydatki w kwocie 101.086 tys. zł (49% wydatków jednostki), co stanowiło
85% planu wg ustawy budżetowej (115.514 tys. zł), z tego:
na inwestycje (w § 6050) w kwocie 96.941 tys. zł (85% planu wg ustawy
budżetowej),
na zakupy inwestycyjne (w § 6060) w kwocie 4.145 tys. zł (518% planu wg ustawy
budżetowej).
Wydatki inwestycyjne poniesione przez RZI w 2013 r. stanowiły 47% wydatków ogółem. W tej
kwocie wydatków mieściły się zaliczki na kwotę 10.900 tys. zł (11,2% wydatków w § 6050)
udzielone w grudniu 2013 r. wykonawcom na poczet realizacji zawartych 7 umów. Termin
rozliczenia tych zaliczek przypadał na okres od 28.02. do 31.05.2014 r.
(dowód: akta kontroli str. 124-126, 164-166, 471-473)
Efekty rzeczowe realizacji wydatków
Wydatki według układu zadaniowego budżetu w RZI przedstawiały się następująco:
a)
–
–
Na zadanie 11.1 „Utrzymanie i rozwój zdolności operacyjnej SzRP” wydatkowano
205.691,4 tys. zł (100% planu po zmianach). W ramach zadania realizowano
następujące podzadania:
11.1.4. „Zdolność do zabezpieczenia logistycznego działań” - wydatkowano 191.048,2
tys. zł (100% planu po zmianach), w tym na działania: 11.1.4.3. „Zabezpieczenie
techniczne” - 4.144,7 tys. zł (100% planu po zmianach), 11.1.4.4. „Zarządzanie
infrastrukturą wojskową” - 186.903,5 tys. zł (100% planu po zmianach),
11.1.7 „Zabezpieczenie systemu szkolenia i wykorzystanie doświadczeń”, działanie
11.1.7.1 „Utrzymanie i rozwój bazy szkoleniowej” - wydatkowano 14.643,2 tys. zł (100%
planu po zmianach).
b) Na zadanie 16.3 „Utrzymanie stosunków między Państwem a Kościołem i związkami
wyznaniowymi”, podzadanie 16.3.1 „Zagwarantowanie prawa do wolności wyznania”,
działanie 16.3.2.1 „Posługa duszpasterska Ordynariatu Polowego WP” - wydatkowano
10,5 tys. zł (100% planu po zmianach).
(dowód: akta kontroli str. 63, 171-174, 470-473)
W efekcie poniesionych wydatków majątkowych w kwocie 96.941 tys. zł oraz wydatków
remontowych (w § 4270) w kwocie 15.746 tys. zł (łącznie 112.687 tys. zł) uzyskano efekty
rzeczowe na kwotę 95.221,7 tys. zł (w ramach § 6050 - 86.040,6 tys. zł i § 4270 - 9.181,1
tys. zł). Pozostałe wydatki na kwotę 17.465,3 tys. zł stanowiły zaliczki udzielone wykonawcom
w grudniu 2013 r., z tego na roboty budowlane inwestycyjne -10.900 tys. zł i na prace remontowe
– 6.565,3 tys. zł.
W ramach poniesionych nakładów na inwestycje i remonty zrealizowano m.in.:
- roboty budowlane w budynkach w Złocieńcu, budynkach garażowych w Szczecinie i Koszalinie
oraz w hangar w Darłowie, a także przebudowę hali sportowej w Koszalinie,
- prace remontowe w budynkach garażowych w Koszalinie.
(dowód: akta kontroli str. 124-126, 164-166, 471-609)
Badanie prawidłowości realizacji wydatków
W celu obniżenia kosztów funkcjonowania RZI w 2013 r. m.in. renegocjował umowy na
zakup energii elektrycznej (dobór optymalnych grup pomiarowo-rozliczeniowych,
zrealizowanie działań w ramach kompensacji energii biernej, indukcyjnej i pojemnościowej)
oraz przekazał zbędne nieruchomości poza resort obrony narodowej.
(dowód: akta kontroli str. 74-78,82,87-89)
5
Szczegółowym badaniem objęto wydatki na łączną kwotę 99.847,8 tys. zł, tj. 44,5%
wydatków zrealizowanych przez RZI ogółem12. W ocenie Najwyższej Izby Kontroli RZI,
z wyjątkiem opisanych poniżej przypadków, dokonywał wydatków zgodnie
z obowiązującymi przepisami, oszczędnie gospodarując przyznanymi środkami, które
zostały przeznaczone na funkcjonowanie i realizację celów RZI. Nie wystąpiły przypadki
nieterminowych płatności, skutkujące zapłaceniem odsetek lub kar umownych.
(dowód: akta kontroli str. 1106-1628)
Kontrolą objęto 5 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego13 na kwotę 33.461,8
tys. zł, z czego 3 w trybie przetargu nieograniczonego i 2 w trybie przetargu ograniczonego.
Na realizację umów zawartych w wyniku przeprowadzonych postępowań do 31.12.2013 r.
wydatkowano łącznie 14.565 tys. zł (tj. 43,5% łącznej kwoty wynikającej z zawartych
umów). W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej wymienionych zamówień stwierdzono,
że zostały one przeprowadzone zgodnie z przepisami określonymi w ustawie z dnia 29
stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych14. Rzetelnie prowadzono dokumentację
postępowań, a rozliczenia finansowe prawidłowo ujęto w księgach rachunkowych. Roczne
sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych za 2013 r. przesłano w terminie
Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.
(dowód: akta kontroli str. 197-258, 288,351, 412, 449)
Zatrudnienie i wynagrodzenia
Przeciętne zatrudnienie w 2013 r. w RZI, wyniosło 169 osób (162 pracowników cywilnych i 7
żołnierzy zawodowych) i było niższe w porównaniu do 2012. r. o 250 osób (z tego 248 osób
w grupie pracowników cywilnych). Zmniejszenie zatrudnienia wynikało ze zmian
organizacyjno-etatowych oraz przekazania części kompetencji do 15 WOG w Szczecinie15.
Wydatki na wynagrodzenia16 (wraz z dodatkowym wynagrodzeniem lub uposażeniem
rocznym) w 2013 r. wyniosły 7.677,7 tys. zł i były niższe w stosunku do roku poprzedniego
o 8.761,8 tys. zł (tj. o 53%). Według danych wykazanych w rocznym sprawozdaniu Rb-28
z wykonania planu wydatków w RZI nie został przekroczony plan wydatków na
wynagrodzenia.
Przeciętne wynagrodzenie w 2013 r. wynosiło 3.785,9 zł i w porównaniu do 2012 r. było
wyższe o 516 zł (tj. o 16%). Wzrost wynagrodzenia był związany z wypłatą nagród
jubileuszowych, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop, odpraw emerytalnych i rentowych.
(dowód: akta kontroli str. 32-39)
Zobowiązania RZI na koniec 2013 r. wyniosły 3.661,9 tys. zł i dotyczyły m.in. dodatkowego
wynagrodzenia rocznego wraz z pochodnymi, podróży służbowych oraz zobowiązań
związanych z zapewnieniem ciągłości funkcjonowania jednostki (m.in. zakupu energii, usług
pozostałych). W sprawozdaniu budżetowym Rb-28 na koniec 2013 r. nie wykazano
zobowiązań wymagalnych.
(dowód: akta kontroli str. 49-50)
Ustalone
nieprawidłowości
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono
następujące nieprawidłowości:
W okresie od 2.12.2013 r. do 13.12.2013 r. - na poczet realizacji 11 umów – RZI udzielił 8
Wykonawcom zaliczek, z terminem rozliczenia od 28.02.2014 r. do 31.07.2014 r., na łączną
kwotę 17.465,4 tys. zł, tj.:
1) Skanska S.A – 5.565,3 tys. zł, zaliczki wypłacone na podstawie 3 umów odpowiednio:
2.12.2013 r. (1.012,8 tys. zł17) i 9.12.2013 r. (4.552,50 tys. zł18) z terminami rozliczeń
Wylosowanych metodą MUS na kwotę 85.282,8 tys. zł (w tym: na kwotę: 9.768,8 tys. zł wydatki bieżące, tj.
9,3% tej kategorii wydatków oraz 75.514 tys. zł wydatki majątkowe, tj. 74,7% tych wydatków poniesionych
w RZI) oraz w drodze doboru celowego na kwotę 14.565 tys. zł.
13 Z tego 3 postępowania o udzielenie zamówienia na roboty budowlane nr: 2/RB/13, 71/OB/RB/13,
72/OB/RB/13.
14 Dz.U. z 2013 r., poz. 907 ze zm., dalej: pzp.
15 Rozkaz Nr 657/LOG/P4 Szefa Sztabu Generalnego WP z dnia 10.07.2011 r. oraz Rozkaz Nr 191 Szefa IWSZ
z dnia 11.08.2011 r.
16 Wykazane w sprawozdaniu Rb-70 za IV kwartał 2013.
17 Umowa nr UW/0021/WB/2013 z 24.09.2013 r.
12
6
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
umów nr: UW/0014/WB/2013 do 31.07.2014 r., UW/0021/WB/2013 do 30.04.2014 r.,
UW/0013/WB/2013 do 31.05.2014 r.,
Konsorcjum firm: Gustaw Securitas System Sp. z o.o. i COMPARPOL Sp. z o.o. Rafał
Zieliński (umowa nr UW/00019/WB/2013) – zaliczka na kwotę 1.000 tys. zł, wypłacona
9.12.2013 r. z terminem rozliczenia do 31.03.2014 r.,
PPH „Plastikon” Sp.J. (umowa nr UW/0004/WB/2013 z 21.03.2013 r.) – zaliczka
w wysokości 250 tys. zł, wypłacona 2.12.2013 r., z terminem rozliczenia 31.03.2014 r.,
Wojskowa Agencją Mieszkaniowa Zakłady Remontowo Budowlane WAM Sinevia – zaliczki
na kwotę 4.900 tys. zł (dotyczące 2 umów19), wypłacone 11.12.2013 r. z terminem
rozliczenia do 31.05.2014 r.,
Konsorcjum firm: ASD Sp. z o.o. i P.W.U-H (umowa nr UW/0018/WB/2013) – zaliczka
na kwotę 1.500 tys. zł wypłacona 13.12.2013 r., termin rozliczenia - do 31.05.2014 r.,
PP-UH „AGROBEX” Sp. z o.o. nr UW/0023/WB/2013 z 6.07.2012 r., zaliczka w kwocie
3.000 tys. zł wypłacona 9.12.2013 r., z terminem rozliczenia do 28.02.2014 r.,
Konsorcjum firm: PP-UH „AGROBEX” Sp. z o.o. i TYTAN Systemy Bezpieczeństwa Sp.
z o.o. (umowa nr UW/0002/WB/2013 z 8.03.2013 r.) – zaliczka na kwotę 250 tys. zł,
wypłacona 11.12.2013 r., z terminem rozliczenia do 31.03.2014 r.,
MAKO Sp. z o.o. (umowa nr UW/0025/WB/2013 z 9.10.2013 r.) - 1.000 tys. zł zaliczki
wypłacono 13.12.2013 r., z terminem rozliczenia do 30.04.2014 r.
Udzielone zaliczki w grudniu 2013 r. dotyczyły wydatków ujmowanych w § 6050 - 10.900 tys. zł
oraz w § 4270 – 6.565,3 tys. zł. Zaliczki ujęte w § 6050 stanowiły 11% zrealizowanych
wydatków inwestycyjnych w 2013 r. (96.941 tys. zł), a w § 4270 – 41% wydatków
zrealizowanych na prace remontowe (15.746 tys. zł).
(dowód: akta kontroli str. 471-609)
W ocenie NIK dokonywanie wydatków przez udzielanie zaliczek wykonawcom w końcu roku
budżetowego 2013, było zawyżaniem przez RZI wykonanych wydatków inwestycyjnych
oraz wydatków remontowych mimo, że faktycznie roboty budowlane i remontowe nie zostały
zrealizowane i nie osiągnięto zakładanych na rok budżetowy efektów rzeczowych.
2. 2.3. Wydatki z budżetu środków europejskich
Opis stanu
faktycznego
RZI w 2013 r. nie realizowało projektów z udziałem środków europejskich i nie ponosiło
w związku z tym wydatków.
(dowód: akta kontroli str. 40-42)
3. Roczne sprawozdania budżetowe oraz kwartalne sprawozdania w zakresie
operacji finansowych
Opis stanu
faktycznego
Zasady kontroli prawidłowości sporządzania sprawozdań budżetowych w RZI uregulowane
były w polityce rachunkowości oraz Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych RZI.
Kontrolą objęto prawidłowość sporządzenia rocznych sprawozdań budżetowych, w tym
zgodność z ewidencją księgową danych wykazanych w tych sprawozdaniach za rok 2013:
z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27), z wykonania planu wydatków budżetu
państwa (Rb-28), o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek
budżetowych (Rb-23), z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków
europejskich w układzie zadaniowym (Rb-BZ1), a także sprawozdania finansowe za IV
kwartał 2013 r. o stanie: należności oraz wybranych aktywów finansowych (Rb-N),
zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji (Rb-Z).
Sprawozdania sporządzone zostały poprawnie pod względem formalnym oraz terminowo
i w obowiązujących formach (elektronicznej i papierowej) przekazane Szefowi IWSZ. Dane
wykazane w sprawozdaniach Rb-27, Rb-28, Rb-23, Rb-N i Rb-Z były zgodne z danymi
wynikającymi z ewidencji księgowej. Dane w sprawozdaniu Rb-23 zostały potwierdzone
Umowa nr: UW/0014/WB/2013 z 9.07.2013 r., zaliczka 2.661,5 tys. zł i nr UW/0013/WB/2013 z 18.06.2013 r.,
zaliczka 1.891 tys. zł.
19 4.400 tys. zł z tyt. umowy nr UW/0076/WB/2013 z 28.11.2012 r., 500 tys. zł – umowa nr UW/0075/WB/2013
z 28.11.2012 r.
18
7
przez oddział okręgowy NBP. W przekazanych przez Szefa RZI sprawozdaniach, do
zakończenia kontroli, nie dokonywano korekt.
(dowód: akta kontroli str. 44-59, 108-123, 801, 810, 832-833 )
Ustalone
nieprawidłowości
1. Kwoty wykazane w sprawozdaniu rocznym Rb-BZ1 w kol. 3 - 8 „Plan według ustawy
budżetowej" nie były zgodne o 22.952,4 tys. zł z obrotami po stronie WN konta 160–1
„Budżet zadaniowy (plan)". Kwoty dotyczącej działań oznaczonych poniższymi symbolami
wynosiły:
w pozycji wydatki ogółem: w ewidencji wykazano 259.611,6 tys. zł, w sprawozdaniu –
236.659,2 tys. zł,
11.1.4.3 - w ewidencji 800 tys. zł, w sprawozdaniu – 797,7 tys. zł,
11.1.4.4 - w ewidencji 244.575,4 tys. zł, w sprawozdaniu – 226.838,2 tys. zł,
11.1.7 - w ewidencji 14.024 tys. zł, w sprawozdaniu - 9.209,8 tys. zł,
16.3.2.1 - w ewidencji 212,2 tys. zł, w sprawozdaniu – 10,5 tys. zł.
(dowód: akta kontroli str. 60-68)
Zgodnie z § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym20 kwoty wydatków/kosztów wykazane
w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych tych
jednostek.
Główny Księgowy wyjaśnił: „(….) Wzór sprawozdania Rb-BZ1 określa podanie planu wg
ustawy budżetowej oraz planu po zmianach, natomiast ewidencja księgowa odbywa się na
jednym koncie 160-1. W sprawozdaniu rocznym Rb-BZ1 za 2013 r. wykazano dane, które
wynikają wprost z ewidencji księgowej na dzień 31.12.2013 r. Zmiana ustawy budżetowej
dokonana 17.09. oraz 30.09.2013 r. odbywała się tradycyjną korektą dysponenta
nadrzędnego. W celu właściwego sporządzenia sprawozdania rocznego Rb-BZ1 za 2013 r.
dysponent nadrzędny – IWSZ - w dniu 10.01.2014 r. wystosował pismo, w którym określił
zasady sporządzania sprawozdania dla dysponentów podległych. (…) IWSZ wskazał dla
RZI kwotę 22.952.399 zł wynikającą z nowelizacji ustawy budżetowej do ujęcia
w sprawozdaniu Rb-BZ1. Sprawozdanie zostało sporządzone wg danych wynikających
z ksiąg rachunkowych rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym oraz zostało przyjęte przez IWSZ”.
(dowód: akta kontroli str. 61-62, 69-73, 79,81)
4. Księgi rachunkowe
Opis stanu
faktycznego
RZI posiadał opracowaną i zatwierdzoną do stosowania politykę rachunkowości, opisującą
przyjęte zasady rachunkowości wraz z planem kont i zasadami ochrony danych21.
Przyjęta w RZI dokumentacja opisująca zasady rachunkowości nie spełniała wszystkich
wymogów określonych w uor: nie określono w niej wersji oprogramowania i daty
rozpoczęcia eksploatacji używanego systemu informatycznego oraz zasad obiegu całego
cyklu dokumentów.
(akta kontroli: 890-903, 1632-1650, 1651-1655)
W RZI od 2011 r. funkcjonował, zatwierdzony do stosowania decyzją Dyrektora
Departamentu Budżetowego MON oraz Szefa RZI system księgowości komputerowej pn „SI
Średnia K(RAB)”22. Zasady ochrony danych, w tym metody zabezpieczenia dostępu do
danych oraz systemu ich przetwarzania określone zostały w dokumentacji opisującej
przyjęte zasady rachunkowości. System księgowości komputerowej spełniał wymagania
określone w uor, tj. zapewniał:
ciągłość numeracji zapisów w dzienniku (lub dziennikach częściowych) oraz ustalenie
osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art. 14 ust. 4 uor),
kontrolę kompletności i poprawności zapisów, w tym poprawności sekwencji dat:
operacji gospodarczej, dowodu i zapisu księgowego (art. 24 ust. 3 i 4 pkt 3 uor),
trwałość zapisów i brak możliwości ich modyfikacji (art. 23 ust. 1 uor).
(dowód: akta kontroli, str. 878-881, 1656)
Dz.U. z 2011 Nr 298, poz. 1766.
Wprowadzoną przez Szefa RZI w dniu 24.07.2012 r. - Rozkazem Dziennym Nr 143/2012.
22 Wersja programu wg stanu na dzień 24.02.2014 r. – 1.18.
20
21
8
Badanie próby23 przeprowadzono w RZI w zakresie poprawności formalnej dowodów
i zapisów księgowych (testy kontroli) oraz wiarygodności zapisów księgowych pod kątem
prawidłowości wartości transakcji (zgodność z fakturą oraz zgodność faktury z umową,
zamówieniem), okresu księgowania, ujęcia na kontach syntetycznych i analitycznych
(a w konsekwencji ujęcia w sprawozdaniach budżetowych).
Badaniem objęto próbę 157 dowodów i odpowiadających im zapisów księgowych statystyczną
metodą monetarną24 na kwotę 85.282,8 tys. zł25. Wydatki objęte badaniem stanowiły 41,46%
zrealizowanych wydatków (kwota wydatków wykonanych wykazana w sprawozdaniu rocznym
Rb-28).
(dowód: akta kontroli str. 876-877)
Niezależnie badaniu poddano 56 dowodów księgowych na łączną kwotę 14.565 tys. zł
dobranych w sposób celowy oraz ewidencję środków trwałych w zakresie ujęcia w niej
nieruchomości, dla których RZI był trwałym zarządcą.
(dowód: akta kontroli, str. 86A, 197, 610-680, 718-723)
Ustalone
nieprawidłowości
1. Dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała wszystkich
elementów określonych w art. 10 ust. 1 uor, tj.:
opis użytkowanego systemu informatycznego był nieaktualny (odnosił się do pierwotnej
wersji z 2002 r.), nie określał wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
(akta kontroli: 890-903, 1647-1649, 1651-1655)
Główny Księgowy wyjaśnił, że aneksem z 12.03.2014 r. Szef RZI wprowadził do zasad
rachunkowości wykaz systemów informatycznych wraz z podstawą wprowadzenia do
użytkowania oraz aktualną wersją programu.
(akta kontroli: 890-892, 897-898)
obowiązujące procedury określające zasady kontroli zarządczej, ochrony danych, oraz
zasady obiegu i/lub zatwierdzania dokumentów księgowych; nie obejmowały całego cyklu
obiegu dokumentu. W trakcie kontroli aneksem z 12.03.2014 r. wprowadzono zmiany do
zasad polityki rachunkowości w zakresie wprowadzenia procedury rejestracji wpływu
dowodów księgowych do jednostki.
(dowód: akta kontroli str. 1632- 1650)
do Zakładowego Planu Kont nie wprowadzono zmian wskazanych w rozporządzeniu
Ministra Finansów z dnia 19 stycznia 2012 r.26, dotyczących określenia konta bilansowego
245-Wpływy do wyjaśnienia.
(akta kontroli str. 890-892)
Główny Księgowy wyjaśnił: „(…) w decyzji Dyrektora Departamentu Budżetowego
z 27.06.2013 r. w sprawie określenia zasad grupowania operacji gospodarczych dla jednostek
budżetowych podległych MON uwzględniono konieczność wyspecyfikowania – we wpływach
na rachunek dochodów budżetowych – kwoty stanowiące dochody budżetowe oraz kwoty
pozostałe nie będące dochodami budżetowymi. W analityce A-2 do konta 130-2 uwzględniono
podział pod symbolem 1 – wpływy dochodu budżetowego, pod symbolem 2 - pozostałe
Próbę do badania wyznaczono ze zbioru dowodów księgowych będących fakturami lub dokumentami
równoważnymi fakturom i stanowiących podstawę płatności w 2013 r. oraz odpowiadających tym dokumentom
zapisów księgowych. W celu wyznaczenia tego zbioru dokonano analizy, przedstawionych do kontroli w formie
elektronicznej, wszystkich pozycji operacji księgowych wykazanych w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013
r. (wg daty księgowania) na kontach wydatków majątkowych (z grupy paragrafowej 6) oraz wydatków bieżących
jednostek budżetowych (pozapłacowe, z grupy paragrafowej 4). RZI nie realizował wydatków z budżetu środków
europejskich. Spośród ww. pozycji operacji wyeliminowano zapisy dotyczące: wynagrodzeń osobowych i ich
pochodnych - ze względu na niskie ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, transakcji o niewielkiej wartości
(poniżej 50 zł, wg wartości bezwzględnej), dokumenty objęte badaniem celowym.
24 Metoda statystyczna uwzględniająca prawdopodobieństwo wyboru proporcjonalnie do wartości transakcji
(MUS); ryzyko statystyczne 5%, próg istotności 1,5% wartości zbioru podlegającego ocenie (PO) wpływających
na sprawozdawczość roczną.
25 W tym kwota wylosowanych wydatków majątkowych (z grupy paragrafowej 6) wynosiła 75.513.985 zł.
26 Zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę
poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2012 r. poz. 121).
23
9
wpływy (w tym podatek VAT wynikający z otrzymanego dochodu budżetowego). Taki podział
wpływów na rachunek dochodów budżetowych był konieczny z uwagi na prawidłowość
sporządzenia sprawozdania RB-27, w którym pozostałe wpływy wykazywane są w pozycji
nadpłaty. W planie kont RZI dla wpływów pozabudżetowych wprowadzono konto 240-9 –
sumy do wyjaśnienia. Dla celów analitycznych wykaz kont księgi głównej oraz ksiąg
pomocniczych rozbudowano o analitykę A1 do wpływów roku bieżącego i z lat ubiegłych,
natomiast rozbudowa A2 oznacza numer analityczny RZI. Ponadto ustalono rozbudowę konta
dla przesunięć międzymagazynowych oraz dla rozrachunków o nazwę kontrahenta.”
(akta kontroli str. 890-898)
2. W wyniku przeglądu analitycznego, stwierdzono, że:
dla dowodów księgowych podawana była data księgowania i operacji gospodarczej
w oparciu o datę wyciągu bankowego z programu VideoTel (tj. ta sama data operacji
gospodarczej, data księgowania i data wyciągu bankowego), a nie data dokonania operacji
gospodarczej, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 uor. Przepisy te stanowią, że zapis
księgowy powinien wskazywać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.
Ustalono, że stosowany w RZI system pn. „SI Średnia K(RAB)” umożliwiał wprowadzenie
poprawnych dat: operacji gospodarczej i wystawienia dowodu księgowego.
(dowód: akta kontroli str. 105-107)
Główny Księgowy wyjaśnił m.in., że: „zatwierdzony do użytku przez DB/MON informatyczny
system rachunkowości dla wojskowych jednostek budżetowych SI K(RAB) spełnia w/w
wymogi uor w zakresie zapisów treści operacji gospodarczych. W RZI dokonuje się zapisów
księgowych w SI KRAB zgodnie z uor. Autorzy programu SI KRAB dostosowali opis operacji
gospodarczych wg poniższych skrótów, które oznaczają: DAG –data księgowania, NZD –
nazwa dokumentu źródłowego, NRD – numer dokumentu źródłowego, DAD – data
dokumentu źródłowego, TOP- treść operacji gospodarczej. W RZI przy księgowaniu operacji
gospodarczych każdorazowo wypełniane są powyższe pola zgodnie z treścią powyższych
skrótów”.
(dowód: akta kontroli str. 105-107, 882)
w księdze głównej 2013 r. jedynym operatorem dokonującym księgowań był użytkownik
AJ, mimo że w RZI dwie osoby były odpowiedzialne za wykonywanie czynności w ramach
systemu księgowości komputerowej pn „SI Średnia K(RAB)”. Ustalono, że użytkowany w RZI
system umożliwiał ustalenia osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
(dowód: akta kontroli str. 105-107, 878-881, 899-903)
Główny Księgowy wyjaśnił m.in., że „w RZI osobami uprawnionymi do wprowadzania danych
do księgi głównej są pracownicy księgowości o inicjałach AJ i AP, ustaleni jako użytkownicy.
Z uwagi na to, iż księga główna w jednostce jest jedna, zgodnie ze strukturą PGK dane do
księgi głównej wprowadzały dwie osoby o inicjałach AJ, ale każda osoba do pracy w systemie
wykorzystywała własne hasło dostępu”.
(dowód: akta kontroli str. 105-107, 878-879, 882-885, 899-903)
3. W wyniku badania dowodów i zapisów księgowych stwierdzono, że:
157 (100% wylosowanej próby) zapisów księgowych zawierało błędy formalne zapisu
w dzienniku, dotyczące daty dokonania operacji gospodarczej „pole DAG”. Jako data
operacji była podawana data wyciągu bankowego, co było niezgodne z art. 20 ust. 2 i art.
23 ust. 2 uor.
(dowód: akta kontroli str. 899-903, 947-1631, 1651)
Główny Księgowy wyjaśnił: „pole „DAG” wprowadzone do SI KRAB dogrywką 1.16a
oznacza - datę operacji gospodarczej, co oznacza tyle samo, co data księgowania dowodu
np. wyciągu bankowego w księdze głównej. Wyciąg bankowy powoduje przepływy
pieniężne pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem, więc rozliczanie zobowiązań w księdze
głównej następuje pod datą wyciągu bankowego, która jest datą księgowania i datą operacji
gospodarczej”.
(dowód: akta kontroli str. 899-903, 947-1631, 1651)
10
59 dowodów księgowych (tj. 37% badanych) o łącznej wartości 19.414.838 zł zawierało
błędną dekretację w zakresie wskazania miesiąca księgowania, jednakże zapisy te były
zgodne z przyjętą polityką rachunkowości i uregulowaniami wewnętrznymi.
(dowód: akta kontroli str. 883-889, 947-1631)
6 dowodów księgowych o łącznej wartości 1.365.645 zł ujęto w niewłaściwych okresach
sprawozdawczych, przez co nie wykazano ich jako zobowiązania w odpowiednich
sprawozdaniach miesięcznych, w tym 2 dowody księgowe na łączną kwotę 287.330 zł nie
zostały ujęte do grudnia 2012 r. i nie zostały wykazane w sprawozdaniu rocznym Rb-28 za
2012 r. (o tę kwotę zaniżono zobowiązania wg stanu na 31.12.2012 r.). Było to niezgodne
z art. 6. ust. 1 uor oraz art. 20 ust. 1 uor. W tym zakresie księgi rachunkowe należy uznać
za prowadzone błędnie, co miało wpływ na rzetelność sprawozdania rocznego Rb-28.
(dowód: akta kontroli str. 883-889, 947-1631)
Główny księgowy wyjaśnił m.in.: „informuję, że w Rozkazie Nr 41 ustalone zostały terminy
przekazywania sprawozdań budżetowych za poszczególne okresy sprawozdawcze
w danym roku budżetowym. Ujmowanie w księgach rachunkowych okresu
sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art.
20 ust. 1 uor), z uwagi na krótkie terminy sporządzania sprawozdań budżetowych było
niemożliwe. Oprócz sprawozdań budżetowych w RZI sporządzane są sprawozdania
okresowe z realizacji zadań dyrektywnych, zleconych, których termin sporządzania co
miesiąc określa odrębnymi pismami IWSZ. Ponadto Wydział Budownictwa, na mocy art. 38
decyzji Nr 7/MON w sprawie zasad opracowywania i realizacji centralnych planów
rzeczowych, zobligowany jest do sporządzania sprawozdań okresowych, których termin
sporządzenia każdorazowo wynika z pism dysponenta nadrzędnego, a także często
podawany jest na odprawach miesięcznych Szefa IWSZ. Ww. sprawozdania zawsze muszą
być zgodne z ewidencją księgi głównej oraz z danymi wykazanymi w sprawozdaniach
budżetowych sporządzanych przez PGK. Wszelkie dowody (dokumenty) księgowe, które
dokumentują powstanie zdarzenia gospodarczego w 2013 r. ujmowane są w księgach
rachunkowych 2013 r. niezależnie od momentu (terminu) zapłaty.”
(dowód: akta kontroli str. 883-889, 947-1631)
4. W księdze głównej nie wykazywano na bieżąco zobowiązań jednostki:
faktury zewnętrzne ujmowane były w księdze głównej prowadzonej w systemie K(RAB)
w ujęciu kasowym, tj. pod datą zapłaty, natomiast księgowanie zobowiązań następowało
w księdze pomocniczej prowadzonej w systemie OPTIMA. W księdze głównej nie były
księgowane faktury z datą wpływu i zapłaty w danym miesiącu. Przypisanie powstałych
zobowiązań w księdze głównej do odpowiedniego okresu sprawozdawczego, dotyczyło
jedynie faktur niezapłaconych w danym okresie na podstawie zbiorczego dowodu PK, co
było niezgodne z art. 15 ust 1 i art. 20 ust. 1 uor. Przepisy te stanowią, że konta księgi
głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym, na kontach księgi głównej
obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń,
zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego
należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
sprawozdawczym.
(dowód: akta kontroli str. 883- 903, 947-1631)
Główny Księgowy wyjaśnił, że „przypisu powstania zobowiązania dokonuje się na podstawie
zewnętrznego dowodu obcego (faktury) w Rejestrze zakupu CDN OPTIMA pod datą wpływu
faktury do RZI. Ponadto system wymaga uzupełnienia daty sprzedaży, daty wystawienia
faktury, terminu zapłaty oraz przypisania konta syntetycznego 201-1 lub 240-8. Powyższe
dane są niezbędne, aby system przyjął zapis w dzienniku księgi pomocniczej
i automatycznie nadał kolejny numer, który księgowa rozrachunków przenosi ręcznie na
fakturę w pozycji „Ujęto w rejestrze .../... podpis”. Przyjęta do księgi pomocniczej faktura jest
przekazywana na wydział/sekcje celem sprawdzenia pod względem merytorycznym,
nadawany jest kierunek wydatków z określeniem paragrafu i rozdziału szczegółowej
klasyfikacji. Rozliczenia zobowiązań w CDN OPTIMA dokonuje się zgodnie z datą wyciągu
bankowego, w którym nastąpiła zapłata. Przypisane, a niezapłacone w danym miesiącu
faktury na koniec każdego okresu sprawozdawczego generują zobowiązania bieżące
z terminem zapłaty w następnym okresie i prezentowane są w sprawozdaniu Rb-28”.
(dowód: akta kontroli str. 883- 903, 947-1631)
11
księga pomocnicza prowadzona dla rozrachunków z kontrahentami zastępowała księgę
główną, zamiast uszczegóławiać jej zapisy poprzez powtórzenie jednostronnych zapisów
księgowych, co stanowi naruszenie art. 16 uor. Przepisy te stanowią, że konta ksiąg
pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont
księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg,
kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na
kontach księgi głównej.
(dowód: akta kontroli str. 883- 903, 947-1631)
Główny Księgowy wyjaśnił: „RZI ewidencję zdarzeń gospodarczych prowadzi w księgach
rachunkowych wg podziału na księgę główna (syntetyczna) i księgi pomocnicze
(analityczne). Ewidencją analityczna rozrachunków prowadzi się w systemie CDN OPTIMA
z wyszczególnieniem rozrachunków z kontrahentami, należności z tytułu dochodów
budżetowych, należności warunkowych, sum depozytowych i sum na zlecenie, natomiast
ewidencję syntetyczną prowadzi się w SI KRAB. (…) Przeniesienie przypisanych w księdze
pomocniczej zobowiązań do księgi głównej dokonuje się na podstawie PK na koniec
każdego okresu sprawozdawczego, z uwagi na trudności występujące w momencie
wprowadzania faktury do Rejestru zakupu bez nadania kierunku wydatków, tj. określenia
właściwego paragrafu i rozdziału przez pracownika rozrachunków. Rozliczenie kasowe
zobowiązań w księdze głównej następuje na podstawie wyciągów bankowych, gdzie za datę
księgowania i datę dokonania operacji gospodarczej przyjęto datę wyciągu bankowego.
Przedstawiając powyższe ujęcie zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych
(pomocniczej i głównej) nie zawiera błędów formalnych w dzienniku. Księgi rachunkowe
zgodnie art. 13 ust. 1 uor obejmują zbiory zapisów księgowych w księgach pomocniczych
i głównej. Na mocy art. 17 ust. 1 uor księgi pomocnicze prowadzi się między innymi dla
rozrachunków z kontrahentami. Ponadto art. 20 ust. 3 uor dopuszcza możliwość
dokonywania zapisów w księgach rachunkowych w ujęciu zbiorczym”.
(dowód: akta kontroli str. 899-903, 947-1631)
5. Ewidencja księgowa RZI (jednostki budżetowej) w 2013 r. nie odzwierciedlała stanu
rzeczywistego w zakresie środków trwałych, które pozostawały w jego władaniu. RZI, na
mocy obowiązujących decyzji administracyjnych był trwałym zarządcą nieruchomości, które
w części przekazał w dniu 27.03.2013 r. dowodami księgowymi PT (przekazanie środka
trwałego) do WOG-ów (jednostek budżetowych). Wraz z przekazaniem nieruchomości
gruntowych w dniu 27.03.2013 r. wyksięgowano z ewidencji księgowej RZI kwotę 763.229,6
tys. zł, stanowiącą wartość tych nieruchomości. Jednocześnie RZI nie wystąpił do
właściwych starostów o wygaszenie trwałego zarządu tych nieruchomości, ponosił opłaty
z tytułu trwałego zarządu oraz podatku od nieruchomości.
Ujmowanie w ewidencji bilansowej i wykazywanie w bilansie RZI nieruchomości, które
pozostają w jego trwałym zarządzie zaleciła NIK w wystąpieniu pokontrolnym Nr LZS-411402-07/2012.
(dowód: akta kontroli, str. 86A, 610-680, 718-723)
Główny Księgowy wyjaśnił: „w okresie od 1.01. do 27.03.2013 w ewidencji księgowej RZI
ujęte były grunty na ewidencji bilansowej na koncie 011 o wartości 762.694.611 zł. Zgodnie
z Rozkazem nr 838/Log/P4 Szefa Sztabu Generalnego WP z 4.08.2012 r., Rozkazem 191
Szefa IWSZ z 11.08.2011 r. w sprawie podmiotu kompetencji i zadań pomiędzy
nowopowstałymi WOG a RZI, Szef RZI powołał komisje celem przekazania do właściwych
miejsc położenia WOG budynków i budowli, które przekazane zostały w terminach
30.09.2011 r., 30.06.2012 r., 31.08.2012 r. i 30.09.2012 r. Przekazanie gruntów z ewidencji
bilansowej RZI do właściwych WOG nastąpiło 27.03.2013 r. (dowodami księgowymi) na
polecenie Szefa Infrastruktury IWSZ (z dnia 12.03.2013 r.) oraz Szefa Finansów (z dnia
15.03.2013 r.). Od 28.03.2013 r. RZI nie posiada na ewidencji ilościowo-wartościowej
gruntów, budynków i budowli. RZI jako zarządca nieruchomości prowadził i nadal prowadzi
ewidencję nieruchomości w oparciu o Instrukcję o organizacji i użytkowaniu systemów
eksploatacji i wykorzystania budynków wojskowych „Lemat-3" oraz ewidencji infrastruktury
terenów wojskowych „Lemat-4" (Kwat. Bud. 74/79), która określa zasady prowadzenia
ewidencji i obowiązki stron, tj. zarządcy i administratora. Administratorzy – WOG w myśl
„Instrukcji" są podstawowymi organami informacji źródłowej i są zobowiązani do przesyłania
12
dokumentów aktualizacyjnych w formie cyklicznych wykazów zmian do kart opisujących
zasób gruntów i obiektów budowlanych. Równolegle zgodnie z zarządzeniem Ministra
Obrony Narodowej z 16.08.2011 r. w sprawie sposobu zarządzania nieruchomościami
przeznaczonymi wojskowych i norm rozmieszczenia27 zarządca nieruchomości wojskowej
przekazując administratorowi protokolarnie nieruchomości wojskowe określił zakres
obowiązków i odpowiedzialności za przekazane nieruchomości. (§ 8 ust. 1, § 9 ust. 2), tj. do
„Protokołów zdawczo-odbiorczych w sprawie przekazania nieruchomości oraz ruchomych
składników majątkowych w użytkowanie i administrację" załączono „Wytyczne zarządcy
nieruchomości do działalności WOG w zakresie gospodarki nieruchomościami" określające
w szczególności zakres i terminy przesyłania informacji o zmianach w ewidencji
nieruchomości. Czynności te mają na celu zapewnienie adekwatności ponoszonych
wydatków z tytułu podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego oraz opłat za trwały zarząd
w stosunku do aktualnego zasobu nieruchomości”.
(dowód: akta kontroli str. 82-85,86A, 92, 96-97,681-740)
IV. Uwagi i wnioski
Wnioski pokontrolne
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba
Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej
Izbie Kontroli28, wnosi o:
1. Zmniejszanie stanu udzielanych zaliczek na koniec roku budżetowego.
2. Bieżące uaktualnianie dokumentacji określającej: wersję oprogramowania i datę
rozpoczęcia eksploatacji stosowanych systemów informatycznych do prowadzenia ksiąg
rachunkowych oraz opis systemu informatycznego przy użyciu którego prowadzi się
księgi rachunkowe.
3. Wyodrębnienie w Zakładowym Planie Kont konta 245-Wpływy do wyjaśnienia służącego
do ewidencji wpłaconych, a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów
budżetowych.
4. Ujmowanie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych do właściwych okresów
sprawozdawczych i prowadzenie ksiąg rachunkowych w ujęciu memoriałowym.
5. Uporządkowanie stanu prawnego nieruchomości pozostających w trwałym zarządzie
RZI.
V. Pozostałe informacje i pouczenia
Prawo zgłoszenia
zastrzeżeń
Obowiązek
poinformowania
NIK o sposobie
wykorzystania uwag
i wykonania wniosków
Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla
kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli.
Zgodnie z art. 54 ust. 1 i 2 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje
prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego,
w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora
Delegatury NIK w Szczecinie.
Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli,
w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania
uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach
niepodjęcia tych działań.
W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia
informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub
zmienionego wystąpienia pokontrolnego.
Szczecin, dnia 28 marca 2014 r.
Najwyższa Izba Kontroli
Delegatura w Szczecinie
Dyrektor
27
28
Dz.Urz. MON z 2011 r. Nr 17, poz. 236 ze zm.
Dz.U. z 2012 r., poz. 82 j.t. ze zm.
13
14