protok ó ł - Miasto Dęblin

Dęblin 14.03.2005 rok
KW 0914/01/2005
do użytku służbowego
PROTOKÓŁ
z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 4 w Dęblinie
REGON - 000714410
1. Kontrolę przeprowadził Zygmunt MROZIŃSKI Inspektor wewnętrznej kontroli
finansowej Urzędu Miasta w Dęblinie.
2. Personel Kierowniczy kontrolowanej szkoły:
- Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 4 – Zofia MAZUREK na stanowisku od
01.09.2001 roku na okres 5 lat
Podstawa: Uchwała Nr 22/2001 Zarządu Miejskiego w Dęblinie z dnia 14 sierpnia
2001 roku.
- Główna Księgowa – Maria BERNAT na stanowisku od roku 01.03.1994 roku.
Podstawa: Umowa o pracę z dnia 01.03.1994 roku na czas nieokreślony.
3. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 07.02.2005 roku do 07.03.2005 roku.
4. Badaniami kontrolnymi objęto wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki finansowej
w okresie od 01.01.2004 roku do 31.12.2004 roku, do których zaliczono:
4.1 Sprawy organizacyjne
4.2 Gospodarka kasowa
4.3 Wynagrodzenia pracowników
4.4 Gospodarka budżetowa
4.5 Środki specjalne
5. Ustalenia kontroli.
5.1. Szkoła Podstawowa Nr 4 im. Bohaterów Lotnictwa Polskiego 08-530 Dęblin ul.
Kowalskiego Nr 20 działa na podstawie Uchwały Nr VIII/49/99 Rady Miejskiej w
Dęblinie z 2 marca 1999 roku o przekształceniu Szkoły Podstawowej Nr 4 z dniem
30.03.1999 roku o strukturze organizacyjnej klas I – VIII w sześcioletnią Szkołę
Podstawową o strukturze organizacyjnej klas I – VI zwanej dalej Szkołą. Organem
prowadzącym Szkołę jest od 1 stycznia 1996 roku Miasto Dęblin. Organem sprawującym
nadzór pedagogiczny jest Kurator Oświaty w Lublinie.
Szkoła Podstawowa Nr 4 działa również na podstawie STATUTU, który został
uchwalony przez Radę Pedagogiczną w listopadzie 2004 roku na podstawie art. 60 ust. 1
ustawy z 7 września 1991 roku o systemie oświaty(Dz. U. z 1996 roku Nr 67, poz. 329 ze
zmianami) oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 21 maja 2001
roku w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół(Dz.
U. Nr 61 poz. 624 ze zmianami).
Jednocześnie podstawą działalności jest Arkusz Organizacyjny uchwalany i
podpisywany na każdy rok szkolny.
2
5.2. Zatrudnienie w Szkole Podstawowej Nr 4 w Dęblinie
LP
PRACOWNICY
1.
2.
3.
Dyrektor
Wicedyrektor
Nauczyciele
- pełnozatrudnieni w szkole
- pełnozatrudnieni uzupełniający etat
w szkole
- niepełnozatrudnieni
Bibliotekarz
Wychowawca świetlicy
Pedagog szkolny
Pracownicy administracyjni
Pracownicy obsługi
RAZEM
4.
5.
6.
7.
8.
ROK SZKOLNY ROK SZKOLNY
2003-2004
2004-2005
1
1
1
1
31
24
2
4
2, ½
3
1
3, ½
12, ¾
59, ¾
4
2
2
1
3
12
52
5.3. Gospodarka Kasowa
5.3.1. Metodą ciągłą skontrolowano raporty kasowe za okres od 01.01.2004 roku do
31.12.2004 roku. Kasa szkoły została skontrolowana na podstawie raportu kasowego numer
4/2005 z dnia 09.02.2005 roku. Saldo raportu kasowego wynosi zero.
Podczas kontroli gospodarki kasowej przedstawiono kwitariusz przychodowy od nr
9566901 do numeru 9567000 wpłat za obiady. Ostatnie rozliczenie na kwotę 1.032,40
kwitariusze przychodowe od numeru 9566901 do numeru 9566927 dnia 14 lutego 2005 roku.
Sprawdzono niewpłacone do banku środki pieniężne z kwitariuszy przychodowych od
nr 9566928 do nr 9566934 na kwotę 182 złote 90 gr. Stan ewidencyjny gotówki zgodny z
faktycznym.
W trakcie kontroli stwierdzono, że stan początkowy gotówki w kasie, wpływy,
wydatki oraz stan końcowy ujmowane były w miesięcznych raportach kasowych
mieszczących się w ramach poszczególnych miesięcy sprawozdawczych. Ustalono, że obroty
i salda wykazywane w raportach kasowych są zgodne z zapisami księgowymi na koncie
KASA. W sumowaniu obrotów i wyliczaniu sald końcowych różnic nie stwierdzono. W
raportach kasowych ujmowano wpłaty i wypłaty w oparciu o dokumenty sprawdzone pod
względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zaakceptowane do wypłaty. Raporty
były kompletne – nie stwierdzono braku dokumentów źródłowych, które stanowiły podstawę
dokonywania zapisów.
- Podczas kontroli przedstawiono nieaktualną instrukcję kasową wprowadzoną do
stosowania w Szkole Zarządzeniem Dyrektora Nr 1/FIN z dnia 20.09.2001 roku.
Zasady gospodarowania środkami pieniężnymi w Szkole powinny być, co roku
uregulowane na piśmie przez Dyrektora w wydanym w tym celu zarządzeniu regulującym to
zagadnienie. Zatem Dyrektor szkoły powinien opracować szczegółowe zasady regulacji
obrotu kasowego wydając w tym celu na piśmie „Instrukcję Kasową”. Należy dodać, że
instrukcja ta jest dokumentem wewnętrznym, opracowywanym we własnym zakresie.
Instrukcja ta określa przede wszystkim:
- warunki lokalizacji i funkcjonowania pomieszczenia kasowego,
- zakres czynności kasjera,
- zasady zabezpieczenia pomieszczenia kasowego i przechowywanych środków pieniężnych,
- minimalny zapas gotówki pozostający w kasie tzw. pogotowie kasowe,
- zasady transportu środków pieniężnych pomiędzy kasą a bankiem,
- zasady zasilania kasy w środki pieniężne z rachunków bankowych i odprowadzania
nadwyżek gotówki na rachunki bankowe,
3
- tryb wykonywania operacji kasowych i sposób ich udokumentowania,
- zasady obiegu dokumentów kasowych i sposób ich przechowywania
- zasady postępowania z środkami pieniężnymi uwarunkowane specyfiką szkoły.
W czasie trwania kontroli przedstawiono uzupełnioną i wprowadzoną w życie
Zarządzeniem Dyrektora „Instrukcję Kasową”.
5.3.2. Druki ścisłego zarachowania zostały skontrolowane na podstawie istniejących i
funkcjonujących w szkole rejestrów druków ścisłego zarachowania. Stan druków ścisłego
zarachowania przedstawia się następująco:
1) kwitariusze przychodowe:
- od numeru 9569001 do numeru 9570000 – 10 sztuk bloczków
2) czeki gotówkowe – 10 sztuk
- od numeru 0004358289 do numeru 0004358290 - 2 sztuki
- od numeru 0004358147 do numeru 0004358150 – 4 sztuki
- od numeru 0004358097 do numeru 0004358100 – 4 sztuki
3) arkusze spisu z natury – za lata od 1994 roku do 30.12.2004 roku
4) znaczki pocztowe
- ewidencja znaczków pocztowych jest prowadzona wg rejestru. Znaczki są
zakupywane ze środków budżetowych i ewidencjonowane w książce ilościowo. Brak jest
ewidencji wartościowej znaczków. Stan znaczków wartościowy na dzień kontroli wynosił 81
złotych 90 groszy.
5) Świadectwa szkolne:
Szkoła podstawowa
- świadectwa – MENIS – II/1/2 – 5 sztuk
- świadectwa – MENIS – II/3 –w/z – 7 sztuk
- świadectwa – MENIS – II/3/2 – 37 sztuk
- świadectwa – MENIS – II/10/2 – 2 sztuki
- świadectwa – MENIS – II/10 – w/z – 2 sztuki
6) legitymacje szkolne – 13 sztuk
7) legitymacje ubezpieczeniowe Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:
- od numeru AE 023334 do numeru AE 0233340 – dla członków rodziny pracownika – 7
sztuk,
- od numeru AB 310269 do numeru AB 310300 – dla pracowników – 32 sztuki
8) legitymacje uprawniające do ulgowych przejazdów nauczycieli – 66 sztuk.
Po skontrolowaniu wszystkich druków ścisłego zarachowania stwierdzono, że stan
ewidencyjny jest zgodny ze stanem faktycznym. Niezbędne jest widoczne rozdzielenie
poszczególnych lat w rejestrach druków ścisłego zarachowania. W Szkole prowadzonych jest
sześć oddzielnych ewidencji druków ścisłego zarachowania. Należy przeanalizować
4
możliwość założenia jednej ewidencji druków ścisłego zarachowania w rozbiciu na ewidencję
ogólną i szczegółową.
Kasa Szkoły Podstawowej Nr 4 jest inwentaryzowana raz w roku na podstawie
wewnętrznego Zarządzenia Dyrektora. Z inwentaryzacji sporządzany jest protokół, który
zawiera informację o stanie środków pieniężnych na koniec roku budżetowego oraz o stanie
druków ścisłego zarachowania. Ostatnia inwentaryzacja została przeprowadzona na dzień
31.12.2004 roku.
5.4. Wynagrodzenia pracowników.
Wynagrodzenia pracowników Szkoły tzn. nauczycieli oraz pracowników administracji
i obsługi przyznawane oraz naliczane są na podstawie:
- Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 14.04.2004 roku w sprawie
wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli(Dz. U. Nr 74 poz.
667) oraz Regulaminu Wynagradzania nauczycieli.
- Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i
wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach
organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego(Dz. U. z dnia 28.07.2000 roku) oraz
Regulaminu Wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w
Szkole Podstawowej Nr 4.
Kontroli poddano listy wynagrodzeń za miesiąc wrzesień i październik 2004 roku –
nauczyciele oraz za miesiąc czerwiec 2004 roku pracowników administracji i obsługi.
Wyrywkowej kontroli poddano również teczki akt osobowych nauczycieli oraz pozostałych
pracowników szkoły.
Z przeprowadzonej kontroli wynika, iż:
- główny księgowy Szkoły zatrudniony jest od dnia 01.03.1994 roku. Artykuł 35 ust. 2 pkt. 5
lit. b ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych(tekst jednolity: Dz. U. z
2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zmianami) stwierdza, że przesłanka wykształcenia dla
głównych księgowych zostanie spełniona wtedy, gdy szkoła średnia została ukończona na
kierunku rachunkowość. Główny księgowy szkoły nie posiada takowego wykształcenia.
Podczas kontroli przedstawiono zaświadczenie Nr 65/02/05/ SZK z dnia 04.02.2005
roku z Pierwszego Prywatnego Policealnego Studium Zawodowego dla dorosłych, które
stwierdza, że główny księgowy jest słuchaczem IV semestru II roku na kierunku technik
rachunkowości, termin przewidywany ukończenia to czerwiec 2005 roku.
W opracowaniu Ministerstwa Finansów na temat Zasady Wdrażania Systemu Kontroli
Finansowej I Audytu Wewnętrznego w polskiej administracji publicznej z dnia 31 stycznia
2003 roku zawarto następującą informacje:
„Ustawa o finansach publicznych przewiduje okres karencyjny dla osób sprawujących
funkcję głównego księgowego wyłączając na okres trzech lat konieczność posiadania
odpowiedniego wykształcenia i doświadczenia. W ciągu trzech lat osoba sprawująca tę
funkcję musi uzupełnić swoje wykształcenie albo jej miejsce powinien zająć ktoś spełniający
ten wymóg. Istnieje potrzeba jednoznacznego przyjęcia do wiadomości powyższej zmiany
przepisów przez osoby sprawujące funkcję głównego księgowego. Jeśli w ciągu trzech lat od
dnia wejścia w życie ustawy nie uzupełnią warunków nałożonych przez ustawę, kierownicy
jednostek sektora finansów publicznych mają obowiązek rozwiązania z nimi stosunku pracy
lub zmiany ich dotychczasowego stanowiska”
- obowiązki zastępcy głównego księgowego zostały napisane tylko z uwzględnieniem obsługi
płacowej pracowników zatrudnionych w Szkole. Należy opracować nowe obowiązki dla
wyżej wymienionego pracownika obejmujące swoim zakresem przedmiotowe obowiązki
5
głównego księgowego. Należy również zwrócić uwagę na wykształcenie, które musi zostać
uzupełnione w sposób analogiczny jak u głównego księgowego.
- sprawdzono formę zatrudnienia oraz wynagrodzenie emerytowanego nauczyciela
prowadzącego Pracowniczą Kasę Zapomogowo-Pożyczkową funkcjonującą w Szkole
Podstawowej Nr 4. Wyżej wymieniony pracownik został zatrudniony jako księgowa od dnia
1 września 2002 roku na czas nieokreślony. Ustalono wynagrodzenie w wysokości 90 złotych
oraz wymiar czasu pracy ryczałt. Po analizie arkusza organizacyjnego na rok szkolny
2004/2005 stwierdzono, że pracownik ten nie został ujęty w wykazie stanowisk zawartych w
arkuszu. Ustalony wymiar czasu pracy jest niezgodny z Kodeksem Pracy ustalającym w
rozdziale II Normy i ogólny wymiar czasu pracy.
- sprawdzono przyznanie i wypłacanie pracownikowi administracyjnemu Szkoły dodatku
kasjerskiego w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. Należy zaprzestać wypłacania
dodatku kasjerskiego z uwagi na to, że przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26
lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników
samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu
terytorialnego (Dz. U. Nr 61 poz. 708 ze zmianami) nie przewidują możliwości ustalania i
wypłacania dodatku kasjerskiego. Wkład pracy pracownika i jego kwalifikacje powinny być
uwzględniane przy ustalaniu stawki miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego,
- weryfikacji poddano również przyznanie i wypłacanie nauczycielowi Szkoły dodatku
kasjerskiego w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. Należy bezzwłocznie
zaprzestać naliczania i wypłacania dodatku kasjerskiego z uwagi na to, ze przepisy Karta
Nauczyciela oraz regulamin wynagradzania nauczycieli zatrudnionych w placówkach
oświatowych prowadzonych przez Miasto Dęblin z dnia 26 września 2000 roku nie
przewidują możliwości ustalania i wypłacania dodatku kasjerskiego,
- zgodnie z przepisami § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w
sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych
zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr
61 poz. 708 ze zmianami) w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia może być
utworzony fundusz premiowy. Wysokość funduszu premiowego oraz warunki przyznawania
powinien określać Zakładowy Regulamin Premiowania ustalony przez dyrektora Szkoły. W
związku z utratą mocy przepisów, na podstawie, których opracowano w szkole Regulamin
Premiowania pracowników administracyjno-obsługowych należy opracować nowy
Regulamin Premiowania uwzględniający postanowienia odnoszące się do warunków
przyznawania premii i dokumentowania spełnienia przez poszczególnych pracowników tych
warunków,
- sprawdzono teczki akt osobowych pracowników administracyjno – obsługowych oraz
nauczycieli Szkoły pod katem kompletności dokumentów stanowiących podstawę wypłaty
wynagrodzenia. Nie stwierdzono braków w dokumentacji. Teczki akt osobowych nie
zawierają jednak umów o współodpowiedzialności materialnej zawartych z pracownikami,
którym powierzono mienie. Należy wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych materialnie
za powierzone mienie oraz zawrzeć z nimi powyższe umowy zgodnie z postanowieniami art.
124 do 127 Kodeksu Pracy.
- w Szkole wypłacane są godziny ponadwymiarowe dla nauczycieli. W roku szkolnym 2004 2005 roku wypłacono godzin ponadwymiarowych wg poniższego zestawienia:
» Nauczyciele Szkoły Podstawowej
•
2003 -2004(IX/03-XII/04) - 1908 godzin na kwotę 37.904,97(trzydzieści siedem
tysięcy dziewięćset cztery złote 97/100), oraz od stycznia do marca 2005 roku 123
godziny na kwotę 2.791,26
6
» Nauczyciele Świetlicy
•
2003 -2004(IX/03-XII/04) - 71 godzin na kwotę 1.035,87(jeden tysiąc trzydzieści
pięć złotych 87/100), oraz os stycznia do marca 2005 roku 0,47 godziny na kwotę
7,25.
Ogółem w roku szkolnym 2003-2004 oraz 2004-2005 do marca 2005 roku wypłacono
godzin ponadwymiarowych na kwotę 41.739,35(czterdzieści jeden tysięcy siedemset
trzydzieści dziewięć złotych 35/100)
5.5. Gospodarka budżetowa.
Przyjęte przez Szkołę zasady rachunkowości określane również polityką
rachunkowości stanowią wybrane i stosowane przez Szkołę odpowiednie do jej działalności
rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy o rachunkowości i zapewniające wymaganą
jakość sprawozdań finansowych.
Przyjęte zasady rachunkowości powinny zapewnić rzetelne i jasne ujęcie w księgach
rachunkowych informacji dotyczących sytuacji majątkowo-finansowej jednostki budżetowej,
a w konsekwencji zaprezentowanie tych danych w sporządzanych sprawozdaniach
finansowych. Informacje te muszą być wiarygodne gdyż są one przydatne do podejmowania
decyzji przez różne grupy odbiorców(np. dyrektor Szkoły).
Przyjęte w dokumentacji zasady rachunkowości winny być zmieniane i
dostosowywane do zmian zachodzących w Szkole oraz w przepisach prawa powszechnie
obowiązującego. Odpowiedzialność za opracowanie i aktualizację tej dokumentacji spoczywa
na dyrektorze Szkoły, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, przy czym
odpowiedzialność ta dotyczy również odpowiedniej jakości tej dokumentacji.
W trakcie kontroli przedstawiono:
- Zarządzenie Nr 1/FIN/2003 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w sprawie
wprowadzenia procedur kontroli finansowej,
- Zarządzenie Nr 2/FIN/2003 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 w sprawie ustalenie
przyjętych w Szkole zasad rachunkowości.
Przedstawione Zarządzenia są nieadekwatne w stosunku do gospodarki finansowej
Szkoły. Należy na nowo opracować w sposób kompletny i wyczerpujący oraz wdrożyć
dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, w której
w szczególności należy zawrzeć uregulowania dotyczące:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie,
w jakim ustawa o rachunkowości pozostawia jednostce prawo wyboru,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym, co najmniej:
* zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte
zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z
kontami księgi głównej,
* wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy
użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na
komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz
ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych,
* opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg
rachunkowych przy użyciu komputera – opisu programu informatycznego, zawierającego
wykaz programów, stosowanych procedur i funkcji w zależności od struktury
oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony
danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu danych i systemu ich
przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego
eksploatacji
7
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych,
ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
zapisów.
Zarządzenie Nr 1/FIN/2003 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej
wprowadziło w życie obowiązek przeprowadzania kontroli wewnętrznych w szkole. Zakres
należało udokumentować protokołami pokontrolnymi. według poniższego zestawienia:
- protokół dotyczący dokonania oceny przy zakupach powyżej 1.500 złotych,
- protokół kontroli kasy przez głównego księgowego,
- protokół z kontroli środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
- protokół z kontroli oznakowań wyposażenia Szkoły,
- protokół z kontroli pomieszczeń,
- protokół z kontroli wykorzystania majątku Szkoły
Podczas trwania kontroli powyższe protokółu były sukcesywnie wykonywane przez
Dyrektora Szkoły oraz Główna Księgową. W związku z powyższym należy stwierdzić, że
kontrole wynikające z Zarządzenia Nr 1/FIN/2003 Dyrektora Szkoły nie były
przeprowadzane.
Dyrektor Szkoły ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie
rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy
określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za
przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie
za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inna osobę powinno być stwierdzone w
formie pisemnej.
W Szkole Podstawowej Nr 4 główna księgowa nie miała powierzonych obowiązków
związanych z prowadzeniem rachunkowości zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
Uzupełniono podczas kontroli.
W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Szkole
należy uzupełnić przepisy wewnętrzne o postanowienia dotyczące:
- określenia osób upoważnionych do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej
dowodów księgowych, wraz z wzorami podpisów tych osób. Mogą to być pracownicy, którzy
dotychczas dokonywali tej kontroli bez upoważnienia ich w przepisach wewnętrznych lub
inni wskazani przez Dyrektora Szkoły.
- określenia terminów przekazywania dokumentów księgowych pomiędzy
pracownikami odpowiedzialnymi za kontrolę merytoryczna, formalno-rachunkową
wykazywanych w nich operacji gospodarczych i ujęcie w księgach rachunkowych.
Metodą ciągłą skontrolowano dokumenty kasowe i bankowe od dnia 01.01.2004 roku
do dnia 31.12.20004 roku(do numeru 388 w księdze głównej) Przydzielony dla Szkoły
Podstawowej Nr 4 Plan Finansowy przedstawia Załącznik Nr 1 do protokółu.
Wykorzystanie planu finansowego w rozbiciu na działy i paragrafy przedstawia
załącznik Nr 2 do protokółu.
Z analizy wykorzystania planu finansowego wynika, że jest on realizowany w ramach
posiadanych środków budżetowych oraz nie stwierdzono w toku kontroli przekroczeń planu.
W trakcie kontroli dokumentów kasowych i bankowych stwierdzono następujące
uwagi:
- w księgach rachunkowych na dzień zamknięcia tj. 31.12.2003 roku stan aktywów i
pasywów był zgodny w otwartych na 2004 rok obrotowy księgach rachunkowych zgodnie z
zasadą ciągłości bilansowej określoną w przepisach art.5 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
- kontroli poddano terminowość realizacji zobowiązań na rzecz Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych.
Stwierdzono, co następuje:
* zgodnie z Deklaracją ZUS DRA za okres rozliczeniowy marzec 2004 roku do dnia
05.04.2004 roku Szkoła Podstawowa Nr 4 zobowiązana była zapłacić składki w wysokości:
8
- ubezpieczenie społeczne – 62.892,80
- ubezpieczenie zdrowotne –12.479,11
- Fundusz Pracy –
4.514,73
RAZEM79.886,64
Dnia 05.04.2004 uregulowano tylko składki w wysokości
- ubezpieczenie społeczne – 22.892,80
- ubezpieczenie zdrowotne – 12.479,11
- Fundusz Pracy –
4.514,73
RAZEM39.886,64
Pozostałą kwotę zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to
znaczy – 40.000,00 uregulowano w dniu 29.04.2004 roku
* zgodnie z Deklaracją ZUS DRA za okres rozliczeniowy kwiecień 2004 roku do dnia
05.05.2004 roku Szkoła Podstawowa Nr 4 zobowiązana była zapłacić składki w wysokości:
- ubezpieczenie społeczne – 30.797,71
- ubezpieczenie zdrowotne – 6.566,39
- Fundusz Pracy –
2.295,95
RAZEM39.660,05
Dnia 05.05.2004 uregulowano tylko składki w wysokości
- ubezpieczenie społeczne –
0,00
- ubezpieczenie zdrowotne – 6.566,39
- Fundusz Pracy –
2.295,95
RAZEM8.862,34
Pozostałą kwotę zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to
znaczy – 30.797,71 uregulowano w dniu 13.05.2004 roku
* zgodnie z Deklaracją ZUS DRA za okres rozliczeniowy maj 2004 roku do dnia
05.06.2004 roku Szkoła Podstawowa Nr 4 zobowiązana była zapłacić składki w wysokości:
- ubezpieczenie społeczne – 32.813,62
- ubezpieczenie zdrowotne – 6.558,67
- Fundusz Pracy –
2.373,46
RAZEM41.745,75
Dnia 05.06.2004 uregulowano tylko składki w wysokości
- ubezpieczenie społeczne – 26.000,00
- ubezpieczenie zdrowotne – 6.558,67
- Fundusz Pracy –
2.373,46
RAZEM34.932,13
Pozostałą kwotę zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to
znaczy – 6.813,62 uregulowano w dniu 16.05.2004 roku
9
* zgodnie z Deklaracją ZUS DRA za okres rozliczeniowy listopad 2004 roku do dnia
05.12.2004 roku Szkoła Podstawowa Nr 4 zobowiązana była zapłacić składki w wysokości:
- ubezpieczenie społeczne – 33.575,76
- ubezpieczenie zdrowotne – 6.360,65
- Fundusz Pracy –
2.323,05
RAZEM42.259,46
Dnia 03.12.2004 uregulowano tylko składki w wysokości
- ubezpieczenie społeczne – 27.102,47
- ubezpieczenie zdrowotne – 5.634,42
- Fundusz Pracy –
2.040,60
RAZEM34.777,49
Pozostałą kwotę zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to
znaczy – 7.481,97 uregulowano w dniu 08.12.2004 roku.
Powyższe niezrealizowane w terminie zobowiązanie w stosunku do Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych stanowi naruszenie ustawy o finansach publicznych Art. 138 ust.1
pkt.8. Czyn określony w tym przepisie jest wymierzony przeciwko zasadzie jednoczesnego
dokonywania wypłat wynagrodzeń przez pracodawcę będącego jednostką sektora finansów
publicznych oraz regulowania zobowiązań publicznoprawnych związanych z wypłata tych
wynagrodzeń.
Z wypłatą wynagrodzeń w jednostkach sektora finansów publicznych przepisy prawa
rangi ustawowej wiążą obowiązek realizacji różnego rodzaju świadczeń pieniężnych o
charakterze publicznoprawnym. Jednostka sektora finansów publicznych, jaką niewątpliwie
jest Szkoła dokonując wypłat wynagrodzeń jest zobowiązana do przekazania na wskazane
przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych rachunki bankowe kwot składek na ubezpieczenie
społeczne po uprzednim obliczeniu wysokości tych składek oraz ich rozliczeniu. Płatnik
składek będący jednostką organizacyjną sektora finansów publicznych, działając w formie
jednostki budżetowej, zakładu budżetowego lub gospodarstwa pomocniczego, ma obowiązek
opłacenia składek za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca.
Poza tym z wypłatą wynagrodzeń w jednostkach sektora finansów publicznych wiąże
się obowiązek tych jednostek opłacenia za osoby pozostające w stosunku pracy lub stosunku
służbowym składek na Fundusz Pracy.
Kolejnym świadczeniem publicznoprawnym związanym z wypłatą wynagrodzeń w
jednostkach sektora finansów publicznych jest opłacanie za osoby pozostające w stosunku
pracy lub w stosunku służbowym, składek na ubezpieczenie zdrowotne, po uprzednim ich
obliczeniu oraz pobraniu z dochodu tych osób.
- kontroli podlegały karty wydatków oraz zestawienia obrotów i sald za okres od 01.01.2004
roku do 31.08.2004 roku – uwag nie stwierdzono.
- na podstawie faktur oraz rachunków Rada Rodziców przekazuje na rzecz Szkoły zbiory
biblioteczne oraz inne wyposażenie. Do wyżej wymienionych faktur brak jest informacji czy
jest to darowizna. Nieprawidłowe jest również księgowanie nieodpłatnego przyjęcia na stan
szkoły materiałów i towarów. Poniżej przedstawiam prawidłowy zapis księgowy:
* nieodpłatne przyjęcie radiomagnetofonu od Rady Rodziców
WN 013 – pozostałe środki trwałe,
MA 760 – pozostałe przychody
WN 400 – koszty według rodzajów
MA 071 – umorzenie pozostałych środków trwałych
- na fakturach i rachunkach stanowiących podstawę wydatkowania środków budżetowych
stawiana jest pieczątka o zakupach zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych, która jest
10
nieaktualna. Dz. U. Nr 19 z 9 lutego 2004 roku w poz. 177 wprowadzono w życie Ustawę
Prawo Zamówień Publicznych,
- stwierdzone błędy w zapisach w ewidencji księgowej poprawiać poprzez wprowadzenie do
ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko
zapisami dodatnimi albo ujemnymi, stosownie do przepisów art.25 ust.1 pkt.2 ustawy o
rachunkowości. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów równolegle
dodatnich i ujemnych tzw. czerwono-czarnych – mając na uwadze przepisy art. 15. ust. 1
ustawy o rachunkowości zgodnie, z którymi przy dokonywaniu zapisów na kontach księgi
głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu,
- sprawdzono sposób naliczania oraz prawidłowość wypłacania zwrotu kosztów podróży
służbowej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia
2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z
tytułu podróży służbowej na obszarze kraju Dyrektor Szkoły musi podjąć decyzję o
należnościach, które zostaną wypłacone pracownikowi z tytułu kosztów dojazdu środkami
komunikacji miejskiej. Powyższe zasady regulują przepisy art.6 pkt 1 – 3.
W raportach kasowych nr 10/2004, Nr 19/2004 z dnia 30.11.2004 roku oraz 23/2004 z
dnia 27.12.2004 roku wypłacono zestawienia poleceń wyjazdu służbowego. W poleceniach
tych wypłacono zwrot kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości
faktycznie poniesionej przez pracownika oraz ryczałt w wysokości 20% diety na dojazdy. Jest
to niezgodne z przepisami art.6 pkt. 1-3 wyżej cytowanego rozporządzenia.
Po ustaleniu przez Dyrektora Szkoły, jakie należności przysługują pracownikowi
należy potrącić nadpłacone należności przy najbliższym terminie wynagrodzenia jako
bezsporne zobowiązanie pracownika na rzecz Szkoły. Wpłacono do kasy Szkoły podczas
trwania kontroli kwotę nadpłaconych należności w wysokości 55 złotych 80 groszy,.
- wszystkie operacje księgowe należy przeprowadzać przez karty księgi głównej. Sprawdzono
pozycję księgową nr 313 z 2 listopada 2004 roku, w której mylnie zaksięgowano kwotę
2.129,60 w niewłaściwym rozdziale budżetowym. Poleceniem księgowania powyższy zapis
został skorygowany jednak tylko na kartach wydatków bez skorygowania kart księgi głównej,
- Faktura VAT Nr 2/10/2004 z dnia 27 października 2004 roku na wykonanie zasilania tablicy
rozdzielczej z wyposażeniem i instalacją elektryczną w sali komputerowej w Szkole
Podstawowej nr 4 na kwotę 5.246,00 brutto.
* nie dokonano aktualizacji wartości początkowej środków trwałych (budynku szkoły)
o wykonaną modernizację,
- zapisu operacji gospodarczych występujących w Szkole dokonywać na kontach
przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, z zachowaniem porządku
systematycznego zapisów, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad
funkcjonowania kont określonych przepisami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w tym:
* naliczone umorzenie od środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011
„Środki trwałe” – z wyjątkiem gruntów niepodlegających umorzeniu – oraz od wartości
niematerialnych i prawnych ewidencjonowanych na koncie 020 „ Wartości niematerialne i
prawne” i podlegających stopniowemu umorzeniu – ujmować na koncie 071 „Umorzenie
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” księgi głównej Szkoły,
* ewidencję pozostałych środków trwałych, wyszczególnionych w § 5 ust. 3 tego
rozporządzenia, prowadzić na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” księgi głównej Szkoły.
Dyrektor Szkoły może podjąć decyzję o wyłączeniu z ewidencji ilościowo-wartościowej
niektórych rodzajów lub grup rodzajowych pozostałych środków trwałych o niskiej wartości,
ustalając graniczną ich wartość jednostkową w cenie nabycia, zgodnie z zasadą istotności,
wyrażoną w przepisach art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zakres wyłączeń pozostałych
środków trwałych z ewidencji na koncie 013”Pozostałe środki trwałe” należy określić w
zakładowym planie kont, ustalając jednocześnie w procedurach kontroli finansowej Szkoły
zasady pozaksięgowej ochrony tego majątku
11
* ewidencję umorzenia pozostałych środków trwałych (wyposażenia) oraz wartości
niematerialnych i prawnych o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o
podatku dochodowym od osób prawnych(3.500,00) lub, dla których odpisy amortyzacyjne są
uznawane za koszty uzyskania przychodów w 100% ich wartości w miesiącu oddania do
używania, prowadzić na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych”.
- rachunki(pokwitowania)za zakupione znaczki pocztowe – brak jest opisu świadczącego o
zaewidencjonowaniu w odpowiednim rejestrze druków ścisłego zarachowania
5.6. Środki Specjalne
5.6.1. Skontrolowano tryb pobierania oraz formę rozliczenia środków pieniężnych
pobieranych w formie zaliczki na zakup środków żywnościowych. Zaliczka jest pobierana na
początku roku budżetowego na podstawie wniosku o zaliczkę. Rozliczanie środków następuje
cyklicznie na podstawie złożonych do kasy rachunków gotówkowych. Powyższa operacja jest
wykonywana prawidłowo.
W 2005 roku od miesiąca stycznia upoważnionym do pobrania zaliczki jest pracownik
zatrudniony na stanowisku intendenta. Zaliczkę pobrano w dniu 05.01.2005 roku na kwotę
2.500,00. Na dzień kontroli rozliczenie zaliczki przedstawia się następująco:
- rachunki – 1.847,67
- pozostałe środki pieniężne – 652,33
Stan ewidencyjny zaliczki zgodny z faktycznym.
Podczas kontroli stwierdzono, że zaliczka jest udzielana na cały rok budżetowy(rok
kalendarzowy). Podczas miesięcy wakacyjnych środki pieniężne są przechowywane przez
osobę upoważnioną do pobrania zaliczki. Należy przed zakończeniem roku szkolnego
rozliczyć zaliczkę w kasie Szkoły. W trzeciej dekadzie miesiąca sierpnia należy ponownie
pobrać zaliczkę na zakup środków żywnościowych. Ten sposób pobrania i rozliczenia
zaliczki spowoduje, że środki pieniężne nie będę przechowywane w miesiącach wakacyjnych,
podczas, których stołówka szkolna jest zamknięta.
5.6.2. Na fakturach i rachunkach stanowiących podstawę wydatkowania środków
budżetowych stawiana jest pieczątka o zakupach zgodnie z Ustawą o zamówieniach
publicznych, która jest nieaktualna. Dz. U. Nr 19 z 9 lutego 2004 roku w poz. 177
wprowadzono w życie Ustawę Prawo Zamówień Publicznych,
5.6.3. Stwierdzone błędy w zapisach w ewidencji księgowej poprawiać poprzez
wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów,
dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi, stosownie do przepisów art.25 ust.1
pkt.2 ustawy o rachunkowości. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów
równolegle dodatnich i ujemnych tzw. czerwono-czarnych – mając na uwadze przepisy art.
15. ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którymi przy dokonywaniu zapisów na kontach
księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu,
5.6.4. Karty materiałowe zakupu środków żywności prowadzone są przez pracownika
zatrudnionego na stanowisku intendenta. Prowadzone są w sposób pozwalający ustalić stan
faktyczny środków żywnościowych zakupywanych na rzecz Szkoły. Należy je uszczegółowić
o datę i numer faktury lub rachunku stanowiącego podstawę dokonania zakupu.
5.6.5 Pracownik Szkoły zatrudniony na stanowisku kierownika świetlicy jest odpowiedzialny
za pobieranie środków pieniężnych od uczniów za obiady wydawane w stołówce szkolnej.
Jednocześnie wyżej wymieniony pracownik pobiera od uczniów środki pieniężne na tzw.
”stłuczki” w wysokości 1 złoty od każdego stołującego się dziecka. Wielkość zebranych w
2004 roku oraz sposób ich rozdysponowania przedstawia załącznik nr 3 do protokółu.
Powyższe środki na tzw. „stłuczki” pobierane są na podstawie Zarządzenia Dyrektora Nr
4/FIN/2003 z dnia 02.09.2003 roku w sprawie opłaty za stłuczki od osób korzystających ze
stołówki szkolnej.
12
Ewidencja zebranych środków pieniężnych prowadzona jest w zeszycie przez
kierownika świetlicy. Środki te nie są odprowadzane do banku na konto Szkoły. Brak jest
zapisów o uzyskaniu powyższych środków od rodziców w ewidencji księgowej Szkoły.
Analizując powyższą sytuację stwierdzono, że brak jest podstaw formalno-prawnych
do wydawania Zarządzenia Dyrektora w sprawie pobierania od rodziców opłaty na tzw.
„stłuczki”. Zasady pobierania oraz sposób rozdysponowania powyższych wpłat powinny
zostać omówione z Radą Rodziców Szkoły oraz powinny być traktowane jako dobrowolne
wpłaty rodziców na rzecz Szkoły.
5.6.6. Sprawdzono wyrywkowo zakupy dokonywane przez Szkołę dotyczące środków
żywności. Stwierdzono przypadki wystawiania przez Szkołę Faktur VAT rolnikom
nieprowadzącym działalności gospodarczej dokonującym dostawy środków żywnościowych
na rzecz Szkoły. Szkoła nie jest płatnikiem podatku od towarów i usług wobec tego
niedopuszczalne jest wystawianie Faktur VAT. W powyższym przypadku należy postąpić
zgodnie z art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.
Dyrektor Szkoły Pani Zofia MAZUREK zastała poinformowana o przysługującym jej,
prawie zgłoszenia w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych
wyjaśnień do protokołu. Protokół (z załącznikami) po przeczytaniu, jako zgodny z
ustaleniami, podpisano przez zainteresowane strony.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden
zostanie przekazany pocztą do kontrolowanej jednostki.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli Szkoły Podstawowej Nr 4 w
Dęblinie pod pozycją numer 1.
Dęblin,
dnia 14 marca 2005 roku
..................................................
(pieczęć jednostki kontrolowanej)
DYREKTOR
KONTROLUJĄCY
.....................
...............................
GŁÓWNY KSIĘGOWY
........................................