zapytanie ofertowe - Beskidzki Zespół Leczniczo

Znak sprawy: 64/BZLR/ZP/2016
Jaworze, dn. 23.11.2016 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z zamiarem udzielenia zamówienia na dostawę, montaż i wdrożenie systemu
elektronicznej rejestracji czasu pracy (RCP) wraz z integracją z systemem kadrowym dla
potrzeb Beskidzkiego Zespołu Leczniczo-Rehabilitacyjnego Szpital Opieki Długoterminowej w
Jaworzu
Zamawiający kieruje do Państwa zapytanie ofertowe na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia
29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.).
I. ZAMAWIAJĄCY:
Beskidzki Zespół Leczniczo-Rehabilitacyjny Szpital Opieki Długoterminowej
43-384 Jaworze, ul. Słoneczna 83
II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem umowy jest dostawa, montaż i wdrożenie systemu elektronicznej rejestracji czasu
pracy (RCP) wraz z integracją z systemem kadrowym.
1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
a) dostawa rejestratora RCP z foto-rejestracją – 3 szt.;
b) dostawa identyfikatorów pracowników, standard UNIQUE 125kHz, w postaci breloków
zbliżeniowych – 300 szt.;
c) dostawa oprogramowania dla serwera RCP, opartego na systemie operacyjnym Linux,
umożliwiający przechowywanie danych z czytników w postaci plikowej jak i w bazie danych
SQL, umożliwiający zdalny dostęp do danych RCP z Modułu Rejestracji Czasu Pracy.
Oprogramowanie zostanie zainstalowane na maszynie serwerowej posiadanej przez
Zamawiającego, z zainstalowanym systemem Oracle Linux lub równoważnym.
Oprogramowanie musi zostać dostarczone wraz z silnikiem bazy danych, instalacją i
konfiguracją umożliwiającą rozpoczęcie pracy przez Zamawiającego;
d) dostawa czytnika administratora (do odczytu kart RFID-zarządzania kartami pracowników),
wpinany do złącza USB w komputerze lokalnym, emulujący klawiaturę – 1 szt.;
e) dostawa zasilaczy do czytników umożliwiających podtrzymanie elektryczne czytników przez
co najmniej 8 godzin w przypadku zaniku zasilania – 3 szt.;
f) dostawa przełącznika sieciowego (switch) – 1 szt.;
g) wykonanie instalacji czytników RCP w 2 lokalizacjach (wraz z instalacją sieci zasilającej i
logicznej):
 1 stanowisko w budynku na Oddziale dla Dzieci i Młodzieży, ul. Wapienicka 142
(prowadzenie kabli w korytkach);
 2 stanowiska w budynku na Oddziale dla Dorosłych, ul. Słoneczna 83, (prowadzenie kabli
podtynkowo);
h) dostawa (licencja i wdrożenie) oprogramowania Rejestracji Czasu Pracy wraz z wdrożeniem i
integracją z systemem Kadrowo-Płacowym Zamawiającego (KS-ZZL firmy Kamsoft);
i) świadczenie nadzoru autorskiego, konserwacji, aktualizacji i modyfikacji oprogramowania w
okresie gwarancji.
2. Wykonawca będzie realizował przedmiot umowy w zakładzie opieki zdrowotnej czynnym
przez całą dobę. Wykonawca zobowiązany jest prowadzić prace montażowe i instalacyjne w
sposób nieutrudniający ciągłej pracy zakładu.
3. Wszelkie wykonanie usług powinno być zgodne z :
a) Ustawą Prawo Budowlane z dnia 7 lipca 1994 r. (t.j. Dz. U. z 2013 poz. 1409 z późn. zm.);
b) oraz innymi wymaganymi przepisami prawa.
4. Czynności Wykonawca może wykonywać w godzinach od 700 do 1400, w dniach od
poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy; prace będą
wykonywane w sposób zapewniający jak najmniejszą uciążliwość dla normalnego
funkcjonowania szpitala.
Urządzenia muszą być fabrycznie nowe, wyprodukowane nie wcześniej niż w 2016 r.
nieużywane oraz powinny spełniać wymagania wynikające z przepisów powszechnie
obowiązujących i ZO, a Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia wszelkich
potwierdzających to dokumentów.
6. Oferowane urządzenia w dniu składania ofert nie mogą być przeznaczone przez producenta do
wycofania z produkcji lub sprzedaży.
7. System musi być wolny od wad fizycznych i prawnych oraz musi być pełnowartościowy oraz
posiadać wymagane stosownymi przepisami aktualne świadectwa jakości, świadectwa
dopuszczenia, atesty, certyfikaty, znaki bezpieczeństwa i odpowiadać wymogom, jakie nadają
na nieodpowiednie Polskie Normy przenoszące normy europejskie lub normy innych państw
członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy.
We
wszystkich przypadkach, w których ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia wskazano
pochodzenie materiałów i urządzeń, dopuszcza się stosowanie materiałów i urządzeń
równoważnych tj. wszelkie wymienione z nazwy materiały i urządzenia użyte w przekazanej
przez Zamawiającego dokumentacji służą określeniu standardu i mogą być zastąpione innymi
materiałami o nie gorszych parametrach technicznych, użytkowych, jakościowych,
funkcjonalnych i walorach estetycznych, przy uwzględnieniu prawidłowej współpracy z
pozostałymi materiałami i urządzeniami.
8. Wykonawca zobowiązuje się do dostawy rejestratorów czasu pracy oraz kart zbliżeniowych dla
pracowników wraz z montażem, dostarczeniem licencji na oprogramowanie oprogramowaniem,
instalacją, integracją, konfiguracją, wdrożeniem oraz jednym szkoleniem personelu
Zamawiającego (tj. 4 osób), na koszt własny udokumentowane stosownym zaświadczeniem w
terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Przeprowadzone szkolenie udokumentowane zostanie
stosownym zaświadczeniem potwierdzonym podpisem uczestników.
9. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć przedmiot dostawy na własny koszt i ryzyko.
10. Zamówienie swoim zakresem obejmuje również:
a) wszelkie naprawy urządzeń uszkodzonych podczas wykonywania transportu, rozładunku,
montażu, instalacji i uruchomienia;
b) zapewnienie bezpieczeństwa na terenie prowadzenia prac związanych z montażem i instalacją
i wokół niego oraz zagospodarowanie odpadów opakowaniowych i innych;
c) inne czynności wynikające z ze specyfiki zamówienia.
11.
Zamawiający wyraża zgodę na wykonanie wizji lokalnej.
12.
Zamawiający na prośbę Wykonawcy może udostępnić rysunki z umiejscowieniem
lokalizacji czytników czasu pracy w budynkach.
5.
III. ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
1. Zostały zawarte we wzorze umowy;
2. Zapłata nastąpi w terminie do 30 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury
wraz z numerem konta;
3. Termin realizacji przedmiotu umowy – od dnia podpisania umowy do dnia 23.12.2016 r.
IV. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:
1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, po czym przesłać pocztą lub
faxem.
2. Do oferty należy dołączyć:
- aktualny odpis z właściwego rejestru (np. Krajowy Rejestr Sądowy) lub z centralnej ewidencji
i informacji o działalności gospodarczej;
- wypełniony formularz ofertowy;
- zaakceptowany wzór umowy;
- wypełniony załącznik nr 3 do ZO – spełnienie warunków;
- wypełniony załącznik nr 4 do ZO –formularz asortymentowo-cenowy.
3. Oferta winna być podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu
Wykonawcy, zgodnie z zasadą reprezentacji wynikającą z postanowień odpowiednich
przepisów prawnych bądź umowy, uchwały lub prawidłowo udzielonego pełnomocnictwa –
na podstawie dokumentu potwierdzającego to uprawnienie (np. : KRS).
4. Przed podpisaniem umowy Wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę
zobowiązany jest dostarczyć kserokopię opłaconej polisy, a w przypadku jej braku
innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest
ubezpieczony od
odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z
przedmiotem zamówienia (wraz z potwierdzeniem dokonania opłaty- np. potwierdzenie
przelewu).
5. W przypadku niedostarczenia ww. dokumentu przed podpisaniem umowy ofertę Wykonawcy
uznaje się za odrzuconą, a Zamawiający zaprasza do podpisania umowy Wykonawcę, którego
oferta jest najkorzystniejsza wśród pozostałych ofert lub unieważnia postępowanie.
V. MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
Oferty należy przesłać na adres: Beskidzki Zespół Leczniczo-Rehabilitacyjny Szpital Opieki
Długoterminowej 43-384 Jaworze, ul. Słoneczna 83
e-mail: [email protected]; faks: (33) 817 – 34 - 63 lub składać w jego siedzibie, budynek
administracji II piętro - Sekretariat
VI. TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Ofertę należy złożyć do dnia 30.11.2016 r. do godz. 1000.
VII. KOMUNIKACJA
Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami za pomocą środków komunikacji
elektronicznej lub faksu lub operatora pocztowego.
VII. WYJAŚNIENIE TREŚCI ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
1. Wykonawca może zwrócić się pisemnie, w formie elektronicznej bądź faksem do
Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego;
2. Zespół udziela odpowiedzi na zapytania, których treść została przekazana Zamawiającemu na
2 dni robocze przed terminem na składanie ofert;
3. Zespół umieszcza odpowiedzi do zapytania na swojej stronie internetowej oraz przesyła
odpowiedzi w formie elektronicznej lub/ i faksem do Wykonawcy, który zadał zapytanie
(oryginał pisma będzie przesłany Wykonawcy na etapie powiadomienia o rozstrzygnięciu);
4. Na zapytania do treści zapytania ofertowego, które wpłynęły po terminie Zespół nie ma
obowiązku udzielania odpowiedzi.
IX. MODYFKACJA TREŚCI ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
1. Zespół może zmodyfikować treść zapytania ofertowego oraz załączników do zapytania
ofertowego przed terminem składania ofert.
2. Treść modyfikacji Zamawiający umieszcza na swojej stronie internetowej lub/i wysyła w
formie elektronicznej do Wykonawców, do których wysłano zaproszenia.
X. OTWARCIE OFERT:
1. Otwarcie ofert nie jest jawne.
2. Na prośbę Wykonawcy Zespół może przekazać informacje z otwarcia ofert, z tym,
że informacje takie będą przekazywane po etapie negocjacji cenowych.
XI. UZUPEŁNIENIE OFERT:
Zamawiający może wezwać Wykonawcę do uzupełnienia oferty niekompletnej, a także powiadomić
o poprawie ewentualnych omyłek rachunkowy lub pisarskich.
XII. KRYTERIA OCENY OFERT:
Cena- 100%
XIII. NEGOCJACJE CENOWE:
1. Po złożeniu ofert Zamawiający dokonuje weryfikacji złożonych propozycji, wybiera w
zależności od ilości złożonych ofert minimum 2 oferty do dalszych negocjacji cenowych,
chyba że ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia istnieje możliwość uzyskania
zamówienia od jednego Wykonawcy, wtedy można negocjować warunki tylko z jednym
oferentem.
2. Negocjacje cenowe odbywają się drogą elektroniczną, telefoniczną lub osobiście na spotkaniu
z przedstawiciela Wykonawcy z Dyrektorem lub osobą upoważnioną.
XIV. ODRZUCENIE OFERTY:
Odrzucenie oferty następuje w sytuacji, kiedy oferta została złożona po terminie i jest niezgodna z
treścią niniejszego zapytania ofertowego (uwzględniając punkt XI).
Zamawiający