rozdział iv opis przedmiotu zamówienia szczegółowa specyfikacja

Transkrypt

Opracowanie i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów
i obsługi procesów dla Miejskiego Zarządu Dróg w Bielsku-Białej
ROZDZIAŁ IV
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
SZCZEGÓŁOWA SPECYFIKACJA TECHNICZNA
oznaczenie sprawy 235-15/IZ/11/D/ZO
WYMAGANIA TECHNICZNE
Zamawiający w celu instalacji systemu obiegu dokumentów uruchomi wskazaną liczbę maszyn
wirtualnych o wskazanych zasobach sprzętowych, na których uruchomiony zostanie system Obiegu
Dokumentów.
Zamawiający dysponuje wolnymi licencjami systemu operacyjnego Windows 2012 Server oraz
silnikiem bazy danych Microsoft SQL Server 2005.
Jeśli zaproponowane rozwiązanie wymaga użycia innego systemu operacyjnego i silnika
bazodanowego, ewentualnie innych komponentów i aplikacji Wykonawca powinien dostarczyć
niezbędne licencje i oprogramowanie oraz niezbędny sprzęt, potrzebne celem uruchomienia systemu
w ramach zaoferowanej kwoty.
Opisany w specyfikacji proces rejestracji dokumentów przychodzących wymaga użycia drukarki kodów
kreskowych naklejanych na przychodzącą korespondencję. Rejestracja dokumentów odbywa się w
dwóch niezależnych komórkach, dlatego jeśli proces przyjmowania korespondencji w wybranym
systemie odbywał będzie się w sposób wymagający użycia drukarek kodów kreskowych, wówczas
Wykonawca powinien je dostarczyć w ramach oferty.
Zamawiający wymaga aby zaoferowany system działał równolegle na dwóch instancjach-jako serwer
produkcyjny i testowy.
Rozdział 1. Wymagania funkcjonalne
dokumentów i obsługi procesów.
systemu
obiegu
Wymagania ogólne:
1. System powinien mieć wbudowany mechanizm do tworzenia procesów (workflow)
2. System powinien umożliwiać dodawania plików poprzez mechanizm „drag and drop”
3. System powinien integrować się z pakietem Office w szczególności poprzez:
a. Tworzenie dokumentów pakietu Office z wykorzystaniem metadanych Systemu za
pomocą definiowanych szablonów,
b. Umożliwiać grupową pracę na dokumencie,
c. Zapisywać pliki oraz zmiany bezpośrednio w bazie danych systemu,
d. Wysyłać i odbierać wiadomości email za pomocą klienta Outlook bezpośrednio
poprzez mechanizmy integracji.
4. System powinien wspierać obsługę dla urządzeń mobilnych.
5. System powinien umożliwiać wersjonowanie, ewidencjonowanie, przeglądanie, przywracanie
starszych wersji dokumentów.
6. System powinien posiadać funkcję rozpoznawania treści zeskanowanych dokumentów,
tworzenia indeksu pełno tekstowego wraz z opcjami przeszukiwania.
7. System powinien umożliwiać zaimportowanie plików pdf wraz z indeksem umożliwiającym
przeszukiwanie pełno tekstowe.
8. System musi posiadać jednolity, intuicyjny i przejrzysty interfejs graficzny oraz zawierać
mechanizmy umożliwiające rozbudowę interfejsu użytkownika poprzez udostępnione API
(Application Programming Interface).
9. System musi zapewniać obieg dokumentów zgodnie z wymogami Instrukcji Kancelaryjnej.
10. System musi zapewnić realizację funkcjonalności podpisu cyfrowego.
11. System musi zapewnić sprawne funkcjonowanie mechanizmów typowych dla rozwiązań z
dziedziny zarządzania dokumentami, w szczególności: prawa dostępu, hierarchia
dokumentów, powiadomienia i dekretacje.
12. System musi umożliwiać grupowanie dokumentów, ich katalogowanie, wyszukiwanie.
13. System musi umożliwiać obsługę wielu kancelarii i sekretariatów.
14. System powinien mieć możliwość integracji z Active Directory celem uwierzytelnienia i
ewentualnego zaczytania struktury organizacyjnej.
15. System musi umożliwiać przyporządkowywanie użytkownika do wielu stanowisk (praca na
wielu stanowiskach).
16. System musi posiadać możliwość udzielania zastępstw przez pracowników oraz pracę w
zastępstwie, przy czym w historii musi być widoczne, że w czasie zastępstwa czynności na
obiekcie wykonała osoba zastępująca wraz z jej wskazaniem. System udzielania zastępstw
powinien automatycznie dokonać zastępstwa zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem urlopowym.
17. System powinien posiadać funkcje rozpoznawania kodów kreskowych 1D oraz 2D, wraz z
funkcjonalnością dołączania skanów do istniejących procesów i spraw.
18. System powinien umożliwiać definiowanie i prowadzenie rejestrów urzędowych (np. rejestr
umów), wprowadzanie korespondencji, spraw oraz dokumentów(dowolne pliki elektroniczne)
do zdefiniowanych wcześniej rejestrów. Umożliwić wydrukowanie raportów i zestawień ze
zdefiniowanych rejestrów.
19. System powinien umożliwiać dokonywanie akceptacji i zatwierdzania dokumentów
elektronicznych, przekazywania uwag dotyczących sprawy i przygotowanego dokumentu.
20. System powinien obsługiwać powiadamiania użytkownika pocztą elektroniczną o otrzymaniu
nowych dokumentów i poleceń.
21. System powinien umożliwiać monitorowanie realizacji procesów wspieranych przez System
22. System powinien posiadać mechanizmy zabezpieczające przed wystąpieniem zwielokrotnienia
wpisów tego samego kontrahenta.
23. System powinien umożliwiać
wyszukiwanie pełno tekstowe w treści dokumentów
elektronicznych przechowywanych w Systemie, co najmniej dla następujących formatów: txt,
pdf, doc(x), rtf, xls, oraz wyszukiwanie na podstawie atrybutów sprawy i pisma. Ponadto
System powinien umożliwić dostęp do poszukiwanych informacji i dokumentów z
24.
25.
26.
27.
28.
wykorzystaniem wyszukiwarek, w tym kontekstowych, według zadanych kryteriów: np.
numeru dokumentu i/lub nazwiska nadawcy, autora, adresata, czy nazwy firmy, numeru
sprawy, dat zatwierdzania, przyjmowania, edycji, adresów nadawcy/odbiorcy.
System powinien zapewnić funkcjonalności organizowania pracy grupowej, wyznaczania zadań
z wykorzystaniem kalendarzy prywatnych i grupowych, planowania i monitorowania terminów
realizacji spraw oraz powiadamiania o zagrożeniach i przekroczeniach terminów.
System powinien umożliwiać tworzenie korespondencji wewnętrznej, dołączenie dokumentów
elektronicznych (skanów, plików, wiadomości email), możliwość wykonania podpisu cyfrowego
pod utworzoną korespondencją.
System powinien zapewniać pełną integrację z platformą ePUAP.
System musi wspierać funkcjonalność Archiwum Elektronicznego tak aby umożliwić przyszłe
przygotowanie i kategoryzację dokumentów/spraw w celu ich przekazania do Archiwum
System powinien zapewniać integrację z system GIS poprzez zdefiniowane usługi sieciowe.
Wymagania dotyczące Bezpieczeństwa:
1. System musi zapewniać bezpieczeństwo komunikacji w pracy użytkownika z Systemem (np.
poprzez zastosowanie mechanizmów SSL).
2. System musi cechować się wysoką wydajnością i dostępnością usług.
3. System musi być otwarty i skalowalny, tzn. umożliwiać niegraniczona rozbudowę w celu
sprawnej jego adaptacji do istniejących ograniczeń infrastruktury technicznej i
zmieniającej się liczby użytkowników.
4. System musi zapewniać ochronę zatwierdzonych dokumentów przed nieautoryzowanymi
zmianami.
5. System musi używać mechanizmów zapisywania historii działań na poziomie obiektu i
atrybutu.
6. System musi umożliwiać wybór zdarzeń, które mają być rejestrowane w logach
systemowych, w szczególności, co najmniej, zdarzeń typu:
a) niepowodzenie logowania do systemu,
b) rodzaj operacji wykonywanych na dokumencie/obiekcie,
c) wszystkie operacje dodawania, edycji i usuwania treści/dokumentów).
Wymagania dotyczące obsługi korespondencji przychodzącej:
1. System powinien prowadzić rejestrację korespondencji przychodzącej umożliwiającą:
automatyczne numerowanie rejestrowanej korespondencji, wykorzystywanie kodów
kreskowych do oznaczania korespondencji (wydruk kodów bezpośrednio z poziomu aplikacji
na drukarce.
2. System powinien posiadać możliwość automatycznego łączenia na podstawie kodów
kreskowych zeskanowanych dokumentów.
3. System powinien umożliwiać pobranie korespondencji z ePUAP do rejestru korespondencji
przychodzącej.
4. System powinien pozwalać na określenie dla rejestrowanej korespondencji zestawu
metadanych zgodnych z wymogami instrukcji kancelaryjnej, rodzaju rejestrowanej
korespondencji (przy pomocy słownika tj: doręczona osobiście, paczka, polecona, przesyłka
kurierska, zwykła, email, fax, pismo procesowe).
5. System powinien pozwalać na określenie daty wpływu, daty rejestracji korespondencji.
6. System powinien pozwalać na określenie danych klienta (osoba, czy firma): imię, nazwisko,
PESEL, nazwa (w przypadku innych podmiotów niż osoba), adres do korespondencji (kod
pocztowy, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu), NIP, Regon, email, telefon, fax,
osoba do kontaktów (w przypadku innych podmiotów niż osoba)
7. System powinien posiadać możliwość wybrania kontrahenta ze słownika przy pomocy
mechanizmu wyszukiwania, lub dopisania kontrahenta jeśli nie ma go w bazie danych.
8. System powinien pozwalać na wprowadzenie znaku, daty pisma oraz opisu treści.
9. System powinien posiadać możliwość wielokryteriowego przeszukiwania korespondencji
przychodzącej.
10. System powinien być wyposażony w mechanizmy raportujące, informujące ilościowo o stanie
przetwarzania korespondencji przychodzącej, oraz powinien mieć możliwość definiowania
wielu dzienników korespondencji przychodzącej.
11. System powinien umożliwiać rejestrację korespondencji przez dowolnego uprawnionego
użytkownika.
12. System powinien umożliwiać rejestrację korespondencji na tym samym rejestrze/dzienniku
przez dowolną liczbę osób.
13. System powinien być wyposażony w mechanizmy wydruku rejestru/dziennika korespondencji
z podaniem zakresu drukowanej informacji.
Wymagania dotyczące Realizacja dekretacji:
1. System powinien posiadać możliwość dekretacji zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki,
z możliwością śledzenia historii dekretacji korespondencji.
2. System powinien posiadać możliwość dekretacji tej samej korespondencji na wiele stanowisk
pracy poprzez wybór wielu pozycji z listy.
3. System powinien posiadać możliwość przekazywania podczas dekretacji dodatkowych
informacji na stanowiska pracy, wraz z określeniem terminu załatwienia sprawy związanej z
dekretowaną korespondencją.
4. System powinien posiadać możliwość cofnięcia błędnie wykonanej dekretacji.
5. System powinien posiadać możliwość dekretacji w zastępstwie/z upoważnienia.
6. System powinien posiadać możliwość dekretacji hurtowej dowolnej liczby korespondencji.
Wymagania dotyczące Obsługi spraw:
1. System powinien posiadać możliwość tworzenia i edycji teczek i podteczek z automatyczną
numeracją w ramach obowiązującej struktury jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA).
2. System powinien posiadać możliwość tworzenia spraw w oparciu o otrzymaną korespondencję
z automatyczną numeracją zgodną ze strukturą organizacyjną jednostki i JRWA.
3. System powinien posiadać możliwość wszczynania spraw „z urzędu" bez korespondencji.
4. System powinien posiadać możliwość dołączania do sprawy obiektów, takich jak: pisma
wychodzące, pisma wewnętrzne, opinie, pliki z dysku, notatki, e-maile, skany dokumentów,
linki, zadania do realizacji w sprawie.
5. System powinien posiadać możliwość współdzielenia sprawy przez wielu użytkowników
systemu.
6. System powinien posiadać możliwość wstrzymania, wznowienia, zmiany terminu realizacji
sprawy (z podaniem przyczyny).
7. System powinien posiadać możliwość przeszukiwania spraw po wielu kryteriach (wg teczek,
segmentów znaku sprawy, dat wymaganego zakończenia, osób nadzorujących i
odpowiedzialnych).
8. System powinien posiadać możliwość kontroli terminowości załatwiania spraw.
9. System powinien posiadać możliwość przenoszenia spraw do innej komórki organizacyjnej.
10. System powinien posiadać możliwość przenoszenia spraw do nowego roku kalendarzowego.
11. System powinien posiadać możliwość przekazywania spraw do załatwienia innemu
pracownikowi.
12. System powinien posiadać możliwość przekazywania spraw, teczek i podteczek do Archiwum.
13. System powinien posiadać możliwość sprawdzania stanu realizacji spraw w ramach komórek
organizacyjnych i całej jednostki, oraz poszczególnych pracowników osobno (statystyki
spraw), drukowanie spisu spraw z opcją określenia zakresu wydruku (pozycje od - do).
14. System powinien posiadać możliwość definiowania odpowiedniego zdarzenia w kalendarzu
powiązanego z konkretnym zadaniem.
Wymagania dotyczące Obsługi korespondencji wychodzącej:
1. System powinien umożliwiać ewidencjonowanie korespondencji wychodzącej, automatycznie
łączyć skan wychodzącego dokumentu z dokumentem w systemie.
2. System powinien mieć możliwość użycia procesu elektronicznej akceptacji do poprawienia lub
zatwierdzenia treści przygotowywanej korespondencji.
3. System powinien umożliwiać wydruk kopert, zwrotek, etykiet adresowych z poziomu Systemu
(na kopercie powinny drukować się adresy nadawcy, odbiorcy, oraz wybrany symbol graficzny
np. logotyp, kod kreskowy wysyłki).
4. System powinien mieć możliwość prowadzenia elektronicznej książki nadawczej z możliwością
jej wydruku.
5. Rejestrowanie innych atrybutów wysyłanej korespondencji, takich jak: numer nadawczy,
wartość, masa.
6. System powinien obsługiwać statystyki związane z opłatami poniesionymi na wysłanie
korespondencji według zadanych atrybutów (okres, komórka organizacyjna, osoba).
7. System powinien obsługiwać wysyłanie korespondencji jednocześnie przez wielu
użytkowników systemu.
8. System powinien mieć możliwość wysłania korespondencji do jej adresata na jego konto
ePUAP bezpośrednio z systemu.
9. System powinien mieć możliwość wysyłania tej samej korespondencji do kilku podmiotów
jednocześnie z rozróżnieniem formy i trybu wysyłki.
10. System powinien mieć możliwość przeszukiwania korespondencji wg wielu kryteriów, (np.
wyświetlenie korespondencji wysłanej do kontrahenta w wybranych ramach czasowych).
Wymagania
dokumentów:
dotyczące
tworzenia
i
elektronicznej
akceptacji
1. System powinien posiadać możliwość przygotowania i zapisania treści dokumentu
bezpośrednio w systemie przy użyciu natywnej aplikacji tj. Word czy Excel.
2. System powinien posiadać możliwość wersjonowania dokumentów oraz umożliwiać
ewidencjonowanie, przeglądanie, przywracanie starszych wersji dokumentów.
3. System powinien pozwalać na zarządzanie edycją i wersjami, w szczególności umożliwiać
przywracanie wersji, dopuszczone jedynie dla użytkownika o uprawnieniach właściciela
dokumentu.
4. System powinien zapewniać automatyczne umieszczanie wersji dokumentu i historii edycji w
metryce dokumentu.
5. System powinien umożliwiać usuwanie (anulowanie) dokumentu z bazy danych dopuszczone
jedynie dla uprawnionego użytkownika .
6. System powinien umożliwiać na definiowanie dowolnie złożonej ścieżki aprobaty treści
przygotowywanego dokumentu z określeniem ról osób na ścieżce,
7. System powinien umożliwiać na podpisywanie dokumentów podpisem cyfrowym przy pomocy
certyfikatu kwalifikowanego.
Wymagania dotyczące Systemu powiadomień
System powinien mieć wbudowany mechanizm powiadomień (również na konto email), który
będzie automatycznie informował użytkowników między innymi o:
1. korespondencji oczekującej na przetwarzanie (przyjęcie do dziennika, dekretację, przyjęcie
do realizacji),
2. sprawach, których termin załatwienia upływa, upływających terminach realizacji poleceń,
3. wyznaczonych w systemie zastępstwach, aprobatach/podpisach do wykonania,
zaproszeniach do współdzielenia sprawy,
4. korespondencji z i do ePUAP,
Pozostałe wymagania :
1. Administrator między innymi powinien móc:
a. zarządzać zawartością słowników Systemu,
b. edytować strukturę organizacyjną jednostki,
c. edytować zawartość słownika JRWA,
d. definiować strukturę podległości pracowników
2. Statystyki i raporty Systemu:
a) System powinien pozwalać na generowanie następujących statystyk:
a. dotyczących pracy użytkowników w systemie,
b. dotyczących przetwarzanej korespondencji,
c. dotyczących prowadzonych spraw,
d. dotyczących korespondencji wychodzącej,.
b) dostęp do statystyk będzie zależny od uprawnień w systemie, tzn. pracownik będzie mógł
przeglądać statystyki dotyczące obsługiwanej przez siebie korespondencji i prowadzonych
spraw, kierownik będzie mógł robić to samo, ale w ramach własnego oddziału,
c) statystyki powinny liczbowo ujmować stan przetwarzania korespondencji, czy spraw,
d) System powinien dostarczać zbiorczych informacji na temat rozpatrywanych spraw
(raporty powinny dostarczać min. następujących informacji: dane dla dyrekcji o przebiegu
realizacji spraw w instytucji, ilości rozpatrywanych spraw, ilości zarejestrowanych pism,
historia dekretacji pism i spraw, opóźnienia w realizacji spraw,
3. Licencja ma pozwalać na pracę, dla co najmniej 75 aktywnych użytkowników.
4. Licencja na System winna zostać udzielona na czas nieograniczony.
Rozdział 2. Lista procesów do wdrożenia dla Systemu Obiegu
Dokumentów i Obsługi Procesów
1. Skanowanie i rejestracja dokumentów
Zamawiający prezentuje optymalny wg niego przebieg procesu skanowania dokumentów przy
użyciu skanera ADF. Jeśli oferowany system posiada inny przebieg tego procesu, nie stanowi to faktu
wykluczenia. Dokładny przebieg procesu musi zostać opisany bądź zaimplementowany w systemie
demo i jest jednym z wielu elementów oceny w trakcie wyboru systemu.
Proponowany przebieg procesu rejestrowania i skanowania dokumentów.
REJESTRACJA DOKUMENTU







Rejestracja dokumentu umożliwia działania współbieżne kilku osób
Jeśli kontrahent istnieje wprowadzone są podstawowe informacje tj nip, nazwa,
Pozostałe dane wprowadzana są automatycznie
Jeśli kontrahent nie istnieje wprowadzane są pełne dane tj: nip, nazwa, typ dokumentu,
skrócony opis.
Rejestracja dokumentu- tworzona jest sygnatura dokumentu oraz kod kreskowy
Można ręcznie dołączyć zeskanowany plik lub wprowadzić komentarz
Wykonanie dekretacji
SKANOWANIE DOKUMENTU





Kod kreskowy drukowany jest na drukarce etykiet (wymagane jest w ramach oferty
dostarczenie dwóch drukarek kodów kreskowych kompatybilnych z zaoferowanym systemem)
Etykieta naklejana jest na dokument, a dokument odkładany na stos dokumentów do
skanowania.
Skanowanie pojedynczego dokumentu lub całego stosu dokumentów.
System automatycznie łączy skan z zarejestrowanym dokumentem.
W momencie kiedy system podłączy skan do dokumentu następuje realizacja dekretacji.
ROZPOZNAWANIE DOKUMENTU:



Rozpoznawanie treści odbywa się o zdefiniowanych porach np. w nocy.
System wykorzystuje mechanizmy OCR wyposażone w rozpoznawanie polskich znaków.
Po zakończeniu rozpoznawania tekstu dokumenty są indeksowane- tak aby umożliwić szybkie
przeszukiwanie zeskanowanych dokumentów.
Diagram procesu:
2. Standardowa dekretacja dokumentów- w tym dokumentów do GIS
Wszystkie dokumenty rejestrowane na kancelarii są dekretowane w zależności od rodzaju oraz
zgodnie z regulaminem określającym sposób przekazywania dokumentów i załatwiania spraw.
Wyróżniono następujące dokumenty wpływające do urzędu wraz ze sposobem dekretacji
przez pracownika BOI:

Wniosek o wydanie zezwolenia na przejazd pojazdu o masie większej niż przewidziana
dla danej drogi – dekretowany na konkretnego pracownika(automatycznie do systemu
GIS) z powiadomieniem osób na stanowisku kierowniczym zgodnie ze strukturą
organizacyjną jednostki.

Wniosek o wydanie zezwolenia na czasowe zajęcie pasa drogowego na cele związane
z prowadzeniem robót budowlanych i instalacyjnych – dekretowany na konkretnego
pracownika (automatycznie do systemu GIS) z powiadomieniem osób na stanowisku
kierowniczym zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki.

Wniosek w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, w celu ustawienia: tablicy
reklamowej, stojaka reklamowego, transparentu, stoiska handlowego – dekretowany
na konkretnego pracownika (automatycznie do systemu GIS) z powiadomieniem osób
na stanowisku kierowniczym zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki.

Wniosek o wydanie zezwolenia na umieszczenie w pasie drogowym urządzeń
infrastruktury technicznej niezwiązanej z potrzebami zarządzania drogami –
dekretowany na konkretnego pracownika(automatycznie do systemu GIS)
z
powiadomieniem osób na stanowisku kierowniczym zgodnie ze strukturą
organizacyjną jednostki.

Wnioski o wydanie zezwolenia na przejazdy materiałów niebezpiecznych dekretowany
na konkretnego pracownika z powiadomieniem osób na stanowisku kierowniczym
zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki.

Dokumenty związane ze strefą parkowania dekretowane automatycznie na Biuro
Strefy Płatnego Parkowania z powiadomieniem osób na stanowisku kierowniczym

Dokumenty związane z ewidencją uzgodnień dekretowane automatycznie do Zastępcy
dyrektora ds. technicznych z powiadomieniem osób na stanowisku kierowniczym

Inne dokumenty – w zależności od treści dekretowane są na Dyrektora
Pozostałe typy spraw dla których możliwe jest przekazanie do systemu GIS:

Ewidencja uzgodnień
Pozostałe, nie wyróżnione dokumenty dekretowane są w następujący sposób:

Przekazanie dokumentów do Dyrektora / Zastępcy dyrektora ds. technicznych /
Inżyniera Ruchu / Głównego inżyniera / Głównej księgowej / Radcy prawnego/ Biuro
Strefy Płatnego Parkowania (dokument jest kierowany na jedną bądź kilka z
powyższych osób w zależności od tego czego dotyczy).

Pracownik BOI ma również możliwość dekretacji dokumentu na konkretną osobę z
powiadomieniem o takiej dekretacji wszystkich zgodnie z pionem struktury
organizacyjnej. Ma również możliwość dekretacji dokumentu do systemu GIS.

Decyzja Dyrektora / Zastępcy dyrektora ds. technicznych / Inżyniera ruchu/ Głównego
inżyniera / Głównej księgowej /czy przekazuje dokument pracownikowi podwładnemu.

Pracownik z odpowiednimi uprawnieniami może przekazać dokument na swoje konto
do systemu GIS.
Diagram procesu:
3. Przebieg procesu przygotowania umów
Diagram procesu:
4. Procedura wszczęcia zamówień i przygotowania umów wg regulaminu:
4.1.
Do 30 000 Euro
Procedura dotyczy zamówień do 30 000 euro. Realizacja następuje w dowolnej komórce, z której
zostanie złożony wniosek przez pracownika. Przebieg procesu składa się z następujących kroków

Złożenie wniosku inwestycyjnego poniżej 30 000 euro, wraz z szacunkową wartością
przedmiotu zamówienia (wniosek przygotowany w formacie docx, wymagane
automatyczne wypełnianie możliwych pól na wniosku)

Dodanie do wniosku informacji powołujących komisję. W skład komisji wchodzą
minimum 3 osoby w przypadku zamówień do 14000 Euro lub minimum 5 osób w
przypadku zamówień powyżej 14000 lecz nie przekraczają kwoty 30000 Euro.

Przekazanie wniosku do zatwierdzenia przez kierownika, następnie Główną księgową i
Dyrektora

Akceptacja wniosku odbywa się drogą elektroniczną z możliwością zastosowania
podpisu cyfrowego.

W przypadku zamówień o wartości do 14 000 euro dokumenty wraz z wnioskiem
pozostają w komórce organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację zamówienia. W
przypadku zamówień, których wartość przekroczą równoważność kwoty 14 000 euro
lecz nie przekroczą wartości 30 000 euro dokumenty trafiają również do komórki
organizacyjnej zajmującej się zamówieniami publicznymi.

Po zakończeniu postepowania sporządzany jest protokół zgodny ze wzorem
formularza stosowanym w MZD (wymagane jest automatyczne wypełnianie możliwych
pól w szablonach). Załącznikami do protokołu są w szczególności :specyfikacja
warunków zamówienia ,oferty bądź ich kopie, zapytania ofertowe, zaproszenia do
złożenia oferty, protokoły z posiedzeń komisji, pisma dotyczące wyjaśnień bądź
uzupełnień ofert oraz umowa.

Protokół zatwierdza kierownik komórki organizacyjnej z której wszczęto postepowanie
i podpisuje Dyrektor.
Diagram procesu:
4.2.
Powyżej 30 000 euro - procedura przetargowa
Diagram procesu:
5. Procedura wniosków urlopowych i zastępstw
System powinien posiadać funkcjonalność tworzenia planów urlopowych
Diagram procesu:
Wszystkie opisane wyżej procesy mogą ulec niewielkim zmianom dlatego przed ich
wdrożeniem konieczne jest przeprowadzenie konsultacji.
Rozdział 3. Integracje systemu obiegu dokumentów z
Systemem GIS
Szczegółowy opis integracji z systemem GIS funkcjonujący w obecnym systemie Obiegu
Dokumentów zawiera załącznik nr1. Zamawiający wymaga odrębnych konsultacji przy
tworzeniu mechanizmu integracji pomiędzy systemami oraz zastrzega sobie wprowadzenie
niewielkich zmian w istniejącym rozwiązaniu wynikających z przebiegu konsultacji.
Przebieg obiegu dokumentów między systemami:

Rejestracja oraz dekretacja dokumentów odbywa się w Systemie Obiegu Dokumentów

Przekazania pisma z Systemu Obiegu przez GIS – pobierane są metadane dokumentu,
oraz jego skan.

W GIS pracownik prowadzący ustawia swojego przełożonego jako pracownika
odpowiedzialnego oraz określa tryb odpowiedzi

Kontrola kompletności dokumentów odbywa się w GIS

Jeżeli dokumenty są niekompletne w GIS tworzone jest pismo o uzupełnienie
dokumentów. Pismo eksportowane jest z GIS do Systemu Obiegu, gdzie jest
wysyłane. Brakujące dokumenty są rejestrowane przez BOI w Systemie Obiegu i
zaciągane do GIS

Jeżeli jest komplet dokumentów pracownik prowadzący sprawę zaznacza na mapie
GIS obszar jakiego sprawa dotyczy

W GIS generowana jest odpowiedź (postanowienie/decyzja/pismo – w zależności od
trybu odpowiedzi) (identyfikowana kodem kreskowym, dzięki którym możliwe jest
automatyczne podłączenie do Systemu Obiegu po zeskanowaniu skanu wychodzącego
dokumentu)

Przygotowany dokument eksportowany jest z GIS do Systemu Obiegu

Podpisanie dokumentu w Systemu Obiegu

Wysłanie dokumentu w Systemu Obiegu (zaznaczenie daty i sposobu wysłania)
Diagram procesu:
Rozdział 4. Pozostałe wymagania oraz szkolenia
Pozyskanie danych z aktualnie użytkowanego systemu
Zamawiający wymaga aby w celu późniejszego zaimportowania danych pochodzących z
aktualnie używanego Systemu Obiegu Dokumentów Wykonawca przedstawił strukturę
oczekiwanej „paczki archiwalnej” zawierającej informację o sprawach i powiązanych z nimi
dokumentami (z zachowaniem wszystkich informacji tj. osoba odpowiedzialna, daty wysyłki
oraz rejestracji, etc.) tak aby dane przygotowane w ten sposób mogły zostać zaimportowane
do oferowanego Systemu Obiegu jako dane archiwalne.
Konwersja danych z aktualnie używanego systemu do zaproponowanej struktury będzie
przedmiotem odrębnego zamówienia.
Wymagania w zakresie serwisu i gwarancji
1. Gwarancja zostanie udzielona na okres 2 lat.
2. W okresie gwarancji Wykonawca zapewnia stały kontakt w celu udzielania
nieodpłatnych konsultacji i pomocy technicznej w zakresie zakupionego
oprogramowania oraz eksploatacji systemu, ze wskazaniem osób kontaktowych wraz z
numerami telefonów i/lub adresami e-mail.
3. Zgłoszenia o awarii Systemu przyjmowane będą w dni robocze w godzinach 07.3015.30. Szczegółową procedurę zgłaszania i obsługi wszelkich awarii dostarczy
Wykonawca. Procedura ta będzie podlegała zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
4. Wykonawca gwarantuje usunięcie wszelkich krytycznych wad funkcjonalnych i
użytkowych zakupionego oprogramowania w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia
awarii. Awarie krytyczne Zamawiający rozumie jako awarie uniemożliwiające działanie
Systemu. Pozostałe tzn. awarie zwykłe zostaną usunięte w ciągu 72 godzin od
momentu ich zgłoszenia. Za moment zgłoszenia awarii uznaje się powiadomienie
serwisu o awarii.
5. Dostarczone licencje będą wolne od roszczeń osób trzecich oraz bez możliwości ich
wypowiedzenia.
6. W trakcie trwania okresu gwarancji Wykonawca nieodpłatnie dostarczy
Zamawiającemu aktualne wersje oprogramowania oraz publikowane poprawki, a w
przypadku wystąpienia takiej konieczności aktualizacje licencji lub sublicencji. Po
uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego, Wykonawca dokona nieodpłatnie
instalacji tych komponentów. Zamawiający nie ma obowiązku instalacji dostarczonych
poprawek i uaktualnień.
7. W przypadku dostępności nowej wersji oprogramowania aplikacyjnego, Wykonawca
jest zobowiązany poinformować Zamawiającego o tym fakcie oraz o zawartych w niej
nowych funkcjach.
8. Po upływie gwarancji Wykonawca deklaruje gotowość do świadczenia
płatnego serwisu pogwarancyjnego na warunkach określonych odrębną umową, przez
okres nie krótszy, niż 3 lata.
Wymagania dotyczące dokumentacji.
1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przygotował, zgodnie z obowiązującymi
normami oraz ogólnie akceptowalnymi zasadami w dziedzinie sporządzania
dokumentacji technicznej, następujące rodzaje dokumentów bezpośrednio związanych
z przedmiotem zamówienia:

dokumentację systemową


dokumentację eksploatacyjną
dokumentację - Instrukcję użytkownika
2. Zamawiający wymaga, aby wszystkie dokumenty wytworzone w ramach realizacji
przedsięwzięcia charakteryzowały się wysoką jakością, na którą wpływają, takie
czynniki, jak:
a. zrozumiała struktura logiczna poszczególnych dokumentów, podziałem na
rozdziały, podrozdziały i sekcje lub punkty i podpunkty itd., przy
wykorzystaniu czytelnej typografii nagłówków, treści i grafiki,
b. kompletność dokumentu, rozumiana jako pełne, bez wyraźnych, braków
przedstawienie omawianego problemu, obejmujące niezbędny zakresu
rozpatrywanego zagadnienia. Oznacza to w szczególności jednoznaczne i
wyczerpujące przedstawienie wszystkich zagadnień w odniesieniu do
Systemu,
c. spójność i niesprzeczność dokumentu, rozumianych jako zapewnienie
wzajemnej zgodności pomiędzy wszystkimi rodzajami informacji
umieszczonymi w dokumencie, jak i brak logicznych sprzeczności pomiędzy
informacjami zawartymi we wszystkich przekazanych dokumentach oraz we
fragmentach tego samego dokumentu.
3. Zamawiający wymaga, aby cała dokumentacja, o której mowa powyżej, podlegała
jego akceptacji.
4. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca Systemu wszelkie zmiany dokonane w
Systemie w okresie gwarancji nanosił do dokumentacji i w terminie do 30 dni od
wprowadzenia zmiany do Systemu przekazał uaktualnioną dokumentację
Zamawiającemu.
Szkolenia
Zamawiający stawia następujące wymagania dotyczące szkoleń, wchodzących w zakres
przedmiotu zamówienia:
1. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca przeprowadzi trzy, 3-godzinne sesje
szkoleniowe dla następujących grup (typów) użytkowników:
a. 2 administratorów systemu
b. 2 osób odpowiedzialnych za modelowanie procesów
c. 12 użytkowników systemu
2. Wykonawca opracuje harmonogram szkoleń wraz ze szczegółowym opisem
planowanych szkoleń i przedłoży tę dokumentację Zamawiającemu do akceptacji.
3. Opis planowanych szkoleń będzie zawierał informacje o:
a. celu i projektowanym zakresie szkoleń,
b. informacje o zakresie tematycznym poszczególnych szkoleń,
c. metodzie i formie szkoleń,
d. czasie trwania poszczególnych szkoleń,
e. miejscu przeprowadzenia poszczególnych szkoleń.
4. Wszystkie szkolenia Wykonawca przeprowadzi w języku polskim, zapewniając na swój
koszt materiały szkoleniowe dla uczestników szkoleń.
5. Wykonawca zapewni prowadzenie szkoleń przez wykwalifikowana kadrę.
6. Szkolenia zostaną przeprowadzone w siedzibie Zamawiającego, po wcześniejszej
akceptacji w wyznaczonych zakresach mogą być w formie e-learningu.
7. Wykonawca dostarczy na potrzeby szkoleń oraz dalszej pracy przy obsłudze Systemu
Instrukcję użytkownika SOD w wersji elektronicznej.
Rozdział 5. Wymagania w zakresie Usługi Rozwoju Systemu
1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego Usługi Rozwoju
Systemu przez cały okres trwania gwarancji.
2. Usługa Rozwoju Systemu obejmuje wykonywanie zleconych przez Zamawiającego
zmian w funkcjonalności Systemu w zakresie ujawnionych potrzeb rozwojowych
Systemu tak, aby spełniał wymagania Zamawiającego.
3. Wszelkie zmiany wykonane w Systemie w związku ze świadczeniem Usług Rozwoju
Systemu, traktowane będą z chwilą odbioru jako integralna część Systemu i w okresie
gwarancyjnym objęte będą gwarancją, zgodnie z warunkami określonymi w Umowie.
4. Wykonawca dla wprowadzonych zmian ma obowiązek sporządzenia stosownej
dokumentacji lub zaktualizowania istniejącej dokumentacji Systemu.
5. Na usługę rozwoju systemu Zamawiający przewiduje zawarcie odrębnej umowy.

rozdział iv opis przedmiotu zamówienia szczegółowa specyfikacja

Transkrypt

Podobne dokumenty

Sekretarka Kod

OBSŁUGA KANCELARYJNA BANKU

PORÓWNAJ PAKIETY - Wirtualne Biuro Katowice

Giełda Pracy Poczta Polska

Formularz kontaktowy - Archiwum Państwowe w Lublinie

Wniosek o adres korespondencyjny - garaż

Papier czy e

Sekretarka/Asystentka- profesjonalna obsługa sekretariatu

Formularz - Wniosek o zmianę danych