Protokół kontroli sekretariatu I Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej

XI WW 4191-10/15
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU ZESPOŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia kontroli
• Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów
powszechnych (Dz. U. z 2001 roku, Nr 98, poz. 1070 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2012
roku w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością
administracyjną sądów powszechnych (Dziennik Ustaw z 2013
roku, poz. 69)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany sekretariat
Sekretariat I Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych
Sądu Rejonowego w Rudzie Śląskiej
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości
Barbara Urbanek
I.5. Termin przeprowadzenia
kontroli
27-30 kwietnia oraz 4-8 maja 2015 roku
I.6. Zakres/przedmiot kontroli
I.7. Okres objęty kontrolą
•
•
•
•
Organizacja pracy zespołu, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w zespole, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w zespole, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności
sekretarskich, stan i sposób prowadzenia akt oraz teczek dozoru
1 października 2011 roku do 8 maja 2015 roku
(w zakresie ruchu spraw i obsady średniookresowej przedstawiono i przeanalizowano
dane zawarte w sprawozdaniu MS-S40, obejmujące okres od 1.01.2012 roku do
31.12.2014 roku)
Dział IX
Wnioski
IX.2. Wnioski
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę sekretariatu I Zespołu
Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych i jego organizację należy
ocenić jako bardzo dobrą. Praca sekretariatu została szczegółowo
przedstawiona we wcześniejszych działach niniejszego protokołu.
W zespole panuje miła atmosfera, jego pracownicy stanowią zgrany
i doświadczony zespół. Dużą zasługę w tej mierze przypisać Pani
Kierownik Zespołu oraz wszystkim Kuratorom zawodowym. Nie można
pominąć faktu, jakości bardzo dobrej pracy starszego sekretarza
sądowego Pani (...), która zasadniczo przypisana jest do wykonywania
obowiązków w I ZKSS ds. Karnych. Natomiast z uwagi na znacznie
zwiększony od roku 2013 zakres obowiązków niezbędnych do
wykonania w tym zespole Prezes Sądu Rejonowego w Rudzie Śląskiej
oddelegował do świadczenia pomocy w sekretariacie zespołu
w wymiarze 0,25 etatu pracownika II ZKSS ds. Rodzinnych i Nieletnich
starszego sekretarza sądowego Panią (...). Obie Panie z bardzo dużym
zaangażowaniem wywiązują się ze swoich obowiązków, wykonując
powierzone zadania sumiennie, sprawnie i terminowo, mimo bardzo
dużego obciążenia ich pracą.
Podstawowym narzędziem pracy sekretariatu jest prawidłowo
funkcjonujący system informatyczny Sawa aplikacja „Kuratela”.
Prowadzenie urządzeń ewidencyjnych w systemie jest bardzo dużym
usprawnieniem pracy zespołu oraz dużym udogodnieniem. System daje
możliwości dokładniejszego odzwierciedlenia toku postępowania
w sprawie. Ewidencję spraw, odnotowywanie danych w poszczególnych
sprawach dokonuje się bezzwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich
zamieszczenia, a wpisy odzwierciedlają czynności dokonane
w poszczególnych sprawach.
Zapisy i adnotacje dokonane przez pracowników sekretariatu, które
widnieją w aktach/teczkach poszczególnych spraw, dokonane są
precyzyjne i starannie. Zwrócić jedynie uwagę należy na obowiązek
również nanoszenia adnotacji o wykonaniu na poleceniach kuratorów
dot. przekazania teczki sądowi wraz z wnioskiem, bądź też z informacją
o realizacji nałożonego na skazanego obowiązku, co wynika z treści
przepisu § 16 ust. 2 i 3 zarządzenia M. S. Pamiętać przy tym należy, że
koniecznym jest także przekazywanie akt/teczek pismem przewodnim,
którego kopia winna być pozostawiana w aktach, bądź też nanoszenie
adnotacji o fakcie przekazania teczki z wnioskiem, czy też z informacją
do decyzji sądu. Zwrócić uwagę należy również na obowiązek
umieszczania na pozostawianych w aktach/teczkach kopiach
wysyłanych pism adnotacji o dacie wysłania, jak to stanowi przepis § 20
zarządzenia M. S.
Co do terminowości czynności wykonywanych w aktach oraz
teczkach dozoru stwierdzono, że terminowość wykonywania zarządzeń
oraz poleceń kuratorów zawodowych jest bardzo dobra.
Uważam, że pracę sekretariatu dodatkowo usprawniłaby drukarka do
drukowania bezpośrednio z systemu okładek teczek. Wyposażenie
sekretariatu w powyższy sprzęt, dodatkowo usprawniłoby pracę
II ZKSS.
Na zakończenie kontroli omówiono z Panią Kierownik I Zespołu
Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Karnych oraz pracownikiem
sekretariatu zespołu szczegółowo stwierdzone niedociągnięcia,
udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Pana Prezesa Sądu
Rejonowego w Rudzie Śląskiej.
IX.3. Materiał źródłowy, na
podstawie którego dokonano
ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
• Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku o kuratorach sądowych
(Dz. U. z 2001 roku, Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.),
• Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007
roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U.
z 2007 roku, Nr 38, poz. 249 z późn. zm.),
• Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003
roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów
sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. U.
z 2003 roku, Nr 5, poz. 22 z późn. zm.),
• zarządzeniach wewnętrznych Prezesa Sądu Rejonowego
w Rudzie Śląskiej m.in. o obowiązku prowadzenia urządzeń
ewidencyjnych w systemie informatycznym Sawa, o utworzeniu
POI w SR w Rudzie Śląskiej,
• instrukcji użytkownika odnośnie funkcjonowania systemu Sawa
spółki Currenda aplikacji „Kuratela”.
Materiał źródłowy na podstawie którego dokonano ustaleń:
• akta/teczki spraw,
• urządzenia ewidencyjne prowadzone w sekretariacie zespołu
w systemie informatycznym Sawa,
• sprawozdania statystyczne MS-S40,
• informacje
otrzymane
od
Kierownika
Oddziału
Administracyjnego m.in. w zakresie osób zatrudnionych
w sekretariacie zespołu w okresie podlegającym kontroli,
odnośnie szkoleń odbytych przez pracowników sekretariatu
w okresie objętym kontrolą,
• system informatyczny Sawa aplikacja „Kuratela” spółki
Currenda.
Data sporządzenia protokołu
Podpis
5.06.2015r.
Starszy inspektor ds. biurowości
/-/ Barbara Urbanek