Oprogramowanie dla biznesu

Oprogramowanie dla biznesu
Numer 6 (76) Czerwiec 2010
PREZENTACJA MODUŁU ANTI-MONEY LAUNDERING (AML)
KTO JESZCZE NIE WIE JAK DZIAŁA MODUŁ ANTI-MONEY LAUNDERING I JAKIE NIESIE ZE SOBĄ
KORZYŚCI, TEN KONIECZNIE POWINIEN ZAGŁĘBIĆ SIĘ W LEKTURĘ NINIEJSZEGO ARTYKUŁU,
KTÓRY JEST PEŁNĄ PREZENTACJĄ MOŻLIWOŚCI MODUŁU AML. NASZ MODUŁ WYKONA ZA
PAŃSTWA WIĘKSZOŚĆ PRACY AUTOMATYCZNIE, ZWŁASZCZA JEŚLI ZOSTANĄ ZDEFINIOWANE I
UŻYTE PROFILE IMPORTU DANYCH DO TEGO MODUŁU Z SYTEMU LEO LEASING.
Od kilku lat przepisy ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego
wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o
przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu nakładają na instytucje, w tym
przedsiębiorców prowadzących działalność leasingową, obowiązki w zakresie
rejestrowania i przekazywania do GIIF informacji o podejrzanych transakcjach. Kolejne
aktualizacje ustawy rozszerzają zarówno zakresy rejestrowanych zdarzeń, jak również
powiększają liczbę zobowiązanych do rejestrowania zdarzeń instytucji i podmiotów
gospodarczych. Wprowadza to konieczność modyfikacji wprowadzonych w systemie LEO
rozwiązań dotyczących rejestru danych związanych z ustawą, gdyż firma ADH-Soft
skrupulatnie śledząca poczynania naszych ustawodawców, stara się szybko dostarczyć
produkt dostosowany do aktualnych aktów prawnych, aby jak najbardziej wspomóc
naszych klientów w zakresie obowiązku raportowania danych do GIIF.
Moduł AML (Anti-Money Laundering) widoczny w Systemie LEO jako Moduł UOPPBP
(Moduł ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy), służy do rejestracji i
raportowania do GIIF danych wymaganych przez ustawę. Umożliwia on trzy sposoby
pracy z rejestrem (sposoby dodawania zdarzeń do rejestru).
1. Ręczne dodawanie zdarzeń do systemu,
2. Wbudowane w moduł, automatyczne importy zdarzeń do rejestru,
3. Automatyczne importowanie zdarzeń do rejestru poprzez dodatkowy moduł
definiowalnych przez użytkownika profili importów.
Moduł ma wbudowaną również możliwość edycji pozycji już dodanych do rejestru oraz
podstawową funkcjonalność – możliwość przygotowania raportów w formacie XML, które
należy wysyłać do GIIF.
Unikalną cechą rejestru, jest bufor pozycji, czyli jakby poczekalnia, który podobnie jak
bufor dokumentów księgowych w systemie LEO FK, może przechowywać pozycje, zanim
zostaną zapisane do rejestru. Pozycje w buforze można poddawać dowolnej edycji bez
konieczności wysyłania informacji o edycji do GIIF-u. Gdy już jesteśmy pewni, że dana
pozycja zawiera wszystkie konieczne informacje – możemy zapisać ją z bufora do
rejestru. Od tej chwili każda zmiana danych pozycji jest rejestrowana (to znaczy
tworzone są kolejne wersje danej pozycji) i wszystkie zmiany jakie zostały wprowadzone
w rejestrze będą wysłane do GIIF.
Dodawanie ręczne
W każdej chwili, niezależnie od wykonanych importów automatycznych, możemy
dodawać nowe pozycje w rejestrze ręcznie. Wybranie opcji z menu Operacje > Nowa
pozycja rejestru wprowadzamy transakcję, która w myśl ustawy podlega ewidencji.
Wprowadzając należy uzupełnić podstawowe informacje dla rejestrowanej transakcji,
takie jak:
•
•
•
•
•
•
•
Numer ewidencyjny (ciąg numeryczny ustalany w parametrach systemowych lub
wpisywany przez operatora),
Data rejestracji pozycji,
Data rejestracji transakcji,
Miejsce rejestracji transakcji,
Kwota transakcji i waluta,
Numer dokumentu/transakcji,
Jednostka organizacyjna (domyślnie pobierana z ustawień systemowych – ale
możliwa do zmiany).
Dodatkowo należy określić parametry transakcji takie jak: formę wydania dyspozycji, kod
transakcji i kod rodzaju transakcji – dane wybierane są z predefiniowanego słownika
(zdefiniowanego w ustawie) – oraz czy nasza transakcja jest powiązana z inną.
Następnie należy określić kontrahentów i ich role w transakcji, czyli kto transakcję zlecił,
kto wykonał zlecenie i kto jest jej beneficjentem. Możliwe jest tu wybranie zarówno
kontrahentów (czyli firm), jak również wskazanie konkretnych osób w firmach
wykonujących te role.
Import danych
Opcje importu, wbudowane w moduł, pozwalają zautomatyzować i znacznie skrócić czas
jaki należy poświęcić, na wprowadzanie danych do rejestru. Standardowo w systemie
mamy wbudowane następujące importy:
•
•
•
•
rozrachunków – opcja Import rozrachunków,
umów leasingowych (LEO 2 i LEO III) – opcja Import umów,
faktur – opcja Import faktur,
pozycji stockowych – opcja Import pozycji stockowych.
Powyższe importy danych bazują na już wprowadzonych do systemu danych transakcji
(umów leasingowych, faktur czy rozrachunków). W module istniej również możliwość
importu danych ze źródeł zewnętrznych.
Import rozrachunków
To operacja pozwalająca na dodanie nowej pozycji do rejestru UOPPBP, korzystając z
informacji z listy rozrachunków z LEO FK. Jeśli zaistnieje podejrzenie, że któryś z
rozrachunków powinien podlegać rejestracji, to powinien zostać zaimportowany do
rejestru. Zamiast wprowadzać go ręcznie – można ustawić odpowiednie parametry
importu, takie jak konto księgowe (analityczne lub syntetyczne), kod lub symbol firmy i
kwota transakcji, a system automatycznie wyszuka odpowiednie, spełniające kryteria
rozrachunki. Podając wcześniej dane dotyczące kodów rodzaju transakcji, dyspozycji i jak
należy ustawić role kontrahentów przy imporcie (czyli kto ma być wydającym zlecenie, a
kto beneficjentem), otrzymujemy w efekcie zaimportowane pozycje gotowe do
wprowadzenia do rejestru. Operacja kończy się pokazaniem okna z listą, która zawiera
informacje o wprowadzonych transakcjach przepisanych do bufora modułu UOPPBP.
Import umów
To operacja pozwalająca na dodanie nowej pozycji do rejestru UOPPBP korzystając z
informacji zawartych w kartotece umów leasingowych (lub kontraktów w przypadku LEO
III). Podobnie jak przy rozrachunkach, zamiast wprowadzać dane, można, podając
odpowiednie kryteria, takie jak: kwota kontraktu, waluta kontraktu, zakres dat, kiedy
umowa została zaakceptowana, ustawić parametry importu i system automatycznie
wychwyci umowy, dla których kryteria te są spełnione. Podobnie jak w przypadku
rozrachunków, podając wcześniej dane dotyczące kodów rodzaju transakcji, dyspozycji i
jak należy ustawić role kontrahentów przy imporcie, otrzymujemy w efekcie
zaimportowane pozycje gotowe do wprowadzenia do rejestru.
Import faktur
To operacja pozwalająca na dodanie nowej pozycji do rejestru UOPPBP, korzystając z
informacji zawartych w fakturach sprzedaży. Opcja działa w ten sam sposób jak opisane
powyżej, różnica polega tylko na kryteriach stosowanych do wyboru faktur: wybierane są
faktury powyżej zadanej kwoty, wystawione w zadanym okresie.
Import pozycji stockowych
To operacja pozwalająca na dodanie nowej pozycji do rejestru UOPPBP, korzystając z
informacji zawartych w module stockowym. Opcja działa w ten sam sposób jak opisane
powyżej, różnica polega tylko na kryteriach stosowanych do wyboru faktur: wybierane są
pozycje ze stocku powyżej zadanej kwoty, utworzone w zadanym okresie.
Profile importu
Moduł rejestru UOPPBP został wyposażony w nowe, bardzo silne narzędzie w jeszcze
większym stopniu ułatwiające importowanie danych z różnych modułów systemu. Profil
działalności każdej firmy leasingowej jest inny, przez co dane jakie należy zgłosić do GIIF
i zdarzenia, jakie wymagają zgłaszania, są właściwie w każdym przypadku inne. Niektóre
firmy zgłaszają transakcję, powiedzmy umowę leasingową w momencie jej aktywacji,
inne w momencie przekazania przedmiotu leasingobiorcy przez dealera. Niektóre jako
datę transakcji wybierają datę aktywacji umowy, niektóre datę protokołu przekazania, a
jeszcze inne chcą wskazać zupełnie inną datę – przechowywaną na przykład w cechach
umowy. Dodatkową komplikacją, jest również wprowadzenie nowych produktów, które
wymagają zgłaszania w jeszcze inny sposób.
Standardowe opcje importu wbudowane w system, bardzo dobrze radzą sobie ze
standardowymi sytuacjami (import z umów, sprzedaż środka trwałego, itp.), ale w
przypadku każdego nowego ustawienia, każdego nowego produktu finansowego,
należałoby niestety wprowadzić zmiany w programie, aby poprawnie obsłużyć dany
produkt finansowy, co z racji tworzenia nowych wersji wymaga czasu na oprogramowanie
zmian i ich przetestowanie. Właśnie dlatego wprowadziliśmy zupełnie nowe podejście do
importowania danych do rejestru UOPPBP. Obecnie każdy użytkownik, dysponując
wiedzą, gdzie i w jaki sposób dane w systemie są przechowywane (w bazie danych) i
posiadając odpowiednie uprawnienia, sam może określić jakie dane i w jaki sposób
zostaną do modułu zaimportowane. W ten sposób każda firma leasingowa, może
samodzielnie określić wszystkie potrzebne parametry importu. Co więcej, nie ma
konieczności wykonywania każdego importu po kolei, jak to było w "starych" opcjach
importu. Można zdefiniować wiele profili i zaimportować je wszystkie jednocześnie, co w
znacznym stopniu przyśpiesza konieczną do wykonania pracę. Profile mogą być
przygotowane przez Państwa we własnym zakresie, jak również można zlecić ich
wykonanie naszej firmie.
Używając profili importu można obsłużyć wszystkie, nawet najbardziej skomplikowane
sytuacje, oczywiście przy założeniu, że dane które chcemy zaimportować znajdują się już
w bazie danych LEO.
Raportowanie do GIIF
Wbudowana w moduł rejestru, opcja eksportu danych, pozwala wybrać wszystkie pozycje
z rejestru (z pominięciem bufora), które nie zostały jeszcze przekazane do GIIF i
utworzyć pliki z danymi w formacie XML w odpowiedniej do przekazania strukturze.
Powstaje zawsze od 1 do 8 rodzajów plików, zgodnie z podziałem określonym w ustawie,
które następnie należy wysłać do GIIF. Operację tę wykonujemy z reguły co miesiąc.
Dariusz Markowski (napisz do autora)