Proces obsługi deklaracji Intrastat w Serwisie Celina WebCel - e-clo

Proces obsługi deklaracji Intrastat w systemie Celina WebCel
Jednym ze sposobów przesłania deklaracji INTRASTAT do Polskiej Administracji
Celnej jest skorzystanie z serwisu Celina Webcel, który służy przekazywaniu deklaracji w
formie elektronicznej.
Uzyskanie loginu
Korzystanie z systemu Celina Web Cel, możliwe jest w momencie uzyskania
identyfikatora (loginu) i hasła. Osoba chcąca je uzyskać zwraca się do właściwego miejscowo
dyrektora Izby Celnej.
Proces logowania do serwisu
W celu uzyskania dostępu do serwisu Celina Webcel należy uruchomić stronę: https://
www.celina.krakow.uc.gov.pl i wybrać zakładkę CELINA – Webcel. Pojawi się okno
logowania (poniższy zrzut). Należy wypełnić pola uprawniony (login) oraz hasło:
Po wprowadzeniu prawidłowych wartości, użytkownik uzyskuje dostęp do swego
konta. Jeżeli logowanie nie będzie udane, po trzykrotnym błędnym logowaniu konto zostanie
zablokowane. W celu jego odblokowania należy kontaktować się z wydziałem/referatem
własnej Izby Celnej lub z numerami telefonów/na adres email1 podając następujące
informacje: login użytkownika, jego imię i nazwisko, numer PESEL, numer REGON
reprezentowanej firmy oraz numer telefonu kontaktowego.
Wizualizacja konta użytkownika po zalogowaniu.
1
(012) 6290256, (012) 6290257 lub drogą meilową na adres: [email protected]
W górnej części strony znajdują się informacje o uprawnionym: jego imię i nazwisko,
login oraz nazwa i numer REGON firmy, w imieniu której upoważniony jest składać
deklaracje INTRASTAT.
WAŻNE: W dolnej części strony znajdują się zakładki do obsługi procesu wysyłki. Dla
potrzeb INTRASTAT wykorzystywane są tylko niektóre z nich, i tak kolejno:
Wyślij do
kolejki
Deklaracje
Intrastat
Zmień hasło
Pomoc
Zakończ pracę
Chcąc wysłać deklarację Intrastat przy pomocy serwisu Celina Webcel należy ją
sporządzić według standardu wymiany danych za pośrednictwem plików XML2. Na stronie
http://www.mf.gov.pl/index.php?const=2&dzial=416&wysw=4&sub=sub14 są udostępniane
kolejne wersje programu (ist@t) służącego generowaniu deklaracji w wymaganej formie.
Proces wysyłki deklaracji
Proces rozpoczyna się poprzez wybranie polecenia Wyślij do kolejki, a następnie
przeglądaj. Uruchomione zostaje okno dialogowe przy pomocy którego wskazuje się plik
(dokument XML) do wysłania, (poniższe zrzuty).
2
specyfikacja XML elektronicznych zgłoszeń Intrastat, znajduje się na stronie http://www.mf.gov.pl zakładka
Służba Celna.
Uruchomienie procesu wysłania deklaracji następuje po wybraniu polecenia Wyślij.
Jeżeli ten etap powiedzie się, wysyłający otrzyma numer ISDZ (identyfikator systemowy
dokumentu), który będąc potwierdzeniem faktu wysyłki dokumentu - nie jest
potwierdzeniem dotarcia i przyjęcia dokumentu do systemu Intrastat. Numer
ISDZ jest pomocnym w odszukaniu dokumentu przez pracowników Administracji Celnej
obsługujących system.
Proces weryfikacji dokumentu Intrastat - Statusy obsługi dokumentu.
Po wysłaniu deklaracji rozpoczyna się proces weryfikacji jej poprawności. Kolejno
podano statusy dokumentu po wysłaniu:
Status w kolejce - dokument czeka na przyjęcie i skierowanie do właściwej miejscowo Izby
Celnej. Na wejściu system sprawdza, czy dokument jest poprawnym plikiem XML, a
następnie, czy jest zgodny z opublikowanym schematem. Jeżeli dokument jest zgodny ze
schematem przechodzi do kolejnego statusu.
Status Oczekujący - to status, w którym dokument znajduje się we właściwej miejscowo
Izbie Celnej, gdzie zostaje poddany próbie zatwierdzenia. Na tym etapie sprawdzana jest
właściwość miejscowa, gdy ta jest zgodna dokument zostaje poddany kontroli minimalnej 3.
Jeśli dokument jest poprawny, zostaje on zatwierdzony i tworzy dokument wynikowy. Na
dokumencie wynikowym będą wykonywane kolejne sprawdzenia: kontrola formalna i
logiczna pozycji towarowych. Gdy nie zostaną wykazane błędy, status pozycji deklaracji
wynikowej zmieniany jest na zatwierdzona.
3
Jeśli dokument nie jest zgodny z regułami kontroli minimalnej nie zostaje zatwierdzony. Powody odrzucenia deklaracji
można podejrzeć na zakładce Deklaracje Intrastat pod przyciskiem Błędy/Uwagi.
Status Zarejestrowany - dokument okazał się poprawny, został sprawdzony i przyjęty,
proces jego obsługi jest zakończony.
Jeżeli deklaracja Intrastat jest poprawna na każdym etapie jej obsługi, a w górnej jej
części (w węźle IST, atrybut Email) został podany adres poczty elektronicznej 4, system
posiadając funkcjonalność odpowiadającą za komunikację z podanym adresem email, zakłada
przesłanie informacji o zarejestrowaniu deklaracji. Informacja przesyłana jest w formie
dokumentu (komunikatu) ISTA. Dokument ISTA jest elektroniczną formą akceptacji
wcześniej przesłanego dokumentu INTRASTAT. Otrzymanie komunikatu ISTA oznacza, że
dokumentowi został nadany numer ewidencyjny w systemie INTRASTAT. W temacie
wiadomości e-mail z komunikatem ISTA znajduje się tekst: "ISTA - potwierdzenie przyjęcia
zgłoszenia INTRASTAT".
Status Odrzucony – dokument nie przeszedł kontroli minimalnej, wykazał błędy i został
odrzucony. Stan tej kontroli jest widoczny po naciśnięciu przycisku „Deklaracje Intrastat”
Dokument należy poprawić i przesłać ponownie.
Jeżeli deklaracja Intrastat zawiera błędy, a w górnej jej części (w węźle IST, atrybut
Email) został podany adres poczty elektronicznej5, system posiadając funkcjonalność
odpowiadającą za komunikację z podanym adresem email, zakłada przestanie informacji o nie
przyjęciu, odrzuceniu deklaracji. Informacja przesyłana jest w formie dokumentu
(komunikatu) ISTB. Dokument ISTB jest elektroniczną formą odmowy przyjęcia, odrzucenia
wcześniej przesłanego dokumentu INTRASTAT. W temacie wiadomości e-mail z
komunikatem ISTB znajduje się tekst: "ISTB - odmowa przyjęcia zgłoszenia INTRASTAT".
Dodatkowo użytkownicy aplikacji Celina Webcel mogą obserwować postęp obsługi
przesłanej deklaracji pod zakładką Deklaracje Intrastat, system wizualizuje statusy jego
obsługi.
WAŻNE: Założenia systemowe określają, iż wizualizacja ta odbywa się przez 10 dni. W
przypadkach wzrostu obciążenia serwerów, powodowanego okresowym nadmiernym
zwiększeniem ilości przesyłanych deklaracji (przypada to na okolice 10 dnia miesiąca)
wizualizacja może być utrudniona. Wówczas w celu zasięgnięcia informacji o przesłanych
deklaracjach, należy kontaktować się z wydziałami/referatami Intrastat własnej Izby Celnej.
45
, Według specyfikacji elektronicznych deklaracji statystycznych Intrastat, pole email może zawierać max. 35 znaków.
5