USTRÓJ NOTARIATU

W o l f g a n g Żmudziński notariusz z Poznania
USTRÓJ NOTARIATU
Wstęp
Miejsce i znaczenie każdego zawodu w społeczeństwie wywodzi się z jego podstawowych zadań jakie on dla niego wypełnia i
regulacji prawnej określającej zakres jego kompetencji w Państwie.
Elementy te pozwalają na tworzenie pewnego etosu zawodu, a
w przypadku notariusza ma to uzasadnienie historyczne i prawne, wynikające ze swego rodzaju posłannictwa społecznego przypisywanemu temu zawodowi.
W odniesieniu do niego jest to szczególny wymiar - jego niezbędnej przydatności w społeczeństwie z uwagi na czynności,
które sporządza - posiadające charakter wiary publicznej.
Jest on zatem osobą fizyczną obdarzoną na przestrzeni wieków zaufaniem publicznym i zasada ta jest przenoszona z jednej
generacji notariuszy na następne.
Nie tylko zakres regulacji prawnych, w których działa notariusz, wykonując swoje obowiązki zawodowe, (ale także wysoki
poziom jego etyki zawodowej, adekwatny do rangi wykonywanego zawodu) wytworzyły w społeczeństwie przeświadczenie, że
notariuszowi można powierzyć uregulowanie swoich nieraz bardzo skomplikowanych stosunków majątkowo - prawnych.
Zewnętrzne cechy osoby notariusza i jego działania jako osoby
zaufania publicznego wynikają z przepisów każdej ustawy Prawa
o notariacie, a w tym i naszej nowej ustawy.
Wzmacniają tę pozycję w społeczeństwie jego cechy wewnętrzne, do których zaliczyć należy obiektywizm, bezstronność wobec
7
REJENT Nr 2 - czerwiec 1991 r.
kontrahentów czynności notarialnych mających charakter niekiedy mediacyjny, z zachowaniem równości wobec wszystkich
stron.
Wykazywać on musi przy tym dbałość o przestrzeganie obowiązujących norm prawnych, przy zachowaniu suwerenności
oświadczeń woli stron i konsekwencji prawnych, jakie mogą one
wywołać w przyszłości.
W odróżnieniu od zawodu sędziego, który w ramach przysługującej mu niezawisłości bezstronnie rozstrzyga spory między
stronami w toku postępowania sądowego - notariusz jest w dyspozycji stron dla wskazania im bezstronnego rozwiązania ich
problemów, w ramach obowiązujących przepisów prawa, w celu
uniknięcia sporu pomiędzy stronami czynności.
Ma to swoje uwarunkowanie historyczne, bowiem już w XVII
wieku określono notariusza jako "librariusa" - a Libra to waga, a
zatem uważano notariusza jako odpowiednika wagi, sprawiedliwie odmierzającego prawa związane z czynnościami, które mu
powierzono z pełnym zaufaniem, że zostaną one przez niego sporządzone pilnie i sumiennie w formie dokumentu mającego znaczenie prawne.
W tym też duchu Międzynarodowa Unia Notariatu Łacińskiego określiła ustrój notariatu i działającego w nim notariusza
stwierdzając, że jest on zawodowym prawnikiem, którego obdarzono publicznym zaufaniem przy przyjmowaniu oświadczeń woli stron z obowiązkiem nadania im w y m a g a n e j formuły
prawniczej przy tworzeniu dokumentu o mocy urzędowej. Zobowiązano go także do przechowywania dokumentów i sporządzania z nich odpisów mających moc oiyginału.
We wszystkich państwach będącymi członkami Unii Notariatu Łacińskiego spełnia on aktywną rolę z podwójnym zadaniem:
być doradcą stron jako prawnie wykonujący wolny zawód oraz
tworzyć dokumenty posiadające znamię wiary publicznej.
Dla pełnego obrazu aktualnej pozycji notariusza w społeczeństwie można tu jeszcze przytoczyć definicję notariatu i jego ustroju określoną na Kongresie Notariuszy we Florencji w 1984 r.
Stwierdzono wówczas że, "Nowoczesny Notariat stanowi organizację, w której w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i w
określonych uwarunkowaniach, w zakresie nieprocesowej dziedziny prawa, prawnicy o wysokich kwalifikacjach z wyższym
8
Ustrój notariatu
wykształceniem uniwersyteckim tworzą dokumenty o charakterze publicznym, będąc w szczególnej służbie prawniczej oddanym
społeczeństwu poprzez wykonywanie wolnego zawodu notariusza
- osoby zaufania publicznego".
Studia prawnicze, praktyka i aplikacja, asesura i kandydowanie do zawodu notariusza to fundament na którym z biegiem lat
praktyki kształtuje się osobowość każdego notariusza jako osoby
zaufania publicznego.
Ustrój notariatu w Polsce.
Ustrój notariatu państw Zachodniej Europy, a także okresu
międzywojennego w Polsce miały decydujące znaczenie w okresie
prac legislacyjnych nad treścią projektu ustawy z dnia 24 maja
1989 r. Prawa o notariacie. Największe emocje i dyskusje wywołała właśnie sprawa określenia ustawowego notariusza jako osoby zaufania publicznego. Tak daleko odeszliśmy od notariatu
europejskiego, że niektórzy prawnicy innych zawodów podważali
sens umieszczenia tego sformułowania w ustawie Prawo o notariacie widząc w tym umniejszenie roli innych zawodów prawniczych, a wręcz - jak to błędnie przedstawiono, stawianie
notariusza ponad inne zawody prawnicze. Nic bardziej błędnego,
tak jak to stwierdza art. 2 § 1 obecnej ustawy Prawa o notariacie
z dnia 14 lutego 1991 r., notariusz w zakresie swoich uprawnień
działa jako osoba zaufania publicznego.
Nie jest to zatem nadanie notariuszowi specjalnego uprawnienia do posługiwania się mianem osoby zaufania publicznego, a
tylko podkreśleniem, że w zakresie swoich czynności, w chwili ich
sporządzania działa jako osoba zaufania publicznego tworząc dokumenty urzędowe.
Jest to wyjaśnienie logiczne i bezsporne, bo też taką rolę
przypisała notariuszowi międzynarodowa społeczność na przestrzeni czsu, tak było, jest i powinno być, także i u nas w Polsce.
Oczywiście stopień zaufania społecznego dla notariusza zależeć będzie w głównej mierze od jego kwalifikacji i walorów moralno - etycznych. Sam on musi zapracować na swoją opinię w
społeczeństwie.
9
REJENT Nr 2 - czerwiec 1991 r.
Wszystko to o czym wskazano wyżej składa się na szczególnego rodzaju mozaikę, z której wyłania się obraz ustroju notariatu
polskiego w jego nowej szacie ustawowej.
Omawiając zaś ustrój notariatu polskiego, należy wskazać na
jego zasady fundamentalne, do których zaliczyć należy powołanie
notariusza do służby społecznej jako zgodnej z duchem rozwiązań
prawnych przyjętych w Europie Zachodniej.
W okresie przejściowym, wprowadzającym Prawo o notariacie, w którym następuje przejście notariatu państwowego do wolnego zawodu notariusza, szczególną uwagę należy Zwrócić na
problem tworzenia kancelarii notari jszy.
Sprawne i szybkie prywatyzowanie notariatu, przez utworzenie sieci kancelarii skupionych na obszarze poszczególnych izb
notarialnych, jest sprawą bardzo ważną dla wszystkich zainteresowanych i zaangażowanych stron tej operacji.
Dla resortu sprawiedliwości, który w ostatniej fazie prac legislacyjnych nad projektem ustawy był promotorem szybkiego
uchwalenia ustawy Prawa o notariacie, jest sprawdzianem realizacji prywatyzacji notariatu w praktyce, a także znacznym odciążeniem budżetu państwa z tytułu wydatków na utrzymanie
państwowych biur notarialnych z pełnym funduszem płac dla
notariuszy, asesorów i pracowników notariatu.
W chwili obecnej istnieją dla sądów najkorzystniejsze warunki przejęcia ksiąg wieczystych jako, że istnieją szanse zmniejszenia zaległości w postępowaniu wieczysto księgowym przy pełnym
zaangażowaniu pracowników państwowych biur notarialnych.
Sytuacja ta jest o wiele korzystniejsza od tej jaka istniała w
chwili przekazywania tego postępowania w 1964 r. państwowym
biurom notarialnym.
Przedłużenie procesu przekazywania ksiąg wieczystych sądom i okresu znoszenia państwowych biur notarialnych spowodować może osłabienie tempa załatwiania tych spraw w notariacie,
co będzie zjawiskiem normalnym dla okresu przejściowego przy
każdej likwidacji starej i tworzeniu nowej struktury organizacyjnej.
Należy pamiętać o tym, że w biurach notarialnych pracuje
ofiarna i zaangażowana kadra pracowników administracyjnych o
wysokich kwalifikacjach zawodowych. Ta grupa pracowników deklarująca swoje przejście do pracy w sądach, przy wydłużającym
10
Ustrój notariatu
się okresie wyczekiwania na przejście do sądu, może odejść z tych
biur. Będzie to niepowetowaną stratą dla przyszłych wydziałów
ksiąg wieczystych sądów rejonowych.
Notariusze, którzy długo i cierpliwie oczekiwali na prywatyzację notariatu i podjęli w związku z tym odpowiednie przygotowania (zajmując pomieszczenia użytkowe, przeznaczone pod
przyszłe kancelarie notarialne) ponoszą duże nakłady finansowe.
Są one zwiększone wydatkami związanymi z zakupem niezbędnych mebli i urządzeń. Dla społeczeństwa, które oczekuje od
piywatnego notariatu szybkiej i sprawnej obsługi, szczególnie na
tle nowych rozwiązań ustawowych znoszących ograniczenia w
obrocie nieruchomościami i przy piywatyzacji przedsiębiorstw nie jest obojętne kiedy ten moment nastąpi.
Pozycja notariusza de lege lata.
Prawo o notariacie wprowadziło szereg nowych rozwiązań
prawnych.
Wśród nich zwrócić należy na postanowienie art. 18 ustawy
mówiące o obowiązku zachowania w tajemnicy okoliczności sprawy o których powziął on wiadomość ze względu na wykonywanie
czynności notarialnej.
Obowiązek ten spoczywał również na notariuszach w państwowych biurach notarialnych jednakże posiada on inny wymiar przy wykonywaniu wolnego zawodu i w okresie
obowiązywania gospodarki rynkowej.
Tajemnica zawodowa notariusza stanowi jeden z głównych
elementów zaufania społecznego dla jego osoby i jest w państwach Europy Zachodniej z całą starannością przez notariuszy
przestrzegana.
Młody polski prywatny notariat i jego notariusze chcąc pozyskać zaufanie społeczeństwa dla swojej działalności musi rygorystycznie przestrzegać ten przepis prawa o notariacie. Trudne
nieraz warunki lokalowe w biurach państwowych nie pozwalały
notariuszom na komfort poufnej rozmowy z klientem co było
negatywnie oceniane.
Organy samorządu notarialnego powinne otoczyć szczególną
troską w swoich programach szkolenia aplikantów i asesorów
notarialnych. Problemy związane z wychowaniem młodego poko-
11
REJENT Nr 2 - czerwiec 1991 r.
lenia notariuszy o wysokich walorach moralnych i godnej postawie osoby zaufania publicznego są ważkie.
Każdy notariusz - patron powinien służyć przykładem i być
wzorem w swoim postępowaniu w kancelarii i poza nią dla wszystkich, a przede wszystkim dla przyszłych notariuszy.
Szczególnego zdyscyplinowania notariuszy wymagać będzie
realizacja w praktyce § 3 art. 20 ustawy mówiącego o tym, że w
wypadkach niecierpiących zwłoki, albo w szczególnych potrzebach kancelaria może być czynna także w niedziele i święta.
Nie może to zaowocować praktyką powszechną, zwłaszcza w
okresie przejściowym, ponieważ w pogoni za klientem powstanie
niezdrowa konkurencja i skłócenie środowiska notariuszy, szczególnie w dużych ośrodkach miejskich.
Dużą rolę mają tu do spełnienia organy samorządu notarialnego regulując tryb postępowania w takich sytuacjach.
Skorzystać tu można z doświadczeń notariatu państwa Europy Zachodniej, gdzie właśnie organy samorządowe w odrębnych
regulaminach określają działalność kancelarii w takich sytuacjach.
Oczywiście notariusz w niedzielę i święta nie przestaje być
notariuszem i do jego obowiązków należy sporządzanie czynność
notarialnej (niecierpiącej zwłoki i mogącej dla stron przynieści
ujemne następstwa, a do nich w szczególności należy testament).
Muszą to być jednak rzeczywiście wypadki niecierpiące zwłoki
i zgodne z myślą przewodnią powołanego przepisu. Ocena sytuacji należy do notariusza, jednakże przy podejmowaniu decyzji
musi on uwzględnić charakter czynności i skutki prawne dla
stron po nie sporządzeniu ich oraz konsekwencje, jakie może
ponieść w przypadku odmowy ich sporządzenia.
Odrębnym zagadnieniem jest oddziaływanie organów samorządu na działalność notariusza. Sądzić można,że dopiero praktyka wykaże w jakim zakresie przepisy te będą wystarczające
dla sprawnej działalności samorządu notarialnego - fundamentu
wolnego notariatu.
W stosunku do ustaw Prawa o notariacie państw Europy Zachodniej zakres działania i kompetencji polskiego samorządu notarialnego jest niepełny. Nie wszystkie zasadnicze problemy
dotyczące swobodnego kierowania polskim notariatem przez samorząd notariuszy zostały w nich uwzględnione.
Ustrój notariatu
Można przewidywać konieczność nowelizacji przepisów. Są to
jednak rozważania de lege ferenda, a przyszłość wykaże (a w
szczególności praktyka) na ile będą konieczne modyfikacje obowiązujących przepisów.
Bardzo wiele zależy bowiem od sprawnej działalności samorządu notarialnego i wykonywania przez niego swoich zadań
ustawowych, szczególnie w zakresie współpracy z resortem sprawiedliwości i jego przedstawicielami w terenie.
Dla ilustracji tego zagadnienia posłużyć się można przykładem Austriackiej Izby Notarialnej. Współpracuje ona ściśle z
Ministerstwem Sprawiedliwości regulując ruch kadrowy w kancelariach notarialnych, szkoląc praktykantów i kandydatów do
zawodu notariusza (aplikantów i asesorów), a także prowadzi
organizacje narad i konferencji. Wszystko to czynione jest z myślą o sprawnej obsłudze społecznej i kształtowaniu jednolitej praktyki notarialnej.
Trudno zatem wyobrazić sobie sprawną działalność notariatu
na obszarze okręgu Sądu Apelacyjnego, bez ścisłej współpracy
prezesa tegoż sądu z prezesem Rady Izby Notarialnej.
Tworzenie zrębów prywatnego notariatu wymaga także szczególnego uczulenia samorządu notarialnego na sprawy bytowe
notariuszy i pomocy tym, którzy z uwagi na skromne środki
finansowe nie mogą sami zorganizować swojej kancelarii w okresie przejściowym.
Z inicjatywy Austriackiej Izby Notarialnej, przy poparciu Notariatu Łacińskiego, podjęte zostały przy ostatnim tzw. "okrągłym stole", z okazji Europejskich Dni Notariatu w Salzburgu,
działania w kierunku udzielenia pomocy notariuszom w tworzeniu kancelarii notarialnych w państwach Europy Środkowowschodniej, poprzez wsparcia finansowe i m a t e r i a l n e izb
notarialnych w tych krajach, z przeznaczeniem dla tych notariuszy, którzy nie będą mogli bez takiego wsparcia zorganizować
sobie własnych kancelarii.
Współdziałania i współpracy wymaga także spełnienie nadzoru nad notariatem.
Zwierzchni nadzór Ministra Sprawiedliwości wykonywany za
pośrednictwem prezesów sądów apelacyjnych lub sądów wojewódzkich będzie miał z pewnością charakter ogólnego nadzoru podobnie jak w innych państwach.
13
REJENT Nr 2 - czerwiec 1991 r.
Nadzór nad działalnością kancelarii notarialnych i pracą samego notariusza w zakresie sporządzanych przez niego czynności
tak jak dotychczas powinni wykonywać wizytatorzy i lustratorzy
wskazani przez samorząd notarialny danej izby notarialnej.
Na tym odcinku niezbędna jest współpraca w stosowaniu regulaminu nadzoru przez resort i organu samorządu notarialnego
dla uniknięcia kolizji czynności nadzorczych.
Należy ubolewać, że nie udało się w czasie prac legislacyjnych
przekonać posłów co do konieczności zamieszczenia w Prawie o
notariacie przepisu o obowiązkowym ubezpieczeniu się notariuszy od odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu czynności notarialnej.
W państwach zachodnich prawie każda ustawa Prawa o notariacie reguluje ten istotny problem w różny sposób, jednakże w
każdej sytuacji nakładająca obowiązek ustawowy ubezpieczenia.
Wydaje się konieczne wykorzystanie doświadczeń i rozwiązań
prawnych tych państw i dokonania wyboru takiej formy ubezpieczenia, które jest korzystne i możliwe w warunkach polskich.
Trud ten powinien być podjęty przez organy samorządu notarialnego,a w szczególności przez Krajową Radę Notarialną.
Prawo o notariacie odmiennie kształtuje sytuację prawną aplikanta i asesora notarialnego. W myśl przyjętego rozwiązania
powinni oni zawrzeć umowę o pracę z notariuszem z tym, że
aplikant notarialny może ją również zawrzeć z Radą Izby Notarialnej.
Jednym z pierwszych zadań samorządu notarialnego będzie
uregulowanie tego problemu. Posiada on znaczenie zasadnicze
dla przyszłej kadry notariuszy.
Okres przejściowy stwarza w tej mierze pewne utrudnienie.
Wynikają one z stworzenia kancelarii notarialnej, jej urządzania
ze względu na wysokie wydatki.
Powoduje on również potrzebę zatrudnienia niezbędnego personelu kancelarii i te okoliczności mogą wpłynąć na to, iż notariusze nie wykażą dostatecznego zainteresowania naborem
aplikantów i zatrudnieniem asesorów notarialnych.
Dlatego należy przy ustaleniu sieci kancelarii notarialnych
zadbać o to, aby odpowiednio zagospodarować aktualnych asesorów i aplikantów, a także prognozować ilość nowych aplikantów i
14
Ustrój notariatu
w miarę potrzeby podejmować czynności zmierzające do ich zatrudnienia.
Przedstawione zagadnienia odnoszące się do ustroju notariatu
polskiego dotykają spraw istotnych. Przewidywać można, że w
miarę wprowadzenia w życie nowej ustawy powstaną zagadnienia kontrowersyjne, które będą wymagały odrębnego omówienia.
W chwili obecnej trudno je przewidzieć. Sądzić można jednak, iż
do przedstawionych zagadnień należy powrócić w miarę kształtowania się praktyki i rozwoju współpracy z notariatami państw
Europy Zachodniej.
15