Wrocław, 13 maja 2009 roku WK.60/132/K

Wrocław, 13 maja 2009 roku
WK.60/132/K-23/09
Pan
Robert Szawłowski
Kierownik Miejskiego Zakładu
Gospodarki Lokalowej
ul. Krasińskiego 1a
58 – 580 Szklarska Poręba
Regionalna Izba Obrachunkowa, działając na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1
ustawy z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2001
r. Nr 55, poz. 577 ze zm.), przeprowadziła w okresie od 20 lutego do 12 marca 2009 r. kontrolę
gospodarki finansowej Miejskiego Zakładu Gospodarki Lokalowej w Szklarskiej Porębie.
Ustalenia kontroli zostały szczegółowo opisane w protokole, którego jeden egzemplarz po
podpisaniu 13 marca 2009 r. pozostawiono w jednostce.
Kontrolą objęto: sprawy ogólno-organizacyjne, funkcjonowanie księgowości, rozrachunki,
wydatki związane z zakupem usług i materiałów oraz gospodarkę składnikami majątku.
Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia wystąpiły w szczególności
w zakresie niżej wskazanych zagadnień.
W zakresie funkcjonowania księgowości
W planie kont MZGL wprowadzonym zarządzeniem wewnętrznym Kierownika Zakładu z 31
marca 2008 r. ujęto konto 201 (bez nazwy) w opisie którego wskazano, że służy ono do ewidencji
rozrachunków z odbiorcami i wykazuje saldo Wn (stan należności) oraz konto 202 – rozrachunki
z dostawcami, w opisie którego wskazano, że ma zapewnić możliwość ustalenia zobowiązań
i wykazywać saldo Ma (stan zobowiązań). Przyjęte zasady funkcjonowania tych kont, dopuszczające
odrębne księgowania należności i zobowiązań, pozostawały w sprzeczności z przepisami
rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), w świetle których konto
201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” może mieć dwa salda, tj. mogą wystąpić zarówno
należności jak i zobowiązania.
W planie kont nie uwzględniono też konta 401 „Amortyzacja”, służącego do ewidencji kosztów
amortyzacji oraz konta 761 „Pokrycie amortyzacji”, służącego do ewidencji wartości amortyzacji
ujętej na koncie 401, co pozostawało w sprzeczności z przepisami powołanego rozporządzenia.
Należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ewidencjonowano
na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia, gdyż jak
wynika z opisu kont zawartego w tym rozporządzeniu, udzielone pożyczki z ZFŚS winny być
ujmowane na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
W przyjętych przez jednostkę kontrolowaną zasadach (polityce) rachunkowości nie określono
sposobu inwentaryzacji budynków i budowli, do czego zobowiązywały przepisy § 5 ust. 7
powołanego rozporządzenia. Ponadto w obowiązujących zasadach nie wprowadzono stosownych
zapisów uwzględniających wprowadzenie od stycznia 2009 r. nowego programu komputerowego do
obsługi księgowości, co pozostawało w sprzeczności z art. 10 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r.
o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zgodnie z którym kierownik
jednostki aktualizuje dokumentację opisującą te zasady.
W zakresie rozrachunków
W bilansie jednostki sporządzonym na dzień 31.12.2007 r. wykazano należności i zobowiązania
Zakładu w nieprawidłowych kwotach. Różnica pomiędzy stanem należności i zobowiązań
wynikających z prowadzonej ewidencji księgowej na kontach zespołu 2, a ich stanem wykazanym
w bilansie wyniosła 964.394,43 zł. Powyższe było konsekwencją przyjęcia do bilansu „per sald” kont
rozrachunkowych, zamiast odrębnie należności i zobowiązań, zgodnie z zasadami funkcjonowania
tych kont, określonymi w powołanym rozporządzeniu.
Na koncie 231 „Rozrachunki z pracownikami” księgowano rozrachunki z osobami niebędącymi
pracownikami Zakładu z tytułu realizowanych przez nich usług w ramach zawartych umów-zlecenia,
które zgodnie z przepisami rozporządzenia powinny być ujmowane na koncie 240 „Pozostałe
rozrachunki”.
Stwierdzono też przypadki regulowania zobowiązań wynikających z wystawionych przez
kontrahentów faktur za wykonane usługi i dostawy, dla których prowadzono konta analityczne: 018,
032, 153, 184, 237, 255 i 347, po terminie zapłaty wskazanym w fakturze, co pozostawało
w sprzeczności z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr
249, poz. 2104 ze zm.). Wystąpienie tej nieprawidłowości nie spowodowało wystąpienia skutków
finansowych w postaci zapłaty odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowej zapłaty faktur (wystawcy
faktur nie naliczali odsetek za zwłokę).
W zakresie gospodarki składnikami majątku
Zakupiony w 2007 r. środek trwały (kopiarka o wartości 5.935 zł) oraz programy komputerowe
(łączna wartość 3.547,60 zł) nie zostały ujęte odpowiednio na koncie 011 „Środki trwałe” i koncie 020
„Wartości niematerialne i prawne”, a wydatki związane z ich nabyciem zostały zaksięgowane
w koszty bieżącej działalności, co pozostawało w sprzeczności z zasadami określonymi w planie kont
i zasadami funkcjonowania tych kont określonym w rozporządzeniu z 28 lipca 2006 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (...).
Nie prowadzono ewidencji szczegółowej do kont: 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki
trwałe” i 020 „Wartości niematerialne i prawne” , co pozostawało w sprzeczności z art. 17 ust. 1 pkt 1
ustawy o rachunkowości oraz przepisami powołanego rozporządzenia. W przyjętych zasadach
(polityce) rachunkowości nie określono sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych dla ww.
składników majątku, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.a ustawy o rachunkowości.
W dniu 31.12.2007 r. dokonano zwiększenia stanu wartościowego środków trwałych objętych
ewidencją na koncie 011 o kwotę 299.605,72 zł, stanowiącą poniesione w latach 2005-2006 koszty
modernizacji budynku przy ul. Kolejowej 22, który nie znajdował się na stanie składników majątku
Zakładu (brak protokołu końcowego odbioru inwestycji jak i dowodu OT ).
Nie przyjęto na stan środków trwałych, tj. nie przeksięgowano z konta 080 „Inwestycje – zakup
środków trwałych” na konto 011 „Środki trwałe”, zakupionego w 2007 r. pługa odśnieżnego
i zakupionej w 2008 r. rozsypywarko - solarki, stanowiących osprzęt zimowy dla pojazdu Mercedes
UNIMOG (własność gminy), który nie został Zakładowi przekazany i nie był objęty ewidencją
księgową Zakładu na koncie 011.
W księgach rachunkowych nieprawidłowo ujęto wartość ww. solarki w związku z błędnie
wystawioną przez dostawcę fakturą nr 106/2008, w której wartość solarki została bezpodstawnie
pomniejszona o wysokość naliczonych odsetek w kwocie 12.425 zł. za zwłokę w terminie realizacji
dostawy. Konsekwencją tego było przyjęcie wartości (brutto) solarki w kwocie 28.151,50 zł, zamiast
w kwocie 43.310 zł.
Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości związane z ewidencją składników majątku
oraz ich ujmowaniem w księgach rachunkowych ponosił Główny Księgowy. Przyjęcie błędnej
wartości środka trwałego było również konsekwencją braku zakwestionowania faktury przez
pracowników merytorycznych dokonujących jej sprawdzenia i opisu.
WNIOSKI POKONTROLNE
Przedstawiając powyższe Panu Kierownikowi Regionalna Izba Obrachunkowa we
Wrocławiu, działając na podstawie przepisu art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, wnosi o podjęcie skutecznych działań mających na celu wyeliminowanie
stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz niedopuszczenie do ich ponownego
wystąpienia, między innymi poprzez realizację następujących wniosków:
1.
Dokonanie aktualizacji dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w związku
z wprowadzeniem nowego programu do obsługi finansowo-księgowej, stosownie do art. 10 ust. 2
ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze
zm.) oraz wprowadzenie uregulowań dotyczących sposobu prowadzenia kont ksiąg
pomocniczych dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jak i ich
powiązania z kontami księgi głównej, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.a ustawy.
2.
Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142,
poz. 1020 ze zm.), w szczególności dotyczących:
a)
określenia sposobu inwentaryzacji budynków i budowli (§ 5 ust. 7 rozporządzenia),
b)
zasad funkcjonowania kont zespołu 2 oraz ewidencjonowania na tych kontach operacji
gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną,
c)
ewidencjonowania operacji gospodarczych związanych z amortyzacją na kontach 401
„Amortyzacja” oraz 761 „Pokrycie amortyzacji”.
3.
Wykazywanie w bilansie jednostki należności i zobowiązań wynikających z prawidłowo
zaksięgowanych sald należności i zobowiązań na kontach zespołu 2, zgodnie z zasadami
funkcjonowania tych kont, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (..).
4.
Ścisłe przestrzeganie przy dokonywaniu wydatków zasady określonej w art. 35 ust. 3 pkt 1
ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).
5.
Zaprowadzenie ewidencji szczegółowej do kont: 011 „Środki trwałe”, 020 „Wartości
niematerialne i prawne” oraz 013 „Pozostałe środki trwałe”, zgodnie z wymogami określonymi
w art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz prowadzenie jej w sposób określony
w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont (...).
6.
Bieżące przyjmowanie na stan ewidencyjny składników majątku pochodzących z zakupów
inwestycyjnych jak i stanowiących efekt inwestycyjny, celem odzwierciedlenia w księgach
rachunkowych faktycznej ich wartości, a tym samym zapewnienie rzetelności ksiąg
rachunkowych, stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości.
7.
Podjęcie działań mających na celu uregulowanie spraw związanych ze środkami trwałymi
niebędącymi własnością Zakładu, a na których zwiększenie wartości Zakład poniósł dodatkowe
wydatki (dot. budynku przy ul. Kolejowej 22, jak i osprzętu zimowego dla pojazdu Mercedes
UNIMOG) oraz poinformowanie Izby o wynikach podjętych działań.
Regionalna Izba Obrachunkowa we Wrocławiu, stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 i 4
ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych oczekuje, w terminie 30 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o wykonaniu przedstawionych wniosków lub
o przyczynach ich niewykonania. Do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ
jednostki kontrolowanej, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za
pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia
prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Do wiadomości:
Pan
Arkadiusz Cezary Wichniak
Burmistrz Miasta Szklarska Poręba