Prowadzenie rachunkowości budżetowej warunkowane
Transkrypt
Prowadzenie rachunkowości budżetowej warunkowane
Część I 4 WPROWADZENIE Prowadzenie rachunkowości budżetowej warunkowane jest fachowością oraz bieżącą znajomością wielu przepisów i zasad. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), jednostki obowiązane są stosować ustawowe zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (polityke) rachunkowości dotyczącą m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: • zakładowego planu kont, • wykazu ksiąg rachunkowych, • opisu systemu przetwarzania i ochrony danych. (art. 10 ust. 1 ustawy) Jednym z istotnych wymogów prawidłowego postępowania z dokumentacją finansową jest posiadanie w każdej jednostce stosownej instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. Brak takiej instrukcji lub jej niezgodność z realiami konkretnej jednostki może być powodem wielu problemów natury służbowej, zarówno dla dyrektora i głównego księgowego, jak i organu zarządzającego oświatą. Prawidłowo opracowana instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów powinna obejmować całokształt problematyki finansowo – majątkowej, z jaką styka się dana placówka. W świetle przeprowadzanych kontroli i audytów bardzo ryzykownym staje się przepisywanie instrukcji od zaprzyjaźnionych jednostek, nawet jeżeli są one prawidłowo zarządzane i mają zbieżny zakres funkcjonowania. Tworząc własną instrukcję należy zdefiniować poszczególne dokumenty finansowe, a także określić zasady postępowania przy ich wystawieniu, dekretacji, zapłacie, archiwizacji itp. Dobrym przykładem może być tutaj procedura wypłat wynagrodzeń, gdzie trzeba sprecyzować podstawowe źródła do sporządzania listy płac, takie jak: umowa o pracę, zmiana umowy, mianowanie, powołanie na stanowisko, zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych i inne. Ważnym fragmentem instrukcji winna być informacja o realnych warunkach zabezpieczenia mienia w danej jednostce, a szczególnie sprzętów o dużej wartości, druków ścisłego zarachowania, pieczęci, gotówki i innych składników majątkowych. Część I 5 Dotyczy to również właściwej ochrony wszystkich dokumentów finansowo – księgowych, zarówno przed kradzieżą lub zniszczeniem, jak też ingerencją osób niepowołanych. Proponowana przez nas instrukcja ma charakter przykładowy i obejmuje zakres znacznie wykraczający poza obszary finansowo – majątkowe wielu poszczególnych placówek. Wynika stąd konieczność dopasowania jej do specyfiki danej jednostki organizacyjnej. Dotyczy to zwłaszcza części zawierającej szczegółowy obieg dokumentów finansowo – księgowych. Należy tam uwzględnić tylko te dokumenty (zdefiniowane w rubryce 2) i te komórki lub stanowiska (rubryka 4), które występują w danej jednostce, uwzględniając równocześnie ich rzeczywisty obieg. W przypadku powstania trudności przy wdrażaniu poniższej instrukcji, deklarujemy fachową pomoc w ramach indywidualnych konsultacji, bądź za pośrednictwem naszego Biuletynu Oświatowego. Uzupełnieniem instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów jest zakładowy plan kont (w jednostkach samodzielnych finansowo). Podstawą do opracowania zakładowego planu kont dla jednostek jest wykaz kont podany w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142 poz. 1020). Zakładowy plan kont powinien zawierać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (analityka) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Plan kont powinien być tak opracowany, aby prowadzona według niego ewidencja umożliwiła sporządzenie sprawozdań z wykonania budżetu oraz pozostałych sprawozdań finansowych określonych przepisami, dlatego też ustalając zakres ewidencji analitycznej dla jednostek, uwzględnić należy obowiązek grupowania danych o dochodach i przychodach oraz o wydatkach i kosztach także w przekrojach klasyfikacji budżetowej. W treści niniejszej książki zamieściliśmy obszerny wyciąg z rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006 Nr 107, poz. 726), zawierający aktualnie obowiązującą klasyfikację budżetową obejmującą zakres stosowany w oświacie i pomocy społecznej.