CEO-Sposob-na-CUW - IPOPEMA Business Consulting
Transkrypt
CEO-Sposob-na-CUW - IPOPEMA Business Consulting
Dobre praktyki | inwestycje Sposób na CUW Jednym ze sposobów na obniżenie kosztów działania jest uruchomienie centrum usług wspólnych, które pozwala dodatkowo poprawić efektywność i jakość zarządzania firmą. W warunkach pogorszenia dostępu do finansowania warto wesprzeć jego tworzenie dotacjami unijnymi. B udowa centrum usług wspólnych (CUW) jest zwykle złożonym procesem, wymagającym zaangażowania znacznych środków finansowych. Jak każda transformacja, reorganizacja służb wsparcia wymaga poniesienia kosztów i nakładów związanych z wieloma rodzajami wdrażanych zmian. Optymalizacja zatrudnienia niesie za sobą konieczność wypłaty odpowiednich odpraw i świadczeń zagwarantowanych zgodnie z funkcjonującymi 28 CEO / WRZESIEŃ 2009 • www.magazynceo.pl w firmie porozumieniami grupowymi, natomiast centralizacja generuje potrzebę dofinansowania w zakresie relokacji pracowników do wybranego miejsca CUW. Zwykle jeszcze większe nakłady związane są ze zmianami dotyczącymi infrastruktury IT, wdrożenia niezbędnych modyfikacji systemów i nowych rozwiązań informatycznych. Do tego dochodzą koszty związane z wybudowaniem lub wydzierżawieniem siedziby oraz dostosowaniem powierzchni biurowej, zgodnie z wymogami nowoczesnego centrum usług wspólnych, i wynagrodzenie doradcy wspierającego proces wdrożenia zmiany organizacyjnej. Należy zatem liczyć się z kosztami rzędu kilku, a nawet kilkunastu milionów złotych. To z kolei, jak nietrudno przewidzieć, może przyprawić o ból głowy niejednego dyrektora finansowego. Obiecujące Poddziałanie 4.5.2 W tej sytuacji warto przedyskutować dodatkową możliwość finansowania wdrożenia centrum usług przy wykorzystaniu ILUSTRACJA: ISTOCKPHOTO Maksymilian Randzio dotacji unijnych. Z pomocą przedsiębiorstwom przychodzi Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007–2013, umożliwiający pozyskanie dotacji unijnych na tworzenie lub rozbudowę centrum usług wspólnych w ramach Poddziałania 4.5.2. Celem tego Poddziałania jest zwiększenie poziomu inwestycji, w szczególności dotyczących najnowszych rozwiązań technologicznych i nowoczesnych usług. Program wspiera przedsiębiorstwa usługowe, które dokonują inwestycji o wysokim potencjale innowacyjnym, o dużej wartości, tworzą wiele miejsc pracy. Koncepcja centrum usług wspólnych doskonale wpisuje się w realizację tego celu, co zostało potwierdzone bezpośrednim wskazaniem CUW, jako jednego z projektów współfinansowanych ze środków unijnych. Poddziałanie 4.5.2 wspiera również centra badawczo-rozwojowe i centra IT, co w znaczący sposób zwiększa konkurencję w ramach konkursu. Bez wątpienia jest o co walczyć. Kwota przeznaczona w bieżącym roku na dofinansowanie w ramach Poddziałania 4.5.2 wynosi 1 059 360 000 zł. Od 25 maja prowadzony jest nabór ciągły, aż do wyczerpania alokacji przeznaczonej na 2009 r. Zgodnie z informacjami podanymi przez Ministerstwo Gospodarki, do 28 sierpnia złożone zostały wnioski odpowiadające 76,11% alokacji przewidzianej w obecnym roku. Analogiczne nabory wniosków planowane są również na kolejne lata Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007–2013. Maksymalny udział dofinansowania wynosi 30% wydatków kwalifikowanych przy wymaganym wkładzie własnym w wysokości jedynie 25% całości kosztów projektu. Zakres wydatków kwalifikowanych jest obszerny. Zaliczyć tu można koszty związane z zakupem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub koszty utworzenia nowych miejsc pracy (dwuletnie koszty wynagrodzenia pracowników). Potencjał dofinansowania jest więc bardzo duży, co łatwo uświadomić sobie, przeprowadzając prostą kalkulację: 2 lata x 12 miesięcy x 200 pracowników x średni miesięczny koszt pracownika 3500 zł x 30% = 5,04 mln zł! Symulacja punktacji merytorycznej fakultatywnej dla CUW 30 punktów otrzymujemy bezwarunkowo ze względu na: rodzaj planowanej inwestycji (15 punktów) oraz konkurencyjność cenową i jakościową (15 punktów). Wynika to bezpośrednio z założeń modelu funkcjonowania centrum – świadczenie wysokiej jakości usług po konkurencyjnej cenie dzięki zwiększeniu efektywności. Wykazanie pozytywnego wpływu na polityki horyzontalne UE to dodatkowe 3 punkty – za zapewnienie równości kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminowanie. Natomiast nawiązanie współpracy z podmiotami z sektora MSP w wyniku realizacji projektu może zapewnić kolejne 5 punktów. Za przewidywany przyrost netto pracowników można otrzymać od 2 do 15 punktów. Załóżmy, że tworzymy centrum usług wspólnych z przyrostem zatrudnienia netto w przedziale 201–225, za co otrzymujemy 10 punktów. Kolejne kryterium dotyczy planowanego odsetka pracowników z wyższym wykształceniem, gdzie można otrzymać 0,5, 5 lub 10 punktów za wynik odpowiednio poniżej 50%, w przedziale 50–70% i powyżej 70%. Praktyka pokazuje, że w przypadku centrów usług wspólnych wynik ten mieści się przeważnie w przedziale 50–70%. Do wyniku doliczamy więc 5 punktów. Punktację różnicuje się także w zależności od miejsca, w którym ma powstać CUW. Kryterium to pozwala uzyskać od 0 do 9 punktów. Wyższą liczbę punktów otrzymuje się za umieszczenie centrum na obszarach preferowanych ze względu na poziom bezrobocia, wg NUTS 3 – to klasyfikacja służąca identyfikacji obszarów kwalifikujących się do wsparcia w ramach polityki strukturalnej UE, wydzielająca podregiony składające się najczęściej z kilku powiatów. Liczba punktów ustalana jest poprzez obliczenie procentowego stosunku stopy bezrobocia wybranej lokalizacji do średniej krajowej stopy bezrobocia. Jeśli sięga on 50–100% średniej krajowej stopy bezrobocia, otrzymujemy 4 punkty. Wyższy wynik dla tego kryterium jest mało prawdopodobny ze względu na specyficzne wymagania lokalizacyjne, które występują przy tworzeniu centrum usług wspólnych. Centrum nie może bowiem funkcjonować na obszarach w pełni rolniczych lub w małym ośrodku bez odpowiedniej bazy edukacyjnej. Z drugiej strony, istnieje ryzyko wyboru lokalizacji o wybitnie niskiej stopie bezrobocia. W wyniku przeprowadzonej symulacji osiągnięty został wynik 57 punktów, który oznacza uzyskanie rekomendacji Komisji Konkursowej. Co można dofinansować? Kwestią zasadniczą w dofinansowaniu budowy lub rozbudowy centrum jest wybór przedmiotu dofinansowania, którym mogą być koszty inwestycji w środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne lub koszty utworzenia miejsc pracy. Nie ma możliwości łączenia kosztów kwalifikowanych w ramach dwóch kategorii wydatków. Co zatem mamy do wyboru? Koszty kwalifikujące się do objęcia pomocą z pierwszej kategorii obejmują m.in.: cenę nabycia prawa własności lub wieczystego użytkowania gruntów do wysokości 10% całkowitych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą na inwestycję, cenę nabycia lub koszt wytworzenia środków trwałych, w tym: budowli i budynków, maszyn i urządzeń, narzędzi, przyrządów i aparatury, wyposażenia technicznego i infrastruktury technicznej dla prac biurowych, infrastruktury technicznej związanej z nową inwestycją czy cenę nabycia materiałów lub robót budowlanych, pod warunkiem że pozostają w bezpośrednim związku z celami projektu inwestycyjnego objętego wsparciem na nowe inwestycje. Alternatywą jest uwzględnienie w kosztach kwalifikowanych dwuletnich kosztów pracy nowo zatrudnionych pracowników. Obejmują one koszty płacy brutto tych osób, powiększone o obowiązkowe płatności związane z zatrudnieniem, ponoszone przez przedsiębiorcę od dnia zatrudnienia. Na podstawie praktyki budowy i wdrażania CUW stwierdzić można, że największy udział w jego wydatkach stanowią koszty pracy, dlatego to właśnie ta kategoria dofinansowania jest zwykle bardziej korzystna dla przedsiębiorstw aplikujących. Niemniej jednak już na etapie konstruowania wstępnego biznesplanu należy zwrócić uwagę www.magazynceo.pl • WRZESIEŃ 2009 / CEO 29 Dobre praktyki | inwestycje na uwzględnienie wszystkich kategorii kosztów kwalifikowanych w ramach Poddziałania 4.5.2. To pozwoli w późniejszym etapie wybrać optymalny wariant dofinansowania na podstawie zweryfikowanych wartości. minimum 5 lat, a w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw przez 3 lata od zakończenia projektu. W centrum usług wspólnych trwałość rezultatów może zostać zapewniona jedynie poprzez zachowanie nowo utworzonych miejsc pracy. Jak policzyć dotowany wzrost zatrudnienia W poszukiwaniu handicapu Podstawowym kryterium formalnym, kwalifikującym projekt do programu, jest wykazanie wzrostu zatrudnienia netto nie mniejszego niż 100 osób. Należy przez to rozumieć wzrost netto liczby pracowników u danego przedsiębiorcy, wynikający bezpośrednio z realizacji inwestycji, w stosunku do średniego zatrudnienia w ciągu 12 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o udzielenie pomocy. Liczba pracowników jest kalkulowana w przeliczeniu na pełne etaty w ciągu jednego roku, a więc pracownicy zatrudnieni na niepełny etat oraz pracownicy sezonowi są przeliczani na pełne etaty. Obligatoryjny przyrost nowych miejsc pracy musi rozpocząć się w trakcie realizacji inwestycji i trwać nie dłużej niż przez 3 lata po jej zakończeniu, osiągając w tym czasie przynajmniej minimalny wymagany wzrost. Należy pamiętać, że za nowo zatrudnionego pracownika nie będzie uznana osoba wykonująca pracę na rzecz wnioskodawcy na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia czy w formie samozatrudnienia, a także osoba, której dotychczasowy stosunek prawny został zmieniony na umowę o pracę. W przypadku grup kapitałowych decydujących się na restrukturyzację i utworzenie centrum usług wspólnych należy ostrożnie planować ewentualne przesunięcia części zasobów do nowego podmiotu. Chociaż przyrost nowych miejsc pracy liczony jest w odniesieniu do wnioskodawcy (wraz z podmiotem właścicielskim wobec wnioskodawcy) i nie dotyczy stanu zatrudnienia całej grupy kapitałowej, pracownicy przenoszeni do centrum na mocy artykułu 23 Kodeksu pracy nie mogą zostać uwzględnieni w wymaganym wzroście zatrudnienia netto. Zgodnie z regulaminem konkursu, wnioskodawca musi ponadto zapewnić trwałość rezultatów projektu przez 30 CEO / WRZESIEŃ 2009 • www.magazynceo.pl Załóżmy, że podejmujemy decyzję o budowie centrum, które zapewni wzrost zatrudnienia netto w wymaganej liczbie 100 osób. Przed podjęciem decyzji aplikowania o dotacje i zaangażowaniem zespołu w przygotowanie wniosku kluczową kwestią jest szczegółowa weryfikacja wszystkich kryteriów przyzna- dofinansowanie Cuw Nabór wniosków o dofinansowanie prowadzony jest w trybie konkursowym otwartym przez instytucję wdrażającą, w tym wypadku Ministerstwo Gospodarki. Nabór ma charakter ciągły, czyli trwa do wyczerpania alokacji środków przeznaczonych na dany rok lub do końca danego roku (w zależności, co nastąpi szybciej). Ocena formalna trwa nie dłużej niż 30 dni roboczych od daty wpływu wniosku, natomiast ocena merytoryczna nie dłużej niż 75 dni kalendarzowych. Cały proces, od przesłania wniosku o dofinansowanie do chwili poinformowania wnioskodawcy o przyznaniu wsparcia, trwa około 4 miesięcy. W dalszej kolejności, w terminie nie dłuższym niż 30 dni, przygotowuje się z beneficjentem umowę o dofinansowanie. wania punktów i szacunek możliwej do uzyskania liczby punktów. Każdy wnioskodawca musi spełnić szereg kryteriów formalnych oraz merytorycznych. O ile kwestie formalne nie powinny przysporzyć problemów większości przedsiębiorstw (z wyjątkiem wcześniej opisanych kryteriów dotyczących wzrostu zatrudnienia netto), o tyle kryteria merytoryczne już tak. Te ostatnie dzielą się na kryteria obligatoryjne i kryteria fakultatywne. Do kategorii obligatoryjnej zaliczone zostały m.in.: opłacalność finansowa przedsięwzięcia, zdolność wnioskodawcy do sfinansowania projektu, dostępność zasobów gwarantujących realizację projektu oraz, w przypadku dużych przedsiębiorstw, spełnienie efektu zachęty (nie dotyczy MSP). Wątpliwości mogą pojawić się w zakresie wymogu spełnienia efektu zachęty, który polega na uzasadnieniu, że inwestycja nie byłaby dokonana w przypadku nieotrzymania pomocy. Praktyka pokazuje, że jest to trudne do wykazania. Dlatego przewidziano jednocześnie złagodzone rygory w omawianym względzie, których spełnienie pozwala uznać dany projekt jako wypełniający znamiona efektu zachęty. W tym przypadku niezbędne jest wykazanie, że pomoc znacząco przyczyni się do zwiększenia rozmiaru, zasięgu, tempa realizacji projektu lub wydania większych kwot. Warunkiem uzyskania dofinansowania jest uzyskanie minimum 55 wymaganych punktów w ramach kryteriów merytorycznych fakultatywnych. Ustalone kryteria faworyzują centra badawczo-rozwojowe, o czym świadczy przyznawanie 35 punktów dla tego rodzaju inwestycji (dla CUW jedynie 15 punktów) czy maksymalnej punktacji za przyrost zatrudnienia już przy wzroście powyżej 20 pracowników (dla CUW odpowiednio przy wzroście powyżej 250 pracowników). Z kolei centra IT otrzymują już na starcie 25 punktów z tytułu zakładanego rodzaju inwestycji. Niemniej jednak wymagany próg 55 punktów jest możliwy do uzyskania również przez centrum usług wspólnych realizujące usługi, np. w zakresie finansów i księgowości czy kadr i płac. Potwierdza to przeprowadzona symulacja (patrz ramka). Ryzyko pod kontrolą Ważną kwestią jest możliwie wczesna identyfikacja rodzajów ryzyka związanych z możliwością nieuzyskania wymaganego progu punktowego. Analiza powinna odbyć się we wczesnej fazie planowania docelowego kształtu i sposobu działania centrum usług wspólnych, co pozwoli na odpowiednie przeformułowanie planów. Ryzyko zasadniczo związane jest z dwoma kryteriami: przyrostem netto pracowników i odsetkiem pracowników z wyższym wykształceniem. W przypadku, gdy jeszcze na etapie przygotowywania wniosku planowany przyrost zatrudnienia netto spadnie o 25%, punktacja zmniejszy się o 4 lub 6 punktów, tym samym uniemożliwiając osiągnięcie wymaganego progu 55 punktów. W takiej sytuacji wnioskodawca może rozważyć zwiększenie przyrostu netto, np. poprzez rozszerzenie zakresu restrukturyzacji i przeniesienie do centrum obsługi dodatkowych funkcji wsparcia. Jednak zmiany te muszą być każdorazowo wnikliwie analizowane i wymagają wsparcia doświadczonego doradcy. Ryzyko obniżenia udziału pracowników z wyższym wykształceniem w całości zatrudnionych powinno zostać uwzględnione przy planowaniu rekrutacji do centrum. Odpowiednie wymogi rekrutacyjne oraz bieżący monitoring procesu rekrutacji powinny całkowicie wyeliminować ryzyko osiągnięcia wyniku poniżej 50%. Co więcej, możliwe jest podniesienie punktacji aż o 5 punktów, przy założeniu uzyskania tego wyniku powyżej 70%. W tej mierze konieczne jest jednak przeprowadzenie wnikliwej analizy wymogów rekrutacyjnych, dopasowując je do potrzeb obsługi procesów w centrum. Czynnik wsparcia Jak pokazuje praktyka, proces aplikowania o dotacje nie jest łatwy. Staranne przygotowanie wniosku wymaga nie zostać osiągnięty dopiero wtedy, gdy przedsiębiorstwo skutecznie przeprowadzi planowany projekt, utworzy założoną liczbę miejsc pracy, uzyska zakładane korzyści oraz otrzyma pozytywną ocenę w trakcie okresowych kontroli ze strony instytucji wdrażającej. W rezultacie beneficjent będzie miał prawo do wniosko- Podstawowym kryterium formalnym kwalifikującym projekt do programu jest wykazanie wzrostu zatrudnienia nie mniejszego niż sto osób. tylko znacznego zaangażowania czasowego, ale również znajomości wymogów UE, umiejętności odpowiedniego przedstawienia projektu oraz przygotowania szczegółowego biznesplanu. Wypełnienie wniosku o dofinansowanie jest jedynie pierwszym krokiem na drodze do uzyskania dofinansowania projektu transformacji służb wsparcia. Nie wystarczy bowiem otrzymać rekomendację Komisji Konkursowej. Sukces może wania o refundację ustalonej w ramach konkursu części poniesionych kosztów kwalifikowanych. Aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia na którymkolwiek etapie realizacji całego przedsięwzięcia, warto pomyśleć o skorzystaniu z pomocy doświadczonego doradcy. • Autor pracuje jako Senior Consultant w IPOPEMA Business Consulting. www.magazynceo.pl • WRZESIEŃ 2009 / CEO 31