Zasady prowadzenia rachunkowości przez

1.
2.
3.
4.
Zasady prowadzenia rachunkowości przez wspólnotę mieszkaniową
Rodzaje kosztów ponoszonych przez wspólnotę mieszkaniową
Zasady wnoszenia opłat przez właścicieli lokali
Zasady rozliczenia kosztów ponoszonych przez wspólnotę mieszkaniową
1. ZASADY PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI PRZEZ WSPÓLNOTĘ
MIESZKANIOWĄ
Wspólnoty mieszkaniowe nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg
rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wystarczającą formą rejestracji
zdarzeń
gospodarczych
są
tzw.
„inne
ewidencje”.
Nie oznacza to jednak, że jakiekolwiek zdarzenie niosące za sobą skutki finansowe
mogłoby
pozostać
nie
zarejestrowane.
Inne ewidencje stanowią uproszczenie w prowadzeniu księgowości wspólnot
mieszkaniowych, pozwalając na pominięcie elementów nieistotnych dla wspólnoty
(zazwyczaj po prostu we wspólnocie nie występujących), przy jednoczesnej
możliwości rozbudowania elementów charakterystycznych dla tej właśnie formy
prawnej, w jakiej funkcjonuje wspólnota mieszkaniowa.
1.1
Przychody wspólnoty mieszkaniowej stanowią zaliczki wnoszone
przez poszczególnych właścicieli. Ewidencja takiego zdarzenia
gospodarczego przebiega w następujący sposób:
1) księgowania analityczne – na indywidualnych kontach poszczególnych
właścicieli, zgodne z wielkością obciążeń, które wynikają z podjętych przez
wspólnotę uchwał o wysokości opłat;
2) księgowanie syntetyczne (łączne) na kontach zespołu „7”- przychodów,
będących sumą obciążeń analitycznych właścicieli, ale w podziale na tytuły
opłat, czyli np.:
-
zaliczka eksploatacyjna,
centralne ogrzewanie (część stała i zmienna),
podgrzanie wody,
zimna woda i ścieki,
wywóz odpadów,
ochrona,
fundusz remontowy
1.2
Koszty wspólnoty mieszkaniowej księgowane są na podstawie
faktur zakupu, ewidencjonowanych na kontach zespołu „4” –
Koszty w układzie rodzajowym, dostosowanym do potrzeb
wspólnoty mieszkaniowej, tzn. uwzględniającym jej specyfikę i
potrzebę odpowiednio rozbudowanej analityki. Na kontach
rozrachunków księgowana jest jednocześnie wysokość zobowiązań
wspólnoty wobec dostawców usług.
Przykładowy układ rodzajowy kosztów wspólnoty mieszkaniowej:
1) koszty eksploatacji (w podziale na rodzaje)
2) koszty energii cieplnej (centralnego ogrzewania i podgrzania wody)
3) koszty wody i ścieków
4) koszty wywozu odpadów
5) koszty ochrony,
6) koszty funduszu remontowego.
Na koniec roku obrotowego dokonuje się podsumowania rocznego i oblicza się wynik
finansowy wspólnoty (schemat graficzny umieszczony poniżej). Jednakże wynik
finansowy wynikający z rozliczeń zaliczki eksploatacyjnej i mediów (różnicy pomiędzy
przychodami a kosztami stanowiącej zysk bądź stratę) podlega rozliczeniu na
poszczególnych właścicieli, obciążając ich proporcjonalnie w przypadku straty, a
uznając w przepadku zysku.
Natomiast środki przeznaczane na fundusz remontowy nie podlegają rozliczeniu
rocznemu, lecz gromadzone są przez wspólnotę w długim okresie czasu i przeznacza
się je zgodnie z uchwałą wspólnoty na przyszłe remonty, których koszt księgowany
jest w ciężar funduszu remontowego.
Schemat przykładowego fragmentu układu księgowania i rozliczeń
Powyższy fragment układu księgowania jest przykładowy i może być nieco
inny dla różnych wspólnot. Tu pokazano układ kont charakterystyczny dla
wspólnoty, w której lokale są wyposażone w indywidualne liczniki ciepła
(opomiarowane jest zużycie ciepła dla potrzeb ogrzewania lokali).
1.3
Konto wspólnoty mieszkaniowej
księgowe właściciela
i
indywidualne
konto
Każda wspólnota posiada odrębny rachunek bankowy, na którym gromadzone
są wszystkie wpłaty właścicieli oraz odsetki od zgromadzonych środków bankowych i
lokat terminowych.
Każda wpłata właściciela rejestrowana jest na jego indywidualnym koncie
księgowym, na którym z jednej strony powstają zapisy obciążające właściciela
(wynikające z księgowania comiesięcznych zaliczek opisanych przy opisie kont
zespołu "7” - Przychody) oraz z drugiej strony zapisy uznające go, wynikające z
ewidencji wpłat dokonanych na rachunek bankowy wspólnoty mieszkaniowej,
księgowanych
na
podstawie
wyciągów
bankowych.
Zapisy, które poza już wymienionymi pojawiają się na indywidualnym koncie każdego
właściciela to:
-
odsetki naliczane od nieterminowych wpłat właścicieli, stanowiące
jednocześnie przychody finansowe wspólnoty,
wielkości wynikające z rozliczenia liczników - okresowe,
wielkości wynikające z rozliczenia kosztów - roczne,
W ten sposób na koncie każdego właściciela powstaje kwota "salda" będąca różnicą
pomiędzy obciążeniami właściciela ze wszystkich wymienionych wyżej tytułów
(zaliczka, niedobór z rozliczenia liczników, rozliczenie straty) a jego wpłatami i
nadwyżkami z tytułu rozliczenia liczników i rozliczenia rocznej nadwyżki.
Każdy wyciąg bankowy podlega ewidencji i nie jest możliwe pominięcie
jakiegokolwiek zapisu (saldo wykazywane jako środki pieniężne we wspólnocie musi
się bezwzględnie zgadzać z saldem środków pieniężnych banku, w którym wspólnota
posiada konto).
Wszelkie wypłaty dokonywane z konta bankowego wspólnoty rejestrowane są
na koncie bankowym wspólnoty mieszkaniowej oraz na poszczególnych kontach
rozrachunkowych, tzn. w przypadku zapłaty np. za materiały - na koncie dostawcy
usług i materiałów, w przypadku wypłaty wynagrodzenia - na koncie zleceniobiorcy
lub pracownika, w przypadku zwrotu właścicielowi nadpłaty - na koncie właściciela.
Opłaty bankowe rejestrowane są w ciężar kosztów finansowych.
2. RODZAJE
KOSZTÓW
MIESZKANIOWĄ
PONOSZONYCH
PRZEZ
WSPÓLNOTĘ
Funkcjonowanie nieruchomości wiąże się z koniecznością ponoszenia kosztów
jej utrzymania. Koszty wspólnoty mieszkaniowej można podzielić na dwie grupy:
1) Koszty utrzymania nieruchomości wspólnej, na które składają się w
szczególności:
koszty zarządzania, mediów dostarczonych do części wspólnej (energia elektryczna,
cieplna, woda i ścieki na potrzeby wspólne), koszty utrzymania porządku i czystości,
konserwacji technicznej, napraw, remontów, ubezpieczenie nieruchomości, koszty
finansowe (utrzymanie i obsługa rachunku bankowego), materiały.
2) Koszty świadczeń dostarczanych do lokali na potrzeby indywidualnych
właścicieli - koszty dostawy wody i odprowadzenia ścieków, energii cieplnej na
potrzeby centralnego ogrzewania i podgrzania wody i wywozu odpadów.
3. ZASADY WNOSZENIA OPŁAT PRZEZ WŁAŚCICIELI LOKALI
Zgodnie z art. 13 ustawy o własności lokali każdy właściciel lokalu jest
zobowiązany do ponoszenia kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej w
wysokości proporcjonalnej do posiadanego udziału w tej nieruchomości. Oznacza to,
że każdy właściciel ponosi koszty utrzymania wspólnej nieruchomości proporcjonalnie
do wielkości swojego lokalu, przy czym każdy właściciel obciążony jest taką samą
jednostkową wysokością tych kosztów przypadających na każdy m2 powierzchni
lokalu.
Wyjątek mogą stanowić lokale użytkowe. Ustawa o własności lokali dopuszcza
zwiększenie zaliczek dla tych lokali, ale tylko wtedy, gdy sposób korzystania z tych
lokali wpływa na zwiększenie kosztów utrzymania nieruchomości.
Oprócz tego, właściciele są także zobowiązani do ponoszenia kosztów
związanych z utrzymaniem swojego lokalu, w szczególności kosztów dostawy mediów
i świadczeń jak np. doprowadzenie wody i odprowadzenie ścieków, centralne
ogrzewanie, podgrzanie wody i wywóz odpadów.
Art. 15 ustawy stanowi, że na pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem
nieruchomości właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie miesięcznych opłat
płatnych z góry do dnia 10 każdego miesiąca. Zgodnie z przepisami kodeksu
cywilnego za opóźnienia we wnoszeniu opłat na rzecz wspólnoty mieszkaniowej
naliczane są odsetki w wysokości ustawowej.
W celu pobierania opłat i regulowania zobowiązań wspólnota mieszkaniowa
posiada odrębny rachunek bankowy służący wyłącznie jej potrzebom. Oznacza to, że
wspólnota mieszkaniowa dysponuje wyłącznie takimi środkami pieniężnymi, które
pochodzą z wpłat właścicieli lokali.
4. ZASADY ROZLICZENIA KOSZTÓW
Koszty ponoszone przez wspólnotę mieszkaniową podlegają rozliczeniu po
zakończeniu roku obrotowego, którym dla wspólnoty jest rok kalendarzowy.
W sprawozdaniu finansowym przedstawia się osiągnięte przychody, poniesione
koszty oraz osiągnięty wynik, czyli różnicę pomiędzy przychodami a kosztami.
Na ostateczny wynik finansowy wspólnoty mieszkaniowej składają się
wyniki cząstkowe dotyczące poszczególnych rodzajów kosztów i zaliczek, w
szczególności:
1) Wynik dot. eksploatacji, czyli różnica pomiędzy przychodami z tyt. zaliczki
eksploatacyjnej a poniesionymi kosztami eksploatacji (wynagrodzenie zarządu,
zarządzanie, wynagrodzenia dot. sprzątania, naprawy i konserwacja, energia
elektryczna części wspólnej, energia cieplna części wspólnej, ubezpieczenie
nieruchomości, koszty finansowe i inne dot. utrzymania nieruchomości wspólnej)
2) Wyniki na poszczególnych rodzajach mediów (woda i ścieki, podgrzanie
wody, centralne ogrzewanie, wywóz odpadów)
3) Wynik dot. remontów - różnica pomiędzy przychodami z tyt. zaliczki
remontowej a poniesionymi kosztami remontów.
Rozliczenie roczne wspólnoty mieszkaniowej polega na tym, że osiągnięte przez
wspólnotę wyniki cząstkowe (różnice pomiędzy poszczególnymi rodzajami zaliczek i
odpowiadających im kosztów) rozlicza się na poszczególnych właścicieli lokali,
których indywidualne rozliczenia łącznie składają się na wynik całej wspólnoty.
Wyjątek stanowi fundusz remontowy. Niewykorzystane w danym roku
rozliczeniowym środki nie podlegają rozliczeniu i przeznacza się je do wykorzystania
w latach następnych.
Rozliczenie indywidualne stanowi więc składnik rozliczenia wspólnoty
mieszkaniowej.
Przykład - jeśli różnica pomiędzy zaliczkami eksploatacyjnymi a kosztami
eksploatacji dla całej wspólnoty wynosi - 4.000 zł to każdemu właścicielowi w wyniku
rozliczenia przypisana jest część tej różnicy w taki sposób, żeby każdy właściciel
partycypował w niej proporcjonalnie do wielkości swego lokalu. Suma obciążeń
wszystkich właścicieli z tego tytułu składa się na wynik całej wspólnoty a więc w tym
przypadku - 4.000 zł.
Kwota do rozliczenia - 4.000 zł
Powierzchnia użytkowa budynku - 500 m2
Właściciele mogą podjąć decyzję o przeznaczeniu nadwyżki pomiędzy przychodami a
kosztami eksploatacji na zasilenie funduszu remontowego. Wówczas nadwyżka nie
jest rozliczana na poszczególnych właścicieli.
Rozliczenie kosztów mediów opomiarowanych (dostawy wody i odprowadzenia
ścieków, podgrzania wody oraz kosztów zmiennych centralnego ogrzewania)
uwzględnia indywidualne zużycie określane na podstawie wskazań wodomierzy i
licznika ciepła, w które wyposażony jest każdy lokal.
Terminy rozliczeń mediów nie muszą się pokrywać - rozliczenie zużycia wody i
ścieków oraz podgrzania wody dokonywane jest zazwyczaj dwa razy w roku,
natomiast rozliczenie zużycia ciepła dla potrzeb ogrzewania raz w roku.
Rozliczenie liczników polega na ustaleniu różnicy pomiędzy naliczonymi
zaliczkami a kosztami zużycia ustalonymi na podstawie odczytów licznikowych.
Przykład:
Koszty
Rozliczenie
Od kwietnia zmieniła się cena 1 GJ - zużycie podzielone jest proporcjonalnie.
Poniższa tabela przedstawia sposób naliczania zaliczek uwzględnionych w powyższym
rozliczeniu:
Po rozliczeniu liczników zaliczka figurująca jako obciążenie (należność) jest
korygowana o kwotę rozliczenia na koncie danego właściciela w następujący sposób:
Koszty energii cieplnej
Obciążenie za energię cieplną składa się z dwóch rodzajów kosztów: stałych i
zmiennych. Koszty stałe są ponoszone przez wspólnotę przez cały rok, niezależnie
od faktycznego poboru ciepła. Wielkość tych kosztów zależy od mocy zamówionej dla
budynku na potrzeby centralnego ogrzewania i podgrzania wody, która wynika z
dokumentacji technicznej.
Koszty zmienne natomiast wynikają z ilości zużytej energii cieplnej. Zużycie to jest
mierzone za pomocą licznika ciepła zainstalowanego węźle cieplnym.
Energia cieplna zużywana jest w budynku na dwojakiego rodzaju potrzeby –
centralne ogrzewanie oraz podgrzanie wody.
W budynkach, w których zużycie ciepła na indywidualne potrzeby właścicieli nie jest
opomiarowane całość kosztów centralnego ogrzewania rozlicza się proporcjonalnie do
wielkości powierzchni lokali.
Energia zużywana na potrzeby centralnego ogrzewania wykorzystana jest na
ogrzewanie lokali (opomiarowane indywidualnymi licznikami ciepła w lokalach) oraz
ogrzewanie części wspólnych budynku.
Koszty zmienne ogrzewania części wspólnej stanowią składnik kosztów utrzymania
nieruchomości i są rozliczane w pozycji zaliczka i koszty eksploatacji, natomiast
koszty zmienne ogrzewania lokali rozliczane są na podstawie indywidualnych
wskazań ciepłomierzy w lokalach.
Rozliczenie kosztów dla mediów opomiarowanych
Przyjęta na dany rok cena 1 GJ ciepła i podgrzania 1m3 wody podlega weryfikacji
(rozliczeniu) na podstawie faktycznie poniesionych kosztów. Znając wysokość
kosztów oraz sumę zużycia odpowiednio – ilości ciepła do ogrzewania lokali i ilości
zużytej ciepłej wody, określa się rzeczywiste ceny jednostkowe.
W podanym przykładzie okazało się, że po zaksięgowaniu faktycznie poniesionych
przez wspólnotę kosztów cena 1GJ ciepła jest inna niż przyjęto, dlatego rozliczenia
zużycia ciepła po cenie przyjętej pierwotnie należy skorygować. Oznacza to, że każdy
właściciel, proporcjonalnie do zużycia ciepła zostanie uznany częścią powstałej
nadwyżki stanowiącej różnicę pomiędzy zaliczkami a faktycznie poniesionymi
kosztami.
W przypadku podgrzania wody sytuacja jest odwrotna – cena podgrzania 1m3 wody
okazała się wyższa (cena rzeczywista jest wynikiem podzielenia kosztów podgrzania
wody i łącznego zużycia ciepłej wody w lokalach – te dane są znane po zakończeniu
roku).
Rozliczenie konta właściciela
Wraz z rozliczeniem liczników i rozliczeniem kosztów każdy właściciel otrzymuje
wydruk - Rozliczenie należności i wpłat, w którym ujęte są należności (zaliczki)
za poszczególne miesiące, wyniki rozliczenia liczników oraz kosztów, wszystkie
dokonane wpłaty miesięczne oraz saldo końcowe (saldo narastające), czyli
ostateczny wynik rozliczeń danego właściciela ze wspólnotą mieszkaniową na koniec
roku.
Poniższa tabela pokazuje przykładowy wydruk - Rozliczenie należności i wpłat
Właściciel, którego konto indywidualne zawiera pozycje wykazane w tabeli, na koniec
2004r. ma wobec wspólnoty mieszkaniowej nadpłatę w wysokości 256,29 zł.