Wizyty Studyjne zasady udziału

Wizyty Studyjne
dla kadry zarządzającej, decydentów i specjalistów z zakresu
edukacji oraz kształcenia i doskonalenia zawodowego
Warszawa, 24 stycznia 2014
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
1. Wymagania formalne związane z podpisaniem umowy, otrzymaniem
dofinansowania i rozliczeniem umowy,
2. Przygotowanie merytoryczne do udziału w wizycie studyjnej,
3. Udział w wizycie studyjnej.
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
WYMAGANIA FORMALNE
Przed wizytą należy:
 zapoznać się ze stroną internetową www.sv.org.pl/ - Informacje dla
Beneficjentów, a szczególnie z:
• zasadami dofinansowania udziału w wizycie studyjnej w roku 2013/2014
• poradnikiem dla uczestnika
• zainstalować przeglądarkę FIREFOX-OnLine FRSE
• wypełnić ankietę Beneficjenta w Systemie Dokumentów OnLine FRSE
• podpisać umowę finansową
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
Przed wyjazdem uczestnik powinien podpisać umowę na dofinansowanie
udziału w wizycie studyjnej.
Umowa musi zostać podpisana przez obie strony do 2 kwietnia 2014.
Przed podpisaniem umowy uczestnik zobowiązany jest wypełnić ankietę i
przesłać jej wersję papierową identyczną z wersją online, wydrukowaną i
podpisaną we wskazanym miejscu na adres Narodowej Agencji.
Na jej podstawie tworzona jest umowa, o której informujemy drogą
mailową.
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
System dokumentów OnLine FRSE
• Logowanie do systemu dokumentów OnLine FRSE z podaniem adresu e-mail
na stronie http://online.frse.org.pl
• Należy wybrać „Wizyty Studyjne-Program Międzysektorowy””
• Służy do składania i odbierania dokumentów od FRSE na potrzeby realizacji
projektu, np:
- Ankieta Beneficjenta Umowy;
- Umowa finansowa (wystawiana przez opiekuna projektu);
Ankietę należy wypełnić i przesłać najpóźniej do 6 lutego 2014
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
System dokumentów OnLine FRSE
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
Dokumenty niezbędne do wystawienia umowy o dofinansowanie:
1. Ankieta ( wypełniona data i podpis ) identyczna z wersją online
2. Czytelna kopia dowodu osobistego poświadczona przez Państwa za
zgodność z oryginałem
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
W umowie wymieniony jest numer katalogowy wizyty oraz wysokość
dofinansowania. Jeżeli uczestnik zmieni grupę w wyniku zdarzeń losowych
należy podpisać nową umowę lub aneks do umowy.
Okres uprawniony do ponoszenia kosztów jest podany w umowie (Art.2.2).
Koszty uprawnione dla osób wyjeżdżających w II semestrze 2013-2014:
od 2 stycznia 2014
Wydatki poniesione przed lub/i po terminie określonym w umowie są
nieuprawnione.
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
Po podpisaniu umowy przez obie strony następuje przekazanie I raty w
wysokości 80% dofinansowania na konto podane w umowie (jest to konto
uczestnika wizyty studyjnej, które wskazał w ankiecie) w ciągu 30 dni od
podpisania umowy przez obie strony.
Po odbyciu wizyty i przesłaniu do Narodowej Agencji wymaganych
dokumentów Beneficjent otrzymuje ratę końcową w wysokości do 20%
kwoty zapisanej w umowie.
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
W przypadku gdy kwota stanowiąca sumę kosztów podróży, zakwaterowania
i utrzymania przekroczy przyznaną kwotę dofinansowania - określoną w
umowie, uczestnik pokrywa dodatkowe wydatki z innych źródeł.
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
Wybrane terytoria zamorskie:
(wyszczególnione w Przewodniku LLP na 2013 rok)
• Grenlandia
• Polinezja Francuska
• Kajmany
• Falklandy
• wyspa Reunion
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
Krok po kroku:
1. Pismo-> prośba o wypełnienie ankiety wraz z hasłem weryfikacyjnym
(instrukcje www.sv.org.pl )
2.Podpisana ankieta ( identyczna z wersją online ) wraz z kopią dowodu
osobistego poświadczoną za zgodność z oryginałem (przesłana na adres NA).
3. Narodowa Agencja wystawia umowę i informuje o dostępie do niej drogą
mailową prosząc o podpisanie w odpowiedni sposób 2 egzemplarzy i
przesłanie tradycyjną pocztą na adres NA.
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
Krok po kroku:
4. Po podpisaniu przez FRSE 1 egzemplarz odsyłamy i wypłacona zostaje 1
rata (80 % dofinansowania zawartego w umowie)
5. Po wizycie studyjnej (do 30 dni ) wypełnić należy raport indywidualny w
systemie OnLine FRSE. Następnie podpisany wraz kopią certyfikatu
(poświadczoną za zgodność z oryginałem) i raportem grupowym przesłać na
adres NA tradycyjną pocztą.
6. Rozliczenie. Pismo końcowe. (ewentualnie prośba o oryginały
dokumentów w razie wylosowania do kontroli)
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
PRZED WIZYTĄ:
-organizator wizyty studyjnej oraz wszyscy uczestnicy otrzymują z CEDEFOP
dostęp do bazy OLIVE, gdzie znajdują się dane kontaktowe.
- organizator jest zobowiązany przesłać każdemu uczestnikowi swojej grupy
program wizyty oraz informacje o rekomendowanym hotelu– nie później 4
tygodnie przed rozpoczęciem wizyty,
- uczestnik wizyty powinien skontaktować się z organizatorem i potwierdzić
swój udział w wizycie (adres podany w Katalogu wizyt studyjnych na rok
2013/2014 ).
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
PRZED WIZYTĄ STUDYJNĄ NALEŻY :
- przeczytać dokumenty dotyczące programu „Uczenie się przez całę życie”, w
tym programu Wizyty Studyjne zamieszczone na stronie www.sv.org.pl –
Dokumenty 2013
- zapoznać się z informacjami na stronie internetowej CEDEFOP
- przeczytać The participant’s companion
- nawiązać kontakt z innymi uczestnikami grupy
- przygotować prezentację zgodnie ze wskazówkami organizatora
- przygotować materiały informacyjne o swojej instytucji, regionie, Polsce, itp.
- poćwiczyć komunikowanie się w języku obcym
W przypadku rezygnacji należy niezwłocznie powiadomić Narodową Agencję !
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
PRZED WIZYTĄ STUDYJNĄ NALEŻY :
• zaktualizować swoją wiedzę na temat systemu edukacji obowiązującego w
Polsce
• poszerzyć wiedzę na tematy związane z wizytą studyjną:
 strona internetowa ministerstw: www.men.gov.pl , www.nauka.gov.pl
 strona internetowa CEDEFOP http://studyvisits.cedefop.europa.eu/
 strona internetowa Eurydice: http://eurydice.org.pl/
• współtworzyć program wizyty studyjnej – zgłaszać swoje oczekiwania i
zagadnienia do dyskusji
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
PRZED WIZYTĄ STUDYJNĄ NALEŻY :
- zarezerwować hotel w porozumieniu z organizatorem
- zaplanować podróż
Podróż powinna rozpocząć się 1 dzień przed i zakończyć 1 dzień po wizycie
studyjnej terminy związane z wizytą („działaniem”) są zapisane w umowie o
dofinansowanie
- ewentualnie wykupić dodatkowe ubezpieczenie
- informal meeting w dniu poprzedzającym rozpoczęcie wizyty studyjnej
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
W TRAKCIE WIZYTY STUDYJNEJ NALEŻY:
- aktywnie uczestniczyć we wszystkich zajęciach merytorycznych
proponowanych przez organizatora
• dzień roboczy składa się z zajęć przedpołudniowych i popołudniowych
• program kulturalny i zwiedzanie zabytków nie są częścią programu wizyty
- przygotować raport grupowy wraz z innymi uczestnikami grupy
- wykorzystać udział w wizycie do nawiązania nowych kontaktów zawodowych
przydatnych do realizacji kolejnych projektów.
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
PO WIZYCIE STUDYJNEJ NALEŻY:
- poinformować kolegów i przełożonych o rezultatach wizyty
- rozpowszechnić informacje o wizycie
- podjąć próbę poinformowania decydentów o ciekawych rozwiązaniach i
przykładach dobrych praktyk
- utrzymywać kontakt z uczestnikami wizyty/wykorzystać kontakty np. do
przygotowania kolejnych projektów
- wprowadzić ciekawe rozwiązania do swojej codziennej pracy zawodowej.
Wizyty studyjne w programie „Uczenie się przez całe życie”
Kontakt:
Wizyty Studyjne:
Anna Dębska, koordynator – [email protected]
Tel. 22 46 31 288
Marcin Żółcik [email protected]
Tel. 22 46 31 306
Dział finansowy:
Katarzyna Markowska – [email protected]
Tel. 22 46 31 146
www.sv.org.pl
www.frse.org.pl