Wystąpienie -

Transkrypt

Wystąpienie -

Delegatura w Warszawie
LWA – 4101-17-04/12
P/12/134
WYSTĄPIENIE
POKONTROLNE
I. Dane identyfikacyjne kontroli
Numer i tytuł kontroli
Jednostka
przeprowadzająca
kontrolę
Kontroler
Jednostka
kontrolowana
Kierownik jednostki
kontrolowanej
P/12/134 – Funkcjonowanie funduszy sołeckich
Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Warszawie
1. Krzysztof Matyjasiak, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do
kontroli nr 82659 z dnia 19 lipca 2012 r.
Urząd Gminy Lesznowola, ul. Gminnej Rady Narodowej 60, 05-506 Lesznowola
(zwany dalej „Urzędem”)
Maria Jolanta Batycka-Wąsik, Wójt Gminy Lesznowola
II. Ocena kontrolowanej działalności
Ocena ogólna
Uzasadnienie
oceny ogólnej
Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia1 funkcjonowanie w Gminie Lesznowola
funduszu sołeckiego w latach 2010-2011, z uwagi na istotne nieprawidłowości
w funkcjonowaniu tego funduszu w 2010 r., które polegały na:
1) finansowaniu z funduszu zadań, których nie wymieniono we wniosku sołectwa,
2) księgowaniu do wydatków funduszu, całkowitych kosztów realizowanych zadań,
co w efekcie miało wpływ na rzetelność ksiąg rachunkowych i sprawozdań
budżetowych Rb-28S w zakresie wydatków funduszu,
3) zawyżeniu kwoty refundacji za wydatki poniesione z funduszu sołeckiego
o 4 126,20 zł, tj. o 10,8% wnioskowanej kwoty refundacji,
4) udzieleniu i realizacji zamówienia publicznego na remont dróg gminnych
w 2010 r. z naruszeniem postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień Publicznych2,
5) dokonywaniu odbioru zlecanych robót bez sporządzania właściwej dokumentacji
potwierdzającej prawidłowość i kompletność wykonania przedmiotu zamówienia,
6) niewłaściwym funkcjonowaniu w Urzędzie Gminy systemu kontroli zarządczej,
w szczególności w zakresie identyfikacji i analizy ryzyka, jak również właściwej
reakcji na ryzyko, co pozwoliłoby na ograniczenie lub wyeliminowanie
stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości.
NIK pozytywnie ocenia fakt, iż w/w nieprawidłowości nie wystąpiły w 2011 r. Ponadto
w 2011 r. zatrudniono w Urzędzie Gminy audytora wewnętrznego oraz opracowano
i rozpoczęto wdrażać w życie „Regulamin przeprowadzania kontroli zarządczej
w Urzędzie Gminy Lesznowola”.
III. Opis ustalonego stanu faktycznego
1. Organizowanie funduszu sołeckiego
Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3 stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych
nieprawidłowości, negatywna.
2 Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm. Dalej: Pzp
1
2
1.1. Tworzenie funduszu sołeckiego
Opis stanu
faktycznego
Rada Gminy podjęła uchwały w sprawie wyodrębnienia w budżecie Gminy funduszu
sołeckiego na lata 201-2011 odpowiednio: 23 czerwca 2009 r. i 11 marca 2010 r.,
tj. z zachowaniem terminów określonych w art. 6 i art. 1 ust. 1 ustawy z dnia
20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim3. Ponadto 15 marca 2011 r. Rada Gminy
podjęła uchwałę4 o niewyrażeniu zgody na wyodrębnienie w budżecie gminy
funduszu sołeckiego w roku 2012. Podejmując taką uchwałę Rada wzięła pod uwagę
m.in. fakt, że jedynym sołectwem które wykorzystało w 2011 r. w 100% przyznane
środki było sołectwo Łazy, a i tak po podjęciu takiej uchwały o wydatkach
dotyczących sołectw będzie decydowała Rada Gminy.
[Dowód: akta kontroli str. 48-77]
Inicjatorami wyodrębnienia w budżecie Gminy funduszu w latach 2010-2011
a następnie rezygnacji z tworzenia funduszu w 2012 r. były: Przewodnicząca Rady
Gminy i Skarbnik Gminy.
Wysokość funduszu na 2010 r., obliczona zgodnie z art. 2 ust.1 ustawy o funduszu
sołeckim, wynosiła 714 504 zł a Rada Gminy w 2011 r. nie korzystała z prawa
zwiększenia wysokości środków funduszu ponad tę wysokość.
W okresie funkcjonowania funduszu (lata 2010-2011) Rada Gminy dokonała tylko
jednej zmiany w planach funduszu polegającą na obniżeniu w 2010 r. funduszu
przyznanego sołectwu Wola Mrokowska o kwotę 10 000 zł. Środki te miały zostać
przeznaczone (zgodnie z wnioskiem sołectwa) na projekt oświetlenia ulicy Marzeń
i Snów, która nie figurowała w ewidencji ulic gminnych.
Ustalone
nieprawidłowości
Skarbnik Gminy nierzetelnie ustaliła status prawny ulicy Marzeń i Snów, przez co
zezwoliła na ujęcie w planie finansowym funduszu wydatku, który nie powinien
zostać sfinansowany przez Gminę. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że: sporządzając
budżet Gminy na 2010 r. nie uzgodniła w/w zadania z Referatem Utrzymania Dróg
i Zasobów Mieszkaniowych z uwagi na krótki termin pomiędzy otrzymanymi
wnioskami sołectw, a sporządzeniem planu budżetu gminy.
[Dowód: akta kontroli str. 79-80,83-107 i 1116]
Uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy funduszu
sołeckiego na 2010 i 2011 r. przekazano Regionalnej Izbie Obrachunkowej
w Warszawie 24 czerwca 2009 r. i 17 marca 2010 r., tj. z zachowaniem terminu
wynikającego z art. 90 w związku z art. 86 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym5. RIO nie zgłosiło uwag do ww. uchwał.
1.2. Rozdysponowanie środków funduszu sołeckiego na sołectwa
Opis stanu
faktycznego
W badanym okresie w statucie Gminy wyodrębniono 22 sołectwa: Garbatka;
Jabłonowo; Janczewice; Jazgarzewszczyzna; Lesznowola; Łazy; Łazy II;
Magdalenka; Marysin; Mroków; Mysiadło; Nowa Iwiczna; Nowa Wola; Podolszyn;
Stara Iwiczna; Stefanowo; Wilcza Góra; Władysławów; Wola Mrokowska; Wólka
Kosowska; Zamienie i Zgorzała.
Dz.U. Nr 52, poz. 420 ze zm.
Uchwała nr 27/IV/2011
5 Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.
3
4
3
[Dowód: akta kontroli str. 19-28 i 145]
Wójt Gminy przekazał sołtysom informacje o wysokości środków funduszu
przypadających na dane sołectwo, w terminie do 31 lipca roku poprzedzającego rok
budżetowy, tj. zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim.
Kwota bazowa (Kb), o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim,
dotycząca funduszu na 2010 r. wyniosła 4 494,04 zł, a na 2011 r. – 4 275,48 zł.
Wysokość środków przypadających poszczególnym sołectwom obliczona została
w prawidłowej wysokości, zgodnie z wzorem określonym w art. 2 ust. 1 ustawy
o funduszu sołeckim. W żadnym przypadku wysokość środków przeznaczonych na
dane sołectwo nie przekroczyła dziesięciokrotności kwoty bazowej.
W latach 2009-2010 wszyscy sołtysi przekazali wnioski o przyznanie środków
z funduszu sołeckiego w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok
budżetowy (tj. zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy). Wszystkie wnioski zawierały dane
wymagane art. 4 ust. 3 tej ustawy.
[Dowód: akta kontroli str. 1121-1126; 1176-1178]
Ustalono, że wszystkie zawarte we wnioskach Sołtysów planowane zadania były
zgodne z celami Strategii Rozwoju Gminy6. W okresie kontrolowanym z funduszu
sołeckiego nie dokonywano wydatków związanych z usuwaniem skutków klęsk
żywiołowych (art. 1 ust. 4 ustawy).
[Dowód: akta kontroli str. 249-259 i 1176-1178]
W związku z utworzeniem funduszu, Urząd nie ograniczał sołectwom dochodów
z mienia komunalnego, które zostało im przekazane do korzystania. Ustalono,
że z mienia komunalnego w tym czasie korzystało tylko sołectwo Magdalenka,
w formie użyczenia niezabudowanej nieruchomości na cele sportowo-rekreacyjne,
które nie uzyskiwało dochodów z tego mienia.
Ocena cząstkowa
Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie ocenia utworzenie i rozdysponowanie środków
funduszu sołeckiego.
2. Wykorzystanie środków funduszu sołeckiego
2.1. Realizacja wydatków budżetowych ponoszonych w ramach
funduszu sołeckiego
Opis stanu
faktycznego
Wydatki funduszu w 2010 r. wyniosły 463,9 tys. zł7, tj. 62,4% planu, zaś w 2011 r.
627,4 tys. zł, tj. 89,9% planu.
Skarbnik Gminy Pani Elżbieta Obłuska wyjaśniła, że plany wydatków funduszu
w latach 2010-2011 nie zostały zrealizowane m. in z powodu braku dofinansowania
Przyjęta uchwałą Rady Gminy Nr 111/XVI/2004 z 20 lutego 2004 r., zmienioną następnie uchwałą
Rady Gminy nr 125/X/2011 z 29 listopada 2011 r., w której przedłużono okres obowiązywania
Strategii do 2021 r.
7 Według sprawozdania Rb-28S Gminy za 2010 r. łączne wydatki funduszu sołeckiego wyniosły
463 863,32 zł, w tym rozdz. 60016 „drogi publiczne gminne” 47 337,00 zł. Faktycznie, wydatki
w ramach tego zadania zrealizowano w wysokości 27.000 zł, w związku z czym wydatki łączne
funduszu sołeckiego za 2010 r. wyniosły faktycznie 443 526,32 zł.
6
4
zadań ze środków zewnętrznych oraz zgody innych organów na realizację inwestycji,
konieczności przeprowadzenia dodatkowych konsultacji i uzgodnień z innymi
organami oraz niższych niż planowano kosztów realizacji zadania.
W badanym okresie środki funduszu nie były wykorzystywane jako wkład własny
Gminy przy realizacji projektów współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej.
[Dowód: akta kontroli str. 492]
W 2010 r. z budżetu gminy realizowano 12 zadań współfinansowanych ze środków
funduszu sołeckiego o łącznej wartości 5 988,6 tys. zł, w tym środki z funduszu
sołeckiego stanowiły 7,4% (437,5 tys. zł), natomiast środki z budżetu gminy 92,6%
(5 545,1 tys. zł). Największe wydatki z funduszu sołeckiego poniesiono
w rozdziałach: 92109 - dotacja dla Gminnego Ośrodka Kultury 248,3 tys. zł, 90004
- nasadzenia i utrzymanie terenów zielonych na terenie Gminy Lesznowola
74,2 tys. zł, 92605 - zakup sprzętu i urządzeń sportowych
27,3 tys. zł, 92605 zakup usług na obiektach sportowych 21,7 tys. zł oraz 60016 - remonty dróg
18,0 tys. zł.
W 2011 r. z budżetu gminy realizowano 15 przedsięwzięć współfinansowanych ze
środków funduszu sołeckiego o łącznej wartości 7 831,8 tys. zł, w tym środki
z funduszu sołeckiego stanowiły 613,4 tys. zł (8,0%), natomiast środki z budżetu
gminy 7 218,4 tys. zł (92,0 %). Największe wydatki z funduszu sołeckiego poniesiono
w rozdziałach: 92109 - dotacja dla Gminnego Ośrodka Kultury 283,3 tys. zł, 60016
- czyszczenie rowów przy drogach gminnych i odśnieżanie chodników 213,9 tys. zł,
80101 - projekt hali sportowej w Mrokowie
26,0 tys. zł, 75404 - wpłata na
zorganizowanie dodatkowych służb ponadnormatywnych w Mysiadle i Nowej
Iwicznej 25,7 tys. zł oraz 75412 - zakup pomp szlamowych dla OSP Mroków
17,5 tys. zł.
W zakresie oceny prawidłowości realizacji wydatków funduszu poniesionych w latach
2010-2011 analizą objęto wykorzystanie środków w łącznej wysokości 637 428,22 zł
(58,4% wydatków ogółem), w tym: w 2010 r. przez 10 sołectw8 – 314 172,61 zł
i w 2011 r. przez 12 sołectw9 – 323 255,61 zł.
W wyniku badania stwierdzono, że środki funduszu zostały wykorzystane zgodnie
z przeznaczeniem wskazanym we wnioskach sołectw, z wyjątkiem trzech zadań
o wartości 61 598,70 zł (5,6% wydatków ogółem, co opisano na str. 6-12
wystąpienia). Wydatki te związane były z realizacją zadań własnych Gminy, służyły
poprawie warunków życia jej mieszkańców i były zgodne ze strategią rozwoju Gminy
(art. 1 ust. 3 ustawy o funduszu sołeckim). Wszystkie przedsięwzięcia zgłoszone we
wnioskach sołectw, sfinansowane ze środków objętych badaniem, zostały wykonane.
Przeprowadzona wśród sołtysów wsi10 anonimowa ankieta dotycząca
funkcjonowania funduszu sołeckiego na terenie gminy Lesznowola wykazała m.in.,
że 84,2% sołtysów zapoznało się z przepisami dotyczącymi funkcjonowania
funduszu sołeckiego a 68,4% sołtysów uczestniczyło w szkoleniu obejmującym
Lesznowola, Łazy, Mroków, Nowa Iwiczna, Stefanowo, Wola Mrokowska, Zgorzała, Jabłonowo,
Łazy II, Mysiadło.
9 Lesznowola, Łazy, Mroków, Nowa Iwiczna, Stefanowo, Wola Mrokowska, Zgorzała, Jabłonowo,
Łazy II, Mysiadło, Wólka Kosowska i Marysin.
10 Na ankietę odpowiedziało 19 spośród 22 sołtysów.
8
5
problematykę funduszu sołeckiego. Sołtysi pozytywnie ocenili pomoc pracowników
Urzędu Gminy w sprawach związanych z funkcjonowaniem funduszu. W ich ocenie
największymi korzyściami wynikającymi z funkcjonowania funduszu sołeckiego były:
zwiększenie integracji mieszkańców sołectwa (89,5% sołtysów) oraz wzrost
aktywności mieszkańców sprawami sołectwa i stworzenie warunków do działania
i rozwoju sołectwa (52,6% sołtysów).
Wójt Gminy Pani J. Batycka-Wąsik wyjaśniła, że: w Gminie Lesznowola występowały
następujące trudności i problemy związane z funkcjonowaniem funduszu sołeckiego
m.in. z powodu:
1. Zachodziła konieczność monitowania przez pracowników Urzędu Gminy
o terminowe składanie wniosków przez sołtysów,
2. Sołectwa zbyt ogólnie określały zadania, co powodowało trudności w klasyfikacji
budżetowej,
3. Zadania wskazywane przez Sołectwa były niejednokrotnie o niskiej wartości (np.
usuwanie psich odchodów, odśnieżanie chodników, promocja). Na fakturach
wystawianych na wysokie kwoty należało wydzielić te mało znaczące pozycje.
Wymagało to prowadzenia dodatkowej ewidencji analitycznej i syntetycznej.
4. Sołtysi niejednokrotnie wnosili o zmianę przeznaczenia środków (co nie miało
miejsca),
5. Część zadań nie zostało wykonanych gdyż sołectwo rezygnowało z realizacji,
6. Sołectwa kumulowały wydatki na ostatnie miesiące roku, co było przyczyna
spiętrzenia prac,
7. Największą pozycją w funduszu sołeckim są wydatki na kulturę, w której
uczestniczy zbyt mała liczba mieszkańców w stosunku do kosztów wydarzenia
kulturalnego (np. teatrzyk dla dzieci, ognisko).
Utworzenie funduszu sołeckiego zwiększyło aktywność obywatelską w Gminie, np.
nastąpił wzrost zainteresowania mieszkańców sprawami sołectw o czym świadczy
frekwencja osób uczestniczących na zebraniach wiejskich. W 2011 r. w porównaniu
z 2010 r. frekwencja ta wzrosła o 41,7 % (z 697 do 988 osób).
Jednak zdaniem Wójta Gminy Pani J. Batycka-Wąsik utworzenie funduszu
sołeckiego nie miało wpływu na aktywność obywatelską w Gminie Lesznowola.
Wyjaśniła, że aktywność mieszkańców gminy jest w głównej mierze uzależniona od
innych czynników takich jak: wybory, uchwalanie budżetu gminy lub konieczność
uzgodnienia nowych inwestycji.
W opinii Sołtysów Sołectw: Janczewice, Mroków, Łazy, Nowa Iwiczna, Lesznowoli,
Woli Mrokowskiej i Zgorzały utworzenie i funkcjonowanie funduszu sołeckiego
bardzo pozytywnie wpłynęło na: zwiększenie integracji mieszkańców sołectwa;
wzrost aktywności mieszkańców, zainteresowanie sprawami sołectwa i stworzenie
warunków do działania i rozwoju sołectwa.
Ustalone
nieprawidłowości
Stwierdzono trzy przypadki sfinansowania z funduszu sołeckiego zadań, których nie
wymieniono we wniosków Sołectw (art. 1 ust. 3 ustawy11), tj.:
Zgodnie z art. 1 ust.3 ustawy o funduszu sołeckim, środki funduszu przeznacza się na realizację
przedsięwzięć zgłoszonych we wniosku sołectwa.
11
6
1. Lesznowola: Według sprawozdania Rb-28S (roczne) Gminy Lesznowola
z wykonania planu wydatków budżetowych jst za 2010 r. wydatki funduszu
sołeckiego w ramach rozdz. 60016 wyniosły 47 337,00 zł, w tym w § 4300 wyniosły
29 337,00 zł. Ustalono, że do wydatków tego paragrafu mylnie wpisano kwotę
20 337,00 zł na podstawie niewłaściwego opisu faktury Nr 014/ST/XII/2010
z 13 grudnia 2010 r. za zimowe utrzymanie dróg (pod dekretacją brak jest podpisu
osoby która jej dokonała)12. Faktycznie kwota ta była wnioskowana i zaplanowana na
wykonanie barier ochronnych na drodze gminnej w Mrokowie, które to zadanie
zostało wykonane dopiero w 2011 r. ze środków gminy (faktura 13/2011
z 3 października 2011 r. na kwotę 673 408,58 zł). W związku z powyższym, łączne
wydatki funduszu sołeckiego w 2010 r. powinny wynosić 443 526,32 zł, a nie
463 863,32 zł jak wykazano w sprawozdaniu Rb-28S Gminy za 2010 r.
[Dowód: akta kontroli str. 266-289; 314-334]
Skarbnik Gminy Pani Elżbieta Obłuska wyjaśniła, że wydatek ten niewłaściwie został
przyjęty jako fundusz sołecki w sprawozdaniu Rb-28S za rok 2010 na podstawie
niewłaściwego opisu faktury, ale kwota ta nie została ujęta we wniosku o refundację
z budżetu państwa wydatków z funduszu sołeckiego w 2010 r. Wydatek w kwocie
20 337 zł dotyczył montażu barier ochronnych wzdłuż drogi gminnej, jednak Referat
RDM ocenił, iż w pierwszej kolejności należy przygotować wzmocnienie rowu
przydrożnego i konstrukcji jezdni w celu prawidłowego zamontowania barier. Zadanie
to zostało wykonane w 2011 r. za kwotę 41 943 zł brutto ze środków własnych
budżetu gminy. Odnośnie braku podpisu na fakturze Skarbnik Gminy wyjaśniła, że
zatwierdziła tę fakturę przez nieuwagę.
2. Lesznowola: Na zadanie: „urządzenie zielonego skwerku na terenie gminnym przy
skrzyżowaniu ulic Słonecznej i Wojska Polskiego poprzez: zasianie trawy,
nasadzenie drzew, krzewów, kwiatów, wykonanie ławek, oraz wykonanie alejki –
poprzedzone wykonaniem koncepcji projektu” (wniosek sołectwa z 20 września
2009 r.) zaplanowano 40 000 zł. Ustalono, że w 2010 r. nie wykonano tego zadania,
lecz środki w wysokości 39 991,60 zł13 wydatkowano na „przygotowanie terenu pod
zieleń” i taką też kwotę zaliczono do wydatków funduszu sołeckiego.
Skarbnik Gminy Pani Elżbieta Obłuska z upoważnienia Wójta Gminy wyjaśniła, że:
urządzenie zielonego skwerku nie mogło dojść do realizacji z uwagi na to, iż teren
gminnej nieruchomości okazał się wyrobiskiem po stawie dlatego też w pierwszej
kolejności przygotowano teren pod zieleń poprzez zasypanie ziemią stawu,
wykonanie ścieżki i zjazdu z drogi wojewódzkiej oraz wzmocnienie skarp istniejących
rowów płytą „EKO”. Koszty zaliczono do wydatków funduszu sołeckiego 2010 rok
ponieważ służyło temu samemu przedsięwzięciu. Ostatecznie cel został osiągnięty
gdyż w następnym roku zostały posadzone drzewka i krzewy, a także zasiana trawa
ze środków budżetu gminy. W roku 2012 jeszcze uzupełniono krzewy ze środków
budżetu gminy.
3. Nowa Iwiczna: Zakup sprzętu rekreacyjnego dla młodzieży;
Na realizację zadania zawnioskowano i zaplanowano kwotę 5 106 zł, natomiast
wydatki wyniosły 5 004,60 zł. Do w/w kwoty zaliczono (m.in.) następujące wydatki:
faktura FAV/11278 z dnia 30 grudnia 2010 r. na kwotę 1 305,80 zł za zakup
Faktura Nr 014/ST/XII/2010 z 13 grudnia 2010r. (zimowe utrzymanie dróg)na kwotę 59 975,40 zł
z adnotacją księgową (bez podpisu) obciążenia środków funduszu sołeckiego na kwotę 20 337 zł;
protokół odbioru z dnia 13 października 2011 r.
13 Faktura Nr 294/10 z 21 grudnia 2010 r.
12
7
ekspresu do kawy i kawy ziarnistej, oraz faktura 53/12/2010 z 29 grudnia 2010 r. na
kwotę 1 268,80 zł za zakup oprogramowania komputerowego CorelDraw Graphics
Suite X3 BOX PL. W swoim wniosku z 21 września 2009 r. Sołectwo wnioskowało
o „zakup sprzętu rekreacyjnego dla młodzieży”, nie wyszczególniając jednak o jaki
sprzęt chodzi, tym niemniej w ocenie NIK, powyższych zakupów nie można zaliczyć
do tej kategorii.
Wójt Gminy Pani Jolanta Batycka-Wąsik i Skarbnik Gminy Pani Elżbieta
Obłuska wyjaśniły m. in., że: Oprogramowanie komputerowe CorelDraw Graphics
Suite X3 BOX PL jest to profesjonalny program graficzny umożliwiający m. in.:
tworzenie i drukowanie zaproszeń na zawody sportowe i imprezy rekreacyjne,
banerów informacyjnych o terminach w/w zawodów i imprez rekreacyjnych oraz
przygotowanie materiałów dla stron internetowych dotyczących zawodów sportowych
oraz imprez rekreacyjnych. Zakup ekspresu do kawy i kawy ziarnistej został
dokonany z uwagi na prowadzone w szkole w Nowej Iwicznej treningi sportowe dla
młodzieży. Sołtysi składają wnioski określając zadania bardzo ogólnie, dopiero
w trakcie realizacji przedsięwzięcia ustalają szczegóły dotyczące zakupów.
Ustalono ponadto, że do funduszu sołeckiego księgowano ponadplanowe wydatki
związane z realizacją zaplanowanych w ramach tego funduszu zadań, tj.:
Mysiadło: Wniosek z 30 września 2009 r. m.in. na „Organizację pikniku
ekologicznego połączonego z akcją sprzątania sołectwa i zbiórką surowców
wtórnych” – 1 500 zł. Na zadanie to wydatkowano 2 789,95 zł (różnica 1 289,95 zł).
Wydatki te w 100% zaksięgowano na wydatki funduszu sołeckiego.
Nowa Iwiczna: Wniosek z 21 września 2009 r. m.in. na:
 zadanie „Organizacja pikniku ekologicznego połączonego z akcją sprzątania
sołectwa”– 3 000zł.
Na wykonanie tego zadania wydatkowano 5 813,70 zł (różnica 2 813,70 zł).
Wydatki te w 100% zaksięgowano na wydatki funduszu sołeckiego.
 Zadanie „Organizacja imprezy kulturalno-rozrywkowej dla mieszkańców pod
hasłem „Wielka Majówka” – 10 000 zł. Na wykonanie tego zadania
wydatkowano 19 756,62 zł (różnica 9 756,62 zł). Wydatki te w 100%
zaksięgowano na wydatki funduszu sołeckiego.
 Zadanie „Organizacja widowiska słowno-muzycznego Spotkanie
z kolendą” – 5 000 zł. Na wykonanie tego zadania wydatkowano 8 051,38 zł
(różnica 3 051,38 zł). Wydatki te w 100% zaksięgowano na wydatki funduszu
sołeckiego.
Nowa Wola: Wniosek z 22 września 2009 r. m.in. na: „Organizację imprezy
kulturalno-rozrywkowej dla dzieci „choinka” – 2 000 zł. Na zadanie to wydatkowano
5 585 zł (różnica 3 585 zł). Wydatki te w 100% zaksięgowano na wydatki funduszu
sołeckiego.
W wyniku kontroli ustalono, że do wydatków funduszu sołeckiego nieprawidłowo
zaksięgowano wydatki w łącznej wysokości 85.829,85 zł.
Skarbnik Gminy Pani Elżbieta Obłuska z upoważnienia Wójta Gminy wyjaśniła, że:
na wydatki funduszu sołeckiego księgowano ponadplanowe – faktycznie poniesione
koszty danego zadania, z uwagi na interpretację prawną Regionalnej Izby
Obrachunkowej we Wrocławiu z dnia 21 maja 2010 r., w której stwierdzono, że:
8
„Istnieje możliwość zmiany poszczególnych kosztów w ramach realizacji danego
przedsięwzięcia. Wydatki dokonywane w ramach funduszu sołeckiego są wydatkami
budżetu gminy. Mają do nich zastosowanie przepisy o finansach publicznych,
dotyczące wykonywania budżetu gminy oraz przepisy ustawy o samorządzie
gminnym gospodarki finansowej. Zgodnie z art.60 ust.2 pkt 3 ustawy o samorządzie
gminnym dokonywanie wydatków budżetowych (w tym w ramach funduszu
sołeckiego) należy do wyłącznej kompetencji Wójta”.
Dlatego też w odniesieniu do takich ponadplanowych wydatków nie występowano
o ich refundację.
Zgodnie z instrukcją sporządzania sprawozdania Rb-28S zawartą
w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie
sprawozdawczości budżetowej14, oraz zgodnie z interpretacją w/w Izby
Obrachunkowej we Wrocławiu z 18 lipca 2011 r.15 wydatki funduszu sołeckiego
księguje się w rzeczywistej wysokości ich poniesienia, a następnie wykazuje się je
w kol. 10 sprawozdania RB-28S (roczne) – w wysokości podlegającej zwrotowi
z budżetu państwa. W związku z tym, powyższe ustalenia w zakresie księgowania
wydatków funduszu sołeckiego w 2010 r. naruszają zasadę rzetelności ksiąg
rachunkowych określoną w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości16.
2.2. Udzielanie i realizacja zamówień publicznych
Opis stanu
faktycznego
Na podstawie prowadzonych przez Urząd Gminy rejestrów zamówień publicznych,
oraz rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych ustalono,
że w latach 2009-2011 w zakresie wydatków ze środków funduszu sołeckiego
stosowano wyłącznie procedury przetargu nieograniczonego17 (2009 r. – jedno na
kwotę 327,1 tys. zł netto; 2010 r. – cztery na kwotę łączną 869,8 tys. zł netto
i 2011 r. – dwa na kwotę łączną 263,5 tys. zł netto). Pozostałe wydatki nie
przekraczały równowartości 14 000 Euro, w związku z czym nie stosowano ustawy
Prawo zamówień publicznych.
W zakresie prawidłowości udzielania zamówień w trybach określonych przepisami
PZP badaniem objęto 2 postępowania przeprowadzone w trybie przetargu
nieograniczonego o wartości ogółem 921 138,10 zł (brutto).
Analiza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie
i renowację rowów oraz wymianę przepustów drogowych przy drogach gminnych
o wartości 221 292,00 zł (brutto) wykazała, że przeprowadzone zostało zgodnie
z przepisami PZP. Zadanie zostało wykonane zgodnie z umową, a roboty odebrane
na podstawie protokołów odbioru robót. Wykonawca wystawił 5 faktur na łączną
kwotę 221 141,70 zł , które częściowo zostały sfinansowane z funduszu sołeckiego
(213 993,10 zł).
Postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na „Remont dróg gminnych na
terenie Gminy Lesznowola w 2010 roku” o wartości 700 000,00 zł (brutto), w tym
18 000 zł sfinansowane z funduszu sołeckiego18. Analiza w/w postępowania
Dz.U. Nr 20 poz. 103., zał. 39, rozdz.4
w/w interpretacja zawarta została na stronie internetowej
http://www.wroclaw.rio.gov.pl/bip/dok_wyjasnienia/73001511.pdf
16 Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.
17 Tj. art. 39 – 46 ustawy Prawo zamówień publicznych
18 Wola Mrokowska
wysypanie żwirem ul. Marzeń i Snów oraz ul. Miodowej (rozdz. 60016 §4270).
14
15
9
wykazała, że zarządzeniem z 15 lipca 2010 r. Wójt Gminy powołał 5. osobową
Komisję Przetargową, określił przedmiot zamówienia, tj. rodzaj prac niezbędnych do
wykonania na drogach gminnych oraz zatwierdził Regulamin Pracy Komisji
Przetargowej. Opracowano kosztorys inwestorski przewidzianych do wykonania
prac, w którym określono: cenę jednostkową prac, ilość (w m, m2 i m3), wartość netto
wykonania poszczególnych robót, oraz wartość zamówienia na łączną kwotę
699 996,40 zł. Komisja Przetargowa opracowała SIWZ, która została zatwierdzona
z upoważnienia Wójta Gminy przez Zastępcę Wójta Gminy. W wyniku ogłoszeń, do
Urzędu wpłynęły 4 oferty. Komisja sporządziła Protokół z prac Komisji Przetargowej
12 sierpnia 2010 r., w którym uznała za najkorzystniejszą cenowo ofertę firmy P.H.U.
Transport – Sprzęt – Roboty Drogowe Z.P. z Pruszkowa (366 890,60 zł brutto). Pod
protokołem podpisali się wszyscy członkowie Komisji. Protokół i wybór wykonawcy
zamówienia zatwierdził z upoważnienia Wójta Gminy Zastępca Wójta Pan Marek
Ruszkowski. Umowa z wyłonionym w wyniku przetargu wykonawcą zawarta została
19 sierpnia 2010 r. (o treści zgodnej z zał. Nr 7 do SIWZ). Umowę ze strony
zamawiającego (Urzędu Gminy) podpisał z upoważnienia Wójta Pan Marek
Ruszkowski – Zastępca Wójta Gminy. Umowa została kontrasygnowana przez
Skarbnika Gminy, oraz Radcę Prawnego.
Za wykonane w 2010 r. w ramach w/w umowy prace związane z remontem dróg na
terenie gminy wykonawca otrzymał wynagrodzenie w łącznej wysokości
699 989,03 zł19, w tym 18 000 zł z funduszu sołeckiego za wysypanie tłuczniem
ul. Marzeń i Snów oraz Miodowej w Woli Mrokowskiej.
Ustalone
nieprawidłowości
1.
Pomimo że oferent, tj. firma P.H.U. Transport – Sprzęt – Roboty Drogowe
Z.P. z Pruszkowa zobowiązał się do wykonania przedmiotu zamówienia za cenę
366 890,60 zł ( brutto) w umowie stwierdzono, że:
§ 5 „1. Strony ustalają, że obowiązującą ich formą wynagrodzenia będzie
wynagrodzenie ustalone na podstawie kosztorysu powykonawczego,
sporządzonego po wykonaniu rzeczowego zakresu robót określonego
w zleceniu, oraz zatwierdzonego przez zamawiającego obmiaru robót,
w oparciu o ceny jednostkowe określone w kosztorysie ofertowym będącym
załącznikiem Nr 2 do niniejszej umowy.
Ustalone w tej formie wynagrodzenie wykonawcy nie może przekroczyć łącznie
kwoty netto (bez podatku VAT): 573.770,49 zł. Wartość podatku VAT
w zł: 126.229,51; kwota brutto (łącznie z podatkiem VAT): 700.000,00 zł.
Powyższą kwotę wynagrodzenia podano, mimo iż w pkt.2 (str.17) SIWZ stwierdzono,
że „zamawiający przyjął jako jedyne kryterium oceny ofert cenę brutto za realizację
całego zamówienia”. Nie zmienił się też zakres przedmiotowy umowy, ponieważ
w § 1 pkt. 3 umowy stwierdzono, że „Szczegółowy zakres prac objętych umową
określa przedmiar robót, kosztorys ofertowy, oraz specyfikacja techniczna wykonania
i odbioru robót budowlanych” – stanowiące załączniki do SIWZ. W SIWZ nie
przewidziano również zamówień uzupełniających (pkt.7, str.6).
Zgodnie z art. 140 ust. 1 PZP, zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy
jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.
Faktura Nr FV/147/2010 z 30 września 2010 r. na kwotę 326 650,12 (brutto) wraz ze zgłoszeniem
wykonania robót z 30 sierpnia 2010 r. i faktura Nr 0151/10/FVS z 28 grudnia 2010 r. na kwotę
373 338,91 zł (brutto) wraz ze zgłoszeniem wykonania robót z 28 grudnia 2010 r.
19
10
Pani Maria Jolanta Batycka-Wąsik – Wójt Gminy Lesznowola, Pan Marek
Ruszkowski – Zastępca Wójta, oraz Pani Anna Kołakowska z Referatu Zamówień
Publicznych – Przewodnicząca Komisji Przetargowej wyjaśnili, że Przedmiot
zamówienia objęty ww. postępowaniem ma specyficzny charakter. Przewiduje on
bowiem naprawy bieżące wszystkich dróg gminnych, które na dzień opracowania
specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) nie są pod względem
ilościowym możliwe do skonkretyzowania. Zamawiający w niniejszym postępowaniu
przyjął zgodnie z art. 629 Kodeksu cywilnego zasadę wynagrodzenia
kosztorysowego, opierającą się na przewidywaniach dotyczących zakresu prac oraz
kosztów ich wykonania. Główną cechą tego rodzaju wynagrodzenia jest jego
zmienność w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Jednocześnie Zamawiający
wprowadził górną granicę do jakiej może być wypłacone Wykonawcy w/w
wynagrodzenie, które ostatecznie ustalane jest po wykonaniu rzeczowego zakresu
robót oraz zatwierdzeniu przez Zamawiającego obmiaru robót, w oparciu
o zryczałtowane ceny jednostkowe określone w kosztorysie ofertowym. Wobec
powyższego należy stwierdzić, iż przyjęte przez Gminę Lesznowola rozwiązanie
(koncepcja) nie narusza art. 140 ustawy Prawo zamówień publicznych, gdyż
uwzględniony w umowie a także przyjęty do rozliczania zakres rzeczowy nie
wykracza poza opis przedmiotu zamówienia określony w SIWZ. Umowa
o zamówienie publiczne została zawarta zgodnie z wzorem umowy stanowiącym
Załącznik nr 7 do SIWZ. W § 4 wzoru umowy przyjęto, iż roboty objęte umową będą
realizowane w okresie: od daty zawarcia umowy do dnia 31.12.2010 r. lub do
wyczerpania kwoty przewidzianej na realizację zamówienia. Zgodnie z art. 86 ust. 3
ustawy Prawo zamówień publicznych kwota przewidziana przez Zamawiającego na
realizację zamówienia została podana bezpośrednio przed otwarciem ofert
i wynosiła: 700 000,00 zł. brutto. Dlatego też w §5 ust. 2 umowy została wpisana
przedmiotowa kwota oraz kwota netto pomniejszona o podatek VAT. Kwoty brutto
podane przez Wykonawców w ofertach wyliczone zgodnie z kosztorysem ofertowym
służyły do dokonania przez Komisję przetargową porównania i oceny ofert na
podstawie kryterium - cena brutto: 100%, określonego w Rozdziale 5 pkt. V ppkt. 2
SIWZ, a w konsekwencji do wyboru oferty najkorzystniejszej. Cena ofertowa brutto
podana przez Wykonawców była jedynie wstępnym wynagrodzeniem, a nie
wynagrodzeniem ostatecznym. Natomiast w umowie podano konkretnie, iż roboty
objęte przedmiotem zamówienia mogą być realizowane do kwoty brutto
700 000,00 zł.
Na pytanie: dlaczego w w/w postępowaniu w SIWZ nie stwierdzono jednoznacznie,
że ocena będzie dotyczyła jednostkowych cen kosztorysowych, a nie całości
zamówienia (tak jak w przetargu na „Wykonanie i renowacja rowów oraz wymiana
przepustów drogowych przy drogach gminnych”) Pani Maria Jolanta Batycka-Wąsik
– Wójt Gminy Lesznowola oraz Pan Marek Ruszkowski – Zastępca Wójta wyjaśnili
(m.in.) że: w postępowaniu „Wykonanie i renowacja rowów oraz wymiana
przepustów drogowych przy drogach gminnych” zakres obowiązków, które
Wykonawca zobowiązany jest wykonać jest mniejszy i bardziej skonkretyzowany niż
w postępowaniu na „Remont dróg gminnych na terenie Gminy Lesznowola w 2010
roku”. w postępowaniu „Remont dróg gminnych na terenie Gminy Lesznowola w
2010 roku” Zamawiający nie określił punktów dla poszczególnych czynności
wchodzących w zakres zamówienia, gdyż wszystkie spośród 35 czynności są tak
samo ważne. Ponadto pomimo zachowania należytej staranności nie było możliwe
do przewidzenia przed wszczęciem postępowania dokładnej ilości poszczególnych
11
robót, które Wykonawca będzie zobowiązany wykonać. Wynika to z faktu, iż
zamówienie ma specyficzny charakter, polegający na uzależnieniu konieczności
wykonania napraw np. od warunków atmosferycznych, natężenia ruchu, masy
pojazdów poruszających się po drogach gminnych itp. Przedmiotowe czynniki
niejednokrotnie powodują, iż niektóre czynności należy wykonywać w trakcie trwania
umowy wielokrotnie. W związku z tym, brak było możliwości obiektywnego
przypisania punktów poszczególnym czynnościom. Zamawiający tym samym dążył
do uniknięcia sytuacji, w której zostanie przyznana zbyt duża ilość punktów
czynnościom, które w rzeczywistości będą realizowane w znikomej ilości.
2.
Przedmiot zamówienia został wyceniony przez rzeczoznawcę Urzędu na
699 996,40 zł, podczas gdy wyłoniony w wyniku przetargu wykonawca zaoferował
cenę prawie dwukrotnie niższą (366 890,60 zł).
Pani Maria Jolanta Batycka-Wąsik – Wójt Gminy Lesznowola oraz Pan Marek
Ruszkowski – Zastępca Wójta wyjaśnili że: kosztorys inwestorski na realizację
zadania pn: „ Remont dróg gminnych na terenie Gminy Lesznowola w roku 2010”
został sporządzony na zlecenie Gminy przez osobę uprawioną do projektowania,
kierowania i nadzorowania inwestycji w zakresie budownictwa drogowego, nr
uprawnień - Wa 788/93. Osoba posiadająca w/w uprawnienia jest gwarantem
prawidłowego i zgodnego z przepisami prawa opracowania kosztorysu
inwestorskiego.
W ostatnich latach Wykonawcy składając oferty w różnych postępowaniach
przetargowych proponują niejednokrotnie wykonanie przedmiotu zamówienia za
ceny w przedziale od 30 % do 50 % niższe w stosunku do kosztorysu
inwestorskiego. Komisja przetargowa badając i oceniając ofertę Pana ZP
prowadzącego P.H.U. Transport – Sprzęt- Roboty Drogowe uznała, iż ceny
jednostkowe za poszczególne czynności są porównywalne, a nawet wyższe niż ceny
jednostkowe zaproponowane przez wybranego Wykonawcę w poprzednim
analogicznym postępowaniu przetargowym. Należy podkreślić, iż w poprzednim
zamówieniu, przy zaoferowaniu niższych niż w badanym postępowaniu cen
jednostkowych Wykonawca wykonał zamówienie z należytą starannością,
prawidłowo, zgodnie ze sztuką budowlaną oraz Specyfikacją Techniczną Wykonania
i Odbioru Robót Budowlanych. Dlatego też w przedmiotowym postępowaniu
przetargowym nie zachodziło podejrzenie o zaniżeniu ceny przez wybranego
Wykonawcę, jak również nie wykryto czynu nieuczciwej konkurencji w stosunku do
innych Wykonawców.
Należy podkreślić, iż Komisja przetargowa dokonując badania i oceny ofert
dochowała zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji wobec wszystkich
Wykonawców ubiegających się o udzielenie przedmiotowego zamówienia.
3.
W świetle § 5 umowy wynagrodzenie wykonawcy ustalone będzie na
podstawie „Kosztorysu powykonawczego” sporządzonego przez Wykonawcę,
natomiast wypłata wynagrodzenia płatna będzie miesięcznie na podstawie „Protokołu
odbioru robót”. W § 6 umowy stwierdzono m.in., że: „z czynności odbioru sporządza
się protokół podpisany przez strony”. Ustalono, że nie sporządzono takich
dokumentów. Do faktur załączono „zgłoszenia wykonania robót” (podpisane
jednostronnie przez wykonawcę zamówienia), w których wyszczególniono
zrealizowane przez wykonawcę prace związane z remontem dróg gminnych,
12
z podaniem: rodzaju prac, wyremontowanej powierzchni oraz ceny jednostkowej
(zgodnej z ofertą) i ceny łącznej.
Pani Elżbieta Obłuska wyjaśniła, że: zatwierdziłam do wypłaty faktury za prace
związane z bieżącym utrzymaniem dróg na terenie gminy w łącznej wysokości
699.989,03 zł. po potwierdzeniu przez pracownika merytorycznego. Uznałam,
że dowód księgowy jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej.
Ponadto do faktur dołączone zostały zgłoszenia wykonanych robót, które to
dokumenty uznałam za wystarczające.
Pani Maria Przygodzka wyjaśniła, że: faktury nr FV/147/2010 z dnia 30.09.2010 r.
i nr 0151/10/FVS z dnia 28.12.2010r. zostały przeze mnie zatwierdzone pod
względem merytorycznym bez kosztorysu powykonawczego i protokołu odbioru
robót, a podstawą zatwierdzenia merytorycznego były złożone przez wykonawcę
„zgłoszenia wykonania robót”. Jednocześnie wyjaśniam, iż każdorazowo po
wykonaniu prac dokonany został odbiór robót w terenie przez pracownika Referatu
Budowy Utrzymania Dróg i Zasobów Mieszkaniowych na podstawie którego
Wykonawca przygotował i złożył dokument – „zgłoszenie wykonania robót”.
„Zgłoszenia wykonania robót” były przedstawione w formie kosztorysu
powykonawczego, który był zgodny z faktycznym wykonaniem robót, dlatego też
potwierdziłam wykonanie merytoryczne usługi zgodnej z zawartą wcześniej umową.
Niewłaściwie przyjęłam „zgłoszenie wykonania robót” jako protokół odbioru
i kosztorys powykonawczy.
4.
Kontrolującemu nie dostarczono szczegółowej kalkulacji robót drogowych
wykonanych w ramach ceny z oferty firmy P.H.U. Transport – Sprzęt – Roboty
Drogowe Z.P. z Pruszkowa (366 890,60 zł brutto) i robót wykonanych przez tę firmę
za pozostałą kwotę ostatecznego wynagrodzenia, tj. 333 098,43 zł (łącznie
699 989,03 zł.).
Pani Maria Jolanta Batycka-Wąsik – Wójt Gminy Lesznowola oraz Pan Marek
Ruszkowski – Zastępca Wójta wyjaśnili, że: Gmina Lesznowola nie posiada
szczegółowej kalkulacji w ramach cen z oferty P.H.U. Transport – Sprzęt – Roboty
Drogowe Z.P.z siedzibą w Pruszkowie na kwoty przez Pana wskazane tj. 366 890,60
zł i 333 098,43 zł. Kalkulacja zawarta w zgłoszeniu wykonania robót określa zakres
wykonanych prac w ramach kwoty określonej w umowie (700 000,00 zł brutto).
Wszystkie prace zlecane do wykonania są odbierane w terenie, przez pracownika
Referatu Budowy Utrzymania Dróg i Zasobów Mieszkaniowych, pod względem
technicznym, jakościowym oraz ilościowym. Pracownik dokonuje odbioru prac
osobiście na miejscu realizacji robót objętych umową, weryfikując je ze zgłoszeniem
złożonym przez Wykonawcę. Z tych czynności nie został sporządzony odrębny
dokument. Szczegółowe Specyfikacje Techniczne wykonania i odbioru robót
budowlanych stanowią integralną część SIWZ (str. 35 – 61).
Ocena cząstkowa
Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia wykorzystanie środków funduszu
sołeckiego w latach 2010-2011. Powyższą ocenę uzasadnia fakt, iż w 2010 r.
stwierdzono nieprawidłowości dotyczące: błędnego kwalifikowania wydatków do
13
wydatków funduszu na łączną kwotę 61 598,70 zł20 (tj. 13,3% wydatków funduszu),
księgowania ponadplanowych wydatków funduszu na łączną kwotę 20 496,65 zł21 (tj.
4,4%) oraz nieprawidłowej realizacji zamówienia publicznego na remont dróg
gminnych w 2010 r. (18 000,00 zł).
3. Refundacja z budżetu państwa części wydatków
poniesionych w ramach funduszu sołeckiego
Opis stanu
faktycznego
W 2011 r. Gmina otrzymała refundację, w formie dotacji z budżetu państwa, części
wydatków poniesionych w ramach funduszu za 2010 r. (382 047,97 zł) w wysokości
38 204,80 zł (10%), natomiast w 2012 r. wystąpiła o częściową refundację wydatków
za 2011 r. (619 252,15 zł) w wysokości 61 925,20 zł (10%) – na zasadach
określonych w art. 2 ust. 5 pkt 3 ustawy o funduszu sołeckim.
[Dowód: akta kontroli str.996-1038]
Ustalone
nieprawidłowości
1.
Biorąc pod uwagę ustalenia opisane w pkt. 2. wystąpienia,
tj. zakwalifikowanie do wydatków funduszu sołeckiego kwoty 65 333,20 zł w sposób
naruszający art. 1 ust.3 ustawy o funduszu sołeckim, kwota będąca podstawą
obliczenia refundacji powinna wynosić 337 051,77 zł22, a nie 382 047,97 zł.
W związku z tym wysokość refundacji wydatków poniesionych przez Gminę
w 2010 r. powinna wynieść 33 705,20 zł, a nie 38 204,80 zł (różnica 4 499,60 zł).
2.
Za 2011 r. Gmina wyliczyła kwotę refundacji na bazie wykazanych
w sprawozdaniu Rb-28S wydatków funduszu sołeckiego (627 413,65 zł). Ustalono,
że Gmina zaliczyła do zwrotu wykazaną w sprawozdaniu Rb-28S za 2011 r. (w dziale
921 rozdz. 92109 § 2480) całą kwotę dotacji przekazanej dla Gminnego Ośrodka
Kultury, tj. 283 348 zł. Faktyczne wydatki z tej dotacji wyniosły 275 186,50 zł.
(różnica 8 161,50 zł, tj. 1,3%). W związku z tym wykazana w sprawozdaniu Rb-28S
wysokość wydatków funduszu sołeckiego w 2011 r. powinna wynosić 619 243,98 zł,
a kwota refundacji 61 924,40 zł. Powyższe stanowiło naruszenie art. 2 ust. 4 ustawy
o funduszu sołeckim. Z korektą tego wniosku w w/w zakresie Gmina wystąpiła do
Wojewody Mazowieckiego pismem z 10 sierpnia 2012 r.
[Dowód: akta kontroli str. 1003-1006, 290-313, 1014-1016]
Wójt Gminy Pani Jolanta Batycka-Wąsik oraz Skarbnik Gminy Pani Elżbieta Obłuska
wyjaśniły, że: w pierwotnej wersji wniosku o zwrot części wydatków wykonanych
w ramach funduszu sołeckiego w 2011 r. wysłanego do Wojewody Mazowieckiego
w dniu 16 maja 2012r. wystąpiono o zwrot całości dotacji, którą przekazano dla
Gminnego Ośrodka Kultury w 2011 roku. Jednakże z informacji pozyskanych na
szkoleniach uznano, że właściwie będzie jeżeli wystąpimy o zwrot części wydatków
faktycznie poniesionych. Art. 2 ust. 4 ustawy zinterpretowano, iż zwrot obejmuje
20 337,00+39 991,60+1 305,80+1 268,80=61 598,70 zł, tj. 13,3% wydatków funduszu wykazanych
w sprawozdaniu Rb-28S za 2010 r. 463 863,32 zł.
21 1 289,95+2 813,70+9 756,62+3 051,38+3 585,00=20 496,65 zł, tj. 4,4% wydatków funduszu
wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S za 2010 r. 463 863,32 zł.
22 W pkt. 2. wystąpienia opisano 3 przypadki nieprawidłowego zakwalifikowania wydatków do
wydatków funduszu sołeckiego na łączną kwotę 65 333,20 zł, tym niemniej nieprawidłowo
zakwalifikowanej kwoty 20 337,00 zł (Sołectwo Lesznowola) nie ujęto w podstawie refundacji.
W związku z czym, podstawa refundacji powinna wynosić 337 051,77 zł, tj. 382 047,97 zł –
44 996,20 zł (65 333,20 – 20 337,00).
20
14
wydatki wykonane w ramach funduszu, czyli nie według dotacji przekazanej dla GOK
lecz wydatków faktycznie wykonanych.
3.
Gmina księgowała na wydatki funduszu sołeckiego ponadplanowe,
faktycznie poniesione koszty danego zadania. W efekcie wnioskowana kwota
refundacji nie jest zgodna z ewidencją księgową i z wydatkami z funduszu sołeckiego
wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania wydatków budżetowych Gminy za
2010 r. (kol. 10), w którym podano, że wydatki te w 2010 r. wyniosły 463 863,32 zł,
a nie jak wnioskowano 382 047,97 zł (różnica 81 815,35 zł, tj. 17,6%).
Zgodnie z instrukcją sporządzania ww. sprawozdania zawartą
w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie
sprawozdawczości budżetowej oraz zgodnie z interpretacją Izby Obrachunkowej we
Wrocławiu z 18 lipca 2011 r.23 wydatki funduszu sołeckiego księguje się
w rzeczywistej wysokości ich poniesienia, a następnie wykazuje się je
w kol. 10 sprawozdania RB-28S (roczne) – w wysokości podlegającej zwrotowi
z budżetu państwa. W obydwu opisanych przypadkach sposób księgowania
wydatków funduszu sołeckiego narusza zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych
określoną w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości24,
jak również rzetelności sporządzenia sprawozdań finansowych Gminy Rb-28S za
2010 i 2011 r., ponieważ zgodnie z § 9 ust. 2 w/w rozporządzenia, kwoty wykazane
w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji
księgowej. Wyjaśnienia Skarbnika Gminy Pani Elżbiety Obłuskiej zamieszczono na
stronach 12 wystąpienia.
Ocena cząstkowa
Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia działania Gminy w tym obszarze.
4. System kontroli zarządczej
Opis stanu
faktycznego
W badanym okresie, wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 68 i 69 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych25, Wójt Gminy Pani J. BatyckaWąsik, do końca kwietnia 2011 r., nie opracowała i nie wdrożyła w Urzędzie Gminy
zasad i procedur kontroli zarządczej, w tym w zakresie funkcjonowania funduszu
sołeckiego.
Wójt Gminy Pani J. Batycka-Wąsik wyjaśniła, że: w Gminie nie opracowano
odrębnych zasad funkcjonowania funduszu sołeckiego, ponieważ realizacja
wydatków sołeckich podlega takim samym zasadom finansów publicznych jak
pozostałe wydatki budżetowe. W zakresie kontroli zarządczej, Kierownicy referatów
i jednostek organizacyjnych gminy Lesznowola zostali zobowiązani do dokonania
identyfikacji i analizy ryzyka, sporządzenia oświadczenia o stanie kierowanej przez
siebie komórki, przeprowadzenia wśród pracowników swoich komórek samooceny
kontroli zarządczej. Wśród zdefiniowanych obszarów ryzyka ( działalności) nie ma
obszaru „fundusze sołeckie”, lecz jest on jako nienazwany monitorowany
i analizowany wśród innych obszarów np. „opracowanie budżetu”, „zarządzanie
finansami”, „wprowadzenie działań kontrolnych”, czy innych.
[Dowód: akta kontroli str. 48 i 1040]
w/w interpretacja zawarta została na stronie internetowej
http://www.wroclaw.rio.gov.pl/bip/dok_wyjasnienia/73001511.pdf
24
Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.
25 Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.
23
15
Regulamin przeprowadzania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Lesznowola
i jednostkach organizacyjnych Gminy Lesznowola wprowadzony został
zarządzeniem Nr 6/UG/2011 Wójta Gminy Lesznowola z 29 kwietnia 2011 r.
W Regulaminie tym określono procedury zapewniające podejmowanie działań dla
realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny
i terminowy z jednoczesnym obowiązkiem przestrzegania przez pracowników
obowiązujących ustawowych regulacji prawnych oraz standardów kontroli
zarządczej.
Obowiązki bezpośrednio związane z prowadzeniem dokumentacji i rozliczaniem
funduszu sołeckiego powierzono w zakresie obowiązków służbowych Pani Halinie
Szulik zatrudnionej w Referacie Realizacji Budżetu Urzędu Gminy.
System kontroli zarządczej w obszarze funkcjonowania funduszu sołeckiego nie był
skuteczny, o czym świadczą w/opisane stwierdzone w wyniku kontroli
nieprawidłowości. Audytor wewnętrzny został zatrudniony w Urzędzie dopiero
w 2011 r. i na skutek jego działań w kwietniu 2011 r. wprowadzono w życie
Regulamin przeprowadzania kontroli zarządczej.
W latach 2009-2011 czterech pracowników Urzędu Gminy uczestniczyło
w szkoleniach w zakresie tworzenia i funkcjonowania funduszu sołeckiego, w tym:
w 2009 r. – 3, w 2010 r. – 1 i w 2011 r. – 1. W szkoleniach tych brała udział Skarbnik
Gminy i pracownicy Referatu Realizacji Budżetu (w tym 2. krotnie Pani H. Szulik
zajmująca się bezpośrednio funduszem sołeckim).
W okresie kontrolowanym nie przeprowadzano szkoleń sołtysów w zakresie
funkcjonowania funduszu sołeckiego. Szkolenie takie odbyło się 24 lipca 2009 r.
Na szkolenie zaproszono wszystkich sołtysów Gminy (22), z czego stawiło się 19.
Celem szkolenia było kompleksowe przedstawienie zasad tworzenia i wydatkowania
funduszu sołeckiego.
Ustalone
nieprawidłowości
W okresie kontrolowanym nie przeprowadzono w Gminie audytów wewnętrznych
(w tym funduszu sołeckiego), ponieważ Audytor Wewnętrzny został zatrudniony
w Gminie dopiero w 2011 r. na ¼ etatu. W 2011 r. Audytor Wewnętrzny
przeprowadził szkolenie pracowników Urzędu Gminy w zakresie zasad kontroli
zarządczej i udzielał wsparcia merytorycznego pracownikowi kontroli wewnętrznej
przy tworzeniu regulacji dotyczących kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i w jej
jednostkach organizacyjnych. Na 2012 r. nie zaplanowano audytu w w/w zakresie,
ponieważ zrezygnowano z utworzenia tego funduszu.
Wójt Gminy Pani J. Batycka-Wąsik wyjaśniła, że: w okresie kontrolowanym w Gminie
nie przeprowadzano audytu wewnętrznego (w tym funduszu soleckiego) ponieważ
audytor wewnętrzny został zatrudniony w kwietniu 2011 roku. Pierwszy plan audytu
wewnętrznego przygotowano na rok 2012.
Stwierdzono nieskuteczność funkcjonującego w Urzędzie systemu kontroli
zarządczej, w szczególności w zakresie braku realizacji standardów identyfikacji
i analizy ryzyka, jak również braku właściwej reakcji na ryzyko, tj. wprowadzenia
mechanizmów zmierzających do jego ograniczenia.
Wójt Gminy Pani J. Batyckiej-Wąsik wyjaśniła, że: kierownicy referatów i jednostek
organizacyjnych gminy Lesznowola zostali zobowiązani do dokonania identyfikacji
16
i analizy ryzyka, sporządzenia oświadczenia o stanie kierowanej przez siebie
komórki, oraz przeprowadzenia wśród pracowników swoich komórek samooceny
kontroli zarządczej.
Ocena cząstkowa
Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia system kontroli zarządczej w obszarze
funkcjonowania funduszu sołeckiego.
IV. Wnioski
Wnioski pokontrolne
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa
Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r.
o Najwyższej Izbie Kontroli26, wnosi o:
1) wyeliminowanie przypadków planowania wydatków na remonty dróg nie
będących własnością gminy,
2) wzmożenie nadzoru nad prawidłowością księgowania wydatków w odniesieniu
do źródeł ich finansowania – w celu zapewnienia rzetelności ksiąg
rachunkowych, jak i sporządzanej na ich podstawie sprawozdawczości
budżetowej,
3) dokonanie korekty ksiąg rachunkowych i sprawozdań budżetowych RB-28S
z wykonania wydatków budżetowych za 2010 i 2011 r. w zakresie faktycznie
poniesionych wydatków z funduszu sołeckiego.
4) zwrot na rachunek Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego kwoty 4 126,20 zł
wynikającej z zawyżonej kwoty refundacji za wydatki poniesione z funduszu
sołeckiego w 2010 r.,
5) redagowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w sposób
jednoznaczny – w szczególności w odniesieniu do opisu przedmiotu zamówienia
oraz sposobu dokonania oceny nadesłanych ofert – w celu zapewnienia
zgodności pomiędzy ceną ofertową i wartością zamówienia określoną
w umowie,
6) dokumentowanie odbioru zlecanych robót poprzez sporządzanie dokumentacji
potwierdzającej prawidłowość i kompletność wykonania przedmiotu zamówienia,
7) praktyczne wdrożenie w działalności Urzędu Gminy i jej jednostek
organizacyjnych standardów kontroli zarządczej, w szczególności w zakresie
identyfikacji i analizy ryzyka, jak również właściwej reakcji na ryzyko – w celu
wyeliminowania stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości,
V. Pozostałe informacje i pouczenia
Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla
kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli.
Zgodnie z art. 54 ust. 1 i 2 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej
przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia
pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się
do dyrektora Delegatury Najwyższej Izby Kontroli w Warszawie.
Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli,
w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie
wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych
działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.
26
Dz.U. z 2012 r. poz. 82.
17
W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin
przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu
zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego.
Warszawa, dnia 03 października 2012 r.
Kontroler
Krzysztof Matyjasiak
Główny specjalista kp.
........................................................
........................................................
Podpis
podpis
18

Wystąpienie -

Transkrypt

Podobne dokumenty

Dochody Dział 758 - zwiększenie dotacji związanej ze zwrotem

Odpowiedzi - i lo tczew

Wystąpienie pokontrolne NKO-401-32

FUNDUSZ SOŁECKI – informacja

protokol zebrania wiejskiego 13 marca 2015

PROCEDURA WYDATKOWANIA FUNDUSZU

Witam Państwa, Jeśli zależy Tobie na przyszłości miejscowości

KSIĄŻECZKA ZDROWIA do celów sanitarno – epidemiologicznych

Wystąpienie pokontrolne - bip.bydgoszcz.uw.gov.pl