Zarządzenie Nr 117 /K/2013 Burmistrza Gostynia z dnia 8

Zarządzenie Nr 117 /K/2013
Burmistrza Gostynia
z dnia 8 kwietnia 2013 roku
w sprawie: gospodarowania składnikami majątku oraz zasad ewidencjonowania majątku
stanowiącego własność Gminy.
Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 ze zmianami), art.10 ustawy z dnia 29 września 1994
roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 roku Nr 152, poz. 1223 ze zmianami)
zarządzam, co następuje:
§ 1. Wprowadzam instrukcję w sprawie gospodarowania składnikami majątku oraz zasad
ewidencjonowania majątku stanowiącego własność Gminy zgodnie z załącznikiem do
niniejszego zarządzenia.
§ 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników urzędu do zapoznania się z treścią dokumentu i
jego przestrzegania.
§ 3. Ścisłe stosowanie instrukcji zapewni prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej
oraz własną ochronę majątku Gminy Gostyń.
§ 4. Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych.
§ 5. Traci moc Zarządzenie Nr 592/05 Burmistrza Gostynia z dnia 1 września 2005 roku w
sprawie metod prowadzenia w Urzędzie Miejskim w Gostyniu kont ksiąg pomocniczych dla
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych,
materiałów i towarów oraz dokonywania odpisów umorzeniowych.
§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz
/-/ mgr inż. Jerzy Kulak
Załącznik do Zarządzenia Nr 117/K/2013
Burmistrza Gostynia
z dnia 8 kwietnia 2013 roku
Instrukcja w sprawie gospodarowania składnikami majątku oraz zasad ewidencjonowania
majątku stanowiącego własność Gminy Gostyń.
1.
Jednostka wykorzystuje składniki rzeczowe majątku ruchomego do realizacji swoich
zadań oraz gospodaruje tymi składnikami w sposób oszczędny i racjonalny.
2.
Jednostka utrzymuje składniki rzeczowe majątku ruchomego w stanie niepogorszonym, z
uwzględnieniem normalnego zużycia.
3.
Składniki rzeczowe majątku jednostki mogą być wykorzystywane do jednoczesnej
realizacji zadań innych jednostek, jeżeli nie ogranicza to wykonywania własnych zadań
jednostki i nie powoduje powstania dodatkowych kosztów po jej stronie.
4.
Jednostka na bieżąco analizuje stan majątku, z uwzględnieniem jego stanu technicznego
oraz przydatności do dalszego użytkowania.
5.
Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku ponosi kierownik jednostki, na
którym ciąży obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem
przed zniszczeniem i kradzieżą.
6.
Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie
godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono w związku z
zajmowanym stanowiskiem.
7.
Odpowiedzialność za gospodarowanie środkami trwałymi i wyposażeniem oraz za
właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych:
a) w świetlicach ponoszą pracownicy obsługi świetlicy,
b) w remizach Ochotniczych Straży Pożarnych ponoszą wyznaczeni członkowie OSP.
8.
Odpowiedzialność materialną w stosunku do pracowników, którym powierzono składniki
mienia określają odpowiednio przepisy ustawy – Kodeks Pracy z dnia 26 czerwca 1974
roku. Osoby te składają oświadczenie o odpowiedzialności materialnej.
9.
W przypadku zaistnienia współodpowiedzialności materialnej wymagane jest zawarcie
stosownej umowy o współodpowiedzialności materialnej za powierzone składniki mienia
z obowiązkiem wyliczenia się.
10. W przypadku pozostałych osób odpowiedzialność powierza się na podstawie umowy
cywilno-prawnej.
11. Do obowiązków użytkownika głównego należą następujące czynności związane z
gospodarowaniem majątkiem:
a) prowadzenie procedury zakupu nowych składników majątkowych na podstawie
analizy potrzeb, w ramach środków finansowych zapewnionych w budżecie gminy,
b) rozdysponowanie i przekazywanie mienia użytkownikom bezpośrednim,
c) znakowanie składników majątkowych,
d) zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem i kradzieżą,
e) prowadzenie pomocniczej ewidencji poszczególnych środków trwałych, pozostałych
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
f) uzgadnianie stanów ewidencji pomocniczej z pracownikiem prowadzącym księgi
inwentarzowe,
g) analiza przydatności majątku zbędnego i zużytego, wnioskowanie w sprawie
likwidacji, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania lub innych form zagospodarowania
zużytych i zbędnych składników majątkowych,
h) terminowe wywiązywanie się z obowiązku zwrotu lub wyliczenia się ze składników
majątku pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy,
i) przygotowywanie wniosków do organów ścigania w przypadku wystąpienia
przestępstw, przedmiotem których są składniki majątku.
12. Do obowiązków użytkowników bezpośrednich należy:
a) codzienna dbałość o powierzone mienie,
b) właściwa eksploatacja i ochrona składników majątkowych przed kradzieżą lub
zniszczeniem,
c) przyjmowanie składników majątku od użytkownika głównego oraz zgłaszanie
użytkownikowi głównemu składników majątkowych zbędnych, uszkodzonych lub
zużytych,
d) bezzwłoczne informowanie użytkownika głównego o zniszczeniu lub zaginięciu
składnika majątkowego.
13. Zaopatrzenie pracowników urzędu w artykuły biurowe, książki służące do użytku
służbowego oraz w narzędzia do drobnych napraw i remontów należy do zadań wydziału
organizacyjnego.
14. Pozostałe środki trwałe /wyposażenie/ objęte ewidencją ilościowo-wartościową i
ilościową, stanowiące wyposażenie pomieszczeń biurowych i innych pomieszczeń w
urzędzie, świetlicach oraz remizach OSP przypisane są do każdego pomieszczenia z
osobna i ujęte w spisie inwentarzowym. Spis umieszcza się w każdym pomieszczeniu.
15. Spis inwentarza oprócz numeru pomieszczenia, określa nazwę składnika majątkowego
oraz numer inwentarzowy.
16. Środki trwałe i pozostałe środki trwałe przed oddaniem do użytkowania należy
oznakować w sposób trwały.
17. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się możliwość wypożyczenia sprzętu poza
urząd, po wyrażeniu pisemnej zgody Sekretarza Gminy.
18. Niedobory i szkody w rzeczowych składnikach majątkowych powstałe na skutek
zaniedbań obowiązków obciążają w pełnej wysokości użytkownika mienia.
19. Majątek jednostki stanowią:
a) środki trwałe, czyli rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej
użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku stanowiące własność
gminy, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu
ustawy o finansach publicznych. Środki trwałe to środki o wartości początkowej
wyższej od kwoty 3.500,00 zł ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób
prawnych. Środki trwałe obejmują:
 grunty, w tym prawo użytkowania wieczystego,
 budynki i lokale będące odrębną własnością,
 obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
 kotły i maszyny energetyczne,
 maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
 maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne,
 urządzenia techniczne,
 środki transportu,
 narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej nie sklasyfikowane,
 inwentarz żywy.
Do środków trwałych w urzędzie zalicza się również zespoły komputerowe i drukarki bez
względu na ich wartość początkową. Do środków trwałych prowadzi się ewidencję
ilościowo-wartościową.
b) pozostałe środki trwałe (wyposażenie), to środki trwałe, które finansuje się ze środków
na bieżące wydatki (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak,
jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje). To środki trwałe o wartości
nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób
prawnych, dla których odpisy umorzeniowe (amortyzacyjne) są uznawane za koszty
uzyskania przychodu w 100% ich wartości w miesiącu oddania ich do używania.
W urzędzie pozostałe środki trwałe podlegają ewidencji ilościowej oraz ewidencji
ilościowo-wartościowej. Ewidencję ilościowo-wartościową prowadzi się tylko do
umeblowania, sprzętu AGD, sprzętu audiowizualnego. Dla pozostałego wyposażenia
prowadzi się ewidencję ilościową.
c) wartości niematerialne i prawne, to nabyte prawa majątkowe o przewidywanym
okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, nadające się do gospodarczego
wykorzystania. Zalicza się do nich w szczególności: autorskie prawa majątkowe i
prawa pokrewne do programów komputerowych. Do wartości niematerialnych i
prawnych prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową.
20. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia ich do używania: z
budowy, od dostawców lub innych jednostek przekazujących. Ujawnione nadwyżki
środków trwałych wprowadza się do ksiąg pod datą ich zinwentaryzowania. Zakupiony
środek trwały zarówno nowy, jak i używany wprowadza się do ewidencji w tak zwanej
„rozszerzonej” cenie nabycia, która obejmuje między innymi: cenę zakupu należną
sprzedającemu pomniejszoną o ewentualne rabaty, upusty, cło, opłaty notarialne,
skarbowe, koszty transportu, załadunku, wyładunku, koszty montażu, przystosowania,
obciążający podatek VAT, w części niepodlegającej odliczeniu lub zwrotowi. Środki
trwałe przejęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się po koszcie
wytworzenia, czyli w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów. Środki
trwałe ujawnione w wyniku inwentaryzacji wycenia się w wartości wynikającej z
posiadanych dokumentów, a gdy ich brak – na podstawie ekspertyzy, uwzględniając ich
wartość godziwą i ewentualne dotychczasowe zużycie. Otrzymane nieodpłatnie środki
trwałe wprowadza się do ewidencji w wartości określonej w decyzji właściwego organu,
natomiast otrzymane od innych podmiotów środki trwałe np. z tytułu darowizny wycenia
się w wartości rynkowej z dnia nabycia.
Obiektem inwentarzowym dla gruntów są poszczególne działki gruntowe lub
nieruchomości gruntowe, stanowiące zespoły działek, które można traktować jako
wyodrębnioną integralną całość.
21. Wartość środka trwałego może być zwiększona w wyniku zarządzanej aktualizacji
wyceny, a także o koszty związane z modernizacją środka trwałego lub zmniejszona np. z
tytułu likwidacji. Przez modernizację należy rozumieć ulepszenie /unowocześnienie/
środka trwałego, podnoszące jego wartość techniczną, użytkową, jak i przystosowanie
składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż pierwotnie jego
przeznaczenie albo nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych.
Oprócz modernizacji ulepszeniem jest również:
1. Przebudowa – dokonanie gruntownej zmiany czegoś, ulepszenie, poprawienie.
2. Rozbudowa – powiększenie, poszerzenie czegoś /najczęściej budowli czy budynku/,
dobudowywanie nowych elementów, budowanie nowych obiektów, zwiększenie liczby
składników czegoś.
3. Rekonstrukcja – odtworzenie czegoś na podstawie zachowanych fragmentów,
szczątków, przekazów zniszczonych całkowicie lub częściowo budynków lub innych
środków trwałych.
4. Adaptacja – przystosowanie /zwłaszcza budynku/ do innego użytku, przerobienie dla
nadania innego charakteru.
22. Ewidencję ilościowo –wartościową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
prawnych prowadzi wydział księgowości w programie komputerowym „środki trwałe”.
23. Do szczegółowej ewidencji środków trwałych służą:
a) księga obiektów inwentarzowych, w której ewidencjonuje się każdy obiekt w
oddzielnej pozycji, zaopatrzony w odpowiednie numery inwentarzowe umożliwiające
ich zidentyfikowanie. Numer pozycji przychodu staje się numerem inwentarzowym
obiektu. Numer inwentarzowy nadaje się na cały okres użytkowania obiektu.
b) indywidualne karty kontowe obiektów inwentarzowych prowadzone dla każdego
środka trwałego oddzielnie. Do umorzeń jednostka przyjmuje stawki określone w
przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Obowiązuje metoda liniowa.
24. Wyceny środków trwałych dokonuje się według zasad określonych w ustawie o
rachunkowości, z tym, że środki trwałe, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji
właściwego organu, wycenia się według wartości określonej w decyzji.
25. Bez względu na wartość na koncie środków trwałych ewidencjonuje się grunty, budowle
i budynki.
26. Podstawą przyjęcia do ewidencji środka trwałego w wydziale finansowym jest: decyzja,
akt notarialny, dokument OT – przyjęcie środka trwałego z numerem ewidencyjnym.
Podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią:
1. Przy zakupie: faktura VAT dostawcy lub rachunek wraz z protokołem odbioru
technicznego.
2. W przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji – zestawienie
zbiorcze
spisu
z
natury
z
wyciągiem
z
protokołu
rozpatrzenia
różnic
inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną.
3. W sytuacji wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie – dokumentacja
inwestycyjna.
4. W przypadku nieodpłatnego nabycia – np. umowa darowizny.
5. Wyjaśnienie w celu dokładnego sporządzenia dokumentu OT
1) Określenie wystawcy dowodu / nazwa jednostki i dokładny adres/.
2) Określenie numeru i daty wystawienia dowodu /w rubryce tej określa się:
numer dowodu, umożliwiający w sposób jednoznaczny i niepowtarzalny oznaczyć
dokument oraz datę wystawienia/.
3) Nazwa środka trwałego /w tym miejscu widnieje dokładna nazwa środka trwałego/.
4) Charakterystyka środka trwałego /w rubryce tej podaje się dokładną i pełną nazwę
środka trwałego wraz z jego charakterystyką np. numerem fabrycznym, cechami
użytkowymi czy technicznymi/.
5) Nazwa dostawcy oraz oznaczenie dowodu dostawy /w tym miejscu tym podaje się
nazwę i dokładny adres dostawcy oraz nr i rodzaj dowodu, takie jak: faktura VAT
dostawcy lub rachunek wraz z protokołem odbioru technicznego w przypadku
zakupu, zestawienie zbiorcze spisu z natury, dokumentacja inwestycyjna, umowa
darowizny, wartość środka trwałego/.
6) Podpisy: wystawcy dowodu i użytkownika środka trwałego /w rubryce tej
podpisują się: wystawca dowodu oraz pracownik, któremu przekazano środek
trwały w celu sprawowania nad nim kontroli - użytkownik środka trwałego/.
7) Miejsce użytkowania /określenie miejsca użytkowania środka trwałego – miejsce,
w którym on się znajduje/.
8) Uwagi /w tym miejscu podaje się uwagi do opisu technicznego np. rok produkcji
czy numer fabryczny/.
6. Pozostałe dane na dowodzie przychodowym OT wypełnia komórka finansowa.
1) Księgowanie - dowód OT podlega ewidencji syntetycznej w urządzeniach
księgowych na odpowiednich kontach /należy dowód zadekretować/ oraz w
ewidencji analitycznej w module „środki trwałe”; pod dekretacją umieszcza się datę
księgowania oraz podpis osoby, która tego dokonuje.
2) Numer inwentarzowy - numer zostaje trwale nadany przez upoważnionego
pracownika, w momencie wpisania go do ewidencji inwentarzowej.
3) Symbol układu klasyfikacyjnego - pracownik upoważniony do prowadzenia
ewidencji środków trwałych nadaje symbol zgodnie z KŚT i wpisuje go na
dokumencie OT.
4) Stanowisko kosztów - określamy tutaj odpowiednie stanowisko kosztów np. konto
analityczne do konta 080 np. 080-01.
5) Stopa umorzenia - księgowość przypisuje dla danego środka trwałego procentową
stopę rocznego umorzenia.
27. Dowody OT winne być numerowane od nr 1 od początku danego roku. Pracownik
wyznaczony do wystawiania OT zaczyna od nr 1 w każdym roku kalendarzowym,
dopisując symbol wydziału.
a) dowody OT na środki trwałe wytworzone we własnym zakresie /zrealizowana
inwestycja/ sporządzają pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za realizację danej
inwestycji w ciągu 30 dni od daty odbioru zadania,
b) dowody OT na środki trwałe pochodzące z zakupu sporządzają pracownicy
merytoryczni odpowiedzialni za zakupy na podstawie faktury, w cenie nabycia, na
którą składa się cena zakupu powiększona o koszty zakupu. Dokument ten sporządza
się niezwłocznie po dokonaniu zakupu,
c) dowody OT na zrealizowaną w wyniku modernizacji inwestycję sporządzają
pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za modernizację w ciągu 30 dni od daty
odbioru zadania,
d) dowody OT dla środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie sporządzają niezwłocznie
po otrzymaniu środka, pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za środek trwały,
e) dowody OT
na środki trwałe ujawnione w trakcie inwentaryzacji sporządzają
pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za środek trwały.
Dowody OT wystawia się w 3 egzemplarzach jeden dla księgowości, jeden dla osoby,
której przekazano środek trwały, kopia na stanowisku pracownika sporządzającego.
28. Na wystawionym dowodzie OT środka trwałego należy napisać, komu przekazano środek
do użytkowania.
29. Podstawą zdjęcia z ewidencji środka trwałego w wydziale finansowym jest decyzja, akt
notarialny, PT- protokół przekazania, LT- protokół likwidacji.
1. Dowód PT służy do przyjęcia – przekazania środka trwałego. Wystawiany jest przez
pracownika merytorycznego, odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w
zakresie realizowanych zadań. Dowód ten zawiera co najmniej: nazwę i
charakterystykę środka trwałego, jego numer inwentarzowy oraz symbol klasyfikacji
środków trwałych, wartość początkową i wysokość dotychczasowego umorzenia
/wartości z wydziału finansowego/, nazwę i adres jednostki przekazującej i
przyjmującej środek oraz podpisy osób reprezentujących jednostkę. Dowód PT
wystawia się w trzech egzemplarzach: oryginał przekazuje się jednostce otrzymującej
środek, pierwszą kopię przekazuje się wydziałowi finansowemu, druga kopia
pozostaje w wydziale merytorycznym. Dla środków trwałych, za wyjątkiem gruntów
oddanych w trwały zarząd jednostce organizacyjnej, sporządza się również protokół
przekazania.
2. Dowód LT służy do udokumentowania likwidacji środka trwałego następującego na
skutek zużycia, zniszczenia, sprzedaży, niedoboru. Dowód LT powinien zawierać:
numer i datę dowodu, nazwę środka trwałego i jego numer inwentarzowy, wartość
początkową i jego dotychczasowe umorzenie, orzeczenie komisji likwidacyjnej
/określenie przyczyn likwidacji/, skład komisji likwidacyjnej oraz podpisy jej
członków. Dowód LT wystawia się w dwóch egzemplarzach: oryginał przekazuje się
wydziałowi finansowemu, druga kopia pozostaje w wydziale merytorycznym.
3. Dowód MT wystawia się dla udokumentowania zmiany miejsca użytkowania środków
trwałych. Dowód ten sporządza się na podstawie decyzji kierownika jednostki. Dowód
ten sporządza pracownik merytoryczny, odpowiedzialny za gospodarkę środkami w
zakresie realizowanych zadań w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka.
Dowód MT powinien zawierać: nazwę środka trwałego i jego krótką charakterystykę,
numer inwentarzowy środka trwałego, jego wartość początkową, datę i przyczyny
miejsca użytkowania, dotychczasowe i nowe miejsce użytkowania, podpisy osób
kierownika komórki przekazującej i otrzymującej środek trwały, datę sporządzenia
dowodu. Dowód MT wystawia się w czterech egzemplarzach: oryginał przekazuje się
do komórki otrzymującej środek, pierwszą kopię przekazuje się wydziałowi
finansowemu, drugą kopię przekazuje się do komórki przekazującej środek, czwartą
kopię otrzymuje osoba merytorycznie odpowiedzialna za gospodarkę środkami
trwałymi w zakresie realizowanych zadań.
30. Pozostałe środki trwałe w używaniu (wyposażenie) wycenia się według cen zakupu
brutto, tj. łącznie z podatkiem VAT. Umarza się je jednorazowo i w całości zalicza w
koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji. Księgi inwentarzowe prowadzi się wyłącznie
do umeblowania, sprzętu AGD, sprzętu audiowizualnego.
31. Pozostałe wyposażenie z uwagi na zasadę istotności – koszty zakupu są nieznaczneujmuje się w ewidencji ilościowej, w księgach inwentarzowych techniką ręczną.
32. Ewidencję ilościowo-wartościową pozostałych środków trwałych /umeblowania, sprzętu
AGD,
sprzętu
audiowizualnego/
prowadzi
wydział
finansowy
w
księgach
inwentarzowych techniką ręczną.
33. Księgi inwentarzowe winne być ponumerowane, osznurowane i podpisane przez
głównego księgowego.
34. Ewidencji analitycznej w książkach inwentarzowych dokonuje się w porządku
chronologicznym według daty przyjęcia. Przy rozchodach należy powołać się na
właściwą pozycję przychodów.
35. Na koniec każdego roku wartość wyposażenia objętego ewidencją ilościowowartościową
należy
uzgodnić
z
pracownikiem
ds.
księgowości
budżetowej,
prowadzącym ewidencję syntetyczną.
36. Pozostałe środki trwałe wycofane z użytkowania i objęte ewidencją ilościowo –
wartościową lub ewidencją ilościową podlegają fizycznemu zniszczeniu, przekazaniu lub
odsprzedaży.
37. Podstawą zdjęcia z ewidencji wyposażenia podlegającego likwidacji jest dowód LN –
protokół likwidacji. Dowód LN służy do udokumentowania likwidacji pozostałego
środka trwałego następującego na skutek zużycia, zniszczenia, sprzedaży, niedoboru.
Dowód LN powinien zawierać: numer i datę dowodu, nazwę środka trwałego i jego
numer inwentarzowy, wartość początkową i jego dotychczasowe umorzenie, orzeczenie
komisji likwidacyjnej /określenie przyczyn likwidacji/, skład komisji likwidacyjnej oraz
podpisy jej członków. Dowód LN wystawia się w dwóch egzemplarzach: oryginał
przekazuje się wydziałowi finansowemu, druga kopia pozostaje w wydziale
merytorycznym.
38. Dla udokumentowania zmiany miejsca użytkowania pozostałych środków trwałych służy
dowód MN. Dowód ten sporządza się na podstawie decyzji kierownika jednostki. Dowód
ten sporządza pracownik merytoryczny, odpowiedzialny za gospodarkę środkami w
zakresie realizowanych zadań w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka.
Dowód MN powinien zawierać: nazwę wyposażenia i jego krótką charakterystykę, numer
inwentarzowy, jego wartość początkową, datę i przyczyny zmiany miejsca użytkowania,
dotychczasowe i nowe miejsce użytkowania, podpisy osób kierownika komórki
przekazującej i otrzymującej środek trwały, datę sporządzenia dowodu. Dowód MN
wystawia się w czterech egzemplarzach: oryginał przekazuje się do komórki
otrzymującej środek, pierwszą kopię przekazuje się wydziałowi finansowemu, drugą
kopię przekazuje się do komórki przekazującej środek, czwartą kopię otrzymuje osoba
merytorycznie
odpowiedzialna
za
gospodarkę
środkami
trwałymi
w
zakresie
realizowanych zadań.
39. Materiały uzyskane z odzysku ewidencjonuje się ilościowo w poszczególnych
wydziałach merytorycznych urzędu.
40. Na fakturach i rachunkach, na podstawie których dokonano zakupu pozostałych środków
trwałych (wyposażenia), należy dokładnie opisać, komu i jakie wyposażenie przekazano
do użytkowania oraz zamieścić klauzulę treści: „wpisano do ewidencji ilościowej lub
ilościowo-wartościowej, pokój nr . . . . poz.. . . . . nr . . . . data . . . . . podpis . . . . . . ”.
41. Zakupione wyposażenie oraz sprzęt wykorzystywany na potrzebny działalności świetlic
oraz do Ochotniczych Straży Pożarnych przekazane zostaje na podstawie protokołu
przekazania. Jeden egzemplarz protokołu przekazywany jest wraz z fakturą do wydziału
finansowego.
42. Ewidencję ilościowo - wartościową oraz ilościową prowadzą opiekunowie świetlic oraz
wyznaczona jednostka organizacyjna gminy zarządzająca działalnością świetlic, natomiast
w jednostkach Ochotniczych Straży Pożarnych wyznaczeni w OSP członkowie.
Ewidencja prowadzona jest w księgach inwentarzowych oddzielnie dla każdej świetlicy i
jednostki OSP.
43. Zakupione książki, publikacje do użytku służbowego podlegają ewidencji w podręcznej
księdze prowadzonej przez pracownika wydziału organizacyjnego.
Ewidencja zawiera: liczbę porządkową, datę zakupu, tytuł książki, nazwisko i imię osoby
otrzymującej.
44. Ewidencję ilościową zakupionych i wydanych materiałów biurowych i towarów prowadzi
wyznaczony merytorycznie pracownik wydziału organizacyjnego. Zakupione materiały
biurowe oraz towary są bezpośrednio po zakupie zaliczane w ciężar właściwego konta
kosztów.
45. Zakupione ubrania dla pracowników oraz umundurowanie dla pracowników straży
miejskiej ewidencjonuje pracownik w zakresie swoich obowiązków w kartach
ewidencyjnych wyposażenia. Dokonując zakupu, wpisuje na fakturze: wpisano do karty
ewidencyjnej wyposażenia dla /nazwisko i imię osoby, dla której dokonano zakupu/.
46. Pracownikom jednostki może być powierzony sprzęt do użytku służbowego, taki jak:
telefony komórkowe, kamery, aparaty fotograficzne itp. Przyjmując taki sprzęt, pracownik
winien podpisać oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie i
zobowiązać się do jego zwrotu, gdy ustanie jego użytkowanie lub potrzeba użytkowania.
47. Wartości niematerialne i prawne w postaci programów i licencji ewidencjonuje się na
podstawie faktur zakupu, protokołów przekazania, umowy darowizny. Dokumenty
dotyczące zakupów wartości niematerialnych i prawnych /programy i licencje/ opisuje
pracownik zajmujący stanowisko informatyka. Wartości niematerialne i prawne, których
jednostkowa wartość początkowa przekracza kwotę ustaloną w ustawie o podatku
dochodowym od osób prawnych, finansuje się ze środków na inwestycje i umarza
stopniowo zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Do umorzeń wartości
niematerialnych i prawnych jednostka przyjmuje stawki określone w przepisach o
podatku dochodowym od osób prawnych. Obowiązuje metoda liniowa.
Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej w dniu przyjęcia do używania
równej lub niższej od wartości określonej w wyżej wymienionej ustawie o podatku
dochodowym finansuje się ze środków na wydatki bieżące i umarza jednorazowo,
spisując całą wartość w koszty działalności operacyjnej w zespole 4 w miesiącu przyjęcia
do używania, zaś umorzenie księguje się na koncie 072.
48. Na wszystkie zakupione czy otrzymane programy komputerowe i licencje pracownik
sporządza dowód OT.
49. Ewidencję ilościowo – wartościową dla wszystkich /bez względu na wartość/ wartości
niematerialnych i prawnych prowadzi wydział finansowy techniką komputerową w
programie – Środki trwałe.
50. Dla środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
prawnych prowadzona jest przez użytkowników głównych ewidencja pomocnicza w
ujęciu ilościowym, osobno dla każdego składnika majątku, w celu dokonania na koniec
każdego roku budżetowego uzgodnienia rzetelności i prawidłowości ewidencji
księgowej.
51. Uzgodnienie ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną dokonywane jest według
stanu na 31 grudnia każdego roku oraz na dzień przeprowadzania inwentaryzacji.
Burmistrz
/-/ mgr inż. Jerzy Kulak
Uzasadnienie
do Zarządzenia Nr 117/K/2013
Burmistrza Gostynia
z dnia 8 kwietnia 2013 roku
w sprawie: gospodarowania składnikami majątku oraz zasad ewidencjonowania majątku
stanowiącego własność Gminy.
Gospodarka mieniem komunalnym wymaga prowadzenia szczególnie racjonalnej i
oszczędnej działalności oraz zapewnienia należnej ochrony posiadanego mienia. Posiadanie
jasnych i skutecznych zasad jest jedynym sposobem na prowadzenie prawidłowej gospodarki
majątkowej i finansowej. Wobec braku jakichkolwiek uregulowań prawnych w sektorze
samorządowym, jedynym sposobem jest przyjęcie do stosowania wewnętrznych zasad w
zakresie gospodarowania składnikami majątku oraz zasad ewidencjonowania majątku.
Zarządzenie
określa
zasady
gospodarowania
składnikami
majątku
oraz
zasady
dokumentowania przychodu i rozchodu środków trwałych, pozostałych środków trwałych,
wartości niematerialnych i prawnych oraz określenie składników majątku, które należy
ujmować w ewidencji ilościowo-wartościowej, a które w ewidencji ilościowej.
Burmistrz
/-/ mgr inż. Jerzy Kulak