Informacja pokontrolna- IP II 2013 r.

Opolski Urząd Wojewódzki
Wydział Finansów, Budżetu i
Certyfikacji
45-082 Opole, ul. Piastowska 14
skrytka pocztowa 3
Informacja o wynikach kontroli planowej,
przeprowadzonej w dniach:
od 10.04.2013 do 23.04.2013 r. w Opolskim Centrum Rozwoju Gospodarki - Instytucji
Pośredniczącej II Stopnia w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Opolskiego
na lata 2007 – 2013, ul. Spychalskiego 1a, 45-716 Opole.
Cel/temat kontroli
Celem kontroli było uzyskanie przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji uzasadnionej
pewności, że spełnione są warunki zawarte w art. 61 lit b) Rozporządzenia Rady (WE)
nr 1083/2006. Kontrola polegała na sprawdzeniu funkcjonowania systemu zarządzania
i kontroli w Instytucji Zarządzającej oraz stosowania procedur zawartych w instrukcji
wykonawczej,
w
tym
poprawności
sporządzenia
dokumentów
dotyczących
zadeklarowanych do Komisji Europejskiej wydatków, na próbie dokumentacji, znajdującej
się w Instytucji Zarządzającej. W szczególności kontroli podlegała poprawność
sporządzonego Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od
Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej dla Programów Regionalnych,
potwierdzenie, że wydatki są zgodne z danymi zawartymi w dokumentacji księgowej,
dokumentacją uzupełniającą oraz, że są spójne z danymi zawartymi w Krajowym Systemie
Informatycznym (SIMIK 07-13).
Przedmiot – zakres kontroli
Badaniem została objęta próba wydatków ujętych w Poświadczeniu i deklaracji wydatków od
Instytucji Pośredniczącej II stopnia do Instytucji Zarządzającej nr RPOP.IW.OCRG_-D01/1300 za okres do 31 grudnia 2012 r.,
a także następujące obszary realizacji RPO WO:
1. system weryfikacji wydatków,
2. realizacja obowiązków kontrolnych,
3. informowanie o nieprawidłowościach,
4. programowanie,
5. KSI (SIMIK 07-13) w zakresie pozostałych obszarów objętych kontrolą.
Badaniem kontrolnym objęto okres do 28.02.2013 r.
Ustalenia kontroli i ocena działalności podmiotu kontrolowanego w zakresie
dotyczącym kontroli, uwagi i wnioski z kontroli
Na podstawie wybranych do kontroli obszarów oraz poczynionych ustaleń Instytucja
Pośrednicząca w Certyfikacji oceniła działalność jednostki kontrolowanej pozytywnie
z nieprawidłowościami:
− Poświadczenie i deklaracja wydatków od IZ do IC jest dokładane i wynika z wiarygodnego
systemu księgowego, tj. KSI (SIMIK 07-13),
− system zarządzania i kontroli w Instytucji Zarządzającej, w obszarach:
• system weryfikacji wydatków,
• realizacja obowiązków kontrolnych,
• informowanie o nieprawidłowościach,
1
•
•
programowanie,
KSI (SIMIK 07-13) w zakresie pozostałych obszarów objętych kontrolą,
funkcjonuje poprawnie z niewielkimi uchybieniami, a procedury ujęte w Instrukcji
Wykonawczej IP II są przestrzegane z wyjątkami, opisanymi w treści Informacji
pokontrolnej, nierzutującymi na poprawność procesu certyfikacji.
Ponadto stwierdzono uchybienia, polegające przede wszystkim na:
−
−
−
−
−
−
−
błędnym wyliczeniu kwoty wydatków kwalifikowalnych, co skutkuje koniecznością
wszczęcia procedury odzyskiwania środków od beneficjenta;
przekroczeniu terminu oraz niestarannej weryfikacji wniosków o płatność;
przeprowadzaniu
doraźnych
wizyt
monitorujących,
co
jest
niezgodne
z obowiązującymi zasadami i trybem przewidzianym dla tego typu czynności
kontrolnych;
braku podpisów Kierownika Działu Kontroli oraz Dyrektora OCRG na papierowych
wersjach raportów sporządzonych w programie IMS;
niewypełnianiu formularzy weryfikacji nieprawidłowości dla działań następczych;
zatwierdzaniu/akceptacji dokumentów przez osoby, które, zgodnie z obowiązującymi
procedurami, nie zostały do tego upoważnione;
nieprzestrzeganiu terminów zapisanych w procedurach.
Wnioski dot. doskonalenia działalności podmiotu kontrolowanego w zakresie dot.
kontroli
W wyniku przeprowadzonej kontroli Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji przekazała
Instytucji Pośredniczącej II stopnia w ramach RPO WO do wykonania następujące
zalecenia:
I.
w zakresie systemu weryfikacji wydatków:
1. W związku ze stwierdzeniem wydatków niekwalifikowalnych w ramach wniosku
o płatność nr RPOP.01.04.01-16-037/08-03, należy wszcząć procedurę
odzyskiwania środków od beneficjenta.
2. Ponownie zweryfikować złożone w ramach projektu nr RPOP.01.04.01-16-037/08
wnioski o płatność pod kątem stwierdzonej nieprawidłowości.
3. Dochować należytej staranności przy weryfikacji wniosków o płatność.
4. Przeanalizować dokumenty programowe w zakresie zapisów regulujących uznanie
wydatku za poniesiony i doprowadzić do spójności zapisów.
5. Przekazać IPOC informacje nt. wyniku weryfikacji wyodrębnionej ewidencji
księgowej dla projektu RPOP.01.04.01-16-037/08 wraz z przedmiotowym
dokumentem.
II.
w zakresie realizacji obowiązków kontrolnych:
1. Przeprowadzać wizyty monitorujące zgodnie z obowiązującymi zasadami i trybem.
2. Przygotowywać program kontroli i upoważnienia dla ZK w terminach określonych
w procedurach.
2
III.
w zakresie informowania o nieprawidłowościach:
1. Zobligować pracowników instytucji, zaangażowanych w proces wykrywania
i analizowania nieprawidłowości oraz informowania o nieprawidłowościach, do
zapoznania się z obowiązującymi procedurami, a następnie do ich przestrzegania.
2. Zwiększyć nadzór nad obszarem nieprawidłowości.
3. Bezwzględnie przestrzegać terminów wynikających z IW IP II i Wytycznych IZ RPO
WO.
4. Dochować należytej staranności podczas uzupełniania dokumentów dotyczących
informowania o nieprawidłowościach (formularze weryfikacji nieprawidłowości,
raporty sporządzane w ramach nieprawidłowości podlegających raportowaniu do
KE, kwartalne zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE).
5. Rozważyć modyfikację zapisów IW IP II, celem uproszczenia i doprecyzowania
obowiązującego systemu informowania o nieprawidłowościach.
IV.
w zakresie programowania:
1. Wyznaczyć komórkę koordynującą proces aktualizacji OSZiK oraz dokumentów
horyzontalnych i programowych w zakresie dotyczącym IPII.
2. Czynności dokonywane drogą telefoniczną lub e-mailową dokumentować
(papierowo lub elektronicznie) w sposób umożliwiający zapewnienie właściwej
ścieżki audytu.
V.
w zakresie KSI (SIMIK 07-13):
1. Terminowo wprowadzać dane do systemu.
2. Wprowadzić do IW IP II Procedurę usuwania danych z KSI (SIMIK 07-13).
Z-ca Dyrektora Wydziału
Katarzyna Ścipień
3