WYnaGROdZenia
Transkrypt
WYnaGROdZenia
WYnaGROdZenia 2015 WYnaGROdZenia 25 list płac z komentarzem, wyjaśnienia ekspertów vademecum płatnika 2015 vademecum płatnika Cena 65 zł UOW51_okladka.indd 1 ISBN 978-83-269-3494-0 UOW 51 12/17/2014 2:39:01 PM Wynagrodzenia w praktyce 2015 25 list z komentarzem Wyjaśnienia ekspertów Warszawa 2015 UOW51_srodki.indd 1 12/17/2014 2:31:07 PM Podstawowy czarny Autorzy: Wstęp – Elżbieta Młynarska-Wełpa Rozdział 1. Wzorcowa lista płac – Andrzej Wilczyński Rozdział 2. Listy płac – Izabela Nowacka Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń – Teresa Goździewicz Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń – Aldona Salamon Rozdział 5. Ochrona danych osobowych – Michał Culepa Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. płac – Katarzyna Czajkowska-Matosiuk Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redakcja: Renata Kajewska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Monika Rychalska Skład: 6AN Studio Druk: Drukarnia Miller Nakład: 300 egz. ISBN 978-83-269-3494-0 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected] NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł. Publikacja „Wynagrodzenia w praktyce 2015” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Wynagrodzenia w praktyce 2015” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2 UOW51_srodki.indd 2 12/17/2014 2:31:36 PM Podstawowy czarny Spis treści Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce .............................. 7 Wstęp ................................................................................................................. 9 Budowa listy płac...................................................................................................................... 10 Kwota do wypłaty ..................................................................................................................... 13 Rozdział 1. Wzorcowa lista płac.......................................................................... 15 Obowiązkowe dane na każdej stronie ................................................................................... 15 Sposób sporządzenia listy płac ............................................................................................... 15 Rozdział 2. Listy płac ............................................................................................. 27 1. Zaliczka na podatek pracownika dojeżdżającego do pracy z innej miejscowości .................................................................................................................... 27 Definicja przychodu................................................................................................................. 28 Prawidłowe wskazanie momentu uzyskania przychodu do celów pobrania zaliczki ..... 28 Składki ZUS .............................................................................................................................. 29 Koszty uzyskania przychodów i kwota zmniejszająca podatek ......................................... 29 Odliczenie składki zdrowotnej ............................................................................................... 30 2. Rozliczenie wynagrodzenia przy składce zdrowotnej wyższej od zaliczki na podatek ........................................................................................................................................... 33 3. Choroba pracownika płatna wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem .................... 36 Wynagrodzenie chorobowe .................................................................................................... 37 Zasiłek chorobowy ................................................................................................................... 39 Podstawa wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego ................................................ 40 4. Urlop wypoczynkowy dla pracownika wynagradzanego w sposób mieszany .................................................................................................... 42 5. Wyrównanie do stawki wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę ................................................................................................................................ 48 Wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego .................................................................... 52 3 UOW51_srodki.indd 3 12/17/2014 2:31:37 PM Podstawowy czarny Wynagrodzenia w praktyce 2015 6. Wynagrodzenie pracownika za miesiąc z urlopem okolicznościowym......... 55 Inne płatne zwolnienia od pracy ............................................................................................ 56 Obliczenie wynagrodzenia ......................................................................................................58 7. Wynagrodzenie pracownika młodocianego, który chorował i opuścił praktyki ..... 60 Ograniczenie liczby godzin pracy .......................................................................................... 61 Wynagrodzenie chorobowe .................................................................................................... 62 8. Choroba na początku zatrudnienia a wcześniejszy staż ubezpieczeniowy.... 66 Okres wyczekiwania.................................................................................................................66 Problem z wyliczeniem należności ........................................................................................ 67 9. Wynagrodzenie za miesiąc z dyżurem pełnionym w miejscu pracy ............. 70 Stawka osobistego zaszeregowania ........................................................................................ 72 Wynagrodzenie procentowe .................................................................................................. 73 10. Urlop wychowawczy i zwolnienie lekarskie w jednym miesiącu.................. 76 11. Przychód zagraniczny a zarobek otrzymany w Polsce ................................... 81 Ustalenie właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń ......................................... 81 Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy ............................................................................ 84 12. Dochód u pracownika otrzymującego dofinansowanie do wypoczynku dziecka ........................................................................................................................ 88 13. Składki i zaliczka na podatek w miesiącu przekroczenia limitu 30-krotności.......93 14. Oskładkowanie i opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia...................... 97 Oskładkowanie i opodatkowanie świadczenia ..................................................................... 99 Analiza sytuacji pracownika .................................................................................................101 15. Wynagrodzenie z etatu i umowy zlecenia dla pracownika będącego zleceniobiorcą .......................................................................................................... 103 16. Ochrona pensji przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia za pracę ..................................................................................................................... 109 Granice potrąceń ....................................................................................................................111 Kwoty wolne od potrąceń......................................................................................................111 Świadczenia wyłączone spod egzekucji ..............................................................................113 Potrącenia dobrowolne ..........................................................................................................113 Potrącenia u pracownika .......................................................................................................114 4 UOW51_srodki.indd 4 12/17/2014 2:31:37 PM Podstawowy czarny 17. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym........................................................................................................ 117 Dodatek za nadgodziny .........................................................................................................120 Normalne wynagrodzenie za pracę .....................................................................................120 Termin wypłaty dodatkowej płacy .......................................................................................121 Dodatek przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym.....................................................121 Wyliczenia u pracownika ......................................................................................................122 18. Wynagrodzenie pracownika a przestój i świadczenia urlopowe ................ 124 Przestój ....................................................................................................................................126 Rozliczenie pracownika ........................................................................................................127 19. Nadpłata w miesiącu zachorowania po pobraniu pełnego wynagrodzenia ......................................................................................................... 129 20. Potrącenia przymusowe z zasiłku chorobowego pracownika ..................... 133 Potrącenie z zasiłku ................................................................................................................134 Potrącenie z wynagrodzenia chorobowego ........................................................................135 21. Ekwiwalent za urlop i nagroda jubileuszowa w ostatnim miesiącu pracy ...... 138 Ekwiwalent urlopowy ............................................................................................................139 Nagroda jubileuszowa............................................................................................................141 22. Odprawa emerytalna i ekonomiczna z tytułu zwolnienia ........................... 143 23. Rozliczenie pracownika wykonującego dla pracodawcy prace twórcze .... 148 24. Karty przedpłacone i kupony kulturalne a przychód u pracownika .......... 152 25. Odsetki za zwłokę w wypłacie świadczeń ze stosunku pracy ..................... 157 Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń ................................. 162 Najważniejsza zasada zaokrągleń .........................................................................................162 Zobowiązania podatkowe .....................................................................................................163 Zaokrąglenia składek i podatku ...........................................................................................164 Błędy zaokrągleń przy transmisji danych do programu Płatnik ......................................167 Księgowanie nierozliczonych kwot wynikających z zaokrągleń ......................................168 Wypłata zaokrąglonego wynagrodzenia .............................................................................168 Obliczenia bez zaokrągleń ....................................................................................................168 Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń............................ 171 5 UOW51_srodki.indd 5 12/17/2014 2:31:40 PM Podstawowy czarny Wynagrodzenia w praktyce 2015 Konsekwencje ustalenia wysokości wynagrodzenia w kwocie netto ..............................172 Termin wypłaty składników zmiennych, nadpłaty składek ..............................................172 Pytania i odpowiedzi............................................................................................... 172 Kiedy rozliczyć niedopłatę w składkach ZUS spowodowana przedwczesnym zaprzestaniem ich naliczania .........................................................................................172 Jak liczyć potrącenie komornicze z odprawy emerytalnej i ekwiwalentu urlopowego ......181 Jak liczyć kwotę do wypłaty przy zbiegu potrąceń z wynagrodzenia .............................191 Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku, gdy nie wypłacono premii rocznej ...................198 Jak rozliczyć nadpłaconą kwotę zasiłku rodzicielskiego ..................................................202 Czy przy każdej korekcie dokumentacji ZUS składa się raporty korygujące ................ 207 Rozdział 5. Ochrona danych osobowych ......................................................... 209 Zatajanie prawdziwych danych osobowych........................................................................209 Przetwarzanie danych osobowych – definicja ....................................................................210 Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych .......................................211 Ograniczenie dostępu do danych pracowników ................................................................211 Forma upoważnienia do przetwarzania danych ...............................................................213 Informacja o wynagrodzeniu a tajemnica służbowa .........................................................213 Odpowiedzialność za ujawnienie wysokości pensji pracownika .....................................214 Odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych osobowych .......................................214 Odpowiedzialność cywilna ...................................................................................................215 Konsekwencje ujawnienia zarobków pracowniczych ........................................................216 Ujawnienie swoich zarobków przez pracownika ..............................................................217 Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac ............................ 220 Skutki naruszenia obowiązków ............................................................................................222 Obniżenie wysokości premii regulaminowej ....................................................................222 Wypowiedzenie zmieniające ................................................................................................222 Wypowiedzenie umowy o pracę .........................................................................................223 Natychmiastowe zwolnienie z winy pracownika ..............................................................223 Odpowiedzialność materialna .............................................................................................224 Odpowiedzialność wykroczeniowa specjalisty ds. płac i kadr .........................................225 Grzywna za wymienione wykroczenia ...............................................................................227 Odpowiedzialność karna ......................................................................................................227 Pełnomocnictwo dla specjalisty ds. płac i kadr ..................................................................228 6 UOW51_srodki.indd 6 12/17/2014 2:31:42 PM Podstawowy czarny Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce SN ZUS MPiPS PIP GIP – Sąd Najwyższy – Zakład Ubezpieczeń Społecznych – Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej – Państwowa Inspekcja Pracy – Główny Inspektorat Pracy l Kodeks pracy – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502), l kc – ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 121), l kpc – ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 101), l ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze zm.), l ustawa zasiłkowa – ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159), l ustawa systemowa – ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.), l ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1182), l Ordynacja podatkowa – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), 7 UOW51_srodki.indd 7 12/17/2014 2:31:43 PM Podstawowy czarny Wynagrodzenia w praktyce 2015 l ustawa o zwolnieniach grupowych – ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.), l ustawa o FUS – ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.), l ustawa o ZFŚS – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), l ustawa o PIT – ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), l ustawa o CIT – ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.), l rozporządzenie składkowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), l rozporządzenie o wynagrodzeniach – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.), l rozporządzenie urlopowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.), l rozporządzenie o nieobecnościach – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632). 8 UOW51_srodki.indd 8 12/17/2014 2:31:43 PM Podstawowy czarny Wstęp Każdy pracodawca decydując się na zatrudnianie pracowników, podejmuje pewnego rodzaju wyzwanie, by sprostać nie tylko ich oczekiwaniom w zakresie wysokości wynagrodzenia, warunków pracy i możliwości rozwojowych, ale także wszelkim obowiązkom formalnoprawnym towarzyszącym roli pracodawcy. Dotyczą one zarówno codziennie widocznych relacji pomiędzy stronami stosunku pracy (gdzie możemy obserwować dokształcanie pracowników, motywowanie i nagradzanie, kształtowanie im warunków pracy, takich by podnosili swoje kwalifikacje i rozwijali się), jak i niewidocznego wprost, ale jakże ważnego elementu dbałości o przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., braku dyskryminacji i przeciwdziałania mobbingowi idącemu w parze z terminowym i poprawnym wypłacaniem wynagrodzenia wraz ze wszystkimi jego składowymi. W niniejszej publikacji skupiamy się przede wszystkim na tych „twardych”, ale często dla pracowników niewidocznych działaniach pracodawcy, mających na celu prawidłową administrację kadrowo-płacową. Z jednej strony pracodawca musi pamiętać o ochronie danych osobowych swoich pracowników, a z drugiej – wszystkim instytucjom uprawnionym ma obowiązek podawać te dane, zarówno w comiesięcznych rozliczeniach, jak i na żądanie. Prowadzenie akt osobowych rzadko spotyka się z zainteresowaniem podwładnych, ale już sporządzanie listy płac jest takim rodzajem działań, które często pracownik śledzi niemal na bieżąco. Zainteresowanie listą płac jest o tyle zrozumiałe, że przedsiębiorcy często sami mają problemy z prawidłowym stworzeniem listy płac dla swoich pracowników i można powiedzieć, że ich czujność wiąże się z dbałością o własny interes. Problem dotyczący naliczeń na liście płac wynika z tego, że pracodawcy mają możliwość dowolnego kształtowania swoich systemów wynagradzania, przyznając pracownikom, obok obligatoryjnych składników, jakim jest wynagrodzenie za pracę, wiele dobrowolnych składników. W większości mają one działanie motywacyjne, jednak często odzwierciedlają nie tylko świadczenia pieniężne wypłacane na rzecz pracowników, ale także różnego rodzaju świadczenia rzeczowe lub usługi sfinansowane przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że takie składniki należy inaczej ewidencjonować na liście płac, gdyż służą one przede wszystkim naliczeniu obciążeń publiczno-prawnych, a nie wypłaceniu tych wartości pracownikom. Sami pracownicy często nie rozumieją tego mechanizmu naliczeń i kierują do pracodawcy 9 UOW51_srodki.indd 9 12/17/2014 2:31:43 PM Podstawowy czarny Wynagrodzenia w praktyce 2015 liczne pytania na ten temat. Pytania niejednokrotnie kończą się błędną odpowiedzią, gdyż tworzeniem listy płac w przedsiębiorstwie zajmują się osoby, które nie zawsze potrafią te mechanizmy wytłumaczyć. Chociaż same obliczenia są poprawne, to trudno je zrozumieć pracownikom. Wiedzą oni, że czasami pojawiają się błędy mające charakter rachunkowy, ale czasami te pomyłki dotyczą tego, co faktycznie powinno składać się na prawidłowe naliczanie rozmaitych składników wynagrodzenia i prawidłowe ich przekazywanie do dyspozycji pracowników. Dlatego przygotowaliśmy tę publikację jako zbiór przykładowych obliczeń na listach płac wraz z podaniem przy każdym przykładzie najważniejszych regulacji prawnych. Dzięki temu pracownicy działów płac mogą sprawdzić samych siebie. Wszyscy pracodawcy wiedzą, że błędy w szczegółowych wyliczeniach wynagrodzeń mogą przedsiębiorcę drogo kosztować, a utracone zaufanie pracowników jeszcze trudniej odbudować niż zasoby finansowe uszczuplone z uwagi na konieczność zapłacenia odszkodowania czy odsetek. Korekta naliczeń na błędnie sporządzonej liście płac zawsze jest czasochłonna, niekiedy może okazać się bardzo trudna lub wręcz niewykonalna z uwagi na konsekwencje składowo-podatkowe danej pomyłki lub błędu. Pokazujemy więc, jak można ustrzec się przed koniecznością dokonywania korekt, a jeśli te okażą się konieczne, w naszej publikacji Czytelnicy znajdą fachową pomoc w tym zakresie z wieloma przykładami i praktycznymi podpowiedziami. Ta książka to praktyczny przewodnik i dla samego pracodawcy, i dla pracowników kadrowo-płacowych. Można dowiedzieć się z niej nie tylko, jak sporządzić listę płac i rozliczyć na niej pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy wypłacić wynagrodzenie za czas urlopu. Czytelnik znajdzie tu także sposoby naliczania potrąceń, wypłacania odpraw i ekwiwalentów urlopowych czy rozliczania nieobecności pracowniczych. Wśród przykładowych list płac każdy znajdzie dla siebie ciekawy przykład, który będzie mógł wykorzystać w bieżącej pracy. Piszemy o sytuacjach życiowych w sposób przystępny i poruszamy tematy, o których nie piszą inni. Mamy nadzieję, że lektura tej publikacji będzie dla wszystkich jej czytelników inspiracją do prawidłowego sporządzania list płac, nawet w najbardziej trudnych i wieloskładnikowych przypadkach. Budowa listy płac Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko pracodawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc na swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z tymi wyliczeniami 10 UOW51_srodki.indd 10 12/17/2014 2:31:43 PM Podstawowy czarny