plik 51751 - ministerstwo rozwoju

Szczegółowy opis zadania
Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sali konferencyjnej wraz z kompleksową obsługą gastronomiczną
oraz usługą hotelarską na potrzeby spotkania rocznego z Komisją Europejską poświęconego omówieniu
realizacji w 2014 r. programów operacyjnych w ramach NSRO 2007-2013.
I.
Termin oraz ramowy program spotkania
Spotkanie odbędzie się w dniach 1-2 października 2015 r. w Opolu.
Przewidywany czas trwania spotkania w poszczególnych dniach:
I dzień (1 października 2015 r.)
12.30 – 13.30
13.30 – 14.45
14.45 – 15.00
15.00 – 16.30
16.30 - 16.45
16.45 - 18.30
20.00
obiad
spotkanie merytoryczne
przerwa kawowa
spotkanie merytoryczne
przerwa kawowa
spotkanie merytoryczne
kolacja
II dzień (2 października 2015 r.)
08.45 – 9.00
9.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 13.45
14.00 – 15.00
II.
przerwa kawowa
spotkanie merytoryczne
przerwa kawowa
spotkanie merytoryczne
obiad
Uczestnicy spotkania
Uczestnikami spotkania będą przedstawiciele Komisji Europejskiej, urzędów marszałkowskich, ministerstw,
w tym przedstawiciele Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Łączna liczba uczestników to maksymalnie 100
osób (wraz z osobami koordynującymi spotkanie ze strony Zamawiającego oraz tłumaczami).
III.
Do zadań Wykonawcy należy:
1. Zapewnienie miejsca spotkania
Obiekt dostosowany do celów konferencyjnych, z pełnym zapleczem konferencyjnym oraz możliwością
zapewnienia usług gastronomicznych i hotelowych położony w Opolu (hotel co najmniej
trzygwiazdkowy).
2. Zapewnienie sali konferencyjnej
Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 100 osób.
Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali konferencyjnej:

stół prezydialny – miejsca siedzące dla max. 8 osób, w ustawieniu zapewniającym swobodny
widok na salę i ekran;

stoły oraz miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby uczestników (preferowane
ustawienie w rzędach - trzy rzędy, prostopadle do stołu prezydialnego oraz ekranu – układ
w kształcie litery E). Ustawienie stołów i krzeseł z możliwością swobodnego przemieszczania
się;

rzutnik multimedialny;

laptop;

zaplecze sanitarne;

zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie spotkania;

możliwość zaciemnienia sali;

zapewnienie miejsca na rozłożenie banera (rozmiar: 130 cm x 200 cm);

zapewnienie miejsca na instalację kabiny dla dwóch tłumaczy symultanicznych;

mile widziany dostęp do Internetu.
Proszę o podanie informacji nt. możliwość zapewnienia nagłośnienia – min. 3 multifony na stole
prezydialnym oraz multifony na pozostałych stołach (około 25 multifonów) oraz możliwości nagrania
audio przebiegu spotkania na płytach CD (rejestracja dźwięku zarówno z multifonów, jak
i z tłumaczenia). Proszę o podanie kosztu tego elementu zamówienia w osobnej pozycji kosztorysu.
3. Zapewnienie wyżywienia dla maksymalnie 100 osób:

Woda gazowana i niegazowana butelkowana ustawiona na stołach konferencyjnych przez cały
czas trwania spotkania, uzupełniana na bieżąco;

Serwis kawowy w systemie ciągłym (pierwszego dnia od godz. 11.00 do godz. 19.00; drugiego
dnia od godz. 8.45 do godz. 14.00) – zawierający świeżo parzoną, gorącą kawę, gorącą wodę
w termosach, herbatę w torebkach (min. trzy rodzaje), mleko do kawy w dzbankach, cytrynę,
cukier, sok owocowy, owoce sezonowe, trzy rodzaje kruchych ciasteczek. Serwis kawowy
musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej i musi być uzupełniany
na bieżąco.

Obiad – w formie bufetu, składający się z:

o
Zupy – 2 rodzaje do wyboru;
o
Dania ciepłego – 3 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie;
o
Dodatków skrobiowych – 3 rodzaje do wyboru;
o
Surówek – 3 rodzaje;
o
Deseru – 3 rodzaje;
o
Napojów zimnych – woda gazowana i niegazowana, sok owocowy;
o
Napojów gorących – świeżo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach,
herbata w torebkach (min. trzy rodzaje), mleko do kawy w dzbankach, cytryna,
cukier.
Kolacja serwowana, zasiadana, składająca się z:
o
Przystawki, zupy, ciepłego dania, deseru, napojów zimnych i napojów gorących
(kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier).
o
Wykonawca zapewni również menu wegetariańskie dla części uczestników. Na dwa
dni przed spotkaniem zostanie określona liczba osób korzystających z opcji
wegetariańskiej.
Godziny podawania posiłków określone w ramowym programie spotkania oraz szczegółowe menu
zostaną ostatecznie uzgodnione po wyborze Wykonawcy.
Wykonawca zapewni również przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów
(obrusy, zastawa porcelanowa i szklana), sprzątanie.
4. Usługa hotelarska
4a
Zapewnienie usługi hotelarskiej dla Zamawiającego
Zapewnienie dla Zamawiającego noclegów ze śniadaniem dla 20 osób (nocleg z 1 na 2 października
2015 roku) w pokojach jednoosobowych.
4b
Możliwość zapewnienia usługi hotelarskiej dla pozostałych uczestników spotkania
Proszę o podanie informacji, czy istnieje możliwość zapewnienia noclegów z 1 na 2 października 2015
roku
dla
pozostałych
uczestników
spotkania
(około
80
osób)
- preferowane pokoje jednoosobowe. Rezerwacje będą dokonywane indywidualnie przez uczestników
spotkania. Koszty noclegu pokrywają uczestnicy spotkania we własnym zakresie.
IV.
Warunki wyboru Wykonawcy:
1.
W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
2.
Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia.
3.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
4.
Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.
5.
Ostateczna liczba uczestników spotkania zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej
do 23 września 2015 r. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie potwierdzonej ilości
uczestników.
6.
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów,
stosowanych w Ministerstwie.
7.
Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem
w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
8.
Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa
zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek
z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek
ze złożonych ofert.
9.
Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu
Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako
tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta zostanie odrzucona.
V.
1.
2.
3.
4.
Kryteria wyboru ofert:
Cena
Walory lokalowe
Lokalizacja
Dostępność noclegów
Oferty wraz z kalkulacją kosztów, przykładowym menu oraz zdjęciem sali konferencyjnej należy przesyłać
do 10 czerwca 2015 r. na adres e-mail: [email protected]..
Osoba do kontaktu:
Joanna Walczuk-Kołanka
Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
tel. 22 273 79 23