Podstawą funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest łatwy i

MyDOC
v1.2
(2012-11)
v1.2a (2012-11
Podstawą funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest łatwy i szybki dostęp do informacji.
MyDOC to system gromadzenia i zarządzania dokumentami elektronicznymi.
Wprowadzane do systemu dane mogą pochodzić z różnych źródeł:
✔
✔
✔
✔
✔
✔
✔
faksy
skanowane dokumenty
dane pochodzące z zewnętrznych systemów informatycznych w różnej formie
dokumenty biurowe typu MS Office, OpenOffice, PDF, rysunki
załączniki wszelkiego rodzaju
poczta elektroniczna
informacja wprowadzana ręcznie
System tworzy wspólne repozytorium
dokumentów istotnych dla działania firmy
oraz udostępnia je grupie pracowników.
Dzięki temu umożliwia:
✔ elektroniczne przetworzenie zadań i
dokumentów przychodzących i
wychodzących z przedsiębiorstwa
✔ zminimalizowanie obiegu
dokumentów w formie papierowej
✔ komunikację między użytkownikami
✔ kontrolę wykonania oraz stan
realizacji poleceń służbowych
✔ ograniczenie kosztów materiałów
biurowych (papier, tonery itp.)
✔ szybki dostęp do aktualnych danych
Zalety:
✔ struktura systemu jest otwarta, umożliwia dopasowanie do potrzeb przedsiębiorstwa
poprzez dołączenie do systemu dedykowanych formularzy, metod ich prezentacji,
wyzwalanych z poziomu aplikacji czynności i kolejnych działań
✔ wykorzystując mechanizm replikacji środowisko jest idealne dla organizacji
działających przy dużym rozproszeniu w terenie użytkowników – każdy posiada kopię
wybranych baz, która synchronizowana na bieżąco z bazą centralną umożliwia pracę
z systemem bez bezpośredniego kontaktu z firmą, np. na spotkaniach z klientem, w
pociągu, za granicą
✔ organizacja danych pozwala na wyszukanie oraz przeglądanie zgromadzonych w
systemie danych wg różnych cech, które tym danym przypiszemy
✔ wyszukiwanie pełnotekstowe zawartych w systemie treści
Baza Kontrahentów
✔ informacje teleadresowe kontrahentów
✔ informacje teleadresowe osób i ich powiązanie z kontrahentami
http://www.systeko.pl
strona 1/3
MyDOC
v1.2
(2012-11)
v1.2a (2012-11
Terminarz
✔ każdy tworzony w systemie dokument
może być powiązany z datą
w terminarzu
✔ każde zdarzenie w terminarzu może
generować powiadomienie
✔ każde przeterminowane zdarzenie
może generować przypomnienie o
czynności do wykonania
Baza produktów (opisowa baza wiedzy o produktach)
✔ opis oferowanych/posiadanych/kupowanych produktów
✔ przechowywanie zdjęć oraz dokumentacji powiązanej z produktami
✔ możliwość dołączania opisu produktu do tworzonych innych dokumentów
Każdy Dokument jest opisany przez następujące cechy
✔ kontrahent
✔ osoba prowadząca
✔ nazwa/temat
✔ status
✔ rodzaj
✔ podział na kategorie
✔ słowa kluczowe
✔ zdarzenie w terminarzu
✔ kto może widzieć i edytować
Dzięki odpowiednim przypisaniom i określeniu Statusu możemy na szybko uzyskać
informację:
✔ jakie zadania są do wykonania
✔ jaki jest status zadań
✔ kto za te zadania odpowiada
✔ jaki jest ich termin realizacji
✔ opis
✔ pełna historia zdarzeń z kontrahentem
Główne zalety systemu:
✔ centrum informacji
✔ współdzielone repozytorium dokumentów
✔ dostęp do danych z każdego miejsca na świecie,
✔ aktualność danych dla wszystkich,
http://www.systeko.pl
strona 2/3
MyDOC
✔
v1.2
(2012-11)
v1.2a (2012-11
dostęp do WSZYSTKICH danych nawet przy braku kontaktu z firmą (dla pracowników
„mobilnych”).
Środowisko
Aplikacja działa w w środowisku Lotus Notes - wiodącej platformie do pracy grupowej na
świecie.
Lotus Notes stanowi rdzeń amerykańskiego systemu DMS. DMS jest najdroższym systemem
dystrybucji i tworzenia standardów oraz przesyłu danych w historii wojskowej teleinformatyki. DMS
jest najnowocześniejszym systemem przesyłania plików tekstowych, danych, dźwięków, plików
multimedialnych. Posługuje się rozwiązaniami znanymi z oprogramowania komercyjnego,
stosowanego w Lotus Notes. W wersji wojskowej dodano tylko moduł wielostronnego szyfrowania.
Zalety środowiska Lotus Notes:
✔ zintegrowany z systemem pocztowym system bazodanowy
✔ łatwa praca w środowisku rozproszonym dzięki możliwości synchronizacji baz
pomiędzy wieloma serwerami lub serwerami a użytkownikami (główna zaleta dla
użytkowników mobilnych, którzy mogą pracować z bazami bez kontaktu z serwerem)
✔ możliwość dopasowywania środowiska do własnych potrzeb
✔ pełny serwer internetowy z dostępem do zasobów przez przeglądarkę
✔ możliwość współdzielenia poczty, prywatnych terminarzy, listy zadań
✔ bogate możliwości rozwoju (np. synchronizacja on-line poczty z telefonem
komórkowym – w każdym momencie wiemy o nowych wiadomościach pocztowych,
możemy je czytać, tworzyć, a wszystko to posiadając tylko telefon)
✔ dostęp do wielu dostępnych aplikacji bazodanowych.
http://www.systeko.pl
strona 3/3