Pnwm - Dpjw

Drukuj
Zarządzanie projektem
Od pierwszego kontaktu do rozliczenia
programu: jak sprytnie krok po kroku
zorganizować wymianę!
Między
pierwszym
kontaktem
z nauczycielem/nauczycielami szkoły partnerskiej
a rozliczeniem zakończonego spotkania upłyną
długie miesiące, czasem cały rok, a nawet dłużej. Czas, który
wymaga czasem mniej, czasem więcej inicjatywy i pracy, podczas
którego jednak nie możemy zapomnieć o celu naszej wymiany:
umożliwieniu wspólnego spotkania i edukacji międzykulturowej
uczniów i uczennic z Polski oraz Niemiec. Cały ten cykl możemy
traktować jako pewien projekt, realizacja którego wymaga różnych
zasobów i sprytnego kierowania. I tak znaleźliśmy się w obszarze
zarządzania projektem.
Zarządzanie projektem jest metodą, dzięki której możemy przekuć
pomysły na działania, zaplanować i uporządkować różne fazy,
włączyć inne osoby i zachęcić je do współpracy oraz uzyskać
widoczne
efekty.
Zarządzanie
projektem
nie
oznacza
schematycznego przebiegu, ale jest dla wszystkich w nim
uczestniczących
procesem
nauki,
przeplatanym kamieniami
milowymi i ewaluacją, który łączy wszystko w całość i zapewniają
ciągłość procesu od pomysłu do produktu.
Zanim rozpoczniemy realizację nowego projektu, warto zadać sobie
następujące pytania:
Główne kwestie
Pytania, które należy postawić sobie
podczas przygotowań do wymiany
Zdefiniowanie celów,
grupy docelowej i ram
spotkania
W jakim kontekście umiejscowiony jest
projekt ?
Jakie zmiany spowoduje?
Dlaczego należy przeprowadzić projekt ?
Jaki rezultat jest oczekiwany ?
Dla kogo projekt jest przeznaczony ?
Jakich tematów może dotyczyć ?
Treść projektu
Gdzie i kiedy
Kwestie praktyczne
Co jest tematem i treścią projektu?
Jakie podejście do tematu należy
wybrać (metodologia) ?
Jakie działania są z nim związane ?
Co jest potrzebne, aby projekt rozwijał
się?
Gdzie projekt będzie realizowany?
Jak długo będzie trwał ?
Kiedy się rozpocznie/zakończy?
Jakiej wymaga logistyki?
Jakimi kwestiami praktycznymi należy
się zająć?
Jaki jest całkowity koszt? (planowanie,
Fundusze
Partner
Środki działania
Komunikacja
Ewaluacja i kontynuacja
przeprowadzenie, ewaluacja)
Skąd będą pochodziły niezbędne
fundusze?
Kim są partnerzy ?
Jaka jest ich rola ?
Jak trzeba przygotować się do
koordynowania działań ?
Czy projekt kwalifikuje się do jakiejś
pomocy finansowej ?
Czy można wykorzystać istniejące
zaplecze (warunki) ?
Komunikacja wewnętrzna:
Jaki jest obieg informacji w obrębie
zespołu projektu?
Komunikacja zewnętrzna:
Czy projekt potrzebuje wsparcia
mediów ? (dlaczego? w jaki sposób ?
które aspekty ?)
Jak i kiedy projekt powinien zostać
poddany ewaluacji ?
Które jego aspekty ? Dlaczego ?
Jaka faza kontynuacji jest planowana
według © Rada Europy i Komisja Europejska, Zarządzanie
projektem, Pakiet szkoleniowy, T -KIT 3, 2000, ISBN 83 -914928-85
Po rozpoczęciu projektu ‚zarządzanie’
wszystkim potrzebnych zasobów:
●
Czasu
●
pieniędzy
●
pomieszczeń, materiałów, techniki
●
osób uczestniczących
nim
dotyczy
przede
do tego dochodzi ewaluacja podczas całego czasu trwania projektu
(czy
nadal
idziemy
obraną
drogą,
czy
mieścimy się
w harmonogramie, w budżecie, czy wszyscy są poinformowani
i zmotywowani ?) oraz końcowe podsumowanie ze spojrzeniem na
wyniki i konsekwencje projektu także dla ew. dalszych programów
oraz projektów.
Czas
jest jedynym niezmiennym zasobem: niezależnie od tego, jak
dobrze się nim ‚zarządza’ każdy dzień ma tylko 24 godziny, a rok
12 miesięcy. Ile czasu możemy poświęcić na projekt ‘wymiana
szkół’ zależy jednak od wielu czynników: kiedy rozpoczynają się
przygotowania ? Jak długo trwać będzie sama wymiana ? Do kiedy
musimy zrobić podsumowanie i rozliczenie programu? I podczas
całego projektu: jaki może być wkład czasowy nauczycieli
odpowiedzialnych za wymianę ?
Poniższy model „planowanie harmonogramu działań“ odnosi się do
sytuacji, w której nie działa jeszcze partnerstwo szkół i nie ma
wcześniejszych doświadczeń, z których można by skorzystać; przy
realizacji spotkań w istniejącym partnerstwie niektóre z przedziałów
czasowych mogą ulec znacznej redukcji:
Planowanie harmonogramu działań
Rysujemy oś czasu, od -12 do +2, jednostka podziału to miesiące,
zero to termin rozpoczęcia wymiany. Nanosimy święta i dni wolne,
zarówno we własnej szkole jak i u partnera (w różnych kolorach) .w tych przedziałach komunikacja może być trudniejsza, główne
działania warto zaplanować poza tymi terminami.
-12
do 10
-10
do 8
-8
do 6
-8
do 4
-6
do 3
-6
do 3
-4
do 2
szukanie szkoły partnerskiej, pierwszy kontakt, ustalenie
celu, grupy i terminu spotkania
poznanie nauczycieli ze szkoły partnerskiej, ew. wizyta w
szkole partnerskiej, uzyskanie zgody dyrekcji szkół, ew. w
formie pisemnego 'porozumienia'
informacja dla uczniów i nauczycieli o planowanej wymianie,
wstępny projekt programu, plan kosztów
zaplanowanie zakwaterowania i ew. rezerwacji noclegów
(jeśli grupa nie będzie zakwaterowana w rodzinach)
złożenie wspólnego wniosku do PNWM (im szybciej, tym
lepiej, niektóre jednostki centralne mają wewnętrzne,
wcześniejsze terminy)
planowanie podróży, rezerwacja autobusu bądź biletów
kolejowych, wyjaśnienie kwestii wizowych (dot. uczniów
innego niż niemieckie lub polskie pochodzenie)
wiążące zgłoszenia uczestników, organizacja zakwaterowania
w rodzinach
spotkanie przygotowawcze kadry prowadzącej (przy
pierwszym wspólnym programie), szczegółowe planowanie
-3
programu, informacje dla grona pedagogicznego, włączenie
do - innych nauczycieli i zewnętrznych partnerów kooperacyjnych,
1
spotkanie przygotowawcze i omówienie ważnych kwestii z
uczestnikami, nawiązanie kontaktu mailowego między
polskimi i niemieckimi uczniami, organizacja wycieczek
zebranie opłaty za udział, wywiadówka i list informacyjny dla
-1
rodziców, zgoda rodziców, ubezpieczenie
0
do startu, gotowi, start! ---> realizacja programu spotkania
podziękowania dla osób współorganizujących, ewaluacja (np.
przy pomocy ankiet), rozliczenie (uregulowanie ostatnich
+0,5
płatności, zestawienie wpływów i wydatków, uporządkowanie
rachunków, faktur, itp.)
spotkanie podsumowujące z uczestnikami, ustalenie
+1 wspólnego sprawozdania z partnerem, analiza wniosków na
przyszłość, dalsze planowanie
rozliczenie wymiany w PNWM lub jednostce centralnej
+2
(sprawozdanie merytoryczne i finansowe)
Podane na poprzedniej stronie przedziały czasowe bazują na
doświadczeniu, od których możliwe są naturalnie odstępstwa
związane ze szczególnymi warunkami, w jakich planujemy daną
wymianę. W każdej sytuacji jednak, przy osiągnięciu kolejnego
etapu należy sprawdzić, czy przewidziane zadania zostały
wykonane lub dadzą się wykonać w najbliższym czasie.
Finanse
postrzegane są często jak największa przeszkoda w organizacji
spotkań międzynarodowych, stanowią jednak jeden z koniecznych
zasobów do realizacji programu i stoją w ścisłej i wzajemnej
zależności
od
pozostałych.
Ważne
jest
możliwie szybkie
i realistyczne zaplanowanie budżetu: plan wydaktów i wpływów
muszą się równoważyć.
We wpływach nie musimy się tylko ograniczać do dotacji z PNWM,
których realne oszacowanie jest zabiegiem trudnym, gdyż z reguły
nie otrzymamy stawek przewidzianych w wytycznych wspierania.
Aby zaplanować jak najbardziej zbliżoną kwotę, zalecamy kontakt
z PNWM lub odpowiedzialną jednostką centralną, stosowane stawki
ulegają większym lub mniejszym zmianom z roku na rok.
Obok dotacji z PNWM warto postarać się także o dofinansowanie
z innych źródeł: publicznych jak województwo, gmina, miasto;
instytucji prywatnych jak stowarzyszenia i fundacje oraz od firm
i sponsorów indywidualnych. Klasa może też sama zarobić na
część wydatków np. organizując jarmark domowych wypieków, pchli
targ czy inne przedsięwzięcia, które napełnią kasę wymiany.
Plany kosztów poszczególnych programów mogą wyglądać bardzo
różnie, ale najczęściej składają się z takich komponentów jak
zakwaterowanie i wyżywienie, koszty programu i podróży. Koszty
podróży z reguły pokrywa grupa wyjeżdżająca za granicę (w
przypadku programu w ‘miejscu trzecim’ koszty podróży leżą po
obu stronach), koszty zakwaterowania (poza zakwaterowanie
u rodzin), wyżywienia i programu pokrywa grupa goszcząca. Jeżeli
grupa goszcząca nie jest w stanie z dotacji PNWM i innych źródeł
pokryć tych wydatków, część kosztów może przejąć także grupa
‚gości’ w postaci opłaty za udział w wymianie. Wymaga to
oczywiście wcześniejszych ustaleń a zasada odpłatności za udział
w programie powinna obowiązywać obie strony (nawet jeżeli różna
jest wysokość tej składki).
Dużym odciążeniem dla budżetu wymiany są darowizny rzeczowe
lub usługi świadczone nieodpłatnie jak np. goszczenie uczniów
u rodzin lub zwolnienie z opłaty za wstęp. Nie uwzględniamy ich co
prawda w rozliczeniu rachunkowym, gdyż nie było przepływu
pieniędzy, natomiast możemy o tym wspomnieć w sprawozdaniu
merytorycznym, wymieniając osoby i instytucje wspierające
spotkanie.
Pomieszczenia, materiały, technika
dostępne są w wielu szkołach i mogą zostać wykorzystane podczas
wymiany: może to być sala sportowa lub boisko szkolne z piłkami
i innym sprzętem, aula szkolna, stołówka, w której będzie także
stołować się grupa, czy sale specjalistyczne wykorzystywane
podczas zajęć projektowych. Dobre zarządzanie charakteryzuje się
odpowiednim rozpoznaniem i wykorzystaniem własnych zasobów,
wcześniejszymi ustaleniami z innymi osobami, które ewentualnie
mogłyby też chcieć używać tych samych zasobów oraz
zapewnieniem, że pomieszczenia, materiały i sprzęt udostępnione
zostaną nieodpłatnie (w ramach możliwości).
Czasami jednak brakuje w szkole przytulnego pomieszczenia na
wspólne spędzanie czasu wolnego czy wieczorną dyskotekę lub też
miejsca na terenie szkoły, gdzie można by posiedzieć przy
ognisku. Czasami młodzież chciałabym posmakować innych
dyscyplin sportowych niż te znane z lekcji w -fu (deskorolki, kajaki,
wspinaczka), potrzebne są bardziej zaawansowane systemy
naświetlenia i nagłośnienia. W takich sytuacjach zalecana jest
współpraca z lokalnym domem kultury czy klubem sportowym,
w ramach której moglibyśmy skorzystać z ich oferty nieodpłatnie
lub po niższych cenach. W bardziej skomplikowanych projektach
włączenie do współpracy partnerów zewnętrznych jest zawsze
warte rozważenia.
Osoby uczestniczące
są
bardzo
ważnym,
jeżeli
nie
najważniejszym zasobem
projektowym. To właśnie od ich motywacji i zaangażowania bardzo
zależy powodzenie wspólnego programu. Poza nauczycielami
i uczniami warto pomyśleć o włączeniu do współpracy rodziców
i innych osób z zewnątrz.
W
podtrzymywaniu
motywacji
i
zaangażowania
osób
współpracujących
przy
projekcie
ważna
jest
komunikacja.
Bezpośrednie zwrócenie się do wybranych osób, prośba o pomoc
w organizacji programu, precyzyjna i zawsze aktualna informacja
nt. stanu przygotowań, uznanie dla włożonej pracy i podziękowanie
za zaangażowanie, pomogą nam rozłożyć ciężar przygotowania
wymiany na wiele osób. Kontakty, wiedza i kompetencje, które uda
nam się zmobilizować do współpracy mogą znacznie przyczynić się
do powodzenia projektu i odciążyć jego budżet.
Komunikacja w zespole polsko -niemieckim, zarówno podczas
przygotowań jak i podczas samego spotkania jest podstawą dobrej
współpracy. Już od pierwszego spotkania nauczycieli ważne są
jasne
ustalenia
odnośnie
dróg
komunikacji,
zapewniające
wszystkim zaangażowanym stały dostęp do aktualnych informacji.
Pamiętajmy o wyjaśnieniu, jak organizujemy kwestię tłumaczenia
i przekazywania sobie wiadomości.
Naturalnie komunikacja między uczniami a nauczycielami jest
niemniej ważna: regularne przekazywanie informacji o postępach
w przygotowaniu projektu oraz włączenie młodzieży w planowanie
programu spotkania powinny stać się oczywistością. Także tutaj
rządzą zasady bezpośredniego zwracania się z prośbą o przejęcie
zadań i odpowiedzialności, dobry przepływ informacji, wyrażenie
uznania i podziękowania za wkład w powodzenie programu –
wszystko to pomoże nam obudzić, podtrzymać i wzmocnić
zaangażowanie uczniów.
Kamienie milowe i ewaluacja
to instrumenty, które pomagają nam nie wypaść z obranego kursu.
Kamieniami
milowymi
(hasło
pochodzi
z amerykańskiego
„milestones“ – gdzie odległość liczona jest w milach) w gospodarce
nazywa się regularne i wcześniej ustalone odcinki czasowe
w
trakcie
realizacji
projektu,
które
wyznaczają moment
sprawdzenia aktualnego stanu realizacji projektu i porównania go
z planem. W ten sposób możemy na bieżąco monitorować błędy,
przesunięcia w czasie lub przekroczenia budżetu, reagować na nie,
ewentualnie modyfikować plan i dopasować go do nowych
okoliczności. Unikamy w ten sposób często nieprzyjemnego
przebudzenia w momencie, kiedy może już być za późno na
realizację obranego przez nas celu. Kamienie milowe ustalamy już
podczas planowania projektu, umieszczamy je i przestrzegamy
zachowania terminów w harmonogramie. Jeżeli nasza ‘kontrola’
wykaże, że mamy poważne opóźnienie w planie, musimy zmienić
harmonogram i ew. przesunąć zaplanowany termin wymiany.
Ewaluacja nie jest rejestracją chwili, ale spojrzeniem na dłuższy
przedział czasowy, często na cały projekt – projekt rozumiany nie
tylko jako samo spotkanie uczniów, ale cały proces 10 – 14
miesięcy, opisany w akapicie ‘Czas’. Celem ewaluacji jest
rozpoznanie słabych i mocnych stron i wykorzystanie tej analizy
podczas planowania kolejnych spotkań. Ewaluacja jest zatem
momentem przejścia między zakończonym właśnie projektem
a początkiem nowego. Jeśli ewaluacja dokona się nie tylko
w głowach osób zaangażowanych w projekt, ale przeprowadzimy ją
w formie pisemnej, to posłuży ona nie tylko za osobiste
wzbogacenie tych, którzy wymianę przeżyli, ale przysłuży się także
instytucji: osoby, które nie były bezpośrednio zaangażowane
w projekt też będą mogły skorzystać z wyników podsumowania
i wykorzystać je do planowania własnych np. polsko -niemieckich
czy innych międzynarodowych programów wymiany uczniów.
Klaus Waiditschka / 2008 -11 -07